MANUAL DL USUARIO

MDULO BANCOS












Un Prnductn dc















NDICE


Introduccin
MDULO BANCOS 1

MAESTRO BANCOS 2
Pestaa Datos del Banco 2
MAESTRO CUENTAS BANCARIAS 3
Pestaa Datos de la Cuenta 3
Pestaa Contabilidad 4
SOLICITUD DE PAGO 5
Pestaa Cargos Pendientes 6
Pestaa Asiento Contable 7
Pestaa Concepto 7
AUTORIZACIN DE SOLICITUDES DE PAGO 8
LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS 9
Pestaa Disponibilidad 9
Pestaa Libro 10
Pestaa Transacciones 11
Pestaa Cargos Pendientes 12
Pestaa Asiento Contable 13
CONCILIACIN BANCARIA 14
Pestaa Transacciones Conciliadas 14
Pestaa Ajustes Conciliatorios 16
Impresin de Conciliacin Bancaria 17
Impresin de Transacciones Bancarias en Trnsito 17
REPORTE DISPONIBILIDADES BANCARIAS 18
REPORTE ESTADO DE CUENTA BANCARIA 19
REPORTE TRANSACCIONES BANCARIAS 20


Mdulo Bancos

1

MDULO BANCOS

Solutec ha contemplado las necesidades de automatizar todos los procesos bancarios de una
empresa, creando as un mdulo completo para una realizacin fcil y rpida de las
transacciones y llevar el control necesario en estos.

El sistema permite, ingresar cantidad ilimitada de cuentas bancarias que tenga la compaa,
realizacin de todas sus transacciones como cheques, depsitos, notas de crdito y notas de
dbito bancarias, solicitudes de pago; mantenindose separadas en base a la cuenta bancaria a
las que pertenecen.

El libro de transacciones bancarias permite visualizar las transacciones que se han registrado
para cada banco en el mismo orden en que han sido digitadas, buscando con esto, el mayor
parecido posible a la administracin de un libro manual.

La realizacin de las transacciones conlleva detalles de fechas, valores, notas y asientos
contables, para as mantener actualizados a la vez, los balances del catlogo contable en Mdulo
Contabilidad.

Los cheques pueden ser impresos por el sistema, adaptando este la impresin al formato de los
cheques correspondientes a cada banco. En los ltimos tiempos se estn utilizando un mismo
papel para impresin de cheques de distintos bancos, el sistema est adaptado para eso,
imprimiendo as todos los datos necesarios para identificar a que banco pertenece cada
impresin de cheque.

En caso de realizacin de cheques pagando a suplidores, el sistema enlaza los cargos pendientes
a dicho suplidor, digitados previamente en Mdulo Cuentas por Pagar para realizar la
distribucin del monto que se est pagando y actualizar las cuentas por pagar.

Existe la herramienta de conciliacin bancaria que permite, de una forma muy prctica realizar
el proceso de verificacin y cotejo de las transacciones emitidas, contra el estado recibido de la
institucin bancaria, teniendo este su impresin de lugar.

Se han preparado varios reportes de suma utilidad para las empresas como: Disponibilidades
por Banco, Estado de Cuenta Bancaria, Listado de Transacciones, todos con sus diferentes
parmetros y opciones de impresin.



Mdulo Bancos

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MAESTRO DE BANCOS:

Definicin de las instituciones bancarias y datos correspondientes, con quienes la empresa tiene
cuentas bancarias, para facilidad al momento de contactarlos y mantener enlace entre las
cuentas e instituciones correspondientes.



- Cdigo: Cdigo de identificacin asignado por el sistema a cada banco digitado.
- Tipo: Clasificacin de los bancos. Ejemplo, si es banco internacional o nacional o
cualquier otra clasificacin que se desee hacer (campo opcional).
- Nombre: Nombre de la institucin bancaria a digitar.

