Anda di halaman 1dari 49

1.

Sebutkan, jelaskan, dan berikan contoh hal-hal yang melatarbelakangi


pengembangan suatu sistem informasi dalam sebuah organisasi atau
perusahaan.
2. Jelaskanlah tentang konsep gunung es biaya dalam proses pengembangan
sistem.
3. Setelah sistem baru dikembangkan, maka diharapkan akan terjadi peningkatan
pada sistem baru tersebut. Peningkatan ini berhubungan dengan istilah
PIECES . sebutkan, jelaskan dan berikan contoh masing-masing komponen
dari PIECES yang dikaitkan dengan Tugas Pribadi Project Kelompok.
4. Sebutkan dan jelaskan tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut
Kendal & Kendal serta Henry Lucas, Jr. Sebutkan juga pihak-pihak yang
beserta perannya masing-masing.
5. Buatlah minimal 5 disain tampilan (form input, transaksi, atau report) dari
tugas project yang menjadi tugas pribadi anda, sesuai dengan konsep-konsep
perancangan User Interface (I/O) atau GUI yang benar.
6. Buatlah Gambaran Umum Sistem dan Standard Operating System (SOP)
dalam bentuk flowchart dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari
suatu perusahaan:
Proses Permintaan Barang ke Gudang
Proses Permintaan Pembelian Barang
Proses Pembelian Barang
Proses Penerimaan Barang dari Supllier.
Proses Pembayaran
7. Jelaskanlah secara rinci istilah-istilah berikut ini:
Inventory System
Stock Opname
Kartu Gudang (Bin Card)
Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing
Form-form yang ada pada Proses Pembayaran
Cost Control
Sales Control
Account Payabale
Account Receivable
General Cashier
General Ledger
Budgeting
Aging (Hutang dan Piutang)
Fixed Aset
Trial Balace
Balance sheet
Income Statement
Journal Voucher
Chart of Account (COA)
Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya
Debet Credit
Posting
Closing
Year to Date (YTD)
Month to Date (MTD)

Jawaban:

1. Hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu sistem informasi
dalam sebuah organisasi atau perusahaan diantaranya:
Karena adanya permasalahan dalam sistem yang sedang berjalan.
Permasalahan yang ada didalam sistem yang lama misalnya terdapat
ketidakberesan sistem yang lama yang menyebabkan sistem lama
tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan,
misalnya pegawai pada suatu perusahaan dapat mengganti banyaknya
jumlah gaji yang ia terima tanpa diketahui oleh sistem sehingga dapat
merugikan perusahaan.
Pertumbuhan organisasi. Karena setiap organisasi kedepannya pastilah
mengalami kemajuan baik dalam pegawainnya yang makin bertambah
ataupun jasa yang diberikan akan semakin membaik, apabila
organisasi tetap menggunakan sistem yang lama dapat dipastikan akan
mengalami kesulitan apabila organisasi telah berkembang dengan
pesat. Misalnya saja organisasi X memiliki pegawai 1000 orang dan
untuk memberikan gaji memerlukan waktu 2 jam, apabila organisasi
berkembang dan memiliki pegawai hingga 10.000 orang dan sistem
tidak dirubah maka akan memerlukan waktu 20 jam untuk melakukan
pemberian gaji.
Untuk meraih peluang. Dijaman ini disaat keadaan persaingan pasar
sangatlah ketat, kecepatan informasi serta efisiensi waktu sangat
menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang
telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang
pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk
meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Misalnya
saja sistem untuk menentukan harga dollar yang lama memerlukan
waktu sekitar 2 menit untuk dapat mengantarkan informasi mengenai
harga dollar yang telah berubah, waktu tersebut cukup lama apabila
tidak dilakukan perbaikan pada sistem.
Adanya instruksi dari atasan. Perbaikan sistem juga dapat terjadi
karena adanya instruksi dari atasan atau adanya peraturan pemerintah
yang baru. Penyususan sistem yang baru ini contohnya dapat berupa
saat proses penghitungan suara pada pemilu 2014 apabila
menggunakan sistem yang lama bisa memakan waktu berhari-hari,
tetapi apabila menggunakan sistem yang diperbaharui hanya akan
memakan waktu 1 hari saja.
2. Konsep gunung es biaya merupakan pengertian mengenai tahapan
yang memerlukan biaya yang paling banyak didalam pengembangan sistem
terletak pada tahapan perawatan sistem, seperti tampak pada gambar cost
iceberg dibawah ini. Biaya perawatan terletak pada bagian terbawah dari
gunung es. Karena tidak terlihat dari permukaan, maka banyak orang yang
tidak menyadari bahwa biaya perawatanlah yang memerlukan biaya yang
paling besar didalam pengembangan suatu sistem.
Ketika sebuah sistem akan dikembangkan, secara garis besar pengguna
dan pengembang hanya akan melihat kendala, keperluan sistem, serta
mengkalkulasi keperluan dari tahap analisis hingga biaya implementasi.
Sehingga biaya perawatan sangat jarang diperhatikan oleh pengguna dan
pengembang sistem, padahal biaya perawatan sistem merupakan tahapan yang
memiliki biaya terbesar didalam pengembangan sistem apabila dibandingkan
dengan tahapan yang lain. Biaya perawatan sistem memiliki biaya terbesar
didalam pengembangan karena biaya perawatan berkisar 20%-30% dari total
biaya pengembangan sistem tiap tahunnya. Contohnya saja biaya perawatan
sebesar 20% dati total pengembangan sistem yang bernilai 50.000.000, maka
dibutuhkan biaya sekitar 10.000.000 tiap tahunnya hanya untuk melakukan
perawata pada sistem. Sistem yang telah ada perlu dilakukan perawatan
karena terdapat kesalahan pada sistem yang dulunya belum terdeteksi
sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki, sistem mengalami
perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem, sistem
mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar.

3. Komponen PIECES terdiri dari performance, information, economy, control,
efficiency, dan services. Berikut merupakan penjelasan serta contoh dari
masing-masing komponen tersebut:
Performance atau kinerja merupakan peningkatan terhadap apa yang
dihasilkan oleh sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.
Kinerja dapat diukur dari jumlah dari pekerjaan yang dapat dikerjakan
dalam suatu saat tertentu serta adapula response time yang merupakan
rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi ditambah dengan
waktu respon untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Pada contoh
sistem yang kami buat performance pada sistem ditingkatkan dengan
cara menambahkan fasilitas sistem didalam device perangkat mobile
sehingga kecepatan respon didalam melakukan kegiatan dapat
berlangsung lebih cepat karena setiap karyawan membawa devicenya
masing-masing yang telah terinstall aplikasi yang diperlukan untuk
menunjang pekerjaannya.
Information yang merupakan peningkatan terhadap kualitas informasi
yang disajikan. Pada sistem yang dibuat peningkatan terhadap kualitas
informasi yang diberikan, informasi yang diberikan dapat diakses
melalui perangkat lunak user yang akan mengakses informasi dengan
cara membuka website dari sistem kami yang berisikan
Economy atau ekonomis, merupakan peningkatan terhadap manfaat,
keuntungan, serta penurunan biaya yang terjadi. Pada rancangan
sistem yang akan dibuat terdapat penurunan biaya dimana apabila
pengunjung ingin mendapatkan suatu service, dimana biasanya
pengunjung melakukan telepon kepada pihak customer service, disini
pengunjung dapat mengisikan form yang tersedia dan menuliskan jasa
yang diinginkan, dimana nantinya setelah form disubmit maka dari
pihak hotel akan langsung mempersiapkan segala sesuaut yang
diinginkan oleh tamu.
Control atau pengendalian merupakan peningkatan terhadap
pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalan-kesalan
serta kecurangan yang akan terjadi. Pada sistem yang dirancang kami
membuat control terhadap setiap pegawai yang ada, sehingga sedikit
kemuungkinan ada pegawai yang bermalas-malasan ataupun tidak
mengerjakan tugasnya.
Efficiency atau efisiensi merupakan peningkatan terhadap efisiensi
operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Apabila efisiensi
berhubungan dengan bagaimana cara menggunakan sumber daya
dengan cara yang paling minimum, sedangkan ekonomis berhubungan
dengan banyaknya sumber daya yang digunakan. Efisiensi dapat
diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. Pada sistem yang kami
buat efisien disini ditingkatkan dengan memperbaharui sistem
sehingga lebih efisien didalam penggunaannya.
Services atau pelayanan , merupakan peningkatan terhadap pelayanan
yang diberikan oleh sistem. Pada sistem yang kami buat pelayanan
ditingkatkan dengan cara memberi kemudahan pada pengunjung untuk
mengakses fasilitas ataupun layanan yang diinginkan melalui
perangkat mobilenya yang harus terhubung dengan website hotel
terlebih dahulu.

4. Tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut Kendal &
Kendal diantaranya :
Bagian pertama dari system development life cycle adalah identifying.
Pada bagian ini memiliki beberapa proses diantaranya adalah proses
mengidentifikasi permasalahan, proses identifikasi kesempatan, serta
keadaan yang sebenarnya daripada permasalahan dan kesempatan
yang ada tersebut. Pada proses identifikasi ini melibatkan beberapa
personil didalam perusahaan diantaranya ada analis yang bertugas
untuk membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan,
manajemen pengguna yang bertugas sebagai orang yang ikut serta
mengidentifikasi permasalahan, kesempatan yang bisa didapatkan
serta keadaan, serta manajemen sistem suatu perusahaan yang
berfungsi mengawasi proses pengidentifikasian berlangsung.
Pada bagian kedua proses memnentukan kebutuhan informasi yang
dibutuhkan oleh suatu perusahaan, cara untuk mendapatkan informasi
yang dibuuthkan dapat berupa wawancara dengan manajemen
perusahaan tersebut, menggunakan kuisioner, memantau sistem yang
telah ada dan siapa saja yang tergabung dalam sistem tersebut. Pada
bagian 2 lanjutan ini mengidentifikasi siapa saja personil yang akan
digunakan didalam mencari informasi yang dibutuhkan. Personil yang
digunakan diantaranya analis yang bertugas untuk melakukan
perincian mengenai hal-hal apa saja yang dibutuhkan didalam
mengembangkan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan
dengan proyek sistem, manajemen pengguna bertugas untuk
membantu pengumpulan informasi, sistem manajemen yang bertugas
untuk mengawasi jalannya proses pengumpulan informasi, serta para
pekerja yang akan dimintai informasi tentang sistem yang akan dibuat
ini.
Pada tahap ke 3 ini dilakukan proses analisis sistem yang dibutuhkan
seperti, membuat data flow diagram, kamus data, membuat pengambil
keputusan yang semi terstruktur, mempersiapkan proposal sistem yang
akan dibuat, serta merekomendasikan solusi yang paling baik kepada
manjemen. Pada bagian 3 lanjutan ini mengidentifikasikan personil
dari perusahaan yang terlibat didalam proses analisis sistem yang
diperlukan. Personil yang terlibat dalam tahap 3 diantaranya ada analis
yang bertugas membuat desain aliran kerja manajemen dan desain
pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi,
sistem desainer yang bertugas mengerjakan sistem control berkas, dan
database , serta sistem manajemen yang bertugas mengawasi jalannya
proses .
Pada tahap ke-4 dilakukan pendesainan terhadap sistem yang telah
direkomendasikan. Tahapan ini meliputi pendesainan user interface
yang akan dibuat, user interface disini meliputi desain output sistem
dan desain input sistem. Selanjutnya dilanjutkan dengan pendesainan
kontrol sistem, desain file atau database yang digunakan, membuat
spesifikasi program, dan yang terakhir adalah membuat pohon
keputusan. Personil yang terlibat diantaranya analis memberikan
dokumen yang berisikan usulan dan laporan final desain kepada
pemakai informasi serta mengerjakan pohon keputusan , sistem
desainer mengerjakan sistem control serta database, manajemen
pengguna memberikan masukan yang dinilai perlu kepada analis,
pekerja yang akan menggunakan sistem menanyakan bagaimana
sistem tersebut dapat bekerja, serta manajemen sistem yang
mengawasi jalannya proses ini.
Pada tahap ke-5 dilakukan proses pembuatan daripada sistem yang
telah dirancang sebelumnya, proses tersebut meliputi pendesainan
program komputer yang menggukanan Nassi-Schneiderman charts,
struktur charts, serta pseudocode. Menulis program koputer, serta jalan
cerita dari desain program yang telah dibuat. Tidak lupa juga
dilakukan dokumentasi terhadap hal-hal yang telah dilakukan didalam
setiap prosesnya. Personil dari perusahaan yang terlibat didalam proses
diantaranya ada analis yang mendesain program komputer
menggunakan struktur charts dan pseudocode, sistem desainer yang
mendesain sistem yang nantinya akan diberikan ke programmer,
programmer yang mengerjakan program berdasarkan desain dari
desainer , serta sistem manajemen yang mengawasi jalannya proses
pembuatan sistem.
Pada tahap ke-6 dilakukan proses uji coba sistem serta dilakukan
proses perawatan terhadap sistem yang telah dibuat, prosesnya
meliputi melakukan uji coba program komputer yang dibuat untuk
mengetahui apakah program sudah berjalan sesuai keinginan atau
belum, melakukan uji coba terhadap komputer sistem, dan melakkan
perbaikan terhadap sistem yang telah dibuat. Personil dari perusahaan
yang terlibat didalam proses diantaranya analis yang melakukan
pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah sesuai atau belum
sesuai dengan dokumentasi yang dibuat, sistem desainer mengecek
apakah sistem sudah sesuai desain yang diberikan, programmer
melakukan perbaikan apabila ada kesalahan atau ada hal yang tidak
sesuai dengan dokumentasi yang dibuat oleh analis, serta user
manajemen yang melakukan pengujian program.
Pada tahap ke-7 dilakukan pengimplementasian dan evaluasi terhadap
sistem yang terlah ada, proses ini meliputi pelatihan terhadap
pengguna yang akan menggunakan sistem ini, membeli dan
menginstall peralatan yang dibutuhkan sistem, mengkonversi file,
menginstall sistem yang telah dibuat, dan mereview serta
mengevaluasi sistem tersebut. Personil dari perusahaan yang terlibat
didalam proses diantaranya analis yang melakukan konversi sistem,
sistem desainer, programmer melakukan instalasi serta menambah
fitur pada program, manajemen pengguna melakukan pengujian pada
sistem, pekerja yang akan menggunakan sistem, serta sistem
manajemen ikut melakukan pengetesan program.

Tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut Henry Lucas,
Jr. diantaranya :
Inception, pada fase ini dilakukan pembuatan draft kasar tentang
kemungkinan resiko yang mungkin akan terjadi pada sistem yang akan
dibuat, sebagai salah satu langkah pertama dari manajemen resiko.
Pada tahap inception ini personil yang terlibat diantaranya ada sistem
developer yang bertugas membuat draft kasar tentang kemungkinan
resiko yang terjadi pada sistem, manajemen pengguna yang berfungsi
memutuskan sistem tersebut akan dikerjakan atau tidak.
Feasibility study merupakan fase dimana menghasilkan projek plan
untuk menjawab pertanyaan seperti apakah organisasi sanggup
menjalankan sistem yang akan dibuat, apakah sistem melibatkan
komunikasi yang intensif, mengkaji biaya yang diperlukan untuk
membuat sistem yang baru beserta running costnya, hal seperti itulah
yang akan didefinisikan oleh sistem analis dan mendapat persetujuan
dari user
System analys. Tahap ini melakukan proses untuk menampung data
factual, lalu dilanjutkan untuk memahami proses yang terjadi didalam
sistem, mengidentifikasi masalah, menyarankan pendapat yang bisa
dilakukan untuk mengembangkan fungsi sistem. Pada tahap ini juga
merupakan tahapan untuk mendalami proses bisnis, kumpulan data
operasional, memahami arus informasi, penyempitan jalur pada sistem,
mencari solusi dari kelemahan sistem untuk mencapai tujuan dari
organisasi. Tujuan sebenarnya dari analisa sistem adalah untuk
menemukan jawaban dari setiap proses bisnis, apa yang telah
dikerjakan, bagaimana cara pengerjaannya,siapa yang mengerjakan,
kapan dikerjakan, kenapa dikerjakan, dan bagaimana cara
memperbaikinya apabila rusak. Personil yang terlibat dalam sistem
analis diantaranya ada analis sistem yang memiliki tugas untuk
melakukan pemahaman akan proses yang terjadi, mengumpulkan data
factual, mengidentifikasi masalah, serta menyarankan pendapat
tentang pengembangan sistem. Manajemen pengguna yang diberikan
tugas untuk mendesain output yang diharapkan
Requirements analys merupakan tahap interaksi intensif antara analis
sistem dengan komunitas pemakai sistem, dimana tim pengembangan
sistem menunjukkan keahliannya didalam mendapatkan tanggapan
serta kepercayaan pemakai, sehingga mendapatkan artisipasi yang
baik. Hal ini menjadi pekerjaan yang sulit karena harus mendapatkan
kesepakatan terlebih dahulu dari pemakai tentang kebutuhan mereka
dari sebuah sistem informasi yang disebabkan adanya kemungkinan
pengguna mengalami kegagalan dalam sistem informasi sebelumnya.
Personil yang terlibat diantaranya ada analis sistem yang bertugas
melakukan interaksi intensif dengan user dan quality assurance staff
untuk mendapatkan informasi yang menjadi kebutuhan yang
diperlukan oleh pemakai. Selain itu ada pula quality assurance staff
yang melakukan review secara berkala dari setiap proses yang menjadi
masukan untuk analis sistem.
Desain. Pada tahap desain ini dilakukan perancangan sistem yang ideal
bagi pengguna, serta memnuhi kebutuhan dan bersifat tidak terbatas.
Pada tahap ini personil yang berperan diantaranya ada analis yang
menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru yang ideal
yang tidak dibatasi biaya dan teknologi. Selain itu manajemen user
yang memberikan masukkan yang dirasa perlu kepada analis.
Spesifikasi. Pada tahap spesifikasi melakukan identifikasi target
lingkungan, mengembangkan rencana berlanjut sebagai response
presedur darurat. Karena banyak hal yang dapat mempengaruhi desain
sistem, membuat dokumentasi pengembangan sistem oleh sistem
analis. Pada tahap ini juga telah ditentukan alur proses sistem, desain
basisdata, input dan output, serta kebutuhan pemrograman dan manual
prosedurnya. Pada tahap ini personil yang berperan diantaranya ada
analis yang menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru
yang ideal yang tidak dibatasi biaya dan teknologi. Selain itu
manajemen user yang memberikan masukkan yang dirasa perlu
kepada analis.
Programming. Pada fase programming dilakukan penulisan program
actual operasi logika, pada beberapa perusahaan tertentu, pekerjaan ini
dilakukan oleh kelompok progmer terpisah, ada juga yang
menggunakan analisis programmer. Personil yang terlibat diantaranya
ada programmer yang membuat program sesuai dengan desain yang
dibuat oleh analisis pada tahap desain, kemudian ada analisis yang
bertugas mendukung dan mengatur kerja programmer agar sesuai
dengan desain yang sudah dibuat sebelumnya.
Testing. Pada proses testing dilakukan proses pengujian pada sistem,
apakah sistem yang ada telah sesuai dengan desain dan keinginan
pemakai atau belum. Pada proses testing melibatkan beberapa personil
diantaranya ada pemakai yang melakukan pengujian terhadap sistem
yang telah dibuat, pemakai menguji apakah output sudah sesuai
dengan yang diharapkan atau belum.
Training. Proses training merupakan proses pelatihan terhadap
pemakai sistem yang telah dibuat dan telah diuji coba kelayakannya.
Personil yang terlibat dalam proses training diantaranya analis yang
melakukan pelatihan pada pengguna sistem, serta pengguna yang
nantinya akan menggunakan sistem sambil mereview apakah ada
kekurangan pada sistem yang digunakan.
Installation. Pada tahap instalasi ini dilakukan proses penginstalasian
sistem informasi yang telah dibuat kepada organisasi sehingga sistem
yang telah dibuat dapat digunakan segera pada organisasi yang
memerlukan. Personil yang terlibat dalam proses penginstalasian
diantaranya ada programmer yang melakukan penginstalasian secara
langsung, serta ada manajemen user yang mengawasi proses instalasi.
Operation. Pada tahap operasi dilakukan perbaikan serta penambahan
fitur-fitur baru terhadap sistem yang telah dibuat, perbaikan disini
diperuntukkan untuk menghilangkan error-error maupun bug yang ada
pada sistem. Personil yang terlibat didalam operation ini ada analis
yang menganalisa masalah yang ditemukan pada sistem, serta ada
programmer yang akan melakukan perbaikan serta penambahan fitur
pada sistem.

5. Berikut merupakan 5 desain tampilan form dari tugas project yang menjadi
tugas pribadi
Form Login Service Request
Form ini diinstal pada departemen yang membutuhkan bantuan dari
departemen housekeeping. Form ini digunakan bagi seluruh
department yang ingin menggunakan jasa housekeeping. User
diminta untuk menginputkan username dan password terlebih
dahulu sebelum dapat menggunakan jasa housekeeping, hal ini
berguna agar mencegah hal-hal yang tidak diinginkan misalnya
keisengan seseorang yang ingin menggunakan jasa housekeeping
tidak untuk keperluan yang sebenarnya. Telah disediakan kolom
untuk mengisikan username dan password pada form ini, dan
kombobox bagi department karena sistem telah melakukan listing
terhadap department mana saja yang ada pada hotel. Apabila user
telah selesai menginputkan datanya, ser dapat menekan tombol
login untuk menuju form selanjutnya, atau user dapat mengklik
tombol cancel apabila tidak jadi melakukan request ke departemen
housekeeping.

Gambar 1. Form Login Service Request

Form Work Order Request
Form ini merupakan form bagi username yang berhasil login
sebelumnya pada form login service request terdapat 5 bagian yang
perlu disiikan bagi yang ingin menggunakan jasa housekeeping
diantaranya todays date, date needed, time needed, person needed,
service needed. Todays date diperlukan untuk mengetahui hari apa
jasa housekeeping tersebut dipesan. Date needed dan time needed
digunakan untuk mengetahui tanggal dan jam berapa asa
housekeeping diperlukan. Person needed dapat dikosongkan karena
apabila departemen yang membutuhkan tahu berapa orang yang
diperlukan untuk melakukan suatu jasa, mereka dapat mengisikan
jumlah yang diperlukan pada kolom, apabila dikosongkan, maka
dari pihak housekeeping sendirilah yang kaan mengatur berapa
banyak pegawainya yang perlu turun tangan untuk mengatasi
maslah yang diberikan. Service needed merupakan jasa apa yang
dibutuhkan oleh suatu departemen kepada departemen
housekeeping, user dapat mengetikkan keperluan yang diinginkan
pada kolom yang disediakan, semakin lengkap penjelasannya
semakin baik. Setelah selesai menginputkan data yang diperlaukan
user dapat menekan tombol request untuk melakukan request atau
tombol cancel untuk membatalkan jasa.

Gambar 2. Form Work Order Request

Feedback Request
Feedback request merupakan balasan yang diterima oleh user
setelah mengisikan dan menginputkan form pada gambar 2, yaitu
form work order request. Hal ini perlu dilakukan seagai
dokumentasi apabila sewaktu-waktu user lupa telah melakukan
request service tertentu pada housekeeping, user dapat melihat
kembali feedback ini. Feedback request berisikan 5 bagian yaitu
order by, date, time, list service. Order by merupakan
pemberitahuan dari department mana jasa tersebut direquest. Date
dan time merpakan waktu saat request tersebut direquest. List
service merupakan hal-hal apasaja yang perlu dikerjakan oleh
department housekeeping. Dan pemberitahuan onprogress atau
pending memberi informasi apakah request tersebut telah sampai
dan sedang masa pengerjaan atau belum dikerjakan.

Gambar 3. Feedback Request

Form report jobs service
Form ini merupakan form yang ada pada housekeeping departemen.
Form ini berfungsi sebagai dokumentasi tersendiri bagi departemen
housekeeping. Pada form ini departemen housekeeping dapat
melihat jasa-jasa yang direquest oleh departemen yang berbeda dan
melihat apakah pekerjaan tersebut telah selesai dikerjakan atau
belum. Terdapat beberapa kolom yang ada pada bagian report job
service diantaranya ada kolom no yang berfungsi sebagai nomor
dari pekerjaan yang telah diterima oleh bagian housekeeping.
Kemudian ada kolom department yang berisikan dari departemen
mana yang memberikan pekerjaan pada housekeeping, kemudian
ada datetime yang menginformasikan tanggal diberikannya
pekerjaan, dan ada kolom status yang berisikan tugas sudah selesai
dikerjakan atau clear, on progress atau sedang dikerjakan, dan
pending artinya pekerjaan sedang dalam antrian pengerjaan oleh
pihak housekeeping.

