Los documentos administrativos

Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, segn su ubicacin,
constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "trmino" del documento. Es preciso advertir que
estas partes, en la mayora de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el
mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.
1. ENCABEZAMIENTO
amos el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las
siguientes partes! membrete, nombre del a"o, lugar y #ec$a, cdigo, destinatario, asunto y
re#erencia.
2. TEXTO
enominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto
reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominacin depende de cada clase o tipo
de documento. %&e estudian al tratar cada documento'.
3. TRMINO
(onocemos como "trmino" al extremo in#erior del documento y est) integrado por las siguientes
partes! ante#irma, #irma, pos #irma, sello, anexo, "con copia" y pie de p)gina.
Las partes que acabamos de indicar son las m)s importantes y corresponden a los documentos
administrativos m)s usados* del mismo modo, est)n designados por sus nombres m)s
di#undidos.
+ay documentos que tienen todas estas partes, pero $ay tambin los que tienen slo algunas,
como veremos al estudiar cada uno de ellos.
4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO
,-. .E./0E1E
El membrete es la inscripcin que identi#ica a la institucin, organismo, entidad o empresa que
remite el documento. El membrete comprende, como mnimo, los siguientes elementos!
,.-.-. En los ministerios, el 2ran &ello del Estado y el nombre del respectivo ministerio! 3. ,., .
.454&1E046 E E7(8(495
,.-.:. En las entidades privadas, el nombre o razn social de la empresa o entidad!
4&104/74608 "754;E0&8L" 6/&E0;8(465E&!
a' El membrete, adem)s de los elementos mnimos que $emos se"alado, puede contener
emblemas, #iguras, dibu<os, direcciones, nmero tele#nico y de #ax u otras re#erencias de inters.
;eamos los siguientes e<emplos!
.754(4=8L48 .E106=6L41858 E L4.8
E.=0E&8 E 1085&=601E& ">E&?& 6/0E06" &.8. 8v. Espa"a :@,, 1el#. ,A@BCA- L4.8
D=E0?
L4/0E0E8 F 4&104/74608 "L8 (819L4(8" ?tiles de escritorio, papelera y 1extos escolares
y universitarios >r. 8samblea @G,, 1ele#ax HBIHA, D 8F8(7(+6
b' El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres
1
correspondientes!
-' En el papel 8,, a un centmetro y medio de los bordes superior e izquierdo
:' En el papel 8A y en los sobres de carta y o#icio, a un centmetro de los mismos bordes.
c' 8 pesar que el membrete se imprime en la parte superior izquierda en la mayora de los
documentos, puede variar su ubicacin imprimindose especialmente en la parte superior central
del papel!
d' En la impresin de los membretes debe existir armona o equilibrio entre los tipos de letras
utilizados y las #iguras o ilustraciones que pudieran acompa"arlos.
e' 8l membrete se le llama tambin "timbre".
#' El papel membretado o timbrado se emplea nicamente para redactar documentos o#iciales, o
sea, slo para aqullos que proceden de las autoridades, #uncionarios o representantes del m)s
alto nivel <er)rquico, porque su impresin resulta a veces costosa.
g' ,.:. 56./0E EL 8J6
$' El nombre del a"o es la denominacin que da el gobierno a cada a"o calendario, mediante ley
o decreto supremo. =or e<emplo, el a"o de :GGB $a sido denominado! "8J6 EL E/E0
(478856"
i' (ada a"o calendario recibe un nombre di#erente. El gobierno, con la denominacin que otorga
a cada a"o, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o pretende reconocer algn
acontecimiento de trascendencia para nuestro pas.
<' Esta denominacin del a"o debe escribirse o imprimirse en toda comunicacin escrita de
car)cter o#icial que se di#unde en las instituciones pblicas.
K' El nombre del a"o se ubica en la parte cntrica superior de la $o<a. &e escribe con letras
maysculas y entre comillas, como se ve en el siguiente esquema!
l' 7/4(8(495 EL 56./0E EL 8J6
6bservaciones!
a' 8lgunas instituciones que utilizan abundante documentacin o#icial $acen imprimir el nombre
del a"o en una cantidad determinada de $o<as, m)s o menos en la que necesitan para usarlas
durante el a"o* pero, en cambio, otras, emplean sellos rectangulares con dic$o nombre para
estamparlos en las $o<as que las requieran. 0ecurren a estos sellos, con la #inalidad de no
quedarse con $o<as impresas a #in de a"o con la denominacin que #enece.
b' En los documentos o#iciales que circulan nicamente en el interior de las instituciones pblicas,
el uso del nombre del a"o no es obligatorio, pero si en las comunicaciones escritas que se envan
#uera de ellas.
