Sistemas de Información I Gestión Informática

INTRODUCCIÓN

Es esta primera parte se presenta el concepto de la información y el concepto de los

sistemas de información. Se examina la toma de decisiones ; puesto que uno de los
objetivos de los sistemas de información consiste en proporcionar información para
apoyar la toma de decisiones en las empresas u organizaciones. Con este antecedente, es
posible examinar los marcos de referencia o estructuras de los sistemas de información .
Estos marcos proporcionan un modelo conceptual para ayudar al diseño de los sistemas.

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LOS ADMINISTRADORES Y LA INFORMACION

EL CAMPO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Durante la dos últimas décadas, el número de sistemas de información apoyados

en computadoras, tanto de organizaciones del sector público como el privado, ha crecido
en forma exponencial. Se ha desarrollado una nueva industria de productos y servicios
de computación para proporcionar las herramientas necesarias a fin de construir sistemas
de información basados en computadoras. Considerable números de personas que
diseñan, construyen y operan estos sistemas , se consideran a si mismos como
profesionales de la computación.

Si bien muchas personas se dedican al diseño y operación de sistemas de

información, muchas más aún emplean o consumen los servicios de estos sistemas. Los
usuarios son individuos pertenecientes a una amplia gama de ocupaciones, desde obreros
fabriles hasta gerentes de compañías. El uso de sistemas de información abarca la
recepción de un informe, la entrega de datos de entrada para el sistema, y la operación de
un terminal o una actividad similar. Además de las experiencias laborales relacionadas
con sistemas de información que usan computadoras, la mayoría de las personas también
se vale de estos sistemas en otras actividades. Podemos citar, por ejemplo, a los usuarios
de tarjetas de crédito, a los viajeros que hacen reservaciones, a los derechohabientes del
seguro social, y a muchos otros que emplean estos sistemas de manera directa o
indirecta.

En la compleja sociedad actual, el conocimiento de sistemas de información es

vital para el individuo culto. Especialmente para el administrador profesional. Sea ha
estimado que entre un tercio y la mitad del producto nacional bruto de Estados Unidos se
destina a la producción y distribución de información. Esta tendencia implica un cambio
respecto a la economía tradicional, basada en la producción y distribución. Para la
mayoría de las organizaciones (en el futuro y quizá ya en la actualidad), el factor
determinante para lograr mayor competencia será el procesamiento y análisis de
información.

PANORAMA GENERAL

El propósito General es comprender los sistemas de información basados en

computadoras y emplearlos exitosamente. El objetivo es adquirir los conocimientos
suficientes para tomar decisiones inteligentes en relación con estos sistemas. La
perspectiva es la del administrador y la de usuario de los sistemas, no la del profesional
en computación .

El común denominador de estas necesidades es el mejoramiento, lo que implica

automatización y eficiencia en los procesos tanto internos como externos, lo cual se
logra con la manejo de tecnología. Observando el orden en que se presentan las
necesidades, podemos aseverar que las empresas primero buscan la mejora de los
procesos internos, yendo desde los niveles operativos hacia los niveles estratégicos, y

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posteriormente se busca la mejora de los procesos externos, que involucran tanto a

clientes como proveedores.

Si se reconoce la necesidad de un cambio en los patrones o modelos gerenciales

contemporáneos para enfrentar las nuevas realidades del entorno, conviene precisar
cuáles son sus componentes esenciales. En tal sentido, existen tres direcciones básicas en
las que necesariamente habrá que alcanzar cambios significativos. Si bien hace algunos
años atrás, los patrones de conducta o paradigmas del éxito gerencial en las
organizaciones eran la productividad, la tecnología y la administración de recursos, las
condiciones actuales del entorno globalizador provocan cambios substanciales en la
concepción actual de la gerencia. Hoy día, la competitividad, el cambio y la excelencia
se erigen en paradigmas básicos de la gerencia contemporánea.

El proceso por el cual un paradigma nuevo desplaza a uno ya establecido,

generalmente es confuso, inquietante y desordenado. Un cambio de paradigma requiere
tiempo, causa dolor y, finalmente, ofrece beneficios superiores a los ofrecidos por los
viejos paradigmas. Sin embargo, cuando hablamos de obsolescencia de un modelo
gerencial es necesario tener en cuenta que cualquier paradigma de reemplazo tendrá que
ofrecer soluciones para la mayor parte de los problemas que resuelve el modelo anterior,
así como también un cambio de enfoque.

