Anda di halaman 1dari 59

TUGAS AKHIR

LAPORAN ANALISIS JABATAN SEKRETARIS ORGANISASI UKM


Tulisan ini disusun sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Analisis J abatan







Oleh :
Putri Ayu Widyautami 46113110126
Sucitra Devi 46111010017
Muhammad Ifham Fuadi 46110010018
Nurbaiti 46111010027
Helmiza 46111010025






UNIVERSITAS MERCU BUANA
FAKULTAS PSIKOLOGI
2 0 1 4




2 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

BAB 1
PENDAHULUAN


1.1. Latar belakang
Dewasa ini Universitas telah memberikan banyak sarana untuk mengembangkan
kemampuan mahasiswa dalam berorganisasi. Salah satunya adalah organisasi intra kampus
atau yang lebih dikenal dengan sebutan unit kegiatan mahasiswa (UKM). UKM adalah
organisasi yang memiliki kedudukan resmi di lingkungan perguruan tinggi dan mendapat
pendanaan kegiatan kemahasiswaan dari pengelola perguruan tinggi dan atau dari
kementrian/ lembaga. Berdasarkan surat keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan
Republik Indonesia Nomor 155 /U/1998 tentang pedoman umum organisasi
kemahasiswaan di perguruan tinggi Bab IV pasal 7, Pengurus organisasi
kemahasiswaan intra perguruan tinggi pada masing-masing tingkat sekurang-kurangnya
terdiri atas ketua umum, sekretaris dan anggota pengurus. Diantara ketiga jabatan
tersebut, ketua memang merupakan tonggak utama dari suatu organisasi, namun ketua
akan kewalahan dalam menjalankan tugasnya jika tidak dibantu oleh sekretaris.
Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam
melaksanakan tugas perkantoran (Hartiti Hendarto & Tulus Haryono 2004:4).
Sekretaris merupakan jabatan yang sangat penting di dalam organisasi namun
sayangnya seringkali tidak benar-benar diperhatikan. Hal ini terlihat dari sistem
rekruitment atau seleksi yang kurang efektif, serta pembebanan tugas-tugas yang
banyak dan di luar ruang lingkup sekretaris. Sistem seleksi yang dilakukan oleh
kebanyakan UKM hanyalah sebatas melalui pembicaraan singkat antara ketua dengan calon
pemangku jabatan, dimana ketua akan menayakan kepada calon pemangku jabatan apakah
calon tersebut memiliki pengalaman menjadi sekretaris dan tertarik ingin menjadi sekretaris,
kemudian jika calon tersebut menyatakan iya maka ketua akan mengangkatnya sebagai
sekretaris selain itu dalam situasi dimana ada 2 atau lebih anggota yang berminat menjadi
sekretaris maka ketua akan cenderung bersikap subjektif dan memilih calon yang paling
dekat dengannya. Hal tersebut seringkali mengakibatkan masalah dalam organisasi seperti
rendahnya produktivitas sekretaris akibat kurangnya kompetensi. Selanjutnya sistem
pembagian tugas di dalam organisasi yang kurang tepat dan seringkali tumpang tindih
membuat sekretaris harus mengemban tugas-tugas tambahan yang berada di luar ruang
lingkup pekerjaannya. Contohnya adalah di beberapa UKM terdapat sekretaris yang memiliki
jabatan rangkap yaitu sebagai sekretaris dan HUMAS. Terlalu banyak tugas membuat
sekretaris kelelahan dan jenuh sehingga dapat berdampak pada menurunnya kepuasaan
kerja, dan terbentuknya sikap kerja yang buruk. Untuk menyelesaiakan permasalahan-
3 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

permasalahan tersebut dibutuhkan suatu kegiatan yang dapat memberikan informasi yang
lengkap dan akurat mengenai jabatan sekretaris, sehingga dapat diketahui sistem seleksi
dan sistem penugasan yang tepat. Kegiatan tersebut dalam ilmu perilaku organisasi dikenal
dengan sebutan analisis jabatan.
Hasibuan (2000) menyatakan bahwa analisis jabatan adalah menganalisis dan
mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa
pekerjaan itu harus dilakukan. Hasil dari analisis jabatan adalah uraian jabatan dan persyaratan
jabatan. Kedua hal tersebut dapat dijadikan dasar untuk membuat sistem seleksi dan sistem
penugasan yang tepat bagi jabatan sekretaris organisasi UKM.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan analisis jabatan
terhadap jabatan sekretaris organisasi UKM tingkat universitas.

1.2 Tujuan penulisan
Tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai analisis
jabatan sekretaris organisasi pada unit kegiatan mahasiswa (UKM) tingkat universitas.

1.3 Manfaat penulisan
Manfaat penyusunan laporan ini bagi beberapa pihak adalah :
A. Bagi Organisasi unit kegiatan mahasiswa (UKM) tingkat universitas.
Memberikan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi
dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian balas jasa ;
pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi
kepegawaian.
B. Bagi pemangku jabatan sekretaris pada Organisasi unit kegiatan mahasiswa (UKM)
tingkat universitas.
Dapat menjadi evaluasi yang berguna untuk memberikan saran perbaikan bagi
kinerja pemangku jabatan sekretaris pada Organisasi unit kegiatan mahasiswa
(UKM) tingkat universitas.
C. Bagi Mahasiswa
Dapat digunakan sebagai salah satu data acuan dalam membuat analisis jabatan,
khususnya analisis jabatan sekretaris organisasi kemahasiswaan intra kampus.





4 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA


2.1 Analisis Jabatan
2.1.1 Definisi
Analisis jabatan yaitu suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang
harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari suatu jabatan dengan
jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan-
kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efektif dan
efisien (Robbins, 2002).

2.1.2 Elemen analisis jabatan
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
A. Uraian Jabatan
Menurut Edwin Flippo (1998) bahwa, uraian jabatan adalah pernyataan yang nyata
dan teratur dari kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu.
Sebagaimana ditulis oleh Moekijat dalam buku Analisis Jabatan, secara garis besar
uraian jabatan berisi keterangan tentang :
1. Identifikasi pekerjaan.
2. Ringkasan pekerjaan.
3. Tugas yang dilaksanakan.
4. Supervisi yang diterima dan yang diberikan.
5. Hubungannya dengan pekerjaan lain.
6. Mesin, peralatan dan material yang digunakan .
7. Kondisi kerja.
8. Definisi istilah-istilah khusus.
9. Komentar dan penjelasan lain yang perlu ditambahkan.
B. Persyaratan Jabatan.
Menurut Edwin B. Flippo (1998), persyaratan jabatan adalah suatu pernyataan
tentang kualitas minimum yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan agar dapat
menjalankan suatu jabatan dengan baik. Secara lengkap persyaratan jabatan berisi
informasi tentang :
1. Identifikasi Jabatan.
a. Nama
b. Kode
c. Bagian
2. Persyaratan Jabatan.
5 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

a. Pendidikan Formal
b. Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan
c. Pengetahuan dan keterampilan
d. Pengalaman
e. Persyaratan
f. Jenis kelamin
g. Usia
h. Dan lain-lain

2.1.3 Manfaat analisis jabatan
Menurut Sedarmayanti (2009:151), Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya proses
analisis pekerjaan, antara lain :
1. Penarikan, seleksi dan penempatan pegawai;
2. Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan.
3. Menilai kinerja/ pelaksanaan kerja;
4. Memperbaiki cara bekerja pegawai
5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/ memperbaiki struktur organisasi sesuai
beban dan fungsi jabatan;
6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai;
7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi pegawai;
8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai.

2.1.4 Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian,
penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1) Tahap persiapan dan perencanaan
2) Tahap pengumpulan data
3) Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai
berikut:
a. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan
adalah :
1) Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi
proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
2) lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun
berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi
3) Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan
menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll.)
6 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

4) Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang
akan digunakan.
5) Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan
unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan
yang akan dilaksanakan.
b. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
1) Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara
langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam metode
wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan
dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat
jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan
2) Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada
semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka"
(Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut
kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar
pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat
sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau
benar/salah.
3) Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan
perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
4) Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang
khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan
secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang
dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis
secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan
eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang
bersangkutan.
7 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak
semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan
baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya
bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku
catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist.
Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian
berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga
masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian
seperti pesuruh atau mekanik.
c. Tahap Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
I. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
II. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
III. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
IV. Analisa persyaratan jabatan
V. Menyusun uraian jabatan
VI. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
VII. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan,
seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian
balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur
administrasi kepegawaian.

2.2 Sekretaris
2.2.1 Definisi
Pengertian sekretaris menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano dikutip oleh Ursula
Ernawati (2004:1) adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, Anda diharapkan
menampilkan aneka macam tangungjawab tugas kesekretaisan dengan penuh
kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

2.2.2 Jenis-jenis sekretaris
Berikut ini jenis sekretaris menurut Ursula Ernawati (2004:4) adalah sebagi berikut :
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu
sekretaris dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris
8 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

organisasi juga disebut Executive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah
atasanya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana
organisasinya, menyusun struktur dan data kerja organisasi, membuat keputusan,
koordinasi, pengendalian. Jadi sebenarnya sekretaris menjalankan fungsi
manajemen yang terdiri: planning, organisasi, actuating dan controling. Dengan
demikian wewenang sekretaris organisasi jauh lebih luas dibandingkan dengan
sekretaris pimpinan (private secretary).
2. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)
Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan
pekerjaan kantor untuk pimpinanya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai staff dari
suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau
perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hany untuk kepentingan pribadi
pimpinan, namun bersifat kedinasan.
3. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk
membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah
pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia angkat dan digaji secara
perorangan.

2.2.3 Fungsi Sekretaris
Menurut Ursula Ernawati (2004:9) ada beberapa fungsi sekretaris yaitu :
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan
Sedapat mungkin sekretaris harus mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail
dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah
didelegasikannya kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan
dibuat oleh pimpinan sebagai besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris.
2. Menangani informasi untuk pimpinan, yaitu: Semua keputusan yang diambil oleh
pimpinan banyak tergantung kepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan,
meyeleksi, mengolah, dan menyampaikan informasi.
3. Menjadi jembatan penghubung yaitu: Harus membina dan memelihara hubungan
baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan.

2.2.4 Tugas sekretaris
Menurut pendapat Ursula Ernawati (2004:14), tugas-tugas sekretaris pada dasarnya
dapat dikelompokan menjadi :

9 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

1. Tugas rutin
Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa
menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus
diselesaikan, sesuai dengan job description-nya. Adapun tugas rutin sekretaris
adalah :
A. Membuka surat untuk pimpinan
B. Menyusun/ membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
C. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan
D. Menerima telepon dan menelepon
E. Mengerjakan filing (berkas)
F. Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan
G. Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja
H. Menyiapkan pembuatan lapoaran
I. Mengelola kas kecil (petty Cash)

2. Tugas indental
Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan
apabila ada instruksi khusus biasanya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan
kepada sekretarisnya bahwa ia sanggup mampu dan bisa diandalkan untuk
menyelesaikan suatu tugas tertenru. Adapun kegiatan yang termasuk tugas
melaksankan instruksi (tugas-tugas) antara lain :
A. Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang,
membuat surat undangan, mengatur ruangan rapat serta menyediakan segala
bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut)
B. Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya
C. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
D. Mengurus masalah dengan baik
E. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi
atau menyampaikan informasi.
F. Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari pemesanan tiket, booking hotel,
menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada catatan pengeluaran biaya
perjalanan dinas)
G. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia

3. Tugas Kreatif
10 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

Tugas yang baik termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa
diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris.
Pada prinsipnya sekretaris harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya
asalkan menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinannya secara khusus.
Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan
dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya. Beberapa contoh tugas kreatif :
A. Mengirimkan bunga atau ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang
memperboleh promosi jabatan
B. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
C. Membuta perencanaan kerja
D. Mengumpilkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna
untuk perusahaan
E. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan
F. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, lokakarya,
seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan.





















