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Arquitectura Empresarial: Un soporte para las empresas en tiempo de crisis Rafael Monge Gallego - IBM Software Group Espaa
Sumario Como caba de esperar, muchas organizaciones han optado por el recorte presupuestario y de costes, posponiendo proyectos de inversin para otros tiempos mejores". Y es cierto que no es una situacin fcil para las empresas, pero s puede ser un tiempo de oportunidades. Las claves para sobrevivir y ganar competitividad en pocas de crisis son flexibilidad" y maximizacin de los recursos". Y cmo lograr sto? Implementando iniciativas a nivel empresarial, que ayuden a construir, entre otros beneficios, una plataforma tecnolgica que permita adaptar las operaciones ms rpidamente a las necesidades del negocio, y explotar los activos al mximo. Arquitectura Empresarial es la iniciativa en la que muchas empresas se han apoyado para llevar a buen puerto proyectos de flexibilidad operacional, maximizacin de recursos, reduccin de costes y control de la inversin. Un paradigma que permite conocer a las organizaciones tal y como funcionan, proyectar cambios, y reducir tanto incertidumbres como riesgos. Corren tiempos difciles, pero tambin grandes oportunidades: aquellas empresas conmayor conociendo sobre s mismas y capacidad de adaptacin sern los que podrn sacar provecho de la actual situacin. Este documento pretende, en primer lugar, presentar el paradigma de Arquitectura Empresarial y por qu debe ser considerada como una estrategia que todas las empresas han de implementar. Y en segundo lugar, pretende describir cmo implementar Arquitectura Empresarial siguiendo unas sencillas pautas, que en un corto plazo de tiempo ayuden a demostrar valor al negocio. Introduccin No es extrao que la mayora de las empresas ante la actual situacin econmica y financiera hayan optado por recortar presupuestos y reducir costes como medida drstica para sobrellevar la crisis. Una medida que en muchos casos ha afectado a proyectos que estando ya iniciados han sido paralizados o pospuestos hasta una prxima bonanza. Es la nica medida que se puede llevar a cabo ante los azotes de la crisis? Posiblemente no, y es que incluso antes de llevar a cabo un recorte presupuestario, eliminacin de activos, o reduccin del consumo de recursos en las principales operaciones, hay que saber si estas medidas pueden llegar a tener un impacto negativo o incluso poner en peligro el negocio, a medio o largo plazo. Y cmo saber si se est tomando la decisin correcta? Se entiende que medidas as no se deben de tomar a la ligera, pero precisamente en la situacin que nos encontramos, da tras da las empresas han de hacer frente a decisiones difciles y complejas en un breve espacio de tiempo. Equivocarse puede ser poner en bandeja oportunidades a la competencia, y acertar puede significar resistir e incluso ganar competitividad. Con qu cuentan las empresas hoy en da para tomar decisiones de esta ndole? Cmo se puede no solo acortar el ciclo de vida de la toma de decisiones, sino tambin llevar a cabo las acciones ms oportunas y eficaces para el negocio? Si en alguna ocasin han odo hablar de Arquitectura Empresarial, ya deberan conocer la respuesta a todas estas preguntas. Precisamente este paradigma es el enfoque que muchas empresas deberan considerar muy seriamente para implementar en sus organizaciones como estrategia corporativa. Conocen otro iniciativa ms madura que Arquitectura Empresarial que le brinda la capacidad de conocer cmo es realmente la infraestructura y el funcionamiento del negocio (estrategias, operaciones, SI y TI) y as saber con ms certeza qu, dnde, cundo, cmo, y por qu transformar la organizacin? De momento no hay otro acercamiento ms completo en el mercado. Por supuesto que Arquitectura Empresarial no es la solucin a la crisis, pero si uno de los mejores soportes para resistir el temporal y salir reforzados de l. No es ninguna panacea, y aunque surgi y madur en el otro lado del Atlntico, ya hay muchas empresas en todo el mundo que afortunadamente se han atrevido a implementarla como estrategia corporativa, y sus comentarios no pueden ser ms positivos.
