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UTILIZACIN DE COSTOS

Contabilidad de costos
FUNDAMENTACIN TERICA
En este captulo abordaremos las cuestiones esenciales relacionadas con la
Contabilidad en general y la Contabilidad de Costos, lo que nos permitir tener
la suficiente fundamentacin terica para el desarrollo de nuestro trabajo.
Aspectos generales de la Contabilidad.
La contabilidad, es un sistema coherente de registro de todas las informaciones
emanadas del quehacer de una empresa que tiene que ver con su patrimonio,
no tiene sustituto para revelar la real situacin de una empresa, que posee y
qu debe, qu valor ha producido en un perodo determinado y cunto ha
costado, s ha tenido prdida o ganancia y en que magnitud; sin ella se vuela a
ciegas, no se puede conocer su verdadero estado, cul es su valor real y
mucho menos, hacer planes y programas realista de una accin futura.
La contabilidad ha sido definida por los ms diversas formas:
Segn Homgren, (2005). El sistema de contabilidad es el mayor sistema de
informacin cuantitativa en casi toda la organizacin, suministra informacin
sobre la composicin y evolucin de su patrimonio, su finalidad es asistir a
la toma de decisiones.
La asociacin de contadores de los EE.UU., (NAA) la define, como una tcnica
o mtodo para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto,
empleado por la gran mayora de las entidades legales de una sociedad o
especficamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad.
Polimeri (2005), plantea que se ocupa fundamentalmente de la informacin de
los costos para uso interno de la gerencia, ayuda considerablemente a la
gerencia en la formulacin de objetivos y programas de operacin, planeacin,
en la comparacin del desempeo real con el desempeo esperado,
el control en la presentacin de informacin financiera y en la medicin del
ingreso.
La contabilidad se divide en dos grandes partes: Contabilidad Financiera y
Contabilidad de Gestin. La mayor diferencia est dada por el uso que de ella
hacen dos clases de grupos diferentes al tomar decisiones como se muestra en
el siguiente esquema.
Esquema 1. Clasificacin de la Contabilidad.

Fuente: Elaboracin propia.
Contabilidad Financiera: Es una tcnica basada en los principios generales
de contabilidad, cuyo fin es producir sistemtica y estructuradamente
informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias relativa a las
transacciones que
realiza una entidad econmica. Adems entrega informacin a usuarios
externos a la empresa, accionistas, bancos, proveedores y entidades
gubernamentales.
La contabilidad financiera, se dedica al estudio y anlisis de los estados
financieros para uso externo, para personas que se interesen por la situacin
de la entidad tales como: inversionistas, acreedores, analistas financieros,
agencias gubernamentales y otros grupos interesados al respecto.
La Contabilidad de Gestin: Es una parte de la contabilidad que tiene por
objeto la captacin, medicin, registro, valoracin y control de la circulacin
interna de valores de la empresa, con el objeto de suministrar informacin para
la toma de decisiones sobre la produccin, formacin interna
de precio de costo y sobre la poltica de precios de ventas y anlisis de los
resultados, mediante el contraste con la informacin que revela el mercado de
factores y productos, basndose en las leyes tcnicas de produccin, las leyes
sociales de organizacin y las leyes econmicas de mercado.
Lara y Hernndez (2007), comentan que la contabilidad de gestin no solo
abarca la toma de decisiones interna de la empresa, sino que tambin es
utilizada para el anlisis externo de la empresa acerca de
su comportamiento con respecto al entorno competitivo.
Teniendo en cuenta que la evolucin de la contabilidad de gestin
ha estado relacionada con el desarrollo de la gestin empresarial y con
las obligaciones de las organizaciones en cada etapa del desarrollo econmico,
se resume como sus principales propsitos los siguientes:
La evaluacin de inventarios y determinacin de utilidades.
La planeacin y control de las operaciones empresariales.
La toma de decisiones.
De un modo peculiar podemos destacar que la evolucin de la contabilidad de
gestin ha estado muy vinculada al desarrollo de las organizaciones, lo que es
evidente dado su objetivo de brindar informacin oportuna a la gerencia, por
tanto, responden a las necesidades de la misma, a partir de los requerimientos
del entorno.
Una rama dentro de la contabilidad de gestin es: la contabilidad de costo, que
se relaciona fundamentalmente con la acumulacin y el anlisis de la
informacin de costos para uso interno por parte de los gerentes, en la
valuacin de inventarios, la planeacin, el control y la toma de decisiones.
