Analicis y diseos de sistemas y procedimientos

En una organizacin o Empresa, el anlisis y Diseo de Sistemas, es el proceso de estudiar su Situacin con
la finalidad de observar cmo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a
cabo estas tareas es el analista de sistemas.
Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas para detectar
todos los detalles de la situacin actual de la empresa. La informacin reunida con este estudio sirve como
base para crear varias estrategias de Diseo. Los administradores deciden que estrategias seguir. Los
Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez ms con el uso
de computadoras estn teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.
Todas las organizaciones son Sistemas que actan de manera recproca con su medio ambiente recibiendo
entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por otros Sistemas de denominan
Sub-sistemas y funcionan para alcanzar los fines de su Implantacin.
Anlisis y Diseo de Sistemas y Procedimientos
En la actualidad la mayora de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a un sistema de
informacin o forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan con un sistema de informacin de
algn tipo, que sus empleados deben utilizar. Cuando en cualquier organizacin se desea implantar un nuevo
sistema, de tal forma que sus miembros sean ms productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del
mismo, se requiere realizar una serie de acciones y previsiones.
La creacin o establecimiento de un nuevo sistema de informacin en la organizacin, puede ser una tarea
compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de anlisis y diseo de sistemas que auxilia
en la resolucin de tales problemas. El anlisis y diseo de sistemas proporciona una gua til que busca
disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos.
El anlisis y diseo de sistemas es un procedimiento para la resolucin de problemas. Cuando se trata del
diseo de sistemas de informacin, busca analizar sistemticamente la entrada o flujo de datos, la
transformacin de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de informacin en el contexto de una
organizacin particular. Tambin es usado para analizar, disear e implementar mejoras que puedan
incorporarse a la organizacin y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de informacin computarizada.
Registro de archivos de diseos de sistemas y procedimientos
Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicacin tanto de entrada como de
salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:
Registro general de entrada.- se har el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos
procedimientos:
.- de registro nico: un libro para los diferentes departamentos de un mismo rgano.
.- de registro mltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.
Registro general de salida.- se anotar la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o a
particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro nico o mltiple.
Registro auxiliar: los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas correspondientes de su
propia organizacin otros registros con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros
sern auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten.
Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados.