El paradigma tradicional de la productividad se transforma en el paradigma de la

competitividad. Hasta hace muy pocos años, el incremento de la productividad y su
consecuencia inmediata, la reducción de los costos, constituía la principal arma
competitiva vía el liderazgo en costos. La esencia del modelo gerencial bajo este
enfoque era el rendimiento de los factores de producción. El énfasis de la gerencia se
hacía, por tanto, en las tareas, operaciones e insumos productivos. En la actualidad es
necesario ampliar los marcos de referencia conceptual acerca de las variables
competitivas. El proceso de tercearización de la economía, con el consiguiente impacto
en el desarrollo de sectores no tradicionales, especialmente los servicios, así como la
relevancia que van adquiriendo cada vez más las necesidades de los clientes en la
concepción de la gestión productiva han conducido a la firme convicción de que un
modelo gerencial no es competitivo si se apoya solamente en un fuerte liderazgo en
costos, sino que también las estrategias de diferenciación de productos (servicios) y de
enfoque o alta segmentación del mercado pueden triunfar y, de hecho, con mejores
resultados y mayor estabilidad en los marcos de la globalizada competencia. Un nuevo
enfoque, más amplio y abarcador, como la competitividad, vista como la capacidad de
innovación constante de la organización en su afán de garantizar su sobrevivencia en un
entorno globalizado. Bajo este enfoque el énfasis recae fundamentalmente en los
resultados cualitativos en términos de grado de satisfacción de los clientes, mediante una
adecuada contribución de todos los miembros de la organización en el logro de tal
objetivo en la que los elementos de la cultura organizacional, el liderazgo y los niveles
de motivación juegan un papel cada vez más decisivo.

El paradigma de la tecnología se transforma en el paradigma del cambio. En la

búsqueda continua de la elevación de la productividad, el modelo gerencial tradicional
percibe como cambios conducentes al éxito sólo aquellos relacionados con el
perfeccionamiento tecnológico. Al concebir la organización como un sistema
esencialmente técnico-económico, la gerencia tradicional vincula la innovación

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fundamentalmente con el componente tecnológico. Sin embargo, en las condiciones

actuales, la orientación al cambio se erige en una categoría mucho más universal, que se
relaciona con todos los subsistemas de la organización, afectando no sólo los aspectos
tecnológicos, sino también todos los modos de hacer las cosas en la organización. Los
problemas asociados al cambio en las organizaciones constituye uno de los temas más
recurrentes en la teoría y la práctica de la dirección contemporánea.

El paradigma de la administración de recursos se transforma en el paradigma de la

excelencia. Dado el enfoque esencialmente técnico- económico que durante algunos
años predominó en la concepción de la organización, la gerencia tradicional identificaba
la excelencia en el desempeño organizacional con una efectiva y eficiente
administración de los recursos especialmente tangibles a su disposición. En la búsqueda
del máximo rendimiento, el modelo de gerencia tradicional visualiza la excelencia como
la capacidad de la organización de optimizar la utilización de los recursos disponibles.
En las condiciones actuales, la excelencia se asocia al logro de un nivel de calidad tal en
la organización, que posibilite incrementar precios, utilidades y participación en los
mercados. Vista desde este prisma, la excelencia organizacional se relaciona cada vez
más con criterios cualitativos de diferenciación y visión integrada de la organización,
teniendo en cuenta todos sus componentes o subsistemas.

Los cambios de paradigmas gerenciales abordados permiten hacer algunas

consideraciones acerca de los presupuestos indispensables que deben alcanzarse en los
modelos de gestión de las organizaciones. Si el modelo tradicional presupone una
gerencia esencialmente cerrada, técnica, cuantitativa y operativa, la gerencia
contemporánea asume como requisitos indispensables el carácter esencialmente abierto,
humano, cualitativo y estratégico de sus acciones.

En las condiciones actuales, al ampliarse el marco competitivo en las

organizaciones y enfatizarse en los resultados obtenidos sobre la base de la satisfacción
más plena de las necesidades y deseos de los clientes, los cambios que persiguen las
organizaciones adquieren un carácter cada vez más cualitativo, sin menospreciar, por
supuesto, el impacto cuantitativo que en materia de elevación del rendimiento se pueda
obtener. De ahí que las variables a utilizar en el proceso de toma de decisiones
contengan un componente cualitativo mucho mayor que antes, haciéndose mayor énfasis
en los objetivos que en las tareas a desarrollar como elementos de gestión.

Por su parte, este propio enfoque centrado en el rendimiento mediante la

utilización de tecnologías como hilo conductor de su elevación hace que la gerencia
tradicional se apoye en criterios técnicos fundamentalmente. Bajo estas circunstancias, el
factor humano es considerado como un recurso productivo más, formando parte de un
proceso técnicamente estructurado.

