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Titulo: FICA – CxC – Aclaración de Pago

MÓDULO FICA 
 
 
 
 
 
 

MANUAL DEL USUARIO: 
ACLARACIÓN DE PAGO 
 
 
 
 
 
 
 
 
DEPARTAMENTO: CUENTAS POR COBRAR 
 
 
 
 
 
 
 
     AGOSTO  2008 
 
 
 

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Aclaración de pago FPL9

Historia de los Cambios


Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya
sido modificado:

Fecha Nombre Descripción del Cambio

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Objetivo del Proceso Empresarial


Aprender y emplear el proceso de aclaraciones de pago.

Iniciador del Proceso


La razón principal de emplear el proceso de aclaraciones de pago, surge cuando una
Matricula o BP que ha realizado un pago o deposito a las cuentas concentradoras del
Instituto, no encuentra reflejado su pago o depósito en su estado de cuenta.

Prerrequisitos
Conocimiento y dominio del catálogo de cuentas bancarias concentradoras y los números de
convenios de las mismas.

Ruta de Menú
Menú principal de SAP Dar clic en visualización del estado de cuenta Ingresar la matricula
en el campo de Interlocutor comercial y presionar enter para ver los movimientos en los
encabezados del estado de cuenrta dar un clic en cronología visualizar en la columna de
abonos los pagos realizados por el alumno.

Es importante consultar también, el estado de cuenta en el sistema SSA, para confirmar que
el pago no se encuentre registrado en el mismo y poder proceder con la aclaración de pago.

Código de Transacción
FPL9- Visualización del estado de cuenta.

Temario
Generalidades…………………………………………………………………………………………..4
Procedimiento a seguir…………………………………………………………………………….......5
Campus
CSA
Anexos…………………………………………………………………………………………………...6

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Diagrama de Flujo de Pantallas

Documento de Instrucción

Generalidades
1. Se considera como “Aclaración de Pago” todo aquel depósito que se haya realizado
en cualquiera de las cuentas concentradoras del Instituto (ver Anexo I) y no se
encuentre aplicado en el estado de cuenta.
2. Es obligación del Ejecutivo de Servicio de Tesorería del Campus verificar que el
pago no se encuentra aplicado en SSA ni en SAP, antes de considerarlo como
aclaración de pago con el CSA.
3. Es susceptible de aclaración, todo pago depositado en las cuentas concentradoras y
cuya antigüedad sea no mayor de doce meses. (Política Institucional).

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Procedimiento a seguir
CAMPUS

Cuando un alumno o cliente presente a la Tesorería del Campus la aclaración de un pago, los
pasos a seguir son los siguientes:

1. Solicitar una copia legible de la ficha de pago o bien toda la información relacionada
con el pago: Fecha de pago, Banco, Cuenta, Monto exacto, Moneda.

2. Identificar que el ingreso pertenezca a una de las cuentas concentradoras del


Instituto.
o En caso de que la cuenta bancaria no pertenezca al Instituto, se deberá
indicar al alumno/cliente que presente una aclaración con el Banco
(termina el proceso).
o En caso de que la cuenta bancaria pertenezca al Instituto, continuar con
el procedimiento.

3. Verificar si el pago se encuentra aplicado en el estado de cuenta del alumno/cliente.


Verificar tanto en SSA como en SAP:
a. En caso de que el pago se encuentre aplicado:
i. Explicar el detalle del estado de cuenta al alumno/cliente (termina el
proceso).
b. En caso de no estar aplicado el pago:
i. Buscar y localizar el pago en Ingresos no referenciados del SSA o en
cuentas de remesas de SAP:
1. En caso de localizarse: Anotar en el “Formato de Aclaración
de Pago” (Anexo II) el número de folio en caso del SSA o en
el caso de SAP la cuenta de remesa y número de
documento, así como toda la información requerida en el
formato.
2. En caso de no localizarse: Anotar en el “Formato de
Aclaración de Pago” la información completa requerida en el
mismo.

