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Titulo: FICA – Cálculo de tasas

MÓDULO FICA

MANUAL DEL USUARIO:

CÁLCULO DE TASAS

DEPARTAMENTO: CUENTAS POR COBRAR

AGOSTO 2008

Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Terminología

Titulo: FICA – Cálculo de tasas Terminología Historia de los Cambios Actualice la tabla siguiente,

Historia de los Cambios

Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya sido modificado:

Fecha

Nombre

Descripción del Cambio

     
     

Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Titulo: FICA – Cálculo de tasas Objetivo (del Proceso Empresarial) Conocer como se lleva a
Titulo: FICA – Cálculo de tasas Objetivo (del Proceso Empresarial) Conocer como se lleva a

Objetivo (del Proceso Empresarial)

Conocer como se lleva a cabo el proceso centralizado del cálculo de tasas o inscripciones y como es su afectación en los estados de cuenta de los alumnos.

Iniciador del Proceso

Para poder iniciar la generación del cálculo de tasas es necesario contar con la información de los registros administrativos de la inscripción vigente; es decir haberse ejecutado el cierre de la inscripción en curso.

Prerrequisitos
Prerrequisitos
  • - Ejecución de los procesos de cierre de la inscripción

  • - Contar con el concentrado de la información de los registros administrativos de los alumnos.

  • - Configuración de la información de la inscripción.

Ruta de Menú
Ruta de Menú

Para visualizar el proceso finalizado del cálculo de tasas o inscripciones, es por medio del estado de cuenta del alumno. FPL9

Código de Transacción

Las transacciones utilizadas para la generación del cálculo de tasas o inscripciones son centralizadas, el campus podrá ver la información generada en el estado de cuenta del alumno FPL9.

Temario
Temario

Proceso centralizado del cálculo de tasas o inscripciones…………………………………6 * Generación de la cartera de colegiatura y formas de pago de los alumnos…6 * Compensación de las formas de pago…………………………………………….6 * Reconocimiento de ingresos………………………………………………………7

Afectación del proceso centralizado del cálculo de tasas o inscripciones en el estado de cuenta del alumno……………………………………………………………………………….9

Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Diagrama de Flujo de Pantallas

Configuración de los sidi’s
Configuración de
los sidi’s
Candidato a Registro Administrativo y Académico por parte del alumno inscribir
Candidato a
Registro Administrativo
y Académico por parte
del alumno
inscribir

NO

SI Envío de Datos de inscripción a SAP y a SSA
SI
Envío de Datos de
inscripción a SAP
y a SSA
Generación del cálculo de Tasas (proceso de inscripciones)
Generación del cálculo
de Tasas (proceso de
inscripciones)
Titulo: FICA – Cálculo de tasas Diagrama de Flujo de Pantallas Configuración de los sidi’s
Titulo: FICA – Cálculo de tasas Diagrama de Flujo de Pantallas Configuración de los sidi’s
Compensación de las formas de Pago. Clase de documento FP
Compensación de
las formas de
Pago. Clase de
documento FP
4
4
5
5
Generación de Tablas de Colegiatura
Generación de
Tablas de
Colegiatura

de los

  • sistemas

Configuración

adminsitrativos

SSA

SSA, calcula y genera la cuenta por cobrar de los alumnos. fin
SSA, calcula y
genera la cuenta
por cobrar de los
alumnos.
fin
  • adminsitrativos

Configuración

de los

sistemas

SAP

fin La única que no reconoce ingresos es PATR, genera una cxc al BP patrocinador
fin
La única que no reconoce
ingresos es PATR, genera
una cxc al BP
patrocinador
Reconoce Ingreso
Reconoce
Ingreso

SI

Titulo: FICA – Cálculo de tasas Diagrama de Flujo de Pantallas Configuración de los sidi’s

NO

Se realiza el reconocimiento de ingresos por parte del departamento de contabilidad. Con clase de documento
Se realiza el reconocimiento
de ingresos por parte del
departamento de contabilidad.
Con clase de documento ZF
fin
fin

Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Configuración Cuotas Registration categorias SIDI+ Envía Datos del registro administravio
Configuración
Cuotas
Registration
categorias
SIDI+ Envía Datos
del registro
administravio
Titulo: FICA – Cálculo de tasas Configuración Cuotas Registration categorias SIDI+ Envía Datos del registro

Se crean documentos de colegiatura de acuerdo al nivel y plan de pagos que el alumno eligió. El documento es CT y es Positivo

4 Calcula Genera documentos de Colegiatura ¿Adquirió SI servicios? NO Compensación de Formas de Pago
4
Calcula
Genera
documentos de
Colegiatura
¿Adquirió
SI
servicios?
NO
Compensación de
Formas de Pago
¿Tiene Beca? SI Genera doctos. Por beca y/o financiamiento NO
¿Tiene Beca?
SI
Genera doctos.
Por beca y/o
financiamiento
NO

La cartera por BECA o Financiamiento es negativa y el docto es CT.

