DICCIONARIO DE TERMINOLOGA ARCHIVSTICA (1)

A

ABREVIATURA
Representacin escrita sincopada (abreviatura por contraccin) o apocopada (abreviatura por
suspensin) de una palabra.
(V. PALEOGRAFA, SIGLA).
ACCESIBILIDAD
Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente,
su control archivstico y su estado de conservacin.
(V. tb. ACCESO, AUTORIZACIN DE CONSULTA, LEGISLACIN ARCHIVSTICA, PLAZO DE
RESERVA, RESTRICCIN DE CONSULTA).
ACCESO
(1) Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la
normativa vigente.
(2) En tratamiento automtico de datos, mtodo de utilizacin de una memoria para la entrada
y salida de datos, en un orden independiente de su posicin en el soporte.
(V. tb. ACCESIBILIDAD, AUTORIZACIN DE CONSULTA, LEGISLACIN ARCHIVSTICA, PLAZO DE
RESERVA, RESTRICCIN DE CONSULTA).
ACONDICIONAMIENTO
Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la organizacin de un fondo (ordenacin
fsica, signaturado. sellado, foliacin) y que dan como resultado la formacin de las unidades de
instalacin.
(V. CONSERVACIN, INSTALACIN, ORDENACIN FSICA, SELLAR, SIGNATURA TOPOGRFICA).
ACTA
(1) Documento redactado con unas caractersticas internas y externas determinadas que lo
validan, para consignar la realizacin de un acto o la constancia de un hecho.
(2) Documento que relata lo tratado y acordado en una reunin de un rgano colegiado,
redactado y validado por la persona que acta de secretario.
(V. tb. DIPLOMTICA).
ACTA DE ENTREGA
(V. INGRESO DE FONDOS, PRSTAMO DE DOCUMENTOS, RELACIN DE ENTREGA).
ACTA DE EXPURGO
(V. ELIMINACIN).
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
Conjunto de acciones, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una
oficina de la Administracin, que se materializan en un tipo documental.
ACUMULACIN
Almacenamiento indiscriminado de fondos como resultado de la falta de control archivstico de
la produccin de documentos a los que no se les aplica en el momento oportuno la
identificacin y la valoracin preceptivas y que. por tanto, constituye una distorsin sustancial
del funcionamiento del sistema archivstico.
(V. ORGANIZACIN).
ADMINISTRACCIN DE ARCHIVOS
Organizacin responsable de la aplicacin de la poltica archivstica a travs de la direccin,
planificacin y control de los programas establecidos.
ADQUISICIN
Procedimiento de ingreso de documentos en un archivo mediante su compra.
(V. INGRESO DE FONDOS).
AGREGACIN DE DOCUMENTOS
Accin de aadir a un expediente documentos que formen parte del mismo, producidos en una
fecha posterior al ingreso de ste en el archivo. Cuando por razones de espacio, u otras, sea
imposible incorporarlos a la unidad de instalacin en la que dicho expediente se encuentra
ubicado, se formar una nueva unidad que quedar perfectamente relacionada con aqulla
mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas.
(V. DESGLOSE (1)).
ANAQUEL
(V. BALDA).
ARCHIVADOR
(1) En los archivos, mueble generalmente metlico que sirve para la instalacin ordenada de
documentos.
(2) Mueble que contiene, debidamente ordenadas, fichas, micro-fichas, carretes de microfilme.
etc. comnmente llamado fichero.
ARCHIVADOR DE PLANOS
(V. PLANERO).
ARCHIVAR
(1) Conjunto de operaciones intelectuales y fsicas que componen las diferentes fases del
tratamiento archivstico propias de cada uno de los tipos de archivo, segn la etapa del ciclo
vital de los documentos.
(2) Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o
judicial, es decir, transferirlo al archivo ("archvese").
ARCHIVERO
Profesional con titulacin universitaria superior, cuyo campo de actividad se centra en la
direccin, investigacin, programacin y desarrollo de las tcnicas adecuadas para el
tratamiento archivstico de los fondos documentales.
ARCHIVSTICA
Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos (tipologa, organizacin,
funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el tratamiento archivstico de sus fondos
documentales.
ARCHIVO
(1) Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones
por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas.
En funcin del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administracin Central,
perifrica, autonmica, local, judicial, etc. En funcin del mbito de sus fondos: nacionales,
generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc.
En funcin de la personalidad jurdica de la institucin productora: archivos pblicos y privados.
En funcin del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestin,
centrales, intermedios o histricos.
(2) La institucin cultural donde se rene, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgnicos
de documentos para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
(3) El archivo es tambin el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgnicos de
documentos.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Todo archivo que rene los documentos que corresponden a cualesquiera de las tres primeras
etapas de su ciclo vital (archivo de gestin, archivo central, archivo intermedio).
ARCHIVO CENTRAL
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los
distintos archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos, una vez
finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente,
con carcter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los 30
aos de antigedad.
ARCHIVO DE CORPORACIONES LOCALES
Es aqul que rene los documentos producidos por los ayuntamientos, diputaciones o
instituciones que les han precedido en sus funciones.
ARCHIVO DE DISTRITO
Es aqul cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por un solo rgano judicial
o administrativo con demarcacin territorial especfica, o por los que le hayan sucedido en su
jurisdiccin o competencia exclusiva, y por lo tanto ofrecen inters administrativo o histrico
para todos los territorios incluidos en dicha demarcacin. Son, entre otros, archivos de distrito
los Archivos de las Reales Chancilleras de Valladolid y Granada.
ARCHIVO ECLESISTICO
Es el archivo privado que rene los fondos documentales producidos por los rganos de la
Iglesia Catlica regular y secular y de otras confesiones.
ARCHIVO DE EMPRESA
Es el archivo que rene los fondos documentales producidos por una organizacin mercantil o
industrial, de carcter pblico, mixto o privado.
ARCHIVO FAMILIAR
Es el archivo privado que rene los fondos documentales de una o varias familias relacionadas y
de sus miembros, relativos a asuntos privados, principalmente la administracin de sus bienes
y, ocasionalmente, a sus actividades pblicas.
