1.

CONCEPTO
Los manuales administrativos son documentos normativos e instructivos en el
que se describen y explican, detallada y objetivamente, como est organizada
una institucin y como debe operar para lograr eficacia y eficiencia.
En estos documentos se establecen funciones, procesos, puestos,
procedimientos, polticas y/o instrucciones sobre temas especficos.
1.1Caractersticas de los Manuales Organizacionales
Para que un manual sea considerado eficaz y eficiente en su diseo y
aplicacin, deben tenerse en cuenta los siguientes criterios:

Debe estar actualizado y contener informacin verdadera, completa y
vigente.

Debe ser preciso, limitarse a lo justo y necesario.

Debe ser redactado con claridad y sencillez.

Deben emplearse normas de redaccin, formatos y grficos que sigan un
estilo predefinido. De esa manera se mantendr la uniformidad.



1.3Importancia
Semnticamente, Manual significa, que es un libro en el que se resume lo ms
elemental de una materia. Acadmicamente, es el texto que contiene un
compendio de normas o indicadores que conforman al usuario, sobre qu es lo
que tiene que hacer, administrativa u operacionalmente.
Los manuales no sustituyen ni duplican los instrumentos legislativos, sino son
disposiciones o decisiones gubernamentales o de gerencia que sirven a fines
especficos. El propsito fundamental de los manuales es el de instruir a los
miembros de la organizacin, acerca de aspectos tales como funciones,
responsabilidades, autoridad, normas, coordinaciones, procedimientos, polticas,
objetivos, etc.
1.4Fines que persiguen
Los fines que persiguen los manuales dependern de lo que se pretende llevar a
cabo; por ejemplo puede haber un Manual General en el que se incluyen los
aspectos de la organizacin y funciones: pueden haber otros manuales que
especficamente tratan un solo aspecto administrativo, tcnico, contable, de
personal, etc.
Los manuales deben estar siempre presentes en cualquier tipo de empresa, pero
es ms apremiante su necesidad en las empresas grandes, debido a que su
administracin es ms compleja, los niveles y las divisiones son ms numerosas.
Adems, la Direccin y Gerencia mediante estos instrumentos sustituyen el
contacto personal por un medio ms formal y puede controlar el desempeo de los
hombres basndose en el cumplimiento de lo indicado en el manual.
1.5Ventajas y desventajas
VENTAJAS

Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y
sectoriales de la empresa.

Ayudan a institucionalizar y a hacer efectivos los procedimientos.

Facilitan la fijacin de estndares.

Posibilitan la normalizacin de actividades.

Evitan discusiones y malentendidos

Aseguran continuidad y coherencia en las prcticas y normas a travs del
tiempo.

Aumentan la eficacia en la realizacin de actividades

Son una gua de trabajo efectiva y un valioso elemento de consulta

Su utilizacin trae aparejado importantes reducciones de tiempo inactivo.

Incentivan la moral del empleado, ya que al ubicar actividades dentro del
procedimiento, le permite ver como contribuye a la obtencin del producto
total.

Son un elemento importante de revisin y evaluacin objetiva de las
prcticas institucionalizadas

DESVENTAJAS

Constituyen una herramienta, pero no la solucin para los problemas
administrativos que se pueden presentar.

Su mala o poca cuidadosa preparacin, trae aparejado serios
inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones.

El costo de confeccin y de revisin puede ser alto.

Si no se los actualiza permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Son en general poco flexibles

Muy sintticos, carecen de utilidad; muy detallados, pequeos cambios los
convierten en obsoletos

Quitan discrecionalidad al personal, convirtindose muchas veces en el
freno para la iniciativa individual

Una redaccin mala o deficiente, puede hacer muy engorroso su uso.

1.6Elementos de los manuales

Datos de presentacin. Se trata de la informacin general de presentacin
del documento. Debe contener nombre y logotipo de la institucin; ttulo del
manual, en el que se especifique si se refiere a toda la institucin o solo a
alguna unidad orgnica; autora, es decir, quien estuvo a cargo de su
elaboracin; y lugar y fecha de publicacin.

ndice. Es la relacin de las diversas secciones, partes o captulos, con
indicacin de la pgina en que comienza cada uno .


Introduccin. Explica en trminos generales la finalidad y las caractersticas
del manual, y el proceso seguido para su elaboracin.