Pestaa Datos del Banco:
- Direccin: Direccin de la institucin bancaria que se est digitando.
- Telfono: Nmeros telefnicos de la institucin bancaria.
- Fax: Nmero de fax perteneciente dicha institucin.
- E-Mail: Direccin de correo electrnico o pgina web de la institucin.
- Contacto: Nombre de la persona contacto con dicho banco.
- Telfono: Nmero telefnico directo de comunicacin de la persona contacto.
- Cdigo Nmina Electrnica: cdigo asignado por el banco a la empresa para ejecutar
las nminas por transferencias electrnica.
- Nmina Electrnica: Documento con formato de nminas electrnicas de ese banco.
- Notas: Datos adicionales sobre la institucin bancaria que se quiera especificar.
Mdulo Bancos

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MAESTRO CUENTAS BANCARIAS:

Definicin de cada nmero de Cuentas Bancarias que posee la compaa con las distintas
instituciones bancarias definidas anteriormente. Esta definicin es imprescindible para el
funcionamiento del Mdulo Bancos.



- Nmero: Nmero de cuenta bancaria de la compaa.
- Tipo: Clasificacin de las cuentas bancarias a digitar (campo opcional).
- Descripcin: Definicin de la cuenta bancaria o nombre designado para distinguirla
una de otras.

Pestaa Datos de la Cuenta:
- Institucin Bancaria: Institucin bancaria a la que pertenece la cuenta a digitar.
Seleccionado esto de Maestro de Bancos.
- Balance en Libro: El sistema muestra el balance que tiene la cuenta bancaria en el
libro de la empresa.
- Moneda: Tipo de moneda que se maneja en la cuenta bancaria.
- Formato Cheque: Formato de impresin de los cheques de esta cuenta bancaria.
- Gerente Cuenta: Nombre de la persona encargada o gerente de la cuenta bancaria.
- Sucursal Pago: Nombre de la sucursal donde es manejada la cuenta.
- Otras informaciones a Imprimir: Dato adicional que se desee salga impreso en los
cheques.
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Pestaa Contabilidad:
- Nmero Cta.: Nmero de cuenta contable asignado por el sistema a la cuenta bancaria
en el catlogo contable.
- Cuenta Control: el sistema muestra el nmero y nombre de la cuenta control de sta
cuenta contable.
- Tipo Cuenta: Tipo de cuenta contable a la que pertenece la cuenta control. Ejemplo
Activos.
- Origen: Origen de la cuenta contable especificada anteriormente.
- Nivel de la Cta.: Nivel de la cuenta contable, resultante de la cantidad de cuentas
registradas a su dependencia.
- Balance Anterior: Balance que presenta la cuenta control hasta el ltimo cierre
contable realizado.
- Balance Actual: Balance que presenta la cuenta control hasta la fecha.
- Sub- cuentas: Cantidad de sub-cuentas definidas bajo esta control.
- Dbitos: Total de dbitos que se han cargado a esta cuenta contable.
- Crditos: Total de crditos que se han cargado a la cuenta contable.






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SOLICITUD DE PAGO:

La confeccin de solicitudes de pago consiste en realizar un documento en el que se solicita la
confeccin de algn pago en especfico, con datos reales y precisos, para fines de autorizacin y
confeccin de cheques. Aqu deben especificarse con datos exactos cmo se requiere sea
realizado el documento de pago, ya que luego de autorizada la solicitud, esta es convertida
automticamente en cheque, listo para ser impreso.



- Nmero: Nmero control de la solicitud de pago. Este puede ser generado automtico
por el sistema y no modificable, generado automtico por el sistema y modificable o
puede ser digitado manualmente.
- Fecha: Fecha en la que se hace la solicitud.
- Cta. Bancaria: Cuenta bancaria por la cual se solicita que sea emitido este cheque
(seleccionado de Maestro Cuentas Bancarias).
- Concepto: Concepto del pago a solicitar. Estos conceptos son predefinidos asignando
sus cuentas contables y entidades a relacionar en Maestro Conceptos, en Mdulo
Contabilidad.
- Beneficiario: Nombre del receptor del cheque.
- Monto: Valor por el cual debe ser emitido en cheque.
- Estatus: Estado en el que se encuentra este documento:
o No Autorizado: no ha sido autorizada la confeccin del pago solicitado.
o Autorizado: ha sido autorizada la confeccin del pago solicitado y est lista
para ser aplicada y convertirse en cheque.
Mdulo Bancos

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Pestaa Cargos Pendientes:

Esta pestaa ser utilizada en el caso de solicitud de pago de algn compromiso de pago,
previamente realizado en el Mdulo Cuentas por Pagar. Debe haber especificado en el campo
Concepto, el concepto correspondiente, y en beneficiario se haya seleccionado el nombre del
suplidor correspondiente.