,.@. L7280 F LE(+8
El lugar y #ec$a es la parte que indica dnde y cu)ndo se elabora el documento. (omprende el
nombre de la localidad y el da, el mes y el a"o de su elaboracin. =or e<emplo! , GB de mayo de
:GGB
6bservaciones!
a' El lugar y #ec$a se escribe de dos maneras! "Lima, -B de #ebrero de :GGB" y "Lima, #ebrero -B
de :GGB". La primera #orma de escritura es tradicional y la segunda, de uso reciente, introducida
por in#luencia del ingls.
2
b' La denominacin del lugar puede suprimirse en los siguientes casos!
-' (uando el documento se di#unde en el interior de una institucin que no tiene sucursales. =or
e<emplo, en los memorandos que se di#unden en el (entro de &alud de ($imbote, en los que el
nombre de la localidad se sobreentiende.
:' (uando el nombre del lugar ya aparece en el membrete!
&E0;4(46& 170E&14(6& "+78&(80M5"
>r. lea -AC, 1el#. IHCBA, +7808N,
-: de 8bril del :GGB
c' 8lgunos documentos se redactan de<ando en blanco el espacio correspondiente a la #ec$a
$asta que sea revisado y #irmado.
(oncluida la revisin y re#rendado el documento con la #irma respectiva, recin se a"ade la #ec$a
utilizando un sello #ec$ador!
(usco, :G 826 GB
d' En los documentos de circulacin interna, se puede abreviar la #ec$a de di#erentes maneras!
-A >un GB,-AOGCOGB, -ADGCDGB , -AD;4DGB, GBDGCD-A.
e' Los documentos que se redactan en el perodo comprendido entre el uno y el nueve de cada
mes llevan escrita la #ec$a con un cero a la izquierda, con el #in de prevenir alguna adicin
numrica en el #uturo. =or e<emplo!
($iclayo, GC de 8gosto de :GGB
#' La denominacin del lugar se separa de la #ec$a por medio de coma, el nombre del mes se
recomienda escribir con minscula y el a"o calendario no lleva coma despus de la ci#ra de mil,
as!
+u)nuco, -: de mayo de :GGB
g' El lugar y #ec$a no tiene ubicacin #i<a en los documentos! en la mayora, se ubica en el
encabezamiento* en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certi#icados, deba<o del
texto, en reemplazo de la ante#irma.
,.,. (9426
El cdigo es la parte que individualiza al documento e identi#ica a la institucin yOo dependencia
remitente.
Las instituciones y dependencias codi#ican los documentos que elaboran por medidas de control
y seguridad. Las copias de dic$os documentos se arc$ivan en orden cronolgico y en #orma
correlativa para que cualquier a"adido, sustraccin, cambio u otra irregularidad sea descubierta
#)cilmente.
El cdigo est) compuesto por los siguientes elementos!
,.,.-. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra "nmero", con
maysculas. =or e<emplo! 6L4(46 5P.
,.,.:. El nmero correlativo asignado al documento, integrado por tres dgitos, que se renuevan
anualmente! G:A*
,.,.@. Las dos ltimas ci#ras del a"o calendario en el cual se redacta el documento, entre
guiones! D GBD* y
3
,.,.,. Las siglas de la institucin, empresa yOo dependencia que elabora el documento,
separadas por guin o barra oblicua! L((88DE=(8 o L((88OE=(8.
8l unir los elementos estudiados, el cdigo queda estructurado del siguiente modo!
6L4(46 5P G:A D GB D L((88 Q E=(8
Esta codi#icacin permite singularizar plenamente al documento! se trata del o#icio nmero :A, del
a"o de GB, elaborado por Lacultad de (iencias (ontables y 8dministrativas %L((88',
espec#icamente, por la Escuela =ro#esional de (iencias 8dministrativas %E=(8'.
6bservaciones!
a. 1odo el cdigo se subraya y al #inalizar su redaccin no se coloca punto ni otro signo de
puntuacin.
b. La cantidad de ci#ras o dgitos %dos, tres, cuatro o m)s' que se emplea en la numeracin de los
documentos vara considerando la #recuencia con la que se usan en un a"o. =or e<emplo, si un
documento se utiliza bastante en un a"o, su numeracin se puede indicar con tres o cuatro
dgitos* en cambio, si se emplea poco, bastar) con dos.
c. =or otro lado, conviene $acer notar que cada documento, individualmente, tiene su
correspondiente numeracin correlativa anual. =or e<emplo, el memorando simple, el memorando
mltiple, el o#icio simple y el o#icio mltiple tienen, cada uno, su propia numeracin.