Marco legal. Expone las normas principales que rigen la institucin; en el
caso de empresa privadas, sus resoluciones internas; en el caso de
instituciones pblicas, la normatividad del sector donde acta y otras que
guarden relacin con sus actividades.


Objetivo. Establece en detalle lo que se intenta obtener con la aplicacin del
documento elaborado.

mbito de aplicacin. Define con precisin las unidades orgnicas que
estarn comprendidas en la aplicacin del manual.


Autoridad. Destaca la aprobacin del documento por una unidad
competente dentro de la organizacin.

Instrucciones. Ofrece las directrices necesarias para el buen uso e
interpretacin del manual.


Directorio. Brinda informacin sobre cmo ponerse en contacto con los
funcionarios principales de las unidades orgnicas contempladas en el
manual.

Historia. Ofrece una breve resea del origen y la evolucin de la
organizacin o la unidad(es) orgnica(s) contemplada en el manual.

Organigrama. Representa grficamente la estructura general y/o especifica
de las unidades orgnicas que son tratadas en el manual

Contenido. Es el propio contenido o desarrollo del manual.

1.7Tipos de manuales
Sobre este aspecto no existe una clasificacin precisa. Sin embargo, a fin
de metodizar su clasificacin se puede considerar:

a. Manuales Generales (de propsitos mltiples)
Llamados tambin Reglamento Interno o Manual de Normas Generales.
Son de aplicacin muy general, de uso en empresas o reparticiones de
estructura simple y en l, se incluyen todas las actividades por realizarse,
debido a que no se justificara la preparacin y utilizacin de manuales
especializados.
Los Manuales Generales son elaborados por una entidad o empresa donde
se incluyen todas las normas generales y disciplinarias que deben de
observar todos los integrantes de la empresa, sin excepcin. Incluyen
normas como por ejemplo: Todos los empleados de la empresa, (sean
estables o eventuales), debern cumplir con las disposiciones siguientes:

1. El horario de ingreso y salida para todo el personal es el siguiente:
De a

2. El horario de refrigerio o almuerzo es:
De a
3. Todo empleado deber registrar su hora de ingreso y salida correspondiente.


Tomando como referencia la estructura general dada por Carlo Terry
(Administracin y Control de Organismos), y adecundola a nuestras
necesidades se podra tomar como modelo, el siguiente:



1. Ttulo, Prologo, Importancia e Instrucciones para su Uso:
En esta parte se aprovecha para informar al lector, porque el contenido le
interesa, que necesidad va a satisfacer y como el podr alcanzar los
beneficios con su aplicacin.

2. ndice de materia:
Es la enumeracin detallada de los distintos captulos e tems que
comprende el manual, con la especificacin del nmero de pgina.

3. Historia y antecedentes de la empresa:
Es de muy buen efecto hacer un recuento histrico de la empresa o
reparticin y visualizar en forma cronolgica como ha sido su desarrollo y la
base legal que lo origin.

4. Poltica General de la empresa
Se fija la Misin y los Objetivos que se pretende alcanzar, los resultados
que se esperan y la participacin de los hombres es estos objetivos y
resultados, asi como la actitud de la Direccin para lograrlos

5. Estructura Orgnica de la empresa:
Es un prrafo muy importante porque da idea muy clara del total de la
empresa, de cmo est estructurada su Direccin, con los elementos de
ayuda personal, los elementos individuales y corporativos de este nivel y si
existe Grupo Asesor de Coordinacin.

6. Procedimiento general de Trabajo:
Especificaciones para cada tipo de trabajo, las funciones, los
procedimientos, normas y sistemas a emplear, la responsabilidad y la
autoridad a tenerse y la obligacin en el cumplimiento de tareas y
funciones.

7. Procedimientos de documentacin
Trminos para dirigirse en los documentos, al personal que est
subordinado o que es superior en jerarqua o categora; formato a usarse
en los oficios o cartas; numeracin, siglas, distribucin, flujogramas, etc.

8. Procedimiento de Personal

Se incluyen algunos principios disciplinarios en el trato diario entre
personal, deberes y obligaciones para con la empresa y de la empresa para
con el personal, uso de unidades de asistencia social y derechos inherentes
al empleo de instalaciones y servicios.

