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JULIO 2008

FICA
Generación automática
de penalidad por pago
a destiempo

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Objetivo
ƒ Conocer el proceso de la generación
automática de penalidad por pago a
destiempo

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Penalidad por pago a destiempo
1. Generalidades
Se entiende por penalidad por Pago a Destiempo el cargo administrativo
que se le genera a un IC posterior a una fecha de vencimiento. Se cuenta
con un calendario es cual es alimentado de forma centralizada en donde se
marcan los días inhábiles.
*Colegiatura 5 días hábiles
*Crédito Educativo 30 días hábiles.

Información a visualizar
a) Las operaciones principales y parciales por nivel
que se crean son:
9420 MAES
9450 PREP
9410 PROF
b) Clase de objeto: PENA

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Visualización

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Conclusiones
ƒ El usuario visualizará la generación
automática de la penalidad, consultando el
estado de cuenta del IC. En estado de cuenta
podrá identificar a que fecha de vencimiento
o mes corresponde el cargo. Así como con
sus operaciones principales y parciales.

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Intereses moratorios INMO

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Iniciador del proceso
ƒ Un pago no realizado en tiempo y forma; por
ende deja un documento vencido por un
tiempo determinado siendo sujeto al cobro
por INMO el total del importe del documento
origen ya sea de Colegiatura ó Interés de
Financiamiento.

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Prerrequisitos
ƒ Eliminación de carteras negativas, para que
no sean susceptibles de cargo por mora
debido a que tienen la característica de la
misma Op. Principal de Colegiatura (9010..)
pero distinta Operación Parcial. (Ejemplo PIE)

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Productos del proceso
ƒ Un Documento en el estado de cuenta del
alumno identificado con:
ƒ Numeralía 51000XXXXXXX
ƒ Op. Ppal 0040 y Op. Parc. 0020
ƒ Clase de objeto INMO
ƒ Clase de documento AA

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Generalidades
Criterios Características

Documento de Clase de documento :AA


Interés Moratorio Operación Principal: 0040
Operación Parcial: 0020
Clase de Objeto: INMO
Días de Días de Vencimiento = Días Naturales
Vencimiento
Su generación es En Junio se cargan intereses moratorios de las Partidas aun abiertas y compensadas por el tiempo transcurrido e
de manera importe proporcional del mes de Mayo, en Julio por lo que corresponda de vencimiento total o proporcional a
consecutiva Junio y así sucesivamente.
Calculo en base a: Por política se calcula moratorios en base a la fecha vencimiento de los documentos de colegiatura e interés de
financiamiento.
Fecha de Para el cargo por moratorio corresponde a la fecha de su generación, 2º día hábil del mes.
vencimiento INMO
El cargo se realiza -Partidas Compensadas, que hayan sido pagadas posterior a su fecha de vencimiento, se realiza el cargo
para: proporcional al monto y tiempo de vencimiento transcurrido.
-Partidas Abiertas, aquellos documentos antes mencionados que aún no haya sido cubierto su pago a la fecha
en que se generen los cargos por interés moratorio.
No serán *Cargos por tardía
susceptibles al *Cartera negativa
cargo *Documentos bloqueados
*Documentos anulados
*Seguros
*Formas de pago
Calculo de interés Formula:
moratorio (importe*1.13%)/30* # días transcurridos después de la fecha de vencimiento.
- El calculo en el Sistema es a dos dígitos por lo que pueden existir diferencias en centavos contra su calculo en
Excel.
- Para los documentos que generen importe de INMO menor o igual a .01 no se genera el cargo.
- Es a partir de el periodo vencido del mes de Julio, del 31 de Julio hacia atrás no generará cargo.

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Operaciones principales susceptibles al
cobro por mora
Operaciones Principales: Clases de
Objeto:
9050 Colegiatura PREP
9250 Intereses por financiamiento INFI
9010 Colegiatura PROF
9210 Intereses por financiamiento INFI
9011 Colegiatura PROF
9211 Intereses por financiamiento INFI
9020 Colegiatura MAES
9220 Intereses por financiamiento INFI
9030 Colegiatura DOCT
9230 Intereses por financiamiento INFI
9070 Colegiatura ESPE
9270 Intereses por financiamiento INFI
9101 Cuentas de orden de Colegiatura
8010 Crédito educativo
8020 Crédito educativo

Fpi4 visualización de los intereses moratorios.

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Siglas del Módulo: ECW
Estado de cuenta Web

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Proceso

ƒ Acceder al portal de tesorería del campus


correspondiente
ƒ Elegir la opción de Estado de cuenta Web
ƒ Dar clic en continuar
ƒ Capturar la matrícula y caracteres solicitados

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Productos del proceso

ƒ La visualización del estado de cuenta con los


movimientos realizados en un período
determinado.
ƒ Generación de ficha de pago.
ƒ Pago en línea.