En cada o#icina, al inicio del a"o calendario, se elaboran tablas numricas para cada documento
o se lleva un registro. Los nmeros se van ta"ando o anulando con una "R" al momento de su
asignacin a tal o cual comunicacin escrita.
Los registros o las tablas numricas sirven para #acilitar el control de la numeracin de los
documentos, as como para cote<ar la cantidad de los redactados con las copias existentes en los
arc$ivos.
d. En la utilizacin de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones!
-' En las comunicaciones de circulacin interna, se usan solamente las siglas de la dependencia
que enva el documento. =or e<emplo, en el memorando que remite el <e#e de la 7nidad de
=lani#icacin al de =ersonal se consigna slo las siglas de la unidad remitente! .E.60856 5P
--BDGBD7=!
:' En cambio, en las comunicaciones de circulacin externa y en las internas que requieran de la
#irma de la m)xima autoridad de la institucin, se emplean obligatoriamente las siglas de la
institucin y de la dependencia que elabora el documento. =or e<emplo, en el o#icio que remite el
director de =lani#icacin de la 0egin 2rau al alcalde del (once<o =rovincial de =iura, se
consideran dos siglas! de la regin y de la dependencia respectiva! 6L4(46 5P GCADGBD02D=!
@' &i $ay necesidad de mencionar las siglas de dos o m)s dependencias, dic$as siglas se indican
considerando el grado de subordinacin que existe entre ellas, de mayor a menor <erarqua. F si
las dependencias son del mismo nivel, sus siglas se escriben en orden al#abtico*
,' 7n traba<ador no puede estructurar a su criterio las siglas de la dependencia donde labora!
corresponde a la institucin determinar las siglas de sus dependencias*
e. ebido a la creciente modernizacin y mecanizacin de las entidades,
las siglas de muc$as instituciones y sus dependencias vienen siendo reemplazadas por nmeros
4
o series computarizadas. =or e<emplo, $ay empresas que codi#ican as! (40(7L80 5P GGB D GB D
lSS.
#. En algunas instituciones, el nmero que corresponde a los documentos se escribe a mano,
luego que $an sido #irmados, por e<emplo, as!
6L4(46 5P -:DGBD08 LT
g. +ay documentos que no llevan numeracin ni siglas, porque se elaboran pocas veces, tales
como!
-' Las actas y los certi#icados que expiden algunas instituciones. =ero si estos documentos
aumentan su uso, deben ser codi#icados*
:' Los memorandos e in#ormes redactados por los traba<adores que no ocupan cargos
administrativos. Estos documentos llevan slo su respectiva denominacin en la parte cntrica
superior de la $o<a.
@' La solicitud y las cartas de poder, notarial y #amiliar por ser redactadas por personas naturales
o por traba<adores como si #ueran tales.
,.A. E&145818046
El destinatario es la parte que identi#ica a la persona, dependencia, institucin o empresa a quien
se remite el documento.
1odas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario %por e<emplo, la
resolucin, la directiva, el contrato, el certi#icado y el acta no tienen esta parte'* y los documentos
que s lo llevan no lo redactan de manera similar.
,.C. 8&7516
El asunto es el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da
origen.
Est) integrado por los siguientes elementos!
,.C.- La palabra "8sunto" seguida de dos puntos* y
,.C.: 7na #rase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en #orma breve y precisa,
tipo telegrama %con pocas palabras, pero que se comprenda'. =or e<emplo!
8sunto! (oncurso de plazas docentes.
En la comple<idad del mundo actual, el uso del asunto en los documentos <uega un papel muy
importante! permite conocer de manera r)pida el tema o el motivo de la comunicacin, sin
mayores es#uerzos ni necesidad de muc$o tiempo. =ero el uso del asunto no slo o#rece esta
venta<a, sino tambin #acilita la elaboracin, la clasi#icacin, el tratamiento y el arc$ivamiento de
los documentos que lo llevan.
6bservaciones!
a' 7n documento debe desarrollar solamente un asunto. &in embargo, en casos excepcionales,
podr) tratar dos o m)s temas estrec$amente vinculados entre si.
b' El asunto no puede ser una #rase rutinaria, que se repita indistintamente en todos los
documentos. Expresiones como "8sunto! Lo que se indica" o "8sunto! En el texto" no deben
usarse, porque no dicen nada sobre el contenido del documento. El asunto es como el ttulo de
un artculo periodstico que sintetiza su contenido, y que apenas lo vemos, nos da una idea
general de lo que trata.
c' 8 veces sucede que la redaccin del asunto se nos $ace di#cil, debido a nuestra poca
experiencia o $abilidad* pero esta redaccin se #acilita de<)ndola para cuando se $a terminado de
elaborar todo el texto, momento en el cual ya se sabe realmente cu)l es el contenido exacto de la
comunicacin.
