Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan
03. TUJUAN
Tujuan proyek yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua tahun), jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (tiga minggu / sampai selesainya Diklatpim). Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka menengah.
04. MANFAAT
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja kebijakan / program / kegiatan, serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggungjawab instansinya
05. RUANG LINGKUP
Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03
06. OUTPUT KUNCI (KEY PROJ ECT DELIVERABLE)
Nama Deskripsi
Nama output kunci yang akan dihasilkan. Output berupa output antara (yang akan dicapai dalam jangka pendek dan menengah) dan output akhir yang akan dicapai dalam jangka menengah
1. Teridentikasinya waktu pelayanan yang belum Optimal 2. Tersusunya maklumat /janji layanan 3. Tercapainya waktu percepatan layanan sertifikasi dari 7 hari menjadi 4 hari layanan menggunakan tools Key Performace Indicator (KPI)
Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek perubahan.
07. PENTAHAPAN (MILESTONES)
NOMOR TAHAP UTAMA WAKTU Urutan Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengan time schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada laporan Breakthrough 2 Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek dan panjang.
Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)
08. TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR DESKRIPSI (Penjelasan peran masing- masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan)
Gambarkan struktur tim / orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Contoh :
Sponsor
Project Leader
Pokja
Coach
09. ANGGARAN
JUMLAH DESKRIPSI Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan
Penjelasan peruntukan
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Identifikasi Instansi / individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positip yang berarti mendukung, atau negatif yaitu sebagai sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau eksernal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh di luar instansi peserta.
11. PERSETUJUAN
Project sponsor / Atasan peserta
(tanda tangan)
Sponsor Coach Project Leader Pokja Pokja Tanggal : (tempat, tanggal dan tahun)
B. FORMAT DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
12. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK)
NO DESKRIPSI 1 Penjelasan tugas dan kewenangan masing-masing anggota Tim Kerja 2 Penjelasan masa berlaku Tim Kerja serta etika dan mekanisme Tim Kerja
13. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH
NO DESKRIPSI 1 Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan 2 Penjelasan resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waku yang ditetapkan 3 Penjelasan strategi mengatasi kendala / masalah (plan B)
14. KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tsb harus dapat diukur, misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang, dsb. Penjelasan tentang faktor-faktor yang menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu
15. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa melakukan apa, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan. Penjelasan tentang rencana monitoring dan evakuasi kegiatan Penjelasan tentang system dan format pelaporan yang dipakai oleh Tim
