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6.11).

la administracin del tiempo


Como dice Haynes Marion en su libro LOS PRINCIPIOS DE LA ADMISNITRACION
DEL TIEMPO, el tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma
cantidad. Con una mejor administracin del tiempo usted puede aprender a mejorar
su efectividad y eficiencia. La administracin del tiempo es un proceso personal y
debe ir de acuerdo con su estilo y circunstancias.
LAS TRES PRUEBAS EL TIEMPO
1. La prueba de la necesidad; primero se debe examina la actividad para
asegurarse que sea necesaria. Es muy comn seguir haciendo cosas que ya
no son tiles.
2. La prueba de la actitud; una vez identificadas las tareas esenciales, el
siguiente paso determinar quin debe realizarlas.
3. La prueba de la eficiencia; el tercer anlisis estudia las tareas restantes. Una
vez satisfecho con el trabajo que le toco hacer, pregntese: hay alguna forma
de mejor hacerlo?
PRDIDAS DE TIEMPO CIRCUNSTANCIALES: VISITAS, LLAMADAS
TELEFNICAS, TIEMPOS DE ESPERA, JUNTAS CRISIS, ENTRE OTRAS.
Recomendacin para manejar mejor su tiempo:
Identifique cul es su mejor hora, algunas personas se sienten mucho mejor en las
maanas, otras en las tardes. Siempre que sea posible, trate de plantear un horario
segn su hora.
Establezca prioridades, este es un proceso que debe llevarse en dos pasos:
Elaborar una lista de las cosas que hay por hacer
Determinarlas en orden de importancia.
o Prioridad A: debe hacerse; es una actividad decisiva
o Prioridad B: debera hacerse, es una actividad de valor medio
o Prioridad C: agradable de hacer, es la categora de menor valor.





Otro autor plantea algunas pautas para mejorar la administracin del tiempo, en el
libro EFECTIBIDAD GERENCIAL POSITIVA POR MEDIO DE LA ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DEL RECURSO TIEMPO, donde define un ciclo para el pre-
anlisis y seguimiento del tiempo as:

Anlisis de la utilizacin del tiempo
Identificacin de los problemas
Auto-evaluacin: yo soy, yo puedo, no necesito
Objetivos y prioridades
Planes de redaccin
Programacin diaria y guas para la planeacin
Mejoramiento de las tcnicas de administracin
Seguimiento y anlisis
A la pregunta Qu significa tiempo para usted?, el autor del libro ADMINISTRACION
DEL TIEMPO, RossA. Weder responde afirmando que hay dos formas de ver el
tiempo, as:

1- COMO UNA CIRCUNFERENCIA:
Se ve como una repeticin de eventos. Los minutos no tienen significado y la vida se
perfila serena y sin afanes (HAY UN RETRASO O ESTANCAMIENTO)
2- COMO UNA LINEA RECTA:
La vida es ms afanada se debe responder a las exigencia del tiempo; el ayer se fue para
siempre , el dia de hoy durara solo un instante y el maana depende de lo q se haga hoy
(ESTO IMPLICA PROGRESOY CRECIMIENTO)

Webber plantea tambin algunas recomendaciones que ayudan en la labor de la
adecuada administracin del tiempo, con prcticas como

A corto plazo
Elaborar listas de actividades por hacer,
Llevar diarios y bitcoras,
Expansin del tiempo discrecional, es decir el tiempo controlado, auto impuesto o
disponible, restndole a los tiempos respuesta o tiempos sin control, fijos o impuestos, y
Plantear objetivos y distribuir el tiempo de trabajo para cumplirlos, esto implica una
planeacin, fijacin de metas especficas y la administracin personal del tiempo.

A largo plazo
Centrar los pensamientos en las condiciones futuras, aferrarse a patrones de
comportamiento del pasado es una de las mayores fuentes de despilfarro de tiempo.
Procrastination: mana de dejar las cosas para despus
No permitir que los planes y procedimientos establecidos se mantengan sin cambio
alguno por demasiado tiempo, porque se desactualizan y estorban en vez de ayudar.
Delegar algunas labores que ayuden a disminuir la sobrecarga de trabajo en
determinado momento, sin embargo se debe tener especial cuidado en delegar
adecuadamente, pues las labore; deficientemente delegadas constituyen una de las
mayores causas de prdida de tiempo.