Numero de inscripcin. (Orden temporal de recepcin.)
Epgrafe expresivo de la naturaleza del documento.
Ciclo de vida de los sistemas y planeacion del estudio
Un sistema de informacin es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la
informacin de toda una empresa u organizacin.
Desde los aos setenta, los sistemas de bases de datos han ido reemplazando a los sistemas de ficheros en los sistemas
de informacin de las empresas. Al mismo tiempo, se ha ido reconociendo la gran importancia que tienen los datos que
stas manejan, convirtindose en uno de sus recursos ms importantes. Esto ha hecho que muchas empresas tengan
departamentos que se encarguen de gestionar toda su informacin, que estar almacenada en una base de datos.
Aparecen los papeles de administrador de datos y administrador de la base de datos, que son las personas encargadas
de supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con los datos de la empresa y con el ciclo de vida de las
aplicaciones de bases de datos, respectivamente.
Un sistema de informacin est formado por los siguientes componentes:
La base de datos.
El SGBD.
Los programas de aplicacin.
Los dispositivos fsicos (ordenadores, dispositivos de almacenamiento, etc.).
El personal que utiliza y que desarrolla el sistema.
La base de datos es un componente fundamental de un sistema de informacin. El ciclo de vida de un sistema de
informacin est ligado al ciclo de vida del sistema de base de datos sobre el que se apoya. Al ciclo de vida de los
sistemas de informacin tambin se le denomina ciclo de vida de desarrollo del software. Las etapas tpicas del ciclo de
vida de desarrollo del software son: planificacin, recoleccin y anlisis de los requisitos, diseo (incluyendo el diseo de
la base de datos), creacin de prototipos, implementacin, prueba, conversin y mantenimiento. Este ciclo de vida hace
nfasis en la identificacin de las funciones que realiza la empresa y en el desarrollo de las aplicaciones que lleven a
cabo estas funciones. Se dice que el ciclo de vida de desarrollo del software sigue un enfoque orientado a funciones, ya
que los sistemas se ven desde el punto de vista de las funciones que llevan a cabo. Por esta razn, el anlisis
estructurado hace nfasis en los diagramas de flujo de datos, siguiendo el movimiento de los datos a travs de una
secuencia de transformaciones, y refinando stas a travs de una serie de niveles. Lo mismo ocurre en el diseo
estructurado, que ve a un sistema como una funcin que se descompone sucesivamente en niveles o subfunciones.
Concentrndose en las funciones se infravaloran los datos y, en especial, la estructura de los datos que son manipulados
por las funciones. El resultado es que estos sistemas tienen valor durante poco tiempo en relacin con las necesidades
de los usuarios a largo plazo. Esto sucede debido a que al poco tiempo de haber instalado un sistema, las funciones
implementadas son en realidad un subconjunto de las funciones que los usuarios realmente desean. Casi
inmediatamente, los usuarios descubren una gran variedad de servicios adicionales que quisieran incorporar al sistema.
Estas necesidades causan problemas a los sistemas obtenidos con un diseo orientado a funciones, puesto que este
diseo puede requerir una revisin importante para acomodar las funciones adicionales.
En contraste, el enfoque orientado a datos centra el foco de atencin en el anlisis de los datos utilizados por las
funciones. Esto tiene dos ventajas. La primera es que los datos son una parte considerablemente ms estable que las
funciones. La segunda ventaja es que la propia estructura de un esquema de base de datos requiere de un anlisis
sofisticado de los datos y de sus relaciones. Una vez que se haya construido un esquema para la base de datos que sea
lgico, podran disearse tantas funciones como fuera necesario para sacar provecho del mismo. Sin embargo, sin un
esquema tal, la base de datos slo podra ser til para una nica aplicacin. Por lo tanto, el enfoque orientado a
funciones puede ser bueno para el desarrollo a corto plazo, pero pierde su valor real a largo plazo. Usando un enfoque
orientado a datos, los datos pasan a ser los cimientos sobre los cuales se puede construir una gran variedad de funciones
diferentes.