- Documento: Nmero control asignado por el sistema a cada compromiso de pago que
ha(n) sido seleccionado(s).
- Referencia: Nmero del compromiso de pago asignado por el suplidor, de los
documentos seleccionados.
- Fecha: Fecha de emisin de dichos documentos.
- Monto: Valor original y principal de estos.
- Abonado: Valor total de los abonos realizados a estos compromisos de pago, de as
haber sido.
- Pendiente: Valor que resta pendiente, del monto original menos los abonos realizados.
- Descuento: Descuentos adicionales realizados al compromiso de pago.
- A Pagar: Valor a pagar de cada compromiso de pago bajo este cheque a solicitndose.
- Distribucin: Si estos compromisos tienen distribuciones por eventos realizados. De
as ser, al seleccionar Distribucin, observar las mismas y deber especificar el valor a
pagar de cada distribucin del compromiso.





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Pestaa Asiento Contable:

Puede ser generado automticamente seleccionando el botn de Generar Asiento Contable,
como puede ser tambin, realizado manualmente.

- Nmero Cta.: Nmero de cuenta bancaria a la que corresponde cada partida del asiento
contable.
- Descripcin: Nombre de la cuenta contable asignada en cada partida.
- Deb./Cred.: Dbito o Crdito, segn como debe ser afectada esta cuenta contable.
- Monto: Valor que est siendo cargado en cada cuenta contable.
- Dbitos: Total de dbitos generados en esta pestaa.
- Crdito: Total de crditos generados en esta pestaa.
- Diferencia: Diferencia entre el total de dbitos y crditos generados.





Pestaa Concepto:
- Concepto: Datos adicionales internos de la compaa correspondientes a la solicitud o
al pago en s. (Estos datos no salen impresos en el cheque).
- Notas: Concepto que debe llevar ste documento de pago impreso en la coletilla en el
momento que la solicitud sea autorizada.




Mdulo Bancos

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AUTORIZACIN DE SOLICITUDES DE PAGO:

En esta pantalla el sistema muestra todas las solicitudes de pago digitadas pendientes para ser
autorizadas y confeccionar el cheque de lugar.

Las Solicitudes de Pago a autorizar deben ser seleccionadas en la casilla de Autorizar y luego
seleccionar Autorizar Solicitud. Todas las solicitudes seleccionadas, podrn ser utilizadas
como base para confeccin del cheque.

Dicha pantalla puede ser activada o desactivada, dependiendo de las necesidades y
procedimientos de la empresa para esta parte.

La pantalla en primera instancia muestra todas las solicitudes de pago pendientes por
autorizacin. Para delimitar las solicitudes de pago a mostrar, solo debe desmarcar la opcin de
Todos y seleccionar en beneficiario el nombre del beneficiario a autorizar. El sistema le
mostrar los siguientes datos sobre sus solicitudes de pago:



- Documento: Nmero de control asignado por el sistema a cada solicitud de pago.
- Referencia: (no aplica)
- Fecha: Fecha de solicitud de dicho pago.
- Hora: Hora de confeccin de la solicitud de pago.
- Entidad: Nombre del beneficiario al que debe realizrsele el pago.
- Monto: Valor a pagar al beneficiario.
- Moneda: Tipo de moneda en el que se solicita sea realizado en pago.
- Autorizar: Si se autorizan o no estas solicitudes para realizar el cheque como pago.






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LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS:

En la pantalla presente se realizan todos los tipos de transacciones bancarias; cheques,
depsitos, notas de crditos bancarias y notas de dbitos bancarias, de cuantas cuentas bancarias
e instituciones bancarias tenga la compaa. Todos los movimientos son manejados de forma
separada por cuentas bancarias.