ARCHIVO GENERAL
Es el archivo constituido por fondos documentales producto de la actividad de instituciones de
mbito nacional, supranacional o, incluso, autonmico, tanto vigente como extinguida. Su
carcter de nacional, supranacional o autonmico no deriva de la localizacin fsica o
dependencia jurdica del mismo, sino del mbito del organismo productor.
ARCHIVO DE GESTIN
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que rene su
documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carcter general y salvo excepciones, no
pueden custodiar documentos que superen los cinco aos de antigedad.
ARCHIVO HISTRICO
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aqul al que se ha de transferir desde el archivo
intermedio la documentacin que deba conservarse permanentemente, por no haber sido
objeto de dictamen de eliminacin por parte de la Comisin Superior Calificadora de
documentos Administrativos. Tambin puede conservar documentos histricos recibidos por
donacin, depsito, adquisicin, etc.
(V. tb. ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL).
ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL
Es aqul cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por sujetos y/o
organismos cuyas actividades administrativas y/o competencias no supera el mbito provincial.
Dentro del ciclo vital de los documentos, ejerce el papel de archivo intermedio y archivo
histrico.
ARCHIVO INTERMEDIO
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aqul al que se han de transferir los documentos de
los archivos centrales (o de los archivos de gestin en el caso de los archivos histricos
provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es espordica y en el que
permanecen hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico. En virtud de la normativa
vigente, con carcter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden
conservar documentos que superen los cincuenta aos de antigedad.
ARCHIVO NACIONAL
Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya
jurisdiccin abarca todo el territorio nacional.
(V. tb. ARCHIVO GENERAL).
ARCHIVO NOBILIARIO
Es el archivo familiar de una o varias familias de la nobleza.
(V. ARCHIVO PRIVADO).
ARCHIVO DE OFICINA
(V. ARCHIVO DE GESTIN).
ARCHIVO PRIVADO
Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por
las personas fsicas o jurdicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho pblico.
ARCHIVO DE PROTOCOLOS
Conjunto orgnico de documentos producidos por la actividad de uno o varios notarios de un
mismo distrito y que se mantienen en este archivo bajo la custodia del notario-archivero hasta
que transcurre un periodo de cien aos, fecha en que se transfieren al archivo histrico
provincial correspondiente.
ARCHIVO PBLICO
Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por
las personas fsicas o jurdicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el
derecho pblico. Desde el punto de vista de la consulta es aqul cuyos fondos son accesibles de
acuerdo con la reglamentacin establecida.
ARCHIVO REGIONAL
Es aqul cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por instituciones cuya
actividad no supera el mbito regional.
ARCHIVO DE SEGURIDAD
Depsito en el que se conservan las copias en cualquier soporte de documentos originales
existentes en archivos, con la finalidad de garantizar la informacin de aqullos en caso de
prdida o destruccin.
ARCHIVOLOGA
(V.ARCHIVSTICA).
ARCHVONOMA
(V.ARCHIVSTICA).
ASIENTO
Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un
instrumento de consulta.
ASUNTO
Contenido especfico de cada una de las unidades documentales (documento, expediente) de
una serie que permite individualizarlos dentro del conjunto, de caractersticas homogneas, en
el que estn integrados.
(V. tb. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA, COMPETENCIA, FUNCIN).
AUTENTICACIN
Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurdico para que pueda sustituir
al documento original, mediante determinadas diligencias, que, segn las distintas frmulas
que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen diferentes tipos de copia: autorizada,
certificada, compulsada, testimonio, traslado, etc. La autenticacin no presupone la veracidad
o falsedad del contenido del documento copiado.
AUTENTIFICACIN
(V. AUTENTICACION).
AUTGRAFO
Documento que procede intelectual y materialmente del autor. Tambin es denominado
holgrafo.
(V. HETEROGRAFO).
AUTORIZACIN DE CONSULTA
Permiso excepcional concedido por la autoridad administrativa competente para acceder a
documentos excluidos de la consulta segn la legislacin vigente.
AYUDANTE DE ARCHIVOS
Profesional con titulacin de diplomado universitario cuyo campo de actividad se centra en la
aplicacin de las tcnicas adecuadas para el tratamiento archivstico de los fondos
documentales, segn criterio y directrices del archivero.
B
BALDA
Estante horizontal de un armario o de una estantera.
BALDUQUE
Cinta de algodn, roja en origen, empleada en los archivos para atar legajos o expedientes.

C
CAJA
Unidad de instalacin, generalmente en formato normalizado, realizada en cartn de Ph neutro
o en cualquier otro material que permita la adecuada conservacin de los documentos.
CAMISA
Cubierta en papel doblada para proteccin de documentos o expedientes.
CARTULA
Cartn rgido que sirve para proteger ambos lados del legajo, atravesado por el balduque que lo
sujeta, cuyo lado visible contiene los datos de su localizacin.


CARPETA
Contenedor formado por dos tapas de cartn unidas por un material ms flexible y que sirve
para la conservacin, generalmente en horizontal, de uno o varios documentos, con lo que se
forma una unidad de instalacin.
CARPETILLA
Cubierta en cartulina doblada para proteccin e individualizacin de documentos o
expedientes.
CARTELA
(1) Parte integrada en la unidad de instalacin que contiene los datos para su localizacin.
(2) En microfilmacin, conjunto de datos tcnicos tiles fotografiados al inicio de un rollo de
microfilme. Tambin denominada ficha tcnica.
CATLOGO
Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto
especfico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razn de una
afinidad temtica, cronolgica, paleogrfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido
de antemano.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
CENSO DE ARCHIVOS
Instrumento de control y difusin, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar
la informacin sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y
sobre su accesibilidad.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
CERTIFICACIN
(1) Accin por la que se declara la verdad o la existencia de un hecho y queda reflejada en el
oportuno documento.
(2) Documento en el que se plasma la accin expresada en el apartado anterior.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el
archivo de gestin y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se
conservan en un archivo histrico.