La procrastinacin, es un trmino que hace referencia a la prdida de tiempo,
especficamente significa dejar las cosas para despus, luego los procrastinadores son
aquellas personas que pospone, postergan o retrasan las decisiones y/o las acciones.

En la lucha contra la procrastinacin, se plantean algunas causas o mejor
pensamientos o temores que con frecuencia tienen los procrastinadores, como:
Podra fracasar: los perfeccionistas con frecuencia son prociastinadores. Tales
personas desean apasionadamente hacer todo a las mil maravillas y cuando se
enfrentan a una tarea imposible quedan sometidos a grandes presiones. En otras
palabras, es muy difcil empezar una labor que no tiene criterios universalmente
aceptados de excelencia.
Mi imagen propia podra mancillarse: algunas personas jvenes muy brillantes sufren
de otro tipo de auto-engao. Se consideran tan capaces que no tienen por qu
demostrarle. Esta actitud &s una variante del Podra fracasar, slo que ms deshonesta.
Estn preparando de antemano una excusa, nunca fracasan porque nunca se
comprometen. Pueden seguir engandose a s mismos, arguyendo habran podido
realizar maravillas S hubiesen querido.
No es el mamerto adecuado: las personas que realmente no creen que pueden
controlar sus vidas buscan sucesos externos para motivarse. Estas personas pueden
llegar a dedicarse a la astrologa la numerologa. el biorritmo u otros mtodos de
pronosticacin, es su bsqueda de estmulos o desnimo.
Primero me premio y despus: el estudiante razona de la siguiente manera: "He
decidido escribir el informe este fin de semana, por lo tanto merezco ir al cine esta
noche", El gerente piensa: "Voy a acabar con la indisciplina existente aqu la semana
entrante pero esta semana me voy a dedicar a hacer lo que a m me gusta". Desde luego
que los retrasos no siempre son malos, y las auto recompensas son enteramente
indicadas, siempre y cuando sean posteriores y no anteriores aun progreso sustancial en
la ejecucin del trabajo desagradable.

Se plantean algunas tcticas para superar la procrastinacin:
Fijacin de plazos para empezar,
La creacin del impulso: un trabajo duro, aplazable y susceptible de ser sometido a la
procrastinacin pueden ser en extremo desalentador. Sin embargo. se puede crear el
impulso comenzando con trabajos sencillos y programados. Pero debe fijarse y
respetarse un plazo para el desarrollo de estas actividades y para el comienzo del
trabajo desagradable,
Las recompensas de I progreso,
Li inclusin de otros en lo recompensa: la participacin de otros de tus logros y
triunfos.
Anticipacin de los hechos: la anticipacin es el sistema por medie-del cual la
persona se proyecta imaginativamente hacia el futuro despus je haber realizado una
labor, con objeto de prepararse de antemano para sobrellevar el inevitable desengao.

6.12). El Pensamiento sistmico
t
El pensamiento sistmico permite establecer el control que existe entre las diversas
disciplinas para predecir el comportamiento de los sistemas, as pues, es un conjunto de
partes que funcionan como una se la entidad. Puede estar compuesta de muchas partes
ms pequeas o ser l mismo parte de un sistema mayor.
Seg el pensamiento sistmico, un sistema es una entidad que fundamenta su
existencia y sus funciones como un todo mediante la interaccin de sus partes. Su
comportamiento depende de cmo se relacionen lis partes ms que de las propias partes,
stos hacen parte de subsistemas mayores y estn compuestos a su vez de sistemas ms
pequeos. Cuanto ms complejo es un sistema ms impredecibles son las propiedades del
conjunto, stas como un todo, se denominan propiedades emergentes, ya que emergen
cuando el sistema est en funcionamiento.
Se define el anlisis como la separacin de un todo en sus partes, mediante el cual
obtenemos conocimiento y la sntesis como la composicin de un todo por la reunin de
sus parles, de la cual se obtiene comprensin. Cuando descomponemos un sistema y lo
analizamos pierde sus propiedades.
La complejidad de detalle implica que hay un gran nmero de partes distintas mientras
que la dinmica implica que hay un gran nmero de conexiones posibles entre las partes
ya que cada una de ellas puede tener distintos estados.
El efecto palanca es cuando efectan os grandes cambios en puntos concretos con poco
esfuerzo. La clave est en determinar cules son esos puntos, dentro de cada sistema.