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Terminología
ƒ Periodo: Corresponde al mes en curso
ƒ Pago mínimo: es el importe a pagar y corresponde a
los cargos del mes más el saldo anterior.
ƒ Deuda total: es la suma del pago mínimo y el total
de cargos futuros
ƒ El saldo anterior: son los cargos y abonos
anteriores al mes actual.
ƒ Detalle de operaciones del periodo: son los cargos y
abonos del mes actual.
ƒ Detalle de Operaciones en Periodos Futuros: son
los cargos con fecha de vencimiento mayor al mes
actual.

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Estado de cuenta Web
ƒ Se refiere a la cuenta del alumno con relación de
sus movimientos con el ITESM, este se puede
consultar vía remota desde el portal de Tesorería de
cada Campus, aquí se desglosa una relación de
créditos y abonos de un alumno en un período de
tiempo determinado.
ƒ A través del Estado de cuenta Web el alumno puede
consultar en cualquier momento y lugar los
movimientos que se hayan hecho en su estado de
cuenta y visualizar el saldo que tiene con el
Instituto.

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ƒ Dentro del portal de Tesorería de cada
Campus deberá elegir botón de Estado de
cuenta Web, una vez dentro, aparece la
siguiente pantalla de bienvenida y se da clic
en continuar.

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ƒ Para poder consultar el estado de cuenta se
requiere capturar la matricula del alumno (BP o
Interlocutor) y teclear los caracteres que se ven en
la imagen y dar clic en “consultar”

ƒ **La matrícula se debe capturar con el Formato A00123456, ya que de no


hacerse de esa forma, muestra el error de “Matrícula Inválida”

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ƒ Aparece el detalle de saldo anterior, detalle
de operaciones del periodo y detalle de
operaciones en periodos futuros.

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4

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El Estado de Cuenta Web, se detalla de la
siguiente manera:
1.-El portal esta abierto también para los ex alumnos y ellos no
cuentan con la autenticación requerida o bien una
contraseña de seguridad, sólo se inserta la matricula y se
accede, por ello no muestra datos personales como nombres
y apellidos sólo muestra la matrícula.
2.-Periodo=Corresponde al mes en curso
Pago mínimo = cargos del mes + saldo anterior
Deuda total = pago mínimo + total de cargos futuros
3.-El saldo anterior = cargos y abonos anteriores al mes actual
Detalle de operaciones del periodo= Cargos y abonos del
mes actual.
4.-Detalle de Operaciones en Periodos Futuros= cargos con
fecha de vencimiento mayor al mes actual.
5.- Notas importantes=información y avisos de interés para el
alumno.

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ƒ Para visualizar el saldo anterior se debe dar
clic en el link de ese concepto y arroja todos
los movimientos realizados en un periodo
determinado tal y como se muestra en la
siguiente pantalla:

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Ficha de pago
ƒ En la pantalla del estado de cuenta, tiene
también las opciones de generar la ficha de
pago y pago en línea. Para generar la ficha
solo hay que dar clic en Ficha de Pago.

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ƒ Permite seleccionar si el pago se hará en
pesos o dólares y una vez elegida la opción
deseada se le da clic en aceptar.

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ƒ Se confirma la cantidad a pagar, si es la correcta se
le da clic en continuar y se despliega la ficha
siguiente.

ƒ La ficha que el sistema despliega esta referenciada


al alumno para realizar su pago por lo cual no puede
ser transferible.

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Ficha de pago

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Pago en línea
ƒ Aquí se selecciona el banco con el cual se
tenga el servicio.
ƒ Una vez seleccionado el banco donde cuente
con servicio el alumno, será redireccionado a
la página del banco elegido donde le
aparecerán las opciones de pago en línea
para realizar la operación y hacer la
transferencia debida según el monto
requerido y por último aparecerá el
comprobante de pago exitoso el cuál se debe
conservar.

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Pago en línea

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Conclusiones
ƒ Al consultar su estado de cuenta Web, el
cliente podrá saber si su cuenta presenta
algún adeudo, cuando será su próximo pago
o si alguno de sus pagos no esta aplicado,
así como el historial de los movimientos
realizados.

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Adelantos de colegiatura

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Iniciador del proceso
Este proceso se podrá utilizar para situaciones tales
como:

ƒ - Cuando alumnos de primer ingreso requieren


elaborar su horario y realizar sus trámites de
inscripción.

ƒ - Si el alumno solicita factura de su inscripción


cuando aún no se ha generado su cartera de
colegiatura requerirá de un adelanto para que se
pueda realizar dicha facturación.