CIFRA
Forma de escritura que utiliza smbolos, nmeros y letras cuyo significado habitual ha sido
alterado de acuerdo con una clave, de tal manera que slo pueden entenderlo quienes la
conocen. Habitualmente es utilizada por algunos Departamentos Ministeriales para comunicar
mensajes reservados.
(V. CLAVE).
CLASIFICACIN
Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras y grupos que
reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacin,
dentro de la fase del tratamiento archivstico denominada identificacin.
CLAVE
Lista con la correspondencia entre los signos cifrados y los de la escritura comn, que permite
traducir los documentos redactados en cifra.
COLECCIN DOCUMENTAL
(1) Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos (un tema determinado, el
criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgnica ni
responde al principio de procedencia.
(2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservacin o por su
especial inters.
COLECCIN FACTICIA
(V. tb. COLECCIN DOCUMENTAL (2))
COMISIN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Es el rgano especfico del Ministerio de Cultura de Espaa que. a propuesta de la Direccin
General del Libro. Archivos y Bibliotecas, tiene como competencias especficas el estudio y
dictamen sobre los plazos de transferencia, posible eliminacin, acceso y utilizacin de los
documentos y series documentales previamente valorados, y cualquier asunto sobre materia
archivstica relacionada con sus competencias.
(V. tb. SELECCIN, VALORACIN).
COMODATO
Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una frmula
jurdica en virtud de la cual el comodante conserva la propiedad de stos y elcomodatario
adquiere su uso.
COMPETENCIA
Atribuciones encomendadas en carcter exclusivo a un organismo de la Administracin para
resolver los asuntos referentes a una determinada materia.
COMPULSA
Diligencia que garantiza la fidelidad exacta de la copia con el original que se coteja.
CONFIDENCIALIDAD
(V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIN DE CONSULTA).
CONSERVACIN
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o
prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos, y, por otra, la restauracin de
stos cuando la alteracin se ha producido.
CONSERVACIN PERMANENTE
Situacin derivada de la fase de valoracin que afecta a los documentos que han desarrollado
valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.
CONSULTA
Examen directo de la documentacin por parte de los usuarios (investigadores. Administracin,
etc.), sin que ello implique necesariamente la autorizacin para que stos reproduzcan y/o
divulguen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos.
(V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIN DE CONSULTA).
CONTROL DE ENCABEZAMIENTOS AUTORIZADOS
En descripcin, el control de formas normalizadas de trminos, incluyendo nombres (de
personas, geogrficos o de entidades, de materias, etc.) usados como puntos de acceso.
CONTROL DE FONDOS
Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el adecuado seguimiento,
comprobacin e inspeccin fsica, administrativa e intelectual de los fondos.
(V. DESCRIPCIN, IDENTIFICACIN, INGRESO DE FONDOS, INSTRUMENTO DE CONTROL,
VALORACIN).
COPIA
Reproduccin, simultnea o no. del texto de un documento, generalmente definida por su
funcin o por su procedimiento de realizacin.
(V. AUTENTICACIN, LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS, REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS).
COPIA DE SEGURIDAD
Copia de un documento realizada para conservar la informacin contenida en el original caso
de prdida o destruccin del mismo.
(V. ARCHIVO DE SEGURIDAD).
CRONOLOGA
Disciplina que tiene por objeto el estudio cientfico de los elementos del documento que
pueden determinar su datacin.
(V. DATA).
CUADRO DE CLASIFICACIN
Instrumento de consulta resultado de la fase de identificacin, que refleja la organizacin de un
fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de
su estructura (denominacin de secciones y series, fechas extremas, etc....).
(V. CLASIFICACIN).
CUADRO DE ELIMINACIN
Relacin de documentos y/o series contenidas en el manual de normas correspondiente, cuya
propuesta de eliminacin ha sido previamente autorizada, por los rganos competentes.
(V. SELECCIN, VALORACIN).
CUADRO DE VALORACIN Y SELECCIN
Instrumento resultante de la fase de valoracin de un fondo que precisa los documentos que se
deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un perodo determinado
especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de
soporte, etc.).
(V. ELIMINACIN, VALORACIN).
CUSTODIA
Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica el control y la
adecuada conservacin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
D
DATA
Fecha que aparece en un documento y que puede aportar dalos cronolgicos (data crnica) y/o
datos toponmicos (data tpica) sobre la redaccin de dicho documento.
(V. CRONOLOGA).
DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programacin, seguimiento y
control de las funciones de descripcin.
(V. tb. DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIN, DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIN).
DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIN
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programacin, seguimiento y
control de las funciones de conservacin.
(V. tb. DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIN, DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIN).
DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIN
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de las funciones de referencia y
difusin.
(V. tb. DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN, DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIN).
DEPSITO
(1) Conjunto de espacios destinados a la conservacin de documentos en una institucin
archivstica.
(2) Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una forma
jurdica en virtud de la cual el depositario (el archivo) se compromete a guardarlos, sin que ello
implique adquisicin de uso, y, en su caso, a restituirlos (depsito voluntario). No pueden
considerarse como depsito los fondos ingresados por transferencia ya que la propiedad de los
mismos es del Estado y no del organismo productor.
(3) En determinados supuestos de la Ley de Patrimonio Histrico Espaol, el depsito puede ser
el resultado de la actuacin de la Administracin competente para garantizar la conservacin
y/o consulta de determinados fondos o archivos (depsito necesario).
DERECHO A LA INFORMACIN
Reconocimiento legal por el que se autoriza a los ciudadanos a acceder a los registros y
archivos que no estn legalmente sujetos a restriccin de consulta.
DESCRIPCIN
Fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de consulta
para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los
archivos.
DESGLOSE (DE DOCUMENTOS)
(1) Accin de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial uno o ms
documentos del expediente al que pertenece.
(2) Por extensin, en el campo del tratamiento archivstico, es la accin de segregar de un
conjunto determinados documentos que por diferentes razones (conservacin, formato,
materia, etc.) pasan a formar nuevas unidades de instalacin que debern mantener su
relacin con el fondo del que proceden mediante las oportunas tablas de concordancias y
referencias cruzadas.