Zamarron (2006) comenta que la contabilidad de costo: "Es el proceso de
medir, analizar calcular e informar sobre el costo, la rentabilidad y la ejecucin
de las operaciones
Esta rama de la contabilidad se encarga de sintetizar y registrar los costos de
los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de
que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de
ellos, a travs de la
obtencin de costos unitarios y totales en progresivos grados de anlisis y
correlacin, lo que le facilita al contador el hacer comparaciones de los costos
reales con los costos tipos y determinar a que se debe la diferencia.
Se puede definir entonces que la contabilidad de costos es el instrumento
fundamental e idneo a utilizar por la administracin de una entidad para
conocer en detalle todo lo concerniente a sus hechos econmicos financieros,
permitindole a la empresa tomar las decisiones correctas en cuanto a
minimizar los costos o maximizar beneficios, mediante ella se interpretan los
resultados obtenidos.


CONCEPTO GENERAL DE LOS COSTOS Y SU DETERMINACIN
Los costos ayudan considerablemente a la formulacin de objetivos y
programas de operacin, siendo su propsito principal la toma de decisiones;
segn diferentes autores y centros econmicos, su definicin evoluciona a
medida que las tecnologas se hagan ms sofisticadas
Todo proceso productivo, consta de varias etapas, a travs de las cuales, los
componentes que intervienen en el mismo sufren sucesivas transformaciones,
adiciones o incorporaciones provenientes de otros departamentos productivos,
que es precisamente el costo, que constituye la expresin monetaria de
los gastos incurridos en la produccin o en la prestacin de un servicio. Es de
singular importancia, ya que no solo es necesario conocer los resultados
generales sino saber tambin la eficiencia con que se logran dichos resultados.
El costo no es ms que el valor sacrificado para obtener bienes o servicios
futuros, este sacrificio se mide en peso, mediante la reduccin de activos o
aumento de pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios. En el
momento de adquisicin se incurre en el costo para obtener beneficios y
cuando se obtienen estos, los costos se convierten en gastos, que se enfrentan
los ingresos para determinar si existe utilidado prdida.
Existen diferentes definiciones relacionadas con el costo:
El Manual de Normas y Procedimientos de Contabilidad del MES (2004)
expresa que: "El costo es la suma de gastos de toda naturaleza, expresada
monetariamente, que se aplica a una produccin o servicio determinado".
Segn El Centro Dominicano de Intercambio Acadmico y Profesional (2004):
"la propia supervivencia de ciertas empresas depende de que
su direccin conozca el costo de sus productos".
Homgren (2005), plante que los costos se definen como recursos dados
a cambio para alcanzar un objetivo especfico, considerando los costos
medidos en la forma contable convencional, es decir, unidades monetarias que
deben ser pagadas para adquirir bienes y servicios".
Trujillo, (2007). Afirma que "El costo es la expresin monetaria de los gastos de
produccin que incluye el valor de los factores de produccin gastados y el
valor de los recursos creados mediante el trabajo necesario".
Se puede definir con los conceptos anteriores, que el costo de produccin es:
el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a
incurrir, que deben consumir los centros fabriles para obtener
un producto terminado, en condiciones de ser entregado al sector comercial.
Adems constituyen un ente muy importante, ya que constituyen una valiosa
herramienta en las empresas, en cuanto se refiere a la toma de decisiones.
Tambin son imprescindibles para cualquier actividad econmica, ya que estos
determinan el valor del producto para alcanzar un objetivo especfico.
Elementos Generales de la Contabilidad de Costos.
Como rama de la contabilidad de gestin, la contabilidad de costo tiene sus
objetivos, caractersticas y funciones especificas:
Objetivos.
Uno de los principales objetivos que persigue la contabilidad de costos: es
establecer el adecuado precio de venta en base a recuperar la inversin fija y
variable de los elementos del costo de produccin, ms las erogaciones
propias de la distribucin y administracin, as como los costos
de financiamiento propios de la actividad y un margen legtimo de utilidad por
estar en el negocio. Se pudiera resumir entonces que los principales objetivos
de la contabilidad de costos son:
Evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos materiales,
financieros y de la fuerza de trabajo, que se emplean en la actividad.
Servir de base para la determinacin de los precios de los productos o
servicios.
Facilitar la valoracin de posibles decisiones a tomar, que permitan
la seleccin de aquella variante, que brinden el mayor beneficio con el
mnimo de gastos.
Clasificar los gastos de acuerdo a su naturaleza y origen.
Analizar los gastos y su comportamiento, con respecto a las normas
establecidas para la produccin en cuestin.
Estudiar la posibilidad de reduccin de gastos.
Analizar los costos de cada subdivisin estructural de la empresa, a
partir de los presupuestos de gastos que se elaboren para ella.
Caractersticas de la contabilidad de costos.