La realimentacin es una reaccin del sistema que se regenera en forma de estmulo, o la
informacin devuelta que influye en un paso siguiente, sta puede ser de dos tipos, la de
refuerzo y la de compensacin, la primera se da cuando los cambios del sistema amplifican
el cambio inicial producindose ms cambios en la misma direccin, y la segunda se da
cuando los cambios registrados en todo el sistema vuelven hacia atrs y se oponen al
cambio inicial de forma que amortiguan su efecto, manteniendo estable el sistema y
supone una existencia de los cambios

La pro alimentacin se da cuando una prediccin o anticipacin del futuro influye en el
presente de tal manera que acaba dando origen a una profeca que se cumple o a una
profeca contraproducente.

6.13)Coaching

El coaching es la herramienta crtica para la creacin de un cambio de cultura. Un
cambio en la manera de pensar y de accionar dentro de una empresa. Es el arte de
trabajar con los dems para que ellos obtengan resultados fuera de lo comn y mejoren su
desempeo.
Visin es la clase de organizacin que se desea tener, es como se vislumbra
la empresa a s misma.

El coaching slo existe cuando hay un compromiso de conseguir un resultado-
extraordinario. Esto significa un resultado en el que si todo sigue como est, jams
aparecera y que adems requiere de acciones diferentes, y hasta nuevas, que nunca han
sido hechas hasta este momento.

Este trmino tiene su origen en el mbito deportivo siendo comparado con el trmino
instructor. Sin embargo, se entiende que existe una ligera distincin entre estos 2 trminos.
Ambos conceptos, la instruccin y el entrenamiento, buscan el mejoramiento del
desempeo en el corto plazo y el desarrollo y perfeccionamiento de las habilidades
personales: el primero mediante una forma de aleccionamiento y el segundo en una forma
de consejo y asesoramiento.

El concepto de coaching (entrenamiento), consiste en explotar y desbloquear el
potencial de la persona para maximizar su desempeo, es decir, el coaching consiste en
ayudar a aprender, ms que en ensear, con esto se quiere decir que no se limitar ni se
dejar de lado la opinin y el pode de razonamiento de una persona, por lo tanto se debe
estimular para que descubra por ella misma y acte bajo premisas bien definidas de
antemano, sin dar todas las respuestas, ayudar a que encuentre sus propias soluciones.
El funcionamiento del coaching se puede expresar desde los compromisos por parte de
quienes la componen, el coach y el coache.
De parte del coache: el compromiso de un resultado extraordinario, la honestidad de lo
que ocurre, y su disposicin hacia el logro.

De parte del coach: el compromiso con el resultado de su coache ms grande que e del
coache mismo.
Esto significa que el coach tiene una manera peculiar de escuchar, donde es capa': de
darse cuenta de sus propias opiniones del coache y ele las opiniones que el coache traiga
en su relato.

El Proceso de coaching

Identificar objetivos: considerar objetivos de largo y de corto plazo. Los objetivos de largo
plazo representan la solucin de un problema o el desarrollo de una habilidad, en lauto
que los objetivos de corto plazo representan lo que la persona orientada alcanzar al
trmino de la sesin de coaching.
Promover el descubrimiento: Es le puni involucra lo siguiente:
Escuchar activamente
Extraer las consecuencias
Compartir sus experiencias
Su rol como coach es orientar al miembro del equipo para que Descubra las
restricciones, demandas e implicaciones de la tarea a enfrenta'. Si usted se las impone,
dndoselas ideas usted misino, nunca aprender a hacerlo por s mismo. Es necesario
que el coache considere las diferentes opciones disponibles y aprenda a evaluarlas.
Establecer parmetros: necesita establecer que debe hacerse y para cuando.
De este modo, podr monitoreas la situacin.
Dar autoridad y poder: en esta etapa el coach debe evitar que si coaches se golpeen
contra la pared.
Necesita asegurarse y asegurar es que tienen la autoridad y el poder para hacer lo que
fue acordado.
Recapitular: al final de la sesin de coaching, asegrese de que todo est claro, pidiendo
a sus coaches que recapitulen los puntos discutidos y acordados.



