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MDULO 1: LA FUNCIN DIRECTIVA

UNIDAD 4: FUNCIONES DIRECTIVAS




























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NDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIN ................................................................................................................................................. 3
2. LAS FUNCIONES DIRECTIVAS CLSICAS ..................................................................................................... 3
3. LAS FUNCIONES DEL DIRECTIVO ACTUAL ................................................................................................... 5
4. LA TOMA DE DECISIONES ............................................................................................................................... 9
5. TIPOS DE DECISIONES ................................................................................................................................... 12
6. LOS NIVELES DIRECTIVOS ............................................................................................................................ 13
7. BIBLIOGRAFA ..................................................................................................................................................14




































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1. INTRODUCCIN

En esta unidad veremos las funciones bsicas que tradicionalmente todos los directivos
deben realizar: planificacin, organizacin, direccin y control. Profundizaremos en ellas, as
como aadiremos una nueva funcin: la de motivacin. Que est muy vinculada con el
liderazgo transformacional y con la gestin de las competencias.

En el ejercicio de estas funciones encontramos una constante: la toma de decisiones. El
directivo est inmerso permanentemente en un proceso eleccin, en elegir una opcin frente
a otras. Para ello veremos los pasos a seguir para decidir correctamente, as como los
diferentes tipos de decisiones que existen en funcin de diversos factores.

Por ltimo abordaremos los niveles directivos. La posicin jerrquica determinar la
capacidad de tomar esas decisiones, por lo que es necesario conocer los diversos estratos
que tienen esa capacidad de decidir pero que lo hacen en diferentes niveles.


2. LAS FUNCIONES DIRECTIVAS CLSICAS

La misin principal de todo directivo es la de coordinar e integrar el conjunto de factores
productivos que configuran la empresa, y muy en especial a las personas que trabajan en
ellas.

Adems de esto debe permitir la generacin de nuevos recursos, no slo tangibles sino
tambin intangibles, por ejemplo, la direccin debe preocuparse por estimular la
acumulacin de conocimientos por parte de sus trabajadores, de manera que cada vez
manejen y desarrollen ms competencias, mejorar la dotacin tecnolgica de la empresa,
consolidar su imagen pblica y su reputacin, etc. Esta tarea es tan importante que se ha
llegado a identificar a la direccin con la creacin de recursos intangibles y que est muy
ligada al estilo de liderazgo transformacional que vimos en la unidad anterior.


Esto puede sistematizarse en 4 funciones bsicas:









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PLANIFICACIN Evaluacin del futuro y aprovisionamiento de recursos en funcin de aqul.
ORGANIZACIN
Dispone y coordina los elementos necesarios para alcanzar de un modo eficaz y
eficiente los objetivos de nuestra organizacin, tanto a nivel material como
humano.
DIRECCIN
Pone en marcha la organizacin. Su objetivo es alcanzar el mximo rendimiento de
los empleados, en beneficio de los intereses generales del negocio.
CONTROL
Verifica que todas las etapas marchen de conformidad con el plan trazado, las
instrucciones dadas y los principios establecidos. Su objetivo es identificar las
debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que se repitan.


Estas cuatro funciones forman parte de un mismo proceso el directivo o administrativo, por
lo que estn en continuo proceso de interactuacin y retroalimentacin como vemos en el
siguiente esquema:
Funciones del administrador



La planificacin precede normalmente al resto de las funciones; mediante el proceso de
planificacin se fijan los objetivos y medios para alcanzarlos, informacin que es necesaria
para disear la estructura organizativa capaz de llevarlos a cabo y seleccionar y motivar al
personal adecuado. Por ltimo, el control verifica el grado de cumplimiento de los planes e
identifica a los responsables gracias a su conocimiento de la estructura organizativa.