Algunas de las principales caractersticas de la contabilidad de costo son:
La contabilidad de costo es analtica, puesto que se planea sobre
segmentos de una empresa, y no sobre su total.
Predice el futuro, a la vez que registra los hechos ocurridos.
Los movimientos de las cuentas principales son en unidades.
Slo registra operaciones internas.
Refleja la unin de una serie de elementos: materia prima, mano de obra
directa y cargas fabriles.
Determina el costo de los materiales usados por los distintos sectores, el
costo de la mercadera vendida y el de las existencias.
Sus perodos son mensuales y no anuales como los de la contabilidad
general.
Su idea implcita es la minimizacin de los costos.
Funcin.
Su propsito es la acumulacin y clculo del costo de produccin para el
anlisis de los informes que ella provee, los cuales son de vital importancia
para el uso interno en las empresas, ya que estn encausados a la correcta
planeacin, control y toma de decisiones por parte de los directivos, pues
proporcionan informacin en detalle con respecto a los gastos, inventarios,
costos de venta, ventas y utilidades, correspondiente a cada una de las
diversas clases de produccin.
Una funcin importante de la contabilidad de costos es la de asignar costos a
los productos fabricados y comparar estos costos con el ingreso resultante de
su venta. Adems contribuyen al control de las operaciones y facilita la toma de
decisiones.
La funcin de una contabilidad de costos para que sea efectiva, no slo es
acumular y distribuir los gastos de fabricacin, sino tambin conservar al
mnimo el importe de cada una de las partidas.
SISTEMAS DE COSTOS
Los sistemas de costos son sumamente importantes, ya que pueden servir
para la toma de decisiones y son diseados para cumplir determinados
objetivos en una entidad por lo que resultan imprescindibles profundizar en
ellos, ya que las empresas segn sus caractersticas, cuentan con
un sistema de contabilidad de costos capaz de reflejar y controlar los gastos
incurridos en el proceso productivo a los efectos de la determinacin veraz del
costo de produccin.
Lara y Hernndez (2007), "los sistemas de costo, son mtodos que se utilizan
para conocer los costos de los diferentes productos o servicios".
Medina (2008), comenta que "un sistema de costos es un conjunto de
procedimientos y tcnicas para calcular el costo de las distintas actividades".
El sistema de contabilidad de costos proporciona a la direccin, el anlisis del
costo total de fabricar un producto o suministrar un servicio, permitiendo un
control efectivo a la misma; estructurado por un conjunto de normas,
procedimientos e instrucciones metodolgicas, destinados a recopilar, clasificar
y registrar la informacin primaria.
El sistema de costos es un conjunto de mtodos, normas y procedimientos que
rigen la planificacin, determinacin y anlisis del costo, as como el proceso
del registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una
empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el
control de la produccin y de los recursos materiales, laborales y financieros.
Este sistema debe garantizar los requerimientos informativos para una correcta
direccin de la empresa, as como para los niveles intermedios y superiores de
direccin.
El sistema debe ante todo ser reflexible y dinmico en cuanto a permitir a las
empresas la introduccin de las exigencias informativas y de anlisis que
asegure una correcta toma de decisiones, por lo cual deben ser ellas quienes lo
confeccionen y lo adecuen a sus necesidades, tomando en cuenta los aspectos
organizativos y procesos tecnolgicos especficos de cada una. No obstante los
organismos superiores de las empresas debern colaborar en su
correcta instrumentacin, asegurando que en l se contemple lo dispuesto
tanto en los lineamientos generales como en los ramales.
Segn la forma de concentracin de los costos, los sistemas de contabilidad se
clasifican en:
.Sistema de Costos por rdenes de Trabajo.
Segn Polimeri (2005), plantea que un sistema de acumulacin de Costos por
rdenes de Trabajo es ms apropiado all donde los productos difieren en
cuanto a necesidades de materiales y conversin. Cada producto se fabrica de
acuerdo con las especificaciones del cliente y el precio con que se cotiza est
estrechamente ligado al costo estimado
Por lo que es necesario para computar los costos, habilitar un modelo que se
denomina "Hoja de Costos" u Hoja de Orden de Trabajo", el cual es el
documento clave utilizado para acumular los costos de una orden.
Cada orden de produccin esta amparada por su hoja de costos
correspondientes y en la misma se va a cargar los elementos del costo de
acuerdo a los requerimientos de cada trabajo en cuestin, con el objetivo de
calcular el costo de todas las rdenes que se fabriquen.
Sistema de Costos por Procesos.