El sistema deberá generar la

cartera de CE no documentado. (actualmente

se hace manual)

¿Tiene interés por Financiamiento? SI Genera doctos por Interés por financiamiento NO ¿Tiene formas SI de
¿Tiene interés por
Financiamiento?
SI
Genera doctos por
Interés por
financiamiento
NO
¿Tiene formas
SI
de Pago?
Genera doctos por
cada forma de
pago .
NO

El número de documentos es de acuerdo al plan de

El número de documentos es de acuerdo al plan de
 

pagos.

El documento es CT y es

 

positivo.

Se crearán la cantidad de

documentos necesarios

como formas de pago tenga el alumno.

El documento es CT y es

positivo Si Existe un PATR se genera

la CxC en el BP patrocinador

mediante un archivo

ZFI0050

Se genera un archivo con

Se generan documentos por servicios
Se generan
documentos por
servicios

cartera positiva y se carga

en la transacción ZBI002 El documento es CT

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Documento de Instrucción

Proceso centralizado del cálculo de tasas o inscripciones

Generación de la cartera de colegiatura y formas de pago de los alumnos

Para poder iniciar la generación de CXC (Cuentas por cobrar) en SAP es necesario haber realizado el cierre de los sistemas de inscripción, contar con el concentrado de los registros administrativos de los alumnos de la inscripción vigente y las configuraciones en SAP requeridas. Teniendo esta información se inicia el proceso de generación de CxC el cual es centralizado.

El proceso para la generación de las CxC de los alumnos se lleva a cabo en tres pasos:

Primer paso. Se carga la información de los registros administrativos; es decir plan de pago, unidades a cobrar y becas. Segundo paso. Se carga la información de las formas de pago adquiridas por los alumnos; es decir PIE, beca fallecimiento, descuento por nómina, etc. Tercer paso. Se realiza el cálculo de tasas; es decir la integración de los dos pasos anteriores. Al terminar de ejecutar este último paso tendremos las CxC de los alumnos en el estado de cuenta (FPL9) como documentos abiertos; es decir sin compensar.

Antes de continuar con los siguientes pasos, se realiza una comparación entre el reporte de

cierre de SIDI contra el reporte de cartera

generado en SAP, con la finalidad de corroborar

que la información sea correcta. alumnos.

La información que se corrobora es por cada uno de los

El siguiente paso a realizar es la carga de los servicios adquiridos por los alumnos. Esta carga se realiza por medio de la transacción ZBI002.

Compensación de las formas de pago

Teniendo verificada la información de las CxC, se realiza la compensación de la cartera de colegiatura contra las formas de pago del alumno, la clase de documento de esta compensación es FP.

La

compensación se realiza en el

siguiente orden

y

por

cada

una

de

las fechas

de

vencimiento:

 
 

1-

Becas

2- Crédito

 

3-

Beca capacitación

4-

Beca de fallecimiento

5-

PIE

6-

Cobertura Tec

  • 7- Beca empresa (patrocinios)

    • 8- Descuento de nómina

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Reconocimiento de ingresos

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS PAGO CON DEPÓSITO BANCARIO (EFECTIVO)

El proceso de reconocimiento de Ingresos se basa en dar de baja el producto anticipado de la

cuenta por cobrar contra el registro a la cuenta de ingresos correspondiente. Para Colegiatura la cuenta de ingresos que se utiliza es la 5101010000. Para el caso de Colegiatura con Pago en Efectivo, se debe de considerar el siguiente ejemplo:

  • 1. Creación de Colegiatura

  • 1106010000 CxC de Colegiatura

  • 2301010000 PA de Colegiatura

Registro en la FPE1

Op Principal

Op. Parcial

CxC

CeBe

Clase de Objeto

Clase

Documento

9010

CPF

1106010000

(ej: 000000157)

PROF

 

CT

  • 2. Pago con Depósito Bancario.

  • 110200000 Cuenta de Banco

    • 1102000104 Cuenta concentradora de Pagos de Colegiatura

      • 3. Aplicación Centralizada de las Cuentas Concentradoras de Colegiatura, dispararán el siguiente asiento.

