ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN
COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

INVITACIÓN PÚBLICA No 019 de 2009

OBJETO:

El Archivo General de la Nación, está interesado en contratar la prestación del

servicio de Mantenimiento preventivo de cubiertas de la Bodega No. 4 de la sede
Bodega Santander con el suministro e instalación de tejas, cambio de caballetes, y
el mantenimiento preventivo y ajuste de estructura área administrativa de la sede
Bodega Santander ubicada en la calle 18 sur No. 28-59/60.

BOGOTÁ D.C NOVIEMBRE DE 2009

 CAPITULO 1

1. INFORMACIÓN GENERAL

INVITACIÓN PÚBLICA AG-IP- 019-2009

1.2 CONTRATANTE

El Archivo General de la Nación, con NIT: 800.128.835-6, legalmente representado por el Director
General, quien se denominará AGN.

1.3 OBJETO A CONTRATAR

El Archivo General de la Nación, está interesado en contratar la prestación del servicio de Mantenimiento
preventivo de cubiertas de la Bodega No. 4 de la sede Bodega Santander con el suministro e instalación
de tejas, cambio de caballetes, y el mantenimiento preventivo y ajuste de estructura área administrativa
de la sede Bodega Santander ubicada en la calle 18 sur No. 28-59/60.

1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

La entidad requiere el mantenimiento preventivo de estructura cubiertas de la Bodega No. 4 con el

suministro e instalación de tejas, cambio de caballetes, y el mantenimiento preventivo y ajuste de
estructura área administrativa sede Bodega Santander ubicada en la calle 18 sur No. 28–59/60 para
poder garantizar la conservación de la documentación y los elementos que se guardan en dicha bodega.

1.5 NORMATIVIDAD APLICABLE AL PROCESO DE SELECCIÓN Y AL CONTRATO

De acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 2 del
decreto 3576 de 2009, mediante el cual modifica el parágrafo 1 del artículo 09 del decreto 2025 de 2009,
el procedimiento a utilizar para el presente proceso de selección abreviada es la de Invitación Pública.

En el mismo sentido y de acuerdo con lo allí estipulado, el AGN publicará la invitación Pública en la
página web www.archivogeneral.gov.co .

1.6 CORRESPONDENCIA

Para efectos del presente proceso selectivo se establece la siguiente dirección: ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN, Grupo de Asuntos Jurídicos y de Contratación, Carrera 6 No 6-91, en Bogotá D.C.

Toda comunicación o solicitud referente al presente proceso deberá formularse por escrito y radicada en
la Oficina de Correspondencia del AGN, debidamente identificada con el nombre, número
correspondiente del proceso de selección, dirigida al Grupo de Asuntos Jurídicos y Contratación del AGN,
único despacho que canalizará cualquier tipo de comunicación entre los proponentes y el AGN, y las
solicitudes se responderán mediante comunicación escrita o a los correos:
contratacion@archivogeneral.gov.co ó al correo contacto@archivogeneral.gov.co

1.7 PRESUPUESTO OFICIAL

El valor total del presupuesto oficial para el presente proceso de selección es la suma de SIETE
MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS SETENTA PESOS M/CTE
$7.635.870 INCLUIDO IVA y todos los costos directos e indirectos

1.8 FINANCIACIÓN

La presente contratación se financia con recursos de inversión para la vigencia fiscal 2009 según CDP No
0785 PROG 113 SPR 709 PRY 5 SPRY 2 REC 20 rubro MEJORAMIENTO DOTACION Y ADECUACIÓN
DEL INMUEBLE PARA LA CREACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO AI. GG por de $ 7.666.413
de fecha 10 de noviembre de 2009.