5
d' La escritura de la palabra "asunto" se uni#ormiza con la del tratamiento del destinatario y de la
palabra "re#erencia", %sobre este tema lea la observacin "d" de la p)gina subsiguiente'.
e' La #rase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de dos maneras!
-' (on mayscula solamente la letra inicial de la primera palabra de
la #rase %y de los nombres propios, si $ubiere'!
8sunto ! (ompra de tiles de escritorio.
:' 6 con mayscula la letra inicial de todos los sustantivos, ad<etivos, verbos y adverbios, as!
8sunto ! (ompra de ?tiles de Escritorio.
8nte estas dos posibilidades de escritura, debemos adoptar solamente una de ellas y
conservara cada vez que sea necesario.
#' (omo el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos todava no lo emplean, pero
conviene que se vaya di#undiendo porque es sumamente til.
,.B. 0ELE0E5(48
La re#erencia es la parte que $ace mencin a los antecedentes del documento que se elabora. Es
una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en
todos los casos. La llevan nicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos
anteriores.
Esta parte comprende!
,.B.-.El trmino "re#erencia" %completo o abreviado' seguido de dos puntos* y
,.B.:.E- cdigo y la #ec$a simpli#icados o abreviados del documento que sirve de antecedente.
=or e<emplo!
0e#.! 6#ic. 5P -:@DGBD60,
de -I de .ayo, de :GGB
El empleo de la re#erencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o reitera, as
como #acilita la ubicacin de la copia o del original de dic$a comunicacin en el arc$ivo
correspondiente.
6bservaciones!
a' 5o debemos con#undir asunto con re#erencia, porque son dos partes di#erentes. (omo
sabemos, el asunto resume el contenido o el motivo de la comunicacin que se redacta y la
re#erencia si se usa menciona a su antecedente, el que puede ser el documento al cual se da
respuesta, el remitido anteriormente o cualquier otro relacionado con el que elaboramos y que
$ay necesidad de re#erirse a l.
b' (uando se requiere indicar en la re#erencia dos o m)s antecedentes, stos se mencionan en
orden cronolgico! de mayor a menor antigSedad. ;eamos!
0e#. ! 6#. .lt. 5P G:IDGBD0E, de :GDGCDGB* 4n#.
5P GGIDGBD4, de G:DGBDGB. y .emo. 5P :@ADGBD7=, de --DGIDGB
c' 8 veces la re#erencia reemplaza al asunto* en este caso, la re#erencia
ocupa el lugar del asunto!
&e"or! 0e#. !
=ero si el uso de las dos partes es necesario, la re#erencia se ubica deba<o del asunto!
&e"or ! >e#e de =ersonal
8sunto ! 6torgamiento de vacaciones
0e#. ! 005"@,CDGBD08O0(+, de :C de ic. de :GGB.
d' La escritura de las palabras "asunto" y "re#erencia" debe uni#ormizarse con la del tratamiento
del destinatario. =or e<emplo, si el tratamiento
"se"or" se escribe con maysculas, "asunto" y "re#erencia" deben escribirse tambin as!
&EJ60 ! 8&7516! 0EL. !
y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayscula, dic$as palabras deben
escribirse de igual manera!
&e"or !
8sunto !
0e#. !
Esta segunda #orma de escritura es la m)s di#undida.
6
e' &i el documento que sirve de antecedente no tiene cdigo, en la re#erencia del que se redacta
se se"ala solamente el nombre y la #ec$a simpli#icados del citado documento. =or e<emplo!
8sunto ! >usti#icacin tardanza.
0e#. ! .emo, de #ec$a -,DG@DGB
5618 &6/0E EL ;6(814;6
El vocativo es una palabra o #rase de cortesa que se utilizaba antes de empezar la redaccin del
texto. ;eamos algunos e<emplos de vocativo!
&e"or irector!
.uy se"or mo!
e mi mayor consideracin!
5. ESTUDIO DEL TEXTO
El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento* comprende el desarrollo
ordenado del mensa<e que se desea transmita.
A.-. (808(1E0E&14(8& ;418LE& EL 1ER16
El texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes caractersticas que como su
nombre lo indica son vitales y nu deben #alcar
en ninguno de ellos. ic$as caractersticas son!
A.-.-. (laridad! 1odo documento debe ser claro, inteligible, de #)cil comprensin. &e debe buscar
que las ideas expuestas lleguen al lector con suma #acilidad.
