Titulo: FICA – Cheques devueltos

MÓDULO FICA 
 
 
 
 
 
 

MANUAL DEL USUARIO: 
Cheques devueltos 
 
 
 
 
 
 
 
 

DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD 
 
 
 
 
 
 
     JUNIO  2008 
 
 
 

 
 
 
 
 
Nombre del archivo: RSFICACA Documento maestro SAP
MANUAL DE USUARIO Última modificación: 12/08/08 Página 1 / 13
 Titulo: FICA – Cheques devueltos

Cheques devueltos

Historia de los Cambios

Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya sido
modificado:

Fecha Nombre Descripción del Cambio

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Objetivo del Proceso Empresarial

Aprender las contabilizaciones necesarias para dar seguimiento a un Cheque Devuelto, así cómo
conocer el flujo de información para estos casos.

Iniciador del Proceso

Rechazo bancario de un cheque recibido para abono a cuentas del Instituto.
Debido a que este rechazo es posterior al día del pago, se tiene que hacer la reversa del ingreso
antes registrado.

Prerrequisitos
• Acceso a la Transacción FPE1 y FPL9

Ruta de Menú
Utilizar la siguiente ruta de menú para iniciar esta transacción:
• Seleccione FS10N para obtener el reporte de Visualización de saldos: Cuentas de
mayor
• Seleccione FPE3 para obtener el reporte de Visualizar documento: Imagen inicial

Código de Transacción
- FPE1
- FPL9

Temario
Flujo de la información…………………………………………………………………………………......3

Contabilizaciones por parte del Campus ………………………………………………………………...4

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Diagrama de Flujo de Pantallas

FASE 1 FASE 2

Responsable: CSA Responsable: Campus

Revisión de Revisión datos

Transitorias *13 enviados por CSA

Cargo cuenta FPE1

puente 150108 Contabilizar cargo
al BP

Envío de
información al Contactar alumno y
Campus dar seguimiento

Documento de Instrucción
FASE 1
Flujo de la Información
Generalidades.

A. Tesorería Central es quien se encarga de entregar periódicamente al CSA los cheques físicos una
vez que los recibe de los respectivos bancos.

B. Hay dos formas de detectar los datos necesarios para hacer el cargo al campus por este
concepto:

b.1 Vía la referencia del movimiento en la cuenta transitoria 13 en sistema SAP.

b.2 A través del cheque físico.

C. Hay cuatro tipos de cliente que son:

1. Alumno, 2. Empleado, 3. Externo y 4. Compañía

Procedimiento.
Contexto: Tesorería Central al cargar en SAP los extractos bancarios, registra los cargos por
cheques devueltos en la transitoria 1102*13.

Paso 1. CSA-Ingresos verifica periódicamente las transitorias de SAP con terminación 1102*13 de
cada banco para localizar los cargos por concepto de cheques devueltos.

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Paso 2. CSA Ingresos verifica la matrícula del alumno para asegurar que tiene el ingreso aplicado en
su Estado de cuenta.
2.1 Si se le abonó a un BP:
Se hace cargo directo a la cuenta puente 1501080000 del Campus del cuál
compensó cartera contra la transitoria 1102*13 y se le informa por medio de un mail.
Estas contabilizaciones llevan la referencia “CHEQ DEV CARG” + fecha de cargo.

2.2 Si no se le abonó al alumno y el pago se encuentra en Remesas:

Se compensa contra la cuenta de Remesas, NO se hace cargo al Campus.

Paso 3. En caso de no tener suficientes datos en la referencia para identificar al BP y hacer el

cargo a la cuenta puente, se deja como partida abierta en la transitoria y CSA Ingresos escanea los
cheques, los cuales se encuentran en un FTP compartido para que los campus revisen y si
reconocen algún documento den aviso al CSA.

FASE 2
Contabilizaciones por parte del Campus
Generalidades
El Campus recibirá vía correo electrónico, por parte de CSA-Ingresos, la pantalla con el número de
documento contabilizado en la cuenta puente 1501080000 por concepto de Cheque Devuelto.

Ejemplo:

El campus verá de la siguiente forma los cargos en la cuenta puente 1501080000:

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PROCEDIMIENTO
Una vez que el Campus recibe la información por parte del CSA, debe darle seguimiento puntual a
cada caso y hacer los siguientes registros contables:

Paso 1 Entrar a la transacción FPE1 y llenar la pantalla como se menciona a continuación:

Fecha de documento: Poner fecha de trabajo.

