A especificidade da

informao arquivstica
Helosa Liberaffi Bellotto
UsP
No se pode entender o mundo hoje sem que se compreenda o
alcance, a importncia e o peso da decantada globalizao, tomada
esta no no sentido menos restrito dos termos puramente
econmicos e sim no da sua dimenso mais ampla: a do
conhecimento mtuo, da comunicao, do intercmbio, da
transformao e da adaptao (quando necessrias), em prol de
uma tentativa de cooperao e entendimento universais e em
beneficio de uma qualidade de vida mais satisfatria e benfica
ao ser humano em todos os quadrantes da Terra.
rea das mais propcias para levar a cabo esta tarefa - a da
comunicao e informao -, j que, por sua prpria natureza,
permeia todo o espao do conhecimento - desde o saber at o fazer
-, ela pode apostar, com segurana, em iniciativas como a deste
Simpsio Internacional. A heterogeneidade de geografias, de
zonas de atuao, de objetivos e de interesses profissionais de
seus participantes - oradores e assistentes - no impedem, at
pelo contrrio, demonstram as potencialidades da globalizao,
no seu sentido mais nobre e promissor.
Na medida em que se intercambiem realidades e na medida
em que se valorizem os pontos comuns, levando em conta as
vantagens que deste fato se pode auferir, iremos compreendendo
tambm que, para bem configurar a identificao e a cooperao,
preciso ir alm da simples descoberta das justaposies. preciso,
sobretudo, tambm termos noo exata da nossa diversidade.
Embora possa parecer paradoxal, no conhecer muito bem as
diferenas entre a natureza, os meios e os objetivos das diferentes
reas - e respeitando-os- que os seus profissionais podero lograr
uma efetiva e proficua colaborao.
Este prlogo para tentar introduzir a razo da minha
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presena neste Simpsio. Em princpio, ela justificada para que
se possa discutir a especificidade da informao arquivstica. Isto
, basicamente a informao jurdico-administrativa ou a relativa
ao funcionamento das organizaes e entidades, diante das
diferentes formas com que se apresenta a informao em geral,
quer seja a jornalstica (a da mdia em geral), quer seja a tcnico-
cientfica, quer seja a sociocultural.
Quer consideremos a informao na sua acepo mais ampla
como "tudo o que o receptor recolhe (ou se apercebe) antes que
nele se verifique qualquer processo intelectual" (Desantes
Guanter, 1987), quer consideremos mais especificamente como
"conhecimento inscrito/gravado sob forma escrita/ impressa/
numrica, oral ou audiovisual" (Le Coadic, 1996), como "ao e
efeito de comunicar dados" (Vega de Deza, 1996) ou como "coisa",
como objeto, como prova, mais do que como processo ou conhe-
cimento (Buckland, 1991). A informao pode ser vista ainda
como "qualquer atribuio do pensamento humano sobre a na-
tureza e a sociedade, desde que verbalizada ou registrada" (Lopes,
1996). Em qualquer uma destas abordagens apercebemo-nos de
que a informao necessita de um veculo, de um suporte para
ser transferida, para ser registrada e conhecida posteriormente
sua produo. A informao seria, portanto, uma substncia,
uma matria que passa por um processo de comunicao para
chegar a um receptor que dela faz uso e consumo.
Entretanto, na vastssima rea da informao/comunicao/
documentao definem-se campos especficos marcados pela diver-
sidade da informao quanto sua natureza, seus objetivos, sua
origem, seus usos, seus veculos, seu armazenamento, sua
disseminao e os seus pblicos de interesse.
Dentre estes campos que so objeto de estudo das cincias da
informao situa-se o das cincias documentrias, isto , aquelas
que se ocupam da informao registrada em suportes chamados
documentos, quer sejam os da rea administrativa e/ou da rea
jurdica. O que vai distinguir estes diferentes tipos de documentos
e de informaes nele contidas, muito mais do que suportes,
formas e formatos, vo ser justamente aqueles elementos acima
mencionados: natureza, objetivos, usos etc..