1.9 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El término de ejecución del contrato se estima para un plazo de quince días a partir del acta de inicio.
1.10 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Realizar el mantenimiento preventivo y ajuste de estructura en cubiertas de la Bodega # 4 de la

sede Bodega Santander Calle 18 sur # 28-59/60 del Archivo General de la Nación: a)
suministro e instalación de 8 tejas # 6 eternit b) suministro e instalación de 8 tejas # 8 eternit c)
cambio de 10 caballetes.
2. Realizar el mantenimiento preventivo y ajuste de estructura área administrativa de la sede
Bodega Santander ubicada en el Calle 18 sur No. 28-59/60 del Archivo General de la Nación.
3. Realizar mantenimiento preventivo con personal técnico especializado, directamente contratado y
supervisado por el contratista para garantizar la efectiva prestación del servicio.
4. Garantizar la calidad de los elementos entregados, so pena de hacer el respectivo reemplazo
dado el caso que alguno de estos salga defectuoso en un tiempo no mayor a tres (3) días
hábiles.
5. El contratista se obliga a presentar con la factura la certificación expedida por el revisor fiscal de
la empresa (si lo tienen) o por el representante legal acreditando el pago de aportes parafiscales
(SENA, ICBF, Caja de Compensación Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud,
Pensiones y Riesgos Profesionales de los Empleados de la Empresa), en cumplimiento del
Artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
6. Suministrar la información correctamente, sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), No. de
Cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin
de que la entidad pueda realizar los pagos por transferencia electrónica.
7. Las demás que se requieran para cumplir con el objeto pactado, en coordinación con la
Coordinadora del Grupo de Servicios Generales, encargado de ejercer el control y vigilancia del
contrato.

1.11 FORMA DE PAGO

El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días calendario siguientes del recibo a satisfacción del
objeto contratado expedida por el supervisor del contrato acompañado de los requisitos para realizar el
mismo (presentación de la factura por parte del contratista, certificación expedida por el revisor fiscal de
la empresa (si lo tiene) o por el representante legal acreditando el pago de aportes parafiscales (SENA,
ICBF, Caja de Compensación Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos
Profesionales de los empleados de la empresa), en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y
disponibilidad de PAC.
.

1.12 GARANTÍAS EXIGIDAS

El proponente adjudicatario se obliga a constituir a favor del AGN, una garantía que avalará el
cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por una compañía de seguros
establecida legalmente en Colombia; de conformidad con lo consagrado en el articulo 7 de la Ley 1150
de 2007 y su decreto reglamentario 4828 de 2008, debiendo incluir como riesgos amparados:

a) El cumplimiento general del contrato: Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones

surgidas del contrato incluyendo en ellas el pago de multas, clausula penal pecuniaria e
indemnización a que hubiere lugar, la cual será equivalente al 10% del valor total del contrato y
vigente por el término del contrato y cuatro meses más.
b) Calidad del servicio suministrado, la cual será por un valor equivalente al veinte (20%) de su valor
con una duración igual a la de este contrato y seis meses más.
c) Salarios y prestaciones sociales, la cual será por el plazo de ejecución del contrato y tres años
más

1.13 SUPERVISOR

La Supervisión del contrato estará a cargo de la Coordinadora del Grupo de Servicios Generales o
quien designe el Secretario General.
.

CAPITULO 2

2. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA, REQUISITOS HABILITANTES.

2.1 Condiciones de la propuesta

La propuesta se presentará en un sobre que se entregará cerrado, el cual contendrá los documentos de
carácter Jurídico, Técnico y Económico.

La carta de presentación original deberá estar debidamente firmada por el representante legal o el
apoderado constituido para el efecto.

Serán de cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su
propuesta y el AGN, en ningún caso será responsable de los mismos.

2.2 Caratula de la Propuesta

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

INVITACIÓN PUBLICA AGN- IP.019-2009
PROPONENTE
DIRECCIÓN
TELÉFONO
FAX
E.mail

Los sobres serán entregados dentro del plazo fijado en el presente proceso, en la siguiente dirección:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Grupo de Asuntos Jurídicos y Contratación
Carrera 6 No 6-91 Segundo Piso
Bogotá D.C

En este sobre el proponente deberá incluir los documentos que se relacionan más adelante.

La Entidad no tendrá en cuenta las propuestas allegadas por correo o las radicadas en dependencia
diferente al grupo de Asuntos Jurídicos y Contratación, dichas propuestas serán devueltas al remitente
en el estado recibido.

2.3 Documentos de Carácter Jurídico

2.3.1 Carta de Presentación ( Anexo No 1 )

El proponente deberá diligenciar en su totalidad el Anexo 1 de la presente invitación y deberá estar

debidamente firmado por el representante legal del proponente que sea persona jurídica o por la persona
natural que oferte.