Gambar 4. Report Jobs Service


Guest request form
Form ini merupakan form yang dapat digunakan oleh pengunjung
yang berada dihotel yang menginginkan atau memerlukan bantuan
dari housekeeping form ini berisikan beberapa kolom yang wajib
diisikan oleh tamu agar keperluannya dapat direspon oleh pihak
housekeeping diantaranya room number yang mengidentfikasikan
nomer kamar yang akan diperbantukan oleh pihak housekeeping,
phone number yang merupakan nomer telepon pemilik kamar,
service needed yang merupakan kolom yang diisikan dengan
permasalahan yang dialami oleh pemilik kamar, permasalahannya
beragam, misalnya handuk pada kamar mandi tidak tersedia, keran
air bocor, lampu tidak menyala dan sebagainya. Lalu ada tombol
submit untuk melakukan pemesanan jasa pada pihak housekeeping,
atau tombol cancel untuk membatalkan pesanan. Berikut merupkaan
tampilan dari form guest request form

Gambar 5. Guest Request Form
6. Berikut merupakan gambaran umum sistem dan SOP dalam bentuk flowchart
dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari suatu perusahaan
Proses Permintaan Barang ke Gudang
Proses permintaan barang kegudang merupakan proses permintaan
barang yang dilakukan oleh departemen lain yang membutuhkan
suatu barang, dimana barang tersebut terdapat digudang perusahaan.
Yang harus dilakukan oleh anggota departemen yang membutuhkan
barang yang berada digudang adalah yang pertama mengisi formulir
permintaan barang kegudang yang tersedia pada sistem
diperusahaan tersebut, apabila sudah mengisi formulir lalu formulir
tersebut harus diketahui oleh masing-masing kepala departemen
agar jelas barang yang diminta kegudang dan disetujui apabila
memang wajar barang yang diminta oleh anggota sebuah
departemen. Setelah itu diberikanlah anggota itu surat yang
menyatakan bahwa ia berhak meminta barang yang ia butuhkankan
tersebut kegudang. Berikut merupakan SOP proses permintaan
barang kegudang:

T
Y
User
Kepala masing-masing
departemen


Gambar 6. Proses Permintaan Barang ke Gudang
Mulai
Cek
ketersediaan
barang
tersedia
Input barang
yang dipesan
Input
lagi
Approval
kepala
bagian
Disetujui
Cetak
approval
selesai
Y
T
T
Y
Proses Permintaan Pembelian Barang
Proses permintaaan pembelian barang merupakan proses yang
dilakukan apabila akan memesan suatu barang ketika persediaan
barang yang bersangkutan telah mencapai batas barang minimum
atau barang telah habis. Proses ini perlu disetujui oleh masing-
masing kepala divisi sebelum memasuki proses pembelian barang.
Berikut merupakan SOP dari proses permintaan pembelian barang.















Y
T
User
Kepala masing-masing
departemen/ bagian


Gambar 7. Proses Permintaan Pembelian Barang
Mulai
Cek barang
digudang
tersedia
Input barang
yang akan
dibeli
Input
lagi
Approval
kepala
bagian
Disetujui
Cetak
approval
selesai
Y
T
T
Y
Proses Pembelian Barang
Proses pembelian barang pada suatu perusahaan merupakan proses
setelah permintaan barang oleh departemen yang ada pada suatu
perusahaan telah dikonfirmasi dan disetujui oleh masing-masing
kepala divisi pada proses ini dilakukan pembelian pada supplier
dengan melakukan beberapa langkah-langkah yang akan dijelaskan
pada SOP berikut:

T
Y
Y
Y
Y
T
Purchasing
Supplier Kepala Bagian


Gambar 8. Proses Pembelian Barang
Mulai
Cari suplier
Perbandingan
antar supp
Permintaan
pembelian
Buat PO
Persetuj
uan
kabag
Disetu
jui
PO
Selesai
Penawaran
harga
ditemukan
Sesuai
Bagian purchasing menentukan supplier yang sesuai dengan criteria
barang yang tertera pada permintaan pembelian barang dan mencari
daftar supplier yang pernah digunakan. Apabila supplier yang
bersangkutan tidak ditemukan maka dilakukan penyeleksian baru
oleh pihak purchasing. Setelah mendapatkan supplier yang
diinginkan bagian purchasing membuat permintaan penawaran
barang sesuai dengan permintaan pembelian kemudian
mengirimkannya kepihak supplier. Lalu pihak supplier memberikan
penawaran harga kepada pihak purchasing. Bagian purchasing
kemudian melakukan perbandingan harga dan mencari harga
termurah dengan tetap memperhatikan kualitas barang, stock barang
, cara pembayaran, lama pembayaran dapat dilakukan serta lama
waktu pengiriman barang. Setelah menemukan supplier yang cocok
pihak purchasing membuat purchasing order sesuai dengan hasil
negosiasi dan selanjutnya diserahkan pada masing-masing kepala
divisi. Setelah mendapatkan persetujuan maka bagian purchasing
menyrahkan purchasing order kepada supplier proses ini bisa
melalui email maupun bagian purchasing datang langsung kesuplier.
Selanjutnya bagian purchasing mengkonfirmasi kepihak supplier
apakah sudah menerima purchase order dan menanyakan kapan
barang yang dipesan akan dikirim.

Proses Penerimaan Barang dari Supllier.
Proses penerimaan barang dari supplier merupakan kelanjutan dari
proses pembelian barang. Dimana barang yang telah dipesan dan
diblei kesupplier telah datang dan diterima langsung oleh bagian
receiveing suatu perusahaan. Berikut merupakan SOP untuk proses
penerimaan barang dari supplier.

Y
T
Receiver Supplier Account Payable


Gambar 9. Proses Penerimaan Barang dari Supplier
Mulai
Selesai
Pengecekan
barang oleh
receiver
Kembalikan
barang
Barang
sesuai
Pengecapan
faktur,
pembuatan
receiving
report
Pembuatan
hutang
usaha
Supplier datang ke gudang dengan membawa barang yang dipesan
oleh purchasing disertai bukti pemesanan dan diterima langsung
oleh bagian receiving. Receiver memeriksa barang-barang tersebut
berdasarkan kuantitas, kualitas, harga, berdasarkan dengan purchase
order yang dilakukan oleh purchasing. Bila ada barang yang tidak
sesuai dengan purchase order seperti misalnya kuantitasnya lebih
atau kualitasnya buruk, receiver berhak untuk mengembalikan
barang tersebut ke pihak supplier. Apabila barang yang datang
sesuai dengan purchase orde, maka barang yang datang diterima
oleh receiver dan faktur ditandatangani serta ditulis tanggal
penerimaan barang dan di cap oleh bagian receiving sebagai bukti
bahwa barang telah diterima. Kemudian faktur yang telah dicap oleh
bagian receiving diserahkan kebagian supplier untuk ditukarkan
dengan purchase order pada saat kontra bon atau pada saat
pembayaran. Selanjutnya receiver membuat receiving report dan
ditandatangi yang selanjutnya receiving report akan disatukan
dengan purchase order dan faktur dari supplier lalu diserahkan
kebagian account payable untuk diproses sebagai bukti pengakuan
hutang usaha.

Proses Pembayaran
Proses pembayaran dilakukan setelah proses penerimaan barang dari
supplier telah selesai dan barang yang dikirimkan oleh supplier
disetujui oleh pihak receiving. Berikut merupakan SOP proses
pembayaran.

Y
T
Supplier
Account Payable


Gambar 10. Proses Pembayaran
Mulai
Menyerahkan
faktur pada
account
payable
Cek faktur
dari suplier
Menyiapkan
pembayaran
Melakukan
pembayaran
Selesai
Benar
Faktur yang diterima oleh supplier pada saat proses penerimaan
barang dari supplier diberikan kepada account payable untuk
dilakukan proses prmbayara. Kemudian dari pihak account payable
melakukan pengecekan apakah benar faktur yang diberikan oleh
supplier sesuai dengan PO yang dibuat sebelumnya. Apabila tidak
sesuai pihak account payable berhak untuk mengembalikan faktur
karena tidak sesuai. Apabila sesuai maka pihak account payable akan
menyiapkan pembayaran terlebih dulu yang disusul dengan
pembayaran kepada pihak supplier.

7. Berikut merupakan penjelasan secara rinci istilah-istilah berikut ini:
Inventory System merupakan sistem yang membantu proses
operasional suatu perusahaan dengan menerapkan tertib administrasi
inventori mulai dari pencatatan barang yang masuk, penyimpanan
barang, hingga barang yang keluar. Sistem inventori dibuat dengan
menerapkan sistem multi user dimana sistem ini memungkinkan
pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam
suatu waktu. Sistem inventori dirancang dengan sistem keamanan
yang handal dimana setiap level user diset dalam ruang lingkup
pekerjaan yang berbeda yang dibagi berdasarkan urutan otorisasi.
Sistem ini tersedia untuk perusahaan yang memiliki gudang lebih dari
satu. Menu yang tersedia untuk sistem inventori biasanya ada menu
stok, barang masuk, konsinyasi retur barang masuk, transfer barang
antar lokasi, hutang dan piutang, serta laporan-laporan.