11 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

BAB 3
METODOLOGI


3.1 Subjek
Populasi yang dituju adalah pemegang jabatan sekretaris pada organisasi unit
kegiatan mahasiswa tingkat universitas (UKM) di Universitas yang berada di jakarta.
Namun, kami hanya mengambil subjek sebanyak 5 orang. Dimana karakteristik
subjek adalah :
1. Laki-laki atau wanita
2. Berusia 17-25 tahun
3. Memegang jabatan sekretaris pada Organisasi Intra Kampus tingkat universitas
atau unit kegiatan mahasiswa (UKM).
Teknik pengambilan sampel yang digunakan dalam analisis jabatan ini adalah
incidental sampling, itu penelitian sekelompok subjek dengan secara kebetulan,
dimana subjek yang sesuai dengan ciri-ciri populasi baru dapat mengisi skala yang
telah dibagikan (Hadi, 2001,h.75). Teknik ini dipilih untuk mempermudah jalannya
pengukuran karena adanya keterbatasan waktu yang dimiliki oleh analis dan subjek.

3.2 Metode Analisis Jabatan
Metode analisis jabatan yang akan digunakan adalah metode kombinasi dimana
analisis jabatan ini akan berfokus pada pekerjaan dalam posisi jabatan tertentu dan
berfokus pada pekerja. Sehingga analisanya akan didasarkan pada aktivitas pekerja
dan pada perilaku, kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki untuk dapat
menampilkan performa optimal pada jabatan tertentu.

3.3 Pengambilan data
Pengambilan data akan dilakukan dengan memberikan kuisioner pertanyaan terbuka
kepada 5 orang subjek. Kuisioner yang akan digunakan merupakan hasil adaptasi
dari beberapa kuesioner yang telah ada sebelumnya. Kuesioner dipilih karena dinilai
praktis, hemat waktu dan dapat memberikan informasi yang relevan.





12 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

3.4 Sistematika pelaksanaan
Berikut ini adalah tahapan pelaksanaan yang telah dan akan dilakukan oleh
kelompok kami :
1. Tahap Perencanaan dan Persiapan
Pada tahap ini kami telah melakukan :
A. Menetapkan jabatan yang akan dianalisa.
B. Menetapkan populasi yang akan dituju, jumlah sampel, dan teknik
sampling yang digunakan.
C. Menetapkan metode analisa jabatan yang akan digunakan.
D. Menyusun Kuesioner yang akan diberikan. (lihat lampiran 1).
E. Menyusun clerical job analysis template yang akan digunakan. (lihat
lampiran 2).
2. Pengambilan data
Pada tahap ini masing-masing anggota kelompok kami akan memberikan
kuesioner kepada 5 orang sekretaris pada organisasi intra kampus yang
berbeda di Universitas yang berada di Jakarta. Untuk waktu pengisian
kuisioner akan ditentukan oleh subjek, jika subjek bersedia mengisi kuisioner
pada saat itu, maka anggota kelompok kami akan menunggu sampai subjek
selesai mengisi kuisioner, namun jika subjek berkeinginan untuk mengisi
kuisioner tersebut di rumah maka anggota kelompok kami akan
mempersilahkannya dan mengambil kuisioner tersebut pada waktu subjek
selesai mengisinya.
3. Tahap pengolahan data
Pada tahap ini kami akan melakukan :
A. Analisa hasil kuesioner yang telah diisi.
B. Analisa hasil clerical job analysis template yang telah diisi.
C. Analisa persyaratan jabatan atau spesifikasi jabatan.
D. Menyusun uraian jabatan.
E. Analisa kondisi tempat kerja.
F. Mempersiapkan rekomendasi bagi metode seleksi, taktik job desaign
dan manajemen karir pada jabatan sekretaris organisasi UKM.





13 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

BAB 4
ANALISA HASIL


4.1 DESKRIPSI HASIL
4.1.1 Laporan Pengambilan data
Pengambilan data dilakukan dengan memberikan 3 Set kuesioner kepada 5 orang subjek.
Kuesioner ke-1 kuesioner analisis jabatan secara umum (lihat lampiran 1), kuesioner ke-2
adalah D1 template dalam clerical job analysis template yang memuat informasi mengenai
aktivitas kerja yang penting untuk dilakukan oleh jabatan sekretaris (lihat lampiran 2) dan
kuesioner ke-3 adalah D2 template dalam clerical job analysis template yang memuat
informasi mengenai kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan sekretaris (lihat lampiran 3).

4.1.2 BIODATA SUBJEK

A. Subjek 1
Nama : Ety Ramadhani
Organisasi : Radio Universitas Mercubuana
B. Subjek 2
Nama : Yanne Evelyn Intan Permatasari
Organisasi : Teater AMOEBA Universitas Mercubuana
C. Subjek 3
Nama : Sucitra Devi
Organisasi : Paduan Suara Universitas Mercubuana
D. Subjek 4
Nama : Ismiyati
Organisasi : Mercubuana English Club (MBEC)
E. Subjek 5
Nama : Annisa Dhania Mulasari
Organisasi :Pusat Studi Mahasiswa Islam (PSMI) Universitas Prof.Dr.Moestopo
Beragama







14 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

4.1.3 Ringkasan hasil kuesioner analisis jabatan
Subjek 1 Subjek 2 Subjek 3 Subjek 4 Subjek 5
Tujuan
umum
Membantu
ketua dalam
menangani
surat
menyurat,mem
buat surat
keluar,
menerima surat
masuk,
mengarsip,
menemani
ketua jika ada
pertemuan
tertentu, dll.
Membantu
dalam hal
penyuratan,
penjadwalan,
pembuatan
laporan
kepengerusan
dan mengawasi
kegiatan divisi
lain.
Membantu dan
mendampingi
ketua,
bertanggung
jawab atas
kesekretariatan
dan
administrasi
organisasi
Sekretaris
MBEC bertugas
Membuat surat
penting yang
diperlukan
MBEC serta
menjadi notulen
rapat.
Jabatan
Sekretaris
PSMI dibentuk
dengan tujuan
untuk mengatur
masalah
administrasi
dalam PSMI.
Tugas Tugas pokok :
(1)membuat
surat keluar
(2)mengarsip
surat masuk
(3)membuat
agenda rapat
Tugas
Tambahan :
Menemani
ketua jika ada
pertemuan
Tugas pokok:
(1) membuat
surat-surat,
laporan
pertanggung
jawaban
(2)penjadwalan
/ time table
(3)mendata
surat masuk
dan keluar.
Tugas
tambahan :
Merangkap
humas dan
kesekretariatan
Tugas pokok:
(1)membantu
ketua dalam
menyelesaikan
tugas dan
kegiatan
internal/ekstern
al
(2)melaksanaka
n kesekretarian
dan
administrasi
organisasi
Tugas
tambahan:
Mengorganisisr
apa yang harus
dikerjakan oleh
pengurus lain
Tugas lain-
lain:Berkoordin
Tugas pokok :
(1)Membuat
surat-surat
(2)Menjadi
notulen rapat
(3)Menyimpan
surat masuk
dan keluar
Tugas pokok:
(1)Membuat
surat
undangan,
permohonan
dana, dan surat
izin.
(2)Membuat
notulen rapat
(3)mengatur
jadwal rapat
Tugas
tambahan:Me
mbuat absensi
anggota
Tugas lain :
menyebarkan
jarkom
Tugas berkala:
Membuat
proposal besar,
15 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

asi dengan
pembina dan
sekretaris
pembina
Tugas berkala:
(1)Mengupdate
data base
anggota dan
alumni
(2)Memeriksa
arsip
(3)Membuat
laporan
bulanan
proposal
kegiatan,
laporan
kegiatan dan
laporan
pertanggung
jawaban.
Latar
belaka
ng
pendid
ikan
Pendidikan
sarjana strata 1
(S1)
SMA / SMK
/sederajat
SMA / SMK
/sederajat
SMA / SMK
/sederajat
SMA / SMK
/sederajat
Pengal
aman
Harus bisa
membuat surat
dengan jelas
dan benar,
dapat
mengarsip
surat, serta
membuat
agenda
Pengalaman
menjadi
sekretaris
dalam
kepanitiaan
acara yang
diselenggaraka
n oleh teater
AMOEBA
Memiliki
pengalaman
dalam
membuat
surat,proposal
dan LPJ

Pengalaman
menjadi
sekretaris di
organisasi lain
ataupun
sekretaris
dalam
kepanitiaan
cara MBEC.
Pengalaman
menjadi
anggota PSMI
selama minimal
1 periode
kepengurusan
Keahli
an
yang
dibutu
hkan
(1)Kemampuan
berkomunikasi
ang baik
(2)Menguasai
penggunaan
EYD
(3)Kemampuan
bekerja secara
tepat,cepat dan
(1)Keahlian
mengoprasikan
program
komputer
Ms.office
(2)Keahlian
berkomunikasi
yang baik
16 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

teliti dalam
desakan.
(3)Menguasai
penggunaan
EYD
Persya
ratan
umur
dan
fisik
Wanita, Usia
minimal 19
tahun
Pria / Wanita
minimal berusia
19 tahun
Pria / Wanita
minimal berusia
17 tahun dan
berpenampilan
menarik
Pria / Wanita
minimal berusia
19 tahun
Pria / Wanita
minimal berusia
20 tahun
Jabata
n yang
dihubu
ngi
Intern
organisasi :
Ketua,bendahar
a,humas,MD,pe
nyiaran,litbang
Intern
Organisasi :
(1) pembina
ukm dengan
tujuan untuk
melaporkan
kegiatan UKM,
meminta
saran,kritik dan
informasi event
, serta meminta
persetujuan
kegiatan.
(2) Sekretaris
dari panitia
diklat teater
AMOEBA
dengan tujuan
untuk
berkoordinasi
dalam
pembuatan
surat, proposal
dan LPJ
Ekstern
Organisasi:
(1) Indraja
dengan tujuan
Intern
Organisasi :
(1)Pembina
UKM dengan
tujuan meminta
persetujuan
untuk event
atau program
kerja
(2)Ketua:Koordi
nasi mengenai
administrasi
dan
kesekretariatan
(3)Bendahara:k
oordinasi
keuangan dan
laporan
(4)Sekretaris
kegiatan(koordi
nasi pembuatan
proposal dan
LPJ
(5)Divisi:mengk
oordinasikan
mengenai
deadline
penyelesaian
Intern
organisasi :
(1)Ketua
dengan tujuan
untuk meminta
persetujuan
atas surat yang
telah dibuat
(2)Sekretaris 2
dengan tujuan
untuk Meminta
digantikan
ketika
sekretaris 1
berhalangan
hadir dan
meminta
bantuan dalam
mengerjakan
tugas-tugas.
(3)Humas
dengan tujuan
untuk
memintahumas
menyebarkan
informasi
(4)Divisi
dengan tujuan
Intern
organisasi :
(1)Ketua
dengan tujuan
untuk
berkoordinasi
dalam
mengatur
jadwal rapat
dan membuat
surat,proposal
dan LPJ
(2)Bendahara
dengan tujuan
untuk
berkoordinasi
dalam
membuat
proposal dan
LPJ
(3)Anggota
dengan tujuan
untuk
menyebarkan
informasi
Ekstern
organisasi:
17 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

menjalin
silahtuhrahmi
dengan induk
teater yang ada
di JAKBAR.
(2)Dirmawa
:Melaporkan
LPJ
kepengurusan
UKM
tugas dan
pembagian
tugas.
Ekstern
Organisasi:
(1)Dirmawa:mel
aporkan
kepengurusan
periode
(2)Pelatih:meng
atur jadwal dan
absen latihan
(3)Instruktur
indonesia dan
jerman:Koordin
asi tentang
lomba
internasional
dan
administrasinya
.
untuk meminta
nama anggota
yang akan
mengikuti
lomba.
(1)WADEK 3
dengan tujuan
untuk meminta
persetujuan
untuk
surat,proposal
dan LPJ.
(2)Sekretaris
organisasi lain
dengan tujuan
berkoordinasi
dalam
mengadakan
kegiatan.

