Project Communications

Management
PMBOK | Captulo 10
hermano@cin.ufpe.br
Quem no se comunica se
intrubica
Abelardo CHACRINHA Barbosa
Gerncia da Comunicao
O gerente de projeto gasta de 75% a
90% de seu tempo com COMUNICAO
Reunies, direcionamentos,
aconselhamento, superviso, ...
O gerente de projeto deve ter
habilidade para se comunicar bem com
a alta administrao, com a equipe de
projeto, com o cliente e com colegas.
Modelo de Comunicao
Emissor
Originador da mensagem
Mensagem
Cdigo inteligvel pelo comunicador e pelo
receptor
Meio
Auditivo, visual, ttil
Receptor
Destinatrio da mensagem
Escuta Ativa
O receptor procura repetir,
regularmente durante o processo de
comunicao, as palavras ou idias do
emissor.
Project Communications
Management
What is it about?
What are the major processes?
What means each of them (general
vision)?
The skill of communicating x project
communications management
Examples!
Project Communications
Management
Inclui os processos necessrios para
garantir no tempo e de forma
apropriada a gerao, coleta,
disseminao, armazenamento e o
descarte final da informao do projeto.
Processos
Planejamento da Comunicao
planejamento
Distribuio das Informaes
execuo
Relato de Desempenho
controle
Encerramento Administrativo
fechamento
Communications Planning
Qual a finalidade do processo
Communications Planning?
Identificao das necessidades de informao e
comunicao dos stakeholders
Identificao dessas necessidades e
determinao de como atend-las vital para
o sucesso do projeto!!!
Identificao das necessidades de informao e
comunicao dos stakeholders
Identificao dessas necessidades e
determinao de como atend-las vital para
o sucesso do projeto!!!
Communications Planning
Who need communications?
Why dont use the same communication
plan always?
Information needs and how to meet these
needs
Does the organizational structure makes
any difference?
Communications Planning
Communications Planning ::
Resultado Principal

Plano de
Plano de
Gerenciamento da
Gerenciamento da
Comunicao
Comunicao
Criado pelo gerente de projeto fazendo
parte do plano de projeto
Criado a partir das necessidades dos
stakeholders
Tem por objetivo informar a todos os
stakeholders como e qual a forma de
comunicao que ser utilizada no projeto
Contedo do Plano de
Gerenciamento da Comunicao
Mtodos utilizados para coletar e armazenar
os vrios tipos de informao
Uma estrutura de distribuio definindo para
quem cada tipo de informao ser enviada e
quais os mtodos que sero utilizados na
distribuio
Descrio da informao a ser distribuda,
incluindo formato, nvel de detalhe, contedo
e convenes a serem utilizados
Contedo do Plano de
Gerenciamento da Comunicao
(cont.)
Cronograma de produo e distribuio
para cada tipo de informao
Mtodos de acesso a informao entre
datas previamente programadas
Mtodos de atualizao do plano de
gerenciamento de comunicao
Lista de contato de todos os
stakeholders
Information Distribution
Alguns tipos de informao
que precisam ser distribudas
Status
Status
Problemas
Problemas
Atualizaes no plano de projeto
Atualizaes no plano de projeto
Sucessos
Sucessos
A performance da equipe
A performance da equipe
Agenda de reunies
Agenda de reunies
Status dos Riscos
Status dos Riscos
Cronograma
Cronograma
Progresso
Progresso
Para quem a informao
precisa ser distribuda?
Sponsor
Sponsor
Outros Gerentes
Projeto
Outros Gerentes
Projeto
Equipe
Equipe
Gerente de
projeto
Gerente de
projeto
Gerentes
Funcionais
Gerentes
Funcionais
Externo ao
projeto
Externo ao
projeto
Demais
Stakeholders
Demais
Stakeholders
Gerncia
Superior
Gerncia
Superior
Qual a finalidade do processo
Information Distribution
Distribuio das informaes no momento
certo para todos os stakeholders, atravs
de relatrios, apresentaes, e
comunicaes formal e informal
Distribuio das informaes no momento
certo para todos os stakeholders, atravs
de relatrios, apresentaes, e
comunicaes formal e informal
Information Distribution
Performance Reporting
Qual a finalidade do processo
Performance Reporting
Coletar e distribuir as informaes sobre a
execuo do projeto com o objetivo de
prover aos stakeholders conhecimento
sobre a utilizao dos recursos
Coletar e distribuir as informaes sobre a
execuo do projeto com o objetivo de
prover aos stakeholders conhecimento
sobre a utilizao dos recursos
Performance Reporting
Performance Reporting ::
Resultado Principal
Documento reunindo todas as informaes
sobre a execuo do projeto detalhadas de
acordo com as necessidades
Deve-se utilizar resumos, grficos, histogramas,
tabelas, etc
So ferramentas de comunicao
Performance Reporting ::
Performance Reports ::Tipos
Status report
Descreve o estado atual do projeto
Progress report
Descreve o que j foi realizado
Trend report
Anlise dos resultados do projeto com relao ao
tempo, verificando se a performance est
melhorando ou piorando
Forecasting report
Previso para resultados futuros sobre o status e
performance
Performance Reporting ::
Performance Reports ::Tipos
Variance Report
Apresenta comparaes dos resultados
obtidos contra os planejados
Earned value
Integra escopo, custo e cronograma para
determinar a performance do projeto.
Esse relatrio utiliza os termos descritos
em custos (PV, EV, AC, etc)
Performance Report
Performance Report
Administrative Closure
Qual a finalidade do processo
Administrative Closure
Consiste na formalizao do trmino do
projeto ou de uma fase, junto ao cliente ou
financiador do projeto, atravs da
disponibilizao dos resultados
Consiste na formalizao do trmino do
projeto ou de uma fase, junto ao cliente ou
financiador do projeto, atravs da
disponibilizao dos resultados
Administrative Closure
Administrative Closure ::
Resultado Principal
Confirmao formal do cliente ou do financiador
(Sponsor) atestando os resultados do projeto
Verificao do produto confirmando se o
trabalho foi realizado satisfatoriamente e
corretamente
Comunicao do sucesso ou no do projeto ou
fase
Administrative Closure ::
Outros Resultados
Project Archives
Organizar e guardar a documentao
gerada pelo projeto
Lessons Learned
Administrative Closure :: Resumo das
atividades realizadas durante o processo
Documentao
Documentao
Arquivamento dos
Registros
Arquivamento dos
Registros
Atualizao de
Registros
Atualizao de
Registros
Aceitao
Formal
Aceitao
Formal
Lies
Aprendidas
Lies
Aprendidas
Relatrio de
Performance
Relatrio de
Performance
Verificao do
Produto
Verificao do
Produto
Observaes
Captulo 10 tem 9 pginas e
simplificado para tema to importante
Glossrio
Earned value analysis
Planned Value (BCWS Budgeted cost of work
scheduled)
Actual Cost (ACWP actual cost of work performed)
Cost Variance
Schedule Variance
Cost Performance Index
Schedule Performance Index
Gantt Charts
S-curves
Leitura Recomendada
PMBOK Guide 2000: Captulo 10.