Sin embargo, en las condiciones actuales, el concepto de competitividad --más

abierto e integrado--, visto como la capacidad de innovar de las organizaciones, hace que
el centro de la gestión se traslade hacia el hombre (en su sentido amplio y abarcador) o
capital humano como elemento básico de los procesos de innovación que se desarrollan
en todos los ámbitos de la organización. Se abre paso un enfoque que contempla al
hombre como factor clave del éxito organizacional. Esto demanda una mayor promoción
de la participación, una sistemática difusión entre los trabajadores de la información

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relevante sobre las acciones que desarrolla la organización y los problemas que enfrenta,
el perfeccionamiento de las relaciones interpersonales, así como el análisis y la
evaluación de la cultura organizacional.

La propia concepción de administración de recursos y de cambios esencialmente

tecnológicos en los que se basa la excelencia tradicional, unido a la relativa estabilidad
del entorno imperante durante cierto período de tiempo en la etapa de la posguerra,
genera una conducta introvertida o cerrada en la gerencia, con una pobre consideración
de los problemas del entorno organizacional. En estas condiciones, la organización se
centra en producir bienes o servicios bajo determinados patrones de eficiencia y calidad,
haciendo poco énfasis en las influencias --positivas o negativas-- del entorno sobre su
gestión.

En la tabla 1.1 se muestra las áreas claves de administración orientadas hacia las
actividades del procesamiento de información en una organización. Han de considerarse
tres grupos principales dentro de estas actividades : administradores, usuarios y personal
del departamento de servicios de información. Es difícil distinguir entre administradores
y usuarios, pues ambos grupos se entremezclan. Con objetos de distinguir unos de otros,
los administradores son los ejecutivos que toman las decisiones claves y asignan los
recursos. Los usuarios por otro lado tienen contacto diarios con los sistemas de
información y trabajan en el ingreso o la salida de datos y/o el diseño de sistemas. Los
administradores también pueden ser usuarios del sistema. Sin embargo será de gran
ayuda en las presentaciones distinguir a los administradores, cuando toman las
decisiones con respecto a las actividades de procesamiento de la información, y cuando
actúan como usuarios. Los usuarios trabajan con sistemas, pero , en general, tienen
atribuciones limitadas con relación a las decisiones en el procesamiento de la
información.

El tercer grupo importante es el personal del departamento de servicios de

información. Este grupo tiene la responsabilidad del diseño y operación de los sistemas
de información ; se integra por profesionales de la computación que poseen gran numero
de habilidades técnicas. Consideramos a estas personas como uno de los recursos
disponibles para el desarrollo y operación de sistemas de información.

Área Gerencia Usuarios Departamento de

Administrativa Servicios de
Información
Política Establecimiento, Influencia, ejecución Participación,
Control Ejecución
Planeación Formulación, Recomendación, Formulación de
Influencia influencia, ejecución. opciones, evaluación y
consulta de tecnología.
Estructura Especificación, Determinación de Determinación de
Orgánica(modelo selección, suministro opciones, desarrollo de Opciones. Criterios de
de procesamiento) de recursos criterio, evaluación, influencia, evaluación,
recomendación, implantación.
implantación.

Aplicaciones Selección de áreas, de Recomendación de áreas, Ares de influencia,

objetivos, establecimiento de criterios, evaluación.
participación en el criterios, delineación y
desarrollo. evaluación de opciones

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Análisis y Diseño Establecimiento de Elección de opciones, Evaluación de

de sistemas objetivos, suministros control e influencia en el opciones servicios de
de recursos, diseño, implantación expertos consultores
participación en el suministros de
diseño. dirección de
tecnológica, trabajo en
el esfuerzo conjunto de
diseño implantación.
Operaciones Suministros de Criterios de operación, Influencia en criterios,
recursos, evaluación evaluación redacción de informes
Selección de Elección Criterios, evaluación Influencia en criterios,
Equipos y recomendación evaluación,
Servicios recomendaciones,
ejecución de
decisiones.
Costos Política, Control Elección de Políticas, Recomendación,
control implantación,
ejecución.
Control Evaluación, control Informes, control Redacción de Informes
Tabla 1-1 Áreas y actividades de la administración del procesamiento de Información.

La tabla 1-1 resume como se relacionan los tres grupos en las áreas
administrativas clave para el procesamiento de información. Una de las actividades de la
gerencia es establecer y supervisar las Políticas de los sistemas de información. Los
usuarios tratan de influir en la elaboración de estas políticas y deben ejecutarlas , una vez
establecidas. El personal del departamento de servicios de información desea participar
en el desarrollo de las políticas y su ejecución. A los tres grupos concierne la planeación
de sistemas de información.