Tangg
ung
jawab
penga
wasan
Tidak ada Jabatan yang
diawasi :
(1)Kesekretariat
an : 1 orang
yang bertugas
menjaga
keutuhan dan
kebersihan
inventaris
sekret.
(2)Humas : 4
orang yang
bertugas
menjadi
jembatan
komunikasi dan
Tidak ada Tidak ada Tidak ada
18 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

penyebaran
informasi.
Pengawasan
dilakukan :
Setiap hari
Tangg
ung
jawab
penga
mbilan
keputu
san
Keputusan
yang diambil
adalah jadwal
rapat.
Keputusan
tersebut
mempengaruhi
ketua dan
anggota.
Keputusan
diambil
berdasarkan
keadaan di
lapangan.
Keputusan
yang diambil
adalah jadwal
rapat.
Keputusan
tersebut
mempengaruhi
ketua dan
anggota.
Keputusan
diambil
berdasarkan
jadwal dari
setiap divisi.
Keputusan
yang diambil
adalah jadwal
kegiatan atau
deadline suatu
pekerjaan.
Keputusan
tersebut
mempengaruhi
anggota dan
pengurus.
Keputusan
diambil
berdasarkan
keadaan dan
posisi
pentingnya
kegiatan.
Tidak ada Keputusan
yang diambil
adalah jadwal
rapat.
Keputusan
tersebut
mempengaruhi
ketua dan
anggota.
Keputusan
diambil
berdasarkan
jadwal
kegiatan.
Tangg
ung
jawab
keraha
siaan
Hal yang harus
dirahasiakan
adalah surat sp
/keputusan.
Jika rahasia
tersebut bocor
maka orang lain
akan
mengetahui
pihak yang
bermasalah
dalam ukm
radio.
Hal yang harus
dirahasiakan
adalah masalah
intern
organisasi. Jika
rahasia
tersebut bocor
maka nama
baik organisasi
akan tercoreng.
Hal yang harus
dirahasiakan
adalah AD
ART, dapur
organisasi dan
hasil rapat&
laporan
keuangan yang
tidak perlu
dipublikasi.
Hal yang harus
dirahasiakan
adalah masalah
intern
organisasi. Jika
rahasia
tersebut bocor
maka
dikhawatirkan
akan terjadi
kesalah
pahaman.
Hal yang harus
dirahasiakan
adalah masalah
dalam
organisasi. Jika
rahasia
tersebut bocor
maka nama
baik organisasi
akan tercemar.
19 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

Tangg
ung
jawab
admini
strasi
Sekertaris UKM
radio
bertanggung
jawab membuat
surat
keputusan/sp
ketika diminta
ketua.
Bertanggung
jawab dalam
membuat
(1)surat
permohonan
dana yang
ditujukan
kepada
dirmawa.
Waktu
pembuatan
surat memakan
waktu 1-2 hari.
(2) Proposal
sponsor yang
ditujukan
kepada instansi
eksterbak.
Waktu
pembuatan
surat memakan
waktu 5 hari.
Bertanggung
jawab dalam
membuat
(1)Formulir
lomba yang
ditujukan
kepada panitia
lomba. Waktu
pembuatan
surat memakan
waktu 10 menit.
(2)Surat
keputusan
resuffle yang
ditujukan
kepada
pegurus yang di
resuffle.Waktu
pembuatan
surat memakan
waktu 3 menit.
Bertanggung
jawab dalam
membuat
proposal/surat
permohonan
dana lomba
yang ditujukan
kepada
dirmawa.
Waktu
pembuatan
surat memakan
waktu 1-2 hari.

Bertanggung
jawab dalam
membuat
(1)surat-surat
yang ditujukan
kepada
universitas, ortu
murid, dan
donatur. Waktu
pembuatan
surat memakan
waktu 15 menit.
(2) laporan
kegiatan yang
ditujukan
kepada
universitas dan
donatur. Waktu
pembuatan
surat memakan
waktu 30 menit.
(3) Proposal
besar yang
ditujukan
kepada
universitas.
Waktu
pembuatan
surat memakan
waktu 45 menit.
Kegiat
an
fisik
Kegiatan fisik
yang sering
dilakukan
adalah berjalan,
duduk,
mendengarkan,
Kegiatan fisik
yang sangat
sering
dilakukan
adalah duduk,
berbicara,
mendengarkan,
Kegiatan fisik
yang sangat
sering
dilakukan
adalah duduk,
berbicara,
mengulang-
Kegiatan fisik
yang sangat
sering
dilakukan
adalah berdiri
dan berjalan.
Kegiatan fisik
yang sangat
sering
dilakukan
adalah
berdiri,berjalan,
membawa,men
20 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

berbicara, dan
memelihara.
merasakan dan
koordinasi
mata/telinga/ka
ki.
Kegiatan fisik
yang sering
dilakukan
adalah berjalan,
membawa,
menarik,
menyeimbangk
an,
menggengam.
ulang gerakan,
koordinasi,men
dengarkan.
Kegiatan fisik
yang sering
dilakukan
adalah
memelihara,
berdiri,
berjalan.
Kegiatan fisik
yang sering
dilakukan
adalah duduk,
berbicara,
mendengarkan,
merasakan dan
koordinasi
mata/telinga.

genggam,berbi
cara,dan
koordinasi
mata/telinga/ka
ki.
Kegiatan fisik
yang sering
dilakukan
adalah
mengangkat,du
duk,berjongkok,
merasakan,me
ndengarkan.
Kondi
si
lingku
ngan
kerja
Luar : 20 %,
Dalam : 80 %.
Lingkungan
kerja memiliki
suhu,
penerangan
dan ventilasi
yang baik serta
ketenangan,
kebersihan dan
keleluasaan
yang cukup.
Kondisi
lingkungan
kerja di luar
ruangan tidak
berbahaya
sehingga tidak
dibutuhkan alat
keselamatan
kerja.
Luar ruangan :
25%
Dalam :75%
Kondisi luar
ruangan :
sangat panas,
suhu udara
berubah-ubah,
dan berisik.
Dalam ruangan
: Suhu,ventilasi,
ketenangan,keb
ersihan, dan
keleluasaan
cukup baik, dan
penerangan
baik. Kondisi
lingkungan
kerja di luar
ruangan tidak
berbahaya
sehingga tidak
dibutuhkan alat
Luar ruangan :
60%
Dalam :40%
Kondisi
Dalam ruangan
adalah
penerangan,ve
ntilasi,
ketenangan,keb
ersihan,kelelua
saan dan suhu
dalam kedaan
baik.
Kondisi luar
ruangan :
sangat panas,
suhu udara
berubah-ubah
dan sangat
dingin.
Kondisi
lingkungan
kerja di luar
ruangan tidak
Luar ruangan :
60%
Dalam :40%
Kondisi
Dalam ruangan
:
penerangan,ve
ntilasi,
ketenangan,keb
ersihan, dan
keleluasaan
cukup baik, dan
suhu baik.
Luar
ruangan:50%
Dalam
ruangan:50%.
Kondisi luar
ruangan :
sangat panas,
suhu udara
berubah-ubah,
dan berisik.
Dalam ruangan
:
Suhu,penerang
an,
ketenangan,
cukup baik, dan
kebersihan, dan
keleluasaan
baik.
Kondisi
lingkungan
kerja di luar
ruangan tidak
berbahaya
21 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

keselamatan
kerja.
berbahaya
sehingga tidak
dibutuhkan alat
keselamatan
kerja.
sehingga tidak
dibutuhkan alat
keselamatan
kerja.

4.1.4 Ringkasan hasil Clerical J ob Analysis Template
A. D1 Template ( Aktivitas kerja )
Pada bagian ini akan disajikan ringkasan hasil pemberian rating oleh subjek mengenai
aktivitas kerja apa saja yang dinilai sangat penting, penting, dan cukup penting untuk
dilakukan oleh pemangku jabatan sekretaris organisasi UKM. Oleh karena itu, pada
bagian ini hanya akan disajikan aktivitas-aktivitas kerja yang mendapat modus rating 5,
4, dan 3 karena aktivitas kerja yang mendapat rating dibawah ke-3 rating tersebut
mengindikasikan bahwa aktivitas kerja tersebut tidak penting untuk dilakukan dan tidak
perlu dibahas lebih jauh.

No. Pernyataan S1 S2 S3 S4 S5 Modus
1 Mengirim surat standar, literatur cetak, atau bahan
lainnya secara rutin.
5 1 5 4 5 5
5 Menyampaikan surat atau arsip kepada atasan,
agar atasan dapat melakukan pemeriksaan akhir
dan memberikan persetujuan.
4 5 5 5 3 5
7 Mereview, memperaharui, atau merevisi arsip
untuk menggambarkan status terkini.
4 5 5 3 5 5
8 Menempatkan formulir, catatan, surat, atau bahan
lainnya di lokasi yang benar dalam sitem
pengarsipan.
4 5 5 4 5 5
13 Menyiapkan laporan berdasarkan prosedur
standar.
5 3 5 5 4 5
27 Mengoperasikan peralatan pendukung komputer
(misalnya, printer, scanner, dll).
5 3 5 4 5 5
36 Memverifikasi atau mengkonfirmasi identitas
penelepon sebelum memulai tindakan.
1 5 3 5 5 5
22 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

51 Mengurus agenda atau jadwal untuk seorang
ketua.
4 5 5 3 5 5
2 Menyiapkan tabel, grafik, diagram, dll,
berdasarkan data dari sumber lain
4 2 3 4 3 4
3 Mengoreksi ejaan, tanda baca, tata bahasa,
format, kerapian, atau tampilan surat dan formulir
secara keseluruhan.
4 4 5 3 3 4
11 Mencari dan mengambil arsip. 4 3 5 4 3 4
14 Mengurus bahan yang di presentasikan dalam
rapat (termasuk memorandum tertulis, dokumen,
dll) untuk disatukan dalam transkrip dan catatan.
4 4 5 4 4 4
17 Mencatat informasi untuk dimasukkan dalam
laporan, surat, atau dokumen.
4 3 5 4 4 4
19 Mencatat informasi dalam pertemuan, konferensi,
atau dari panggilan telepon untuk membuat
laporan, catatan, atau ringkasan laporan.
4 4 5 4 4 4
25 Memverifikasi akurasi data dan membuat koreksi
yang diperlukan.
4 3 2 0 4 4
29 Menganalisis komputer atau operasi peralatan
komputer dalam kaitannya dengan kondisi yang
ditampilkan pada layar, monitor, dll
1 2 4 0 4 4
34 Menyapa pengunjung dan mengarahkan mereka
kepada individu yang tepat.
2 4 4 5 4 4
35 Menjawab pertanyaan dan memberikan arah yang
diminta atau informasi lainnya secara langsung
atau melalui telepon.
2 4 3 4 4 4
38 Menandatangani atau memparaf dokumen tanda
bukti penerimaan barang-barang berharga.
3 2 5 4 4 4
41 Memilih, memasang, dan mengatur distribusi
artikel berita atau materi lain (brosur, leaflet, dll)
sesuai dengan kepentingan organisasi.
2 4 3 4 3 4
46 Mengurus dan memperbaharui database data
anggota.
4 5 5 4 4 4
48 Mengatur pekerjaan pemeliharaan peralatan
kantor sesuai dengan jadwal yang ditetapkan atau
sistem prioritas.
1 3 4 2 4 4
23 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