A.-.:. 4ntegridad! 1oda comunicacin debe contener y desarrollar todas las ideas re#eridas al
tema o asunto que se transmite* la misma que al ser leda no debe presentar vacos, dudas ni
ambigSedades. 6 sea que la in#ormacin que se proporcione debe ser completa y co$erente.
A.-.@. /revedad! 1odo documento debe ser breve y )gil, sin palabras y #rases innecesarias. Las
ideas deben ser expresadas sin rodeos, en #orma directa y precisa.
A.-.,. (ortesa! Es decir, el tono de la redaccin debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir
positivamente al lector.
1odo documento debe redactarse teniendo en cuenta la <erarqua del destinatario, pero sin llegar
a la sumisin ni adulacin y sin descuidar el respeto que merece tambin el subalterno.
A.-.A. (orreccin! 8l redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni
ortogr)#ica
A.:. E18=8& E L8 EL8/608(495 EL 1ER16
La elaboracin del texto comprende las siguientes etapas!
A.:.-. (oncepcin! La concepcin es la etapa inicial en la elaboracin dei texto. &e realiza en
#orma mental, y permite #ormamos una idea la m)s aproximada posible de lo que ser) nuestro
texto. .)s o menos nos da una pauta de lo que tendremos que $acer.
A.:.:. 0ecoleccin de atos! 7na vez que se tiene la idea dei documento a redactar, se procede
a reunir todo el material y la in#ormacin necesaria.
En la recoleccin de datos la in#ormacin que se rena debe proceder de #uentes con#iables.
A.:.@. /osque<o &inttico de 4deas! &e $ace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales
ideas que contendr) el documento.
Este bosque<o viene a ser pr)cticamente el esqueleto del documento.
A.:.,. Elaboracin del /orrador 7na vez que las ideas $an sido bosque<adas, se empieza la
7
elaboracin del borrador, que no viene a ser m)s que el desarrollo de dic$as 4deas. Este
desarrollo requiere de toda nuestra experiencia, capacidad, conocimientos y creatividad para
lograr el texto que deseamos.
A.:.A. Evaluacin del /orrador La evaluacin del borrador se lleva a cabo en dos momentos!
a' En primer lugar, el borrador es sometido a varias preguntas para veri#icar si el texto que
acabamos de elaborar rene las caractersticas vitales de claridad, integridad, brevedad, cortesa
y correccin.
b' En segundo lugar, el texto es sometido ntegramente a una lectura atenta en voz alta y de
corrido* y si no se puede en voz alta, deber) leerse en #orma silenciosa, pero tratando de
reproducir mentalmente nuestra entonacin.
A.:.C. "=asado en Limpio" del /orrador El borrador, una vez evaluado con seriedad, es "pasado
en limpio", o sea, trans#erido a otra $o<a.
=ero esta accin debe realizarse con sumo cuidado, porque $ay quienes que en esta etapa
vuelven a cometer errores.
=or ltimo, la persona que #irmar) el documento, deber) leerlo una vez m)s, con muc$a atencin
y concentracin, para estar plenamente seguro que lo que va #irmar no tiene errores que podran
da"ar su prestigio.
A.@. 4E514L4(8(495 E 4;4&465E& EL 1ER16
Las ideas que se transmiten por medio de un documento, muc$as veces necesitan ser divididas o
agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relacin lgica que existe entre ellas.
6. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TRMINO
C.-. 851EL40.8
La ante#irma es la palabra o #rase de cortesa que se emplea cuando se $a concluido la redaccin
del texto de un documento administrativo. (omo su nombre lo se"ala, precede a la #irma del
responsable de la comunicacin.
En la actualidad, la #rmula que m)s se usa como ante#irma viene a ser la palabra "atentamente",
seguida de coma. La #rmula "ios guarde a 7d." ya no se utiliza.
+ay documentos que no llevan ante#irma, tales como la resolucin, la directiva, el contrato, el
certi#icado, el acta, la solicitud y el convenio.
C.:. L40.8
La #irma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rbrica estilizados de la persona
que se responsabiliza del documento.
