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Implementacin SAP ERP Lassie

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Control de Documento
Cdigo del Proyecto
PE-NYR-01
Nombre del documento
BBP Warehousing
Cdigo documento
PE-NYR-BBP-MM05
Modulo
MM
Status
(Borrador/En proceso/Completo/Aprobado)
Ultima Actualizacin
18.05.2011

Necesario para
06.05.2011
Fecha esperada finalizacin
20.04.2011
Prioridad
(Alta/Media/Baja)
Nivel complejidad
(Alta/Media/Baja)


Control de Cambios del Documento
Versin Fecha de Modificacin Responsable Observaciones
1 10.04.2011 Maria Andrea Saer
Creacin Documento
2 13.04.2011 R.Sucari
Modificacin Documento
3 18.05.2011 Maria Andrea Saer
Ajustes por definiciones





Aprobacin
Los abajo firmantes aceptan y acatan el contenido de este documento
Nombre Rol / Empresa Fecha Firma
Marco Torres Key User Compras

Rogelio Sucari Key user Almacenes

Guillermo Pendavis Gerente Logstica
Nyrstar









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Contenidos
1 Requerimiento .................................................................................................................. 4
1.1 Proceso ............................................................................................................................................. 4
2 Descripcin de Procesos .................................................................................................... 5
2.1 Escenarios ......................................................................................................................................... 5
2.2 Descripcin de Escenarios ................................................................................................................. 7
2.2.1 Entradas de Almacn .............................................................................................................. 7
2.2.1.1 Entradas de Almacn para stock (por Pedido de Compras) ............................................. 7
2.2.1.2 Entradas de materiales para consumos (Cargo Directo) .................................................. 9
2.2.1.3 Entradas de materiales a Consignacin. ........................................................................ 11
2.2.1.4 Prstamos a Terceros ................................................................................................... 12
2.2.1.5 Entradas de materiales por devolucin de Compaa ................................................... 13
2.2.1.6 Ingreso por carga inicial ................................................................................................ 14
2.2.2 Salidas de Almacn ............................................................................................................... 14
2.2.2.1 Salidas de material a un Centro de Costo ...................................................................... 15
2.2.2.2 Salidas de material a Orden CO .................................................................................... 15
2.2.2.3 Salidas por suministro a Personal de Compaa (EPP). ................................................. 15
2.2.2.4 Salidas por venta a terceros de repuestos y consumibles. ............................................ 16
2.2.2.5 Salidas con cargo a empleado ....................................................................................... 16
2.2.2.6 Salidas de materiales como casos especiales ................................................................ 16
2.2.2.7 Muestras ...................................................................................................................... 17
2.2.2.8 Materiales para reparacin .......................................................................................... 18
2.2.3 Traslados y Traspasos ........................................................................................................... 19
2.2.3.1 Traslados entre centros ................................................................................................ 19
2.2.3.2 Traslados entre almacenes ........................................................................................... 20
2.2.3.3 Traspasos ...................................................................................................................... 21
2.2.3.4 Traslados Intercompany ............................................................................................... 22
2.2.4 Estructura Organizativa y Datos Maestros para Traslados .................................................... 23
2.2.4.1 Organizacin de Ventas ................................................................................................ 23
2.2.4.2 Canal ............................................................................................................................ 23
2.2.4.3 Puestos de Expedicin .................................................................................................. 23
2.2.4.4 Grupo de Carga ............................................................................................................. 24
2.2.5 Datos Maestros ..................................................................................................................... 24
2.2.5.1 Clientes Centro ............................................................................................................. 24
2.2.5.2 Proveedores Centros .................................................................................................... 24
2.2.6 Documentos .......................................................................................................................... 25
2.2.6.1 Entregas ....................................................................................................................... 25
2.2.7 Devolucin a Proveedores ..................................................................................................... 25
2.2.8 Bajas de Stocks ..................................................................................................................... 26
2.2.9 Apertura del periodo logstico ............................................................................................... 26
2.2.10 Resumen: Listado de movimientos ........................................................................................ 27
2.3 Diagrama de Proceso ...................................................................................................................... 28
2.3.1 Estructura Organizativa ........................................................................................................ 28
3 Grado de Cobertura de los Requerimientos ...................................................................... 38
3.1 Descripcin de los Dficits Funcionales ........................................................................................... 38
3.2 Enfoque para la Cobertura de los Dficits Funcionales .................................................................... 38
4 Notas sobre Mejoras Posteriores ..................................................................................... 39


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5 Consideraciones .............................................................................................................. 40
5.1 Consideraciones de la Parametrizacin del Sistema ........................................................................ 40
5.2 Consideraciones de Cargas Iniciales ................................................................................................ 40
5.3 Consideraciones de Interfaces ......................................................................................................... 40
5.4 Consideraciones para Pruebas ........................................................................................................ 40
5.5 Consideraciones de Reportes .......................................................................................................... 41
5.6 Consideraciones de Formularios ..................................................................................................... 41
5.7 Consideraciones de Adecuaciones/Ampliaciones ............................................................................ 41
5.8 Otras Consideraciones .................................................................................................................... 41
6 Procesos de Integracin ................................................................................................... 42



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1 Requerimiento
1.1 Proceso
ID Requerim.
(Numrico
Correlativo)
Requerimiento Acotacin a Funcionalidad SAP
0001 Control de movimientos realizados en el almacn.
Identificacin de movimientos
Manejo de Clases de
movimiento
0002 Impresin de guas de remisin para traslados. Funcionalidad de traslados
con expedicin.
0003 Control de materiales en prstamos

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2 Descripcin de Procesos
2.1 Escenarios
Dentro de los movimientos de almacenes tenemos entradas, salidas de materiales, traslados,
traspasos, prstamos de terceros e ingresos de bienes en consignacin.
Una entrada de material significa un aumento del stock en el almacn al cual ingresa. El proceso
de ingreso de materiales puede estar asociado a un documento creado previamente en el sistema.
Generalmente est asociado a un pedido de compras, en el caso de aprovisionamiento externo y
a un pedido de traslado y/o entrega, en caso de transferencias de mercadera entre almacenes y
centro. Adicionalmente se contemplan ingresos cuando se tenga la necesidad de solicitar un
prstamo por un suministro a un tercero ante una emergencia e ingresos de bienes en
consignacin, de acuerdo a los contratos firmados con los proveedores consignatarios.
Adems se pueden presentar entradas de materiales que no hacen referencia a un documento
(por ejemplo el caso del ingreso de stocks inicial al sistema).

El proceso de salida de material corresponde a un retiro de materiales de un almacn para su
consumo por un centro de costos, una orden CO (en el caso de proyectos e inversiones), una
orden de trabajo (cuando se cuente con el mdulo de PM); por salida para ventas (en algunos
casos); por salidas de bajas, devoluciones a proveedor, ajustes de inventario y prstamos a
terceros (se da espordicamente).