4 Menyalin surat, laporan, dll, dan
mempersiapkannya untuk pengiriman.
3 3 5 4 3 3
6 Mempersiapkan bahan yang akan dikirim dengan
atau tanpa menggunakan mesin, menyalin,
mengumpulkan, melipat, menyegel paket/amplop.
3 4 5 1 3 3
9 Mengklasifikasikan atau menyortir informasi,
surat, catatan, formulir atau barang-barang lainnya
mengikuti sistem standar.
4 3 5 3 3 3
10 Mencari indeks, buku pedoman, arsip, catatan,
atau sumber informasi lain untuk menyelesaikan
masalah tertentu.
3 3 5 3 3 3
15 Mempersiapkan ringkasan data numerik dan
statistik (misalnya, data keuangan atau statistik
operasi) dalam bentuk tabel, grafik, diagram
lingkaran,atau diagram lain.
3 4 3 0 4 3
16 Mencari dan mengambil data, catatan, atau
informasi lain yang diperlukan untuk melakukan
atau menyelesaikan program kerja, melakukan
pencarian atau investigasi jika diperlukan.
3 4 3 0 4 3
21 Bekerja dengan anggota tim dalam memecahkan
masalah.
3 5 3 4 4 3
23 Menyiapkan ringkasan atau data masukan/lembar
koding untuk pemrosesan komputer dari informasi
yang terkandung dalam sumber-sumber lain.
3 2 5 1 3 3
28 Memverifikasi keakuratan data yang dimasukkan
ke dalam komputer dengan menggunakan
cetakan atau layar visual.
3 2 5 3 4 3
32 Mengurut dan mengirim email kepada individu
yang tepat.
2 3 5 0 3 3
33 Mendistribusikan surat, buletin, memo, dan
laporan kepada pengurus dan anggota.
3 4 5 0 3 3
39 Menjadwal penggunaan fasilitas dan / atau
peralatan serta membantu individu dalam
penggunaannya.
3 1 3 0 4 3
42 Membantu dalam perencanaan, koordinasi, dan
mengelola kegiatan yang disponsori untuk
2 3 5 4 3 3
24 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

anggota atau pengunjung (misalnya, pertemuan,
perjamuan).
43 Mengurus papan buletin atau tampilan informasi
lain yang relevan bagi pengurus dan anggota.
1 2 3 4 3 3
44 Memperkirakan bahan, SDM, dan persyaratan
waktu untuk program kerja tertentu.
1 2 3 3 3 3
49 Menyiapkan dan mendistribusikan atau
menetapkan perintah kerja untuk pemeliharaan
dan perbaikan fasilitas, keperluan, peralatan, atau
tana.
3 4 3 2 4 3
50 Beritahu atau mengingatkan orang-orang tertentu
atau departemen mengenai pertemuan, tanggal
yang dijadwalkan, tugas-tugas khusus, atau
peristiwa khusus.
3 5 5 3 3 3
52 Mengkoordinasikan penjadwalan pertemuan,
fasilitas (ruang konferensi, dll), atau event (wisata,
jamuan makan, kelas, dll) dengan individu atau
kelompok lainnya.
3 3 5 0 3 3
53 Menyelidiki perbedaan dalam dokumentasi atau
mencari dokumen yang hilang melalui koordinasi
dengan orang lain di luar departemen.
1 3 5 3 3 3
















25 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

B. D2 Template ( Kompetensi )
Pada bagian ini akan disajikan ringkasan hasil pemberian rating oleh subjek mengenai
kompetensi apa saja yang dinilai sangat penting dan penting untuk dimiliki oleh
pemangku jabatan sekretaris organisasi UKM. Oleh karena itu, pada bagian ini hanya
akan disajikan kompetensi yang mendapat rating 4, dan 3 karena kompetensi yang
mendapat modus rating dibawah ke-2 rating tersebut mengindikasikan bahwa
kompetensi tersebut tidak penting untuk dimiliki dan tidak perlu dibahas lebih jauh.

No Pernyataan S1 S2 S3 S4 S5 Modus
2 Kemampuan untuk mengkoordinasikan pekerjaan
dengan rekan kerja melalui percakapan / diskusi di
mana efektivitas tergantung pada pemahaman orang
lain.
4 3 4 3 4 4
3 Kemampuan untuk memahami instruksi lisan atau
prosedur kerja yang diberikan oleh atasan atau orang
lain.
4 4 4 4 3 4
4 Kemampuan untuk berpartisipasi dalam pertemuan
kelompok untuk sesi pelatihan di mana efektivitas
tergantung pada pemahaman orang lain.
3 2 4 4 4 4
6 Kemampuan untuk membuat laporan informal dan
presentasi kepada kelompok-kelompok kecil.
4 2 4 2 3 4
7 Kemampuan untuk mendapatkan informasi melalui
wawancara pribadi atau percakapan pribadi.
4 3 4 1 4 4
8 Pengetahuan mengenai informasi apa yang harus
dirahasiakan.
5 4 4 3 4 4
9 Kemampuan untuk menyampaikan informasi secara
singkat tanpa kehilangan detail yang diperlukan.
4 3 4 4 4 4
10 Kemampuan untuk mengatur informasi dalam laporan,
surat, dll, secara logis dan bermakna.
4 2 4 4 3 4
12 Kemampuan untuk dengan tenang, sopan, dan tegas
menangani komunikasi yang tidak diminta dari individu
terganggu.
2 2 4 4 4 4
13 Kemampuan untuk menanggapi beberapa,
komunikasi simultan yang memerlukan reaksi cepat.
2 2 4 4 4 4
19 Kemampuan membaca dan menggunakan instruksi
sederhana atau informasi seperti perintah kerja, tugas
kerja, instruksi layar komputer, atau materi deskriptif.
4 2 4 3 3 4
26 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

21 Kemampuan untuk membaca dan memahami materi
yang kompleks seperti buku panduan teknis,
spesifikasi dan standar, atau literatur teknis.
3 3 4 4 4 4
22 Kemampuan membaca dan memahami jurnal
profesional dan publikasi hukum dan menerapkan
konsep-konsep, kebijakan, dan prosedur untuk
kegiatan bekerja.
3 4 4 2 4 4
23 Kemampuan membaca dan menggunakan perintah
komputer, kode, dan instruksi.
2 3 4 4 4 4
26 Kemampuan untuk mempersiapkan catatan
sederhana seperti laporan kerja, data persediaan,
atau informasi untuk shift berikutnya.
3 1 4 4 4 4
30 Pengetahuan tentang aturan tata bahasa dan tanda
baca.
5 4 4 4 4 4
31 Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dalam tata
bahasa, tanda baca, atau kelalaian melalui surat
pemeriksaan, laporan, form, tabel, atau kode.
4 4 4 4 4 4
32 Berhubungan secara sopan kepada pelanggan / klien
dan rekan kerja.
5 4 4 4 4 4
33 Keterampilan dalam mengungkapkan permintaan
maaf atau menjelasan ketidaknyamanan orang lain.
4 4 4 4 4 4
34 Kemampuan untuk bernegosiasi dengan individu
dalam organisasi.
3 3 4 4 4 4
35 Keterampilan dalam penerapan waktu, kebijakan, dan
kebijaksanaan dalam mengkomunikasikan informasi
yang terkait dengan bisnis.
2 3 4 4 4 4
36 Kemampuan untuk mengenali dan memanfaatkan
isyarat-isyarat sosial dan interpersonal dalam
berhubungan dengan orang lain.
3 1 4 4 4 4
37 Kemampuan untuk memusatkan perhatian pada
tugas-tugas atau tanggung jawab dalam lingkungan
yang mengganggu.
4 2 4 4 4 4
38 Pengetahuan tentang faktor-faktor yang
mempengaruhi penyelesaian tugas secara tepat
waktu.
4 2 4 4 4 4
39 Kemampuan mengatur jadwal sesuai dengan
perubahan situasi, persyaratan, atau prioritas.
4 3 4 3 4 4
27 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

40 Kemampuan untuk bekerja tanpa pengawasan yang
ketat.
4 3 4 2 4 4
42 Kemampuan untuk menafsirkan dan melaksanakan
instruksi yang dikeluarkan manajemen.
4 3 4 2 3 4
43 Kemampuan untuk menindaklanjuti masalah atau
program tertentu dan mempertahankan perhatian
terus menerus sampai selesai.
4 4 4 2 4 4
44 Kemampuan untuk bekerja secara efektif dengan
orang lain dalam situasi stres.
4 3 4 3 4 4
45 Kemampuan untuk mengurus catatan administrasi
yang kompleks dan menyiapkan laporan dari catatan
tersebut.
4 3 4 3 4 4
46 Pengetahuan tentang prosedur kantor standar dan
metode pengajuan dasar dan bahan.
2 2 4 4 4 4
47 Kemampuan untuk memasukkan, mengubah, atau
menghapus informasi yang terkomputerisasi.
4 3 4 4 3 4
48 Keterampilan dalam mengoprasikan peralatan
pendukung komputer seperti printer, scanner, dll
4 4 4 4 3 4
49 Kemampuan untuk menggunakan program perangkat
lunak (software) komputer tertentu.
4 3 4 4 3 4
50 Keterampilan dalam mengetik dari naskah, salinan
draft, rekaman suara, atau dikte.
4 4 4 4 3 4
51 Keterampilan dalam merekam proses dari rapat atau
konferensi dengan beberapa pembicara.
4 4 4 4 3 4
52 Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dan
perbedaan dalam entri catatan, posting data, atau entri
catatan lain.
4 4 4 4 3 4
54 Keterampilan dalam membuat pengaturan,
penjadwalan, dan menyelesaikan rincian lainnya untuk
pertemuan.
3 4 4 3 4 4
55 Kemampuan untuk merencanakan dan melakukan
beberapa kegiatan dalam jangka waktu tertentu untuk
memastikan pencapaian tujuan dan tenggat waktu
pertemuan.
4 4 4 3 4 4
57 Kemampuan untuk menyesuaikan jadwal proyek atau
tugas kerja dalam menanggapi perubahan kondisi
atau prioritas.
3 3 4 4 4 4
28 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

58 Kemampuan untuk menetapkan prioritas dalam
menyelesaikan tugas.
4 4 4 4 3 4
59 Kemampuan untuk memilih mana cara yang tepat dan
tidak tepat dalam melakukan tugas.
4 4 4 3 3 4
61 Kemampuan untuk menentukan bahwa membuat
pilihan atau mencari solusi harus dirujuk ke seorang
supervisor atau orang lain dengan keterampilan yang
lebih besar atau pengalaman.
2 4 4 3 3 4
64 Pengetahuan tentang standar organisasi mengenai
pakaian, bahasa, kebersihan pribadi, kehadiran, dan
sikap yang diungkapkan terhadap rekan kerja,
pelanggan / klien, atau orang lain.
4 4 4 4 4 4
66 Kemampuan untuk mengidentifikasi, mengakomodasi,
dan beradaptasi dengan kondisi dan situasi kerja,
organisasi, aturan dan peraturan, dan hubungan
dengan orang lain untuk menjaga kelancaran dan
pengorganisasian yang efisien.
4 4 4 4 4 4
67 Kemampuan untuk mempertahankan perhatian dan
kecepatan aktivitas kerja saat melakukan tugas yang
berulang atau ketika berhadapan dengan gangguan,
persaingan, atau orang.
4 2 4 4 4 4
1 Kefasihan memadai dalam bahasa Inggris atau
bahasa tertentu lainnya untuk berkomunikasi dengan
rekan kerja dan pelanggan atau klien.
3 3 4 4 3 3
5 Kemampuan untuk memberikan laporan status lisan
atau kemajuan rutin kepada atasan atau orang lain
secara pribadi.
4 3 4 3 3 3
11 Kemampuan untuk mempertahankan atau
memproyeksikan citra positif dalam percakapan
langsung serta dalam percakapan telepon.
3 3 4 4 3 3
16 Kemampuan untuk menyalin informasi numerik dari
satu dokumen ke yang lain.
3 2 4 4 3 3
18 Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dan
perbedaan dalam entri catatan, posting data, atau entri
log lainnya.
4 3 4 3 3 3
29 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