Recopilacion dedatos y documentos
El ciclo comienza con la recopilacin de datos en las fuentes correspondientes. Los datos incluyen mapas, documentos,
imgenes, sonidos, animaciones, conceptos, opiniones y pueden estar en bruto o bien resumidos. Los datos pueden ser:
DATOS INTERNOS: Estos datos se dan dentro de la organizacin tales como personas, productos, servicios y procesos y
pueden almacenarse en uno o varios lugares, as por ejemplo los datos de los trabajadores se pueden almacenar en la
base de datos de Recursos Humanos, los detalles de los equipos de maquinaria se guardan en la base de datos de
mantenimiento, etc. El acceso a ellos se tiene desde la red de computo organizacional de la empresa.
DATOS PERSONALE: Se refiere a la documentacin propia de trabajadores o usuario y pueden residir en el computador
personal del usuario o en la comunicacin pblica; pueden ser estimaciones de venta, opiniones sobre la competencia,
reglas de los usuarios.
DATOS EXTERNOS: Existen muchas bases de datos comerciales hasta por sensores y satlites. Muchas organizaciones
en el mundo tienen datos en la Web pero la mayora de estos datos no resultan pertinentes para una aplicacin
especfica y por ello gran parte debe revisarse y capturarse para asegurarse de no pasar datos importantes por alto. La
fuente ms importante de datos externos es Internet y adems entre ellos se tienen los obtenidos en CD roms,
servidores, informes del gobierno y publicaciones comerciales.
DATOS EN BRUTO:En ocasiones se obtienen en el campo o bien provienen de la gente, aunque acarrean problemas de
calidad eintegridad. Se pueden recabar manualmente o por medio de sensores. Aunque existe una gran variedad de
hardware y software para el almacenamiento, la comunicacin y la presentacin de este tipo de datos, la captura es
compleja y esto limita el uso de los sistemas de informacin; entre estos se tienen encuestas, estudios de tiempos
y observaciones.
Analisis del diseo de formatos
Dos factores que motivaron el mejoramiento y desarrollo de las formas administrativas fueron la expansin de la
imprenta y la especializacin de labores. La primera hizo posible las formas, la segunda con motivo de la especializacin
del trabajo las hizo necesarias.
Una forma es cualquier documento impreso destinado a que en l se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones
idnticas de tratamiento de datos nos dice Barrios J.
Gibbs. Meyers define una forma como un objeto que tiene impresa informacin esttica con espacios en blanco para
asentar informacin variable.
Entre los productos ms importantes de oficina se encuentran varias formas para llenar, cartas e informes. El trabajo de
correspondencia es parte de toda empresa; las comunicaciones por escrito a personas fuera de la empresa, lo mismo
que dentro de ella, son bsicas para la existencia de todo organismo social.
3.2. ANALISIS Y DISEO DE FORMAS
La aprobacin y aplicacin de una forma es una funcin del analista de sistemas, quien determina si una nueva forma
propuesta es esencialmnente para llevar a cabo un procedimiento aprobado, antes de turnarla al encargado de formas
para que actuara. Esto requiere una importante y detallada labor de anlisis por parte del analista de sistemas.
Las formas impresas son un ingrediente clave en cualquier intento serio que se haga desarrollar un sistema de
informacin opera la administracin, que sea viable en cualquier organizacin. A menudo constituye un indicio la
madurez de la organizacin, cuando las operaciones llegan al punto de procedimiento, donde es absolutamente
necesario un mtodo uniforme a fin de registrar informacin.
El analista de sistemas se preocupa sobre todo del anlisis de las formas, de su diseo y de su control, debido a que



Elaboracion de diagramas
1. CONCEPTOS Y VENTAJAS

Representacin grfica relativa a un proceso industrial o administrativo.

Es un modelo grfico que representa en forma esquematizada y simplificada algn fenmeno
administrativo, ya sea de organizacin, de procedimientos, etc.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE PROCESO

1. Diagramas que indican la sucesin de los hechos
* de operaciones de proceso
* de flujo
* binanual o diagrama de proceso para el operario

2. Diagramas con escala de tiempo
* de actividades mltiples o diagrama de proceso hombre-mquina
* simograma o diagrama de movimientos simultneos.

3. Diagrama que indica movimiento
* de recorrido o de circuito
* de hilos
* de trayectoria o de viajes
* diagrama de pert.
VENTAJA1. Ser la manera mas idnea y concreta para registrar la revisin de un sistema
2. Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensan las presentaciones
3. Suministra algo parecido a una fotografa del flujo de operaciones
4. Constituye un documento eficiente del testimonio del anlisis del procedimiento.

2. SIMBOLOGIA BSICA

A) SOCIEDAD AMERICANA DE INGRESOS MECNICOS (AMERICAN SOCIETY OF MECHANICAL
ENGINEERS, ASME)
2. SIMPLES

SMBOLOGIA REPRESENTA

OPERACIN. Indica las principales fases del proceso, mtodo procedimiento

INSPECCIN. Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo

DESPLAZAMIENTO O TRANSPORTE. Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un
lugar a otro.

DEPOSITO PROVISIONAL O ESPERA. Indica demora en el desarrollo de los hechos.

