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Titulo: Cartera compensada vs reconocimiento de Ingresos

MÓDULO FICA 
 
 
 
 
 
 

MANUAL DEL USUARIO: 
Cartera Compensada vs Reconocimiento de Ingresos 
 
 
 
 
 
 
 
 

DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD 
 
 
 
 
 
 
     JUNIO  2008 
 
 
 

 
 
 

Nombre del archivo: RSFCAICA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 04/07/08 Página 1 / 15
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Historia de los Cambios


Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya sido
modificado:

Fecha Nombre Descripción del Cambio

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Objetivo del Proceso Empresarial


Que el usuario aprenda a revisar que los pagos aplicados a los estados de cuenta de sus
alumnos tengan su reconocimiento de ingresos correspondiente.

Iniciador del Proceso


Realizar este procedimiento periódicamente debido a que de forma diaria se aplican pagos y por
lo tanto de forma diaria se lleva a cabo el reconocimiento de ingresos. Aún cuando el
reconocimiento de ingresos nocturno es de forma automática, cada campus es responsable de
revisar que tenga todos sus registros completos.

Prerrequisitos
• Aplicación de bancos de la fecha a revisar.
• Reconocimiento de Ingresos de la fecha a revisar.

Ruta de Menú
Utilice la(s) siguiente(s) ruta(s) de menú para iniciar esta tarea:
• Seleccione ZCAR_PAGADA para obtener el reporte DATOS DE CARTERA.
• Seleccione Z_REV_INGRESOS para obtener el reporte REP. REVISION DE
INGRESOS FICA.

Código de Transacción
N/A

Temario
Cartera compensada vs reconocimiento de ingresos…………………………………………………..4

Tablas dinámicas en Excel……………………………………………………………………...11

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Diagrama de Flujo de Pantallas

Exportación
Reporte de Información
de Cartera a Excel
Conciliación Identificación
de y corrección del FIN
información error
Exportación
Reporte de Información
de Ingresos a Excel

Documento de Instrucción

Cartera compensada vs reconocimiento de ingresos


Esta revisión tiene la finalidad de identificar todo aquel pago al campus que no tenga su registro
contable de ingreso correspondiente, el identificar en tiempo estos casos ayudará a disminuir
posibles descuadres en las carteras y productos anticipados de FI.

Para llevar a cabo esta revisión es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar a la transacción ZCAR_PAGADA

2. Haga clic en para traer variante y seleccione CSA-CARTERA-V2

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Nota: Esta variante tiene configuradas todas las clases de documento y cuentas por cobrar que
al recibir un pago disparan un reconocimiento contable del ingreso.

3. Para elegir la variante haga clic en la palomita . Esto traerá la información pre-configurada
de los datos que es necesario revisar. Únicamente se tendrá que revisar la sociedad y la fecha
de contabilización para elegir la que se desea revisar.

4. Complete / revise los campos siguientes:

Nombre del Campo R/O/C Descripción

Fecha contabilización C Teclear el rango de fecha que se desea revisar


del do Ejemplo: 01.06.2008 al 30.06.2008
Sociedad C Teclear la sociedad que corresponda
Ejemplo: 0017
Status de R Revisar que el campo tenga indicado el número 9 que
compensación significa documento compensado/pagado.

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Nombre del Campo R/O/C Descripción

Cta. mayor de contab R Aquí se encuentran las CXC cuya compensación arroja un
principa reconocimiento de ingresos.

No. documento R Aquí se encuentran registrados los rangos de numeración del


compensación o documento de compensación que arrojarán un
reconocimiento de ingresos.

Motivo compensación R Debe estar siempre diferente de 05.

5. Después de revisar y completar los datos mencionados se debe dar clic en el reloj para
procesar . Al procesar aparecerá la siguiente información que representa el detalle de
documentos compensados en el estado de cuenta de los alumnos en el periodo de tiempo
solicitado.

6. Para poder llevar a cabo la conciliación de información, es necesario exportar a Excel los datos
generados en el punto anterior. Para esto se utilizar el icono siguiente el cual desplegará
un menú en el que habrá que seleccionar Hoja de cálculo para posteriormente desplegar el
siguiente recuadro en el que deberá seleccionar la opción de Tabla y procesar.

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7.Dar nuevamente clic en . Esta acción abrirá automáticamente el programa de Excel el cual
deberá copiar y pegar en una hoja distinta ya que en caso contrario al cerrar la ventana de SAP
se cerrará también la de Excel y se perderán los cambios que se hubieran realizado en él.

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Nota: Ya se tiene la información de los pagos recibidos. Ahora lo que se necesita es identificar
los ingresos contabilizados y determinar si corresponden unos con otros.

8. Para tener el reporte de los ingresos contabilizados se debe ingresar a la transacción


Z_REV_INGRESOS.

9. Haga clic en para traer variante y elegir CSA-ING-V2.

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Nota: Esta variante tiene configurada la clase de documento que utiliza el programa de
reconocimiento de ingresos y las cuentas contables del ingreso correspondientes a las cuentas
por cobrar que al recibir un pago disparan un reconocimiento contable del ingreso.