20 Kemampuan membaca dan menggunakan petunjuk
rinci atau informasi seperti pedoman pemeliharaan,
informasi peralatan, atau buku teks perdagangan
dalam rangka memecahkan masalah, layanan, dan
memperbaiki peralatan.
3 2 4 3 4 3
24 Kemampuan untuk mengikuti didirikan urutan
prosedur tertulis untuk start-up dan operasi berbagai
jenis peralatan.
0 2 4 3 3 3
27 Kemampuan untuk mempersiapkan catatan tertulis
seperti kerusakan peralatan, hasil kinerja, atau data
kecelakaan.
1 2 3 3 4 3
28 Kemampuan untuk menyiapkan memorandum rinci
atau laporan seperti laporan ringkasan atau hasil
proyek.
2 4 5 3 3 3
29 Kemampuan untuk menggabungkan informasi dari
berbagai sumber ke dalam laporan akhir.
3 3 5 3 4 3
41 Kemampuan untuk mengenali dampak dari apa yang
karyawan lain lakukan pada daerah yang menjadi
pertanggung jawaban seseorang.
3 3 4 3 4 3
53 Kemampuan untuk memecah situasi yang kompleks
menjadi komponen-komponen utamanya.
3 4 3 3 4 3
56 Kemampuan untuk mengevaluasi dan memilih
diantara pilihan yang saling bertentangan berdasarkan
sebagian informasi.
2 3 4 3 4 3
60 Pengetahuan tentang prosedur standar untuk
memecahkan masalah bersama.
3 3 3 3 3 3
62 Pengetahuan tentang protokol mengenai pertemuan,
konferensi, acara, janji, dan hubungan otoritas.
4 3 3 3 4 3
63 Pengetahuan tentang batasan dan hak standar dalam
berdiskusi mengenai operasi organisasi, rencana,
masalah, atau hubungan dengan organisasi lain.
3 3 3 4 4 3
65 Kemampuan untuk membedakan antara masalah
yang dapat diselesaikan melalui prosedur rutin dengan
masalah yang membutuhkan respon khusus atau
perhatian orang lain
2 3 3 3 4 3



30 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

4.2 Analisa Hasil
4.2.1 URAIAN PEKERJAAN

I. Identitas jabatan
Sebutan jabatan : Sekertaris organisasi
Organisasi : Unit kegiatan mahasiswa (UKM) tingkat Universitas
Bertanggung jawab kepada : Ketua organisasi

II. Ikhtisar jabatan
Sekertaris bekerja dibawah pimpinan ketua organisasi. Ruang lingkup pekerjaan
Sekertaris organisasi UKM meliputi kegiatan membuat bahan-bahan tertulis :
surat,proposal dan laporan ; mengarsip berkas-berkas keluar dan masuk organisasi;
mengatur jadwal rapat dan membuat notulensi dan mengerjakan tugas lain ketika
diminta.

III. Posisi dalam organisasi (secara umum)



IV. Tanggung jawab jabatan
A. Tanggung jawab pengambilan keputusan
Sekretaris organisasi UKM bertanggung jawab mengambil keputusan mengenai
jadwal rapat organisasi.
B. Tanggung jawab kerahasiaan
Pembina UKM
Ketua
Sekertaris
(Jabatan saya)
Bendahara
Divisi
Wakil ketua
Anggota
31 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

Sekretaris organisasi UKM bertanggung jawab menjaga rahasia mengenai masalah-
masalah yang terjadi didalam organisasi dengan tujuan untuk menjaga nama baik
organisasi.
C. Tanggung jawab administrasi
Sekretaris organisasi UKM bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas
administrasi.

V. Tugas pokok Tugas tambahan Tugas berkala
A. Tugas pokok
1. Membuat surat-surat : Surat keputusan, Surat Izin untuk anggota yang ingin
mengikuti acara organisasi (ditunjukan kepada Universitas dan orang tua
murid) , Surat permohonan dana kepada donatur.
2. Mengarsip surat-surat keluar dan masuk organisasi.
3. Mengatur jadwal rapat.
4. Membuat notulensi rapat (isi atau laporan mengenai jalannya rapat).
B. Tugas Tambahan
1. Menyebarkan informasi atau jarkom kepada anggota.
2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh ketua organisasi.
C. Tugas berkala
1. Membuat proposal besar tiap awal semester.
2. Membuat proposal kegiatan.
3. Membuat laporan pertanggung jawaban tiap akhir semester.

VI. Karakteristik pekerjaan
A. Hubungan kerja
Hubungan kerja dengan pihak dalam
organisasi
Tujuan
Pembina UKM Melaporkan kegiatan dan permasalahan
organisasi, meminta kritik dan saran
untuk kemajuan organisasi.
Ketua UKM Melaporkan dan meminta persetujuan
atas proposal, laporan dan surat yang
dibuat.
Bendahara Berkoordinasi dalam membuat proposal
dan laporan pertanggung jawaban.
Anggota Menyebarkan informasi

32 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

Hubungan kerja dengan pihak dari
luar organisasi
Tujuan
Wakil dekan bidang kemahasiswaan Meminta persetujuan untuk surat-
surat, proposal dan laporan
pertanggung jawaban
Sekertaris organisasi lain Berkoordinasi ketika acara yang
dilaksanakan melibatkan organisasi
lain

B. Lingkungan tempat kerja
Kondisi Lingkungan tempat kerja Keterangan
Ruang / Lingkungan kerja Di dalam dan di luar ruangan. Kondisi
lingkungan kerja di dalam ruangan :
bersih, teratur, dan penerangan
bagus. Kondisi lingkungan kerja di
luar ruangan : Suhu berubah-ubah,
dan berisik.
Ruang gerak Ruang gerak cukup leluasa.
Keamanan kerja Kondisi aman (tidak berbahaya).
Suhu udara Lingkungan kerja di dalam ruangan
memiliki suhu udara yang sejuk dan
Sirkulasi udara yang memenuhi
syarat. Sedangkan Lingkungan kerja
di luar ruangan memiliki suhu yang
berubah-ubah dan seringkali
bersuhu panas.
Suara / kebisingan Ketika bekerja di dalam ruangan
situasinya tenang, tidak terdapat
suara-suara yang menganggu
kenyamanan kerja. Sementara itu
ketika bekerja di luar ruangan
terdapat banyak suara yang
menganngu kenyamanan kerja .

C. Sifat pekerjaan
Waktu kerja non shift dan jam kerjanya bersifat fleksibel.


33 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

VII. Persyaratan pekerjaan
A. Pendidikan
SMA / SMK dan sederajat
B. Pengalaman
Memiliki pengalaman menjadi sekertaris di organisasi atau sekretaris kepanitiaan
acara minimal selama satu periode kepengurusan.
C. Kualifikasi Tambahan
Menguasai Ms. Office.

VIII. Dimensi Kompetensi
A. Keahlian berkomunikasi
Kemampuan untuk menyampaikan informasi secara tepat melalui lisan dan tulisan.
B. Keahlian menulis
Kemampuan dalam memasukan data dan mengolah data menjadi berbagai bentuk
dokumen. Mengetahui aturan tata bahasa dan format penulisan laporan, proposal,
serta surat yang tepat. Keterampilan dalam mengoprasikan hardware dan software
komputer.
C. Keahlian mengkoordinasi dan membuat jadwal
Kemampuan dalam mengatur dan membuat jadwal rapat organisasi.
D. Keahlian bekerja dalam organisasi
Kemampuan bekerja sama dengan jabatan dan anggota lain dalam organisasi.
Kemampuan mengikuti perintah ketua, menyesuaikan jadwal dan menetapkan
prioritas.
E. Keahlian beradaptasi dengan pekerjaan dan organisasi.
Kemampuan untuk mengidentifikasi, mengakomodasi, dan beradaptasi dengan
kondisi dan situasi kerja, organisasi, aturan dan peraturan, dan hubungan dengan
orang lain untuk menjaga kelancaran dan pengorganisasian yang efisien.

4.2.2 PERSYARATAN JABATAN

Jabatan : Sekretaris
Nama jabatan : Sekretaris organisasi
Organisasi : Unit kegiatan mahasiswa (UKM) tingkat Universitas
Pendidikan formal : SMA / SMK / Sederajat
Pendidikan informal : Dapat mengolah data menggunakan program komputer seperti Ms. Office
dan dapat mengoprasikan piranti pendukung seperti printer dan scanner.
Jenis kelamin : Pria / Wanita
Fisik : Dituntut aktivitas fisik : 40 % duduk, 20 % berdiri, 30 % berjalan.
34 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

Usia : Minimal 19 tahun.
Pengalaman : Pengalaman menjabat sekretaris organisasi atau sekretaris kepanitiaan
acara selama minimal satu periode kepengurusan.
Aspek kompetensi :
1. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
2. Mampu memasukan data dan membuat laporan,proposal serta surat
berdasarkan data-data.
3. Mempunyai kemampuan dalam mengatur dan membuat jadwal rapat
organisasi.
4. Mampu bekerja sama dengan jabatan dan anggota lain dalam
organisasi.
5. Memiliki kemampuan beradaptasi dengan kondisi dan situasi kerja,
organisasi, aturan dan peraturan, dan hubungan dengan orang lain

4.3 REKOMENDASI
4.3.1 SELEKSI DAN PENERIMAAN
Saat ini proses seleksi yang dilakukan oleh ke-5 organisasi UKM yang menjadi subjek
penelitian hanyalah sebatas melalui pembicaraan singkat antara ketua dengan calon
pemangku jabatan, dimana ketua akan menayakan kepada calon pemangku jabatan apakah
calon tersebut memiliki pengalaman menjadi sekretaris dan tertarik ingin menjadi sekretaris,
kemudian jika calon tersebut menyatakan iya maka ketua akan mengangkatnya sebagai
sekretaris selain itu dalam situasi dimana ada 2 atau lebih anggota yang berminat menjadi
sekretaris maka ketua akan cenderung bersikap subjektif dan memilih calon yang paling
dekat dengannya. Cara ini dinilai kurang efektif dalam menyeleksi calon pemangku jabatan,
karena cara ini tidak mengulas lebih jauh mengenai kompetensi, sikap kerja dan komitmen
yang dimiliki oleh calon selain itu cara ini juga sangat subjektif dan tidak adil. Oleh karena itu
Cara dalam menyeleksi calon pemangku jabatan sekretaris sebaiknya ditingkatkan. Yaitu
dengan cara melakukan performance test dan wawancara terstruktur kepada calon.
Performance test dilakukan dengan cara meminta calon untuk membuat surat izin, laporan
kegiatan, proposal dan laporan pertanggung jawaban dalam format standar dengan
menggunakan perangkat komputer dan piranti pendukung. Setelah calon dapat
menyelesaikan performance test maka calon akan diwawancara. Pedoman wawancara
dibuat terstruktur dan bertujuan untuk mengetahui lebih jauh mengenai pengalaman calon,
sikap kerja calon, dan komitmen calon.




35 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

4.3.2 J OB DESIGN
Taktik job desaign yang dapat diterapkan dalam organisasi UKM tingkat universitas adalah :
I. Employee Engagement
Sikap positif pemangku jabatan sekretaris organisasi terhadap organisasi dapat
dibangun secara alamiah dengan cara diadakan acara di luar jadwal rapat dan kegiatan
seperti makan bersama, sesi curhat antar anggota dan pengurus secara lisan ataupun
tulisan, dan lain-lain. Acara tersebut dapat menimbulkan rasa kebersamaan, rasa
memiliki organisasi, rasa nyaman, rasa bebas dan terbuka, dan rasa cinta terhadap
organisasi sehingga kepuasan kerja yang dimiliki oleh pemangku jabatan meningkat dan
ia pun dapat bersikap lebih positif terhadap organisasi, lebih berkomitmen terhadap
organisasi serta stress kerja yang dialami jadi menurun.
II. Job Rotation
Rotasi kerja dapat dilakukan secara berkala untuk menghilangkan rasa jenuh terhadap
pekerjaan yang dilakukan secara monoton. Namun cara ini hanya dapat diterapkan di
UKM yang memiliki sekretaris lebih dari satu. Caranya adalah sekretaris 1 bertukar
jabatan dengan jabatan lain seperti HUMAS,pubdok,dll selama 1-2 minggu, kemudian
selama sekretaris 1 mendapatkan giliran rotasi kerja maka sekretaris 2 akan
menggantikan posisi sekretaris 1. Sekretaris 2 bertugas untuk menyelesaikan tugas-
tugas sekretaris 1 dan membimbing orang yang ditugaskan untuk bertukar jabatan
dengan sekretaris 1. Cara ini bukan hanya berfungsi untuk menghilangkan kejenuhan
namun juga dapat menjadi sarana bagi sekretaris 2 dan jabatan lain untuk berlatih
menjadi sekretaris 1 di organisasi sehingga kompetensi yang dimiliki oleh mereka
meningkat.