Clase de Docto: CA
Moneda: es la del documento en la Cta. Puente (MXN o USD)
Referencia: Escribir el número de documento de la cuenta puente.
Clave de Reconciliación: Fecha de trabajo - iniciales de quien la elabora.

Una vez completados los datos anteriores, dar clic en “Cpda”

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Paso 2. Se llenarán los siguientes datos:

Sociedad: Número de Campus

División: La correspondiente al Campus (Ejemplo Sociedad 0002; División 0201)
Interlocutor: Es el número de BP que se afectará
Importe: Es el monto que tenemos en la cuenta puente y se pondrá en positivo.
Vencimiento neto: Es la fecha de devolución del cheque la cuál encontrarán en el archivo del mail,
donde se les informó del cargo.
Op. parcial: Siempre es “0682” Asignado al concepto de cheque devuelto.
Op.principal: Siempre es “CHDE”
Clave Periodo: Se pondrá el semestre en curso (2S) más terminación del año (08). Ejemplo: Si
estamos en el semestre Agosto-Diciembre de 2008, sería 2S08
Texto: Se anotará la leyenda “Cargo por cheque devuelto”.

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Paso 3. Al escribir el texto CARGO POR CHEQUE DEVUELTO dar un ENTER y aparecerá una
tabla donde se elige la descripción “ST-0001043764-CHDE-004000332542 (Cheque Devuelto)”
después seleccionar la palomita verde para que tome la información.

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El programa regresa a la pantalla de Contabilización y se selecciona Guardar ; en ese

momento se mostrará en la parte inferior la leyenda de Documento contabilizado con el número
xxxxxxxxxx.

Esto significa que la contabilización se ha efectuado.

Paso 4. Cerrar y Transferir la Clave

4.1 Cerrar Clave

Ingresamos a la transacción FPF2, para cerrar la clave de reconciliación.

Colocar la Clave de
reconciliación creada
en el paso 1 y dar
Enter

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Dar un clic en
Cerrar.
Salir de la
Transacción

Escoger “Si”

4.2 Transferir Clave

Ingresar a la transacción FPG1 y colocar la clave correspondiente.

1. Colocar la clave
anteriormente cerrada.

2. Deseleccionar
Ejecución Test

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Una vez llenado el campo de Clave reconciliación seleccionar Ejecutar

En la siguiente pantalla se muestra el Estatus de la transferencia de la Clave, debe darse clic en el

botón de actualizar

Una vez que la primera columna tiene el recuadro iluminado de Verde, significa que la transferencia
fue correcta y completa.

Después de esto puede salir de la Transacción.

Paso 6. Validar Cargo en el Estado de Cuenta.

Es importante validar el cargo en la matrícula, esto consultando su Estado de cuenta en la

transacción FPL9.

Ingresar # de
matrícula

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Ya en el Estado de Cuenta validar el cargo hecho.

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Resultado
Quedará registrado en el Estado de cuenta del alumno el cargo correspondiente al monto del cheque
devuelto.
Es responsabilidad del Campus el seguimiento puntual a la recuperación de este ingreso así como
dar seguimiento a los registros de la cuenta puente 1501080000

Glosario

Transitoria: Cuentas ligadas a las bancarias, donde se encuentra un reflejo exacto de los
movimientos realizados en las cuentas concentradoras del Instituto.
Bussiness Partner (BP): Identificador único de los clientes (alumnos, empleados, empresas)
Equivalente: Secuencia de 7 dígitos numéricos que se le asigna a cada concepto de cobro.
Cheque devuelto: Documento rechazado por el Banco
Cuenta puente: Cuenta contable perteneciente al grupo de cuentas de mayor general, utilizada para
realizar registros de forma provisional. Todos los movimientos registrados deben tener su partida
contraria de tal manera que su saldo sea igual tanto del lado del debe como del lado del haber al
concluir el ciclo de algún proceso o procedimiento. El saldo de esta cuenta debe ser cero al menos a
la conclusión de cada cierre mensual.

Atención y Soporte
- Rossy Gallardo Garza
rossygallardo@itesm.mx
Ext. 2411

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