9. Solucin de Conflictos Jerrquicos:
Cuando se crean como consecuencia de una mala coordinacin o por una
deficiente delimitacin de lmites de autoridad y responsabilidad.

10. Varios (Otros problemas Administrativos):

Esto es, cuando hay algunos aspectos no tratados en los prrafos anteriores y
que sea necesario contemplarlos para un mejor funcionalismo dentro de la
empresa o reparticin.

b. Manuales Especializados
Son formulados para aplicarse en aspectos especficos o en algunas
dependencias de la empresa, de acuerdo a sus propias necesidades, siendo
los ms utilizados:

- Manual de Organizacin y Funciones

- Manual de Polticas

- Manual de Procedimientos y Normas

- Manual para Especialistas

- Manual de Empleado, etc.
Algunas de las caractersticas de ellos, son las siguientes:

1. Manual de Organizaciones y Funciones (MOF)
El Manual de Organizacin y Funciones, es un instrumento de gestin
tcnico normativo de forma institucional que describe las funciones
especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de
la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento
de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de
cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de Personal, como
tambin formula los requisitos esenciales exigibles y establece las
relaciones internas del cargo.

Para que este manual cumpla con eficiencia los objetivos para los cuales ha
sido creado, deber contener:


a. Organigrama o Diagrama de Estructura de la Organizacin,

b. Una definicin de los objetivos generales y bsicos de la organizacin.

c. Funciones a ser cumplidas en los distintos puestos de trabajo .


d. Descripcin detallada de las atribuciones y limitaciones correspondientes a
los distintos miembros del personal jerrquico, en aspectos tales como:
Jerarqua, funciones, alcance de la autoridad que recibe y puede delegar,
etc.

e. . Algunas veces es necesario preparar un flujograma en el que se precise el
proceso general para formular este tipo de manual.

En la administracin pblica se han establecido normas para la formulacin
del Reglamente de Organizacin y Funciones, mediante la Resolucin
Jefatura N 121-77-INAP) DNR de 04 de agosto de 77, donde se fij la
metodologa a seguirse para establecer y precisar dicho reglamento. A
continuacin se describirn dos puestos.

2. Manual de Polticas
Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los
ejecutivos en la toma de decisiones, para el logro de los objetivos.

a. Agilizar el proceso decisorio;

b. Facilitar la descentralizacin

c. Servir de base para una constante y efectiva revisin
Es conveniente que este manual contenga, adems de polticas generales,
aquellas que se relacionen con aspectos especficos, en reas tales como:
finanzas, personal, comercializacin, investigacin, produccin, relaciones
externas, etc.

3. Manual de Procedimientos y normas
Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de
los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, as como
tambin la enunciacin de normas de funcionamiento bsicas, a las cuales
debern ajustarse los miembros de la misma. Evitan la repeticin constante
de instrucciones y ordenes de rutina por parte de los jefes o superiores.

En el mural de procedimientos (llamado tambin Gua de Procedimientos o
Procedimiento Operativo Vigente. POV), se describen las distintas
operaciones en forma LGICA, SECUENCIAL, CRONOLOGICA,
ORDENADA y DETALLADA, para que pueda ser utilizado por diferentes
unidades orgnicas, para la ejecucin de tareas, ahorrando tiempo y
esfuerzo.
Los elementos constitutivos de un manual de este tipo son:


a. Normas o Gua de Procedimientos:

Es la relacin secuencial y detallada de los procedimientos que constituyen el
aparato circulatorio de la organizacin ,con la indicacin de los distintos sectores a
travs de los cuales, los mismos se desenvuelven.
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b. Formularios:
Todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro del circuito
administrativo.


c. Flujogramas :
Son grficos de los distintos procedimientos descritos, conocidos tambin como
Diagramas de Procedimientos.






Figura 6. Ejemplo de flujograma para la formulacin de un Manual de
Organizacin y Funcione.


4. manual para especialistas
Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin especfica a
determinado tipo de actividades o tareas, como Manual de Vendedor,
Compendio de la Secretaria, etc. Se puede decir que es un Manual tcnico.

El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el de entrenamiento y
capacitacin de empleados, as como tambin servir de elemento de consulta para
la realizacin de tareas asignadas.