Aqu vemos la temporizacin secuencial bsica y las acciones concretas asociadas a cada
una de las funciones directivas bsicas:





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3. LAS FUNCIONES DEL DIRECTIVO ACTUAL


Como venimos viendo desde el inicio de esta primera Unidad, el directivo debe basar sus
decisiones en el pensamiento estratgico y en el ejercicio y desarrollo de sus competencias
(liderazgo, comunicacin, capacidad de gestionar el cambio) con el fin de formular
estrategias de innovacin y crecimiento, tanto de los procesos productivos como en sus
colaboradores, especialmente en un entorno tan competitivo y cambiante como el que
vivimos en la actualidad.

Su reto principal es conseguir beneficios para su organizacin. Para ello debe ser una fuente
continua de generacin de ideas e impulsar a sus colaboradores en este mismo sentido.
Adems debe ser capaz de marcar objetivos, establecer retos y planes de accin, as como
ejecutarlos con xito como ya hemos visto en las funciones clsicas de todo directivo.

Retomando esa nocin de lder transformacional, debemos incluir una quinta funcin: la de
motivacin. Anteriormente la veamos como parte de la Direccin pero esta motivacin hoy
en da no debe limitarse nicamente a esa fase del proceso puesto que es un fn en s
misma en la actualidad, y muy especialmente en el entorno universitario.





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Por lo que, aunque pueda parecer repetitivo, cabe una redefinicin de cada una de estas
funciones que se dan con un orden cronolgico determinado (en el sentido inverso a las
agujas del reloj) para cada uno de los objetivos marcados. Sin embargo, y por experiencia lo
sabemos, el directivo nunca est inmerso en la consecucin de
un nico objetivo sino que afronta diversos y muy distintos
objetivos a la vez y cada uno de ellos se encuentran en un
estadio de desarrollo distinto. Por lo que el directivo debe ejercer
al mismo tiempo todas estas funciones.

Veremos nuevamente estas fases en forma de unos sencillos grficos que nos muestran el
desarrollo de estas funciones.















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3.1 PLANIFICACIN



3.2 ORGANIZACIN





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3.3 DIRECCIN



3.4 MOTIVACIN





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3.5 CONTROL




4. LA TOMA DE DECISIONES

Para poder ejercer todas estas funciones el directivo est obligado a tomar decisiones
constantemente. Sern decisiones en todos los niveles y en cualquier momento del proceso
directivo.

La toma de decisiones es el proceso de anlisis y eleccin entre diversas
alternativas, para determinar el camino a seguir,

Existen infinidad de clasificaciones de los pasos a seguir. En esta se destacan unos pasos
delimitados claramente y que, en conjunto, realizados correctamente, garantizan el acierto
del directivo.










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1. Definir el problema, objetivo o situacin
acerca de la cual se debe tomar la
decisin. Quin y por qu debe tomar
una decisin? a veces el directivo no debe
afrontar en soledad los problemas sino
que debe ser una decisin colegiada y,
adems, no slo debemos saber quin
forma parte de ese rgano de decisin
sino por qu ellos y no otros miembros de
la organizacin. Qu se quiere lograr? De
nada sirve decidir si no sabemos realmente lo que se pretende en ltima instancia.
Cmo se explica la situacin? esto es, las razones y los factores que han originado
esa necesidad de tomar decisiones.

2. Buscar la informacin relevante. Una buena decisin se basa siempre en
informacin: datos del mercado, indicadores internos, anlisis del contexto, feedback
de los colaboradores, consejos de expertos, manuales de buenas prcticas, etc. La
clave en este paso es buscar la informacin mnima necesaria para un buen anlisis.
De este modo ahorraremos tiempo y haremos un uso eficiente de los recursos.

3. Definir los criterios de decisin. Aun ante el mismo problema, la
forma de evaluar las alternativas suele variar, ya que distintas
personas pueden dar prioridad a criterios diferentes. Esto est
muy ligado al tipo de liderazgo que ejerza prioritariamente el
directivo que debe tomar la decisin. En este paso debemos
evitar al mximo las subjetividades personales y buscar siempre
la objetividad.