4.3.4 MANAJEMEN KARIR
Dapat direkomendasika untuk menjadi ketua pada periode kepengurusan berikutnya dengan
persyaratan tambahan :
I. Mampu bertanggung jawab
II. Mampu memimpin anak buah
III. Mempunyai hubungan sosial yang luas
IV. Tegas dalam membuat keputusan
V. Tidak mudah dipengaruhi
VI. Mampu mengatasi konflik yang ada
VII. Berwibawa
VIII. Berwawasan luas
IX. Mampu membuat perencanaan kerja


36 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

BAB 5
PENUTUP


5.1 Kesimpulan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur. Elemen dalam analisis jabatan
adalah uraian pekerjaan dan persyaratan jabatan. Metode untuk melakukan analisis
jabatan adalah dengan cara mengisi kuesioner, observasi, dan wawancara. Analisa
jabatan dapat digunakan untuk melakukan proses seleksi, penempatan, pelatihan,
pengembangan dan manajemen karir pegawai.
Analisis jabatan yang dilakukan oleh kelompok terhadap jabatan sekretaris
organisasi UKM tingkat universitas dilakukan dengan menggunakan 3 set kuisioner yaitu
kuesioner analisis jabatan, kuesioner D1 template mengenai aktivitas kerja, dan
kuesioner D2 template mengenai kompetensi. Pengambilan data dilakukan terhadap 5
orang subjek. Data tersebut kemudian ditampilkan dalam bentuk tabel dan dianalisa
secara kuantitatif dan kaulitatif sehingga menghasilkan uraian jabatan dan persyaratan
jabatan. Dari hasil analisa tersebut jugalah kelompok membuat rekomendasi mengenai
proses seleksi, job desain dan manajemen karir yang tepat. Keseluruhan hasil dapat
dimanfaatkan oleh pihak organisasi maupun oleh pemangku jabatan.

5.2 Saran
A. Bagi Analis lain
Saran bagi analis lain adalah perlunya untuk mengkombinasikan beberapa metode
pengambilan data seperti mengkombinasikan kuesioner dengan wawancara dan
observasi, atau mengkombinasikan wawancara dengan observasi dan review
dokumen, dan sebagainya, sehingga dapat didapatkan data yang lebih kaya dan
akurat.
B. Bagi pemangku jabatan
Saran bagi pemangku jabatan adalah perlunya untuk mengenali dan menggali lebih
dalam mengenai jabatan yang kini diemban sehingga dapat bekerja secara lebih
optimal dalam ruang lingkup pekerjaaan yang penting.
C. Bagi organisasi
Saran bagi organisasi adalah perlunya perbaikan terhadap proses seleksi dan
penempata, job desaign dan manajemen karir, dimana penjelasan mengenai hal
tersebut telah dijelaskan pada bagian sebelumnya.
37 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

DAFTAR PUSTAKA


Ernawati, Ursula.2004.Pedoman lengkap kesekretarisan.Yogyakarta : Graha Ilmu.
Khotimah, Siti.2012.Penerapan analisis jabatan sebagai upaya meningkatkan efektifitas kerja pada
kesekretariatan daerah kabupaten kotawaringin barat.Socioscientia,4,351-360.Kalimantan
tengah :Universitas Antakusuma Pangkalan Bun
Sugiantoro,Billyawan.2010.Persepsi karyawan tentang penerapan Analisis Jabatan.Jurnal ilmu
Administrasi dan organisasi,17,61-69.Jakarta:Universitas Indonesia





























38 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

CLERICAL JOB ANALYSIS
TEMPLATES


1. Nama Analis :
2. Lokasi :
3. Analis Jabatan Pekerjaan :
4. Waktu di posisi sekarang (tahun) : (bulan):
5. Waktu dengan perusahaan (tahun) : (bulan):

Prosedur ini dirancang untuk mengidentifikasi aktivitas kerja dan kompetensi yang paling
penting untuk pekerjaan klerikal. Informasi dari template ini akan digunakan untuk melakukan
penilaian yang berhubungan dengan pekerjaan untuk posisi ini.

Terdapat dua template, yaitu :
A. D.1 Template terdiri dari daftar aktivitas yang mungkin merupakan bagian penting atau
tidak penting dari jabatan yang dianalisis. Anda akan diminta untuk menilai setiap
pernyataan sesuai dengan tingkat kepentingan aktivitas tersebut untuk dilakukan oleh
jabatan yang dianalisis . Pada halaman berikutnya ada skala rating dan penjelasan
singkat tentang cara menggunakannya.
B. D.2 Template berisi daftar pernyataan kompetensi. Fokus dari bagian itu adalah untuk
menentukan kompetensi mana yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ini secara
berhasil. Petunjuk khusus dalam mengisis template ini akan disampaikan setelah Anda
selesai mengisi bagian sebelumnya.

Poin-poin penting yang harus diingat selama Anda mengisi template ini adalah :
1. Pertimbangan dan penilaian Anda harus didasarkan pada pekerjaan yang sekarang
benar-benar dilakukan, bukan idealnya dilakukan.
2. Pendapat Anda harus didasarkan oleh penilaian Anda sendiri. Jangan tanya orang lain
bagaimana Anda harus menilai item. Apakah itu dinilai penting atau tidak adalah
keputusan Anda, bukan orang lain.
3. Jika Anda tidak bisa membuat, penilaian yang akurat jujur, biarkan item kosong.




39 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

LAMPIRAN 1

Kuesioner Analisis Jabatan


Tujuan dan Instruksi
Tujuan dari analisis ini adalah untuk mendapatkan informasi mengenai pekerjaan Anda
berdasarkan reviu terhadap tugas dan tanggung jawab pekerjaan Anda.

Kami membutuhkan bantuan Anda untuk mendapatkan deskripsi akurat mengenai pekerjaan
Anda. Data pekerjaan yang terkumpul akan digunakan untuk membantu mengembangkan atau
merevisi uraian tugas dan untuk membantu mengevaluasi pekerjaan dengan klasifikasi yang
tepat.

Lengkapilah kuesioner ini dengan jujur, lengkap dan seakurat yang Anda bisa. Jawaban Anda
harus berdasarkan pada pekerjaan Anda saat ini, bukan proyek-proyek khusus atau tugas tugas
sementara, kecuali tugas-tugas ini merupakan bagian rutin dari pekerjaan Anda. Kuesioner ini
diperlukan untuk menganalisis banyak pekerjaan, sehingga pertanyaan-pertanyaan yang
diajukan tidak secara spesifik mengenai pekerjaan Anda. Namun, Anda harus dapat
membandingkan tugas tugas Anda dengan contoh yang diberikan. Jika terdapat dua jawaban
yang cocok dengan situasi Anda, pilihlah jawaban yang paling sesuai dengan situasi Anda.

Atasan Anda akan memberikan keterangan mengenai pekerjaan Anda, namun atasan Anda
tidak diperbolehkan untuk mengganti jawaban Anda.

Setelah selesai melengkapi kuesioner ini, Anda dapat mengembalikannya melalui email ke
email kami kelompokanajab@gmail.com paling lambat tiga hari setelah anda menerima
kuesioner ini.

Kami sangat menghargai partisipasi Anda. Jika ada pertanyaan, Anda dapat menanyakannya
kepada atasan Anda.





40 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

BAGIAN 1


A. DATA RESPONDEN
Nama :
Jabatan :
Organisasi :
Masa kerja :
No.Telepon :
Nama atasan langsung :
Jabatan Atasan :
Lokasi Kerja :
Jam kerja normal :
Pilihlah jika terdapat : Rotasi hari libur
Kerja di hari libur
Jam kerja fleksibel


B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Pada bagian ini Anda diminta untuk menggambarkan posisi Anda dalam struktur
Organisasi.

Contoh :

DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR SEKRETARIS DIREKTUR
MANAJER
KEUANGAN
MANAJER
PEMASARAN
KARYAWAN KARYAWAN :
JABATAN SAYA
41 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N




C. TUJUAN UMUM JABATAN
Pada bagian ini Anda diminta untuk menuliskan secara singkat tujuan umum dari
jabatan Anda.

















42 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N


D. RINCIAN TUGAS
Tuliskan tugas-tugas yang harus Anda lakukan dalam organisasi, masing-masing tugas
mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa
yang dimiliki oleh Anda sebagai pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut;
Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok
ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok
berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir. Kemudian dilanjutkan dengan
Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas
Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur
Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah.
Jenis-Jenis Tugas :
1. Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas
organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.
2. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-
kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.
3. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan, yang pada
dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan.
4. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara
berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan
menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output), dengan merinci
bahan atau alat yang dipakai, cara kerja/metode/teknik yang digunakan, sistim/prosedur
yang diikuti, jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan
dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut
dicapai.


Tugas Pokok Tahapan pelaksaaan tugas






43 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N


Tugas Tambahan Tahapan pelaksaaan tugas






Tugas Lain-lain Tahapan pelaksaaan tugas






Tugas Berkala Tahapan pelaksaaan tugas








E. LATAR BELAKANG PENDIDIKAN
Berikan tanda check list () pada kotak pilihan latar belakang pendidikan formal yang
dibutuhkan untuk dapat menjalakan jabatan ini (Bukan latar belakang pendidikan Anda
tetapi latar belakang pendidikan yang dibutuhkan oleh jabatan ini sendiri).

SMA / SMK / sederajat
Pendidikan sarjana strata 1 ( S1)
Pendidikan sarjana strata 2 ( S2)
Pendidikan sarjana strata 3 ( S3)

Apakah jabatan Anda membutuhkan pelatihan tertentu di luar pendidikan formal ? Jika
ada tuliskanlah di kolom di bawah ini, jika tidak ada, Anda cukup tuliskan Tidak ada.
44 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N


F. PENGALAMAN
Tuliskan pengalaman yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan jabatan ini.Pastikan
bahwa pengalaman yang Anda tuliskan adalah pengalaman yang benar-benar
dibutuhkan bukan sekedar disarankan.








Berikan tanda check list () pada kotak pilihan yang mengindikasikan lama pengalaman
yang dibutuhkan (bukan lama pengalaman Anda melainkan lama pengalaman yang
dibutuhkan oleh jabatan ini sendiri).
Kurang dari 6 bulan
6 bulan 1 tahun
1 2 tahun
3 4 tahun
Diatas 4 tahun

G. KEAHLIAN / LISENSI / SERTIFIKAT YANG DIBUTUHKAN
Tuliskan keahlian / lisensi / sertifikat yang dibutuhkan (bukan disarankan) oleh jabatan
ini. Jika tidak ada, Anda cukup mengosongkan tabel di bawah ini.
Keahlian mengoprasikan
program komputer

Sertifikat / lisensi

Keahlian Lain



H. PERSYARATAN UMUR DAN FISIK
1. Apakah pekerjaan Anda mensyaratkan jenis kelemin terterntu ?
YA
TIDAK
Jika iya, pilihlah satu dari 2 pilihan berikut :
PRIA
45 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

WANITA
2. Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas
dengan baik



3. Tuliskan data-data fisik yang diperlukan agar seseorang dapat berhasil dalam
melaksanakan tugas jabatan tersebut.




I. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait dengan pelaksanaan tugas-
tugas dalam pekerjaan ini.
1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi
Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis.
Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.
Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.
2. Tuliskan pada kolom : unit kerja
Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi
(internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar)
3. Tuliskan pada tujuan dilakukannya hubungan. Untuk apa hubungan tersebut
dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan,
meminta data, barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)


JABATAN YANG
DIHUBUNGI
NAMA UNIT KERJA TUJUAN
HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN ORGANISASI













46 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

JABATAN YANG
DIHUBUNGI
NAMA UNIT KERJA TUJUAN
HUBUNGAN

EKSTERN ORGANISASI















JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI


















EKSTERN ORGANISASI















JABATAN YANG LEBIH RENDAH











J. TANGGUNG JAWAB JABATAN
TANGGUNG JAWAB PENGAWASAN
Berikan tanda check list () pada kotak pilihan tanggung jawab pengawasan yang harus
Anda lakukan dalam jabatan Anda.