5. manual del empleado.
Los manuales de este tipo contienen informacin, generalmente referente a lo siguiente:
a. Actividades desarrolladas por la empresa.

b. Breve resea histrica.

c. Objetivos generales que se persiguen.

d. Autoridades

e. Rgimen de incentivos

f. Derechos y obligaciones de los empleados en general.

g. Rgimen de sanciones y sus causales.

h. Instancias a seguir ante conflictos que se presentan.

Este manual, a veces se presenta en forma de cartillas y es especialmente til
para niveles intermedios e inferiores. En general se imprimen en sistemas offset,
poniendo especial atencin en la diagramacin y terminacin.
Es una forma de dar la bienvenida a los empleados nuevos y tratar de crear una
buena predisposicin para con la empresa. El uso de modernas tcnicas de
redaccin, como son la introduccin de grficos sencillos y de dilogos y de
dibujos humorsticos, da excelentes resultados, ya que proporciona toda la
informacin necesaria en forma amena, lo cual, en general, es una garanta de su
total lectura.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

TITULO: Jefe de Divisin de Almacenaje de Carga Area



DIVISIN: Almacenaje de Carga Area
DEPARTAMENTO:


SECCION:
UNIDAD:


FUNCION GENERICA:
Administrar la Divisin de Almacenaje de Carga Area (DACA), en forma eficiente, de
acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.



AUTORIDAD Y RELACIONES:
Reporta a: Gerencia de comercializacin

Supervisa a: - Jefe de la Seccin Cmputo

- Jefe de la Unidad de Mantenimiento
- Jefe de la Seccin de Reclamos
- Jefe del Dpto. Recepcin y Despacho
- Jefe del Dpto. Almacenes 1, 2,3 y 4.
Coordina con:



Internamente: externamente:

- Jefe de la Seccin de Computo -gerencia de comercializacin
- Jefe de la Unidad de Mantenimiento.
- Jefe de la Seccin de Reclamos -administrac. De la aduana
-
- Jefe del Dpto. Recepcin y Despacho. -compaas de aviacion
- Jefe del Dpto. Almacenes 1, 2,3 y 4.












FUNCIONES PRINCIPALES
1. Dirimir, planear, integrar, controlar y coordinar las actividades de la Divisin de
Almacenaje de Carga Area (DACA).
2. Vigilar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
3. Determinar las necesidades de entrenamiento y desarrollo del personal a partir de
las evaluaciones realizadas por la Jefaturas de Dptos.
4. Mantener actualizados los costos de operacin de la Divisin.
5. Coordinar con la Divisin de Tesorera, sobre actividades de cobro por los servicios
de almacenaje que se presentan.
6. Otorgar las facilidades para la salida de carga.
7. Dictar normas de seguridad y velar por su cumplimiento en resguardo de la
integridad fsica del personal.
8. Disponer inventarios inopinados.
9. Establecer programas de rotacin de personal
10. Efectuar reuniones de coordinaciones de la Administracin de la Aduana,
Compaas de Aviacin, Agencias de Aduana, sobre asuntos de su competencia.
11. Efectuar reuniones peridicas con los Jefes de Departamentos, para tratar
problemas de su competencia.
12. Completar el Manual de Procedimientos en las deficiencias que pudiera
presentarse.
13. Mantener actualizados planes de desarrollo e innovacin tecnolgica con arreglo a
las actividades de almacenaje.
14. Autorizar los pedidos de materiales que la DACA autorice.
15. Otras funciones que le asigne el Gerente de Comercializacin


REQUISITOS:
- Ser Administrador de Empresas, Ingeniero Industrial.
- Tener Experiencia de Almacenaje.
- Haber efectuado estudios de especializacin sobre LOGISTICA.
- ...etc.