La gerencia debe encauzar el esfuerzo de planeación, formular planes e influir en

otras personal de la organización. Los usuarios hacen las recomendaciones para influir
en el proceso de planeación y ejecución del plan. El personal de servicios de
información debe ayudar a formular varia opciones y evaluarlas, particularmente en lo
que se refiere a cuestiones de tecnológicas. Existen actividades dentro del proceso de
planeación. La primera de ellas es determinar la estructura orgánica para el
procesamiento de información. La gerencia especifica la estructura deseada, selecciona
opciones y proporciona recursos para producir el ambiente adecuado para el
procesamiento de la información. Los usuarios ayudan a delinear opciones y a
desarrollar los criterios para evaluarlas, hacen recomendaciones y ayudan a establecer la
estructura orgánica adoptada. El personal de servicios de información ayuda a
desarrollar opciones y criterios de decisión y las evalúa. Este departamento también
instrumenta la estructura de procesamiento que se haya seleccionado.

La selección de áreas de aplicación y opciones específicas para las aplicaciones

es tarea importante . La gerencia, a través del proceso de planeación, selecciona áreas de
aplicación y fija objetivos para cada aplicación, e idealmente participa en las actividades
de diseño. Los usuarios recomiendan áreas de aplicación, establecen criterios para
seleccionar opciones y señalan varios para una aplicación particular. El personal de
servicios de información sirve como recurso para ayudar a establecer criterios y evaluar
opciones.

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Durante el análisis y diseño de sistemas, la gerencia debe establecer los objetivos

generales, proporcionar los recursos y participar en las principales decisiones de diseño.
Los usuarios escogen la opción de procesamiento y deben desempeñar un papel
importante en el control del diseño y la implantación de una nueva aplicación. El
departamento de servicios de información ,sirve entre otras cosas, como consultor
experto para evaluar opciones, dirigir el proyecto, sugerir cambios y proponer cómo
evaluarlos durante el diseño.

La función de operación es proporcionar servicios a los usuarios de sistemas de

información que ya hayan sido desarrolladas. Una vez que las aplicaciones han sido
instaladas, adquieren carácter funcional y los sistemas se operan rutinariamente . La
colaboración entre administradores, usuarios y el departamento de servicios de
información a menudo se determina por el tipo de servicio proporcionado. La dirección
debe proporcionar los recursos adecuados para operar en forma satisfactoria, y evaluar el
éxito del departamento de servicios de información.
También los usuarios desearán ayudar a establecer criterio y ejecución y evaluar la
calidad del servicio. Finalmente el departamento de servicios de información debe
controlar los niveles de servicio e informar a los usuarios y administradores.
En el desarrollo de un plan para sistemas de información a menudo surge la
necesidad de seleccionar equipo o servicios . La gerencia debe aprobar la adquisición y
ayudar a realizar la elección.

Los usuarios establecen criterios y evalúan opciones antes de hacer

recomendaciones a la gerencia. El personal de los de servicios de información desean
influir en los criterios de evaluación y también participa en la evaluación. Naturalmente
el personal también es responsable de trabajar de acuerdo a los resultados de la decisión.
Decisión crítica es para la gerencia determinar, en su caso, el cargo por concepto de
servicios de procesamiento de información.

Una vez establecido el plan de actividades, relacionadas con el procesamiento de

información de la organización, es necesario cuidar que estas actividades estén bajo
control. La dirección debe evaluar y controlar actividades del procesamiento de
información de la información. También concierne a los usuarios este proceso. El
departamento de servicios de información debe comunicar a los usuarios y
administradores los avances logrados en la ejecución del plan, y notificar el nivel de los
servicios que el departamento proporciona a los usuarios.

EVOLUCION HISTORICA DE LAS COMPUTADORAS

A fines del siglo XIX, Herman Hollerinth inventó las tarjetas perforadoras para
procesar los datos del censo de 1890. Gradualmente el uso de equipos de tabulación
mecánica para procesamiento de datos se difundió a gran número de diferentes
organizaciones. Las operaciones de tabulación incluye clasificación, enumeración,
resumen y ejecución de operaciones matemáticas limitadas a datos perforados en
tarjetas. Estas operaciones se llevaron a cabo en máquinas electrónicas de contabilidad
(MEC) hasta el fin de la Segunda Guerra Mundial. El equipo MEC se limita a la
ejecución de una serie de instrucciones fijas alambradas en tableros de control. Los
alambres se conectan a través de los agujeros de los tableros y, mediante el cambio de
conexiones, Se crean nuevas secuencias de instrucciones.

