Anda di halaman 1dari 6

A.

FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN




01. IDENTITAS PROYEK

Judul Judul proyek perubahan yang akan dilakukan

Deskrispi Gambaran singkat mengenai proyek perubahan

Sponsor Atasan / pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan instansi
yang akan menjadi pengarah dan pendukung proyek
perubahan

Project Leader Penanggungjawab proyek perubahan

Sumber daya Tim Sumber dukungan dan
legitimasi bagi Tim untuk
menjalankan proyek
perubahan

Penjelasan singkat
Penjelasan singkat
Penjelasan singkat

02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)


Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif
yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat
penting untuk menentukan fokus proyek perubahan


03. TUJUAN


Tujuan proyek yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua tahun),
jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (tiga minggu / sampai selesainya
Diklatpim). Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek
dan jangka menengah.


04. MANFAAT


Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja
kebijakan / program / kegiatan, serta kualitas pelayanan publik yang menjadi
tanggungjawab instansinya


05. RUANG LINGKUP

Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan
kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03


06. OUTPUT KUNCI (KEY PROJ ECT DELIVERABLE)

Nama Deskripsi

Nama output kunci yang akan dihasilkan.
Output berupa output antara (yang akan
dicapai dalam jangka pendek dan
menengah) dan output akhir yang akan
dicapai dalam jangka menengah

1. Teridentikasinya waktu pelayanan
yang belum Optimal
2. Tersusunya maklumat /janji layanan
3. Tercapainya waktu percepatan
layanan sertifikasi dari 7 hari menjadi
4 hari layanan menggunakan tools
Key Performace Indicator (KPI)

Penjelasan singkat output yang hendak
dihasilkan dalam proyek perubahan.

07. PENTAHAPAN (MILESTONES)

NOMOR TAHAP UTAMA WAKTU
Urutan Tahapan dalam proyek perubahan merupakan
capaian-capaian yang sangat penting sehingga
harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya
proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat
sasaran.
Milestone berbeda dengan time schedule yang akan
diuraikan secara lebih rinci pada laporan
Breakthrough 2
Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka
pendek dan panjang.

Target waktu
pelaksanaan
(minggu, bulan,
tahun)

08. TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR DESKRIPSI
(Penjelasan peran masing-
masing dalam penyelenggaraan
proyek perubahan)

Gambarkan struktur tim / orang yang terlibat dalam
penyelenggaraan proyek perubahan.
Contoh :















Sponsor

Project Leader

Pokja

Coach

09. ANGGARAN

JUMLAH DESKRIPSI
Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan

Penjelasan peruntukan

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Identifikasi Instansi / individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak
pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan.
Pengaruh tersebut dapat bersifat positip yang berarti mendukung, atau negatif
yaitu sebagai sumber penghambat.
Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu
instansi) atau eksernal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh di
luar instansi peserta.


11. PERSETUJUAN

Project sponsor / Atasan peserta



(tanda tangan)

Sponsor
Coach Project Leader
Pokja Pokja
Tanggal : (tempat, tanggal dan tahun)



B. FORMAT DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN


12. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK)

NO DESKRIPSI
1 Penjelasan tugas dan kewenangan masing-masing anggota Tim Kerja
2 Penjelasan masa berlaku Tim Kerja serta etika dan mekanisme Tim Kerja


13. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH

NO DESKRIPSI
1 Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau
keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan
2 Penjelasan resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan
proyek perubahan sesuai target waku yang ditetapkan
3 Penjelasan strategi mengatasi kendala / masalah (plan B)


14. KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran
tsb harus dapat diukur, misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang, dsb.
Penjelasan tentang faktor-faktor yang menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian
tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu


15. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa
melakukan apa, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output
kegiatan.
Penjelasan tentang rencana monitoring dan evakuasi kegiatan
Penjelasan tentang system dan format pelaporan yang dipakai oleh Tim


16. PERSETUJUAN

Project Sponsor : Atasan peserta


(tandatangan)

Tanggal : (tempat, tanggal dan tahun)

Anda mungkin juga menyukai