VIGENCIA: . FECHA..
APROBADO: .. Vo Bo

Figura 7. Ejemplo de Descripcin del puesto




1.8 Estructura y Contenido de un Manual
El contenido es una enumeracin sinttica de las diferentes partes que
contiene el manual.
Un modelo del contenido es el siguiente:

- ndice general(numrico)

- Introduccin
- Instrumentos para su empleo

- Cuerpo principal

- Anexos o Apndices

- ndice temtico

a. ndice General
Es la enumeracin de los distintos captulos o tems que comprende el manual,
mencionando su pgina.

b. Introduccin
En esta seccin se presenta el manual, explicando el propsito del mismo. Al pie
del texto suele colocarse impreso, el nombre y la firma del ejecutivo que tiene
autoridad para implantar el uso del manual.

c. Instrucciones para su empleo
La claridad con que est expuesta, depender el mayor o menor uso que de este
se realice.
La primera de las instrucciones concierne a la estructura del manual; cul es su
disposicin y los fundamentos de los captulos o secciones en los cuales est
dividido el contenido.
Debe explicarse el sistema de codificacin utilizado tanto para las divisiones del
contenido, como para la enumeracin de funciones, polticas, normas, etc.
Otra de las instrucciones versar sobre la forma de utilizar el ndice numrico y
muy especialmente el temtico incluyendo ejemplos aclaratorios en la medida de
las posibilidades.


d. Cuerpo Principal
Es la parte ms extensa e importante del manual. El cuerpo principal del
Manual y su contenido, varan lgicamente, de acuerdo al propsito o tipo del
mismo. As por ejemplo en un Manual de Organizacin y Funciones, la
enumeracin de las funciones en cada puesto o cargo se limita a enunciar en
forma general, clara y concisa, en QUE consiste cada una de las funciones que
tiene la responsabilidad de cumplir. En cambio en un Manual de
Procedimientos se debe precisar detalladamente el CUANDO, DONDE y
COMO debe cumplir cada una de las funciones, en forma secuencial y
cronolgica, empleando Anexos y Apndices.

e. Anexos y Apndices
Se justifica, para la inclusin de muestras de formularios, ilustraciones,
grficos, ejemplos. Cuando los anexos son muy extensos y dentro de estos
hay necesidad de incluir otros documentos como parte del Anexo mismo, se
recurre a los Apndices.
Generalmente a los Anexos se acostumbra a numerarlos en forma correlativa y
a los Apndices se les identifica con las letras sucesivas del alfabeto.

f. Glosario
Se utiliza para incluir definiciones de ciertas terminologas cuyo conocimiento no est
generalizado por los usuarios del mismo. se trata de palabras nuevas o de palabras con
significaados diferentes segn el mbito administrativo.

g. ndice Temtico
Es un listado alfabtico de los distintos tpicos que comprende el manual.
1.9 Confeccin de Manuales
La elaboracin de un manual efectivo facilita la programacin del trabajo.
A continuacin se detallaran las etapas para la elaboracin de manuales
administrativos.

a. Definicin del Objetivo a cumplir
es importante una definicin clara de la necesidad que se pretende satisfacer ;ya
que de ella depende todo el trabajo posterior.

b. Eleccin del o de los Responsables de la Preparacin
Una vez definida la necesidad y el tipo de manual adecuado para satisfacerla,
debe elegirse la persona responsable de su preparacin. Se pueden presentar dos
alternativas:


-de orden cualitativo:
-de orden cuantitativo.

(1)El primer aspecto se refiere a que la responsabilidad de la preparacin del
manual debe recaer en una persona de la empresa (analista), o en personas
extraas a la misma.
Los analistas internos tienen mayor conocimiento de la organizacin y de sus
necesidades a diferencia de los analistas externos, estos poseen una amplia
experiencia pero el costo por la actividad seria alto.
(2) Otro aspecto que requiere una definicin, es el nmero de responsables para
la concrecin del trabajo. Las alternativas bsicas son dos:

Una persona, o
Un equipo(o comit).
La primera alternativa tiene como ventaja su ejecutividad y una responsabilidad
claramente establecida; en cambio la segunda ofrece la ventaja de decisiones que
son producto de la integracin de distintos puntos de vista.


c. Estudio Preliminar de la Organizacin

Esta es la etapa en la que l o los analistas, se deben interiorizar del trabajo a
realizar, los objetivos y alcances del mismo.
Los responsables de la tarea deben realizar entrevistas con el personal superior,
visitas a las instalaciones de la empresa, estudiar documentacin tal como
organigramas, manuales preexistentes, balances, y en general todo tipo de
actividad que le permita al encargado de la preparacin de los manuales, un
conocimiento global de la organizacin donde tiene que desarrollar sus
actividades. As mismo debe recurrir a las fuentes ms comunes, como son los
documentos legales de formacin, las definiciones de los puestos o cargos, la
descripcin de los tramites o procedimientos, formularios, informes, folletos,
boletines y sobre todo las opiniones e ideas de los jefes de departamentos ,
secciones, divisiones, interesados, etc.