Tambin se contempla en el proceso de gestin de stocks los traspasos y traslados de materiales.
Los traslados consisten en movimientos de material entre almacenes, ya sean del mismo Centro
logstico o de Centros distintos (suponen movimiento fsico); los traspasos corresponden a
cambios en el status del stock de un material y los traspasos de material a material y lotes.

Todos los movimientos de material se representan en el sistema por un cdigo de 3 dgitos que
corresponde a la clase de movimiento.

Los movimientos de mercadera en su mayora generan 2 documentos: un documento de material
donde se refleja el movimiento a nivel logstico y un documento financiero afectando la
contabilidad, especficamente en la cuenta de existencias. La excepcin a lo anterior lo constituyen
los traspasos entre almacenes de un mismo Centro, puesto que la valoracin del material se
realiza a nivel de Centro logstico.



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SAP maneja estados para los stocks, estos son:
Stock de libre utilizacin: indica que el stock se encuentra disponible para su salida a un centro,
para consumo o para su traslado a otro Almacn.
Stock bloqueado: indica que el stock no se encuentra disponible para su utilizacin. Todo stock
que se encuentre en dicho estado no puede ser consumido o trasladado a otro Almacn.
Stock Calidad: indica que el stock se encuentra en revisin. En este estado tampoco est
disponible para el consumo.

Los escenarios que se consideran en este BBP son:
Entradas de Almacn
Salidas de Almacn
Traslados y Traspasos
Devolucin a Proveedores
Bajas de Stocks
Aperturas del periodo logstico








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2.2 Descripcin de Escenarios
2.2.1 Entradas de Almacn
2.2.1.1 Entradas de Almacn para stock (por Pedido de
Compras)
Se recibe el material del proveedor, el cual proviene de un pedido de compras que no se
encuentra imputado a algn objeto de costos (afecta a la cuenta existencias). Al recibir la
mercadera en el almacn, se realiza la inspeccin de los materiales, verificando que tanto los
materiales como las cantidades correspondan a las indicadas en el pedido de compras.

Como se mencion anteriormente, el ingreso del material al stock genera tanto un documento de
material (control de las cantidades) como un documento contable (control del valor ingresado). El
asiento contable que se genera es el siguiente:

Existencias +
EM/RF -

Dnde:
Existencias: cuenta de existencias del material (segn la categora de valoracin).
EM/RF: cuenta de control, entrada de mercancas/factura por recibir
Adicionalmente se contabilizarn las cuentas de compras 60 y 61.

El ingreso del material se realiza utilizando como documento de referencia el nmero del pedido
de compras. Con esto se heredan todos los datos de la orden de compra, como materiales,
cantidades, centro, almacn, tolerancias de suministro, etc. Las tolerancias de suministro indican
el % en exceso y en defecto en que puede variar las cantidades entre el pedido y la entrada de
mercadera. Para el caso del Grupo Nyrstar Per, se ha definido nicamente una tolerancia de +/-
5% para el caso de cables y mangueras. Para todos los dems materiales no existe tolerancia (0%).

El movimiento generado es el movimiento 101 (Ingreso de Mercanca c/Pedido). En el caso de
anulacin del ingreso se genera el movimiento 102. El ingreso de un material al almacn debe ir
acompaado de un parte de ingreso, documento fsico que sirve de sustento de la operacin
realizada.

El ingreso de un material al almacn tambin genera cambios en la valoracin de ste, puesto que
los materiales se valoran a precio medio variable.

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El precio medio variable se calcula de la siguiente forma:














En el caso de una importacin, los costos indirectos planificados en el pedido de compras (fletes,
arancel, gasto del agente de aduanas, etc.) se provisionan durante el proceso de entrada de
mercaderas, cargando a la cuenta de existencia el costo total planificado de la importacin. En
este caso el asiento de entrada de mercancas sera el siguiente:

Existencias +
EM/RF -
Provisin Costo Importacin -



En donde:
Provisin costo importacin: corresponde a una cuenta de similares caractersticas a la cuenta
EM/RF, la cual se salda cuando se reciben las facturas de los costos indirectos. El monto que se
carga en esta cuenta corresponde al valor ingresado en el pedido de compras.

MAT 1
Stock actual: 100 Unidades
Valor Stock: 5000 soles.
PMV: 50 soles



Pedido 1
Material: MAT 1
Cantidad: 100 unidades
Precio unitario: 48 soles

MAT 1
Stock actual: 200 Unidades
Valor Stock: 5000+4800 =9800
PMV: 9800/200 =49
Entrada
Mercadera

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Todas las compras de materiales de stocks se ingresarn inicialmente en el centro de trnsito en
Lima. Por lo tanto, las rdenes de compra estarn direccionadas al centro Lima y el stock ser
trasladado posteriormente a las plantas.

2.2.1.2 Entradas de materiales para consumos (Cargo Directo)
Ingresos en Oficina y Lima
En este caso los pedidos de compra salen direccionados al centro Lima o al centro oficina Lima
imputados directamente a un centro de costo u orden CO. En estos casos no se trasladar la
mercanca a ningn otro centro.
Se recibe el material del proveedor en el almacn, el cual proviene de un pedido de compras que
se encuentra imputado a algn objeto de costos (centro de costos, por ejemplo). Al recibir la
mercadera, se realiza la recepcin de la mercadera y se comunica al usuario que solicit el
material (Warehouse Collection System).

El asiento contable que se genera es el siguiente:
Resultado +
EM/RF -

Dnde:
Resultado: cuenta de resultado al cual se carg la compra
EM/RF: cuenta entrada de mercancas/factura por recibir

La recepcin de un material de consumo debe ir acompaado de un parte de ingreso, documento
fsico que sirve de sustento de la operacin realizada.

En el caso de una devolucin al proveedor, el efecto contable es el siguiente:
EM/RF +
Resultado -

En Nyrstar se cuenta con un desarrollo que al registrarse el ingreso de un pedido imputado el
sistema solicita ingresar la ubicacin temporal del material y enva un correo electrnico desde
SAP de forma automtica informando al solicitante que la mercadera ya se recepcion para su
posterior recojo del almacn.
Este conjunto de desarrollos es lo que se denomina en Nyrstar Warehouse Collection System.

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Ingresos en plantas/mina para cargo directo
En este caso las solicitudes de traslado dirigidas a Lima son las que tendrn la imputacin, y las
compras al proveedor se consolidarn en Lima e ingresarn al almacn de trnsito como stock,
para posteriormente atender la solicitud de traslado imputada. De esta forma se cumple con 2
requisitos solicitados: Poder pagar la factura desde el ingreso en el almacn trnsito Lima y realizar
la aceptacin final del material en la planta/mina.