ALMACENAMIENTO PERMANENTE. Indica el deposito de un documento o informacin dentro de un
archivo o de un objeto cualquiera en un almacn.ORIGEN. Se considera un origen cuando una forma
o documento entra por primera vez al proceso.
ESCRITURA. Sucede una operacin de escribir, cada vez que se aade informacin a la forma o
documento que se estudia.
COPIAR O TRANSCRIBIR. Sucede una operacin de copiar, cada vez que se copia en otro documento,
total o parcialmente, la informacin contenida en la forma o documento que se estudia.
COMBINADOS
SMBOLO REPRESENTA
ESCRITURA Y ORIGEN. Se considera esta actividad, cuando la forma o documento entra en proceso,
al escribir algo en ellas.
COPIAR Y ORIGEN. se considera una actividad, cuando la informacin copiada da origen a otra forma
o documento.
INSPECCIN Y OPERACIN O ACTIVIDAD COMBINADA. Se considera esta actividad, cuando el fin
principal es efectuar una operacin durante la cual puede efectuarse una inspeccin.
INSPECCIN Y ESCRITURA. Tiene lugar esta actividad cuando simultneamente a la revisin de un
formato se produce una escritura, la cual normalmente es una autorizacin o un Vo. Bo.


B) INSTITUTO AMERICANO DE ESTUDIOS NACIONALES (AMERICAN NATIONAL STANDARDS
INSTITUTE, ANSI )

3. CLASIFICACIN
A) SUCESIN DE HECHOS
B) ESCALA DE TIEMPO
C) MOVIMIENTO
D) POR SU PRESENTACIN FORMATO Y PROPSITO

4. REGLAS GENERALES PARA SU ELABORACIN

5. FORMATOS QUE SE UTILIZAN PARA DESCRIBIR PROCEDIMIENTOS

6. ELABORACIN DE DIAGRAMAS
XI. DISTRIBUCIN DE REAS DE TRABAJO
(ESCENCIAL)
1. DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
Cuando se busca determinar como deban disponerse los controles y los tableros para que los use el
operario, la cuestin que debe prevalecer es que se puedan usar r pida y precisamente.

2. FACTORES QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA LA DISTRIBUCIN DE REAS DE TRABAJO

No solo se deben considerar la esttica y el estilo, sino tambin otros factores, como a comodidad
del operario, la cercana de los controles y su facilidad de manejo, la separacin de los controles para
no cometer errores, el equilibrio de trabajo entre las extremidades, la evitacin de sobrecargas para
el operario, la satisfaccin de una amplia gama de tallas de los operarios, la facilitacin de los
recursos para que el operario trabaje sin dificultad, y muchos otros que nos es posible cualificar.

3. TCNICAS AUXILIARES

1. SECUENCIA DE TIEMPOS
Si los controles y los tableros normalmente funcionan en algn tipo de secuencia, debern
disponerse en ese orden secuencial.
2. SECUENCIA FUNCIONAL
3. FRECUENCIA DE USO
4. IMPORTANCIA

3. . ERGONOMA

A) DEFINICIN
Es una disciplina cientifico-tcnica y de diseo que estudia integralmente al hombre ( o grupos de
hombres ) en su marco de actuacin relacionado con el manejo de equipos y mquinas, dentro de un
ambiente laboral especifico, y que busca la optimizacin de los tres sistemas (hombre-mquina-
entorno ), para la cual elabora mtodos de estudio del individuo de la tcnica y de la organizacin
del trabajo.


B) PASADO Y PRESENTE

Como ciencia o disciplina integrada surgi hace algunos decenios, pero empricamente data de los
tiempos de la sociedad primitiva.

C) PRINCIPIOS

D) INFLUENCIA AMBIENTAL EN LA PRODUCTIVIDAD

Los factores que inciden en la productividad son:
- Grado de insalubridad del medio de trabajo y contaminacin
- Agentes fsicos, como el ruido, vibraciones e iluminacin.
- El propio ambiente de trabajo ( temperatura, acreacin, calefaccin )

E) FACTORES ERGONOMICOS
Son aquellas que inciden en el comportamiento del sistema hombre - mquina - entorno:

- DISEO DEL EQUIPO. Obedece a las caractersticas somticas y fisiolgicas del trabajador, le
permite desarrollar su trabajo en situaciones menos riesgosas, permitiendo menores equivocaciones
y esterotipando al individuo, con lo que se mejora el rendimiento y la productividad.

