Unidad 3.

Anlisis y elaboracin de procedimientos

Actividad: Caracterizacin y procedimientos de calidad
Como coordinador de calidad de la empresa Frutos Veleos S.A. sabe que para el
desarrollo de procedimientos es necesario identificar la interrelacin de los
procesos de la empresa, as como tambin los aspectos claves para caracterizarlo.
or esta razn su si!uiente labor es !enerar la caracterizacin de procesos en la
empresa, informacin que ser" mu# $til para el desarrollo de procedimientos.
ara el desarrollo de esta actividad usted debe%
&. 'espus de (aber establecido el mapa de procesos de la empresa Frutos
Veleos S.A. en la actividad de la unidad ), realice la caracterizacin de un
proceso de apo#o # de un proceso de me*ora continua de la empresa. +a
caracterizacin debe ser realizada de acuerdo al formato dispuesto en la
p"!ina &, del documento Caracterizacin de proceso SENA disponible en
el botn 'ocumentos de apo#o - 'ocumentos complementarios - 'ocumentos
complementarios unidad ,, del men$ del pro!rama de formacin.
.-.
!A"A #E "$%CES%S &$U'%S (E)E*%S S.A.
CA$AC'E$+,AC+%N #E "$%CES%
N%!-$E #E) "$%CES% /e*oramiento Continuo )+#E$ #E) "$%CES% 'irector de calidad
%-.E'+(% #E) "$%CES% 0stablece los par"metros a se!uir para la realizacin de revisiones por parte de la direccin a los requisitos tcnicos # de !estin del Sistema de Calidad
$ES"%NSA-)E #E) "$%CES% 1erencia # 'ireccin de Calidad
"$%(EE#%$ES EN'$A#AS AC'+(+#A#ES SA)+#AS C)+EN'ES
roceso de planeacin estrat!ica oltica # 2b*etivos de Calidad
lanear el mantenimiento # me*ora del sistema
3nte!rado de me*ora continua
'efinicin de la poltica # ob*etivos de
calidad
4odos los procesos
roceso de planeacin estrat!ica .esultados de auditorias internas # e5ternas 6
Consolidar # monitorear las acciones preventivas #
correctivas
3nforme del estado de las acciones
preventivas # correctivas
4odos los procesos
4odos los procesos 3nformes de supervisin de personal 6
Consolidar # elaborar el informe de la revisin por la
direccin
3nforme para la revisin por la direccin roceso de planeacin estrat!ica
4odos los procesos .etroalimentacin de clientes 6
roceso de me*oramiento continuo
Se!uimiento a las acciones !eneradas en la
.evisin 1erencial revia.
V-A
.ealizar se!uimiento e implementar las acciones de
me*ora
Acciones de me*ora realizadas roceso de me*oramiento continuo

$+ES/%S Ver mapa de ries!os de la vi!encia +N#+CA#%$ES 3ndicadores de !estin del proceso
$E0U+S+'%S 7ormo!rama, matriz de relacin 74C81&999, documentos asociados al proceso

Nombre Car1o &ec2a
Elaboro 555 'irector de Calidad :55
$eviso 555 +ider de rocesos :55
Aprob 555 1erencia :55
Control de Cambios
(ersin &ec2a de Aprobacin #escripcin del cambio Aprob
& );-9<-)9&; Versin inicial 'irector de Calidad
CA$AC'E$+,AC+%N #E "$%CES%
N%!-$E #E) "$%CES% .ecursos 6umanos )+#E$ #E) "$%CES% 'irector de ...66
%-.E'+(% #E) "$%CES%
0stablece las pautas para la seleccin del personal que ser" empleado, as como la poltica # procedimientos para ase!urar la induccin, capacitacin, entrenamiento, actualizacin # evaluacin, que permita
demostrar la competencia del personal de Frutos Veleos S.A.
$ES"%NSA-)E #E) "$%CES% 1erencia # 'ireccin de ...66
"$%(EE#%$ES EN'$A#AS AC'+(+#A#ES SA)+#AS C)+EN'ES
1erencia 1eneral
olticas # marco de referencia para la
administracin de la !estin (umana,
6erramientas de valoracin de car!os
lanear la administracin del personal
0structura or!anizacional con
valoracin de car!o
4odos los procesos
/inisterio del traba*o, *efe inmediato # !erencia
!eneral
Cdi!o sustantivo del traba*o # .e!lamento
3nterno
6 Administracin del personal
3nforme de aplicacin del r!imen
disciplinario
4odos los procesos
0ntidades del sistema de Se!uridad Social =AF,
A.+, 0S # CA>A?
7ovedades 6
Administracin del ersonal
.eporte de novedades, incapacidades,
vacaciones, retiro de cesantas
4odos los procesos
1erencia Financiera Servicio de 7omina 6
a!o de nomina, prestaciones #
bonificaciones
4odos los procesos
Apo#o operativo en el proceso de seleccin
=visita domiciliaria, informe de verificacin de
datos, etc? V-A Vinculacin de colaboradores
3nforme de se!uimiento a procesos de
seleccin # contratacin
4odos los procesos