En este caso se recibe el material desde centro Lima, el cual se atiende con un pedido de traslado
que se encuentra imputado a algn objeto de costos (centro de costos, por ejemplo). Al recibir la
mercadera en planta/mina, se realiza la recepcin de la mercadera y comunica al usuario que
solicit el material.

El asiento contable que se genera es el siguiente:
Resultado +
Stock -

Dnde:
Resultado: cuenta de resultado al cual se carg la compra
Stock: cuenta de stock en el centro origen.


Material de cargo directo para Servicios
En el caso que el proveedor brinde un servicio de reparacin, mantenimiento y otros, se tienen los
siguientes casos:
1. En el caso que el proveedor facilite suministros para el servicio (piezas necesarias para la
reparacin): Este caso se manejar con un pedido de servicios y en el costo del pedido se
incluirn tantos con el servicio como los materiales utilizados.
2. En el caso que el proveedor solicite suministros para el servicio (piezas necesarias para la
reparacin)En este caso se tendr un pedido de servicios para solicitar el mantenimiento
y/o reparacin y adicionalmente el comprador tendr que realizar un pedido de compra
de cargo directo por las piezas que se le entregarn al proveedor para que realice el
trabajo. En caso que los materiales se encuentren en stock se consumirn directamente
desde el almacn.



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Una vez realizada la entrada de los materiales imputados en mina mediante el pedido de traslados
debe generarse una notificacin de llegada de su material al usuario va email. Esto requiere una
modificacin en el desarrollo Warehouse Collection System.


2.2.1.3 Entradas de materiales a Consignacin.
El proceso de consignacin inicia con un pedido de consignacin. En este pedido se indican los
materiales y las cantidades solicitadas al proveedor. Para ms detalle ver el PE-NYR-BBP-MM04 -
Business Blue Print Purchasing.
En base a este pedido, se recibe el material del proveedor consignador (El cual proviene de
acuerdo al contrato establecido entre el proveedor y la compaa para compras a consignacin). Al
recibir la mercadera, el almacn realiza la recepcin e inspeccin de la mercadera, verificando
que los materiales y cantidades correspondan a la gua de remisin del proveedor, afectando el
incremento del stock con costo cero. Un requisito para realizar el ingreso al almacn es que el
precio unitario del material pactado con el proveedor est registrado en el registro info de
consignacin.
La consignacin es el ingreso del material, (es la entrega de material del proveedor consignador a
la compaa), la propiedad de las mercancas es del proveedor hasta el momento en que se
consumen los materiales.
El stock en consignacin se conoce como un tipo de stock especial. Si observamos el stock de un
material podemos tener stock propio y stock en consignacin, y ambos stocks se pueden controlar
de forma independiente. El indicador de Stock especial de consignacin es K y es posible visualizar
el stock por cada proveedor de consignacin.
Con los documentos de material generados por el consumo desde el stock de consignacin, se
realiza un proceso de liquidacin por el valor de las salidas. Este proceso tambin incluye los
materiales que fueron traspasados al stock propio. El consignador conserva el ttulo de propiedad
de las mercancas, cualesquiera de stas que no hayan sido liquidadas

El asiento contable que se genera al consumir desde stock en consignacin:
Gasto

+
EM/RF -






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La liquidacin reemplaza la transaccin de registro de facturas.

El asiento contable que se genera es el siguiente al momento de la liquidacin:
Proveedor

-
EM/RF +

IGV +


2.2.1.4 Prstamos a Terceros
Prstamos de tercero (El tercero presta a Nyrstar)
Se genera principalmente cuando se tiene la necesidad de solicitar un prstamo por un suministro
a un tercero ante una emergencia. Se registrar el stock en SAP para no perder el control sobre el
suministro.
En este caso no hay pedido de compras, es un prstamos temporal y se registrar nicamente a
nivel de cantidades, no se registrar contablemente.
Para soportar este proceso se utilizar un tipo de stock especial (Emb.mult.trans. prov). Al recibir
la mercadera, el almacn realiza la recepcin e inspeccin de la mercadera, verificando que los
materiales y cantidades correspondan a la gua de remisin del tercero, incrementando el stock.
Se reflejar con un movimiento 501 M. Al registrarse como stock especial, en el ingreso se deber
indicar el cdigo de proveedor correspondiente al tercero, de modo que en el stock se vea
reflejado por cada uno de los proveedores.
En caso que los materiales prestados por un tercero se consuman, el consumo se realizar con un
movimiento 502M, donde se detallar el proveedor propietario de dichos materiales y se indicar
nicamente como referencia el centro de costo (en el campo texto de cabecera) que consumi
dichos materiales. Luego al comprarse nuevamente los materiales, se ingresarn a stock y se
realizarn las salidas para regularizar los consumos basados en los documentos de los
movimientos 502M generados y se devolvern los materiales fsicos al proveedor.

Prestamos a un tercero (Nyrstar le presta a un tercero)

A veces se presentan casos de realizar un prstamo a un tercero (previa autorizacin de la
gerencia de operaciones y gerencia general). Al entregar la mercadera o los pedidos (prstamos
de terceros) son generados documentos para llevar un control de los prstamos. Con estos
procedimientos no se pierde el control del suministro que se encuentran bajo custodia y
responsabilidad del almacn.

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Para este caso se utilizar el tipo de stock especial Material facilitado a proveedor. En este tipo de
stock especial, el material contablemente sigue perteneciendo a la empresa, pero se encuentra en
una ubicacin externa a la empresa. Para esto se realizar un movimiento 541 para trasladar del
stock propio al stock facilitado a proveedor. Este movimiento no genera asiento contable.
Se solicitar por medio de una reserva. Al analizar el stock se podr analizar la cantidad prestada a
cada tercero. Estos deben estar creados como proveedores en SAP.
Cuando se realice la devolucin, se generar un movimiento 542.

2.2.1.5 Entradas de materiales por devolucin de Compaa
Existe 2 casos: Por compras a cargo directo y por Salidas de Stock.
Compras Cargo Directo
Esto se refiere a los casos en que se compran materiales por cargo directo y como no se utiliza la
totalidad de los materiales se ingresan al almacn para su posterior uso.
No se reflejar este ingreso contablemente, porque no hay un documento que permita sustentar
este re-ingreso en el almacn y que sustente la reduccin del gasto.
Tampoco se reflejar a nivel de cantidades porque si se ingresa en el mismo cdigo de material, el
ingreso afectara el precio medio variable. Se podra utilizar otro cdigo de material no valorado
pero esto generara que se dupliquen los cdigos de material y generara confusiones durante la
toma de inventarios.
El manejo se realizar fuera del sistema. Se etiquetarn los materiales devueltos para un control
interno de almacn.
Para evitar esta situacin se recomienda comprar los materiales para stock y consumirlos desde el
stock segn la necesidad.
Salidas de Stock
En este caso el material est en stock, el usuario lo retira de almacn y posteriormente devuelve
parte del stock al almacn.
Al generarse la salida del almacn se genera un documento de material (movimiento 201). Al
devolverse el material al almacn se utilizar el documento de material como referencia para
realizar la Devolucin. El sistema propone la cantidad total retirada, pero el almacenero debe
reemplazar esa cantidad por la cantidad devuelta. El movimiento generado es el 202.