2.3.2 Certificados de Existencia y Representación Legal o inscripción en el registro mercantil

De conformidad con lo estipulado en el artículo 28 del Código de Comercio, los proponentes, personas
jurídicas o naturales nacionales, deberán acreditar su existencia y representación legal o matricula en el
registro mercantil respectivamente, mediante la presentación del certificado otorgado por la Cámara de
Comercio, o por la entidad competente, con la fecha de expedición no superior a un mes, cuya matrícula
debe ser renovada y vigente a la fecha de presentación de oferta.

Si el representante legal de la empresa oferente tiene limitadas sus facultades para contratar u obligar al
proponente, éste debe estar autorizado previamente por el órgano social correspondiente. Copia de la
autorización deberá anexarse a la propuesta.

2.3.3 Fotocopia del Documento de identidad

Se deberá anexar fotocopia del documento de identidad del proponente. En caso de ser persona jurídica,
se deberá presentar el documento de identidad del representante legal.

2.3.4 Objeto Social

Cuando el proponente o los integrantes del consorcio o unión temporal sea persona jurídica, el objeto
social de este (os), debe (n) guardar relación con el objeto a contratar, lo cual se determinará por medio
del respectivo Certificado de Existencia y Representación Legal.

2.3.5 Certificación de pagos de seguridad social y aportes parafiscales persona jurídica.

Cuando el proponente sea una persona jurídica, deberá diligenciar el Anexo 2, original, firmado por el
Revisor Fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de la ley, o por Representante
Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes de sus empleados
a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a Cajas de Compensación Familiar,
Instituto de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a
la fecha de presentación de su oferta, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina
de los últimos seis meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la
obligación de efectuar dichos pagos. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis meses de
constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

Nota: En caso que el proponente no tenga personal a cargo dentro del periodo certificado y por ende no
está obligado a efectuar el pago de aportes parafiscales y seguridad social debe certificar esta
circunstancia, en el mencionado anexo.

2.3.6 Pagos a los sistemas de Seguridad Social y parafiscales persona natural

Cuando el proponente sea una persona natural, deberá presentar fotocopia de los recibos de pago del
sistema de Seguridad Social y parafiscales no mayor a 30 días anteriores al cierre.

2.3.7 Formato información tributaria ( anexo 4)

Los oferentes deberán diligenciar el formato anexo 4 de la presente invitación

2.3.8 Registro único tributario RUT.

Los oferentes deberán anexar copia del registro único tributario

2.4 REQUISITOS TECNICOS MINIMOS

Será requisito Habilitante que el suministro de los bienes ofertados se realice de acuerdo a las siguientes
condiciones:

Cumplir con las condiciones de especificidad, calidad y cantidad, contenidos en la

propuesta económica anexo 3
CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA DE 1 AÑO EN LA CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN
DE CONTRATOS DE IGUAL O SIMILAR OBJETO Y DE IGUAL O MAYOR VALOR ,
CELEBRADOS DESDE EL AÑO 2001 A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA
OFERTA

2.5 PROPUESTA ECONOMICA (Anexo 3)

El proponente debe diligenciar el anexo 3, el cual contiene la propuesta económica, allí contemplará
todos los costos directos, indirectos, impuestos, tasas, contribuciones y cualquier otra erogación
necesaria para la ejecución del contrato resultado del presente proceso, teniendo en cuenta las
especificaciones técnicas contempladas en la invitación.

Cualquier error en la determinación de los valores relacionados en el anexo 3 no dará lugar a su

modificación, con excepción de las aproximaciones que realice el AGN, y el contratista deberá asumir los
sobrecostos que esto le ocasione.

Los precios contenidos en la propuesta y los que llegaren a pactarse en el desarrollo de la ejecución del
contrato, no estarán sujetos a ajuste alguno; razón por la cual, el proponente deberá prever en su oferta
que tiene que asumir los posibles incrementos que se ocasionen, inclusive aquellos que se presenten en
la ejecución del contrato por cambio de año.

La relación de cantidades, precios y las correspondientes especificaciones técnicas, formarán parte del
contrato que se celebre con el proponente favorecido.

Si existiere discrepancia entre las cifras y textos, se dará prelación a los textos si es entre cifras, a las
correcciones aritméticas que haga el AGN, en las discrepancias entre textos, que no puedan despejarse
con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Si hay diferencias entre la información
suministrada en los formatos y los documentos de la propuesta, salvo la carta de presentación,
prevalecerá lo señalado en los documentos de la propuesta.

