25/11/13 Como respeitar as regras de etiqueta do e-mail corporativo - Carreira

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Comportamento 04/04/2011 06:20
Como respeitar as regras de etiqueta do e-mail
corporativo
Veja 7 sugestes para ter um bom uso da ferramenta no trabalho
Amanda Luz, de
So Paulo - Assim que sai da caixa de sada, o e-mail corporativo envia no somente informaes
importantes sobre as funes ou negcios a que diz respeito, como tambm diz muito sobre o
remetente da mensagem. Estilo de escrita, formas de agradecimento e o bom uso da ferramenta
transmite ao destinatrio impresses sobre a personalidade de quem envia o e-mail.
Tudo o que est vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso importante
que a pessoa sempre passe uma imagem de credibilidade e comprometimento, explica Romaly de
Carvalho, consultora de etiqueta empresarial.
Mesmo que parte da comunicao entre colegas de trabalho ou com clientes e colaboradores seja
feita, hoje, tambm por mensagens instantneas e telefones - e h quem use as redes sociais, o e-mail
ocupa boa parcela da rotina de trabalho. Veja algumas regras de etiqueta que indicam um bom uso do
e-mail corporativo:
1. E-mail corporativo s para trabalho
O e-mail trocado tem contedo que pode ser lido pelo seu chefe? Se a resposta for no, ele deve sair
do endereo de e-mail pessoal. Assim como as demais ferramentas de trabalho, o e-mail corporativo
deve ter uso restrito para assuntos profissionais, explica Ruth Bandeira, diretora da De Bernt Entschev
Human Capital.
A diretora desencoraja o uso do e-mail corporativo para crticas ou fofocas. Hoje em dia, o e-mail
tomou o lugar do cafezinho e as pessoas j no precisam mais levantar para comentar determinado
assunto, usando o e-mail profissional para isso, diz Ruth.
A m utilizao do e-mail do trabalho pode ser causa de demisso. cada vez mais comum o
vazamento de informaes via e-mail ou mdias digitais que podem causar danos empresa, explica
a advogada especialista em Direito Digital, Cristina Sleiman.
2. Diga sim conciso
Ir direto ao ponto o mais rpido possvel, sem deixar de fora o que essencial. A sugesto parece fcil,
mas nem sempre lembrada na hora de explicar ao cliente um assunto delicado ou descrever um
procedimento no trabalho.
No meio de tanta a coisa a ser resolvida, os e-mails mais claros e objetivos so mais eficazes para
transmitir a mensagem desejada e evitam o desperdcio de tempo.
3. Abraos, abs ou bjo?
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A comunicao profissional deve ser, de preferncia, clara e sem abreviaes. Isso significa que o uso
de vc para voc ou qdo para quando, por exemplo, pode ser evitado.
As abreviaes podem at facilitar quando so usadas em intranet, como em sistemas de mensagens
instntaneas corporativo, mas as palavras devem ser, de preferncia, escritas completas nos e-mails,
sugere Ruth.
No caso de finalizar uma mensagem, a forma de cumprimento obrigado (a) o mais indicado pela
consultora. Para Ruth, quando h um pouco mais de intimidade, o abrao ou abs pode ser utilizado,
mas o beijo ou bjo deve estar restrito ao crculo pessoal.
4. No tropece nos erros de portugus
Na dvida, cheque sempre um dicionrio e no arrisque a sua credibilidade por conta de uma cedilha
ou letra trocada. Como em qualquer outro texto, a capacidade de escrita do profissional est sendo
analisada no e-mail, por isso a necessidade de sempre respeitar as regras gramaticais e o uso de
vrgulas.
O uso coloquial do portugus nem sempre cai bem em uma mensagem relacionada rotina de
trabalho. E as grias e palavres esto proibidas em e-mails profissionais, alerta Ruth.
5. Cuidado com o boto enviar
Um clique dado por engano e o e-mail enviado pela metade ou com informaes incorretas. Na hora
de escrever, importante checar com preciso as informaes para ter certeza de que elas sero
enviadas da forma desejada.
Da mesma forma, cuidado com o envio de mensagem ao destinatrio incorreto. Uma dica que pode
ajudar muita gente deixar o campo Para para preencher aps a escrita do texto, o que pode prevenir
um e-mail enviado antes da hora.
6. Enfeites no e-mail podem ir para a lixeira
Nem sempre fcil expressar a emoo desejada em uma mensagem apenas com palavras. No caso
de e-mails profissionais, no entanto, no caia na tentao dos emoticons.
O uso de emoticons, variaes de fonte, cor - e h quem use papel de carta para e-mail - pode afetar a
percepo do destinatrio sobre a credibilidade e profissionalismo de quem escreveu o e-mail.
Mensagens com muitos enfeites podem at mesmo ser barrados pelo prprio filtro de spam do e-mail
ou ir direto para lixeira sem ser lido, diz Ruth. Para a consultora, discrio, bom senso e elegncia so
uma boa pedida.
7. E-mail de despedida sem muitas emoes
A sada de uma empresa pode ser um momento delicado para o profissional e o ideal evitar se expr
demais por e-mail. Assim como a primeira impresso, a despedida do trabalho precisa ser a melhor
possvel, com discrio, educao e pontos positivos, sugere Ruth.
Expresses como "foi bom enquanto durou" ou sentimentalismos devem ser evitadas por se tratar de
um e-mail profissional. No caso de uma despedida mais pessoal de pessoas prximas no trabalho, o
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ideal que seja feito pelo e-mail pessoal.
Deixar os contatos, ser conciso e no demonstrar ressentimentos mantm o networking e evita
desgastes. de bom tom tambm mandar um e-mail geral e no apenas para algumas pessoas,
assim como no sair sem se despedir, indica a consultora.
No caso de profisses da rea comercial ou de contato direto com clientes, vale tambm consultar a
chefia para se despedir e indicar quem assumir o lugar.