Pestaa Disponibilidad:
- Descripcin: Nombres designados previamente a cada cuenta bancaria en Maestro
Cuentas Bancarias.
- Balance: Balance que tiene cada cuenta bancaria al momento de abrir la pantalla, segn
todas las transacciones digitadas en el libro.
- Balance General: Balance con que cuenta la compaa en todas sus cuentas bancarias.
- Grfico: A la derecha de los balances el sistema muestra de forma grfica, representado
en barra, la disponibilidad bancaria con que cuenta la compaa.







Mdulo Bancos

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Pestaa Libros:

Visualizacin de todas las transacciones bancarias realizadas en cada banco, en forma de libro.
En el campo Cuenta Bancaria, en la parte superior de la pantalla, le seala que cuenta est
observando, mostrndole el nombre designado previamente a cada cuenta bancaria y el nmero
de sta, y en el campo de Banco, en la parte inferior, muestra a que banco pertenece. Para ver
las transacciones de otra cuenta bancaria debe seleccionar el botn de buscar con la figura de un
foco, luego del campo Cuenta Bancaria y seleccionar el banco a trabajar.

- Documento: Cdigo y nmero de los documentos bancarios realizados.
o CHK-0000 Nmero de cheque.
o CHN-0000 Nmero de cheque nulo.
o DEP-0000 Nmero de depsito.
o NCB-0000 Nmero de nota de crdito bancaria.
o NDB-0000 Nmero de nota de dbito bancaria.
o SPA-0000 Nmero de solicitud de pago.
- Fecha: Fecha en la que fue emitido o recibido el documento.
- Cheques Emitidos A o Depsitos de: Nombre del beneficiario del cheque o concepto
corto que se haya colocado al depsito, nota de crdito o nota de dbito bancaria.
- Dbitos: Valores de los distintos documentos bancarios digitados que con relacin al
banco le afectan con un dbito.
- Crditos: Valores de los distintos documentos bancarios digitados, que afectan con
crdito el balance de la cuenta bancaria.

Mdulo Bancos

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- Aplicado: Aparecer una marca en el caso de que el documento est aplicado, osea,
afectando el balance del banco y por tanto afectando el catlogo contable.
- Impreso: Aparecer una marca en el caso de que el documento se haya impreso.
- Anulado: Aparecer una marca en el caso de que el documento se haya anulado.
- Conciliado: Aparecer una marca en el caso de que el documento se haya tomado en
consideracin en alguna conciliacin bancaria como pagado o cargado por el banco.
- Banco: Nombre de la institucin bancaria del cual est visualizado su libro de
transacciones bancarias.
- Balance Actual: Balance que presenta esta cuenta bancaria al da del ltimo
movimiento digitado.




Pestaa Transacciones:
- Tipo Doc.: Tipo de documento que se realizar. Si es un cheque o depsito, nota de
dbito o nota de crdito bancaria.
- Nmero: Nmero de identificacin del documento. Esta numeracin puede ser
generada automticamente y no modificable por el sistema, generada automticamente
modificable o colocarse manualmente. Para caso de cheques, lo ms recomendable es la
primera opcin si este nmero ser impreso por el sistema.
- Fecha: Fecha en la que se est trabajando el documento o la que corresponda al
documento.


-
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- Concepto: Concepto genrico al que correspondera este tipo de transaccin. Estos
conceptos son predefinidos y asignados sus cuentas contables y entidades a relacionar,
para mayor rapidez y forma de enlazar las transacciones. Obtenido de Maestro
Conceptos en Mdulo Contabilidad.
- Beneficiario: Nombre del receptor, en caso de tratarse de un cheque. Para otros
documentos corresponde un nombre corto que defina la transaccin. Este campo es el
visualizado en el libro de transacciones.
- Monto: Valor por el cual debe ser emitido o digita la transaccin.
- Moneda: Tipo de moneda en la cual ser emitido el cheque o digitada la transaccin.


Pestaa Cargos Pendientes:

Esta pestaa se utiliza en caso de confeccin de cheque a compromiso(s) de pago(s),
previamente realizado en el Mdulo Cuentas por Pagar. Debe ser especificado el concepto
correspondiente, y en el campo beneficiario haber seleccionado el nombre del suplidor
correspondiente.