El precio ofertado no podrá superar el cien por ciento (100%) del presupuesto oficial dado por el AGN.

La propuesta económica se deberá presentar relacionando todos los elementos tal como consta en el
anexo 3

2.6 FACTORES DE PONDERACIÓN

 Se efectuará la ponderación a las propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos,
habilitantes de la propuesta.

Los valores deberán expresarse en pesos colombianos, a precios fijos e inmodificables,

durante la ejecución del contrato y deberán incluir todos los impuestos y demás costos en
que incurra con ocasión de la ejecución del contrato, el puntaje máximo de cien (100)
puntos se asignará así,

PRECIO 50 PUNTOS

CALIDAD 40 PUNTOS

ESTÍMULO INDUSTRIA NACIONAL 10 PUNTOS

1. PRECIO: Este factor tiene como máxima calificación CINCUENTA (50) puntos.

Se calificará en forma inversamente proporcional, es decir, se asignará el máximo puntaje a

la propuesta cuyo valor sea el más bajo, a las demás propuestas que excedan de este
valor, se les asignará un puntaje proporcional de acuerdo con la siguiente fórmula:

X=P1/P2* Puntaje (50 puntos)

P1= Valor propuesta con menor precio ofrecido

P2= Valor propuesta calificada

Puntaje= 50 puntos (calificación máxima asignada al factor PRECIO)

X= Puntaje asignado

2. CALIDAD (40 PUNTOS)

Éste factor tiene como máxima calificación cuarenta (40) puntos.

Este factor tiene como máxima calificación cuarenta (40) puntos, y se evaluará tomando como
base máximo dos (2) certificaciones de contratos de Mantenimiento preventivo y correctivo
de cubiertas, que ya estén ejecutados dentro del período comprendido entre el 1 de enero de
2007 y hasta la fecha de cierre del presente proceso y que hayan sido calificadas como buena,
satisfactoria o excelente.

CALIDAD DEL SERVICIO PUNTAJE

EXCELENTE, BUENO O SATISFACTORIO Y CUYA SUMATORIA SEA SUPERIOR 40

A CINCO (5)VECES EL PRESUPUESTO OFICIAL PUNTOS

EXCELENTE, BUENO O SATISFACTORIO Y CUYA SUMATORIA ESTE ENTRE 30

CUATRO (4) Y CINCO (5) VECES EL PRESUPUESTO OFICIAL
PUNTOS

EXCELENTE, BUENO O SATISFACTORIO Y CUYA SUMATORIA ESTE ENTRE 20

TRES (3) Y POR DEBAJO DE CUATRO (4) VECES EL PRESUPUESTO OFICIAL
PUNTOS

EXCELENTE, BUENO O SATISFACTORIO Y CUYA SUMATORIA ESTE ENTRE 10

DOS (2) Y POR DEBAJO DE TRES (3) VECES EL PRESUPUESTO OFICIAL
PUNTOS

3. ESTÍMULO A LA INDUSTRIA NACIONAL. Diez (10) puntos

De conformidad con lo establecido en el artículo 2º de la Ley 816 de 2003 se otorgarán los

diez (10) puntos al proponente que ofrezca un mayor apoyo a la Industria Nacional a través
de la contratación pública.

Para efectos de determinar la mejor propuesta con base en este criterio, se asignará el
puntaje de la siguiente forma:

Diez (10) puntos por los servicios prestados por personal colombiano o (5) puntos por
servicios prestados con personal extranjero y colombiano; no se asignará puntaje alguno a
los servicios prestados con personal extranjero exclusivamente.
 Servicios de Origen Nacional: Decreto 679 de 1994, Artículo 11. Servicios de origen
nacional para la aplicación del parágrafo 1° del Artículo 21 de la Ley 80 de 1993, son
Servicios de origen nacional aquellos prestados por empresas constituidas de acuerdo con
la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia.

Lo anterior de conformidad con el Decreto 679 de 1.994 y sin perjurio del principio de
reciprocidad establecido en el artículo 20 de la Ley 80 de 1.993.