6.14) Misin, Visin y Valore

Conocido el entorno o el medio en que se trabaja, se plantea la inquietud: paraqu
existe la empresa?, cul es su razn de ser?, sto es el propsito esencial, la misin,
el rea de actividades en que se mueve y en que se quiere, debe o puede estar la
empresa dentro del medio. Esta es en gran parte una formulacin filosfica y el
resultado de una serie histrica de acciones, comportamientos y valores compartidos
dentro de la organizacin logrando siempre una clara formulacin de su misin y
propsito esencial, algunas veces confundida con la responsabilidad social. Esta se
establece en trminos de utilidad social lo que implica un juicio de valor sobre la
contribucin eventual de la empresa a un conjunto de objetivos sociales o poltico -
econmicos, mientras que la misin de la organizacin no es ms que la delimitacin
del campo de accin que los dirigentes fijan a priori en la empresa.

La definicin de una misin delimita el campo de actividades posibles, con el fin de
concentrar los recursos de la organizacin en un dominio general dirigidos hacia un
objetivo permanente.

nicamente los accionistas pueden otorgar una misin a la organizacin. La misin se
convierte en un marco disciplinario en el cual el gerente opera. Por ejemplo, la
pregunta concreta hecha al presidente del conglomerado britnico "Slaier, walker
secue.s" James Slater, Cul es la misin de su organizacin? Respondiendo
acertadamente: el objetivo de nuestra sociedad es el de aumentar cada ao el valor de
la empresa y el dividendo pagado a los accionistas.

Visin

La visin en una empresa es muy importante dentro del proceso estratgico de sta.
Se basa en los proyectos de la empresa, en mirarlos desde un comienzo, en apoyarse
en stos para lograr con la misin u objetivo que se trace; por ello se dice que el
trmino visin est directamente relacionado con la misin.

Como definicin general de cisin se puede plantear que es el objetivo que una
empresa se traza y aora cumplir dentro de un lapso de tiempo, previamente
establecido, para lograr este objetivo (misin). La institucin que se lo haya trazado
debe enfocar sus esfuerzos en sus distintas reas en las cuales labora hacia una meta
establecida (visin), debe cohesionar los equipos gerenciales y lo ms importante, sus
empleados deben tener la mayor disponibilidad, entusiasmo y compromiso para poder
cumplir con su respectivo objetivo planteado a un tiempo determinado






Otras definiciones de visin:
Es lo que deseamos hacer de nuestra empresa.
La clase de organizacin que se desea tener.
Es la imagen de vida de un estado futuro y deseable
Es un principio rector
Es una realidad mental


Misin Visin
Describe porque existe la empresa Cristalizadora de que los lideres
desean que sea
Provee un contexto para todas las
decisiones
Gua el desarrollo de la estrategia
Describe una realidad duradera Describe una realidad inspiradora
til para el interior y exterior Se supone lograr dentro de un
periodo especifico
Cul es nuestro negocio? Qu queremos ser?



Valores


Se dicen Ricky W. Griffin y Roanld J. Ebert en su libro Negocios, los valores de la
alta direccin suelen fijar el tono para una organizacin.
Planteas que los valores son una de las fuerzas que modelan la cultura corporativa de
una organizacin y qu diferencia una de otra.
Uno de los valores que ms afianzado deberan tener las organizaciones de hoy, es
el sentido de justicia, tal como lo define la educadora familiar Angela Marulanda en
su artculo El tiempo, llamado El sentimiento de lo que no tiene sentido, donde
plantea que la justicia no es darle a cada cual lo que le corresponde de acuerdo a sus
mritos, sino que la verdadera justicia es que quienes gozan de mayores privilegios
tengan a su vez mayores obligaciones.
La honestidad es otro de los valores que ms importancia debera tener para las
organizaciones de hoy.



Visin es la clase de organizacin que se desea tener, es como se vislumbra
la empresa a s misma.