1.

1 PENGURUSAN GERKO
DEFINISI
Suatu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ia dapat diperolehi dengan segera
apabila ia dikehendaki.
Seorang pegawai perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail.

DEFINISI FAIL
Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti
yang bermula dan berakhir pada titik yang sama.

- Akan ada tarikh buka dan tarikh tutup

- Hanya perlu 10 minit masa masa standard cari fail

Prinsip Dalam Sistem Fail

1- Rekod yang tersusun
2- Tidak banyak menggunakan ruang dan menggunakan kulit nipis
3- Mudah disedia dan disimpan
4- Cara yang mudah diperoleh dan dipakai berterusan
5- Mudah dicari, dirujuk dan dikesan
6- Mempunyai rekod penyimpanan dan pengeluaran

PENGKELASAN FAIL

Fail boleh dikelaskan berdasarkan :

1 – Abjad
2 – Perkara
3 – Angka
4 – Tempat dan kawasan

Menggunakan kod sama ada nombor atau ringkasan

Pengkelasan ditulis di fail, menggunakan tulisan terang dan besar

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

JENIS FUNGSI WARNA

Rahsia Besar Keselamatan Negara Kuning Berpalang Merah
(depan dan belakang)
Rahsia Tender Merah Jambu Berpalang
Kewangan (Depan dan belakang)
Sulit Laporan Sulit Hijau
Soalan
Terhad / Terkawal Fail Peribadi Puteh
Dokumen
Biasa Terbuka Puteh
Harian

Created by elaksamana@yahoo.com
© All Right Reserved Presented 2009
SAMPUL KECIL
1- Suatu fail sementara dibuka kerana fail asal tidak ditemui
2- Mengandungi 1 tajuk sahaja
3- Apabila sudah digunakan, ianya hendaklah ditutup dan dan dimasukkan di dalam fail besar.
4- Fail ini tidak aktif

KERTAS MINIT
1- Suatu fail yang mengandungi kertas minit
2- Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkodkan
3- Menggunakan boring AM6
4- Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail
5- Kandungan masuk menggunakan dakwat merah, kandungan keluar menggunakan dakwat biru

PENUTUPAN FAIL
1- Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi sekurang-kurangnya atau lebih daripada 100 kandungan
(1 inci)
2- Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2
3- Contoh :
IPGMKDRI/02/04/Jilid 2/( )

Gerko Persatuan Bilangan

4- Fail yang memerlukan tindakan segera perlu dilabelkan ‘SEGERA’ (AM 99B) atau ‘TINDAKAN SERTA
MERTA’ (AM99)

BIDANG PERSATUAN DAN KELAB

Bidang peraturan dan kelab yang ditubuhkan di sekolah boleh dikategorikan kepada 2 jenis :
i – Persatuan dan kelab yang berasaskan matapelajaran dan akademik
ii – Persatuan dan kelab yang berasaskan minat, perkhidmatan, kecenderungan dan hobi

KELAB DAN PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK

1- Bertujuan untuk meningkatkan minat dan kemahiran pelajar dalam matapelajaran tersebut
2- Sekolah boleh menubuhkan persatuan dan kelab berasaskan keperluan sekolah dan kemudahan yang
ada. Contoh : Persatuan Pendidikan Jasmani

KELAB DAN PERSATUAN BERASASKAN MINAT, KECENDERUNGAN DAN HOBI

1- Bertujuan untuk menarik minat dan memberi ilmu pengetahuan.
Contohnya : Pusat Sumber, Koperasi, Kembara dll.

PROSEDUR MENULIS SURAT RASMI

KATEGORI SURAT RASMI
1- Surat menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk serta sebaliknya.
2- Surat panggilan mesyuarat
3- Surat pohon jawatan
4- Surat pohon ceramah
5- Surat pohon lawatan

Created by elaksamana@yahoo.com
© All Right Reserved Presented 2009
FORMAT UMUM
1- Logo, nama dan alamat persatuan
2- Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu)
3- Nombor fail (rujukan tuan, rujukan kami)
4- Tarikh (dibawah rujukan)
5- Alamat penerima
6- Melalui (jika berkenaan)
7- Pembukaan surat
8- Tajuk surat
9- Pembukaan dan kandungan surat
10- Cogankata
11- Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
12- Surat-surat salinan
13- Initial kependekan (contoh : elaksamana)

Created by elaksamana@yahoo.com
© All Right Reserved Presented 2009