ADMINISTRACIN

A. ADMINISTRACIN
Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para lograr objetivos que
no podan alcanzar como individuos, la administracin ha sido esencial para asegurar
la coordinacin de los esfuerzos individuales. La palabra administracin proviene del
latn (ad, direccin hacia, tendencia; minister, comparativo de inferioridad, y el sufijo
ter, que indica subordinacin u obediencia, es decir, quien cumple una funcin bajo el
mando de otro, quien le presta un servicio a otro) y significa subordinacin y servicio.
En su origen el trmino significaba funcin que se desempea bajo el mando de otro,
servicio que se presta a otro.
1. Conceptos de Administracin
La administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de
los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y
eficacia.18
La administracin es el proceso de disear y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos.
Esta definicin bsica debe ampliarse:19
18
IDALBERTO CHIAVENATO. Administracin, teora, proceso y prctica. Colombia, McGraw -Hill
Interamericana, S.A., 2001. p. 3.
19HAROLD KOONTZ. Administracin una Perspectiva Global. Mxico, McGraw-Hill Interamericana
Editores, S.A. de C.V., 2004. p. 6.
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a. Cuando desempean como administradores, los individuos deben ejercer las
funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal,
direccin y control.
b. La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones.
c. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.
d. La administracin de todos los administradores es la misma: generar un
supervit.
e. La administracin persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.
2. Antecedentes de la Administracin
A pesar de no existir datos que indiquen con precisin cuando surge la
administracin, se deduce que se origin, a travs de la necesidad de lograr
objetivos con los recursos que se contaban y con el mayor grado de satisfaccin
posible. Pero a medida que el ser humano evolucion se desarrollaron destrezas y
habilidades que permitieron reconocer la importancia de administrar todos los
recursos disponibles. A continuacin se detallan algunos acontecimientos sobre
cmo ha venido evolucionando la administracin:20
a. poca primitiva.
En sta poca los miembros de las tribus trabajaban en actividades de caza, pesca y
recoleccin. Los jefes de familia ejercan la autoridad para tomar las decisiones de
mayor importancia. Exista la divisin primitiva del trabajo, originada por la diferente
capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes de la sociedad. Al
trabajar el hombre en grupo, surgi de manera incipiente la administracin, como la
sociedad de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere la participacin de
varias personas.
GALINDO MUNICH-GARCA MARTNEZ. Fundamentos de Administracin. Mxico, Trillas, 1990. p.
17-21.
20
59
b. Perodo agrcola.
Se caracteriz por la aparicin de la agricultura y la vida sedentaria, prevaleci la
divisin del trabajo por edad y sexo. Se acentu la organizacin social del tipo
patriarcal. La caza, la pesca y la recoleccin pasaron a tener un lugar de importancia
secundaria en la economa agrcola de subsistencia. El crecimiento demogrfico
oblig a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en
consecuencia, a mejorar la aplicacin de la administracin. Con la aparicin del
Estado, que marca el inicio de la civilizacin, surgieron la ciencia, la literatura, la
religin, la organizacin poltica, la escritura y el urbanismo. El control del trabajo
colectivo y el pago de tributos en especie, eran las bases en que se apoyaban estas
civilizaciones, lo que obviamente exiga una mayor complejidad en la administracin.
c. Antigedad grecolatina.
En sta poca apareci el esclavismo; la administracin se caracteriz por su
orientacin hacia una estricta supervisin del trabajo y el castigo corporal como una
forma disciplinaria. El esclavo careca de derechos y se le ocupaba en cualquier
labor de produccin. Existi un bajo rendimiento productivo ocasionado por el
descontento y el trato inhumano que sufrieron los esclavos debido a estas medidas
de administracin.
d. poca feudal.
Durante el feudalismo, las relaciones sociales se caracterizaron por un rgimen de
servidumbre. La administracin interior del feudo, estaba sujeta a la administracin
del seor feudal, quien ejerca control sobre la produccin del siervo. Al finalizar sta
poca, un gran nmero de siervos se convirtieron en trabajadores independientes,
organizndose as los talleres artesanales y el sistema de oficios con nuevas
estructuras de autoridad en la administracin. Los artesanos-patrones, trabajaban al
lado de los oficiales y aprendices en quienes delegaban su autoridad. El desarrollo
60
del comercio en gran escala, origin que la economa familiar se convirtiera en
economa de ciudad. Aparecieron las corporaciones o gremios, que regulaban
horarios, salarios y dems condiciones de trabajo; en dichos organismos se
encuentra el origen de los actuales sindicatos.
e. Revolucin Industrial.