$+ES/%S Ver mapa de ries!os de la vi!encia +N#+CA#%$ES 3ndicadores de !estion del proceso
$E0U+S+'%S 7ormatividad +e!al que ri!e las relaciones laborales, cdi!o sustantivo del traba*o, documentos asociados al proceso

Nombre Car1o &ec2a
Elaboro :55 'irector de Calidad 555
$eviso :55 'irector de ...66 555
Aprob 555 1erencia 555
Control de Cambios
(ersin &ec2a de Aprobacin #escripcin del cambio Aprob
& );-9<-)9&; Versin inicial 'irector de Calidad
). .ealice los procedimientos de mnimo una de las actividades
establecidas en el proceso de apo#o seleccionado en el punto anterior,
por e*emplo%
Actividad del proceso de apoyo de compras: Adquirir los insumos #
suministros necesarios para la realizacin del producto.
"rocedimiento: Compra de insumos # suministros.
.-. "$%CE#+!+EN'% /ENE$A) #E $ECU$S% 3U!AN%
&. 2@>042
0ste documento establece las pautas para la seleccin del personal que
ser" empleado, as como la poltica # procedimientos para ase!urar la
induccin, capacitacin, entrenamiento, actualizacin # evaluacin, que
permita demostrar la competencia del personal de Frutos Veleos S.A.
). A+CA7C0
0ste procedimiento aplica a todo el personal que (a!a parte de Frutos
Veleos S.A.
,. .0S27SA@3+3'A'
0ste procedimiento, su aplicacin # todo lo que derive de l es
responsabilidad directa del 'irector de ...66 # 1erencia.
;. '0F373C3270S
7o aplica
<. '0SC.3C3A7 '0+ .2C0'3/30742
Frutos Veleos S.A. tiene como poltica identificar # ase!urar las
necesidades de formacin del personal mediante el plan de induccin #
entrenamiento # el plan de capacitacin, evidenciando la eficacia mediante
evaluaciones # e*ercicios de aplicacin.
<.&. 2r!ani!rama
Ver or!ani!rama de Frutos Veleos S.A. =Ane5o A?
<.). Seleccin del personal
0l 'irector de ...66 es el responsable de informar a 1erencia la
necesidad de contratar uno o m"s empleados, sta a su vez despus de
verificar dic(a solicitud, autoriza al 'irector de ...66 para seleccionar
candidatos de acuerdo con un perfil previamente establecido.
A estos candidatos se les realizar" una entrevista por parte del 'irector de
...66 #-o Colaboradores de Apo#o 2perativo para evaluar sus aptitudes #
conocimientos re!istrando la informacin en el formato !eneral F189B
CSeleccin del personalD en este mismo, se dili!encia el resultado de las
pruebas psicotcnicas #-o de conocimiento adem"s del cumplimiento del
perfil se!$n el car!o al que aplica =ver Ane5o @?.
0l director de ...66 realiza el an"lisis de la informacin del re!istro #
posteriormente emite un concepto que determina la posible contratacin del
candidato.
Ena vez seleccionado, el candidato firma el respectivo contrato de traba*o,
el Acta de Confidencialidad, Compromiso # .esponsabilidad F1 F 9G la cual
permanecer" ad*unta a la 6o*a de Vida del personal. osteriormente el
nuevo colaborador entra a un periodo de prueba de dos =9)? meses, tiempo
en el cual debe demostrar su capacidad, (abilidades # eficiencia para
continuar con el car!o, de lo contrario se proceder" a una nueva seleccin.
Cumplidos los dos meses, se realiza la evaluacin de desempeo al
colaborador se!$n el F1 F &9.
<.,. erfil del ersonal
0l 'irector de ...66 (a sido nominado por la 1erencia con base a su
competencia tcnica # e5periencia si!uiendo el perfil descrito en el ane5o C
del documento.
+os colaboradores de apo#o operativo (an sido nombrados ba*o los
par"metros descritos en el ane5o C =erfiles, Funciones #
.esponsabilidades del ersonal?, ase!urando una formacin adecuada #
que muestran esmero, responsabilidad # se!uridad en la e*ecucin de su
traba*o.
<.,.&. 6o*as de Vida
0n los arc(ivos de Frutos Veleos S.A., ser" recopilada la informacin de
cada una de las personas que en l labora, en una carpeta que debe
contener lo si!uiente%
H 6o*a de vida del funcionario.
H Fotocopia del diploma que acredita sus estudios.
H Fotocopias de los certificados de formacin.
H Contrato de traba*o
H Acta de confidencialidad, compromiso # responsabilidad.
H 3nformacin adicional referente a dic(o funcionario.
+as (o*as de vida del personal ser"n revisadas dos veces por ao para
corroborar que la informacin requerida se encuentre completa. 0sta
actividad ser" realizada por el 'irector de ...66 o una persona dele!ada
por el ane5ando una lista de verificacin en cada (o*a de vida para facilitar
la revisin.
<.;. Calificacin del ersonal
+os empleados de la compaa son instruidos en los aspectos tcnicos #
or!anizativos que son supervisados por la direccin de la empresa a los
cuales se les eval$a una vez por ao a fin de concretar metas a realizar en
el si!uiente periodo =ver 0valuacin de 'esempeo F1 8 &9?, +os
colaboradores son formados en conformidad con un plan de capacitacin
=lan de Capacitacin F1 F 9I?.