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2.2.1.6 Ingreso por carga inicial
Para la salida en vivo, es necesario que el stock actual de la empresa a la fecha de corte sea
actualizado en el sistema SAP. Esto se le conoce como carga inicial de stocks.
Para esto se utiliza un movimiento de entrada de stocks 561, que mueve las siguientes cuentas:

Existencias +
Cuenta Carga Inicial -


En este movimiento se indica el cdigo de material SAP, la cantidad del stock, el valor total del
stock de ese material, el centro y el almacn.
Posteriormente, el equipo de FI compensar est cuenta con la carga de saldos. Al finalizar el
proceso se bloquea dicha cuenta y el movimiento no podr ser utilizado.
2.2.2 Salidas de Almacn
Corresponde a una salida de un material desde un almacn para su consumo por un centro de
costos, orden CO y orden de trabajo (cuando se cuenta con el mdulo PM). Previo a la salida del
material, debe existir una reserva, la cual indica el material, cantidades, imputacin del consumo,
destinatario de mercadera y fecha del requerimiento.
Una vez que se ha realizado la bsqueda de los materiales a retirar, se realiza la salida del material
en el sistema, generando un documento de material y un documento contable. El asiento contable
generado es el siguiente:

Resultado +
Existencias -

Dnde:
Resultado: cuenta de resultado asociado al consumo del material
Existencia: cuenta de existencia del material

Una vez realizada la contabilizacin de la salida del material, se realiza la impresin del vale de
salida de mercancas.


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Todas las salidas generan un documento de material, el cual se utilizar como documento de
referencia en caso de anulaciones de las salidas y en caso de devoluciones del material.

2.2.2.1 Salidas de material a un Centro de Costo
Todos los consumos de materiales que se utilizan directamente en el proceso productivo y
materiales de consumo directo y de gastos administrativos se cargarn a un centro de costo. Se
solicitar el consumo por medio de una reserva indicando el movimiento a realizarse.

El movimiento utilizado para consumo a centro de costo es el 201. En el caso de anulacin de un
documento de material de este tipo de consumo el movimiento generado es el 202.

2.2.2.2 Salidas de material a Orden CO
Para el caso de repuestos de mantenimiento el consumo se registrar en la orden CO del equipo
en cuestin. Para el caso de los materiales que se utilicen en proyecto u obras en curso se
registrar el consumo en la orden que representa a la obra.

El movimiento utilizado para consumo a rdenes es el 261. En el caso de anulacin de un
documento de material de este tipo de consumo el movimiento generado es el 262.

2.2.2.3 Salidas por suministro a Personal de Compaa (EPP).
Es la salida de un material del almacn para el consumo o reposicin cargado a un centro de
costos determinado (esto se da en la entrega de equipos de proteccin personal). El jefe de
seguridad generar la reserva de este tipo de materiales autorizando la salida del equipo al
personal, donde se indica el material, las cantidades, el centro y en el campo destinatario colocar
el cdigo del empleado (10 dgitos).
El movimiento generado ser el movimiento 201 (salida a centro de costo). En el texto de cabecera
se indicar la palabra EPP + (Nro de empleado del solicitante). Ejemplo EPP-264623892
Todos los EPPs estarn identificados dentro de los grupos de artculos 4240 que identifican a los
equipos de seguridad.



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2.2.2.4 Salidas por venta a terceros de repuestos y
consumibles.
Son todas las salidas por venta de artculos de stock requeridos por terceros (transportistas,
contratistas, personal de compaa, entre otros). No hace referencia a venta de concentrados. Las
salidas de materiales son realizadas en calidad de venta ya que los materiales registrados en las
entregas pasan por un proceso posterior de facturacin.
Para este caso se realizar una salida de material directa con un movimiento 910, dirigido a un
centro de costos que identifica el rea relacionada al servicio. Se requiere un nuevo movimiento
porque la cuenta debe ser una cuenta de costo de ventas.
Posteriormente, se factura esta venta por el mdulo de FI, a travs de un reporte generado por
MM para el movimiento 910 y 911, donde se detallar la cantidad y el proveedor a facturar.
Para ms informacin sobre la facturacin de las ventas ver BBP: BBP-FI06- Contabilizaciones de
documentos por cobrar.


2.2.2.5 Salidas con cargo a empleado
Este tratamiento se dar al personal de compaa cuando tenga que reponer EPP, herramientas u
otros entregados bajo su responsabilidad por parte de la compaa (por prdida, sustraccin,
deterioro prematuro u otros).
Para este caso se crear en CO una orden interna especial para cargo de empleados, donde se
enviarn nicamente los gastos que tendrn que ser descontados al proveedor. Esto debe ser
coordinado previamente con el jefe de rea y con el rea de recurso humanos.
Si el material se encuentra en stock se har la salida por medio de una reserva, con un movimiento
de consumo para orden 261. Si el material no est en stock se debe crear un pedido de compras
imputada a la orden CO.
En el campo Texto de posicin hay que colocar: CARGO A: CODIGO EMPLEADO, APELLIDOS y
NOMBRE
En el proceso de cierre de FI de completar el ciclo, para que el monto sea cargado al empleado.
Para ms detalle sobre el flujo propuesto ver BBP FI09 Cierre Financiero y reportes



2.2.2.6 Salidas de materiales como casos especiales
Estos casos especiales se dan para el explosivo, carbonato de Calcio, cal viva y cido sulfrico,
tienen un tratamiento especial en su salida del almacn que al pie se detalla:

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Explosivos: por la ubicacin de los polvorines (sin punto de RED, distancia, horarios de despacho y
otros), son despachados con vales manuales (formatos propios de operacin), estos vales
manuales se consolidan diariamente en una data al final (consumo de la guardia A y B) para luego
ser procesados. Se procesar 1 vez al da por el total consumido en el da.
Carbonato de calcio y cal viva: la responsabilidad es compartida con operaciones planta.
Operaciones hace retiro de lo que necesita las 24 horas del da; todos los das entre 7:30 am a 8:30
am se realiza un inventario por parte del personal de almacn (conteo de los big bag de 1 TN c/u) y
se calcula el consumo del da para luego generar la salida en el sistema. Se procesar 1 vez al da
por el total consumido en el da.
cido sulfrico: se almacena en tanques, el despacho se realiza por medio de un bombeo
constante en las 24 horas segn las necesidades de las operaciones, para realizar la salida, todos
los das entre 7:30 am y 8:30 am se cubican los tanques, luego se procede a calcular el volumen
consumido en las 24 horas y se procede a dar la salida en el sistema. Se procesar 1 vez al da por
el total consumido en el da.
Para todos los casos anteriores se utilizar el movimiento 201 para enviar el consumo a los
centros de costo correspondientes al final del da, con el total del consumo por da. No se
registrarn las salidas en modo real.
2.2.2.7 Muestras
Ingreso de Muestras
En algunos casos es necesario que el proveedor envi una muestra a la empresa para verificar si el
material o repuesto es aplicable para la empresa. En estos casos, el comprador coordina con el
proveedor y con el usuario el envo de la muestra a travs del almacn. En caso que el material
aplique se regulariza la orden de compras al proveedor y sigue el flujo de compras propuesto. En
caso que no aplique se le devuelve el material al proveedor.
Para soportar este proceso se utilizar un tipo de stock especial (Emb.mult.trans. prov). Al recibir
la mercadera, el almacn realiza la recepcin e inspeccin de la mercadera, verificando que los
materiales y cantidades correspondan a la gua de remisin del tercero, incrementando el stock.
Se reflejar con un movimiento 501 M. Al registrarse como stock especial, en el ingreso se deber
indicar el cdigo de proveedor correspondiente al tercero, de modo que en el stock se vea
reflejado por cada uno de los proveedores. El proceso es similar para el caso de prstamos a
terceros.
En caso que los materiales de muestra sean devueltos al proveedor el jefe de almacn realizar un
movimiento 502M.





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Salida para muestras

Cuando el jefe de un rea especfica solicita el envo de una muestra a un proveedor, esta muestra
se enviar al stock especial de subcontratacin para representar que sali el material de la
empresa pero no existir un movimiento contable pero fsicamente se entregar al usuario.
Posteriormente el usuario le entregar el material al jefe de almacn para el envo al proveedor
con su gua de remisin correspondiente. En este caso se generar una entrega sin referencia y la
impresin de la gua en SAP.
Para este caso se utilizar el tipo de stock especial Material facilitado a proveedor. En este tipo de
stock especial, el material contablemente sigue perteneciendo a la empresa, pero se encuentra en
una ubicacin externa a la empresa. Para esto se realizar un movimiento 541 para trasladar del
stock propio al stock facilitado a proveedor. Este movimiento no genera asiento contable.
Cuando el proveedor realice la devolucin de la muestra, en caso la muestra ingrese al stock, se
generar un movimiento 542. Si la muestra no se encuentra en buen estado est se consumir al
centro de costo del usuario solicitante.
En caso que sea un material usado, no habr movimiento en el almacn, pero si se generar la
gua de remisin.

2.2.2.8 Materiales para reparacin
Los usuarios de mantenimiento, seguridad o IT muchas veces requieren enviar a reparar
equipos a un proveedor externo. En estos casos se representarn estos equipos como
materiales reparables, que son material de tipo REPR que se manejan a nivel de cantidad
pero no a nivel de valor (materiales no valorados).
Al requerirse un servicio de mantenimiento el usuario generar una solicitud de cargo
directo, indicando el material no valorado que representa al equipo e indicando el centro
de costo afectado por la reparacin. Adicionalmente, deber adjuntar la hoja HDT (Hoja
de detalle tcnico), donde se detallan los trabajos a realizar. El comprador recibir la
solicitud y cotizar la reparacin de equipo y de forma adicional cotizar un equipo nuevo,
con el fin de poder decidir si conviene comprar o reparar. Una vez tomada esta decisin,
genera la orden de compra o de reparacin al proveedor. El responsable del almacn se
encargar del envo del equipo al almacn central en Lima y el cual ser el encargado de
enviar el equipo al proveedor. En ambos casos, la generacin de la guas de remisin se
realizar de forma manual (Entrega Sin referencia).

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El proveedor luego de ejecutar el trabajo, enva el equipo reparado a lima y lima lo
recepciona pero no acepta su ingreso, sino lo enva a planta/mina donde se revisar y
aceptar la reparacin del equipo, dando ingreso al pedido de compras.

2.2.3 Traslados y Traspasos
2.2.3.1 Traslados entre centros
Corresponde a la salida de un material desde un centro logstico y su recepcin en otro centro
logstico. Este tipo de movimiento se realizar por intermedio de un Pedido de traslado y con
expedicin. El proceso genera un movimiento contable porque la valoracin de los materiales es
por centro.
El proceso de traslado entre centros se puede realizar en uno o dos pasos, dependiendo del
control que se desee realizar en el movimiento.
Para nuestra gestin, utilizaremos el traslado en dos pasos, en el cual se realiza una salida desde el
centro de origen y posteriormente una entrada en el centro de destino; confirmando la recepcin
del material. Se utilizar la funcionalidad de expedicin y creacin de entregas por los siguientes
motivos:
Necesidad de hacer transferencias en 2 pasos.
Generacin de Gua de remisin desde SAP
Soportar funcionalidad de traslados intercompany.



El proceso propuesto es el siguiente:
Segn la estructura organizativa definida para el Grupo Nyrstar Per, se tiene un Almacn en
Transito en Lima el cual ha sido creado como centro. Las plantas/minas generan requerimientos
de material (se crearn reservas y/o solicitudes de pedido segn el material).

Se manejan 2 casos:

Materiales de Stock:
Para materiales de stock el requerimiento se realizar siempre por medio de una reserva
exista o no stock en el almacn planta/mina.

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Por medio de un proceso automtico MRP el sistema generar solicitudes de reposicin,
pero stas solicitudes no sern solicitudes de compra, sino sern solicitudes con posicin de
traslado dirigidas al centro Lima.

Materiales de No Stock:
Para materiales de no stock el requerimiento se realizar siempre por medio de
una solicitud con posicin de traslado e imputada (es decir dirigida a un centro de costo u
orden)

En ambos casos se tienen solicitudes de traslado dirigidas a Lima. El centro Lima consolidar todas
las necesidades y por medio de un proceso automtico MRP, generar solicitudes de compras. Las
solicitudes de compra pasarn por el flujo de compras. Para ms detalle ver BBP-MM04-
Purchasing.