(V. AGREGACIN DE DOCUMENTOS, INCORPORACIN DE DOCUMENTOS, V. tb. COLECCIN
FACTICIA).
DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS
Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor
administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado
ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe realizar por
cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos.
(V. ELIMINACIN, CUADRO DE ELIMINACIN).
DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS
Reincorporacin de unidades fsicas y/o documentales al lugar que les corresponde en el
depsito, una vez finalizada su salida temporal (consulta, exposicin, prstamo, etc.).
DIFUSIN
Funcin archivstica fundamental cuya finalidad es por una parte, promover y generalizar la
utilizacin de los fondos documentales de los archivos, y por otra, hacer partcipe a la sociedad
del papel que desempean los archivos en ella. Actividades propias de esta funcin son:
exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedaggicos, etc.
(V. tb. DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIN, INSTRUMENTO DE REFERENCIA,
REFERENCIA).
DIPLOMA
Documento solemne generado por una cancillera en cuyo registro quedar constancia de su
expedicin.
DIPLOMTICA
Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y crtica de la tradicin, forma y elaboracin de
los documentos escritos resultantes de acciones jurdicas y actividades administrativas,
realizadas por personas fsicas o jurdicas.
DOCUMENTO
Toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o
en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos.
Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones (Ley de Patrimonio Histrico Espaol, art.
49). Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de
acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal.
(V. tb. ACTA, DIPLOMTICA).
DOCUMENTO QUIRGRAFO
Es el concerniente a una obligacin contractual que no est autorizado por notario ni lleva
signo alguno oficial o pblico.
DOCUMENTO RESERVADO
(V. RESTRICCIN DE CONSULTA).
DONACIN
Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el
propietario, previa aceptacin por parte del Estado, cede la propiedad sobre los mismos. Se
convierte en legado cuando media una manda testamentaria.
E
EDADES DE LOS DOCUMENTOS
(V. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS).
ELIMINACIN
Procedimiento archivstico que consiste en la identificacin de los documentos que se van a
destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoracin.
ENCABEZAMIENTO
En descripcin, nombre, palabra o frase al comienzo de un asiento en un instrumento de
descripcin y que sirve como punto de acceso a los documentos descritos.
ESTANTE
(V. BALDA).
ESTANTEO
Accin de colocar las unidades de conservacin en los lugares que les correspondan en los
depsitos.
ESTANTERA
Mueble compuesto de estantes, anaqueles o baldas.
ESTUDIO INSTITUCIONAL
En identificacin, anlisis de la institucin que ha generado el fondo objeto de estudio,
centrndose en la evolucin de su estructura orgnica y sus funciones, informacin que
debidamente estructurada podr formar parte de instrumentos de la fase de descripcin.
EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgnica y
funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto.

EXPOLIO
Enajenacin ilegal de documentos que supone despojar de la propiedad o titularidad de un
bien del patrimonio documental a sus titulares, tanto por accin (venta fraudulenta,
exportacin ilegal, destruccin, etc.), como por omisin (conservacin deficiente, etc.).
EXPURGO
(V. SELECCIN, ELIMINACIN).
EXTRACTO
(1) Resumen del contenido de un documento que presenta de forma concisa los aspectos
sustanciales del mismo y que constituye la base de la elaboracin de ciertos instrumentos
derivados de la fase de descripcin (inventario, catlogo, etc.).
(2) Tipo documental caracterstico de la actuacin administrativa del siglo XIX y primer tercio
del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que, en algunas ocasiones, contiene
actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos independientes.

F
FACSMIL
Reproduccin fidedigna de un original generalmente por procedimientos mecnicos, que
recogen sus aspectos formales (grafa, color, etc.).
(V. tb. COPIA).
FECHA
(V. tb. DATA).
FECHAS EXTREMAS
Son aqullas que indican el momento de inicio y conclusin de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.
FOLIACIN
Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental.
(V. ACONDICIONAMIENTO).
FONDO
Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la
estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
FONDO ABIERTO
Aqul que est siendo generado por un organismo productor que contina en el ejercicio de
sus competencias.
FONDO CERRADO
Aqul cuyas series han dejado de producirse por desaparicin del organismo y/o las
competencias que las generaban.
FRACCIN DE SERIE
Cada una de las divisiones cronolgicas de una serie, que resultan del establecimiento de
plazos concretos de transferencia y eliminacin y que constituyen, por tanto, la base de las
operaciones de transferencia y seleccin.
(V. tb. VALORACIN).
FUNCIN
Conjunto de competencias homogneas que delimitan cada uno de los grandes campos de
actuacin administrativa o de los poderes pblicos.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS COMUNES
Son las genricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias de cualquier
organismo (personal, gestin econmica, etc.).
(V. tb. GESTIN ADMINISTRATIVA, IDENTIFICACIN, VALORACIN).
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ESPECFICAS
Son aqullas que constituyen la razn de ser de un organismo y que le distinguen de cualquier
otro. Por ejemplo, entre las funciones administrativas especficas del Ministerio de Obras
Pblicas est la construccin de carreteras.
(V. tb. COMPETENCIA, GESTIN ADMINISTRATIVA, IDENTIFICACIN, VALORACIN).



G
GESTIN ADMINISTRATIVA
Conjunto de actuaciones regladas que realizan los organismos de la Administracin para ejercer
las funciones administrativas comunes y especificas que tienen encomendadas.
GESTIN DE DOCUMENTOS
(V. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS).
GESTIN DE USUARIOS
Conjunto de operaciones, generalmente informatizadas, que permiten controlar y coordinar el
movimiento de fondos y las dems actividades que implica en los archivos la atencin de las
demandas de informacin tanto de los ciudadanos como de la Administracin.
GRUPO DE FONDOS
Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un
archivo (1) (2), generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar
procedencias de mbito superior.
(V. tb. SECCIN, SERIE).
GUA
Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios
archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los mismos: organismos que los
originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la
documentacin. Adems, recoge la informacin sobre el archivo, su historia y formacin,
horarios y servicios a los usuarios.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
GUA DE FUENTES
Instrumento de referencia que describe los fondos relativos a un tema concreto en uno o varios
archivos (1) (2).