2.7 CRITERIOS DE DESEMPATE

Se entenderá que hay empate entre dos o más propuestas, cuando presenten un número idéntico en el
total de la ponderación de las propuestas.
En el caso de dos o más propuestas, bajo el anterior criterio, hubieren arrojado un mismo resultado, se
aplicarán los siguientes criterios de desempate:

1. La propuesta más favorable para la entidad en el factor precio

2. Cuando no sea posible resolverlo con el criterio anterior, se desempatara por medio de sorteo
con balotas.

2.8 Causales de rechazo de las propuestas.

1. El proponente se encuentre registrado en el boletín expedido por la Contraloría General de la

República, como responsables fiscales.
2. No aportar la carta de presentación de la propuesta, o no aportarla debidamente suscrita o
suscrita por persona diferente del representante legal, sin que medie autorización alguna.
3. Cuando el objeto social del proponente que sea persona Jurídica, no guarde relación con el
objeto a contratar.
4. Cuando el proponente modifique, altere o incluya apartes que impidan la evaluación del Anexo
Económico.
5. Cuando se presenten dos o más propuestas por un mismo oferente ya sea directamente o por
intermedio de otra persona.
6. Cuando no se presenten las aclaraciones y/o documentos habilitantes requeridos por la entidad,
dentro del plazo establecido por el AGN.
7. Cuando de acuerdo con los documentos presentados, el representante legal del proponente o
apoderado carezca de facultades suficientes para presentar la propuesta y el interesado no
presente los documentos necesarios para acreditar que su representante o apoderado dispone
de las facultades necesarias.
8. Presentación de los precios en moneda distinta a pesos colombianos.
9. El mayor plazo ofrecido para la ejecución.
10. La presentación de ofertas parciales.
11. Si el (los) proponente(s) expresa(n) algún tipo de ajuste o incremento a los valores de la oferta.
12. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial.
13. Cuando la oferta se presente en forma extemporánea. El hecho de que un proponente se
encuentre dentro de las instalaciones no lo habilita para que se le reciba la propuesta después
de la hora fijada. El proponente deberá presentarse al AGN previendo los trámites que debe
adelantar para el ingreso al mismo. En ningún caso el AGN se hará responsable del retraso en la
entrada de algún proponente, por lo que es de única y exclusiva responsabilidad de este,
disponer del tiempo necesario para la asistencia oportuna a la diligencia del cierre del presente
proceso.

CAPITULO 3

3. Cronograma del Proceso

3.1 Cronograma del proceso

ACTIVIDAD FECHA Y LUGAR

Publicación de la invitación 17 de Noviembre de 2009
 Desde el 17 al 23 de Noviembre de 2009 a las
Entrega de propuestas 9.00 am
Cierre del proceso 23 de Noviembre de 2009 –hora 9 am
Verificación de requisitos habilitantes y
evaluación económica 24 y 25 de Noviembre de 2009
Traslado a secretaría del informe de
evaluación articulo 2 decreto 3576 de 2009 26 de Noviembre de 2009
Adjudicación 27 de Noviembre de 2009
Suscripción del contrato Tres días siguientes a la adjudicación

Nota Cuando se susciten modificaciones a las fecha previstas en el presente cronograma con
posterioridad al cierre del proceso de selección, El AGN lo comunicará a través de la pagina web
www.archivogeneraldelanacion.gov.co y a cada uno de los proponentes que haya presentado oferta.

3.2 Entrega de propuestas

Desde la fecha prevista en el cronograma, los proponentes podrán entregar sus propuestas, previa
radicación en la oficina de correspondencia del AGN, en la cual se dejará constancia de la fecha y hora
de presentación de cada propuesta, indicando el nombre o la razón social del proponente y de la persona
que en nombre o por cuenta de este ha efectuado materialmente la presentación y número de folios, las
propuestas deberán entregarse en sobre sellado y marcadas como se indica con el número del proceso
de selección.

No se aceptarán propuestas que llegaren al Grupo de Asuntos Jurídicos del AGN ubicado en la carrera 6
número 6-91, después de la hora fijada en los aspectos generales del presente pliego para el cierre del
proceso selectivo, en estos eventos, los sobres respectivos serán devueltos sin abrir.