4. Identificar alternativas. Cules son los cursos de accin posibles? Nunca hay un
nico camino para alcanzar los objetivos. Por lo que debe evaluarse la situacin
desde distintos ngulos y analizar si no existen posibles soluciones ya desarrolladas
para el problema, ya que podemos aprender de la experiencia de otros. Si no es el
caso, debemos recurrir a nuestra creatividad para encontrar soluciones alternativas
que garanticen la consecucin de los objetivos marcados.

5. Analizar resultados posibles para cada alternativa. Qu
ocurre si me decido por A? A dnde conduce la
alternativa B? Con los caminos bien identificados es
posible imaginar los resultados, no slo en trminos
econmicos, sino de aspectos cualitativos como imagen,
esfuerzo o satisfaccin. El fin no justifica los medios.





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6. Seleccionar la alternativa ganadora. Es el momento de poner en la balanza todo lo
analizado, y usar los criterios como unidad de medida. La comparacin entre las
distintas alternativas suele mostrar que una resuelve mejor la exigencia de los
criterios elegidos.

7. Implementar lo decidido. Ninguna decisin est tomada realmente hasta que se pone
en marcha. Son muchos los procesos de decisin que fallan en la etapa de
ejecucin. Por lo que, en un entorno cambiante, debemos estar siempre alerta e
introducir todos los cambios que sean necesarios para alcanzar nuestros objetivos.

8. Revisar los resultados. Cada decisin implica un aprendizaje. Aun si los resultados
no fueron los esperados es posible aprender de los errores para no repetirlos. As,
esta etapa final de revisin de las decisiones tomadas es clave para mejorar.
Debemos aprender de nuestros errores y debemos conocer en profundidad nuestros
aciertos para incorporarlos a nuestro acerbo directivo.









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5. TIPOS DE DECISIONES

Las decisiones pueden clasificarse segn varios criterios:
Segn el grado de estructuracin pueden ser programadas y no programadas.
Decisin programada: Son decisiones cuyo procedimiento se encuentra establecido
y cuya ejecucin obedece a un cronograma, son repetitivas y rutinarias, son tcticas,
de corta duracin y de efecto inmediato.
Decisin no programada: Son aquellas que no estn previstas, ocurren como
resultado de la interaccin de la organizacin con el entorno, son espontaneas y
repentinas pero su efecto puede ser a corto, medio o largo plazo.

Segn el grado de urgencia pueden ser:
De rutina: Las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de
accin ya conocido.
De emergencia: Ante situaciones sin precedentes se toman decisiones en el
momento a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del
tiempo de un gerente.

Segn el nivel e importancia para la organizacin pueden ser:
Estratgicas o de planificacin: Decidir sobre metas y objetivos y convertirlos en
planes especficos. Es el tipo de decisin ms exigente y son las tareas ms
importantes de un alto directivo. El impacto en la organizacin es muy elevado y son
decisiones difcilmente reversibles por su gran trascendencia.
Operativas: Son necesarias para el funcionamiento diario de la organizacin e
incluye resolver situaciones tanto de procesos como de personas (como contratar y
despedir) en un nivel jerrquico medio/bajo. En s cada una individualmente no es
muy relevante para la organizacin, pero la suma de todas ellas se convierte en un
factor decisivo para lograr los objetivos.

Segn el nmero de personas que toman la decisin:
Individuales: Una sola personas es la que decide y es la que tradicionalmente ms
se ha usado. Es rpida pero a veces pueden tomarse decisiones que sean
difcilmente aceptadas por el grupo dado su alto nivel de arbitrariedad.
Grupales o colectivas: dos o ms personas llegan por consenso a una decisin. Es
un proceso arduo y lento pero lo decidido tendr una aceptacin mayor puesto que




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se han tenido en cuenta diferentes puntos de vista (tantos como componentes tiene
el grupo).

6. LOS NIVELES DIRECTIVOS

Los directivos son los cargos
que poseen la autoridad
necesaria para la toma de
decisiones derivada de su
posicin jerrquica en la
empresa.