(V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
GUA INTERFONDOS
Instrumento de referencia que describe la documentacin de varios archivos (1) (2),
independientemente de si se refiere al mismo o a diferente tema.
(V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA, GUA DE FUENTES).
H
HETERGRAFO
Documento que procede intelectualmente pero no materialmente del autor.
(V. tb. AUTGRAFO).
HOLGRAFO
(V. AUTGRAFO).
I
IDENTIFICACIN
Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las
categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
(V. CLASIFICACIN, ORDENACIN, ORGANIZACIN).
INCORPORACIN DOCUMENTOS
Accin de aadir unidades documentales, expedientes, o series, al conjunto al que pertenecen
originariamente, cualquiera que sea la causa que haya motivado su separacin.
Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalacin a
la que pertenecen, es necesario formar una nueva que quedar perfectamente relacionada con
aquella mediante las oportunas tablas de concordancias y relaciones cruzadas.
(V. tb. AGREGACIN DE DOCUMENTOS, DESGLOSE).
NDICE
Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomsticos, toponmicos,
cronolgicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los
instrumentos de referencia y descripcin.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
INGRESO (DE FONDOS)
Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y conservacin, por la va
regular de transferencia o la extraordinaria de adquisicin, por compra, por pago de impuestos,
donacin, depsito, etc.
(V. RELACIN DE ENTREGA).
INSTALACIN
(1) Ubicacin de las unidades de conservacin en el depsito previa organizacin del espacio.
(V. ACONDICIONAMIENTO).
(2) Conjunto de medios fsicos dispuestos para la adecuada conservacin de los documentos.
(V. ACONDICIONAMIENTO, ORDENACIN FSICA).
INSTRUMENTO DE CONSULTA
Documento sobre cualquier soporte, publicado o no. que relaciona o describe un conjunto de
unidades documentales, o bien los elementos de identificacin y valoracin de una serie, con el
fin de establecer un control fsico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su
adecuada localizacin y recuperacin. En funcin de la fase de tratamiento archivstico de los
documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de control
(fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y
difusin).
(V. CONTROL DE FONDOS, INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN, INSTRUMENTO DE REFERENCIA).
INSTRUMENTO DE CONTROL
Es aqul que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto, son
instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales,
repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos, registro grfico de
depsitos; y en la fase de valoracin: relaciones, calendarios de conservacin, registros
generales de entrada v salida, relaciones de eliminacin, informes/propuestas de eliminacin,
relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc.
(V. tb. CONTROL DE FONDOS, INSTRUMENTO DE CONSULTA).
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN
Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripcin, proporciona informacin
sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son: las guas, inventarios, catlogos e ndices.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
INSTRUMENTO DE DIFUSIN
Instrumento de referencia que, dentro de la fase de difusin, relaciona fondos documentales
de archivos, como los catlogos de exposiciones, los directorios de archivos, los censos de
archivos, etc.
INSTRUMENTO DE REFERENCIA
Instrumento de consulta que se elabora en las fases de descripcin y difusin. Son
instrumentos de referencia: los instrumentos de descripcin y los instrumentos de difusin.
INVENTARIO
Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su
organizacin y que, por motivos de localizacin, se encuentran fraccionadas en unidades de
instalacin. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introduccin histrica
explicativa de la evolucin del organismo productor de los documentos y el cuadro de
clasificacin del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de
instalacin, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los
ndices correspondientes.
(V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA, INSTRUMENTO DE CONTROL).
INVENTARIO GENERAL TOPOGRFICO
(V. REGISTRO TOPOGRFICO).
L
LEGADO
(V. DONACIN).
LEGAJO
Unidad de instalacin que contiene documentos atados con balduque, a veces protegida por
dos tapas de cartn.
LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS
Accin de dar al documento la forma legal para que pueda surtir todos sus efectos
administrativos, jurdicos, etc.
(V. tb. AUTENTICACIN).


LEGISLACIN ARCHIVSTICA
Conjunto de leyes, reglamentos y normas tcnicas que regulan la conservacin, tratamiento
archivstico y proteccin jurdica de los documentos.
(V. SISTEMA ARCHIVSTICO).
M
MANUAL DE NORMAS
Instrumento resultante de las fases de identificacin y valoracin que rene toda la
informacin relativa a los aspectos orgnicos y funcionales de la/s serie/s documental/es as
como las instrucciones relativas a periodos de transferencia, acceso y eliminacin y/o
conservacin permanente.
(V. tb. INSTRUMENTOS DE CONTROL).
MANUSCRITO
Texto escrito a mano o, por extensin, dactilografiado.
MlCROFILMACIN
(V. MICROGRAFIA).
MICROFILME
(V. MICROFORMA).
MICROFORMA
Trmino genrico que designa todo tipo de soporte fotogrfico (microfilme, microficha, etc.)
utilizado para reproducir microimgenes, y que designa tambin cada uno de los ejemplares
realizados.
MICROGRAFA
Conjunto de procedimientos asociados a la reproduccin de documentos que tienen como
resultado una microforma.
MINUTA
(1) Durante la Baja Edad Media y el Antiguo Rgimen, la minuta es la redaccin previa al
documento definitivo que consigna el texto completo del acto administrativo, jurdico, etc..
abreviando, en cambio, u omitiendo, las frmulas jurdicas y de estilo que figurarn
necesariamente en el documento original.
(V. COPIA).
(2) Con la generalizacin del uso de la mquina de escribir, la minuta se convierte en un
documento idntico, copiado simultneamente al original y sin ningn signo de validacin,
algunas veces lleva una media rbrica y un sello que indica que es tal minuta.
(V. COPIA).
(3) En las ltimas dcadas, se llama minuta al ejemplar del documento original, idntico a ste,
dotado, por tanto, de los mismos signos de validacin y que queda en el archivo del sujeto
productor.
(V. ORIGINAL MLTIPLE).
MUESTREO
Tcnica de seleccin, segn criterios sistemticos (numricos, alfabticos, topogrficos) o
cualitativos, de una cierta proporcin de documentos en representacin de un conjunto.