<.;.&. 3nduccin # 0ntrenamiento
+a induccin # entrenamiento del personal nuevo esta a car!o de la
'ireccin 4cnica # de Calidad, donde se dan a conocer las actividades #
servicios, el manual de calidad # el manual de procedimientos # aspectos
!enerales de la compaa.
'urante el entrenamiento, el personal tcnico nuevo realiza las actividades
ba*o la supervisin del personal asi!nado. Ena vez finaliza la induccin #
entrenamiento, el personal nuevo es evaluado por el 'irector 4cnico para
establecer a que actividades es autorizado.
+a induccin # entrenamiento se realiza con base en el formato F18)& lan
de induccin # entrenamiento el cual indicara si el personal se encuentra
autorizado para las actividades, o si por el contrario necesita profundizacin
en al!$n tema. 'e all se determinan planes de accin # se identifican las
necesidades de formacin del personal.
<.;.). Capacitacin # Actualizacin
0l 'irector de ...66 #-o el 'irector de Calidad pro!ramar"n por lo menos
una capacitacin por ao para el personal.

+as metas establecidas para la formacin, educacin # (abilidades del
personal se formulan de acuerdo a las necesidades del personal. 0stas se
determinan de acuerdo a los resultados de las evaluaciones de desempeo,
a los e*ercicios de intercomparacin, a las reuniones o comits de calidad #
a los compromisos adquiridos en las revisiones !erenciales
+a capacitacin se brindar" por medio de cursos internos o e5ternos
dictados por entidades reconocidas en el "mbito nacional o internacional o
por personal con tra#ectoria en el medio.
4odo curso de capacitacin, induccin o reinduccin de car"cter interno se
documenta mediante el re!istro de asistencia a la actividad =.e!istro de
Asistencia F1 8 9J? # se realizan evaluaciones para medir su eficacia.
+as (o*as de vida de todos los funcionarios deben ser revisadas mnimo dos
veces al ao actualizando el Cacta confidencialidad, compromiso #
responsabilidadK =F1 F 9G? # ultimas capacitaciones recibidas.
B. .0F0.07C3AS L @3@+321.AFMA
H /anual de Calidad
H 74C 3S2 J99&%)99I
G. .013S4.2S '0 CA+3'A'
H 4abla /aestra de 'ocumentos 05ternos F1 F 9&.
H 4abla /aestra de 'ocumentos 3nternos F1 F 9).
H Formato de control # descripcin de cambios a documentos F1 F 9,.
H 4abla /aestra de Control de .e!istros F1 89<.
H Seleccin de ersonal F1 89B.
H Acta de Confidencialidad, Compromiso # .esponsabilidad F1 F 9G.
H lan de Capacitacin F1 F 9I.
H .e!istro de Asistencia F1 F 9J.
H 0valuacin de 'esempeo F1 F &9.
H lan de induccin # entrenamiento F18)&
H /atriz de Autorizaciones F18,I
ara terminar, escriba las conclusiones del aprendiza*e que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
C%NC)US+%NES
Con este traba*o se practico la elaboracin de caracterizacin de
procesos se!$n el formato del Sena, al!o que es mu# productivo para
nuestra formacin porque nos da (erramientas para realizar diversas
actividades relacionadas con el sistema de !estin de la calidad.
4ambin se puso en pr"ctica la elaboracin de un procedimiento, lo cual
es al!o que debemos de (acer mu# frecuentemente en nuestra labor
diaria al implementar un S1C.
0nve un arc(ivo de te5to con la actividad resuelta al instructor a travs de
la plataforma, en el enlace Actividades - Actividades unidad , - Actividad
CCaracterizacin # procedimientos de calidadK.
7o olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro tem"tico # la
evaluacin de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades -
Actividades unidad ,.
Nota: recuerde revisar la !ua de aprendiza*e de esta unidad con el fin de
verificar que (a realizado todas las actividades propuestas, saber cmo
desarrollarlas # entre!arlas correctamente.
Criterios de eval4acin
Caracteriza un proceso de apo#o # un proceso de me*ora continua de la empresa
de acuerdo al formato dispuesto.
'ocumenta el procedimiento de al menos una de las actividades establecidas en el
proceso de apo#o de la empresa.
.efle5iona sobre la actividad realizada e5poniendo su punto de vista con
respecto al aprendiza*e adquirido.
0ntre!a a tiempo% enva la actividad en la fec(a indicada por el instructor.