3.3 Acto de cierre

La audiencia de cierre se llevará a cabo en la fecha y hora prevista en el cronograma de esta invitación,
a la cual podrán asistir los proponentes que lo deseen o sus representantes debidamente autorizados.

Las propuestas que lleguen después de la hora prevista para el cierre del presente proceso selectivo, no
serán recibidas. Para verificar la hora señalada, se aplicará lo indicado en la Directiva No 13 de 2005 de
la Procuraduría General de la Nación, con lo cual se establece que la hora oficial de los procesos de
contratación corresponde a lo hora legal de la República de Colombia, señalada por la División de
Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio, realizando la conexión en la hora prevista
para el cierre, en la página web www.sic.gov.co.

Seguido al acto de cierre, se realizará la apertura de cada una de las propuestas de tal acto se levantará
un acta que contendrá la relación de los participantes en el proceso, el número de folios y el valor de la
oferta por propuesta presentada y los demás datos que allí se establezcan. Dicha acta, será suscrita por
las personas que allí intervengan.

3.4 Verificación de requisitos habilitantes

Dentro del término fijado en el cronograma de la invitación, se verificará los requisitos habilitantes de tipo
jurídico y técnico y realizará la evaluación económica, a partir de los documentos que integran la
propuesta, con el fin de determinar de acuerdo con la ley y las exigencias de esta Invitación Pública,
cuales propuestas son admisibles.

El AGN, podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen
indispensables, sin que por ello pueda el proponente adicionar o modificar las condiciones de su
propuesta, ni la Entidad solicitar variación alguna a los términos de las mismas.

3.5 Traslado del informe de evaluación de las propuestas

En la fecha y hora establecida en el cronograma de ésta invitación se pondrá a disposición de los

oferentes el informe de evaluación y evaluación de las propuestas.

3.6 ADJUDICACIÓN

El AGN, realizará la adjudicación al proponente que habiendo cumplido con los requisitos habilitantes
OBTENGA EL MAYOR PUNTAJE EN LA PONDERACIÓN DE FACTORES TÉCNICOS Y
ECONOMICOS, de conformidad con lo establecido en el artículo 2 del Decreto No 3576 de 2009,
mediante el cual modifica el parágrafo 1 del artículo 09 del decreto 2025 de 2009, para lo cual se
levantará un acta.

4. Término para la suscripción del contrato

Quien resulte adjudicatario del presente proceso selectivo deberá suscribir el contrato dentro del término
establecido en el Cronograma.

CAPITULO 4
ANEXOS

Anexo No 01 Carta de Presentación de la Propuesta.

Anexo No 02 Certificado de Pagos de Seguridad Social y aportes parafiscales (persona Jurídica).

Anexo No 03 Propuesta Económica.

Anexo No 04 Formato información tributaria

ANEXO 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Ciudad y fecha

Señores
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN AGN
Bogotá D.C.

REFERENCIA: INVITACIÓN PÚBLICA AGN- IP.019-2009

Respetados señores:
Por medio de los documentos adjuntos me permito presentar propuesta para participar en el proceso de
selección tendiente a contratar __________________________de conformidad con lo establecido en la
presente Invitación Pública en referencia.

Así mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación, me comprometo a presentar los
documentos requeridos para la suscripción del contrato, a suscribir el mismo y a efectuar los trámites
para la legalización y ejecución del contrato, dentro de los plazos establecidos para el efecto en el pliego
de condiciones. Igualmente, me comprometo a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los
documentos que hacen parte del proceso de selección, así como los del contrato, los precios de esta
propuesta y las demás estipulaciones de la misma, en las partes aceptadas por EL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN.

En mi calidad de proponente declaro:

1. Que conozco los términos de la invitación Pública del proceso de selección en referencia e
informaciones sobre preguntas y respuestas, así como los demás documentos relacionados con el objeto
a desarrollar y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos.

2. Igualmente, declaro bajo la gravedad del juramento que toda la información aportada y contenida en
mi propuesta es veraz y susceptible de comprobación.

3. Que acepto las condiciones y demás exigencias para la ejecución del contrato.

4. Que en caso de que se me adjudique el contrato me comprometo a suscribir el acta de iniciación con
el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN y a terminar el contrato dentro de los plazos contractuales, de
acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso de selección.