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En los años cuarenta , Howard Aiken desarrolló, en Harvard, una computadora

electrónica. En 1945, John Mauchly y J.P.E Ekert, en la Moore School of Electrical
Engineering de la Universidad de Pensilvania, construyeromn la primera computadora
totalmente electrónica, llamada ENAC. El uso exclusivo de componentes electrónicos
hizo que ENIAC fuera mucho más rapida que las anteriores equipos MEC. La
computadora electrónica también se caracteriza por un programa almacenado que puede
ser modificado en forma dinámica de acuerdo con los datos procesados. (Jhon von
Neuman, matemático de Princeton, desarrolló muchos de los conceptos utilizados en el
perfeccionamiento de computadoras electrónicas).

En 1945 se instaló la primera computadora de aplicación comercial. Sólo dos

décadas después, había cientos de miles de diferentes computadoras en Estados Unidos y
otras partes del mundo. Las computadoras y sus respectivos programas han
evolucionado a través de varias generaciones desde los primeros días de la industria de
la computación.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

¿Qué es un sistema de información?

De las muchas definiciones existentes, se adoptará una para objeto de estudio: un

sistema de información es un conjunto de procedimientos ordenados que, al ser
ejecutados, proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control en
la organización. La información se define como una entidad tangible o intangible que
permite reducir la incertidumbre acerca de algún estado o suceso.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de

información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de
Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información

toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma
directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que
provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o

capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso

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anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información

denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o
discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para

efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un
balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para

sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas
de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los
graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema
de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En
este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de
Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los
clientes.

Las funciones básicas de un sistema de información se muestran esquematizadas

en la figura 1.1. Una de las partes más importantes de esta figura es el usuario, que
interpreta la información.. Se hace notar que la información no consiste en datos
simples, sino procesados de alguna forma; por ejemplo, ordenados y resumidos, para
proporcionar un resumen, por el usuario o el personal encargado de la toma de
decisiones.

Figura 1-1 Representación esquemática de un sistema de Información

Usuario Decisión

Información

Salida

Procesamiento

Datos

Recolección
de Datos

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Desde que el hombre habita la tierra han existido los sistemas de información.
Los primeros sistemas eran, naturalmente, demasiado rudimentarios, y sujetos a
distorsión y demorar excesivas. Individuos, organizaciones y naciones siempre han
ordenado y procesado “inteligencia”. Los primeros sistemas de información eran
sumamente sencillos. Su función era el intercambio de noticias, historias y anécdotas de
la comunidad.. A medida que las economías progresaban más allá del nivel de
subsistencia, la información sobre el cambio de valor de bienes y servicios para el
trueque el comercio adquirió mayor importancia,.

Las organizaciones formales, desde su inicio, han requerido sistemas de

información para operar con éxito. Datos de producción, administración, finanzas,
consumos externos y mercados son vitales para la operación de los más modernos
negocios. Como los organismos gubernamentales proporcionan día a día más servicios.
De hecho, la abrumadora tarea de tabular el censo de 1890 estimuló la invención de
equipo para el procesamiento de datos, representados por diferentes modelos de orificios
perforados en tarjetas.

Sin embargo, la explosión de información y la necesidad de procesar grandes

cantidades de datos para extraer pequeñas cantidades de información ha contribuido a
incrementar la importancia de los sistemas informativos basados en computadoras.
Naturalmente, dichos sistemas existen gracias a la alta velocidad de procesamiento de
las computadoras.

El estudio de sistemas de información basados en computadoras es también

necesario, en virtud de que los aspectos técnicos de las computadoras han añadido un
nuevo conjunto de problemas al desarrollo de los sistemas de información. La tabla 1-2
presenta algunas diferencias entre sistemas de información manuales y los basados en
computadoras.

Las computadoras son máquinas de diseño arbitrario; para la mayoría de los

usuarios, difíciles de comprender. Esto significa que el diseño y la implantación delos
sistemas caracterizados por el procesamiento mediante computadoras son mas difíciles
que el diseño de un sistema manual. Un sistema automatizado ha de ser claramente
definido antes de la conversión , de tal forma que puedan desarrollarse los programas de
computación necesarios para procesar los datos. En contraste, puede suceder que los
sistemas manuales nunca estén completamente documentados; los individuos
simplemente cambia sus actuales procedimientos de procesamiento de la información.
Asimismo, suele ser sencillo alterar estos procedimientos manuales en poco tiempo; algo
muy difícil de lograr con los sistemas computarizados.