    • 1102000104 Cuenta concentradora de Pagos de Colegiatura

    • 1106010000 CxC de Colegiatura

      • 4. Reconocimiento de Ingreso.

    • 2301010000 PA de Colegiatura

    • 5101010000 Ingresos Exentos

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS POR FORMAS DE PAGO.

En el caso de que la Colegiatura del alumno sea pagada con cualquier forma de pago, se

deberá de reconocer un gasto y un ingreso, en el siguiente ejemplo se explica el procedimiento a seguir:

Para

el

caso de Colegiatura con una

Beca de Capacitación el ciclo completo, sería el

siguiente:

 
  • 5. Creación de Colegiatura

  • 1106010000 CxC de Colegiatura

  • 2301010000 PA de Colegiatura

Regsitro en la FPE1

Op Principal

Op. Parcial

CxC

CeBe

Clase de Objeto

Clase

Documento

9010

CPF

1106010000

(ej: 000000157)

PROF

 

CT

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  • 6. Pago o Compensación con Forma de Pago con un Descuento Departamental. En esta parte se tiene que indicar el tipo de Forma de Pago en la FPE1.

  • 2301010000 PA de Colegiatura

 
  • 1106010000 CxC de Colegiatura

Regsitro en la FPE1

 

Op Principal

Op. Parcial

CxC

CeBe

Clase de Objeto

Clase

Documento

9010

CPF

1106010000

(ej: 000000157)

DESC

 

FP

 

Nota: La clase de objeto va a direccionar a que cuentas corresponde el reconocimiento de Ingresos. La clase de Documento de Compensación debe de ser FP (Formas de Pago), ya que el programa automáticamente va a tomar todos estos documentos y los va a reconocer de acuerdo a las cuentas que estén ligadas.

  • 7. Reconocimiento del Ingreso en la carrera del alumno contra el Gasto de la Beca.

Nota: Como se comenta en el punto anterior todas las compensaciones de Formas de Pago deben de tener la clase de documento FP, ya que existe un programa automático en FICA que reconoce el Gasto incurrido y el Ingreso. Este paso no se tiene que hacer manualmente, pero es muy importante saber cómo funciona el ciclo completo.

  • 7303040000 Cuenta de Gasto

 
  • 5101010000 Ingresos Exentos

Las cuentas de Gastos y de Ingreso para las Formas de Pago se mencionan a continuación:

FORMA DE

PAGO

DESCRIPCIÓN

GASTO

INGRESO

BFAL

Beca Fallecimiento

1104040000

5101010000

CTEC

Cancelación TEC

7304020000

5101010000

DCRE

Desc Prof. de Cred Educativo

7302010000

5101010000

DCRM

Desc Maestría Cred Educativo

7302010000

5101010000

DDOC

Descuento Preparatoria

7301010000

5101010000

DECM

Descuento Cálculo Maestría

7301010000

5101010000

DECT

Descuento Cobertura TEC

7304020000

5101010000

DESC

Descuento Departamental

7303040000

5101010000

DESP

Descuento Especialidad

7301010000

5101010000

DMAE

Descuento Maestría

7301010000

5101010000

DNOM

Descuento de Nomina

1501040015

5101010000

DODO

Doc Cred Educ Doctorado

7302010000

5101010000

DOES

Doc Cred Educ Especialidad

7302010000

5101010000

DOMA

Doc Cred Educ Maestría Sem

7302010000

5101010000

DOME

Doc Cred Educ Maestría Trim

7302010000

5101010000

DOPR

Doc Cred Educ Profesional

7302010000

5101010000

DPRE

Descuento Preparatoria

7301010000

5101010000

DPRO

Descuento Profesional

7301010000

5101010000

DTEC

Descuento Técnico

7301010000

5101010000

PIE

Plan de Inversión Educativa

1104040000

5101010000

Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Afectación del proceso del cálculo de tasas o inscripciones en el estado de cuenta del alumno

A continuación veremos cómo se muestran los documentos de cartera provenientes del cálculo de tasas o inscripciones en el estado de cuenta del alumno:

Los documentos de cartera provenientes del cálculo de tasas los podemos identificar por su clase de documento: CT

Las operaciones principales, generada son:

parciales y clase de objeto

de la cartera de colegiatura

Operación Principal

Operación Parcial

Clase De Objeto

  • 9050 PREP

PREP

  • 9010 PROF

PROF

  • 9020 MAES

MAES

  • 9030 DOCT

DOCT

Las operaciones principales, generada son:

parciales y clase de objeto

de la cartera de formas de pago

  • - BECA - monto que se le otorga al alumno para cursar sus estudios.