6bservaciones!
a' La persona que $a #irmado el original de un documento puede de<ar de #irmar sus copias, en
las cuales se estampar) su sello #acsimil o aquel que reemplace a este sello.
b' &i son dos los responsables de un documento, #irma al lado izquierdo de la $o<a el de mayor
>erarqua, o si son del mismo nivel <er)rquico, el m)s antiguo en el cargo* y si son de la misma
antigSedad en el cargo, #irma en ese lado, el que mayor participacin $a tenido en la actividad o
asunto que se 4n#orma. (uando los #irmantes son m)s de dos, #irman uno a continuacin de otro,
teniendo en cuenta su <erarqua, antigSedad en el cargo yOo el grado de intervencin en la labor o
gestin e#ectuada.
c' El servidor que visa o autoriza la remisin o la expedicin de ciertos documentos %como
algunos in#ormes, certi#icados, copias certi#icadas, directivas y resoluciones' #irma, rubrica o
coloca su media #irma al lado izquierdo o deba<o de la #irma del que $a redactado el documento,
8
en se"al de con#ormidad. La rbrica o media #irma viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar que
nos pertenece y que en nuestra #irma acompa"a a nuestro nombre y apellido.
El que visa o autoriza un documento encabeza su #irma, rbrica o media #irma con la abreviatura
de la #rase "visto bueno"! ;Gb", que es la #rmula de certi#icacin m)s di#undida en nuestro medio.
C.@. =6&LE0.8
La pos#irma es la parte que identi#ica al responsable de la comunicacin. Est) compuesta por los
siguientes elementos*
C.@.-. =ro#esin o grado acadmico, en #orma abreviada, del responsable del documento. =or
e<emplo! 4ng.!
C.@.:. 5ombre o nombres y apellidos del mismo, con maysculas! 9&(80 =8L6.456
&M5(+EN* y
C.@.@. (argo que desempe"a, cuyos sustantivos y ad<etivos se escriben con letra inicial
mayscula! >e#e de =lani#icacin.
4ng. 9&(80 =8L6.456 &M5(+EN >e#e de =lani#icacin
6bservaciones!
a' =or Ley 5P :,@-G, vigente en el =er desde el :- de setiembre de -IHA, "la denominacin de
todo $onor, grado acadmico, ttulo pro#esional, o#icio, #uncin pblica, cargo, empleo u otra
actividad ocupacional o laboral, cualquiera que sea su origen o nivel, ser) expresada, cuando
corresponde a la mu<er, en gnero #emenino, si ella es posible gramaticalmente".
En consecuencia, debe decirse ingeniera, abogada, arquitecta, contadora pblica, licenciada,
mdica ciru<ana, mdica veterinaria, qumicoD#armacutica, odontloga, etc. si el ttulo pro#esional
corresponde a una mu<er* del mismo modo, debe llamarse presidenta, ministra, rectora, decana,
directora, <e#a, secretaria general, contadora general, asesora, inspectora, auditora, gerente
general, <ueza, #iscala, etc. si el cargo correspondiente lo e<erce tambin una mu<er.
b' &i una persona tiene dos o m)s ttulos pro#esionales o grados acadmicos, en la pos#irma
utiliza solamente la abreviatura de su ttulo pro#esional o grado m)s alto. F si stos son del mismo
nivel, emplea la abreviatura del ttulo o grado de mayor prestigio social.
c' &i una persona ocupa dos o m)s cargos administrativos simult)neamente, en la pos#irma
indica slo el cargo m)s alto* y si son del mismo nivel, $ace mencin al cargo que ocupa en
calidad de titular.
d' &i la persona cuya identi#icacin aparece en la pos#irma no puede #irmar el documento por
algn motivo y $ay urgencia de remitirlo, podr) #irmarlo su reemplazante pero colocando una !*p3!
delante del primer elemento de la pos#irma, as!
p. =ro#. 8L;806 8LE20E8 &616 irector
La "p" signi#ica! "#irmo por ..."
&e recomienda "#irmar por otro" solamente en documentos internos, de remisin inmediata, no
comprometedores.
e' 8ntiguamente, la pos#irma apareca encabezada por una raya $orizontal sobre la cual se
#irmaba* en la actualidad, dic$a raya ya no se utiliza y la #irma recae directamente sobre la
pos#irma. =or e<emplo!
(=. >6&U 80E58& EL (8.=6 (ontador 2eneral
Esa raya $orizontal $a quedado relegada para los sellos de pos#irma y de colegiatura.
#' En la denominacin del cargo que se desempe"a en #orma transitoria, se a"ade cualquiera de
los detalles siguientes!
9
-' La abreviatura de la #rase latina "ad interim", entre parntesis!
Lc. (80L6& =80EE& =4516 irector %a.i.'
%La #rase "ad interim" signi#ica "provisional", "interino"'.
:' La palabra "encargado"V
Eco. L74& 80/7L? 5?JEN >e#e Encargado
o su abreviatura, entre parntesis!
Eco. L74& 80/7L? 5?JEN >e#e %e'
@' 6 el trmino "accidental" %di#undido en las instituciones castrenses'!