5. Que conozco y acepto en un todo las leyes generales y especiales aplicables a este proceso
contractual.

6. Que con la firma de la presente carta bajo la gravedad del juramento, manifiesto que el proponente
(o los integrantes del proponente si el mismo es un consorcio o unión temporal) que no se encuentra
incurso dentro de las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o conflictos de intereses,
establecidos en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 y demás normas pertinentes.

7. Que el proponente (ni los miembros que lo integran si fuere el caso) no está (n) reportado (s) en el
último Boletín de Responsables Fiscales, expedido por la Contraloría General de la República.

8. Que leí cuidadosamente los términos de la invitación Pública y elaboré mi propuesta ajustada a los
mismos. Por tanto, conocí y tuve las oportunidades para solicitar aclaraciones, formular objeciones,
efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes.

9. Que he recibido y conozco las siguientes addendas:

________de fecha____________________________________

________de fecha____________________________________

10. Que he recibido y conozco los siguientes documentos sobre preguntas y respuestas:

________de fecha____________________________________
________de fecha____________________________________

11. QUE MI propuesta SE RESUME ASI:

Nombre completo del proponente

Cédula de ciudadanía o NIT

Representante legal

País de origen del proponente

(En caso de Consorcio o Unión Temporal, se debe indicar el nombre de cada una de las partes que lo
conforman)

VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA INCLUIDO EL IVA

Y TODOS LOS COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS
QUE CONLLEVE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: $

PLAZO PARA EJECUTAR EL CONTRATO: Nos comprometemos a ejecutar el contrato, en los

plazos establecidos en el numeral 1.9 de la invitación
Pública de la referencia .

VALIDEZ DE LA PROPUESTA: Para todos los efectos, se entenderá que es por una
vigencia igual a la vigencia de la garantía de seriedad
de la oferta.

12. Que los siguientes documentos de nuestra propuesta cuentan con reserva
legal:..................................., según las siguientes normas:..................................

13. Que la presente propuesta consta de (___) folios debidamente numerados.

14. Que en virtud de lo señalado en el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, manifiesto que los
números de certificado de registro de los servicios ofrecidos en el proceso de la referencia
generados por el portal del SICE (htp:www.sice.crg.gov.co) son: (si los servicios
están codificados en el Código único de Bienes o Servicios CUBS). O: que los servicios ofrecidos
NO____ están codificados en el Código único de Bienes o Servicios CUBS.

15. Que contamos con la capacidad suficiente para ejecutar el contrato que resulte de la presente
licitación.

16. Me permito informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibiré en la
siguiente dirección:
Dirección : __________________________________________________

Ciudad : __________________________________________________

Teléfono(s): __ __________________________________________________

Fax :___________________________________

Correo Electrónico :_______________________________________________________

Atentamente,

Nombre o Razón Social del Proponente: ________________

Nit:_______________
Nombre del Representante Legal: _____________________
C.C. Nº ______________________ de _________________

FIRMA : _______________________
NOMBRE DE QUIEN FIRMA:

ANEXO 2

CERTIFICACION DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES

ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002

(PERSONAS JURÍDICAS)

[Use la opción que corresponda, según certifique el Representante Legal o el Revisor Fiscal]
Yo, __________________, identificado con _____________, en mi condición de Representante Legal de
(Razón social de la compañía) identificada con Nit ________ , debidamente inscrito en la Cámara de
Comercio de ________ certifico el pago de los siguientes aportes, pagados por la compañía durante los
últimos seis (6) meses calendario legalmente exigibles a la fecha de presentación de nuestra
propuesta para el presente proceso de selección, según se indica en el cuadro que abajo aparece. Lo
anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Yo, __________________, identificado con _____________, y con Tarjeta Profesional No. _________ de la Junta
Central de Contadores de Colombia, en mi condición de Revisor Fiscal de (Razón social de la
compañía) identificada con Nit ________ , debidamente inscrito en la Cámara de Comercio de ________,
luego de examinar de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, los
estados financieros de la compañía, certifico el pago de los siguientes aportes, pagados por la
compañía durante los últimos seis (6) calendario legalmente exigibles a la fecha de presentación de
la propuesta para el presente proceso de selección, según se indica en el cuadro que abajo aparece,
los cuales corresponden a los montos contabilizados y pagados por la compañía durante dichos 6
meses. Lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

INDIQUE LOS SEIS ÚLTIMOS MESES CALENDARIO

LEGALMENTE EXIGIBLES A LA FECHA DE
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA PARA EL
APORTE PARAFISCAL PRESENTE PROCESO

MESES ====

Sistema de Seguridad Social:

Salud

Riesgos Profesionales

Pensiones

Aportes Parafiscales:

Cajas de Compensación Familiar

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

MARQUE CON UNA (X) EN CADA CASILLA.