d. Planeamiento
En esta etapa el analista deber proyectar el trabajo con el tiempo, debiendo para
ello definir claramente la calidad y cantidad de informacin a recoger, las fuentes
de la misma, los colaboradores que necesita y otros recursos materiales.

e.Relievamiento de Informacin
La implementacin de esta tarea, se puede llevar a cabo utilizando distintos
mtodos, ya sea conjunta o separadamente.
Ellos son:
Entrevistas
Observaciones directas
Cuestionarios pre impresos, y
Anlisis de documentacin

f. Elaboracin Propiamente dicha
Para que la elaboracin de un manual y para que el mismo sea efectivo
debern tenerse en cuenta las siguientes tareas:


(1) Redaccin
La redaccin del manual es importante que se haga en forma clara y concisa,
para obtener informaciones en forma rpida y precisa, sin falsas
interpretaciones.
Se recomienda: emplear frases claras y cortas, usar terminologa tcnica, evitar
frases ambiguas, mantener un solo estilo y emplear un tono formal.
En cuanto al tipo de redaccin por elegir, se debe tener presente el tipo de manual
por obtener, pudiendo emplearse uno de los tipos de redaccin considerados por
Schicker y cuyas denominaciones son:
De Libro de Cocina (para Manuales de Instrucciones).

(2) Diagramacin
Consiste en la:


tulos,

esenciales;


temas

(3) Formato
Las dimensiones a adoptarse en los manuales, dependen en realidad de la utilidad
de estos, as como del volumen de su contenido.

(4) Codificacin
Tiene por objeto la ubicacin rpida de los datos buscados en el manual.
para evitar confusiones en la codificacin, se puede emplear como uno de los
procedimientos, el siguiente:
(a) Dividir el contenido del manual en captulos, asignndole a cada uno de ellos
un nmero (romano),

(b) Subdividir cada captulo en secciones, asignndole a cada una de ellas un
nmero (arbigo),

(c) Cada seccin del manual necesitara, una o ms hojas para su desarrollo, que
se identifica con un nmero arbigo, colocado a la derecha del que identifica a la
seccin.
Con esto se obtiene la codificacin a ser utilizada.
Ejemplo: IV/2.1.
Indica que se trata del Captulo IV, Seccin 2, en una pgina

(5) Impresin
La impresin de los manuales estar en funcin de:

Cantidad de copias (nmero de ejemplares),
Costo unitario,
Usos de Manual,
Calidad de la Impresin,
Vigencia estimada den su contenido,
Tiempo de impresin y
Facilidades de impresin con que se cuenta.

Los sistemas ms comunes de reproduccin son:

Copias a mquina de escribir (cuando se requiere pocos ejemplares),
Fotostticas, (calidad superior, pero muy costosa).
Mimeografiadas (calidad inferior, para etapas de experimentacin),
Rotaprint (ms preciso, de mejor calidad con reproducciones ms
complejas),
Tipografa (mayor costo, alta calidad de copias y diseos),
Sistema Offset (mxima calidad, muy costoso y alta precisin).

(6) Encuadernacin
se recomienda la carpeta de hojas movibles, empleando uno de los sistemas
conocidos (ojales y pasadores, anillos, fasteners, etc.)
Sin embargo, manuales de cierta permanencia, (como los del empleado), pueden
ser empastados.



(7) Prueba Piloto
La calidad del manual, debe probarse antes de su utilizacin definitiva a fin de
conocer la calidad de su contenido en forma total o parcial .Mediante la prueba
piloto, se determina en qu grado cumple su contenido y cules son las
modificaciones a introducir para su perfeccionamiento

g. Distribucin
Una vez cumplida la etapa anterior, es conveniente confeccionar una lista de los
destinatarios de los distintos ejemplares, la cual deber contar con el espacio
correspondiente para indicar la recepcin del manual y sus posteriores
modificaciones. En general, los responsables de la tenencia de los manuales, son
los jefes de las distintas dependencias, los que debern estructurar los medios
necesarios, para que sus subordinados tengan un acceso rpido y cmodo a los
mismos.