Se os arquivos so conjuntos orgnicos de informaes
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registradas em suportes tradicionais ou eletrnicos, cujos
contedos so relativos criao, ao funcionamento, evoluo,
s atividades, s transaes, s transformaes estruturais e
funcionais, assim como s relaes externas e internas de uma
entidade pblica ou privada, podendo ser ainda o conjunto das
informaes relativas vida civil e profissional das pessoas fisicas,
eles (os arquivos) podem ser considerados como recursos
probatrios e informativos. "A informao arquivstica faz parte
dos recursos documentais que, ao lado dos recursos humanos,
financeiros e materiais, toda organizao utiliza para seu fun-
cionamento" (Garon, 1984). Na verdade, para alm da utilidade
prtica e cotidiana em termos do andamento da entidade e das
provas jurdico-administrativas de sua existncia e gesto, trata-
se da informao que ela acumulou e que pode demonstrar como
atingiu os seus objetivos, confeccionou a sua imagem e integrou-
se na sociedade na qual est inserida.
Este o ponto bsico da identificao da informao
arquivstica referentemente s informaes de outra natureza: a
de que ela produzida dentro do contexto do exerccio das
funes/objetivos a que se propem as entidades e neste sentido
que as informaes so orgnicas: por guardarem entre si as
mesmas relaes que se formam entre as competncias e ativida-
des das entidades. Tm a ver, portanto, com a gesto administra-
tiva e com o cumprimento das imposies jurdicas. Entretanto,
os contedos informacionais dos arquivos no so apenas
concernentes administrao, isto , ligados s atividades-meio
de uma entidade; eles podem tambm ser de contedo cientfico,
tcnico, filosfico, religioso, militar, artstico ou o que seja ainda,
desde que no desgarrados do produtor/acumulador do arquivo
(Lopes, 1996). A presena destes documentes nestes arquivos no
, portanto, aleatria. que aquelas reas do conhecimento
estaro naturalmente relacionadas com as suas atividades-fim,
isto , aquelas que do a forma e a razo de ser de sua existncia,
justificando-lhe a presena em determinado contexto social.
O Comit Internacional de Arquivos aponta para a informao
arquivstica uma dupla funo: a primeira, no interesse da efic-
cia administrativa ela ser produzida, organizada, conservada,
utilizada e, em parte, eliminada; a segunda, no interesse da pes-
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quisa, seja a relativa evoluo das organizaes acumuladoras,
seja a relativa histria do contexto social que a produziu e
conservou (apud Ducharme & Rousseau, 1980). No entanto
preciso no esquecer-se da terceira funo: a que se liga aos inte-
resses do cidado. seus direitos e deveres para com as instituies
civis ou para com o Estado. Para o cumprimento da primeira e da
terceira funes h toda uma gesto dos documentos para que as
informaes sejam utilizadas tendo em vista razes funcionais,
legais, jurdicas, administrativas etc. (inclusive amplia-se hoje,
cada vez mais, o uso da informao orgnica como estratgia
gerencial, no processo decisrio, como tm reiterado os tericos
canadenses, Carol Couture frente); para a segunda, em torno
da pesquisa h todo um trabalho de conservao (que se traduz
no apenas numa simples guarda mas sim em organizao
sistemtica e numa manuteno fsica, seja dos arquivos tradi-
cionais, seja dos virtuais), esta conservao aliada a todo um esta-
do e um preparo de acesso informao que permita explorao
ampla e profunda dos dados contidos nos documentos.
O exerccio do direito informao requer a existncia de meca-
nismos que permitam o acesso e facilitem a consulta aos docu-
mentos. Tais mecanismos incluem o marco legal, a acertada orga-
nizao do material, uma descrio de qualidade etc. ( ... ) A
tecnologia da informao, compreendida como avanos da compu-
tao e da telecomunicao, hoje utilizada no armazenamento,
organizao, manejo, recuperao e intercmbio da informao.
H toda uma responsabilidade profissional do arquivista de dar
acesso informao por meio de adequados instrumentos de
pesquisa, inclusive relativamente aos arquivos virtuais.(Vega de
Deza, 1996)
H toda uma especificidade do arquivo comparativamente s
colees tradicionais de documentos, tais como as bibliotecas, os
museus ou os centros de documentao. Na verdade, o arquivo
" um todo constitudo por partes e impossvel entender e
controlar o todo sem compreender e controlar suas partes, mesmo
as mais elementares..." (Duranti, 1995). Para tanto preciso partir
da caracterizao dos documentos de arquivo.
