Al igual que todo documento oficial, empleado como parte de las actividades
administrativas del personal de seguridad pblica, la elaboracin de un acta o informe
cuenta una estructura bsica establecida que da uniformidad en la recoleccin de informacin. Algunos de los principales elementos son: el folio, la fecha, el lugar, la hora y una descripcin lo ms detallada posible del hecho que se est tratando, as como la inclusin de las partes involucradas. En su redaccin es importante responder a las preguntas qu pas?, cundo?, dnde?, cmo pas? y por qu? Los servidores pblicos en sectores policiales es donde se concentra el mayor nmero de procedimientos operativos, tiene presencia en todo el territorio de una nacin y es habitualmente responsabilizada, desde la mirada ciudadana, por el estado de la seguridad pblica. Por lo anterior es que resultar fundamental incorporar de manera permanente sistemas de medicin de la actuacin policial que permitan efectuar un monitoreo sobre ella y el cumplimiento de sus objetivos. El contar con un buen informe nos permite obtener informacin significativa sobre el estado en que se encuentra un sistema o de las variaciones de ste. Dicho de otra manera, un indicador es una medida que ayuda a responder a la pregunta de cunto se ha progresado en torno a un determinado objetivo. El contar con buenos informes facilita el acceso a la informacin y nos permite llegar al esclarecimiento de una investigacin sustentada. Una vez identificado el objetivo que requiere ser medido, es necesario determinar a travs de qu indicador lo mediremos. Habitualmente, un indicador no basta, sino que se requiere de una canasta de indicadores. Esta canasta de indicadores debe ser lo suficientemente grande para abarcar la mayor cantidad de dimensiones que describen el objetivo, pero no demasiado grande que resulte inviable acceder a la informacin cuantificable. Actas Es el documento que confecciona el funcionario policial con el objeto de dar fe de un hecho realizado por l o cumplido por otra persona en su presencia. Acta Policial se entiende por acta policial el documento que la autoridad competente extiende a travs de un escrito cuando hay un motivo fundado donde se presume que se ha cometido un hecho punible a los fines de iniciar las investigaciones pertinentes. Las informaciones que obtengan los rganos de polica, acerca la perpetracin de hechos delictivos y la identidad de sus autores y dems participes, deber constar en acta que suscribir el funcionario actuante, para que sirvan al Ministerio Publico a los fines de fundar la acusacin, sin menoscabo del derecho de defensa del imputado. El Acta Policial como documento tiene carcter pblico por el hecho de ser realizado por un funcionario pblico debidamente juramentado, pero de igual manera posee un carcter legal motivado a que su realizacin responde a un mandato que el legislador a travs del Cdigo que impone a los rganos de polica de investigacin penal. Adems Es un documento legal utilizado por los cuerpos de Seguridad del Estado, tanto Policiales como Militares, para la descripcin detallada de un hecho punible con el fin de dar a conocer: alguna novedad, procedimiento o informacin sobre una actuacin de un funcionario policial en un determinado lugar, especificando caractersticas exactas de lo ocurrido, la misma tiene requisitos a seguir, que de no acatar las mismas, tal documento pierde valides procesal ante los rganos judiciales declarndolo nulo por la falta de sustento legal. Es una de las herramientas fundamentales del procedimiento policial, al cual se le debe dar la seriedad necesaria por su grado de responsabilidad en el proceso legal penal, tal documento tiene gran importancia en la hora de la sentencia a tomar por el Fiscal quien conozca de la causa y el Juez de Control competente al caso, debido a que se narran los presuntos hechos ocurridos en cuanto al procedimiento realizado e investigado por el cuerpo investigacin policial. CARACTERSTICAS NECESARIAS PARA LA REDACCIN DE UN ACTA POLICIAL SON: 1. exacta: es lo primero para redactar un acta; y para ser exacto, quien lo escriba deber apegarse a la verdad, ya que un acta es una relacin exacta de los datos que se hayan obtenido sin agregarles ni quitarles nada. Sin embargo, es muy difcil lograr una exactitud completa en un acta. Hay muchos motivos que son causa de inexactitud; los tres principales son: a. confundir los hechos con las murmuraciones. b. incapacidad para distinguir entre el hecho y la opinin o conclusin. c. el empleo de palabras que no expresan exactamente lo que se quiere decir. 2. completa: de igual importancia que la exactitud es el problema de hacer que el acta est completa, lo cual significa simplemente dar cuenta de todos los hechos y datos recogidos que tengan conexin con el caso de que se trate. los hechos parcialmente expuestos son tan desorientadores como las falsedades, pues pueden crear una imagen falsa en la mente del revisor o de quien haga uso de ellos e inducirlo a tomar una decisin que resulte ridcula dentro del caso completo y, como consecuencia, puede dar lugar a que se cometa una injusticia. 3. breve: aunque a primera vista parezca que lo breve y lo completo son contradictorios, en realidad no hay conflicto entre ambos conceptos. Lo completo significa incluir en el acta todos los datos apropiados pertinentes y esenciales. La brevedad exige la eliminacin de todo lo impropio, lo innecesario y lo superfluo. La brevedad se logra no incluyendo en el acta detalles innecesarios ni asuntos que no vengan al caso. La brevedad incluye habilidad para redactar un acta unificada, coherente y enftica, pues la unidad, la coherencia y el nfasis son esenciales para una buena acta. La unidad significa la continuidad de ideas y de fines. La coherencia significa que el acta tenga perfecta ilacin de ideas y sea fcilmente comprensible; y el nfasis consiste en hacer hincapi en las expresiones que lo ameriten. 4. imparcialidad: una manera de lograr la imparcialidad es dar cuenta de todos los hechos, sin ocultar ni retener cosa alguna aunque tienda a debilitar el caso o por que no encaje en la conclusin a que quiere llegar el funcionario. La imparcialidad se puede lograr teniendo siempre un criterio amplio. El funcionario policial deber aceptar los hechos tal como los descubre; y si tiene que formular algunas teoras, debern concordar con los hechos. 5. forma correcta: esto se refiere al arreglo material, al aspecto del acta ya terminada, al formato. Se refiere tambin a todo lo que haga el acta ms legible; incluye, entre otras cosas, mrgenes parejos, el uso oportuno de letras maysculas, de signos de puntuacin y de palabras subrayadas, y todo aquello que haga resaltar las partes ms importantes del acta. Tambin incluye los diversos epgrafes que debern estar bien presentados y redactados con brevedad y claridad. Si un acta puede leerse fcilmente, si el revisor o el superior pueden encontrar sin dificultad las partes en que est principalmente interesado, entonces se podr decir que el acta tiene una forma correcta .