- DISEO DEL PUESTO. Permite mayor soltura y desenvolvimiento al trabajador.

- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS. Deben disearse tomando en cuenta su uso, los fines, posibles riesgos,
caractersticas antropomtricas y biomecnicas del individuo, para evitar riesgos de accidentes tanto
en su manipulacin como en su almacenamiento.

- COMUNICACIN. La racionalizacin y el concepto ergonmico sobre seales. localizacin y
smbolos afecta la atencin del trabajador, aumentando o reduciendo su eficacia.

- MEDIO AMBIENTE. Entre las situaciones que inciden en la actividad laboral son:
* Grado de insalubridad del medio de trabajo y contaminacin.
* Agentes fsicos, como ruido, vibraciones e iluminacin.
* El propio ambiente de trabajo ( temperaturas, calefaccin, etc. )

F) CONSIDERACIONES ORGANIZACIONALES DE DESEMPEO EN TAREAS Y COMPORTAMIENTO.

- REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA. Responsabilidad, nivel intelectual, conocimientos sobre la tarea,
seguridad, equipos y medio ambiental laboral y de organizacin.

- CONDICIONES DE LA ACTIVIDAD LABORAL. Conocimiento de la tarea y esfuerzos que conlleva,
enriquecimiento de la tarea, motivacin para una mayor eficiencia, perfil del trabajador.


Clasificacion de los diagramas
Por su presentacin:
De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar determinados aspectos
De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin
POR SU FORMATO
De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda
De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente.
De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnar o panormico, en el que se presenta en una sola
carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las
operaciones a travs del espacio donde se realizan
POR SU PROPOSITO
De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca io ninguna descripcin de operaciones
De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde se realiza y en qu consiste sta.
De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas
Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada operacin, sino para qu sirven
De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona
Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada
De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos
Reglas generales para su elaboracion


2. Las lineas utilizadas para indicar la direccion del flujo del diagrama deben ser rectas, verticales y horizontales.

3. Todas las lineas utilizadas para indicar la direccin del flujo del diagrama deben estar conectadas. la conexin puede
ser a un smbolo que exprese lectura, proceso, decisin, impresin, conexin o fin de diagrama.
4. El diagrama de flujo debe ser construido de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha
5. La notacion utilizada en el diagrama de flujo debe serindependiente del lenguaje de programacion. La solucin
presentada en el diagrama puede escribirse posteriormente y fcilmente en diferentes lenguajes de programacin.
6. Es conveniente cuando realizamos una tarea compleja poner comentarios que expresen o ayuden a en tender lo que
hicimos.
7. Si el diagrama de flujo requiriera mas de una hoja para su construccion, debemos utilizar los conectores adecuados
yenumerar las paginas convenientemente.