4. Enviar al ejecutivo de Cuentas por cobrar del CSA el formato de aclaración de pago
con la información completa requerida en el mismo.
a. El formato requiere que se acompañe de una copia de la ficha de pago o
b. En caso de no contar con copia de la ficha de pago, Memorando firmado por
el Tesorero o Director Administrativo del Campus, con la siguiente
información (Anexo III):
1. Fecha de pago
2. Banco
3. Cuenta
4. Monto exacto
5. Moneda

CSA (CUENTAS POR COBRAR)

El Ejecutivo de Cuentas por cobrar del CSA al recibir la aclaración del pago deberá realizar el
procedimiento correspondiente para finalizar el proceso de una aclaración de pago.
Finalmente el ejecutivo de cuentas por cobrar informa a la tesorería del campus que ya se
encuentra aplicado el pago o depósito en el estado de cuenta del alumno.

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Anexos

ANEXO I

CONVENIOS CON LOS BANCOS (SSA)

No. CONVENIO O
TIPO DE CUENTA MONEDA
SERVICIO

BANAMEX
CONCENTRADORA
COLEGIATURA 870 545238 MN
BBVA BANCOMER
CONCENTRADORA
COLEGIATURA CIE 80628 MN
CONCENTRADORA CAJA VIRTUAL
PAGOS VARIOS CIE 330190 MN
CONCENTRADORA CAJA VIRTUAL
DÓLARES CIE 570359 DÓLARES
HSBC
CONCENTRADORA TRANSACCIÓN 5503
COLEGIATURA CLAVE 2149 MN
CONCENTRADORA CAJA VIRTUAL TRANSACCIÓN 5503
PAGOS VARIOS CLAVE 5051 MN
CONCENTRADORA TRANSACCIÓN 5503
COLEGIATURA DÓLARES CLAVE 2175 DÓLARES
SANTANDER – SERFIN
CONCENTRADORA
COLEGIATURA CTA. 65-500482082 MN
BANORTE – BANCRECER
CONCENTRADORA
COLEGIATURA EMISORA 09336 MN

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CONVENIOS CON LOS BANCOS (SAP)

No. CONVENIO O
TIPO DE CUENTA SERVICIO MONEDA

BANAMEX

CONCENTRADORA COLEGIATURA 5587459363 MN


CONCENTRADORA DE CAJA
VIRTUAL PAGOS VARIOS 8705160 MN

BBVA BANCOMER

CONCENTRADORA COLEGIATURA CIE 688509 MN

CONCENTRADORA CAJA VIRTUAL


PAGOS VARIOS CIE 00688517 MN

CONCENTRADORA DE
COLEGIATURA CIE 688495 DÓLARES

CONCENTRADORA CAJA VIRTUAL


DÓLARES CIE 688487 DÓLARES
HSBC
TRANSACCIÓN 5503
CONCENTRADORA COLEGIATURA CLAVE 7608 MN

CONCENTRADORA CAJA VIRTUAL TRANSACCIÓN 5503


PAGOS VARIOS CLAVE 7630 MN

SANTANDER – SERFIN
CONVENIO DE PAGO
CONCENTRADORA COLEGIATURA 1056 MN

CONCENTRADORA CAJA VIRTUAL


PAGOS VARIOS CONVENIO 0996 MN

BANORTE – BANCRECER

CONCENTRADORA CAJA VIRTUAL EMISORA 31898 MN

CONCENTRADORA COLEGIATURA EMISORA 27731 MN

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ANEXO II

SOLICITUD DE ACLARACION DE PAGO NO APLICADO EN SISTEMA

DATOS GENERALES DE LA ACLARACIÓN


DATOS PROPORCIONADOS POR EL CAMPUS

Nombre del Ejecutivo del CSA que lo atiende:


__________________________________________

Nombre del Solicitante: ______________________________________________


________________

Campus que solicita la aclaración: _________________ No. De Campus:


_________________

Matrícula del alumno o nombre de la persona/empresa que deposita: ________________

Fecha de pago en banco: ______________________________________________

Nombre del Banco donde se abonó el pago: ____________________________

No. de cuenta o convenio donde se abonó el pago: _____________________

Importe pagado: _______ Moneda: ________

El pago deberá aplicarse al No. De matrícula: _______ (Y/o) al concepto: ___________

Folios (SSA) _________ ó Cuenta (SAP) ______________ No Doc (SAP)


_______________

PARA USO EXCLUSIVO DEL CSA


FOLIO:________________
Fecha de Entrega a Ingresos y Firma del Ejecutivo de CxC : __________________________

Nombre del Ejecutivo que Aplicó:


___________________________________________________

Fecha y hora de la Aplicación:


______________________________________________________

NOTA: TODOS los campos son Obligatorios y el llenado será a computadora.