N
NIVEL DE DESCRIPCIN
El lugar que ocupa la unidad de descripcin en la jerarqua del fondo.
O
ORDENACIN
Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que consiste en
establecer, secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras y grupos
definidos en la clasificacin. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento
archivstico denominada identificacin.
ORDENACIN FSICA
Dentro del acondicionamiento, operacin que refleja en las unidades documentales y de
instalacin la secuencia establecida por la ordenacin intelectual.
ORGANISMO PRODUCTOR
Persona fsica o jurdica, pblica o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un
fondo o un conjunto de fondos.

ORGANIZACIN
Proceso que mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las conclusiones
establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo.
ORIGINAL
Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se
emiti. La originalidad lleva implcita la autenticidad diplomtica o administrativa y la
autenticidad jurdica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse tambin
documentos originales los autgrafos, hetergrafos y los originales mltiples.
ORIGINAL MLTIPLE
Documento del que en origen se emiten tantos originales cuantos sean necesarios para la
tramitacin del asunto, teniendo todos ellos el mismo valor.
(V. MINUTA (3)).
P
PALEOGRAFA
Disciplina cuyo objeto es el estudio y la interpretacin de las escrituras antiguas.
PATRIMONIO DOCUMENTAL
Totalidad de documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio
de su funcin por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las personas jurdicas
en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades pblicas y por las
privadas, fsicas o jurdicas, gestoras de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de
dichos servicios. Tambin los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos,
generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y
asociaciones de carcter poltico, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y
asociaciones culturales y educativas de carcter privado. Por ltimo, integran el Patrimonio
Documental los documentos con una antigedad superior a los cien aos, generados,
conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas.
PIEZA
(V. DOCUMENTO, UNIDAD DOCUMENTAL).
PLANERO
Mueble destinado a la conservacin horizontal o vertical de planos, mapas, grabados, carteles o
de otros documentos de gran formato.
(V. tb. ARCHIVADOR).
PLANO
Documento cartogrfico que representa mediante diferentes tcnicas cualquier superficie,
volumen o perspectiva.
PLAZO PREVENTIVO DE CONSERVACIN
Perodo durante el cual se mantiene en suspenso la decisin de eliminar una serie documental,
a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda
tener alguna utilidad administrativa.
(V. tb. VALORACIN, ELIMINACIN).
PLAZO DE RESERVA
Perodo de tiempo durante el cual, segn la normativa vigente, una documentacin no puede
ser consultada pblicamente.
(V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, CONSULTA, RESTRICCIN DE CONSULTA).
PLAZO DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA
Perodo, reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una
serie documental, de manera simultnea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor
grado.
(V. VALORACIN).
PRESCRIPCIN
Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos.
(V. VALOR PRIMARIO).
PRESERVACIN
(V. PREVENCIN).



PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o
de difusin cultural. La devolucin suele quedar consignada en un documento denominado
acta de devolucin.
(V. ACTA DE DEVOLUCIN).
PREVENCIN
Conjunto de procedimientos intelectuales y mecnicos destinados a asegurar la perdurabilidad
de los documentos.
(V. tb. CONSERVACIN).
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Principio fundamental de la archivstica que establece que los documentos producidos por una
institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de
procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificacin interna
de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la institucin u organismo
productor. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la
organizacin dada al fondo por la institucin u organismo productor, ya que sta debe reflejar
sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.
PRINCIPIO DE RESPETO A LA ESTRUCTURA
(V. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA).
PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL
(V. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA).
PROCEDENCIA
La organizacin o persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizado los documentos
en el desempeo de su actividad como persona fsica o jurdica.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa para la
realizacin de un fin.
PRODUCTOR
(V. PROCEDENCIA).
R
RED DE ARCHIVOS
(V. SISTEMA ARCHIVSTICO).
REFERENCIA
Funcin archivstica cuya finalidad es informar a los usuarios sobre la naturaleza de los
documentos conservados en cada archivo sobre el o los temas elegidos, las condiciones de
accesibilidad, los instrumentos de consulta que permitan identificarlos y los medios de obtener
reproducciones.
(V. tb. DIFUSIN).
REGISTRO
(1) Documento sobre el que se plasma la accin administrativa y jurdica de control de la
expedicin, salida, entrada y circulacin de los documentos. Es un instrumento de control,
normalmente en forma de volumen que contiene la inscripcin, generalmente numerada en
orden cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser exacta y
formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos
administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros
documentos a los que jurdicamente el registro puede sustituir.
(V. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO GENERAL DE
SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO GRFICO DE DEPSITOS).
(2) Oficina en la que se realiza generalmente la accin de registrar y es designada con el mismo
nombre.
REGISTRO DE DEPSITOS
(V. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO
TOPOGRFICO).
REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS
Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de
prueba legal de su entrada en un archivo.
(V. REGISTRO, REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS).
REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS
Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de
fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro de salidas
temporales para prstamos y exposiciones.
(V. REGISTRO, REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS).
REGISTRO GRFICO DE DEPSITOS
Instrumento de control que indica el emplazamiento en los depsitos de las estanteras,
planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupacin, lo que permite obtener informacin sobre la
utilizacin actual o futura del espacio disponible. La informacin contenida en este instrumento
deber ponerse en relacin siempre con la del registro topogrfico.
REGISTRO TOPOGRFICO
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las
unidades de conservacin de un depsito de archivo.
(V. REGISTRO GRFICO DE DEPSITOS).
RELACIN DE ELIMINACIN
Lista de documentos propuestos para su eliminacin previa autorizacin.
(V. SELECCIN, VALORACIN).
RELACIN DE ENTREGA
Lista de las fracciones cronolgicas de las series documentales que se transfieren y que
acompaa a stas en los traslados reglamentarios.
(V. INGRESO DE FONDOS, TRANSFERENCIA).
RELACIN DE TRANSFERENCIA
(V. RELACIN DE ENTREGA).
REPERTORIO DE SERIES
Instrumento de control que puede servir como instrumento de referencia, y permite conocer la
distribucin en el depsito de cada una de las fracciones cronolgicas de una serie documental,
su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida, etc.