47 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

Tidak ada tugas supervisi / tanggung jawab pengawasan
Tim leader / pimpinan kelompok kerja yang terdiri dari satu pekerja atau lebih
Supervisor / pimpinan dari sebuah sub bagian departemen / divisi
Asisten manajer yang memimpin departemen / divisi kecil
Manajer yang memimpin sebuah departemen / divisi
Manajer yang memimpin lebih dari satu departemen / divisi
Direktur, yang memimpin manajer-manajer dari sebuah departemen / divisi
Direktur, yang memimpin manajer-manajer dari beberapa departemen / divisi

Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap
pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi
TIDAK ADA.
Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi.
Kolom Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi
Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh jabatan yang
diawasi.
Frekuensi Pengawasan : jumlah waktu pengawasan yang dilakukan.

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang
diawasi
Frekuensi
Pengawasan
1.
2.
1.
2.
1.
2.
1.
2.

TANGGUNG JAWAB PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Apakah Jabatan Anda memiliki wewenang dalam pengambilan keputusan ?
YA
TIDAK
Jika iya, lengkapilah tabel berikut :

Pengambilan keputusan Apa atau siapa yang
terpengaruh ?
Keputusan diambil
berdasarkan





48 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

TANGGUNG JAWAB KERAHASIAAN
Apakah Jabatan Anda memiliki tanggung jawab dalam menjaga rahasia organisasi ?
YA
TIDAK
Jika iya, lengkapilah tabel berikut :

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran
(bagi organisasi)






TANGGUNG JAWAB ADMINISTRASI
Apakah Jabatan Anda memiliki tanggung jawab dalam tugas administrasi ?
YA
TIDAK

Jika iya, lengkapilah tabel dibawah ini :
Keterangan :
Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama
surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.
Kolom Waktu membuat surat : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk
dapat menyelesaikan surat Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis
(misalnya beberapa menit, beberapa jam dll)
Surat ditujukan kepada : diisi dengan kepada surat tersebut ditujukan
Nama Formulir/
Surat/Keputusan/
dll
Waktu untuk
membuat surat
Surat ditujukan
kepada






49 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

K. KEGIATAN FISIK
Berikan pilihan mengenai seberapa sering kegiatan fisik yang disebutkan dibawah ini diperlukan
dalam melaksanakan tanggung jawab jabatan.

SS = sangat sering S = sering K = Kadang-kadang J = Jarang
(5-8 jam kerja) (2-5 jam kerja) ( 2 jam kerja atau kurang)

Berdiri
Berjalan
Duduk
Mengangkat
Membawa
Mendorong
Menarik
Memanjat
Menyeimbangkan
Memberhentikan
Bersujud
Berjongkok
Merangkak
Menggapai
Memelihara
Mengenggam
Merasakan
Berbicara
Mendengarkan
Mengulang-ulanggerakan
Koordinasi mata/telinga/kaki


Apakah jabatan Anda memiliki kemungkinan resiko kecelakaan ? Jika tidak ada, silahkan
langsung tulis tidak ada, namun jika ada, silahkan tuliskan akibat apa yang mungkin terjadi.





L. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

TEMPAT MELAKSANAKAN TUGAS
Tuliskan tempat melaksanakan tugas-tugas jabatan beserta presentasenya.
Luar ruangan : %
Dalam ruangan : %

50 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

KONDISI LINGKUNGAN KERJA DI LUAR RUNGAN
Berikan pilihan mengenai gambaran kondisi lingkungan kerja di luar ruangan yang harus jabatan
Anda hadapi selama memenuhi tanggung jawab jabatan. Jika jabatan Anda tidak membutuhkan
kerja lapangan, Anda cukup mengosongkan kolom di bawah ini.

SS = sangat sering S = sering K = Kadang-kadang J = Jarang
(5-8 jam kerja) (2-5 jam kerja) ( 2 jam kerja atau kurang)

Sangat dingin
Sangat panas
Suhu udara berubah-ubah
Basah
Lembab
Berisik
Terdapat getaran
Berbahaya
Berbau tidak sedap
Lain-lain (sebutkan):



KONDISI LINGKUNGAN KERJA DI DALAM RUANGAN
Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:
1. Buruk bila dirasakan secara umum tidak nyaman, dapat membahayakan kesehatan.
2. Cukup bila dirasakan cukup nyaman, tidak membahayakan kesehatan.
3. Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu
b. Penerangan
c. Ventilasi
d. Ketenangan
e. Kebersihan
f. Keleluasaan
- luas ruang
- luas meja




ALAT KESELAMATAN KERJA
Tuliskan alat keselamatan tertentu yang dibutuhkan oleh jabatan Anda. Jika tidak ada, silahkan
langsung tuliskan tidak ada.
51 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N


M. KOMENTAR TAMBAHAN
Jika ada sesuatu mengenai jabatan Anda yang belum disebutkan atau diungkapkan dalam
kuesioner ini, Anda dapat menambahkan komentar Anda mengenai jabatan Anda pada tempat
yang telah disediakan dibawah ini.
















Tanda Tangan Pemangku Jabatan.

Tanda Tangan:______________________

Nama Jelas:________________________

Tanggal:








52 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

LAMPIRAN 2

Template D.1 Clerical Job Analysis Importance Ratings: Aktivitas kerja

Pada bagian ini, Anda harus menilai pentingnya aktivitas kerja yang berbeda
sehubungan dengan pekerjaan ini. Dalam mengisi setiap pernyataan terapkanlah dua langkah
berikut ini :
1. Pertimbangkan apakah aktivitas tersebut merupakan bagian dari pekerjaan atau bukan.
Jika bukan bagian dari pekerjaan, berikan rating 0.
2. Jika aktivitas tersebut merupakan salah satu bagian dari pekerjaan , Anda harus
memutuskan betapa pentingnya aktivitas tersebut dalam pekerjaan. Pertimbangkan
pentingnya aktivitas tesebut untuk kinerja pekerjaan secara keseluruhan. Gunakan skala
berikut untuk membuat penilaian Anda:

0 rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut tidak pernah dilakukan dan bukan
merupakan bagian dari pekerjaan.

1 Rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut memiliki tingkat kepentingan terkecil
dibandingkan dengan kegiatan lainnya.

2 Rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut memiliki tingkat kepentingan yang
relatif rendah dibandingkan dengan aktivitas lain.

3 Rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut cukup penting untuk dilakukan.

4 Rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut sangat penting untuk dilakukan.

5 Rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut merupakan salah satu dari beberapa
kegiatan yang paling penting dilakukan. Aktivitas ini merupakan salah satu aspek
pekerjaan yang paling penting.






53 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

No. Pernyataan Rating
Memproses Bahan Tertulis
1 Mengirim surat standar, literatur cetak, atau bahan lainnya secara rutin.
2 Menyiapkan tabel, grafik, diagram, dll, berdasarkan data dari sumber lain
3
Mengoreksi ejaan, tanda baca, tata bahasa, format, kerapian, atau tampilan surat
dan formulir secara keseluruhan.

4 Menyalin surat, laporan, dll, dan mempersiapkannya untuk pengiriman.
5
Menyampaikan surat atau arsip kepada atasan, agar atasan dapat melakukan
pemeriksaan akhir dan memberikan persetujuan.

6
Mempersiapkan bahan yang akan dikirim dengan atau tanpa menggunakan mesin,
menyalin, mengumpulkan, melipat, menyegel paket/amplop.

Mengarsip dan mengambil Material
7 Mereview, memperaharui, atau merevisi arsip untuk menggambarkan status terkini.
8
Menempatkan formulir, catatan, surat, atau bahan lainnya di lokasi yang benar
dalam sitem pengarsipan.

9
Mengklasifikasikan atau menyortir informasi, surat, catatan, formulir atau barang-
barang lainnya mengikuti sistem standar.

10
Mencari indeks, buku pedoman, arsip, catatan, atau sumber informasi lain untuk
menyelesaikan masalah tertentu.

11 Mencari dan mengambil arsip.
12
Mengambil catatan dan atau informasi dari arsip kemudian menyampaikannya
kepada orang lain.

Menganalisa, menafsirkan, memuat laporan
13 Menyiapkan laporan berdasarkan prosedur standar.
14
Mengurus bahan yang di presentasikan dalam rapat (termasuk memorandum
tertulis, dokumen, dll) untuk disatukan dalam transkrip dan catatan.

15
Mempersiapkan ringkasan data numerik dan statistik (misalnya, data keuangan
atau statistik operasi) dalam bentuk tabel, grafik, diagram lingkaran,atau diagram
lain.

16
Mencari dan mengambil data, catatan, atau informasi lain yang diperlukan untuk
melakukan atau menyelesaikan program kerja, melakukan pencarian atau
investigasi jika diperlukan.

Menuliskan bahan
17 Mencatat informasi untuk dimasukkan dalam laporan, surat, atau dokumen.
18 Menuliskan informasi dari rekaman kaset atau bahan lainnya.
19
Mencatat informasi dalam pertemuan, konferensi, atau dari panggilan telepon untuk
membuat laporan, catatan, atau ringkasan laporan.

54 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

Memecahkan masalah
21 Bekerja dengan anggota tim dalam memecahkan masalah.
22
Menggunakan pendekatan coba-coba untuk memecahkan masalah pada saat
yang tepat.


Menyandi, menuliskan,dan memasukan data

23
Menyiapkan ringkasan atau data masukan/lembar koding untuk pemrosesan
komputer dari informasi yang terkandung dalam sumber-sumber lain.

24
Mengalokasikan biaya atau pembayaran kepada masing-masing departemen dan
rekening menggunakan kode akuntansi.

25 Memverifikasi akurasi data dan membuat koreksi yang diperlukan.
26 Menyandi bahan menggunakan angka atau kode huruf.
27 Mengoperasikan peralatan pendukung komputer (misalnya, printer, scanner, dll).
28
Memverifikasi keakuratan data yang dimasukkan ke dalam komputer dengan
menggunakan cetakan atau layar visual.

29
Menganalisis komputer atau operasi peralatan komputer dalam kaitannya dengan
kondisi yang ditampilkan pada layar, monitor, dll


Menerima dan mendistribusikan mail
30
Menandai, mendaftar, memastikan, atau melengkapi formulir terkait dengan
layanan surat khusus seperti layanan kilat, kurir, atau surat terdaftar.

31 Mengatur pengiriman dokumen rahasia melalui kurir atau utusan khusus.
32 Mengurut dan mengirim email kepada individu yang tepat.
33
Mendistribusikan surat, buletin, memo, dan laporan kepada pengurus dan
anggota.


Melakukan penyambutan

34 Menyapa pengunjung dan mengarahkan mereka kepada individu yang tepat.
35
Menjawab pertanyaan dan memberikan arah yang diminta atau informasi lainnya
secara langsung atau melalui telepon.

36
Memverifikasi atau mengkonfirmasi identitas penelepon sebelum memulai
tindakan.

37
Menerima pesanan, permintaan, instruksi, atau informasi, secara pribadi atau
melalui telepon.

38
Menandatangani atau memparaf dokumen tanda bukti penerimaan barang-barang
berharga.

39
Menjadwal penggunaan fasilitas dan / atau peralatan serta membantu individu
dalam penggunaannya.

40 Menjawab telepon, menyampaikan pesan, dan memberikan informasi rutin.

Mengkomunikasikan

55 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

41
Memilih, memasang, dan mengatur distribusi artikel berita atau materi lain (brosur,
leaflet, dll) sesuai dengan kepentingan organisasi.