Administrar el proceso de desarrollo de sistemas de información manuales

generalmente es una tarea sencilla. Puede ser innecesario diseñar otras formas de papel
para registro o efectuar nuevos cálculos, pero existe poca incertidumbre en la
administración de proyecto. Por el contrario, el desarrollo de sistemas de información
basados en computadoras trae consigo considerable incertidumbre. Se ha registrad una
notable serie de fracasos en el logro de los objetivos y especificaciones de los sistemas
en el plazo previsto y con el presupuesto originalmente asignado.

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Tabla 1-2 Comparación del sistema de información manual con el sistema basado en computadora

Comprensión de la tecnología
Manual Computadora
Difícil: tecnología arbitraria y de
Fácil: requiere el procesamiento difícil comprensión desde el punto
humano ordinario o una de vista del usuario
operación sencilla de tabulación

Muy informal y susceptible de

Establecimiento de ser cambiada Proceso formal que requiere gran
normas precisión y detalle; debe
especificarse por anticipado

Es tarea sencilla establecer los Resulta difícil concluido a tiempo

procedimientos y sin salirse del presupuesto
Administración del
proyecto Generalmente un proceso fácil, Puede ser una tarea laboriosa que
que comprende pocos requiere cambios y capacitación
procedimientos nuevos. importantes
Conversión e
instalación Mínima, tas más de las veces Puede ser importante, implico
cambios de desempeño y
organizacionales

Repercusión en la empresa Generalmente fácil de cambiar A menudo muy difícil de cambiar,

con rapidez los cambios pueden ser costosos y
requerir larqo tiempo.

Flexibilidad

La elaboración de un sistema de información manual generalmente forma parte

del propio diseño en cuestión: esto es, los individuos simplemente parte del propio
diseño en cuestión", esto es. los individuos simplemente modifica no incrementa sus
presentes tareas. Sin embargo, los sistemas de compitió requieren mayor entrenamiento,
y ti menudo obligan a cambios sustanciales por parle de los usuarios influencia en la
organización tienen los sistemas de información manual, es general mínima; los
trabajadores pueden realizar cambios en los procedimientos fácilmente comprensibles.
Los sistemas de información basados en computadoras pueden requerir cambios de
importancia en el comportamiento de lo usuarios.

Casi todos los sistemas computarizados conducen al uso de nuevas técnicas de

entrada: por ejemplo, el uso de nuevas formas o terminales y nuevas salidas. en forma de
informes impresos en papel o de despliegues en pantalla. Algunos sistemas de computo
son suficientemente importantes incluso, para generar cambios en la estructura de una
organización. Por ejemplo, el desarrollo de un sistema de cómputo en una firma de
manufacturas estimuló a la gerencia a crear un departamento de control de producción.
El proceso de desarrollo del sistema demostró la necesidad de un departamento
encargado del control y programación de la producción; además, el nuevo sistema
proporcionó información que pudo utilizarse para esas actividades.

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Tienen bastante flexibilidad los sistemas de información manuales, y que es fácil

cambiar los sencillos procedimientos manuales. Para hacer un cambio en sistemas de
información basados en computadoras se requieren muchos meses y grandes
erogaciones. Así pues, estos sistemas tienden a ser mucho menos flexibles que los
manuales.

Por lo anterior, es necesario considerar los requisitos especiales y los problemas

que entre los sistemas de información basados en computadoras. Puesto que
generalmente cuesta mucho desarrollar estos sistemas, sus fallas pueden resultar muy
costosas para la organización. Además de los costos directos, ci fracaso de un sistema
tendrá una repercusión adversa en los recursos humanos de la organización. Las fallas en
los sistemas de información han causado disensiones en las organizaciones y provocado
conflictos entre individuos y entre departamentos. Si un sistema falla o no es bien
acogido por los usuarios, será muy difícil desarrollar nuevos sistemas en el futuro. Como
resultado, la organización pierde los posibles beneficio, de un sistema de información
bien operado y diseñados.

LA ORGANIZACIÓN COMO ENTIDAD PROCESADORA DE INFORMACIÓN

• Los gerentes de producto de Connoissur Foods, requieren informes de las ventas

regionales de sus productos. Si el producto no se vende bien el gerente puede tomar
las medidas correspondientes en forma inmediata.

• El departamento de compras de un supermercado necesita saber cuántas unidades se

venden de una nueva marca de algún producto para poder ordenar suministros antes
del fin de las existencias. Si el producto no se ha vendido bien. es probable que sea
eliminado de los anaqueles, pues el espacios sobremanera importante.

• Los administradores de una aerolínea necesitan conocer los promedios de carga de

los diferentes vuelos para planear horarios y campanas de promoción, Esta
información es subproducto de un sistema de reservación de la aerolínea basado en
computadoras.