Stock Opname merupakan istilah lain dari penghitungan fisik
persediaan. Stock opname diadakan untuk mengetahui kebenaran
catatan dalam pembukuan, yang mana hal tersebut merupakan salah
satu fungsi sistem pengendalian intern. Dengan diadakannya stock
opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan stock
persediaan benar atau tidak. Jika ternyata ada selisih antara stock
opname dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi
yang belum tercatat, atau mungkin saja ada kecurangan yang
berkaiatan dengan stok persediaan barang yang ada dalam suatu
organisasi.
Stock opname biasanya dilakukan setiap akhir tahun, tetapi ada
juga perusahaan yang memiliki sistem pengendalian intern yang lebih
baik melakukan stock opname setiap 3 bulan atau 4 bulan sekali,
karena stock opname bukan hanya untuk persediaan perusahaan. Stock
opname juga dapat digunakan untuk kas, aktiva, piutang, serta hutang.
Tetapi kebanyakan perusahaan hanya melakukan stock opname untuk
persediaan barang dan kas.
Apabila setelah dilakukan stock opname terdapat selisih, maka
perlakuan selisih ini biasanya sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Apabila selisih kurang, kekurangan tersebut dibebankan perusahaan
maka bagian pembukuan membuat jurnal penyesuaian. Tetapi apabila
kebijakan perusahaan mengharuskan petugas persediaan yang harus
mengganti kekurangan persediaan maka tidak perlu dibuatkan jurnal
penyesuaian.
Apabila setelah dilakukan stock opname terdapat selisih lebih
pada persediaan barang atau kas, maka yang harus dilakukan adalah
mengecek kembali catatan karena mungkin saja ada kemungkinan
suatu transaksi belum dicatat sehingga menimbulkan selisih lebih.

Kartu Gudang (Bin Card ) merupakan suatu cara untuk
mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang
disimpan didalam gudang. Kartu gudang biasanya tidak berisi harga
pokok dari setiap jenis barang yang ada. Kartu gudang hanya berisikan
informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan didalam gudang.
Kartu gudang ini biasanya disimpan didalam arsip kantor gudang
untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang yang ada pada suatu
gudang. Selain menggunakan kartu gudang bagian gudang juga
menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat
penyimpanan barang.
Kartu gudang berfungsi sebagai identitas barang yang
disimpan, untuk mempercepat dan memudahkan pencarian barang
yang ada digudang, sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang.
Dibagian kartu persediaan diselenggarakan kartu persediaan yang
berfungsi untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang
disimpan didalam gudang. Kartu persediaan ini berguna sebagai alat
control catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian
gudang. Selain itu kartu gudang persediaan merupakan rincian
rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.

Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing
diantaranya ada form login administrator, dimana form ini merupakan
form awal saat seseorang akan menggunakan sistem inventori suatu
perusahaan. Pada form ini terdapat 2 kolom yang perlu disiikan oleh
user yang pertama ada kolom username yang merupakan kolom yang
harus diisika dengan username pengguna yang akan menggunakan
sistem, yang keduan merupakan password dari username yang akan
menggunakan sistem.

Gambar 11. Form Login Administrator

Kemudian ada form daftar barang, dimana pada form ini
terdapat menu pilihan daftar barang, user dapat menambah, mengedit,
dan menghapus data barang. Pada menu ini user juga dapat melakukan
pencatatan data stok awal, pencatatan data transaksi penambahan dan
pengurangan data jumlah barang.


Gambar 11. Form daftar barang

Lalu ada form customer request order yang digunakan untuk
melakukan proses pemesanan atau permintaan barang oleh konsumen
atau oleh departemen lain yang terdapat dalam sistem. Dimana pada
form ini terdapat beberapa field yang wajib diisikan diantaranya ada
kolom customer yang biasanya menggunakan combobox digunakan
untuk mengetahui siapa atau dari departemen mana yang mengirimkan
permintaan atau pemesanan barang. Lalu ada kolom request date dan
delivery date yang digunakan untuk menempatkan pada tanggal berapa
form permintaan barang dilakukan oleh sebuah departemen dan juga
berfungsi untuk memberi tahu kepada bagian inventory pada tanggal
berapa barang yang diminta oleh departemen lain tersebut akan
digunakan.
Sedangkan form yang ada pada purchasing diantaranya ada
form purchase order, dimana form ini digunakan untuk pemesanan
barang, dimana terdapat kolom nama barang, jumlah barang yang akan
dipesan, harga barang persatuan, serta harga barang keseluruhan.
Lalu ada form purchase order report dimaan form ini berfungsi
sebagai form report yang memperlihatkan barang yang telah dipesan,
banyaknya barang, harga satuan serta harga keseluruhannya, form ini
juga menjadi bukti bahwa user telah memesan barang melalui bagian
purchasing suatu sistem.

Form-form yang ada pada Proses Pembayaran diantaranya ada
form pembayaran, dimana form ini merupakan form yang digunakan
untuk melakukan pembayaran kepada pihak yang memerlukan
pembayaran. Ada beberapa kolom yang perlu diisikan oleh pihak yang
akan melakukan pembayaran diantaranya ada kolom tanggal dimana
tanggal disini berfungsi untuk menyatakan kapan dilakukan
pembayaran, lalu ada kolom no bukti yang merupakan tanda bukti
bahwa pembayaran telah dilakukan, kemudian ada nama yang
merupakan nama orang yang melakukan pembayaran serta ada telepon
atau email untuk menghubungi pihak yang melakukan pembayaran
apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, selain ada
kolom yang perlu diisikan adapula kolom yang otomatis terisi seperti
kolom total tagihan yang merupakan jumlah total uang yang harus
dibayarkan, apabila sistemnya baik terdapat juga kolom jumlah
pembayaran yang akan diilakukan serta sisa pembayaran yang perlu
dilakukan agar tidak perlu melakukan pembayran lagi. Kemudian ada
tombol submit untuk melakukan pembayaran atau tombol cancel untuk
membatalkan proses pembayaran.
Selain ada form pembayaran adapula form bukti pembayaran,
form ini merupakan form yang muncul setelah user melakukan proses
pembayaran melalui form pembayaran. Fungsi dari form bukti
pembayaran ini adalah sebagai barang bukti bahwa user telah
melakukan pembayaran, pada form bukti pembayaran terdapat nama
pembayar, telepon atau email pembayar, nomer bukti pembayaran,
nilai nominal total yang harus dibayar, nominal yang dibayarkan, serta
sisa yang harus dibayarkan.

Cost Control atau pengendalian biaya merupakan suatu cara
pengelolaan atau cara untuk mengurangi biaya yang dikeluarkan.
Pengendalian biaya ini dimulai dengan cara mengidentifikasikan
apakah biaya yang dikeluarkan untuk suatu keperluan wajar dan
terjangkau atau tidak. Kemudian setelah mengidentifikasi biaya
tersebut maka dilakukan cara untuk meminimalisirkan biaya yang
dikeluarkan, caranya dapat dengan membuat rencana yang
memerlukan biaya yang lebih sedikit, mengubah penyedia layanan
ataupun cara lainnya. Proses pengendalian biaya berusaha untuk
mengelola biaya yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan dari biaya
telepon, biaya internet, biaya untuk membayar gaji karyawan, serta
biaya lainnya yang memang dibutuhkan oleh perusahaan.

Sales Control atau control penjualan merupakan kebijakan
manajemen suatu perusahaan yang memiliki tujuan untuk memastikan
bahwa semua penjualan telah dicatat, dilakukan dengan harga yang
tepat, dan telah memenuhi keinginan dari pelanggan.
Hal yang perlu dilakukan dalam control penjulan adalah
membuat dokumen penjualan agar dapat melakukan pengawasan atau
control transaksi penjualan. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan
bahwa transaksi penjualan tersebut adalah sah dan benar. Beberapa
dokumen yang digunakan adalah invoice, kuitansi, dan faktur pajak.
Selain membuat dokumen penjualan perlu juga dibuatkan
plafon atau kredit limit serta jangka waktu pelunasan. Hal ini berguna
untuk melakukan control agar kredit yang diberikan tidak melebihi
dari plafon yang diberikan. Demikian juga mengenai jangka waktu
penjualan perlu dicantumkan dalam invoice agar invoice dapat ditagih
pada saat jatuh tempo.
Yang ketiga ada laporan penjualan dan margin. Berdasarkan
invoice, dapat dibuatkan berbagai laporan penjualan, seperti laporan
penjualan menurut nomor invoice langganan, produk, dan lainnya.
Laporan ini dapat digunakan untuk analisa dan mengetahui hasil
penjualan yang telah dicapai dalam periode waktu tertentu.