Anexar: Copia de la FICHA DE PAGO O MEMORANDO digitalizado.

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ANEXO III

26 de Abril de 2008
MEMORANDUM

Para: (Ejecutivo de Servicios del CSA que atiende al Campus)


Centro de Servicios Administrativos

De: (Nombre del Tesorero / Director Administrativo)


Campus: xxxxxxxxxxxxx

Por medio de la presente, solicitamos sean aplicados los ingresos descritos a continuación,
de los cuales una vez realizado todos los esfuerzos posibles no se cuentan con los soportes
bancarios correspondientes, sin embargo, estamos seguros y avalamos que los ingresos
descritos a continuación pertenecen a nuestro Campus.

Fecha de Banco Cuenta Monto Moneda Folio SSA /


pago Bancaria MXN/USD Documento
SAP

Atentamente:

(Firma)
_______________________________
Nombre de la persona que Firma
Puesto
Campus

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ANEXO IIII

CUENTAS QUE OPERA EL CSA

Banco Cuenta Banco Naturaleza de Cuenta Mon Tipo de Ingreso Transitoria Remesa
002 BANAMEX 5587459363 INGRESOS FICA MXN COLEGIATURA 1102001104 2104190011
002 BANAMEX 0870-5160 INGRESOS VARIOS FICA MXN INGRESOS VARIOS 1102001405 2104190038
072 BANORTE 199375576 INGRESOS FICA MXN COLEGIATURA 1102001004 2104190010
072 BANORTE 149293705 INGRESOS VARIOS MXN INGRESOS VARIOS 1102001305 2104190037
012 BBVA 149408525 INGRESOS FICA MXN COLEGIATURA 1102000104 2104190001
012 BBVA 149472029 INGRESOS VARIOS FICA MXN INGRESOS VARIOS 1102000205 2104190002
012 BBVA 149472029 INGRESOS VARIOS FI MXN INGRESOS EXTERNOS 1102000206 2104190002
012 BBVA 149472142 INGRESOS VARIOS FICA USD INGRESOS VARIOS 1102800205 2104190014
012 BBVA 149472142 INGRESOS VARIOS FI USD INGRESOS EXTERNOS 1102800206 2104190014
012 BBVA 149848894 INGRESOS FICA USD COLEGIATURA 1102800304 2104190015
021 HSBC 4031045396 INGRESOS VARIOS FICA MXN INGRESOS VARIOS 1102000405 2104190004
021 HSBC 4031045396 INGRESOS VARIOS FI MXN INGRESOS EXTERNOS 1102000406 2104190004
021 HSBC 4031045370 INGRESOS FICA MXN COLEGIATURA 1102000504 2104190005
014 SANTANDER 6550182048-9 INGRESOS FICA MXN COLEGIATURA 1102000804 2104190008
014 SANTANDER 65500151982 6 INGRESOS VARIOS FICA MXN INGRESOS VARIOS 1102001505 2104190036
WELLS 2985500947 INGRESOS FICA USD COLEGIATURA 1102800104 2104190013
Intersistemas 2104190016
Intersistemas 2104190017
Intersistemas 2104190018

Resultado
Que finalmente se refleje o muestre el pago o depósito realizado provenientes de las
cuentas concentradoras del Instituto, en el estado de cuenta del alumno.

Glosario
Aclaración de Pago: todo aquel depósito que se haya realizado en cualquiera de las cuentas
concentradoras del Instituto y no se encuentre aplicado en el estado de cuenta.

Atención y Soporte
Favor de enviar sus peticiones a sus ejecutivos correspondientes del Centro de Servicios
Administrativos.
RZS - Arnulfo Santos Alanís Sosa
RZO- Alma Rosa Treviño Gonzalez
RZN- Ana Isabel Rojano González
Campus Santa Fe y CCM - Gabriel Urbano Guzmán
Campus Toluca- Viviana Lozano Loa
Campus Querétaro- Gabriela Rodriguez Gonzalez
Campus CEM – Ana Cecilia Gallardo Garza

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Campus VEM- Diana Gabriela López Campa


Campus Monterrey- Blaeva Saldaña Esparza, Tonatiuh Pedroza y Marco Tulio
Villalobos Recio.

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