(V. FRACCIN DE SERIE, INSTRUMENTO DE CONTROL).
REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnologa y
en distintos soportes.
REPROGRAFA
(V. REPRODUCCION DE DOCUMENTOS).
RESERVA
(V. RESTRICCIN DE CONSULTA).
RESTAURACIN
Conjunto de procedimientos tcnicos destinados a devolver al papel sus condiciones
primigenias, que comportan desde operaciones bsicas como el lavado, oreo, secado,
blanqueo, nebulizacin, alisado, etc., hasta aqullas ms complejas que exigen la utilizacin de
equipamiento especfico (reintegracin, laminacin, fumigacin, etc.).
(V. tb. CONSERVACIN).
RESTRICCIN DE CONSULTA
Limitacin temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones
legales para garantizar la reserva de determinados datos cuya difusin puede afectar a la
intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de los
delitos, la propiedad intelectual, etc.
(V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA).
RESUMEN
(V. EXTRACTO (1)).
S
SALIDA DE FONDOS
Procedimiento mediante el cual las series que son objeto de transferencia o eliminacin causan
baja definitiva en el archivo que hasta ese momento tena la responsabilidad de su custodia,
control y conservacin.
(V. REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS).
SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS
(V. PRSTAMO DE DOCUMENTOS).
SECCIN DE ARCHIVO
Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificacin de un archivo y que puede
corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos.
SECCIN DE FONDO
La subdivisin orgnico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que
corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron.
Cuando el organismo productor posee una estructura jerrquica compleja, cada sub-grupo
puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de
la estructura orgnica hasta la unidad administrativa subordinada ms pequea.
SECCIN FACTICIA
(V. COLECCIN DOCUMENTAL (2)).
SELECCIN
Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de serie que han de ser
eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracin.
(V. ELIMINACIN, PRESCRIPCIN, VALOR ARCHIVSTICO, VALOR HISTRICO, VALOR
INFORMATIVO, VALOR JURDICO, VALOR LEGAL, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).
SELLAR
Aposicin de sello(s).
SELLO
En el sentido general del trmino, es una impronta obtenida sobre un soporte mediante la
aposicin de una matriz que presenta los signos propios de una autoridad o de una persona
fsica o moral con el fin de testimoniar la voluntad de intervencin del que sella. Suele designar
a la impronta impresa sobre cera u otra materia blanda, por oposicin a la bula impresa sobre
una materia metlica.
Por extensin, la palabra puede designar tambin la matriz de donde se saca esta impronta.
SERIE
Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma
actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.
(V. tb. FONDO, FRACCIN DE SERIE).
SERIE ABIERTA
Aquella que es generada por un sujeto productor que contina en el ejercicio de sus
actividades administrativas.
SERIE CERRADA
Aquella que ha dejado de producirse por desaparicin del sujeto productor o de la actividad
administrativa regulada por la norma de procedimiento.
SERIE FACTICIA
(V. COLECCIN DOCUMENTAL (2)).
SERIES COMPLEMENTARIAS
Son aqullas que, respondiendo a trmites administrativos diferentes, contribuyen todas a la
realizacin de un mismo objetivo, resultando as una informacin complementaria.
SERIES PARALELAS
Son aqullas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes
(gestin econmica, gestin de personal, etc.) y que, en consecuencia, son producidas por las
distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoracin, sern
objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa.
(V. tb. SERIES COMPLEMENTARIAS).
SIGILOGRAFA
Disciplina histrica que tiene por objeto el estudio de los sellos en todos sus aspectos. Describe
matrices c improntas y hace su estudio crtico, desde el punto de vista histrico, cronolgico,
artstico, tcnico y de valor probatorio: tipos, leyendas, modos de aposicin y naturaleza
diplomtica y jurdica, as como sus mtodos de conservacin.
SIGLA
Abreviatura por suspensin que consiste en representar una palabra o grupo de palabras por
sus iniciales.
SIGNATURA TOPOGRFICA
Numeracin correlativa por la que se localizan todas las unidades de instalacin de un depsito.

SISTEMA ARCHIVSTICO
Conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin, seguimiento, coordinacin e
inspeccin de los programas para la conservacin, tratamiento y difusin del Patrimonio
Documental. Componen el sistema archivstico los archivos, los servicios archivsticos, la
Administracin de archivos, la legislacin archivstica y el personal.
SISTEMA DE CLASIFICACIN
(V. CLASIFICACIN, CUADRO DE CLASIFICACIN, IDENTIFICACIN, ORGANIZACIN).
SOPORTE
Material fsico en el que se registra la informacin (papel, pergamino, papiro, cintas y discos
magnticos, pelculas fotogrficas, etc.)
(V. DOCUMENTO).
SUJETO PRODUCTOR
Cada una de las unidades que conforman la estructura de un organismo de la Administracin, y
cada una de las personas fsicas o jurdicas que en el desarrollo de sus actividades generan
series documentales.
T
TABLA DE CONCORDANCIAS
Instrumento que presenta en columnas las equivalencias entre las signaturas antiguas y nuevas.
Tambin se aplica este trmino para relacionar los componentes de una misma unidad de
instalacin que se conservan separadamente por razones de espacio.
(V. tb. AGREGACIN DE DOCUMENTOS, INCORPORACIN DE DOCUMENTOS).
TABLA DE EQUIVALENCIAS
(V. TABLA DE CONCORDANCIAS).
TASACIN
Dentro de un procedimiento de adquisicin, donacin, salida temporal (exposiciones, etc.), es
la accin de asignar a un documento o conjunto de documentos el valor econmico que les
corresponde.
TCNICO DE ARCHIVOS
(V. AYUDANTE DE ARCHIVOS).
TEJUELO
Etiqueta adherida a la unidad de instalacin donde se indica su signatura y cualquier otro dato
que facilite su acondicionamiento y localizacin.
TESAURO
Vocabulario controlado de trminos organizados mediante relaciones y dependencias
jerrquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es facilitar el almacenamiento y la
recuperacin de la informacin.