(ap. =5=. EL48& (8.=6& =4E08 >e#e 8ccidental del Lrente =olicial de +uac$o
g' La pos#irma del servidor que sin ser pro#esional ocupa cargo administrativo se consigna as!
2746 06&8LE& L608 >e#e
y del que siendo pro#esional no ocupa cargo, se detalla!
4ng. >ess /)rreto 0os
$' La pos#irma de los servidores que no tienen cargo ni pro#esin y de las personas naturales %y
de las consideradas como stas' comprende nicamente sus nombres y apellidos escritos del
modo siguiente!
>os (alle /arrenec$ea
%Los que #irman solicitudes y cartas #amiliares, notariales y de poder lo $acen como personas
naturales, por m)s que ocupen cargos y tengan pro#esin'.
i' En muc$as instituciones, la pos#irma ya no se mecanogra#a, sino se estampa el sello de
pos#irma.
<' El sello de pos#irma es reemplazado por el sello de colegiatura cuando el responsable de la
comunicacin #irma un documento de su competencia pro#esional.
C.,. &ELL6
El sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se enva! re#renda la #irma
del responsable de la comunicacin.
Este sello tiene la #orma redonda o circular en los organismos dependientes del Estado, y puede
tener otras en el &ector =rivado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos directivos.
0ecibe el nombre de "sello de legalizacin".
C.A. 85ER6
El anexo es una parte opcional. &e emplea nicamente cuando al
documento que remitimos $ay necesidad de acompa"ar ob<etos u otros documentos, como
recibos, #acturas, certi#icados, planos, tablas, testimonios, #otogra#as, casets, videos, disKettes,
etc., para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar la in#ormacin que se proporciona. =or
e<emplo, se usa anexo en la solicitud que lleva ad<unta un certi#icado de estudios. El anexo est)
integrado por!
C.A.-. La palabra "anexo" %todo con mayscula o slo su letra inicial', subrayada, seguida de dos
puntos* y
C.A.:. El nombre del ob<eto o del documento que se acompa"a. 8s! 85ER6! (opia de la 0.0. 5W
-BCDGBD758, de -ADGADGO
6bservaciones!
10
a' &i los ob<etos o documentos que se acompa"an al que redactamos son dos o m)s, se utiliza el
trmino "anexos" y se los ordena y enumera teniendo presente uno de los criterios que
mencionamos en la observacin siguiente. =or e<emplo!
85ER6&!
-. =artida de nacimiento.
:. (erti#icado de traba<o.
@. eclaracin <urada.
b' Los ob<etos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en consideracin
uno de los siguientes criterios!
-' La antigSedad de los ob<etos o documentos %de mayor a menor antigSedad'*
:' La importancia que tienen*
@' El orden en el cual aparecen citados en el documento al que acompa"an* y
,' El orden en el que los requieren algunas instituciones, por e<emplo,
en sus reglamentos o bases de concurso.
c' (ada ob<eto o documento que se acompa"a lleva una inscripcin integrada por la
palabra "anexo", con maysculas, y el nmero que se le asigna en el ordenamiento respectivo.
Los documentos la llevan en la parte superior derec$a de la primera p)gina. =or e<emplo!
85ER6 G-
d' Los documentos que se ad<untan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se ponen
en un #lder y luego se envan con<untamente con la comunicacin a la cual acompa"an.
C.C. "(65 (6=48"
La "con copia" es la parte que identi#ica o $ace mencin a las autoridades, dependencias yOo
servidores a quienes se envan copias del documento que se redacta. (omprende los siguientes
elementos!
C.C.-. El encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la #rase "con copia", as! c.c, y
C.C.:. La relacin de las autoridades, dependencias yOo servidores a quienes se remiten las
copias del documento. =or e<emplo!
c.c!
ireccin &ub direccin 8rc$ivo.
6bservaciones!
a' Esta parte denominada provisionalmente "con copia" se usa en todos
los documentos cuyas copias $ay necesidad de $acer conocer a autoridades, dependencias o
servidores que, por #uncin o a <uicio del remitente, deben enterarse de lo que se est) remitiendo.
=ero en A documentos que son! o#icio mltiple, memorando mltiple, directiva, carta circular y
circular esta #rase "con copia" se reemplaza por la palabra "distribucin", que se escribe en #orma
completa, con maysculas, subrayada y seguida de dos puntos!
4&104/7(495!
pto. de 8dquisiciones pto. de ;entas 8lmacn 8rc$ivo.
