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Zapopan, Jalisco

Manual de Access 2007

Microsoft Access 2007: es un Manejador de bases de datos

Bases de datos: Es una coleccin de informacin

Ejemplos:
1. Seccion Amarilla
2. Clientes de un Hospital
3. En una Veterinaria
4. Alumnos de una escuela
5. Clientes para un Acuario
6. Proveedores de una ferretera
7. Productos de limpieza
8. Amigos


Trminos importantes de bases de datos:

Registros: Es toda la informacin relacionada con una persona o cosa

Campo: es una parte del registro que describe una cualidad o caracteristica.

Ejemplo:
Registro 1 Registro 2 Registro 3
C
a
m
p
o
s

Nombre Carlos Claudia Luis
Edad 7 9 4
Escolaridad Primaria Primaria Kinder
Sexo Masculino Femenino Masculino
Espaol 10 8 9
Ingles 8 10 10

En una base de datos principalmente se manejan los siguientes objetos:

Tablas: Aqu es un donde definimos los campos y el tipo de datos que utilizaremos, tambin aqu es en donde
se almacenar la informacin de los registros.
Consultas: Aqu podremos especificar que informacin deseamos que nos muestre de toda la tabla. Tambien
utilizamos las consultas para crear campos calculados, es decir, que arrojen un resultado y lo
almacene.
Formularios: Sirven para capturar la informacin de la tabla de manera presentable, es decir, crear una
pantalla de captura.
Informes: Sirven para mostrar la informacin de una tabla o consulta a manera de reporte, pudiendo agrupar,
ordenar y sacar alguna suma o promedio de una dato.
Macros: Sirven para crear varias instrucciones en una sola. Por ejemplo, que abra un informe y que lo
imprima 3 veces en calidad de borrador, despus que cierre el informe, etc.



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Tipos de campos:

Tipo de datos Funcin Ejemplo
Autonumrico Asigna un numero consecutivo al cada
registro capturado
No de Cliente, Matricula, No de
producto
Texto Para textos o combinacin de textos o
nmeros con longitud hasta 255 caracteres
Nombre, Direccion, Apellido
Numero Para nmeros, lo podemos utilizar si
queremos realizar una comparacin o una
operacin
Edad, Cantidad, Peso
Fecha/Hora Para capturar Fechas u Horas Fecha de alta, Hora de llegada
Moneda Si lo que vamos a captura son pesos Sueldo, Precio
Si/No Solo permite un valor, Falso o verdadero Fuma?, Tiene computadora?
Asistente para
bsquedas
Permite escribir una lista para escoger un
valor para el campo
Sexo (Masculino, Femenino)
Carrera (Operador, diseo, Ingles)
Hipervnculo Para correo electrnico o pagina web. Al
hacer clic en este campo te lleva la pagina o al
editor de correos electrnicos
Pagina Web
Objeto OLE Para insertar fotografas o archivos Foto
Memo Para textos o combinacin de textos o
nmeros con longitud hasta 65535 caracteres
Observaciones, Historial medico
Datos Adjuntos Para almacenar un archivo referente al
registro
Curriculum, Cotizacion

En Access por proteccin es necesario guardar el archivo antes de empezar a trabajar con el.

Pasos para crear una base de datos sencilla (crear tabla y formulario en vista diseo)
1.- Ir al botn de office y seleccionar nuevo

2.- Dar clic en la carpeta, para seleccionar en donde se desea guardar el archivo, ponerle
nombre al archivo y aceptar.
3.- Dar clic en crear.

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4. Dar clic en el comando Ver y seleccionar Vista de Diseo.

5.- Ponerle nombre a la tabla. Normalmente el nombre de la tabla va en relacin al tipo de
informacin que almacenaremos, por ejemplo, productos, si voy a capturar productos o
clientes si voy a capturar la informacin de nuestros clientes.

6.- Capturar los campos y el tipo de datos. Aqu es en donde debemos definir los campos
que vamos a necesitar en nuestra base de datos, ser la informacin que nos interesa
almacenar, como nombre, edad, telfono, etc. Recuerda que si defines un campo como
asistente para bsqueda, despus de realizar los pasos del asistente, aparecer como
Texto.


7.- Cerrar la tabla y aceptar guardar los cambios.
8.- Crear un formulario utilizando el asistente. El formulario servir solo para capturar la
los registros (informacin) de personas o cosas. Esta informacin realmente se almacenar
en la tabla creada.
Ficha CrearGrupo FormulariosMas FormulariosAsistente para formularios.


8.- Seguir los pasos del asistente
a) Agregar los campos que llevara el formulario, normalmente son todos
b) Seleccionar distribucin para el formulario, normalmente es columnas o
justificado.
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c) Seleccionar un estilo
d) Ponerle un nombre al formulario, normalmente se recomienda poner un nombre
que describa lo que har, por ejemplo, captura de clientes




9) Capturar los registros. Para avanzar por cada campo se presiona la tecla tabulador

Para avanzar al siguiente registro se presiona la tecla AvPag y para regresar RePag.