- Documento: Nmero control asignado por el sistema a cada compromiso de pago que
ha sido seleccionado. Para seleccionar los compromisos de pago pendiente pulsar sobre
el nombre Documento y el sistema le mostrar un listado de los compromisos de los
compromisos pendientes de pago.
- Referencia: Nmero asignado por el suplidor al compromiso de pago.
- Fecha: Fecha de emisin de dichos documentos.
- Monto: Valor original y principal de estos.
- Abonado: Valor total de los abonos realizados a estos compromisos de pago.
- Pendiente: Valor que resta pendiente, del monto original menos los abonos realizados.
- Descuento: Descuentos adicionales realizados al compromiso de pago.
- A Pagar: Valor a pagar bajo este cheque de los compromisos de pagos seleccionados.
- Distribucin: Si estos compromisos tienen distribuciones por eventos realizados.









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Pestaa Asiento Contable:

Puede ser generado automticamente seleccionando el botn de Generar Asiento Contable,
como puede ser tambin, registrado manualmente.

- Nmero Cta.: Nmero de cuenta bancaria a la que corresponde cada partida del asiento
contable. Seleccionado de Maestro Cuentas Contables de Mdulo Contabilidad.
- Descripcin: Nombre de la cuenta contable asignada en cada partida.
- Deb./Cred.: Dbito o Crdito, segn como debe ser afectada esta cuenta contable.
- Monto: Valor que est siendo cargado en cada cuenta contable.
- Dbitos: Total de dbitos generados en esta pestaa.
- Crdito: Total de crditos generados en esta pestaa.
- Diferencia: Diferencia entre el total de dbitos y crditos generados.
- Notas: Descripcin del documento bancario digitndose. En caso de cheques, este ser
el concepto que saldr en la coletilla. Este puede ser generado al pulsar la flechita
presente en la misma lnea.






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CONCILIACIN BANCARIA:

Por medio de la pantalla presentada a continuacin se realizan las conciliaciones bancarias de
cada cuenta bancaria, en perodos determinados, para detectar cualquier diferencia entre en
balance y movimientos realizados que muestra el banco y que refleja el libro de la compaa.
Establecida la diferencia, esta debe digitarse, segn sea el caso, en el libro de transacciones.



- Cta. Banc.: Nmero de cuesta bancaria a conciliar
- Fecha: Fecha de corte de la conciliacin a realizar.
- Fecha Concil. Anterior: El sistema muestra la fecha de la ltima conciliacin bancaria
realizada.
- Notas: Descripcin de la conciliacin a realizar o cualquier nota que se quiera aadir.
- Balance en Libro: Balance que presenta el libro de transacciones al inicio del perodo
o mes a conciliar.
- Balance en Banco: Balance que presenta el estado bancario de la cuenta al final del
perodo o mes a conciliar.
- Transacciones: Al momento de realizar cambios en la conciliacin seleccione Todas
para mostrar todas las transacciones conciliadas y no conciliadas en este rango de
Mdulo Bancos

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fechas de la ltima conciliacin y la fecha de corte de esta. Seleccione Conciliadas
para mostrar slo las transacciones que haya marcado como pagas en esta conciliacin.
Seleccione No Conciliadas para mostrar slo las transacciones que haya dejado de
marcar quedando estas como pendientes. Esto es para depurar las transacciones y hacer
la revisin ms fcil.
- Marcar Todas o Desmarcar Todas: Marcar todas las transacciones como conciliadas
o desmarcar para mostrar todas las transacciones como no conciliadas.


Pestaa Transacciones Conciliadas:

Al momento de tener una conciliacin abierta para trabajar, osea editada, el sistema mostrar
todas las transacciones que debe considerar para esta conciliacin realizndose. Seran todas las
transacciones dentro del perodo determinado como ltima conciliacin realizada y fecha de
corte de la conciliacin a realizar y toda transaccin que haya quedado en trnsito en la
conciliacin anterior.

Al momento de tener la conciliacin grabada el sistema muestra en esta pestaa slo las
transacciones que ha seleccionado como conciliadas en esta.