Nota: Para relacionar el pago de los aportes correspondientes a los Sistemas de Seguridad Social, se deberán tener
en cuenta los plazos previstos en el Decreto 1406 de 1999 artículos 19 a 24. Así mismo, en el caso del pago
correspondiente a los aportes parafiscales: CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR, ICBF y SENA, se deberá tener
en cuenta el plazo dispuesto para tal efecto por el artículo 10 de la ley 21 de 1982, reglamentado por el Decreto 1464
del 10 de Mayo de 2005.

EN CASO DE PRESENTAR ACUERDO DE PAGO CON ALGUNA DE LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE

MENCIONADAS, SE DEBERÁ PRECISAR EL VALOR Y EL PLAZO PREVISTO PARA EL ACUERDO DE PAGO, CON
INDICACION DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA OBLIGACION.
EN CASO DE NO REQUERIRSE DE REVISOR FISCAL, ESTE ANEXO DEBERA DILIGENCIARSE Y SUSCRIBIRSE
POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA COMPAÑÍA, CERTIFICANDO EL PAGO EFECTUADO POR DICHOS
CONCEPTOS EN LOS PERIODOS ANTES MENCIONADOS.

Dada en ______ , a los ( )__________ del mes de __________ de ________

FIRMA ________________________________
NOMBRE DE QUIEN CERTIFICA ________________________________
 ANEXO 3

Propuesta Económica

Soporte Técnico Soporte Económico (*)

Ítem Descripción del Bien y Unidad de Cantidad Valor Unitario Valor Total
Especificaciones Técnicas Medida por el con IVA($) con IVA ($)
contrato

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE
ESTRUCTURA CUBIERTAS BODEGA # 4 DE
1 754
LA SEDE BODEGA SANTANDER CALLE 18 M2
SUR # 28-59/60 DEL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACION
a) SUMINISTRO E INSTALACION DE 8
TEJAS # 6 ETERNIT
2 1
b) SUMINISTRO E INSTALACION DE 8 Unidad
TEJAS # 8 ETERNIT
c) CAMBIO DE 10 CABALLETES
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y AJUSTE
DE ESTRUCTURA AREA ADMINISTRATIVA
3 297
DE LA SEDE BODEGA SANTANDER CALLE M2
18 SUR # 28-59/60 DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACION

ADMINISTRACION %

IMPREVISTOS %

UTILIDAD %

IVA / UTILIDAD %

TOTAL

Los valores relacionados en el presente anexo incluyen IVA y todos los gastos directos e
indirectos.
 Anexo 4

REPÚBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Establecimiento Público adscrito al Ministerio de Cultura

GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS

SOLICITUD DE INFORMACIÓN PERSONAL Y TRIBUTARIA

Apreciado contratista:

Para dar cumplimiento a la Ley 863 del 29 de diciembre de 2003 y al Acuerdo 65 del 27 junio de 2002,
normas que establecen la obligación de efectuar las retenciones en los impuestos de IVA, INDUSTRIA Y
COMERCIO e IMPUESTO A LA RENTA, favor suministrar la siguiente información la cual permitirá
efectuar correctamente sus pagos.

FECHA:________________________________

Nombre y razón social:_____________________________________________

Dirección Comercial: _______________________________________________

Ciudad de Operación:________________________ Teléfono:_______________

Correo eléctronico:_______________________ Fax:___________________

C.C. NIT No. ___________________

Identificación
Régimen Común Régimen Simplificado
Tributaria y Gran Contribuyente SI NO

bancaria
Autoretenedor SI NO Resolución No:_______

Actividad económica (ICA) _____________ Código ______

Entidad Bancaria _________________________ Sucursal _________________

Cta Corriente: Cta Ahorros No. _________________

__________________________

Nombre y firma del Responsable