Quais so, afinal, objetivamente, as caractersticas marcantes
capazes de identificar por si a informao/documento arquivstico
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das outras configuraes documentais? Os princpios bsicos da
arquivstica so suficientes para demonstrar o quadro daquelas
caractersticas: o da organicidade, o da provenincia, o da unicida-
de, o da indivisibilidade ou integridade, o da cumulatividade, o
das trs idades ou do ciclo vital dos documentos com o peso dos
respectivos valores atribudos a cada estgio deste ciclo. Expli-
quemo-los servindo-nos do Dicionrio de Terminologia Arqui-
vstica (Camargo, Ana Maria & Belioto, Helosa Liberaili, 1996).
Organicidade a "qualidade segundo a qual os arquivos refle-
tem a estrutura, funes e atividades da entidade acumuladora
em suas relaes internas e externas". Provenincia o princpio
pelo qual os arquivos devem ser organizados, isto , em obedincia
competncia e atividades da "instituio ou pessoa legitima-
mente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos
documentos, mantendo sua individualidade, no se devendo
misturar documentos, enquanto produo/acumulao de origens
diversas". Unicidade, a "qualidade pela qual os documentos de
arquivo, a despeito de forma, espcie ou tipo, conservam carter
nico em funo de seu contexto de origem". Entende-se por
"indivisibilidade ou integridade arquivstica a caracterstica
derivada do princpio da provenincia segundo a qual um fundo
de arquivo (isto , o conjunto documental acumulado por
determinada entidade) deve ser preservado sem disperso,
mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo
indevido". Outro princpio diferenciador dos arquivos o da
cumulatividade, isto , o arquivo uma formao "progressiva,
natural e orgnica". A teoria das trs idades a sistematizao
das caractersticas dos arquivos correntes (arquivos ativos, com
documentos em vigncia, de uso administrativo); dos
intermedirios (arquivos semi-ativos que aguardam prazos de
eliminao ou recolhimento aos arquivos histricos) e dos
permanentes (arquivos inativos para administrao mas de uso
para pesquisa cientfica ou cultural). Nesta lgica compreende-
se facilmente o chamado ciclo vital dos documentos de arquivo,
vale dizer, a "sucesso de fases por que passam os documentos,
desde o momento em que so criados at a sua destinao final"
(portanto, a eliminao ou guarda permanente).
Nesse quadro evolutivo da vida/utilizao da informao
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arquivstica tornam-se claros os chamados valores a ela atribu-
dos: o valor primrio fica na primeira idade, obedecendo deman-
da gerencial, ouso para o processo decisrio, a dimenso jurdica
e administrativa: o arquivo como prova (evidential value); j o
valor secundrio corresponde ultrapassagem do primrio. o
valor residual que valer como testemunho, como informao fre-
qentemente de cunho muito mais amplo do que o restrito texto
jurdico e administrativo do documento (info
rmational
value).
(Jardim, 1996)
Deduz-se assim que a produo da informao arquivstica
na rea dos rgos pblicos ou na rea das organizaes pri-
vadas necessria, natural e espontnea, conseqncia da
evoluo institucional. Na sua acumulao no h a intencio-
nalidade que h na constituio e desenvolvimento de uma coleo
de documentos. V-se, portanto, em um documento de arquivo
"uma expresso de memria coletiva; uma evidncia de ato
jurdico; um instrumento jurdico e administrativo, demonstrando
uma funo esttica (cumpre dispositivos) e uma dinmica (passa
mensagens)". (Vega de Deza, 1996)
H toda uma transcendncia no documento de arquivo que
est na sua base, que est fora dele, h toda uma anterioridade
jurdica e administrativa que o prepara no tempo, assim como
dele emana tambm uma projeo para o futuro - e esses so
fenmenos que se situam muito alm das palavras/signos de seu
contedo. Um documento arquivstico muito mais do que um
suporte, um veculo e um contedo.
No caso do documento pblico, de carter jurdico ou adminis-
trativo, h sempre a presena de um fato e de uma manifestao
de vontade que do origem ao ato escrito. Com
a criao do
documento pode-se criar, preservar, modificar ou concluir
situaes. H todo um processo gentico do documento sistemtico
e preestabelecido para que se legitime as aes nele implcitas.