8. No puede llegar mas de una linea a un simbolo
Manual de procedimientos
REGLAMENTO Y MANUAL
Es comn encontrar empresas donde se renen en un solo instructivo dos aspectos que bien vale la pena analizar por
sus implicaciones en la ejecucin del trabajo. El primero est relacionado con los procesos de trabajo propiamente
dichos, en donde se presenta el paso a paso, el ejecutante, Jos documentos, sin el contenido de los aspectos
reglamentarios. El segundo aspecto se relaciona con las normas que se deben cumplir en la ejecucin diaria del trabajo.
No es necesario enfatizar las confusiones que normalmente resultan de esta forma de estructurar manuales, cuya
principal caracterstica como bien sabemos es facilitar la realizacin de las labores, agilizar el trabajo y atender con
prontitud al cliente.
Las normas generalmente se agrupan en un reglamento, al cual se acude en procura de aclarar dudas sobre el
cumplimiento de la ley, las disposiciones generales, los estatutos, los cdigos, orientaciones y las instrucciones
especficas que se consultan espordicamente y para casos muy particulares.
Por eso, resulta til deslindar la parte normativa de la parte prctica, con lo cual se gana agilidad y seguridad en la
realizacin de las tareas y se delimita con claridad lo qu es estrictamente procedimental y lo que forma parte de una
normatividad o especie de constitucin a la que se acude en ocasiones muy especiales.
Para ilustrar la diferencia, podemos tomar el caso de las compras. La parte reglamentaria correspondera a las
definiciones (comit de compras, facultades para comprar, firmas autorizadas, controles, contratacin con terceros,
inscripcin de proveedores). La parte de los procesos se referira al paso a paso de la compra, indicando la secuencia
desde el momento en que se genera la necesidad de compra hasta que se da entrada a la mercanca, el cual se ejecuta
teniendo en cuenta las normas establecidas para la actividad de compras en la empresa.
La habilidad para manejar con acierto los dos aspectos comentados radica en definir hasta dnde es conveniente y
prctico-por la condicin de sencillez del proceso-juntar las normas y los procesos en un mismo texto, o por el contrario,
separarlos considerando que son partes vitales para la correcta, segura y oportuna ejecucin del trabajo.
CARACTERSTICAS DEL MANUAL
Partiendo de las ventajas de la utilizacin de los manuales de procedimientos, se pueden enunciar algunas
caractersticas que ellos deben cumplir:
Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin.
Facilitar la localizacin de las orientaciones y disposiciones especficas,.mediante una
diagramacin que corresponda a su verdadera necesidad.
Redaccin simple, corta y comprensible.
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.
Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.
Tener un proceso continuo de revisin y actualizada.
CONCEPTO Y OBJETIVOS del manual de procedimientos

Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de informacin en los que se consignan en forma metdica
los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una unidad administrativa.

La existencia de un manual de procedimientos sirve para que la administracin aumente la posibilidad de que los
empleados utilicen los sistemas y procedimientos prescritos al llevar a cabo sus tareas.

El manual ofrece adems al personal una gua de trabajo, gua que resulta particularmente valiosa para orientar a los
nuevos empleados.

OBJETIVOS

1. Presentar una visin integral de como opera la organizacin
2. Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo
4. Describir grficamente los flujos de las operaciones.
5. Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a su
unidad orgnica.
6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. y objetivos del manual de procedimientos
B) CLASIFICACIN SEGN SU REA DE APLICACIN

Se pueden clasificar en:

Manual de procedimiento general. Contiene informacin sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en
toda la organizacin o en mas de un sector administrativo.
Por su contenido
* Historia de la empresa
* Organizacin de la empresa
* Polticas de la empresa
* Procedimientos de la empresa
* Contenido mltiple
* Manuales de puestos
Manual de procedimientos especficos. Contiene informacin sobre los procedimientos que siguen para realizar las
operaciones internas en una unidad administrativa con el propsito de cumplir sistemticamente con sus funciones y
objetivos.
Por funcin especifica:

* Ventas
* Compras
* Finanzas
* Personal
* Crdito y cobranza
* Otras funciones
* Generales, que ocupen de dos o mas de estas reas.

C) CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. ndice
2. Introduccin
2.1. Objetivos del manual
2.2. Alcance
2.3. Como usar el manual
2.4. Revisin y recomendaciones.
D) ETAPAS PARA SU ELABORACIN

Etapa de planeacin. Permite distinguir la cobertura de la planeacin del programa se determina el enfoque que se le
dar al manual y el detalle del mismo y se podr informar a niveles superiores acerca de los posibles problemas
existentes en la elaboracin del mismo.