Una vez que recepcione el stock en el centro Lima, ste atender las solicitudes de traslado por
medio de un pedido de Traslado. Es posible agrupar muchas solicitudes de pedido en un solo
pedido de Traslado.
Una vez que se tiene listo el pedido de traslado, se genera una entrega de tipo ZNB. La entrega es
un documento posterior que confirma las cantidades a enviar a cada unos de los centros. La
entrega contiene informacin sobre el centro destino, materiales, cantidades confirmadas,
movimiento de material generado (671), centro y almacn de despacho. Adicionalmente se le
colocarn el Nombre del Transportista, Chofer y Vehculo. Una vez generada la entrega se procede
a dar salida al stock en base a la entrega. Esto genera un documento contable y un documento de
material. Contablemente se enva el valor de los materiales de un centro a otro centro. A nivel de
Stocks, el material ya sali del centro origen y se encuentra en el centro destino en un stock
llamado Stock en trnsito.
Con la entrega ya contabilizada se procede a generar la gua de remisin por medio del sistema. La
informacin de la gua la toma de la entrega.

Cuando el stock llega al centro destino, el almacenero deber verificar que las cantidades y
materiales coinciden con la gua de remisin y realiza el ingreso con el nmero de la entrega. Este
movimiento de ingreso nicamente genera documento de material, con movimiento 101.

2.2.3.2 Traslados entre almacenes
Corresponde a la salida de un material desde un almacn de un centro logstico y su recepcin en
otro almacn del mismo centro logstico. Debido a que la valoracin de los materiales se realiza a
nivel de centro, el proceso no genera documento contable.

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El proceso de traslado entre almacenes se puede realizar en uno o dos pasos, dependiendo del
control que se desee realizar en el movimiento. En el caso del traslado en dos pasos, se realiza en
primer lugar una salida desde el almacn de origen y posteriormente una entrada en el almacn
de destino; en el caso del traslado en un paso, todo el proceso se realiza con un slo movimiento
que incluye una salida y una entrada de los almacenes respectivos.
Para Nyrstar se tienen 2 casos. Para el caso de Contonga y Pucarrajo donde el almacn mina y el
almacn la planta estn ubicados en la misma zona los traslados se realizarn en un paso
(Movimiento 311).
En el caso de Coricancha, para los traslados entre almacn despacho mina y almacn mina se
realizarn en 2 pasos y utilizando expedicin, por lo tanto se deber crear un pedido de traslado,
una entrega y una gua para el transporte, ya que es requisito presentar gua de remisin en la
garita de control.

2.2.3.3 Traspasos
Los traspasos generalmente no conllevan a un movimiento fsico de stocks.
Se tendrn disponibles los siguientes tipos de traspasos:
Traspasos entre status de stocks
Todos los materiales se encontrarn libres para el consumo en el stock de libre utilizacin. En caso
se requiera bloquear un material (bloqueo en unidades) porque se encuentre daado o vencido,
se enviar al stock bloqueado de forma que no quede disponible para el consumo. Ejemplo: Se
pueden tener 9 unidades en libre utilizacin y 2 en stock bloqueado.
Esto se realizar con un movimiento 344. Si se desea regresar de bloqueado a libre utilizacin de
utilizar el movimiento 343.


Traspasos entre lotes
Se utilizar este traspaso, en caso que se haya registrado un lote con un cdigo errneo y se
quiera traspasar esa cantidad a otro lote.
Esto se realizar con un movimiento 311.

Traspaso entre material

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Se utilizar este traspaso, en caso se cuenten con 2 cdigos de material para un mismo producto y
se quieran unificar. Solo es posible para materiales con la misma unidad de medida base.
Esto se realizar con un movimiento 309.

2.2.3.4 Traslados Intercompany
El traslado de sociedad a sociedad corresponde a un traslado de centro a centro, cuando ambos
centros pertenecen a diferentes sociedades. Slo puede realizarse traslado desde el stock de libre
utilizacin del centro suministrador hasta el stock de libre utilizacin del centro receptor.
Para este escenario, el procedimiento de traslado ser en dos etapas, esto con la finalidad de
poder controlar los stocks en trnsito. Despus de contabilizar la salida de mercancas en el punto
de salida, el stock aparece en trnsito en el punto de recepcin y se gestiona como tal en el
sistema. Con este procedimiento no son posibles las reservas.
Cuando las mercancas se reciben en el almacn receptor, la cantidad se traspasa del stock en
trnsito al stock de libre utilizacin.
El flujo propuesto es el siguiente:
El centro solicitante deber generar un pedido de compras normal de tipo NB y deber colocar
como proveedor el cdigo de proveedor del centro suministrador (Se utilizar el mismo cdigo
para ambos).
Esta orden de compra se procesa en por el rea de almacn del centro suministrador y se genera
una entrega de tipo ZNCC utilizando como referencia este pedido de compras. A partir de la
entrega el flujo continua de forma similar que en el caso de traslados entre centro: Entrega, Salida
y Gua de remisin. La diferencia es que el movimiento generado en la salida es un movimiento
673.
Cuando el stock llega al centro destino, el ayudante de almacen deber verificar que las cantidades
y materiales coinciden con la gua de remisin y realiza el ingreso con el nmero de la entrega.
Este movimiento de ingreso nicamente genera documento de material, con movimiento 101.
Al ser una transferencia entre centro de sociedades distintas es necesario que la sociedad del
centro suministrador le factura a la sociedad del centro solicitante. La factura se realizar en el
mdulo de FI. La facturacin se realizar a fin de mes por el total.
Para que FI pueda conocer el detalle de los montos y fechas para facturar, es necesario un
desarrollo.


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2.2.4 Estructura Organizativa y Datos Maestros para Traslados
Para el caso de traslados con expedicin es necesario configurar las unidades organizativas bsicas
de ventas y de expedicin.

2.2.4.1 Organizacin de Ventas
La Organizacin de ventas es la unidad organizativa que gestionar los documentos
generados por el manejo de expedicin en los pedidos de traslado.
Se crear una organizacin de ventas por cada sociedad que gestione stocks.
Org. Ventas Descripcin Sociedad
CMS1 MINERA SAN JUAN CMS
HCO1 MINERA HUALLANCA HCO

2.2.4.2 Canal
Representa el canal por el cual se distribuyen los materiales. Se crear un nico canal para
el proceso interno de traslados entre centros.
Canal Descripcin
20 Interno


2.2.4.3 Puestos de Expedicin
El puesto de expedicin es la parte de la compaa responsable del despacho de los
materiales que se trasladarn de un centro a otro. Se definirn los siguientes puestos de
expedicin:
Puesto Descripcin Centro
CMS2 P. Exp Alm. Lima San Juan CMS2
CMS3 P. Exp Coricancha CMS3
HCO2 P. Exp Alm. Lima Huallanca HCO2
HCO3 P. Exp Contonga HCO3
HCO4 P. Exp Pucarrajo HCO4


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2.2.4.4 Grupo de Carga
Se utiliza para determinar automticamente el puesto de expedicin en los pedidos. Se coloca en
el maestro de materiales en la vista de ventas.
Solo se utilizar 1 grupo de carga para todos los materiales:
Grupo
Carga
Descripcin
0009 Otros