Account Payabale atau dalam Bahasa Indonesianya disebut
dengan hutang merupakan kewajiaban yang timbul karena transaksi
yang belum selesai dimasa lampau dan harus dibayar dengan uang,
barang ataupun jasa pada waktu yang akan datang.
Ada dua jenis hutang, yaitu hutang jangka pendek yang
merupakan hutang yang diharapkan harus dibayar dalam jangka waktu
satu tahun atau satu siklus operasi perusahaan. Hutang jangka pendek
terdiri dari hutang dagang, hutang hutang wesel, pendapatan diterima
dimuka, hutang gaji, hutang pajak, dan hutang bunga.
Perusahaan wajib memberikan perhatian khusus pada utang
jangka pendek ini karena apabila utang jangka pendek lebih besar dari
aktiva maka perusahaan berada didalam keadaan yang tidak baik. Ini
berarti perusahaan tidak dapat membayar seluruh hutang jangka
pendeknya.
Yang kedua ada hutang jangka panjang. Hutang jangka
panjang merupakan hutang yang pembayarannya bisa lebih dari satu
tahun. Hutang obligasi, hutang wesel jangka panjang, hutang hipotik,
hutang muka dari perusahaan afiliasi, serta hutang kredit bank jangka
panjang merupakan contoh hutang jangka panjang. Hutang jangka
panjang biasanya terjadi akibat adanya kebutuhan untuk membeli
aktiva, menambah modal perusahaan, investasi, atau juga untuk
melunasi hutang.

Account Receivable atau piutang merupakan aktiva lancer. Itu
berarti piutang dapat dicairkan dalam jangka waktu yang singkat,
maksimal dalam satu tahun buku. Ditinjau dari sumber terjadinya,
piutang digolong menjadi dua kategori yaitu piutang usaha yang
timbul dari hasil utama perusahaan yang berupa penjualan produk atau
penjualan jasa dan layanan yang diberikan perusahaan. Piutang ini
seluruhnya dapat dimasukkan sebagai aktiva lancer dengan syarat
jangka waktu penagihannya kurang dari satu tahun. Selain piutang
usaha adapula piutang yang lain, piutang yang lain timbul karena
adanya transaksi selain dari kegiatan usaha utama perusahaan,
misalnya penjualan aktiva perusahaan, pemberian pinjaman kepada
karyawan.
Piutang dalam laporan keuangan ditulis sebesar jumlah kotor
tagihannya dan disertai dengan jumlah taksiran piutang yang tidak
dapat ditagih. Kadang piutang tidak dapat ditagih keseluruhan, hal ini
menimbulkan kerugian. Jika jumlah piutang yang tidak dapat ditagih
relative kecil, perusahaan tidak perlu membentuk cadangan. Tetapi
pabila jumlah piutang yang tidak dapat ditagih jumlahnya cukup besar
maka sebaiknya perusahaan membentuk cadangan.
Ada 2 metode penghapusan piutang, metode pertama yaitu
metode penghapusan langsung dimana ketika dalam satu tahun buku
ada piutang tidak tertagih maka pada akhir tahun dilakukan
penghapusan dengan jurnal. Yang kedua ada metode penyisihan atau
cadangan. Dengan metode ini piutang yang diperkirakan tidak dapat
ditagih dicatat dengan jurnal. Misalnya piutang usaha Rp.10.000.000
diperkirakan 10% tidak dapat ditagih, maka jurnal untuk penyisihan
piutang tidak tertagih adalah 10.000.000 x 10% = Rp.1.000.000

General Cashier merupakan penyedia dana dan pengolahan
informasi keuangan pada suatu perusahaan. General cashier
merupakan bagian yang mengelola dan mengamankan dana baik
dalam bentuk mata uran gloka dan mata uang asing yang dihasilkan
dari hasil operasional . general cashier juga bertugas menerima seluruh
hasil penjualan maupun pendapatan dari dalam perusahaan maupun
dari luar perusahaan dan menyimpan hasil tersebut sesuai dengan
ketentuan perusahaan serta mengeluarkan dana untuk digunakan
dengan semestinya dengan melampirkan bukti resmi yang akurat.

General Ledger atau buku besar merupakan kode dari suatu
kumpulan rekening atau akun yang telah dikelompokkan berdasarkan
manfaat, sifat, dan tujuan. Fungsinya yaitu untuk mencatat segala
transaksi keuangan untuk disusun menjadi sebuah laporan keuangan
yang menjadi pertanggungjawaban pengelola pada pihak manajemen.
Ada tiga hal yang wajib dipenuhi dalam general ladger yaitu
yang pertama general ledger harus selalu balance. Yang kedua tidak
akan pernah ada transaksi yang berdiri sendiri. Yang ketiga terdiri dari
3 kelompok secara sistematis yaitu harta = hutang+modal.
Selain itu pekerjaan yang dilakukan oleh general ledger adalah
mencatat semua transaksi akuntansi dengan tepat dan benar,
mempertahankan keseimbangan saldo debit dan kredit suatu rekening,
mengakomodasikan jurnal penyesuaian, membentuk suatu laporan
keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu.
Dalam pencatatan transaksi memiliki 2 metode yang dikenal,
yang pertama yaitu cash basis yaitu metode dimana pencatatan dan
pembukuan transaksi baru dilakukan apabila terjadi suatu aliran, yang
kedua accrual basis yaitu pencatatan dan pembukuan transaksi yang
dilakukan dengan tanpa memandang arus dana baik dana masuk
maupun dana keluar.

Budgeting merupakan rencana operasi keuangan, yang
mencangkup estimasi pengeluaran yang diusulkan, dan sumber
pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode
waktu tertentu. Perencanaan dalam menyiapkan anggaran sangatlah
penting. Bagaimanapun juga jelas mengungkapkan apa yang akan
dilakukan dimasa mendatang. Pemikiran strategis disetiap organisasi
adalah proses dimana manajemen berfikir tentang pengintegrasian
aktivitas organisasional ke arah tujuan yang beroerientasi kesasaran
masa mendatang. Semakin bergejolak lingkungan pasar, teknologi
atau ekonomi eksternal, manajemen akan didorong untuk menyusun
stategi. Pemikiran strategis manajemen, direalisasi dalam berbagai
perencanaan, dan proses integrasi keseluruhan ini didukung prosedur
penganggaran organisasi.
Anggaran memiliki 3 kegunaan pokok diantaranya Sebagai
pedoman kerja. Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan
memberikan arah serta target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-
kegiatan perusahaan pada waktu yang akan datang. Sebagai alat
koordinasi kerja. Dengan adanya anggaran semua bagian-bagian yang
terdapat di dalam perusahan dapat saling menunjang dan bekerja sama
dengan baik, untuk menuju pada sasaran atau tujuan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Sebagai alat pengawasan atau
pengendalian. Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur (alat
pembanding) untuk menilai dan mengevaluasi realisasi kegiatan
perusahaan pada masa yang akan datang.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan budget
yaitu pertama faktor intern adalah faktor-faktor yang ada dalam
perusahaan itu sendiri. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa
penjualan tahun lalu, kebijaksanaan perusahaan, modal kerja yang
dimiliki, tenaga kerja yang dimiliki, kapasitas perusahaan yang
dimiliki, dll. Yang kedua ada faktor ekstern yang merupakan faktor-
faktor yang ada diluar perusahaan tapi mempengaruhi kehidupan
perusahaan. Factor-faktor tersebut antara lain berupa keadaan
persaingan, tingkat pertumbuhan penduduk, penghasilan masyarakat,
pendidikan masyarakat, penyebaran penduduk, agama, adat-istiadat
dan kebiasaan masyarakat, dll.
Aging (Hutang dan Piutang) merupakan sebuah laporan
periodik yang mengkategorikan utang atau piutang perusahaan sesuai
dengan panjang waktu faktur telah beredar. Rekening umur utang
maupun piutang merupakan alat manajemen kritis serta alat analitik
yang membantu menentukan kesehatan keuangan nasabah perusahaan.
Apabila penuaan piutang menunjukkan bahwa piutang
perusahaan sedang dikumpulkan jauh lebih lambat dari biasanya, hal
ini merupakan tanda pengingat bahwa bisnis berjalan lebih lambat dari
biasanya atau perusahaan mengambil resiko kredit yang besar dalam
praktik penjualan. Sebagai alat manajemen rekening penuaan piutang
dapat menunjukkan bahwa pelanggan tertentu memiliki kondisi kredit
yang tidak baik, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan yang
lebih lanjut terhadap pelanggan yang seperti ini.
Untuk aging payable merupakan proses yang menetukan siapa-
siapa saja yang telah membayar hutangnya dan berapa banyak lagi
hutang yang perlu dibayarkan agar tidak memiliki hutang. Analisis ini
menentukan siapa yang harus membayar hutangnya segera dan siapa
yang memiliki banyak waktu untuk melunasi hutangnya.