En estos ejemplos se observa una característica casi todas las que comparten casi
todas las organizaciones: la necesidad de obtener y a natural información y emprender
alguna acción basada en su interpretación. Ya sea que una organización elabore un
producto o venda un servicio, necesario procesar información. Para la mayoría de los
negocios es necesario tener información sobre mercados, venta; y costos. Las de
manufacturas además de la información anterior, requieren información sobre el proceso
de la educción. Por ejemplo, para el control de producción, una compañía necesita
información de sus inventarios, del estado de las ordene, de producción y datos sobre el
proceso de manufactura. Las agencias gubernamentales precisan mucho del
procesamiento de información: ¿quienes son los beneficiados de los servicios de la
dependencia? ; ¿Cuál es el costo de estos servicios?

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La figura 1-2 presenta el panorama de una organización como una entidad de procesamiento de
información.

Gobierno y
Miembros de
Público Accionistas dependencias
la organización normativas

Divulgación Interpretación Acción

Salida

Procesamiento

Recopilación de datos

Productos y Servicios Operaciones Operaciones

Clientes Competidores
de la organización internas internas

La organización recopila datos de varias fuentes, incluyendo sus clientes y a sus

propias operaciones internas. La mayoría de las organizaciones intentan también reunir
datos acerca de sus competidores y otros fenómenos externos a la organización, tales
como el estado de la economía. De hecho, existe gran número de compañías que
coleccionan y venden datos; por ejemplo, pronósticos económicos. También se usan
muchas estadísticas oficiales en las empresas y se clasifican como datos externos. Por
ejemplo , el Departamento de Agricultura de Estados Unidos publica pronósticos
detallados sobre cosechas , de vital importancia para la industria alimentaría .

La organización debe procesar todos los datos , y frecuentemente utiliza algún

tipo de sistema de información computarizada . La salida del procesamiento puede
tomar varias formas, como informes tabulares o presentaciones graficas; de este modo se
interpretan las salidas y se toman medidas basándose en esta información. Por ejemplo,
una compañía puede lanzar un nuevo producto o entrar a un nuevo mercado basándose
en la información derivada de una investigación de mercado. Una vez tomada la
decisión de entrar a un nuevo mercado , se seguirá muy de cerca el desempeño del
producto . La compañía podrá realizar una investigación sobre la mejor forma de
promover el artículo mediante anuncios o mediante muestras gratis. Los datos
recopilados del experimento se analizan y el gerente de producto obtiene información de
ellos para auxiliarse en la elaboración del plan de comercialización.

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Mucha información interpretada se difunde dentro de la organización , para que

sus miembros la usen .Los pedidos que procesa una compañía manufacturera por medio
de una computadora proporcionan información importante para varios departamentos de
la compañía .Por ejemplo , el archivo de pedidos pendientes es de interés para el
personal de ventas , pues muestra que artículos se han vendido bien. Al departamento de
planeación de producción le interesa saber que artículos serán embarcados y en que
fechas, para planear la producción. El departamento de servicio a clientes quisiera poder
conocer el estado de pedidos específicos para cuando los clientes o los representantes
de ventas los llamen por teléfono.

Muchas organizaciones deben preparar información para el público: por

ejemplo. Para los accionistas. Las sociedades anónimas inscritas en la bolsa de valores y
las dependencias gubernamentales tienen necesidad de presentar informes a la comisión
de bolsa y valores y a la legislatura, respectivamente .Muchas organizaciones privada
proporcionan información a agencias gubernamentales y organismos de regulación. Las
compañías fabricantes de automóviles deben proporcionar grandes cantidades de
información relativas a pruebas de seguridad y contaminación del vehículo. Las
compañías farmacéuticas requieren información exhaustiva de las pruebas y reglamentos
gubernamentales sobre medicamentos. La mayor parte de las compañías y de los
individuos proporciona gran volumen de datos sobre sus ingresos a las autoridades
fiscales.

Si bien el procesamiento de datos no es el objetivo principal de muchas

empresas. Si es componente vital de sus operaciones. Las personas que son o serán
miembros de organizaciones deben entender el papel de la información: ¿cómo se
produce y analiza, y cómo se procesa para contribuir al logro de los objetivos de la
organización? En cualquier organización moderna, el procesamiento de información
contribuye de manera importante al éxito de la empresa, y sus administradores deben
comprender las herramientas, conceptos y técnica del procesamiento de la
información .Este libro se ha escrito para el administrador que desea convertirse en
usuario o “consumidor” inteligente de los sistemas de información apoyados en
computadoras.