Esta poca se caracteriz por la aparicin de diversos inventos y descubrimientos,
por ejemplo la mquina de vapor, los que proporcionaron el desarrollo industrial, y
consecuentemente grandes cambios en la organizacin social. Surgi la
especializacin y la produccin en serie. La administracin segua creciendo de
bases cientficas; se caracterizaba por la explotacin inhumana del trabajo (horarios
excesivos, ambiente de trabajo insalubre), influenciada por el espritu liberal de la
poca, que otorgaba al empresario gran libertad de accin.
f. Administracin en el Siglo XX.
Se caracteriza por un gran desarrollo tcnico e industrial, y consecuentemente por la
consolidacin de la administracin. A principios de siglo surge la administracin
cientfica, siendo Frederick Winslow Taylor su iniciador; de ah en adelante, multitud
de autores se dedicaban al estudio de sta disciplina. La administracin se torna
indispensable en cualquier actividad organizada: desde la realizacin de un evento
deportivo hasta el lanzamiento de un cohete espacial, siendo imprescindible para el
buen funcionamiento de cualquier organismo social.
3. Importancia de la Administracin
Las condiciones que imperan en la poca actual de crisis, as como la necesidad de
convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicacin de esta disciplina
que se ver reflejada en la productividad y eficiencia de la institucin o empresa que
la requiera. Para demostrar lo anterior se toma como pauta los siguientes hechos:
61
a.
b.
La administracin puede darse a donde exista un organismo social y de acuerdo
con su complejidad sta ser ms necesaria.
Un organismo social depende, para su xito de una buena administracin. Slo
a travs de ella, se hace buen uso de los recursos materiales, humanos y otros,
con los que ese organismo cuenta.
c. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la funcin
administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la administracin tcnica o
cientfica es esencial, sin ella no podran actuar.
d. Para las pequeas y medianas empresas la administracin tambin es
importante, pues al mejorarla, obtienen un nivel mayor de competitividad; se
coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado y otros.
e. La elevacin de la productividad, en el campo econmico-social, es siempre
fuente de preocupacin, sin embargo, con una adecuada administracin, el
panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la
sociedad.
f. Para los pases en vas de desarrollo, mejorar la calidad de la administracin es
requisito indispensable, porque se necesita coordinar todos los elementos que
intervienen en sta para poder crear las bases esenciales del desarrollo, como
lo son: la capitalizacin, la calificacin de sus trabajadores y empleados, entre
otros.
4. Caractersticas de la Administracin
La administracin posee ciertas caractersticas que la hacen diferente al resto de las
disciplinas, ciencias o artes, como las que se detallan a continuacin:
a.
b.
La administracin es universal, es decir, se puede aplicar en todo tipo de
organismo formal, social y en todos los sistemas polticos existentes.
Valor instrumental; la administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir,
se utiliza en los organismos sociales, para lograr en forma eficiente los objetivos
establecidos.
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c. Interdisciplinaria. La administracin hace uso de principios, procedimientos y
mtodos de otras ciencias, que estn relacionadas con la eficiencia en el
trabajo. Esta relacionada con las matemticas, estadstica, derecho, economa,
contabilidad, sociologa, psicologa, filosofa, antropologa y con todas las
disciplinas o ciencias en las que el ser humano participe.
d.
e.
f.
g.
Unidad temporal. Slo para casos de estudio, se divide el proceso
administrativo, ste existe simultneamente.
Carcter especfico. La administracin tiene caractersticas especficas que no
permite confundirla con otra ciencia o tcnica.
Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa.
Su unidad jerrquica. Todos cuanto tienen carcter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administracin.
5. Principios de la Administracin
Los principios son verdades fundamentales (o lo que se considera verdades en un
momento dado), que explican las relaciones entre dos o ms conjuntos de variables,
por lo general una dependiente y una independiente. Pueden ser descriptivos o
predictivos, pero no prescriptivos. La aplicacin de principios en la administracin
tiene como finalidad simplificar el trabajo administrativo. La clave de las acciones que
deban emprenderse, est sustentada por los planteados a continuacin:
a.
1.
Principios de Henry Fayol21
Divisin del trabajo. Este es un principio de especializacin, considerado
necesario para obtener un uso eficiente del factor trabajo.
21
FREDERIK W. TAYLOR; HENRY FAYOL. Principios de la Administracin Cientfica / Administracin
Industrial y General. Mxico, Trillas, 1983. p. 247.
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2. Autoridad y Responsabilidad. Considera que la autoridad y responsabilidad
estn relacionadas y seala que sta se desprende de aquella como
consecuencia.
3. Disciplina: Se define como un respeto por los acuerdos que tiene como fin
lograr obediencia, aplicacin, energa y seales exteriores de respeto, declara
que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en todos los
niveles.
4.
5.
Unidad de Mando: Cada empleado no debe recibir rdenes de ms de un
superior.