Este cambio de "con copia" por "distribucin" no es por gusto* se debe a que las personas o
dependencias consideradas en la "distribucin" de esos A documentos son sus destinatarios, por
lo que est)n obligadas a cumplir o a asumir sus responsabilidadesX en lo que les ata"e* mientras
que quienes est)n consideradas en la "con copia" slo tienen la obligacin de "tomar
conocimiento" de lo que se $a enviado, para que se mantengan in#ormados de lo que est)
sucediendo, pudiendo actuar o no cuando lo crean conveniente.
11
b' En un documento no se puede emplear al mismo tiempo "con copia" y "distribucin"* $ay que
usar solamente a una de ellas. En caso de requerir el empleo de las dos #ormas, dentro de una se
incluira a lo que correspondera a la otra.
Las autoridades, dependencias yOo servidores a quienes se envan copias de un documento, se
mencionan de mayor a menor <erarqua en orden al#abtico, al ser del mismo nivel <er)rquico',
uno deba<o de otro, a un solo espacio, as*
ce!
6#icina de /ienestar &ocial =ro#. >uan =ineda ;ila /ac$. Luis (ano &ols 8rc$ivo.
4&104/7(495!
7nidad de 1ransportes 4ng. 0al +uerta 1orres &rta. /lanca ;alle<o 2uerra 8rc$ivo.
d' &i $ay necesidad de mandar m)s de una copia a alguna dependencia o persona o para su
conservacin en el arc$ivo, el nmero de las mismas se especi#ica a continuacin de sus
nombres, entre parntesis!
ce!
7nidad de Estadstica Mrea de =rogramacin 8rc$ivo %G:'.
4&104/7(495!
ireccin 0egional
6#icina de 8dministracin %G,'
7nidad de =oblacin y es. %--'
8rc$ivo.
e' (uando los destinatarios de las copias son varios, se los agrupa ba<o denominaciones
genricas y se especi#ica, entre parntesis, el nmero
de e<emplares que les corresponde!
4&104/7(495!
2erencia 2eneral
&ubgerencias %G:'
>e#aturas %GH'
4nteresados %:A' 8rc$ivo.
#' 1odo documento se redacta, por lo menos, con una copia, para que quede como prueba de su
elaboracin. Esta copia, debidamente sellada, #irmada o rubricada por la persona que recibe su
original, se guarda en el arc$ivo de la dependencia remitente o queda en poder de quien lo
redact para su arc$ivo personal.
g' El que recepciona un documento estampa su sello, #irma o rbrica en la copia o el respectivo
cuaderno de cargos, indicando el da y la $ora en que lo recibe. Esta accin constituye prueba de
su recepcin. =or e<emplo!
ce!
pto. de .arKeting Mrea de &ervicios 8rc$ivo.
$' En el documento que se redacta con una sola copia se indica! "ce. 8rc$ivo", sin los dos puntos,
que ya no se colocan porque no encabezan enumeracin. En este caso, esta parte puede
eliminarse, pero debe entenderse que el documento $a sido elaborado con una copia para el
arc$ivo.
i' La "con copia" y "distribucin" se pueden eliminar en los documentos de circulacin externa.
C.B. =4E E =M2458
El pie de p)gina es la parte que identi#ica a los responsables de la elaboracin del documento.
12
(omprende las inciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona
en la pos#irma y de aqulla que se encarg de su mecanogra#iado o digitacin a computadora.
Estas inciales se colocan al culminar la redaccin del documento, en el lado in#erior izquierdo,
separadas por una barra oblicua, del siguiente modo! con letras maysculas, las inciales de la
persona que #igura en la pos#irma* y con minsculas, de quien se encarg de mecanogra#iarlo o
digitarlo. =or e<emplo, si #ueran 0ubn 1irado =alomino, el que aparece en la pos#irma, y 5elly
6rellano =)ucar, la secretaria que mecanogra#i la comunicacin, las inciales de aquellas
personas se consignan as en el pie de p)gina! 01=Onop.
6bservaciones!
a' (uando la naturaleza de la comunicacin, su contenido o cualquier otra circunstancia obligan a
que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su mecanogra#iado, slo
se coloca las iniciales de aquella persona con mayscula! =1L.
b' &i el documento es preparado en equipo o si es tan elemental o rutinario, se coloca solamente
las iniciales de la persona encargada de su mecanogra#iado o digitacin, con minsculas! ytr.
c' Entre las letras de las iniciales de las personas responsables de la comunicacin, no se coloca
puntos. El punto se gr)#ica nicamente al #inalizar todo el pie de p)gina, por e<emplo! .+1Ot#d.
d' Los documentos redactados por personas naturales y por aqullas consideradas como tales no
llevan pie de p)gina, porque se supone que sus nicos responsables son sus #irmantes.
13