- Documento: Nmero de los documentos bancarios realizados (CHK-0000 Nmero de
cheque, CHN-0000 Nmero de cheque nulo, DEP-0000 Nmero de depsito, NCB-
0000 Nmero de nota de crdito bancaria, NDB-0000 Nmero de nota de dbito
bancaria).
- Fecha: Fecha en la que fue emitido o recibido el documento.
- Cheques Emitidos A o Depsitos de: Nombre del beneficiario del cheque o concepto
corto que se haya colocado al depsito, nota de crdito o nota de dbito.
- Monto: Valor por el cual fue realizada esta transaccin.
- A Conciliar: Marcar o no, en caso de que la transaccin se haya presentado en el banco
como pagado, o acreditado, o no se haya presentado en el banco.









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Pestaa Ajustes Conciliatorios:

Al momento de grabar el sistema verifica y muestra automticamente lo siguiente: valor total de
Cheques Emitidos, Total de Cheques Nulos Emitidos, Depsitos Emitidos, Notas de Crditos
Emitidas, Notas de Dbito Emitidas. Todos estos documentos en el rango de fecha
concilindose. Muestra tambin los Cheques, Depsitos, Notas de Crdito o de Dbito que
hayan quedado en trnsito.

Cualquier registro que deba realizar para cuadrar la conciliacin lo realiza aqu en las prximas
lneas describiendo lo siguiente:
- Descripcin: Descripcin corta de la transaccin a cargar.
- Monto: Valor por el cual esta transaccin afecta la conciliacin.
- D/C: Cmo afecta este valor de la transaccin al balance de la cuenta bancaria, como
un dbito o un crdito.
- Afecta: Si este crdito o dbito debe afectar, para fines de cuadrar la conciliacin, al
libro de la compaa o al balance que muestra el banco.




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Para verificacin de cmo va cuadrando la conciliacin puede, estando esta grabada, imprimir
lo siguiente:

Impresin de Conciliacin Bancaria:




Impresin de Transacciones Bancarias en Trnsitos:




Luego de aadir todos los registros necesarios y de haber cuadrado la conciliacin, estas lneas
agregadas deben ser registradas en Libro de Transacciones por medio de una nota de crdito o
nota de dbito a la fecha de la conciliacin, para que el balance quede cuadrado tal como se
presenta la conciliacin.

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DISPONIBILIDADES BANCARIAS:

Este reporte muestra los balances disponibles en cada cuenta bancaria, al da de impresin,
mostrando el nombre de las instituciones bancarias, las cuentas bancarias existentes de cada
institucin y los balances a la fecha de impresin, colocando un balance final para obtener el
balance total en bancos.




















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REPORTE ESTADO DE CUENTA BANCARIA:

Por medio de este reporte se pueden visualizar los movimientos de una cuenta bancaria en
forma de estado de cuenta, arrastrando los balances anteriores, para mostrar el balance real de la
cuenta bancaria a visualizar en un perodo determinado.

Este listado se puede limitar de distintas maneras:
- Imprimir Todas las cuentas bancarias, saliendo en hojas separadas o imprimir una
cuenta bancaria en especfico.
- Imprimir las transacciones de un Rangos de Fechas que guste.











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REPORTE TRANSACCIONES BANCARIAS:

Este reporte le permite observar las transacciones, ya sea todas o un tipo de transacciones en
especfico, realizadas en una o todas las cuentas bancarias de la compaa, en un perodo
determinado, en forma de listado o con ms detalles, mostrando as los asientos contables
realizados. Con este reporte se puede comprobar todo lo digitado separado por tipo de
transaccin para caso de verificacin y anlisis.

Este listado se puede limitar de distintas maneras:
- Imprimir Todas las Cuentas Bancarias, saliendo en hojas separadas o impresin de
una cuenta bancaria en especfico.
- Imprimir Todos los Documentos de Bancos o alguno en especfico, como cheques,
depsitos y dems.
- Imprimir por Rangos de Fechas que guste.
- Imprimir de forma Detallado o no. De manera no detallada muestra un listado de las
transacciones. De forma detallada muestra todas las transacciones con sus asientos
contables.





(Cuenta Bancaria Banco Popular, Documentos cheques, no Detallado)
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(Cuenta Bancaria Banco Popular, Todos Documentos Bancarios, no Detallado)


















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(Cuenta Bancaria Banco Popular, Documentos cheques, Detallado)