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Practicas sencillas: Realizar los diferentes ejercicios, tomando en cuanta que son archivos
diferentes y que debes de seguir al pie de la letra los pasos descritos anteriormente, solo
cambiaran los campos.
1.- Base de datos para amigos.
Campo Tipo de datos
Nombre Texto
Apellido Texto
Edad Numero
Fecha de Nacimiento Fecha/Hora
Telfono Texto
Celular Texto
Calle Texto
Colonia Texto
Ciudad Texto

2.- Base de datos para una escuela de computacin
Campo Tipo de datos
Matricula Autonumrico
Nombre Texto
Edad Numero
Fecha de Nacimiento Fecha/Hora
Monto de pago Moneda
Tiene computadora Si/No
Carrera Asistente para bsquedas: Operador, diseo, Ingles
Correo electronico Hipervnculo
Fotografia Objeto OLE
Observaciones Memo


Consultas
Una de las funciones importantes de Access es poder hacer consultas de toda la
informacin que hemos capturado, para que muestre solo la informacin que nos interesa.
Pasos:
1.- Ir a la ficha Crear y en la ficha Otros, seleccionar Diseo de consultas.

2.- Aparecer una ventana, en la cual tendremos que seleccionar la tabla que utilizaremos
para nuestra consulta. Aqu tenemos que dar clic en agregar y despus en cerrar.

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3.- Dar doble clic en la barra de ttulos de la ventana, para seleccionar los campos
4.- Arrastrar los campos hacia el rea de la consulta
5.- Escribir los criterios para la consulta en cada campo, por ejemplo, escribir en criterios
masculino, en el campo sexo, para que muestre solo los hombres.
6.- Cerrar y guardar la consulta, ponerle un nombre indicativo de lo que le pedimos, por
ejemplo, hombres.



7.- Dar doble clic en la consulta creada para verificar que funcionen las consultas creadas.

Podemos pedir que la informacin de la consulta la muestre ordenada por algn campo,
para esto debemos de escribir ascendente o descendente en la opcin Orden.






Campos Calculados
Sirven para hacer formulas un campos de una tabla, para que automticamente calcule los
resultados. Por ejemplo, me gustara que calculara automticamente el IVA y el total de una
factura, o que calcule la edad de una persona partiendo de su fecha de nacimiento.
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Pasos:
1.- Hacer una consulta sencilla, solo que no se escribirn los criterios.
2.- En el nombre del campo que deseamos como calculado, se tendr que escribir la
formula seguido de :, por ejemplo, IVA:Precio*0.15, Total:Precio+IVA.

Nota: Se recomienda que los nombres de los campos, no tengan
espacio, ya que si esto ocurre, tendremos que poner corchetes en los campos. Por ejemplo,
[precio unitario]. Aqu existe un espacio entre precio y unitario. Si el campo fuera
preciounitario, no es necesario poner el corchete.
3.- Cerrar y guardar la consulta. Se recomienda ponerle Campos calculados para
distinguirla de la tabla.

Cual es el procedimiento que debo de seguir para crear una
base de datos?
Si tengo que realizar campos calculados Si no voy a realizar campos calculados
1.- Tabla 1.- Tabla
2.- Consulta
para crear formulas
2.- Formulario
3.- Formulario
basado en la consulta con formulas
3.- Consultas
para mostrar informacin especifica
4.- Consultas
para mostrar informacin especifica
4.- Informes
para hacer reporte basado en tablas
o consultas
5.- Informes
para hacer reporte basado en tablas
o consultas



Hagamos una prctica completa hasta las consultas.
Se desea crear una base de datos para una doctora nutriloga, en la cual se desea llevar un
control de peso de sus pacientes.
1.- Crear una tabla con los siguientes campos

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2.- Crear una consulta para realizar los siguientes campos calculados.


3.- Crear un formulario basado un la consulta con formulas y capturar 15 registros.


4.- Crear 4 diferentes consultas, por ejemplo:
a) que muestre los menores de 18 <18
b) que muestre los mayores o igual a 18 >=18
c) que muestre los que su nombre empiece con A A*
d) que su apellido se Barocio Barocio






Informes
Sirven para mostrar la informacin de una tabla o una consulta a manera de reporte.
Pasos:
1.- Ir a la ficha crear u seleccionar Asistente para informes dentro del grupo informes

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2.- Seleccionar que campos utilizare en mi informe

3.- escoger un campo de agrupamiento, que servir para crear un grupo de registros y poder
obtener mas adelante una suma o promedio de un conjunto de registros. En este ejemplo lo
agruparemos por equipo, es decir, mostrar los de chivas en un grupo y los de Atlas en otro
grupo.

4.- Ordenar los registros del informe por un campo, en este caso ordenar los registros por
edad, del mas pequeo al mas grande. Tambin aqu daremos clic en opciones de
resumen, para indicarle que saque el promedio de edad.

5.- Indicar la distribucin y orientacin del informe, si son muchos campos, se recomienda
utilizar la orientacin horizontal.

6.- Escoger un estilo

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7.- Ponerle nombre al informe y Finalizar


As quedar el informe:


Que sucede si se nos olvido agregar un
campo a la base de datos?
Antes de aprender a corregir este error, debemos de estar consientes de hacer un
estudio profundo de las necesidades de la empresa para poder establecer
correctamente los campos que utilizaremos y despus no arrepentirnos.
Existe la vista de diseo, que es la utilizaremos para corregir Tabla, consultas, formularios
e informes. Si nos hizo falta agregar un campo, tendremos que abrir la tabla y dar clic en
vista diseo. Si tenemos que agregar ese nuevo campo al formulario o la consulta o al
informe, tendremos que abrir cada objeto y despus de abrirlo, daremos clic en la vista
diseo.
Nombre del
informe
Agrupado por
equipo
Agrupado por
equipo
Promedio de
edad