h. Instruccin de Usuarios
Se debern preparar programas de instruccin, cuyo cumplimiento estar a cargo
de analistas y los respectivos jefes de dependencias. Una forma prctica y amena
de cumplir este cometido es la de crear situaciones cuyas soluciones dependan de
la utilizacin del manual.


i. Seguimiento
Desde el momento en que el manual comienza a ser utilizado, debe controlarse
continuamente en qu medida cumple con sus objetivos para los cuales ha sido
creado. Esta tarea que deber estar a cargo de analistas de estructura y
procedimientos, se deber realizar a travs del mantenimiento de registros
estadsticos, de consulta, encuestas, entrevistas, etc.
1.10 Uso, Actualizacin y Evaluacin


a. Uso
Cuando se elabora un nuevo manual, o cuando se pone en vigencia un manual
recin revisado, es conveniente realizar reuniones con el personal interesado, a fin
de darles a conocer su contenido y de asegurarse que ha sido correctamente
interpretado y comprendido.
Es conveniente insistir en la necesidad de que sea frecuentemente consultado y
de que las sugerencias sobre posibles cambios, sean presentadas oportunamente.

b. Actualizacin constante
Esto significa el tener que enmendar los manuales para mantenerlos al da, para lo
cual unas veces significa cambiar una o ms hojas para reemplazarlas por otras.
En este caso puede proceder as:

(1) Redactar la nueva forma de formatos pre-diseados.

(2) Indicar claramente en la misma hoja, la fecha de puesta en vigencia.

(3) Insertarla(s) de manera fija en el manual, con la debida anticipacin

Como regla general, las normas u hojas reemplazadas tienen que ser eliminadas
del manual

c. Evaluacin
La evaluacin de los manuales se hace mediante una lista de verificacin que
implica responder a las preguntas siguientes:

(1) Qu piensan los usuarios?
(2) Es el ttulo del manual adecuado o claro?
(3) es de fcil lectura?
(4) con que frecuencia se lo consulta?
(5) es la encuadernacin adecuada (para la lectura e insercin de nuevo
material)?
(6) Las instrucciones para su uso, son comprensibles y tienen ejemplos
adecuados?
(7) esta convenientemente organizado (con ndice, temtico y ordenamiento)?
(8) La distribucin de los temas, se ha hecho en forma lgica?
(9) existen hojas (formatos) pre-impresos?
(10) existe un nmero suficiente de ejemplares?
Se pueden incluir otras preguntas, respecto a si se respeta la tcnica de
elaboracin de un manual.
1.11 Preparacin y Control de Formularios (Formatos)

a. Generalidades
Los formularios, formatos o formas, son documentos que por su empleo frecuente
y su preparacin anticipada, tienden a economizar tiempo en su confeccin y
llenado, as como obtener uniformidad en su *forma* y uso. Generalmente se
preparan y se imprimen en un nmero tal de ejemplares, que permita cubrir las
necesidades de distribucin a ms de una dependencia, razn por la cual se
confeccionan normalmente en un original (en papel fino) y dos o ms copias (en
papel cebolla), de diferentes colores, de manera que faciliten su distribucin a
entes precisamente establecidos.


b. Diseo

(1) En cuanto sea practico. Los espacios deben arreglarse de acuerdo a las
necesidades del procedimiento y en un orden tal, que permita que el trabajo de
llenarlos, siga de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo (tal como se escribe
normalmente cualquier documento).

(2) El margen, no debe ser menor de (1) centmetro de ancho en cada uno de los
cuatro lados de la hoja (formato)
Cuando la reproduccin es por mimegrafo, el ancho total de la parte impresa no
puede ser mayor de 17,5 cm.

(3) Los espacios, casilleros y blancos deben proporcionar el sitio suficiente para
asentar los datos requeridos.
Para espacios llenados a mquina se calculan 2,5 cm por cada diez (10) letras o
nmeros, contando los espacios entre palabras, comas, puntos, etc.
Para espacios llenados a mano, se necesita 1/3 ms por cada 10 letras o
nmeros, contando los espacios entre palabras, etc.
La separacin vertical entre las lneas horizontales deber ser de ocho (8) mm a lo
menos o equivalente a tres (3) lneas de escritura a mquina, sea el formulario
llenado a mano o a mquina.