Arquitectura Empresarial El trmino de arquitectura ha sido utilizado desde hace aos por la comunidad SI para referirse a las distintos perspectivas que los desabolladores de aplicaciones y sistemas usaban como gula en su trabajo. A partir de mediados de los 90, el trmino arquitectura" comenz a ser usado por los gestores de negocio, especialmente por aquellos responsables de proyectos de planificacin empresarial y de reingeniera de procesos de negocio, para describir as una vista general del negocio. Hoy en da. existe una creciente tendencia entre responsables de negocio y responsables de SI a utilizar el trmino Arquitectura Empresarial" para referirse a la descripcin comprensible de todos los principales elementos y relaciones que hace posible una organizacin. Adems, cuando los gerentes y responsables hablan sobre la alineacin entre procesos de negocio, metas, aplicaciones SI y sistemas middleware. suelen recurrir a Arquitectura Empresarial para definir de una manera ms comprensible la alineacin entre negocio y TI. Hay diferentes enfoques para implementar y describir Arquitectura Empresarial, pero la ms popular es la basada en un Framework desarrollado por John Zachman. Por supuesto, cada iniciativa de Arquitectura Empresarial es particular, aunque la metodologa suele ser similar en todas. Permitan explicar Arquitectura Empresarial tomando como ejemplo la arquitectura de un edificio. Los planos de alto nivel de la arquitectura, los que explican el concepto del edificio, permiten a los propietarios comprobar si el proyecto en su conjunto rene sus necesidades y expectativas. Por otro lado, los planes de segundo nivel muestran las unidades bsicas de la arquitectura, como los cimientos, habitaciones y tejado. Estos elementos han de ser diseados teniendo en cuenta otras unidades, tal es el caso de diseo de los cimientos en lnea con el diseo de las habitaciones. Reformas en la casa como ampliar en nmero de cuartos de bao conlleva ms capacidad de agua caliente y tuberas ms largas.
A travs de estos planos se puede realizar estudios de viabilidad y control del cambio. En un proyecto de arquitectura existen varios planos: cimientos, distribucin de las habitaciones, sistema elctrico, sistema de fontanera. Pero tambin existen relaciones entre elementos de distintos planos, que precisamente es lo que asegura que el edificio en su conjunto sea til. Pues de manera similar funcionan los grupos dentro de las organizaciones: un grupo estudia el entorno de competitividad y recomienda cambios en la estrategia y metas. Otro grupo se responsabiliza de los procesos de negocio, mientras que otros disean nuevas aplicaciones software. La Arquitectura Empresarial define todos estos elementos, y tambin como encajan entre s para asegurar que la organizacin funcione como se pretende.
Arquitectura Empresarial como herramienta de soporte en la actual crisis Son tiempos difciles, y lgicamente hay que controlar los costes. Qu criterio siguen las empresas para hacer recortes? Tomar la decisin correcta en el momento correcto no es fcil, pero si se cuenta con los mejores soportes para realizar anlisis en tiempo record y con una informacin veraz y realista sobre la organizacin, posiblemente se est cerca de dar con la solucin. Ya sea para sanear la actual infraestructura tecnolgica o bien estudiar y planificar la implementacin de nuevas inversiones, siempre debemos de partir de una visin real e integrada de las distintas reas que hacen posible la organizacin. Recortar por el hecho de reducir costes puede costar muy caro a la larga. Sin embargo, poder saber qu elementos de la organizacin puede ser temporalmente prescindible y priorizar ente ellos puede mitigar enormemente el riesgo de una decisin incorrecta.
Las empresas que han apostado por Arquitectura Empresarial como estrategia principal en la organizacin cuentan con un margen de maniobra operacional que les permite conocer, de manera rpida y exhaustiva, la realidad de la empresa, su estructura, recursos y capacidades. Han desarrollado la capacidad de controlar los cambios (y ms an en el actual entorno econmico), bien sean originados por reformas, reingeniera, adquisiciones, o adaptacin del negocio a oportunidades en el mercado. Srvase el siguiente escenario como ejemplo de esta capacidad: nuestro proveedor tecnolgico (software o hardware) anuncia la cesin de los servicios contratados por nuestra empresa debido al cese de sus operaciones. Hasta qu punto nuestra empresa, y en particular las operaciones, puede verse afectada por la falta de soporte de este proveedor? Qu, Cmo, Quin nos puede ayudar para evitar un impacto negativo en nuestras operaciones? Arquitectura Empresarial no puede evitar que las empresas pasen por estas situaciones, pero si que puede ser un soporte crucial para responder rpida y acertadamente ante una decisin critica como sta.