(Duranti, 1994)
Alm disso, como outra grande caracterstica arquivstica,
temos a de que estes documentos, com esta natureza e carter,
no tm sentido se tomados isoladamente. "Cada documento
singular se considera em relao funcional com outros que
formam parte do fluxo burocrtico.. de um determinado ato
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administrativo. Tem, portanto, que ver com os objetivos, as
funes e a estrutura interna da entidade produtora.(Carucci,
1994)
A chegada da informtica, j h algum tempo, a esse mundo
da organizao arquivstica to marcada por suas especificida-
des, por sua vez dependentes dos regimes governamentais, das
estruturas administrativas pblicas e das normas legais assim
como da organizao interna e funcionamento das entidades
privadas, tem-nos obrigado ainda mais a sermos precisos,
metdicos e sistemticos, buscando aliar as tecnologias aos
princpios bsicos que no devem ser menosprezados. Se aban-
donssemos as prticas baseadas em teorias j consagradas,
estaramos, na verdade, cometendo um retrocesso em relao a
espaos metodolgicos e de harmonizao universal duramente
conquistados.
Problemas que a automao acarreta relativamente aos do-
cumentos do-se, sobretudo, nos aspectos da autenticidade, do
material do suporte e dos dados que so constantemente atua-
lizados, substituindo dados anteriores (Dehnas, 1993). Entretanto,
solues vm sendo estudadas e adaptadas, chegando-se a nveis
satisfatrios de interpretao das duas reas.
Hoje j est claro para os arquivistas que, ao contrrio de ati-
tudes anteriores de resistncia em que muitos se apegavam aos
mtodos tradicionais de classificao, armazenamento e descrio,
j possvel admitir que no importa como o documento esteja
armazenado, que esteja materialmente reunido ou mesmo que
exista na forma fsica, palpvel: o que importa que a informao
produzida possa ser recuperada e, o que fundamental, sem ser
isolada e sim sempre atrelada estrutura, ao funcionamento e
organicidade da entidade produtora/acumuladora do arquivo.
Os profissionais da informao arquivstica devem estar
preparados para esta realidade hoje incontestvel: a era dos
documentos eletrnicos, seja como novos suportes, seja como meio
de recuperao da informao sacada dos documentos em suporte
tradicionais. Amplia-se o acesso informao, ampliando-se
tambm as questes ticas e as de preparao tcnica espe-
cializada. Um reforo terico na formao dos arquivistas, so-
bretudo quanto diplomtica moderna que lhes vai permitir
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bem saber discernir a natureza dos fatos, atos, aes. transaes,
pessoas, competncias, procedimentos, processos e formas dos
documentos arquivsticos, ser, ainda que possa parecer para-
doxal, muito til para que saibam lidar com os documentos em
suportes eletrnicos .(Duranti, c. 1994)
As mudanas na mentalidade do arquivista so urgentes, pois,
"diante da mudana de atitude em relao ao direito dos cidados
informao, da possibilidade de manipulao e da volatilidade
dos documentos eletrnicos, da dependncia dos sistemas em
relao aos hardwares e aos
softwares,
do fracasso dos profissio-
nais da tecnologia da informao em entender a natureza e a
finalidade dos documentos de arquivo e, conseqentemente, saber
proteger a sua autenticidade, vem-se tornando necessrio re-
pensar a profisso.(Duranti, 1984)
Nesta compreenso, a de que, mais do que nunca, precisamos,
na arquivstica, de profissionais com slida segurana a respeito
de suas tarefas no que concerne teoria, metodologia, prtica
e aplicao da informtica devidamente envolvida por aqueles
pressupostos, reitero, para finalizar, o quadro da especificidade
da informao arquivstica
Trata-se de conhecimento produzido no funcionamento das
entidades pblicas e privadas ou no decorrer da vida profissional
das pessoas fsicas que atuam como prova ou testemunho para
fins jurdicos, administrativos ou de pesquisa do passado. Com
isso, dentro dos seus limites de atuao, mas desenvolvendo a
interdisciplinaridade e a cooperao entre reas afins, acabaram
todos, como j me referi no incio da minha comunicao, por
contribuir para um melhor entendimento social e por uma busca
de excelncia da qualidade de vida do cidado - objetivos, alis,
almejados por todas as reas e segmentos da sociedade.
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