TESTIGO
Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalacin desplazada de
su colocacin habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta,
regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte
son homogneos (por ejemplo, el expediente personal).
(V. EXPEDIENTE, FONDO, SERIE).
TRAMITACIN
Paso de un asunto oficial por los trmites sucesivos que requiere su resolucin.
TRAMITE
Forma de actuacin concreta del procedimiento administrativo.
(V. tb. TRAMITACIN).
TRANSFERENCIA
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones
de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las
normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos.
(V. ACTA DE ENTREGA, CUSTODIA, REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O
DOCUMENTOS, RELACIN DE ENTREGA).

TRATAMIENTO ARCHIVSTICO
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de
control intelectual y fsico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.
(V. DESCRIPCIN, IDENTIFICACIN, VALORACIN).
TRATAMIENTO AUTOMTICO DE DATOS
Operaciones informticas ejecutadas con equipos mecnicos o electrnicos que permiten la
rpida utilizacin de grandes cantidades de informacin para agilizar la gestin y tratamiento
de los archivos.
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Conjunto de procedimientos u operaciones tcnicas que, basados en el estudio y anlisis de la
produccin, tramitacin, utilizacin e informacin contenida en los documentos, tiene como
resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminacin y/o
conservacin permanente, y accesibilidad de las series documentales.
TRA
(V. SELECCIN).
U
UNIDAD DE CONSERVACIN
(V. CAJA, CARPETA, LEGAJO, UNIDAD DE INSTALACIN).
UNIDAD DE DESCRIPCIN
(V. UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVSTICO).
UNIDAD DOCUMENTAL
Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo
documento o por varios que formen un expediente.
UNIDAD FSICA
(V. UNIDAD DE INSTALACIN).
UNIDAD DE INSTALACIN
Agrupacin de unidades documentales homogneas destinadas a su colocacin en los
depsitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unvoca.
UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVSTICO
Elemento de un fondo documental cuyas caractersticas le identifican como objeto sobre el cual
se deben aplicar las tareas correspondientes a cada una de las fases de la metodologa
archivstica. Siempre que esta metodologa se aplique dentro de la dimensin orgnico-
funcional, este elemento bsico es la serie: en el caso contrario, podr identificarse con la
unidad documental.
V
VALIDACIN
Accin de dotar un documento original de la forma y signos necesarios para que pueda surtir
todos sus efectos administrativos y/o jurdicos.
VALOR ADMINISTRATIVO
Aqul que posee un documento para la Administracin de origen o aquella que le sucede como
testimonio de sus procedimientos y actividades.
(V. VALOR PRIMARIO).
VALOR ARCHIVSTICO
Conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la
conservacin permanente de los documentos.
(V. VALOR HISTRICO, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).
VALOR CONTABLE
Aqul que tienen los documentos que pueden servir de explicacin o justificacin de
operaciones destinadas al control presupuestario.
(V. tb. VALOR FISCAL).
VALOR FISCAL
Aqul que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias.
(V. tb. VALOR PRIMARIO).
VALOR HISTRICO
Aqul que posee el documento como fuente primaria para la historia.
(V. CONSERVACIN PERMANENTE, VALOR SECUNDARIO).
VALOR INFORMATIVO
Aqul que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la
Administracin y que tambin puede ser testimonio de la memoria colectiva.
(V. VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).
VALOR INTRNSECO
Valor propio de un documento que depende de factores como su contenido, las circunstancias
de su produccin, la presencia o no de signatura/s, sello/s, etc.
VALOR JURDICO
Aqul del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn.
(V. VALOR PRIMARIO).
VALOR LEGAL
Aqul que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley.
(V. VALOR PRIMARIO).
VALOR PERMANENTE
(V. VALOR HISTRICO, VALOR JURDICO, VALOR ARCHIVSTICO).
VALOR PRIMARIO
Aqul que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la
institucin de carcter fiscal, judicial, jurdico-administrativo. etc.
(V. VALOR ADMINISTRATIVO, VALOR CONTABLE, VALOR FISCAL, VALOR JURDICO, VALOR
LEGAL).
VALOR PROBATORIO
(V. VALOR JURDICO).
VALOR SECUNDARIO
Aqul que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales
como el valor histrico e informativo.
(V. VALOR ARCHIVSTICO, VALOR HISTRICO, VALOR INFORMATIVO).
VALORACIN
Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y
conservacin o eliminacin total o parcial.
(V. ELIMINACIN, SELECCIN, VALOR ADMINISTRATIVO, VALOR ARCHIVSTICO, VALOR FISCAL,
VALOR HISTRICO, VALOR INFORMATIVO, VALOR JURDICO, VALOR LEGAL, VALOR
PERMANENTE, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).
VALORACIN ECONMICA
(V. TASACIN).

(1) La primera edicin de este diccionario, publicado en 1993 ha sido elaborada por la Comisin de
Terminologa de la Direccin de Archivos Estatales, compuesta por: Rosana de Andrs Daz, Enrique
Barruel Lpez, Mara Luisa Conde Villaverde, Concepcin Contel Barea, Carmen Crespo Nogueira y
Cristina Usn Finkenzeller.
Contena tambin importantes aportaciones de la Comisin de Reglamente de la Direccin de Archivos
Estatales, compuesta por: Enrique Barruel Lpez, Mara Luisa Conde Villaverde, Concepcin Contel
Barea, Carmen Crespo Nogueira, Eduardo Gmez-Llera Garca-Nava, Antonio Gonzlez Quintana, Ana
Hernndez Calleja, Severiano Hernndez Vicente, Ana Lavia Rodrguez, Agustn Torreblanca Lpez y
Margarita Vzquez de Parga.
La segunda edicin ha sido revisada, corregida y aumentada por los siguientes miembros de la Comisin
de Terminologa de la Subdireccin de los Archivos Estatales: Rosana de Andrs Daz, Mara Luisa Conde
Villaverde y Concepcin Contel Barea.
MINISTERIO DE CULTURA
ISBN 84-8181-066-5
NIPO: 301-95-035-1
Depsito legal: S.265-1995