(4) La colocacin de los espacios o casilleros, debe facilitar el uso de los tabuladores
de la mquina de escribir.
El uso de cajones o casilleros para marcar con aspa, ahorran
considerablemente espacios.
(6) El encabezamiento de cada espacio, debe indicar claramente el propsito de ese
espacio.

c. Pasos Sistemticos para mejorar un formulario, formato o forma
1er. Paso
Escoja el formulario que necesite mejorarse, por ejemplo:
(a) El que requiera mayor atencin;

(b) El que sea ms costoso, o

(c) El que sea ms empleado.
2do. Paso
Obtenga los datos (hechos), siguientes:
(a) Averige sobre el uso y la forma de cada copia, cada espacio o casillero en
blanco;

(b) Use el sistema de preguntas sobre cada detalle: Quin?, Qu?, Dnde?,
Cundo?, Cmo?, Por qu?
3er. Paso
Ponga a prueba a todos los detalles del formulario, cada copia, cada espacio;
Pregunte: eliminando este espacio o ese detalle, Qu resultara?
4to. Paso
Prepare un bosquejo (en limpio) del nuevo formulario, teniendo en cuenta las normas
de un buen diseo.
5to. Paso
Al presentar su recomendacin, (informe o memorndum):
(a) Explique la necesidad del nuevo formulario;

(b) Indique precisamente las desventajas (del antiguo);

(c) Indique claramente las ventajas (del nuevo);

(d) De crdito a todas aquellas personas que ayudaron;

(e) Adjunte ejemplares de los formularios en uso;

(f) Indique el costo que representa el uso del formulario existente;

(g) Indique el costo que implicara adoptar el nuevo formulario propuesto;

(h) Pida la aprobacin y autorizacin para poner en vigencia el nuevo formulario.

Un buen formulario (formato), bien confeccionado, se obtiene normalmente, como
consecuencia de las acciones de coordinacin con el personal interesado en su
empleo dentro de la empresa, al final del cual, debe reunir las caractersticas
siguientes:










En general, para mejorar un formulario, hay necesidad de seguir las
recomendaciones siguientes:
jorarse








El control en el uso y aplicacin de los formularios, van a requerir;





Un factor importante para decidir la impresin de formatos, es el volumen de uso o
frecuencia de su empleo. Puede tomarse como una pauta referencial que justifique
el NO EMPLEO de estos documentos, si:
El formulario presenta su uso MENSUAL
Espacios por llenar: y si, es menor de:
-100 ejemplares
-50 ejemplares
Ms de 20 espacios . -25 ejemplares
En algunas empresas, donde se utilizan variados tipos y nmeros de formatos, se
asigna un cdigo a cada uno de ellos, de manera que facilite su pedido, su archivo
y su empleo.
La mejor forma de asegurarse que los formularios son esenciales para las
actividades a realizarse por una empresa, es estableciendo una COMISION de
CONTROL. Integrada por empleados de diferentes dependencias, para que,
colaborando con los RACIONALIZADORES, puedan evaluar las reales
necesidades de este material. Analizar su costo, as como el esfuerzo burocrtico
involucrado.

d. Informes y partes
Un informe es cualquier relato, verbal o escrito, de las operaciones o condiciones,
en forma narrativa, estadstica o grafa, que una persona o entidad (oficina), hace
a otra persona o ente. Los informes o partes, pueden ser:

Propuestas(proposiciones),


ulares (diario, semanal,
mensual, anual, etc.), como podrn ser los Partes Diarios de Asistencia, Volumen
de Trabajo, Estado de Cuenta Bancaria, Inventarios, etc.; y los Partes Rutinarios
Irregulares, que se formulan cada vez que se presente la necesidad de hacerlos,
como por ejemplo: Inspecciones, Auditorias, Valuaciones, etc.

Se seala como responsabilidad de la persona que solicita el informe o parte, el
tener que especificar los detalles que normalmente podrn ser reportados, a fin de
contribuir a:














Para la formulacin de un informe en condiciones ms o menos completas y
ordenadas, se recomienda desarrollarlo siguiendo las pautas siguientes:

e;












Tambin es normal, adjuntar en forma de Anexos, todos los documentos que
sirvan para poner en evidencia pruebas, que den mayor fuerza a los argumentos
que se presenten en el anlisis.