2.2.5 Datos Maestros
2.2.5.1 Clientes Centro
Para poder utilizar el proceso de traslados entre centros con expedicin y traslados intercompany
todos los centros deben estar creados como clientes.
Se utilizar el grupo de cuentas existente:
Grp. Cuentas Descripcin
ICOY Centros

2.2.5.2 Proveedores Centros
Para poder utilizar el proceso de traslados intercompany todos los centros que en algn momento
vendan materiales a otros centros deben estar creados como proveedores.
El grupo de cuentas ser el existente:
G. Cuentas Descripcin
ICOY Transacciones Intercompany


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2.2.6 Documentos
2.2.6.1 Entregas
Las entregas son los documentos generados para la expedicin de los materiales. Estos se
generan automticamente a partir del pedido de traslado. Se manejarn 4 tipos de
entregas. Todas las entregas manejarn el mismo formulario de impresin de guas de
remisin.
Entregas Descripcin
ZNL Entrega Traslado
ZNCC Entrega Intercompany
RL Entrega Devoluc. Prov
LO Traslado Activos

En base a las entregas se generarn las guas de remisin:

Guas de remisin automticas: Emitida por el sistema en base a un pedido de traslado de
materiales entre centros y almacenes. La informacin de la guas se hereda de la entrega
generada con la informacin del pedido de traslado.
Guas de remisin manual (Entrega Sin referencia): se emitir para aquellos materiales de
devolucin de alquiler, muestras, sobres, documentos, valijas, Activos, cargos directos,
etc.; que no estn vinculados a un proceso con pedido de traslado. Se crearn las guas por
SAP pero manualmente se colocarn la informacin de la gua en el sistema.


2.2.7 Devolucin a Proveedores
CASO 1: Devoluciones con Nota de Crdito
En el caso que el material no cumpla con las caractersticas requeridas o se encuentre daado y el
proveedor emite una Nota de crdito, se debe proceder a realizar la devolucin al proveedor con
un pedido de devolucin.
En el pedido de devolucin se indica el material, la cantidad, el precio de compra y el proveedor.
Posteriormente a la creacin del pedido se hace la salida de mercadera con referencia al pedido
generando el siguiente asiento:

Existencias -

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EM/RF +

Posteriormente contabilidad registra la nota de crdito emitida por el proveedor en el sistema
(Abono).

CASO 2: Devoluciones por reemplazo
En el caso que el material no cumpla con las caractersticas requeridas o se encuentre daado y el
proveedor enva una mercadera nueva en reemplazo, se utilizar una devolucin directa, sin
necesidad de generar un pedido de devolucin. La devolucin se hace con referencia a la nota de
entrega. La cantidad devuelta quedar como pendiente de entrega y al momento que el
proveedor entrega la unidad se registra el ingreso con referencia al pedido original.

2.2.8 Bajas de Stocks
Para la baja de materiales, se deber coordinar previamente con el gerente de logstica, el proceso
de destruccin de las existencias. Una vez aprobado con contabilidad y gerencia y culminado dicho
proceso, almacn realizar el movimiento de baja en el sistema SAP. Esto se realiza con un
movimiento 551.

2.2.9 Apertura del periodo logstico
Las contabilizaciones de materiales por movimientos en los diferentes mdulos logsticos son
permitidas dentro del periodo actual y el periodo anterior (solo para el caso de ajustes). El 1er da
de cada mes se debe abrir el nuevo periodo para poder hacer contabilizaciones, automticamente
se cierra el periodo ms antiguo. Por ejemplo, en marzo, se tiene abierto el periodo marzo y
febrero. Al abrir abril se cierra febrero y queda abierto abril y marzo.
Antes del cierre Contable, es posible hacer ajustes en el periodo anterior. Despus del cierre, a
nivel logstico el periodo anterior no se cierra, pero se controlar a travs del periodo contable que
si es posible cerrarlo y abrirlo segn requerimiento.
La ejecucin del programa para la apertura del periodo logstico se realizar de forma automtica
mediante un job programado. Es decir, que se definir un job en SAP de forma que el primer da
de cada mes, se ejecute la transaccin de forma automtica en proceso de fondo para todas las
sociedades del Grupo Nyrstar Per.



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2.2.10 Resumen: Listado de movimientos
Segn los procesos revisados durante el BBP se define la utilizacin de los siguientes movimientos:
CLASES DE MOVIMIENTOS ESTANDAR
101 : entrada a Almacn referente a un pedido de compras
102: anulacin EM de un pedido
103: Entrada de mrcas.de pedido al stock de bloqueo EM
104: Anulacin entrada mrcas.de pedido a stock de bloqueo EM
105: Liberacin del stock bloqueo EM para almacn
161: Devolucin para pedido
201 : salida con imputacin a un centro de costos
202: anulacin salida imputada a un centro de costos
261: salida con imputacin a una orden (PM o CO)
262: anulacin salida imputacin a una orden
301: traslados entre centros en un paso
302: anulacin traslados entre centros en un paso
303 305 : traslados entre centros en dos pasos (salida y entrada)
304 306 : anulacin traslados entre centros en dos pasos (salida y entrada)
309: traslado de material a material
310: anulacin de traslado de material a material
311: traslados entre almacenes del mismo centro en un paso
312: anulacin traslados entre almacenes del mismo centro en un paso
313 315 : traslados entre almacenes del mismo centro en dos pasos (salida y entrada)
314 316 : anulacin traslados entre almacenes del mismo centro en dos pasos (salida y entrada)
343: traslado de stock Bloqueado a Libre Utilizacin
344: anulacin de traslado de stock Bloqueado a Libre Utilizacin
551: Salida para desguace desde libre utilizacin
552: Anulacin Salida para desguace desde libre utilizacin
561: Entrada por Carga Inicial
562: Anulacin por Carga Inicial
641: Salida de Stock a Stock Transito
642: Anulacin Salida de Stock a Stock Transito
643 : Salida Stock Transito Intercompany
644 : Anulacin Salida Stock Transito Intercompany
701: Entrada por ajuste de inventario
702: Salida por ajuste de inventario
910: Salida para ventas contratistas
911: Anulacin Salida para ventas contratistas