El conjunto de hojas de costo forman el registro auxiliar de la cuenta de control
Trabajo en Proceso o Produccin en Proceso. En un instante dado, las sumas
de las hojas de costo de los trabajos que estn terminados debern coincidir
con el saldo de la cuenta en el Mayor de Trabajo en Proceso.
Gimenez (1996). Afirma que la contabilidad de costos por proceso se aplica en
las industrias "para costear los inventarios cuando existe una produccin
continua en masa de unidades semejantes".
"Los artculos, en su mayor homogneos, consumen iguales costos de
materiales, mano de obra e indirectos de fabricacin; en procesos paralelos o
secunciales y en las unidades se miden en trminos fsicos como por ejemplo
(litros, kilogramos, metros).
Por lo general no se hace distincin entre la mano de obra directa e indirecta.
Los costos indirectos de fabricacin pueden cargarse a los diferentes
departamentos sobre una base predeterminada si el trabajo en proceso no se
realiza uniformemente a travs de un perodo de contabilidad.
Sin embargo, en industrias que tienen una uniformidad y regularidad de la
corriente continua de produccin no es necesario utilizar una tasa aplicada, en
estos casos se trabaja con el importe de la carga fabril real, en cuanto se debe
hacer un resumen diario, semanal o mensual, segn lo exijan las necesidades
de cada empresa.
Con la elaboracin del informe de costos de produccin semanal, diario o
mensualmente, el sistema de costeo por procesos lograr calcular al costo de
las unidades terminadas, y el costo de la produccin en proceso a trmino del
perodo, utilizando pasos claves que mostramos a continuacin:
Costo real: En este sistema de costo los tres elementos del costo (MPD,
MOD y GIF) son cargados a la produccin cuando se conoce su valor
real. Esta informacin se tiene disponible cuando termina el perodo
contable.
Costo normal: En el sistema de costo normal se registra la materia prima
y la mano de obra utilizando datos reales, y se calcula una tasa de
asignacin para repartir el GIF a la produccin.
Costo estndar: Es aquel que basa su funcionamiento en costos
estimados o estandarizados, para registrar los elementos del costo, los
cuales son comparados con los costos reales.
Costo absorbente o costo total: Incluye los CF y CV dentro del costo de
produccin. Se reparte el CF a la produccin mediante un criterio de
asignacin.
Costo variable o costo directo: Consiste en acumular en los inventarios
solamente el costo variable, mientras que los costos fijos son enviados
al Estado de Resultado, independientemente del destino de las unidades
que fueron beneficiadas por ellos al pasar por los procesos de
produccin.
Costo por actividades: Se encarga de hacer la asignacin de recursos a
productos, servicios y otros elementos sujetos a evaluacin, sin importar
el origen de las cuentas, es decir, no se incluyen a los productos
exclusivamente en los 3 elementos del costo, tambin gastos
de administracin, venta o financieros.
PRINCIPIOS BSICOS PARA UN SISTEMA DE COSTOS
En la sociedad econmica, los costos son una herramienta de trabajo que
permiten controlar y analizar la produccin, de esta forma ir al aprovechamiento
total de los recursos, aumentando la productividad y con ello la produccin de
bienes de consumo, con el fin de satisfacer las necesidades crecientes de la
sociedad.
Los clculos del costo de la produccin tienen como objetivo principal dar a
conocer el grado de utilizacin de los recursos existentes en la entidad
para poder sistemticamente disminuir los gastos que estn relacionados con
la produccin. A travs de este es posible medir el comportamiento de la
actividad de la entidad y la economa en general, lo que permite definirlo como
un instrumento eficaz para la direccin, siempre y cuando su clculo responda
a un registro fiel y oportuno de los gastos reales incurridos en la produccin, en
correspondencia con las normas y presupuestos establecidos.
El costo debe facilitar la valoracin de posibles decisiones a tomar, permitiendo
la seleccin de aquellas que brinden el mayor beneficio productivo con el
mnimo de gastos, as como reducir el riesgo de tomar decisiones incorrectas
en situaciones coyunturales de mercado o acciones impostergables
de carcter nacional.
Al referirse a costos, hay que identificar tres momentos diferentes e
independientes que preceden el anlisis de la ejecucin real lograda: la
planificacin de los costos esperados para el nivel de produccin prevista, el
registro de los gastos reales en que se incurre y el clculo de los costos
unitarios, imprescindibles estos ltimos, tanto para la valoracin y control de las
producciones, como para el anlisis de los resultados y de la eficiencia con que
se opera en la empresa.
Para lograr que en las actividades que requieren un anlisis de los costos sea
correcto y que tengan xito, debe existir una estrecha correspondencia entre
el plan de costos, el registro de los gastos asociados a la produccin y el
clculo de los costos reales.