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Proceso

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Prerrequisitos
Verificar los siguientes datos:
ƒ - El nivel (PREP, PROF, MAES, etc) al cual pertenece el
alumno al que se le creará la cartera del adelanto.
ƒ - Operación parcial, esto es el periodo (TERM) que se
va a utilizar ya que es la manera en que el sistema
sabrá a que cartera de colegiatura se aplicará; esto
debido a que se puede dar el caso de que el alumno
tenga dados de alta dos o mas cargos por este
concepto.
ƒ -Que se esté utilizando la clase de objeto SALD.

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Productos del proceso
ƒ La generación de un cargo en el estado de
cuenta del alumno con la combinación de
operación principal 9180 y operación parcial
ADXX, correspondiente a un Adelanto de
Colegiatura, que posteriormente se aplicará
única y exclusivamente a cartera de
Colegiatura como su nombre lo indica.

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Terminología

ƒ 9180-. Operación principal utilizada para generar los cargos


correspondientes a un Adelanto de colegiatura

ƒ ADXX.- Operación parcial que se utilizá para dar de alta


cargos por el concepto Adelanto de Colegiatura, los últimos
dos dígitos serían la combinación dependiendo del periodo
(TERM) a utilizar, por ejemplo del TERM 200811, se utilizaría
la operación parcial AD11.

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Creación del adelanto de Colegiatura

ƒ El adelanto de colegiatura es un importe menor que se


solicita se pague con anticipación, al momento de que se
recibe el pago éste se compensa con el adelanto
previamente creado y se convierte en un saldo a favor (con
operación principal 9180 combinada con operación parcial
ADXX correspondiente a un adelanto de colegiatura),
posteriormente cuando se genere la cartera de colegiatura
este saldo a favor de adelanto se aplicará única y
exclusivamente a la cartera de colegiatura.

ƒ Un adelanto de colegiatura se genera con un cargo en el


estado de cuenta del alumno en SAP en la transacción FPE1,
con una operación principal (9180) y parcial (ADXX, ésta
varía de acuerdo al periodo que se trate).

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Carga individual de Adelantos de
colegiatura (campus
ƒ Paso 1-. Generación de cartera-. Para generar un documento por adelanto
de colegiatura se debe ingresar a la transacción FPE1, e insertar los
siguientes datos:

Clase de documento :CA


Motivo de compensación: 15
La fecha del documento la
definirá el campus.
Moneda: mxn
Clave de reconciliación:
crearla
Posición de interlocutor
comercial será Z01
Posición del libro mayor será
Z02

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ƒ En la cual se deben insertar los siguientes datos:
ƒ La sociedad: deberá ser la del campus al cual le pertenezca el adelanto de colegiatura
ƒ El interlocutor comercial deberá ser la matricula del alumno al que se requiera subir el
documento.
ƒ El importe debe ir con signo positivo.
ƒ La fecha de vencimiento deberá ser el día que genera el documento.
ƒ La operación principal deberá ser 9180, que es la correspondiente a Adelanto de
Colegiatura.
ƒ La operación parcial deberá ser ADXX, dependiendo del periodo en el cual se requiera
crear el adelanto.
ƒ Se inserta además la división, la clave dependiendo del periodo y texto.

Después de ingresar los datos, en el texto se da un enter, esto desplegará las


opciones para determinar la clase de objeto, se tomará SALDO A FAVOR, para
obtener una clase de objeto SALD.
Al dar Enter el sistema también desplegará en pantalla la cuenta contrato que
le pertenece a la matrícula que se capturó en Interlocutor comercial
- Al finalizar se graba el documento.
No olvidar cerrar la clave de reconciliación (transacción FPF2)
Y transferirla (transacción FPG1).

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Ingresar en la opción Cpda

Cpda nos desplegará la siguiente pantalla:

Operación
principal 9180

ENTER
Operación
parcial ADXX

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Resultado
En la transacción FPL9 se verifica que el cargo esté dado de alta en
el estado de cuenta del alumno como adelanto de colegiatura

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Casos que se pueden presentar al
generar un adelanto de colegiatura.

CASO 1 CASO 2 CASO 3

CARTERA $100 CARTERA $100 CARTERA $100


PAGO $120 PAGO $80 PAGO $100

En este caso al alumno En este caso al alumno le En este caso se compensa


le quedaría un saldo a favor quedaría cartera abierta por $20 el pago vs cartera sin
por $20 en su estado de en su estado de cuenta, que
cuenta debe ser anulada. quedar nada pendiente en
el estado de cuenta

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CASO 1
CARTERA $100
PAGO $120
En este caso al alumno
le quedaría un saldo a favor
por $20 en su estado de
cuenta

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CASO 2
CARTERA $100
PAGO $80

En este caso al
alumno le
quedaría cartera
abierta por $20
en su estado de
cuenta, que debe ser
anulada.

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CASO 3
CARTERA $100

PAGO $100
En este caso se
compensa
el pago vs cartera sin
quedar nada pendiente en
el estado de cuenta

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