NATURALEZA INTERDISCIPLINA DEL CAMPO

Realmente no es posible presentar una teoría de sistemas de información. Como

en muchos campos, no existe una teoría central en la cual podamos confiar . Esta
carencia de una teoría unificada no debe ser motivo de alarma ; tampoco existe una de
comercialización ni una teoría de contabilidad . La contabilidad es un campo que han
creado los humanos y su teoría es arbitraria si se la compara con los postulantes
científicos de un campo como la física.

En general , el campo de los sistemas de información se relaciona con el uso

efectivo de la tecnología de una organización . La figura 1-3 muestra una perspectiva de
los sistemas de información en un ordenamiento continuo que va de la ciencia de la
computación en un extremo a la psicología en el otro. La ciencia de la computación
contribuye con los fundamentos matemáticos de los sistemas de cómputo. Estos

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resultados ayudan a los ingenieros en electrónica a desarrollar mecanismos y

programas de computación. La investigación de operaciones proporciona gran número
de técnicas para mejorar la toma de decisiones y desarrollar soluciones a problemas
complejos. Las áreas funcionales de la administración, como contabilidad, finanzas,
producción y comercialización, proporcionan el contexto y el medio especifico para los
sistemas de información.

Los estudios sobre organización ayudan a entender como los sistemas de

información afectan a la empresa: ¿como se puede diseñar sistemas para asegurar el
éxito en la implantación? El campo de la psicología ayuda a la comprensión de los
procesos de decisión de los individuos, y la naturaleza de la información necesaria para
la toma de decisiones. La psicología individual es también importante en la planeación
de la adecuada implantación de un nuevo sistema.

Quienes estudian el campo de los sistemas de información deben extraer los

componentes relevantes de cada uno de los diferentes campos y combinarlos formando
un conjunto significativo de conceptos relacionados con el procesamiento de la
información en las organizaciones. La naturaleza interdisciplinaria del campo contribuye
a su riqueza, pero incrementa la complejidad de los sistemas de información.

Surge la oportunidad de efectuar cambios radicales en las empresas donde se

están implementando proyectos de TI. Muchas empresas han seleccionado el cambio de
aplicaciones como solución a sus problemas. Surge la oportunidad de efectuar cambios
radicales en las empresas donde se está implementando este tipo de proyectos. La
definición de "cambio radical" la tomamos de la época de la Reingeniería donde la
disculpa era el aumento de competitividad para lo cual se requerían cambios drásticos

Bajo la bandera de la Reingeniería se iniciaron muchos proyectos que fracasaron

por falta de una tecnología subyacente que permitiera implementar los nuevos procesos.
Ahora se cambian los papeles: la tecnología se tiene que implementar para resolver otro
problema técnico. No hay que convencer a la alta gerencia de que la "forma tradicional
de hacer las cosas" ya no es apropiada para el nuevo esquema mundial de comercio. El
problema técnico simplemente exige el cambio de aplicaciones, por lo menos en la
mayoría de las empresas que tienen problemas para afrontar el cambio de milenio.

Las nuevas aplicaciones trae consigo toda una "filosofía" de trabajo que deberá
ser absorbida por la empresa para poder explotar al máximo las bondades de las
aplicaciones. Se debe aprovechar también para debatir procesos y actividades que en la
actualidad se llevan a cabo y que no están incluidas en las nuevas aplicaciones. Esta es
una buena indicación de que son procesos que no necesariamente agregan valor a
nuestra empresa, permitiendo su eliminación.

De lo anterior se infiere la necesidad de crear organizaciones flexibles, capaces

de adaptarse permanentemente a los cambios, a partir del desarrollo de capacidades de
respuesta a las condiciones del entorno. Esta flexibilidad tiene que ver con la aplicación
de modelos organizacionales no tradicionales, que dispongan de dispositivos capaces de
interpretar la realidad y que favorezcan la integración, desde distintas ópticas, de
sistemas altamente complejos.

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Extensión

Psicología Estudios de Áreas Funcionales Sistemas de Investigación de Ingeniería eléctrica Ciencia de la

organización información operaciones computación

Contribución

Toma de Recuperación de la Contabilidad combinación y Técnicas de resolución Diseño de Teoría de

decisiones información en la mercados finanzas síntesis de campos , de problemas maquinaria Hardware
empresa producción uso efectivo de
tecnología de la
información en la
organización

Uso de la Teoría hardware Teoría de

información Diseño de Software Software
Recuperación de técnicas de Estructuras de
los sistemas administración archivos
Diseño de archivos
Figura 1-3 Naturaleza del campo de los sistemas de información

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