Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se

deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de
comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. *
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito



FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo
general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs del
cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de
compraventa comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio, para
efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden
a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.


Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas.
Entre ellas, la factura de uso ms frecuente es definitivamente
la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar
constancia de unaoperacin econmica, ya sea esta una compraventa
o la prestacin de algn servicio. Este tipo de factura debe recoger
toda la informacin necesaria sobre dicha operacin.




Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite
para corregir algn error o agregar algn dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin
en la factura ordinaria o bien la devolucin de la mercanca. Esta factura
se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los
requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, tambin se debe
emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algn error con la
mercanca, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.



Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias
facturasemitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes.
Pero para que este documento sea vlido, es necesario anular dichas
facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe cumplir los
mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el
valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripcin de todas las
operaciones que est agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica
los procesos de facturacin, pero siempre respetando la normativa vigente
establecida por la ley.


ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin
especifica los trminos de pago y de entrega.


La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar
los artculos y presentar una factura.Todos los artculos comprados
por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra,
que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden
de compra:- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace
el pedido- Nmero de orden de compra- Nombre y direccin del
proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida-
Trminos de entrega y de pago- Cantidad de artculos solicitados-
Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total- Costo de
envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden-
Firma autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la
entrega y/o remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe
dichas mercaderas, mediante su firma, reconoce haber recibido las
mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del
comprador a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida
en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la
entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la
leyenda DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior


RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para
certificar que se ha pagado por un servicio o producto.Hay de diversos
tipos segn el formato, si queda registrado, y otras caractersticas. Los
recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega
a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un
recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una
persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con
este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas
(nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los
impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa
de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado
cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando
tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de
crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems
sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.


NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en
la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el
valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error
en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier
otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de
una cuenta.


NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente,
con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por:
avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso
en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la
respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un
ingreso para sta, y la nota crdito significa una erogacin.




CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable
de valor en el que la persona que es autorizada para extraerdinero de
una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su
cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la
presencia del titular de la cuenta bancaria.


CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del
cheque escribimos el nombre del legtimo tenedor persona que, salvo
que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El
incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si
bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legtimo
tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un tercero.




CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona especfica a favor de
quien se expide. Este tipo de cheque debe indicar la
leyenda al portador en el espacio destinado para sealar
el nombre del beneficiario.


Caractersticas particulares:
El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago
a otra persona o empresa sin necesidad de endosarlo,
ya que la persona que sea el portador del cheque es
quien podr cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin para
realizar su cobro, ni escribir los datos del tenedor del
cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la
cantidad que cada institucin determine, de acuerdo a
sus polticas internas.

Recomendaciones:
Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo
inmediatamente, ya que en caso de extravo o robo,
podr ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la
institucin bancaria tiene la obligacin de pagarlo a
quien lo presente para su cobro, por lo que debes
notificar inmediatamente el extravo o el robo al banco,
adems de seguir el procedimiento que ste te indique
para llevar a cabo este tipo de cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu
banco cual es la cantidad mxima por la que este puede
ser expedido, ya que al ser disposiciones del Banco de
Mxico, estas pueden variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta
se har efectiva hasta que hayan transcurrido los plazos
de presentacin que establece la Ley General de Ttulos
y Operaciones de Crdito; misma que seala que ser
de 15 das naturales que sigan al de su fecha, si fueran
pagaderos en el mismo lugar de su expedicin. Dentro
de un mes si fueran expedidos y pagaderos en diversos
lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si
son expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio
nacional o viceversa. Mientras no transcurran estos
plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en
caso de robo.






CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita
estar totalmenteseguro de que este documento cuenta con
los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo
cual solicita al librador, quien a su vez requerir al banco
certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el
banco retira el importe sealado en el cheque de la cuenta
de la persona que lo expide, sellndolo y firmndolo como
prueba de garanta de que el documento contar con los
fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para
su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques
se asegura la existencia de recursos para el pago del
documento an cuando posteriormente la cuenta pudiera
quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podr
disponer de ese dinero.

Caractersticas particulares
El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la
certificacin.
Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una
persona o una empresa determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus
derechos mediante endosos y slo puede canjearse por
el beneficiario, quien deber cobrarlo o depositarlo en su
cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque
est certificado, debe contener dos firmas de
funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente
que solicit su certificacin siempre y cuando no haya
sido cobrado y se devuelva el documento al banco para
realizar la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de
cheques es necesario que quien lo emite tenga una
cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que
puede decirse que nicamente es para clientes de ese
banco.
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se
quiere asegurar de que el cheque entregado como pago
tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra
por la certificacin de cheques y el cargo en caso de
cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del
documento, debers levantar un acta ante el ministerio
pblico y presentarte con una copia de la misma ante el
banco para que procedan a realizar los trmites de
cancelacin.






CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de
crdito para que el cliente slo pueda cobrarlos en una de las
sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que
expedir el cheque y ste ser pagado en esa misma
institucin o en su caso podr depositarse en una cuenta del
beneficiario.





PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial
para documentar una deuda y una de las herramientas ms eficaces para
garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta
arma comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su
llenado en forma correcta.






NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE
DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un documento que
extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad
determinada de valores en calidad de depsito, para ser sumada a la
cuenta del titular.
Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente.
Plazo fijo. Caja de Ahorro.Tambin hay notas de crdito bancarias por
acreditacin de intereses, devolucin de gastos mal cobrados, etc.Es
decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el banco
cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.