Operación Principal

Operación Parcial

Clase De Objeto

  • 9050 PREP

DDOC

  • 9010 PROF

DPRO

  • 9020 MAES

DMAE

  • 9030 DOCT

DECM

  • - CREDITO – monto que se le otorga al alumno para que pueda estudiar en estos momentos y liquidar su adeudo en un futuro.

Operación Principal

Operación Parcial

Clase De Objeto

  • 9050 PREP

DPRE

  • 9010 PROF

DOPR

  • 9020 MAES

DOME

A los alumnos que hayan tenido una forma de pago de crédito educativo, se les realizara el cargo correspondiente a la cartera no documentada. Los documentos generados se bloquean para que no se pueda dar por pagado el documento.

Las operaciones principales, parciales y clase de objeto de la cartera no documentada son:

Operación Principal

Operación Parcial

Clase De Objeto

  • 8810 PROF

BNDP

  • 8820 MAES

BNDM

  • 8830 DOCT

BNDD

  • - Descuento Departamental: es un tipo de beca que se otorga cuando los estudios de un empleado son absorbidos por un departamento en específico.

Operación Principal

Operación Parcial

Clase de objeto

  • 9050 PREP

DESC

  • 9010 PROF

DESC

  • 9020 MAES

DESC

Titulo: FICA – Cálculo de tasas

  • - Beca fallecimiento: es un tipo de beca que se ejecuta cuando el tutor del alumno fallece.

Operación Principal

Operación Parcial

Clase de objeto

  • 9050 PREP

BFAL

  • 9010 PROF

BFAL

  • 9020 MAES

BFAL

-

Plan de Inversión Educativa: es una forma de pago que consiste en la compra de materias o semestres a futuro.

Operación Principal

Operación Parcial

Clase de objeto

  • 9050 PREP

PIE

  • 9010 PROF

PIE

  • 9020 MAES

PIE

-

Descuento Cobertura TEC: es una forma de pago que es absorbida por el campus que la registra.

Operación Principal

Operación Parcial

Clase de objeto

  • 9050 PREP

DECT

  • 9010 PROF

DECT

  • 9020 MAES

DECT

  • - Patrocinios/ Beca Empresa: es una forma de pago que consiste en generar una cuenta por cobrar a una empresa en específico, ya que la empresa deposita el pago del alumno.

Operación Principal

Operación Parcial

Clase de objeto

  • 9050 PREP

PATR

  • 9010 PROF

PATR

  • 9020 MAES

PATR

A los alumnos que hayan tenido una forma de pago de beca empresa, se les genera la CxC al BP de la empresa con las siguientes características:

Operación Principal

De acuerdo al nivel del alumno (9050 – preparatoria,

  • 9010 – profesional,

  • 9020 - maestría,

  • 9030 – doctorado)

Operación Parcial

Siglas de la carrera del alumno

Clase de objeto

PATR

  • - Aplicación descuento de Nomina: forma de pago que consiste en descontar vía nómina al empleado lo correspondiente a los estudios que está cursando el alumno elegido por él; esta forma de pago se necesita generar en el BP de la nómina el cargo correspondiente al monto solicitado.

Operación Principal

Operación Parcial

Clase de objeto

  • 9050 PREP

DNOM

  • 9010 PROF

DNOM

  • 9020 MAES

DNOM

Resultado
Resultado

Al término de la generación del cálculo de tasas se obtendrán los estados de cuenta actualizados con la información adquirida por el alumno en el sistema de inscripción (SIDIPLUS) y el reconocimiento de ingresos en la contabilidad del campus.

Glosario
Glosario

Cálculo de tasas: se refiere al proceso de generación de la información de inscripciones para desplegar las CxC en el estado de cuenta del alumno.

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Atención y Soporte

Ejecutivos de CXC del campus correspondiente. RZS - Arnulfo Santos Alanís Sosa RZO- Alma Rosa Treviño Gonzalez RZN- Ana Isabel Rojano González Campus Santa Fe y CCM - Gabriel Urbano Guzmán Campus Toluca- Viviana Lozano Loa Campus Querétaro- Gabriela Rodriguez Gonzalez Campus CEM – Ana Cecilia Gallardo Garza Campus VEM- Diana Gabriela López Campa

Campus Monterrey- Blaeva Saldaña Esparza, Tonatiuh Pedroza y Marco Tulio Villalobos