Fixed Aset atau aktiva tetap merupakan aktiva berwujud yang
diperoleh dalam keadaan siap pakai atau dengan dibangun lebih
dahulu, dimana aktiva tetap ini digunakan dalam operasi perusahaan,
dan tidak diperjualbelikan. Ada beberapa cirri suatu aktiva dapat
dikatakan sebagai aktiva tetap diantaranya aktiva tersebut bersifat
relative permanen, digunakan didalam operasi perusahaan, serta tidak
dimaksudkan untuk dijual.
Aktiva tetap dapat digolongkan menjadi 2 golongan yaitu yang
pertama ada aktiva buatan manusia, dimana aktiva ini meliputi gedung
perusahaan, mesin, peralatan, dan kantor, aktiva ini juga termasuk
aktiva yang umurnya terbatas. Dan yang kedua ada aktiva yang tidak
dibuat oleh manusia atau terjadi secara alami misalnya tanah, dan
sumber daya alam aktiva ini juga termasuk aktiva yang umurnya tidak
terbatas.
Ada pula masalah-masalah akuntansi yang berkaitan dengan
aktiva tetap diantaranya yang pertama ada historical cost yaitu
penentuan harga perolehan aktiva tetap, dimana harga yang didapat
haruslah lebih sedikit dari penghasilan yang dapat dihasilkan oleh
aktiva itu. Umumnya harga perolehan aktiva tetap terjadi pada saat
aktiva tersebut dibeli, tetapi tidak jarang juga terjadi pengeluaran
setelah aktiva tersebut dimiliki yang harus ditambahkan pada harga
perolehan semula. Harga perolehan tersebut dicatat pada saat terjadi
dengan cara mendebet rekening aktiva tetap.
Yang kedua adanya depresiasi aktiva tetap, dimana aktiva tidak
selamanya akan bertahan bagus, misalnya saja gedung, setiap aktiva
pastinya memiliki umurnya masing-masing serta memiliki waktu yang
paling produktif, sehingga nilai aktiva juga akan semakin menurun
dari waktu kewaktu. Proses penurunan nilai terjadi karena dua sebab
utama yaitu yang pertama karena pemakaian aktiva atau karena
pengaruh alam, yang kedua karena muncul aktiva baru yang sejenis
dan lebih canggih dibandingkan aktiva yang lama.
Trial Balace atau dalam Bahasa Indonesianya berarti neraca
saldo merupakan sebuah daftar yang berisi saldo-saldo sementara
setiap akun buku besar pada periode akuntansi tertentu. Neraca saldo
ini biasanya dibuat pada akhir periode akuntansi yang bertujuan untuk
memeriksa kesamaan antara jumlah saldo yang tercantum didalam
debit dan jumlah saldo yang terdapat dalam sisi kredit.
Biasanya neraca saldo berbentuk seperti daftar yang
didalamnya terdapat nama perusahaan, periode akuntansi dan format
yang berbentuk lajur atau kolom dimana kolom tersebut terdiri dari
nomor akun, akun, sisi debit dan sisi kredit. Neraca ini sendiri
merupakan langkah awal untuk menyusun laporan laba rugi, buku
besar, laporan perubahan modal hingga ke laporan keuangan.
Neraca saldo ini disusun dengan tujuan untuk memastikan
bahwa buku besar secara sistematis memiliki jumlah saldo yang sama
atau akurat. Dengan kata lain, jumlah saldo yang berada pada sisi debit
harus sama dengan yang ada dalam sisi kredit.
Ada beberapa tahapan didalam pembuatan neraca saldo
diantaranya pertama kita jumlahkan terlebih dahulu kolom kredit dan
debit pada rekening yang ada dalam buku besar. Kedua masukkan
hasil penjumlahan tersebut ke dalam neraca saldo sesuai dengan akun-
akunnya dan pada posisi saldo normal baik debet maupun kredit. Lalu
hitung semua saldo rekening yang ada dalam buku besar. Lihat apakah
ada selisih antara kolom saldo dengan kolom kredit. Yang terakhir
dusun kembali neraca saldo sesuai dengan nama-nama akun yang ada
beserta saldonya.
Balance sheet dapat kita jabarkan sebagai laporan keuangan
yang menunjukkan apa bisnis bernilai pada satu waktu. Sebuah neraca
pada perusahaan memiliki tiga bagian penting diantaranya, aset,
kewajiban dan ekuitas kepemilikan atau modal. Tujuan dari dibuatnya
neraca ini adalah untuk memberikan pengguna gambaran tentang
posisi keuangan perusahaan bersama dengan menampilkan apa
perusahaan memiliki debit dan kredit. Neraca adalah sebuah kutipan
pada satu titik dalam waktu rekening perusahaan neraca, bersama
dengan laporan laba rugi dan arus kas, neraca merupakan alat penting
bagi investor untuk mendapatkan informasi tentang perusahaan dan
operasinya. Dengan demikian hal tersebut akan menjadi satu point
penting yang akan sangat diperhatikan oleh para investor.
Selain itu neraca memiliki ciri dapat dilihat dari segi laporan
yang salah satunya adalah laporan keuangan dari suatu perusahaan
yang diartikan sebagai laporan laba rugi menunjukkan bagaimana aset
perusahaan yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan dan laba.
Laporan arus kas menunjukkan bagaimana saldo kas berubah dari
waktu ke waktu dan menyumbang perubahan dalam berbagai aset dan
kewajiban. Pernyataan ekuitas menunjukkan bagaimana bagian ekuitas
neraca berubah sejak terakhir. Banyak analis datang ke neraca pertama
untuk mengukur kestabilan perusahaan. Hal ini sering terdaftar
pertama di triwulanan atau laporan tahunan. Suatu Neraca dapat ditata
secara side-to-side, dengan aset di sebelah kiri dan kewajiban dan
ekuitas di sebelah kanan, atau dengan cara vertikal, dengan aset
terdaftar pertama, maka ekuitas dan kewajiban.
Pengertian Neraca yang selanjutnya adalah dilihat dari segi
biaya atau kewajiban yang harus dikeluarkan baik itu berupa modal
maupun hutang dan profit yang didapat sebagai feedback. Dalam hal
ini neraca yaitu suatu catatan yang merupakan system dalam aspek
akuntansi yang mengukur dan membahas serta menunjukan kinerja
suatu Negara dalam menjalankan kegiatan ekonomi. Pencatatan dan
pendataan transaksi yang dilakukan oleh sebuah badan dari suatu
Negara dapat dilakukan dengan melalui pembukuan berpasangan.
Pembukuan berpasangan pendataan dan pencatatan suatu aktifitas
transaksi yang memiliki data kredit di satu sesi dan data debit di sesi
lainya. Dengan demikian Neraca pembayaran yang berisi tentang
catatan transaksi melalui aktifitas ekonomi akan tercetak dan siap
untuk menjadi sebuah laporan yang akan digunak sebagai sebuah
resensi untuk memajukan perekonomian.
Income Statement atau laporan laba atau rugi merupakan suatu
laporan yang dibuat secara sistematis yang berisikan gambaran
ringkasan tentang penghasilan dan beban dalam periode tertentu dari
suatu perusahaan. Dalam laporan laba rugi dapat diketahui
penghasilan, beban dan laba perusahaan dalam waktu tertentu serta
perkembangannya.
Yang dimaksudkan dengan laba atau penghasilan merupakan
pendapatan, maupun keuntungan. Pendapatan timbul dalam
pelaksanaan aktivitas perusahaan yang biasa dan dikenal dengan
sebutan yang berbeda seperti penjualan penghasilan jasa, bunga,
deviden, royalty dan sewa. Adapun keuntungan meliputi pos yang
timbul dalam pengalihan aktiva tidak lancer.
Sedangkan yang dimaksudkan dengan beban merupakan suatu
kondisi dimana terdapat kerugian maupun biaya yang timbul dalam
pelaksanaan aktivitas perusahaan yang biasa. Beban yang timbul
dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan meliputi beban pokok
penjualan serta gaji atau penyusutan. Beban biasanya berbentuk arus
keluar atau berkurangnya aktiva misalnya kas, persediaan dan aktiva
tetap.
Didalam membuat laporan laba atau rugi ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan diantaranya yang pertama adalah judul
laporan. Yang kedua laporan dimulai dari ikhtisar pendapatan usaha
yang diikuti dengan beban usaha dan diakhiri dengan penghasilan
serta beban lain-lain. Yang ketiga penyusunan beban sebaiknya
dimulai dari terbesar jumlahnya hingga yang terkecil, kecuali macam-
macam biaya atau beban rupa-rupa. Beban rupa-rupa diletakkan pada
urutan paling bawah dalam kelompok beban walaupun dalam jumlah
yang besar. Yang keempat apabila penghasilan lebih besar dari beban,
artinya dalam periode tersebut perusahaan berlaba atau penghasilan
lebih kecil dari beban, sehingga terjadi kerugian yang dialami
perusahaan.