10. Para elegir la variante haga clic en la palomita . Esto traerá la información pre-
configurada de los datos que se necesita revisar. Únicamente se tendrá que revisar la sociedad
y la fecha de contabilización para elegir la que se desea revisar.

11. Complete / revise los campos siguientes:

Nombre del Campo R/O/C Descripción

Fecha de C Teclear el rango de fecha que se desea revisar


contabilización en Ejemplo: 01.06.2008 al 30.06.2008
Sociedad C Teclear la sociedad que corresponda
Ejemplo: 0058
Moneda de R Revisar que se encuentren contemplados todos los tipos de
transacción moneda que se desean.

Cta. mayor de contab. R Aquí se encuentran las cuentas de ingreso que corresponden
principa a las CXC incluidas en la cartera ZCAR_PAGADA.

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Nombre del Campo R/O/C Descripción

No. documento de la R Aquí se encuentran capturados los rangos de numeración


cuenta co que corresponden al reconocimiento de ingresos.

12. Después de revisar y completar los datos mencionados se debe dar clic en el reloj para
procesar . Al procesar aparecerá la siguiente información que representa el detalle de
documentos de ingresos del periodo de tiempo solicitado.

13. Para poder llevar a cabo la conciliación de información, es necesario exportar a Excel los
datos generados en el punto anterior. Para esto se usa la metodología explicada en los
puntos 6 y 7 de este manual.

Nota: Se recomienda guardar los dos reportes, el de cartera y el de ingresos en el mismo archivo
de Excel.

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Tablas dinámicas

14. Una vez que se tengan los dos reportes en Excel se deberá crear una tabla dinámica por
cada uno de ellos para después enfrentarlas y determinar si existen o no diferencias o
pendientes por reconocer o anular ingresos.

Para crear la tabla dinámica se deberá ingresar en la siguiente ruta de Excel:

* Data Æ PivotTable and Pivotchart Report…. Æ Next Æ Next Æ Layout

** Aparecerá la siguiente pantalla:

Æ Para el caso del reporte de cartera deberá arrastrar el dato de Documento de


compensación e Importe para que queden de la siguiente manera:

15. Seleccione y posteriormente .

La tabla aparecerá solo de dos columnas como se muestra a continuación.

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Æ Para el caso del reporte de ingresos deberá arrastrar el dato de Referencia (ya que
corresponde al documento de compensación) e Importe para que queden de la siguiente
manera:

Nota: Antes de realizar la tabla dinámica, se deben excluir aquellos documentos de ingreso
(Columna A) los cuales tengan algún dato en la columna Doc. anul (Columna D), debido a que
fueron anulados. Ejemplo:

16. Seleccione y posteriormente .

La tabla aparecerá solo de dos columnas como se muestra a continuación.

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17. Una vez que se cuente con la información de las dos tablas se deberá realizar la
conciliación entre números de documentos e importes. Se muestra a continuación un
ejemplo:

Nota: En caso de identificarse alguna diferente habrá que checar el porqué de la misma
consultando el documento en la transacción FPE3.

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18. Posibles causas:

Observación Causa
* Error en el Reconocimiento de Ingresos
Se encuentra información de nocturno, el cual es reportado a
cartera pero no se encuentra CSA_Contabilidad y se reconoce de forma
información de Reconocimiento manual por su ejecutivo.
de Ingresos. * El ingreso fue anulado por error.
* Se anuló la compensación de cartera y se
dejó pendiente la anulación del ingreso. En
caso de que la anulación de cartera la hubiera
realizado el campus, él mismo será el
Se encuentra información de responsable de anular el ingreso
ingresos pero no de cartera. correspondiente.
* En caso de que la anulación de la
compensación hubiera sido realizado por el
CSA, su ejecutivo de contabilidad será el
responsable de la anulación del mismo.
* Revisar si se tomó importe en ML en alguna
de las tablas ya que la diferencia puede ser el
tipo de cambio. Para ambas tablas hay que
Existe información de cartera e
tomar el Importe en moneda original.
ingresos pero el monto no
* Alguna de las posiciones de compensación
coincide.
originó error en el reconocimiento de ingresos
nocturno el cual deberá ser reconocido por su
ejecutivo de contabilidad de CSA.

Resultado
Esta revisión arrojará diferencias en caso de existir, las cuales deberán ser examinadas por el
contador y tesorero para determinar el porqué de las mismas y proceder a su corrección o
aclaración.

Glosario
Cartera compensada: Es un adeudo que ya recibió un abono ya sea por medio de una forma de
pago, pago del alumno, ajuste de tesorería, etc.

Status de compensación: Te indica si un documento está o no compensado.

Motivo de compensación: Nos indica el tipo de operación que se realizó.

Atención y Soporte
LCPF Diana Borboa Lafarga
Coordinadora de Contabilidad
dianaborboa@itesm.mx
Ext. 2403

LCPF Claudia Mendoza Rosales


Ejecutiva de Contabilidad

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mendozaclau@itesm.mx
EXt. 2403

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