Unidad de Direccin: Cada grupo de actividades con el mismo objetivo, debe
tener un director y un plan. A diferencia del cuarto principio se refiere a la
organizacin del cuerpo directivo, ms que al personal.
6.
7.
Subordinacin del inters individual al inters general. Es funcin de la
administracin, conciliar estos intereses en los casos en que haya discrepancia.
Remuneracin. Es el precio del servicio prestado. La remuneracin y los
mtodos de retribucin deben ser justos y propiciar la mxima satisfaccin
posible para los trabajadores y para el empresario.
8. Centralizacin: Como cualquier agrupacin, las organizaciones deben ser
dirigidas y coordinadas desde un sistema nervioso central. La meta es lograr el
grado de centralizacin que permita el mejor uso de las habilidades de los
empleados.
9. Jerarqua de autoridad: Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde
los ms altos rangos hasta los ms bajos, pero se puede modificar cuando sea
necesario.
10. Orden: Tanto el equipo como el personal, deben ser bien escogidos, bien
ubicados y estar perfectamente organizados; de manera que la organizacin
opere con suavidad. Un lugar para cada persona y cada persona en cada lugar.
11. Equidad: Los administracin deben ser leales y respetuosos con el personal,
demostrar cortesa y justicia en su trato.
12. Estabilidad personal: Los cambios en las asignaciones de los empleados son
necesarios, pero si ocurren con demasiada frecuencia pueden perjudicar la
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moral y la eficiencia. La inestabilidad es a la vez causa y consecuencia de la
mala marcha de un negocio.
13. Iniciativa: Pensar un plan y llevarlo a cabo con xito puede ser profundamente
satisfactorio.
14. Espritu de Equipo: Este principio sintetizado como la unin hace la fuerza, es
una extensin del principio de unidad de mando, y subraya la importancia de
buenas comunicaciones para obtenerlo.
b. Principios de Frederick Winslow Taylor
Se le reconoce como Padre de la Administracin Cientfica. Quiz ninguna otra
persona haya ejercido mayor impacto que l en el desarrollo inicial de la
administracin. Sus experiencias como aprendiz, obrero, capataz, maestro mecnico
y despus como director de ingeniera de una compaa acerera le permitieron
conocer de primera mano los problemas y actitudes de los trabajadores y de
descubrir las grandes posibilidades para la elevacin de la calidad de la
administracin.22 En la actualidad su legado es considerado como fundamental y una
referencia obligatoria para cualquier gerente que, a pesar del tiempo, sus
apreciaciones resultan de gran actualidad. Su famoso libro, titulado The Principles of
Scientific Management, se public en 1911. Estos son los principales fundamentos
que Taylor determin como la base del enfoque cientfico de la administracin.23
1. Organizacin cientfica del trabajo: La administracin debe desarrollar un
enfoque preciso y cientfico para cada elemento en el trabajo individual, a fin de
sustituir los lineamientos generales.
2. Seleccin y entrenamiento del trabajador: La administracin debe
seleccionar, capacitar, ensear y desarrollar cientficamente a cada trabajador
para que la persona adecuada tenga el trabajo correcto.
22
23
HAROLD KOONTZ. Ob. cit., p. 15
THOMAS S. BATEMAN; SCOUT A. SNELL. The Principles of Scientific Management. Mxico,
Editorial McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V., 2001. p. 41.
65
3. Cooperacin y remuneracin por rendimiento individual: La administracin
debe cooperar con los trabajadores para garantizar que el trabajo se ajuste a los
planes y principios.
4. Responsabilidad y especializacin de los directivos en la planeacin del
trabajo: La administracin debe garantizar una divisin justa del trabajo y de la
responsabilidad entre los gerentes y los trabajadores.
6. Proceso Administrativo
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la
administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes
sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas
actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas de la
organizacin a la que pertenecen.
Etapas bsicas de Proceso Administrativo:
a. Planeacin.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los
procedimientos idneos para alcanzarlos. Son la gua para que las organizaciones
obtengan y comprometan los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos
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propuestos, se desempean actividades congruentes con los objetivos y
procedimientos elegidos.
b. Organizacin
Es el proceso para comprometer a dos o ms personas para trabajar juntas de
manera estructurada con el propsito de alcanzar una meta una serie de metas
especficas.
c. Direccin
Es el proceso donde se dirige e influyen las actividades de los miembros de un grupo
o una organizacin entera con respecto a una tarea. Dirigir implica mandar, influir y
motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
d. Control
Es la ltima fase del proceso administrativo y el gerente debe estar seguro de los
actos de los miembros de la organizacin, que de hecho la conducen hacia las metas
establecidas. Los gerentes tienen que preocuparse por el control porque con el
tiempo los efectos de las relaciones organizacionales no resultan como se planearon.