Journal Voucher atau formulir bukti jurnal merupakan formulir
yang berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi yang biasanya
dicatat didalam jurnal umum dimana transaksi ini tidak dapat dicatat
dengan menggunakan form-form dalam modul lain yang telah
tersedia. Transaksi-transaksi yang sebaiknya dicatat pada form
formulir bukti jurnal diantaranya. Pertama transaksi setoran dana tunai
ke cash atau bank. Kedua transaksi dana dari cash bank ke cash
lainnya. Yang ketiga transaksi pengambilan dana tunai dari cash atau
bank. Yang keempat penyesuaian atas pembebanan sewa dibayar
dimuka, asuransi dibayar dimuka dan pembebanan transaksi
pembayaran pembayaran dimuka lainnya. Yang kelima perhitungan
pencatatan biaya yang masih harus dibayar. Penyesuaian atas
perlengkapan yang telah habis dipakai. Yang keenam pembelian dan
penjualan valuta asing.

Chart of Account (COA) atau yang di dalam bahasa Indonesia
disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang
sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan
menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau panduan antara
keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik
secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses,
dikontrol, dan dilaporkan. Sebagian besar orang atau pengguna bagan
akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart Of Account.
Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai
daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan
disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk
di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan
nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang
digunakan perusahaan atau organisasi untuk mengelompokkan,
mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan
cara sistematis.
Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka
(numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf
(alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan
juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya.
Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang
sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.
Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk
mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-
transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di
kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan
dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.
Ada pula manfaat pembuatan kode akun diantaranya pertama
meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional,
akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi
pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh
lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan
dengan tanpa kode akun.
Kedua meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi
identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh
para pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih
mudah dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan
menilai absah atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai
informasi dalam rangka pengambilan keputusan pengguna informasi
yang bersangkutan.
Ketiga mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya
yaitu tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap
catatan-catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau
transaksi tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para
pengguna.
Keempat mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan,
dengan kode akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau
hasil-hasil catatan akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih
terkontrol.
Kelima mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang
baik menjadi modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini
artinya memberikan dasar bagi pengambilan keputusan. Serta
mempermudah pembaca laporan dari berbagai pihak untuk
pengambilan keputusan.

Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya dibagi
menjadi 5 kelompok diantaranya ada harta, kewajiban atau utang,
capital atau modal, pendapatan, serta biaya
Harta merupakan hal milik perusahaan, baik yang dibiayai
dengan utang maupun dengan modal sendiri. Harta terdiri atas
subkelompok yaitu harta lancer yaitu harta yang mudah dicairkan
menjadi uang atau dalam istilah lain harta yang likuid dalam jangka
waktu yang cepat. Termasuk dalam kelompok harta lancer yaitu kas,
piutang, bank, serta yang lainnya. Harta tetap yaitu harta yang dimiliki
perusahaan tetapi tidak bisa dicairkan dalam waktu dekat atau dalam
waktu cepat. Kelompok harta tetap diantaranya adalah kendaraan,
bangunan, peralatan kantor. Harta lain-lain, yaitu harta yang tidak bisa
dikategorikan kedalam kedua jenis harta diatas, tetapi masih menjadi
milik perusahaan. Contohnya: Goodwill, Patent, merek.
Liabilities atau kewajiban atau utang adalah segala kewajiban
perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar oleh perushaan.
Berikut ini meupakan bagian-bagian dari utang, yang pertama utang
jangka pendek, yaitu utang atau kewajiban yang jatuuh tempo dan
harus dibayar dalam satu periode akuntansi yang sedang berjalan.
Yang kedua utang jangka panjang, yaitu utang atau kewajiban yang
jatuh tempo dan harus dibayar oleh perusahaan di luar periode
akuntansi yang sedang berjalan.
Capital atau modal, merupakan cerminan harta yang bersumber
dari modal dan utang, jadi secara konsep, modal itu tidak ada bedanya
dengan utang, tetapi di sini utang adalah kewajiban kepada orang lain.
Modal adalah sejumlah asset yang ditanamkan oleh pemilik modal dan
tercemin dalam harta dan asset perusahaan. Secara umum, yang
termasuk modal adalah modal perusahaan dan laba ditahan.
Pendapatan, merupakan penghasilan yang diperoleh
perusahaan dari transaksi bisnisnya, baik yang berasal dari operasional
perusahaan maupun non operational. Pendapatan terdiri atas;
pendapatan operasional, yaitu pendapatan yang berasal dari
operasional pokok perusahaan atau core bisnisnya. Pendapatan lain-
lain, yaitu pendapatan yang berasal dari non operasional perusahaan,
misalnya pendapatan bunga.
Biaya, merupakan semua elemen pengeluaran operasional
perusahaan baik berbentuk tunai maupun non tunai. Contohnya: biaya
listrik, biaya air dan lain-lain.

Debet Credit pertama saya akan membahas apa yang
dinamakan dengan debet. Debet itu sendiri merupakan uang yang
harus ditagih dari orang lain. Dalam konteks akuntansi debit
merupakan catatan pada pos pembukuan yang menambah nilai aktiva
atau mengurangi jumlah kewajiban, dengan kata lain jumlah yang
mengurangi deposito pemegang rekening pada banknya.
Sedangkan credit merupakan kemampuan untuk melaksanakan
suatu pembelian atau mengadakan suatu oinjaman dengan suatu janji,
dimana janji tersebut berupa pembayaran akan dilaksanakan pada
jangka waktu yang telah disepakati.

Posting dalam dunia Akuntansi adalah suatu proses
mengelompokkan nama-nama akun yang sesuai dengan Nama-nama
akun yang sesuai dalam ilmu akuntansi.
Dalam akuntansi, Jurnal adalah suatu buku dimana transaksi-
transaksi bisnis dicatat secara kronologis pada prosedur pembukuan
sebelum dimasukkan ke dalam buku besar. Secara umum, jurnal
akuntansi dapat dibagi dua, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus
Jurnal Umum ( General Journal ) untuk mencatat semua
transaksi yang terjadi dalam suatu persahaan, biasanya digunkan oleh
perusahaan kecil
Jurnal khusus (Special Journal ) Dipergunakan untuk mencatat
transaksi-transaksi secara spesifik dan sering terjadi berdasarkan jenis,
sesuai kebutuhan perusahaan. Misalkan untuk mencatat penjualan
barang secara kredit maka digunkan jurnal penjualan. Jenis jurnal
khusus yang sering dipergunakan adalah yang pertama jurnal
penjualan ( semua penjualan secara kredit). Yang kedua jurnal
penerimaan kas (semua penerimaan kas secara tunai). Yang ketiga
jurnal pengeluaran kas ( Semua pengeluaran kas secara tunai). Yang
keempat jurnal pembelian (semua pembelian secara kredit). Yang
kelima jurnal umum, Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi
yang tidak masuk dalam jurnal khusus.

Closing jurnal penutup merupakan jurnal yang dibuat pada akhir
periode akuntansi untuk menutup rekening-rekening nominal
sementara. Terdapat emapt jurnal penutup yang harus dibuat yaitu
jurnal untuk menutup rekening pendapatan, menutup rekening beban,
menutup rekening ikhtisar rugi atau laba, serta menutup rekening
prive.

Year to Date (YTD) merupakan periode yang dimulai dari awal tahun
berjalan, dan berlanjut hingga hari ini. Tahun biasanya dimulai pada
tanggal 1 januari tahun kalender. YTD digunakan dalam banyak
konteks terutama untuk hasil rekaman dari suatu kegiatan dalam waktu
antara awal tahun hingga hari ini.

Month to Date (MTD) tidak berbeda jauh dengan year to date, month
to date juga merupakan periode yang dimali dari awal bulan berjalan
dan berlanjut hingga hari ini. Bulan biasanya dimulai pada tanggal 1
tiap bulannya. MTD digunakan dalam banyak konteks terutama untuk
hasil rekaman dari suatu kegiatan dalam waktu antara awal tahun
hingga hari ini.