Posteriormente se prepara una descripcin de las funciones y actividades deber ejecutar el equipo de trabajo y se
estudiaran las cartas de la organizacin y organigrantes del rea, estudio y localizacin exacta de sus objetivos, estudio
de los trabajos de organizacin efectuados con anterioridad, estudio de los sistemas y procedimientos, ventajas y
desventajas en el mtodo que se debe utilizar. Una vez realizados los trabajos se procede a:
1. Recopilacin de la informacin
2. Anlisis del datos
3. Elaboracin del proyecto

E) RECOMENDACIONES GENERALES PARA SU IMPRESIN

Para lograr un eficiente manual de procedimientos, conviene analizar decididamente el formato con que debe
presentarse cada manual, ya que de ello dependen en gran medida facilitar su lectura, consulta y evaluacin, adems de
inspirar confianza por su apariencia y orden.

El formato de los manuales de procedimientos pueden presentar diversas caractersticas, las que dependen de la
finalidad de los mismos, as como del tipo de material que forme parte de sus contenido y de las limitaciones del equipo
de impresin o reproduccin disponible.


F) IMPLANTACIN

Para facilitar la implantacin se recomienda que sea autorizado por las partes que interviene:
* Por la direccin superior para darle la formalidad y apoyo necesarios
* Del responsable de la unidad administrativa para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
* Del consultor externo en su caso

La implantacin debe ser mas acertada posible para poder corregir oportunamente los errores observados durante el
proceso de implantaciones, estar con el caso y necesidades especificas del organismo social: puede efectuarse por los
siguientes mtodos la implantacin: el instantneo, el piloto, en paralelo.
contenido
Cartula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la organizacin responsable.
Portada. sta contina despus de la cartula, lleva el nombre del manual, de la
organizacin responsable de su aplicacin y el lugar y la fecha de edicin.
ndice general. Es la presentacin resumida y ordenada de los elementos constitutivos
del documento.
Presentacin. Es la explicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposicin de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorizacin del
titular

etapas para su elaboracion
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
Definir el contenido:
Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.
Recopilacin de informacin.
2. Estudio preliminar de las reas.
3. Elaboracin de inventario de procedimientos.
4. Integracin de la informacin.
5. Anlisis de la informacin.
6. Graficar los procedimientos.
7. Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
8. Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los procedimientos.
Las fuentes de informacin ms comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
Los mtodos para compilar la informacin son:
Encuestas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
Recomendaciones generales de presentacin
La presentacin es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboracin.
d. Responsables de la revisin y autorizacin.
e. ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
DISTRIBUCIN DE REAS DE TRABAJO
1. DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
Cuando se busca determinar como deban disponerse los controles y los tableros para que los use el operario, la cuestin
que debe prevalecer es que se puedan usar r pida y precisamente.

2. FACTORES QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA LA DISTRIBUCIN DE REAS DE TRABAJO

No solo se deben considerar la esttica y el estilo, sino tambin otros factores, como a comodidad del operario, la
cercana de los controles y su facilidad de manejo, la separacin de los controles para no cometer errores, el equilibrio
de trabajo entre las extremidades, la evitacin de sobrecargas para el operario, la satisfaccin de una amplia gama de
tallas de los operarios, la facilitacin de los recursos para que el operario trabaje sin dificultad, y muchos otros que nos
es posible cualificar.

3. TCNICAS AUXILIARES

1. SECUENCIA DE TIEMPOS
Si los controles y los tableros normalmente funcionan en algn tipo de secuencia, debern disponerse en ese orden
secuencial.
2. SECUENCIA FUNCIONAL
3. FRECUENCIA DE USO
4. IMPORTANCIA
Distribucion del espacio de las areas de trabajo
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Factores que looriginan
2. Aspectos organizacionales
3. Responsabilidad de su ejecucin