La capacidad para hacerlo
correctamente depender de
las competencias que posea la
persona individualmente.


Los puestos directivos suelen dividirse en tres niveles distintos segn una estructura
piramidal.


Alta Direccin: este escalafn est formado por la presidencia y la direccin general o
gerencia de la organizacin, adems de por los directivos claves en los distintos
departamentos. Se encargan de tomar las decisiones ms importantes, generalmente de
carcter estratgico, y de supervisar el funcionamiento general de la empresa.
Normalmente, slo ejercen el mando sobre los directivos que estn en un nivel inferior: la
direccin intermedia.

En la universidad sera el Rector y los Vice-rectores, como por ejemplo, el de
alumnos, el del profesorado, el de ordenacin acadmica, etc.

La direccin intermedia: realiza una misin fundamental dentro de la empresa, como es la
de ejercer de enlace entre la alta direccin y los directivos de primera lnea. Adems, sirven
de engranaje de transmisin de las rdenes que emiten los altos directivos hacia quienes se
encargan de su cumplimiento. Realizan tareas como direccin de zona o coordinacin de
ventas, y se responsabilizan de disear tcticas y elaborar procedimientos que apoyen el
desarrollo de los planes elaborados por la alta direccin. Estos directivos tienen ms




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personas a su cargo que la alta direccin, aunque no tantas como los directivos de primera
lnea.

En la universidad seran los Decanos de las diferentes facultades, as como los
Vicedecanos de las diversas reas: asuntos econmicos, relaciones internacionales,
etc.

Los directivos de primera lnea o direccin operativa: se corresponden con el ltimo
eslabn de la cadena de mando. Son los que estn en contacto con el personal laboral de la
empresa y, por tanto, tienen muchas personas bajo su influencia directa, por lo que son los
que ms a menudo deben ejercer la autoridad. Su principal tarea consiste en asignar tareas
especficas a los trabajadores, para as cumplir con los planes elaborados en los niveles
superiores. Adems, evalan da a da la ejecucin de los planes, por lo que su labor resulta
fundamental para el control.

En la universidad seran los Directores de los diferentes Departamentos
universitarios que componen las facultades y que aglutinan reas de conocimiento y
lneas de investigacin.


7. BIBLIOGRAFA

Unidad didctica 2. El sistema de direccin y organizacin: principios y modelos
organizativos/2. El proceso de direccin de la empresa. En:
http://www.adeudima.com/?page_id=161

Ansoff, H. I. (1985): La estrategia de la empresa. Barcelona. Orbis.

Calidad - Direccin de procesos. Por Jean-Franois Pillou. En:
http://es.kioskea.net/contents/605-calidad-direccion-de-procesos
Las funciones del directivo: Funciones directivas. En:http://www.microcaos.net/negocios/las-
funciones-del-directivo-funciones-directivas/
Chiavenato, I. (2006): Introduccin a la teora general de la administracin (7 edicin).
Mxico. McGraw- Hill Interamericana.





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Cules son las funciones del directivo actual? Por Rodolfo Salas. En:
http://estrategiasdenegocios.blogspot.com.es/2013/11/cuales-son-las-funciones-del-
directivo.html

Toma de decisiones: 8 pasos. Por: Equipo Editorial de Buenos Negocios. En:
http://www.buenosnegocios.com/notas/259-toma-decisiones-8-pasos

Tipos de decisiones. En: http://psicologiayempresa.com/tipos-de-decisiones.html

Qu niveles directivos existen en la empresa?. Por Aurelio Jimnez. En:
http://www.bbvacontuempresa.es/fondo/liderazgo/que-niveles-directivos-existen-en-la-
empresa

Toma de decisiones grupales contra decisiones individuales en un negocio. Por K.A.
Francis. En: http://pyme.lavoztx.com/toma-de-decisiones-grupales-contra-desiciones-
individuales-en-un-negocio-4313.html