42
Membantu dalam perencanaan, koordinasi, dan mengelola kegiatan yang
disponsori untuk anggota atau pengunjung (misalnya, pertemuan, perjamuan).

43
Mengurus papan buletin atau tampilan informasi lain yang relevan bagi pengurus
dan anggota.


Merencanakan, Mengatur, menjadwal

44 Memperkirakan bahan, SDM, dan persyaratan waktu untuk program kerja tertentu.
45
Mengkoordinasikan beberapa aktivitas dan menempatkan untuk penggunaan
waktu dan sumber daya yang efisien.

46 Mengurus dan memperbaharui database data anggota.

Mengoperasikan dan mengurus Peralatan

47
Mengadakan inspeksi sesuai jadwal untuk menentukan kebutuhan pemeliharaan
peralatan.

48
Mengatur pekerjaan pemeliharaan peralatan kantor sesuai dengan jadwal yang
ditetapkan atau sistem prioritas.

49
Menyiapkan dan mendistribusikan atau menetapkan perintah kerja untuk
pemeliharaan dan perbaikan fasilitas, keperluan, peralatan, atau tana.

Melakukan Fungsi Administrasi

50
Beritahu atau mengingatkan orang-orang tertentu atau departemen mengenai
pertemuan, tanggal yang dijadwalkan, tugas-tugas khusus, atau peristiwa khusus.

51 Mengurus agenda atau jadwal untuk seorang ketua.
52
Mengkoordinasikan penjadwalan pertemuan, fasilitas (ruang konferensi, dll), atau
event (wisata, jamuan makan, kelas, dll) dengan individu atau kelompok lainnya.

53
Menyelidiki perbedaan dalam dokumentasi atau mencari dokumen yang hilang
melalui koordinasi dengan orang lain di luar departemen.














56 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

LAMPIRAN 3

Template D.2 Clerical Job Analysis Importance Ratings : Kompetensi

Pada bagian ini anda harus melakukan penilaian terhadap pentingnya kompetensi-
kompetensi tertentu sebagai syarat dalam pekerjaan. Penilaian didasarkan pada seberapa
penting pengetahuan, keahlian, dan kemampuan tersebut dalam menciptakan kinerja yang
efektif. Lakukan dua langkah ini untuk setiap pernyataan :
1. Pertimbangkan apakah kompetensi tersebut diperlukan atau tidak.Jika tidak diperlukan
sama sekali, Anda harus memberikan rating "0".
2. Jika kompetensi diperlukan, kemudian putuskan betapa pentingnya kompetensi
tersebut. Gunakan skala berikut untuk membuat penilaian Anda:

0 rating ini menunjukkan bahwa kompetensi ini tidak diperlukan untuk kinerja pekerjaan.

1 Peringkat ini menunjukkan bahwa kompetensi ini hanya sedikit penting atau kadang-
kadang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

2 rating ini menunjukkan bahwa kompetensi ini berguna untuk melakukan bagian kecil
pekerjaan tetapi tidak untuk melakukan pekerjaan utama.

3 rating ini menunjukkan bahwa kompetensi ini cukup penting untuk mensukseskan
kinerja.

4 rating ini menunjukkan bahwa kompetensi ini sangat penting untuk mensukseskan
kinerja.










57 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

No. Pernyataan Rating
Komunikasi
1
Kefasihan memadai dalam bahasa Inggris atau bahasa tertentu lainnya untuk
berkomunikasi dengan rekan kerja dan pelanggan atau klien.

2
Kemampuan untuk mengkoordinasikan pekerjaan dengan rekan kerja melalui
percakapan / diskusi di mana efektivitas tergantung pada pemahaman orang lain.

3
Kemampuan untuk memahami instruksi lisan atau prosedur kerja yang diberikan
oleh atasan atau orang lain.

4
Kemampuan untuk berpartisipasi dalam pertemuan kelompok untuk sesi
pelatihan di mana efektivitas tergantung pada pemahaman orang lain.

5
Kemampuan untuk memberikan laporan status lisan atau kemajuan rutin
kepada atasan atau orang lain secara pribadi.

6
Kemampuan untuk membuat laporan informal dan presentasi kepada
kelompok-kelompok kecil.

7
Kemampuan untuk mendapatkan informasi melalui wawancara pribadi atau
percakapan pribadi.

8 Pengetahuan mengenai informasi apa yang harus dirahasiakan.
9
Kemampuan untuk menyampaikan informasi secara singkat tanpa kehilangan
detail yang diperlukan.

10
Kemampuan untuk mengatur informasi dalam laporan, surat, dll, secara logis
dan bermakna.

11
Kemampuan untuk mempertahankan atau memproyeksikan citra positif dalam
percakapan langsung serta dalam percakapan telepon.

12
Kemampuan untuk dengan tenang, sopan, dan tegas menangani komunikasi
yang tidak diminta dari individu terganggu.

13
Kemampuan untuk menanggapi beberapa, komunikasi simultan yang
memerlukan reaksi cepat.

14
Kemampuan untuk mengenali dan mengingat serangkaian nomor (misalnya,
nomor telepon, kode pos, kode rekening) secara akurat

15
Kemampuan untuk membandingkan benda, huruf, simbol, dan angka untuk
menentukan identitas atau tingkat kesamaan.

Menangani Data Kuantitatif
16 Kemampuan untuk menyalin informasi numerik dari satu dokumen ke yang lain.
17 Kemampuan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan aritmatika.
18
Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dan perbedaan dalam entri catatan,
posting data, atau entri log lainnya.

19
Kemampuan membaca dan menggunakan instruksi sederhana atau informasi
seperti perintah kerja, tugas kerja, instruksi layar komputer, atau materi
deskriptif.

20
Kemampuan membaca dan menggunakan petunjuk rinci atau informasi seperti
pedoman pemeliharaan, informasi peralatan, atau buku teks perdagangan
dalam rangka memecahkan masalah, layanan, dan memperbaiki peralatan.

21
Kemampuan untuk membaca dan memahami materi yang kompleks seperti
buku panduan teknis, spesifikasi dan standar, atau literatur teknis.

58 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

22
Kemampuan membaca dan memahami jurnal profesional dan publikasi hukum
dan menerapkan konsep-konsep, kebijakan, dan prosedur untuk kegiatan
bekerja.

Menangani menulis Material
24
Kemampuan untuk mengikuti didirikan urutan prosedur tertulis untuk start-up
dan operasi berbagai jenis peralatan.

25
Kemampuan untuk memasukkan informasi sederhana pada bentuk atau
sebaliknya mencatat data sesuai dengan instruksi standar seperti tanggal
perekaman, kode, jumlah, atau jumlah kesalahan.

26
Kemampuan untuk mempersiapkan catatan sederhana seperti laporan kerja,
data persediaan, atau informasi untuk shift berikutnya.

27
Kemampuan untuk mempersiapkan catatan tertulis seperti kerusakan peralatan,
hasil kinerja, atau data kecelakaan.

28
Kemampuan untuk menyiapkan memorandum rinci atau laporan seperti laporan
ringkasan atau hasil proyek.

29
Kemampuan untuk menggabungkan informasi dari berbagai sumber ke dalam
laporan akhir.

30 Pengetahuan tentang aturan tata bahasa dan tanda baca.
31
Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dalam tata bahasa, tanda baca, atau
kelalaian melalui surat pemeriksaan, laporan, form, tabel, atau kode.

32 Berhubungan secara sopan kepada pelanggan / klien dan rekan kerja.
Mengelola Hubungan Personal / Interpersonal
33
Keterampilan dalam mengungkapkan permintaan maaf atau menjelasan
ketidaknyamanan orang lain.

34 Kemampuan untuk bernegosiasi dengan individu dalam organisasi.
35
Keterampilan dalam penerapan waktu, kebijakan, dan kebijaksanaan dalam
mengkomunikasikan informasi yang terkait dengan bisnis.

36
Kemampuan untuk mengenali dan memanfaatkan isyarat-isyarat sosial dan
interpersonal dalam berhubungan dengan orang lain.

37
Kemampuan untuk memusatkan perhatian pada tugas-tugas atau tanggung
jawab dalam lingkungan yang mengganggu.

38
Pengetahuan tentang faktor-faktor yang mempengaruhi penyelesaian tugas
secara tepat waktu.

39
Kemampuan mengatur jadwal sesuai dengan perubahan situasi, persyaratan,
atau prioritas.

Bekerja Dalam Organisasi
40 Kemampuan untuk bekerja tanpa pengawasan yang ketat.
41
Kemampuan untuk mengenali dampak dari apa yang karyawan lain lakukan
pada daerah yang menjadi pertanggung jawaban seseorang.

42
Kemampuan untuk menafsirkan dan melaksanakan instruksi yang dikeluarkan
manajemen.

43
Kemampuan untuk menindaklanjuti masalah atau program tertentu dan
mempertahankan perhatian terus menerus sampai selesai.

44 Kemampuan untuk bekerja secara efektif dengan orang lain dalam situasi stres.
45
Kemampuan untuk mengurus catatan administrasi yang kompleks dan
menyiapkan laporan dari catatan tersebut.

46
Pengetahuan tentang prosedur kantor standar dan metode pengajuan dasar
dan bahan.

59 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

47
Kemampuan untuk memasukkan, mengubah, atau menghapus informasi yang
terkomputerisasi.

Masukkan data
48
Keterampilan dalam mengoprasikan peralatan pendukung komputer seperti
printer, scanner, dll

49
Kemampuan untuk menggunakan program perangkat lunak (software)
komputer tertentu.

50
Keterampilan dalam mengetik dari naskah, salinan draft, rekaman suara, atau
dikte.

51
Keterampilan dalam merekam proses dari rapat atau konferensi dengan
beberapa pembicara.

52
Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dan perbedaan dalam entri catatan,
posting data, atau entri catatan lain.

Merencanakan, Mengatur, Jadwal
54
Keterampilan dalam membuat pengaturan, penjadwalan, dan menyelesaikan
rincian lainnya untuk pertemuan.

55
Kemampuan untuk merencanakan dan melakukan beberapa kegiatan dalam
jangka waktu tertentu untuk memastikan pencapaian tujuan dan tenggat waktu
pertemuan.

56
Kemampuan untuk mengevaluasi dan memilih diantara pilihan yang saling
bertentangan berdasarkan sebagian informasi.

57
Kemampuan untuk menyesuaikan jadwal proyek atau tugas kerja dalam
menanggapi perubahan kondisi atau prioritas.

Membuat Pilihan dan Memecahkan Masalah
58 Kemampuan untuk menetapkan prioritas dalam menyelesaikan tugas.
59
Kemampuan untuk memilih mana cara yang tepat dan tidak tepat dalam
melakukan tugas.

60 Pengetahuan tentang prosedur standar untuk memecahkan masalah bersama.
61
Kemampuan untuk menentukan bahwa membuat pilihan atau mencari solusi
harus dirujuk ke seorang supervisor atau orang lain dengan keterampilan yang
lebih besar atau pengalaman.

Beradaptasi untuk Kerja dan Organisasi
62
Pengetahuan tentang protokol mengenai pertemuan, konferensi, acara, janji,
dan hubungan otoritas.

63
Pengetahuan tentang batasan dan hak standar dalam berdiskusi mengenai
operasi organisasi, rencana, masalah, atau hubungan dengan organisasi lain.

64
Pengetahuan tentang standar organisasi mengenai pakaian, bahasa,
kebersihan pribadi, kehadiran, dan sikap yang diungkapkan terhadap rekan
kerja, pelanggan / klien, atau orang lain.

65
Kemampuan untuk membedakan antara masalah yang dapat diselesaikan
melalui prosedur rutin dengan masalah yang membutuhkan respon khusus atau
perhatian orang lain

66
Kemampuan untuk mengidentifikasi, mengakomodasi, dan beradaptasi dengan
kondisi dan situasi kerja, organisasi, aturan dan peraturan, dan hubungan
dengan orang lain untuk menjaga kelancaran dan pengorganisasian yang
efisien.