4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO
1. Principios
2. Guas fundamentales3. Especificaciones por tipo de rea
4. Modelos
5. Maquetas
6. Diseo asistido por computadora
5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO
1. Diagnstico de la situacinactual
Anlisis de la organizacin
Revisin de los procedimientos
Distribucin actual del espacio
Lista de mobiliario y equipo
2. Previsin de necesidades futuras
Organizacin
Procedimientos
Mobiliario
Personal
Estimacin de la superficie requerida
Inventario del personal actual y necesidades de espacio
Transformar la superficie neta en superficie bruta
3.Plan bsico
Ubicacin de unidades
Asignacin de personal y equipo por unidad
Mtodos para preparar el plan de distribucin

6. AMBIENTE FISICO

1. Iluminacin
2. Color de las reas3. Temperatura ambiente
4. Insonorizacin
5. Mobiliario de trabajo
En la prctica administrativa el anlisis de la distribucin del espacio para reas de trabajo decualquier
organizacin constituye un aspecto importante en el estudio de las condiciones en que ste se realiza. La
estrecha relacin que existe entre las condiciones fsicas que conforman el medio en queun directivo o un
empleado desempean sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con
armnicas estructuras de organizacin, con idneos sistemas y procedimientosde trabajo, ni con elevadas
aptitudes del personal.



Factores que deben de considerarse para la distribucion

No solo se deben considerar la esttica y el estilo, sino tambin otros factores, como a comodidad del operario, la
cercana de los controles y su facilidad de manejo, la separacin de los controles para no cometer errores, el equilibrio
de trabajo entre las extremidades, la evitacin de sobrecargas para el operario, la satisfaccin de una amplia gama de
tallas de los operarios, la facilitacin de los recursos para que el operario trabaje sin dificultad, y muchos otros que nos
es posible cualificar.
Tecnicas de distribucion de las areas de trabajo
TCNICAS AUXILIARES

1. SECUENCIA DE TIEMPOS
Si los controles y los tableros normalmente funcionan en algn tipo de secuencia, debern disponerse en ese orden
secuencial.
2. SECUENCIA FUNCIONAL
3. FRECUENCIA DE USO
4. IMPORTANCIA

4. ERGONOMA
A) DEFINICIN
Es una disciplina cientifico-tcnica y de diseo que estudia integralmente al hombre ( o grupos de hombres ) en su
marco de actuacin relacionado con el manejo de equipos y mquinas, dentro de un ambiente laboral especifico, y
que busca la optimizacin de los tres sistemas (hombre-mquina-entorno ), para la cual elabora mtodos de
estudio del individuo de la tcnica y de la organizacin del trabajo.


Planeacion de la distribucion de las areas de trabajo


La distribucin del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un anlisis que contenga
los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y
metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignacin de
recursos, coordinacin de esfuerzos y delegacin precisa de responsabilidades.
Diagnosticar situacin actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribucin requerida para el
desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.
Se debe realizar un anlisis de la organizacin para determinar las funciones que sta desempea, qu
actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos tcnicos como los organigramas, cuadros de
distribucin del trabajo, estadsticas de trabajo, sociogramas, rboles de decisin, redes para el anlisis lgico
de problemas y tablas de decisiones.
Para obtener una planeacin efectiva se debe llevar a cabo la revisin de los procedimientos, donde el arreglo
del mobiliario y equipo debe apoyarse en un anlisis de flujo de trabajo involucrado en la realizacin de las
funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas tambin conocidos como grafica de distribucin
de la oficina o grafica de trabajo en relacin con la ubicacin del equipo, en el que se puede percibir el arreglo
actual de mobiliario y equipo dentro de un rea, as como el movimiento de los documentos en funcin de ese
arreglo.
La distribucin actual del espacio, estudia la distribucin que debe delimitar las reas de conflicto, lo que
permite suministrar informacin preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos
utilizados, y una base para comparar la distribucin actual con la nueva.
Para obtener la representacin fiel de la distribucin actual, es necesario contar con un plano o dibujo del
espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicacin precisa y el tamao de
elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberas, contactos
elctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefnico, lneas para redes de computadoras, etctera.