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2.3 Diagrama de Proceso
2.3.1 Estructura Organizativa
Ingreso de Materiales
PROVEEDOR SUPERVISOR ALMACEN LIMA
ALMACEN LIMA (SUPERVISOR, ASISTENTE y
AUXILIAR)
USUARIO
Ingreso de Materiales (MM)
Firma e
ingreso a stock
referencia O/C
MIGO
MM
Verificar
Documentos
MM
Documentos
conforme?
Devolucin a
Proveedor
TRANSPORTISTA
Recepcin
de materiales con
GR CIA
Documento
Material
Genera
registro de
Ingreso con ref,
Entrega
MIGO
MM
Recepcin
y transporte
de
materiales
Aviso de
ingreso de
materiales
(WH Collection)
MM
Si
Activos Fijos NO
Firma y
registro en GR
compaia
SI
Fecha:
15/04/11
Mdulo MM
Subproceso: MM- Ingreso de Materiales
(MM) - Flujograma
Nombre del Archivo : NYR01-DFP-Ingreso de Mercadera
K-Users : Rogelio Sucari
1
Verificar
materiales
Material
conforme?
NO
Clasificacin por
tipo de compra
SI
O/C
GR del Proveedor
Hoja MSD de
material peligroso,
manual, catalogo
y hoja de garanta
Copia de O/C
Copia de GR del
Proveedor
Hoja MSD de
material peligroso,
manual, catalogo y
hoja de garanta
Verificar
materiales y
documentos
Material y
Documentacin
conforme?
SI
NO
Recepcin de
material y
documentos
Recepcin de
materiales y
documentos
NO
SI
Entrega de
Materiales al
almacn
Emisin Gua
Remisin
IDCP
Generacin Pedido
Traslado
ME21N
Generacin Entrega
y Salida Material
VL10B/VL02N
Documento
Financiero
Material Cargo
Directo/Servicio
(imputado)?
@correo
Ingreso a Stock
MIGO
No
Inicio
Copia de O/C
Copia de GR del
Proveedor
Hoja MSD de material
peligroso, manual,
catalogo y hoja de
garanta
Copia de O/C
Copia de GR del
Proveedor
Hoja MSD de material
peligroso, manual,
catalogo y hoja de
garanta


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Salida de Materiales
USUARIO ALMACEN MINA (SUPERVISOR, ASISTENTE y AUXILIAR DE ALMACEN)
Salida de Materiales para consumo (MM)
Verificar Reserva
MB25
Fecha:
19/05/11
Mdulo MM
Subproceso: MM- Salida de Materiales
(MM) - Flujograma
Nombre del Archivo : NYR01-DFP-Salidas de Materiales
K-Users : Rogelio Sucari
1
Genera Reserva (vale
de salida)
MB21
MM
Descarga de Reserva
(vale de salida)
MIGO
MM
existe producto en
stock?
Emite Documento
de Salida
NO
Generar Solicitud Traslado
a Lima
MD01
MM
COD. De reserva
FIN
Flujo Traslados
entre Centros
Localiza y agrupa los
bienes solicitados a
entregarse
Verifica que la cantidad
recepcionada este de acuerdo
a la reserva (vale de salida)
Documento de
Salida
Aislamiento para entrega
de material de acuerdo a
las especificaciones de la
Reserva
Entrega de material
Documento de
Salida
Es material Peligroso?
NO
Personal capacitado, usar
EPP, herramientas,
empaque, medio de
transporte adecuado para
cada clase de material
Peligroso
SI
Verificar que usuario
adjunte PETAR, ATS si es
Cianuro de Sodio, Acido
sulfrico, Perxido, Cal
viva
SI
Es Explosivo?
NO
Cuenta con carnet de
DICSCAMEC?
SI
Se rechaza la atencin
NO
Usuario cuenta con
EPP, herramientas,
empaque, medio de
transporte adecuado?
NO
SI
SI


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Ingreso de materiales de compras locales
PROVEEDOR ALMACEN MINA (SUPERVISOR, ASISTENTE y AUXILIAR) USUARIO
Ingreso de Materiales Compras Locales (MM)
Verificar Documentos
Documentos
conforme?
Devolucin a
Proveedor
Documento
Material
Genera registro de
Ingreso con ref, Pedido
MIGO
MM
Aviso de ingreso de
materiales
(WH Collection)
MM
Si
Fecha:
09/06/11
Mdulo MM
Subproceso: MM-Ingreso de Materiales Compras
Locales (MM) - Flujograma
Nombre del Archivo : NYR01-DFP-Ingreso de Mercadera Compras Locales
K-Users : Rogelio Sucari
Verificar materiales
Material conforme? NO
SI
O/C
GR del Proveedor
Hoja MSDS si es
material peligroso.
Recepcin de
material y
documentos
Recepcin de
materiales y
documentos
NO
SI
Entrega de Materiales al
almacn
Documento
Financiero
Material Cargo
Directo
(imputado)?
@correo
No
Inicio
FIN


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Traslados entre centros
Traslado entre Centros (MM)
Fecha:
09/06/11
Mdulo MM
Subproceso: MM- Traslados entre Centros
(MM) - Flujograma
Nombre del Archivo : NYR01-DFP-Traslado entre Centros
K-Users : Rogelio Sucari
Crear Pedido de
traslado
ME21N
FIN
Crear Reserva
de mercadera
MB21
existe Stock
disponible?
SUPERVISOR DE ALMACEN CENTRO
SOLICITANTE
SUPERVISOR DE ALMACEN CENTRO
SUMINISTRADOR (ALMACEN LIMA)
SI
Generar
Documento
Entrega
VL10B
Generar
Movimiento
Salida de
mercadera
MIGO
Actualizar
contabilizacin
en cuentas FI
(Automtico
SAP)
INICIO
NO
MM
MM
MM
MM
Crear solicitud
de traslado
ME51N
MM
Generar Gua de
Remisin
IDCP
USUARIO
SOLICITANTE
TRANSPORTISTA
Verificar Reserva
MB25
Verificar Solicitud de
traslado ME5A
existe Stock
disponible?
SI
Recepcin
y transporte
de
materiales
Copia de
Movimiento de
Salida Copia de
movimiento de
salida Gua Remisin
Compaa
Notifica a
solicitante que
no existe stock
NO
@correo
Flujo de
Compra
APROBADOR
Traslado para
stock?
SI
Liberacin de
Solicitud
ME54N
NO
Registrar ingreso
de mercadera
MIGO
MM


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Traslados intercompany
Traslado entre Sociedades (MM)
Fecha:
09/06/11
Mdulo MM
Subproceso: MM- Traslado entre Sociedades
(MM) - Flujograma
Nombre del Archivo :NYR01-DFP-Traslado entre sociedades
K-Users : Rogelio Sucari
Crear Solicitud
de compra
ME51N
CENTRO SOLICITANTE SOCIEDAD 1 CENTRO SUMINISTRADOR SOCIEDAD 2
Generar
Documento
Entrega
VL10B
Generar Gua de
remisin
IDCP
Gua de
Remisin
Generar Factura FI
FB70
Generar
Movimiento Salida
de mercadera
VL02N
Registrar ingreso
de mercaderia
MIGO
INICIO
Generar pedido
de compra
ME21N
Verificacin
de Factura
Factura
MM
MM
MM
MM
MM
MM
Desarrollo para
consolidacin de
facturas
CONTADOR SUPERVISOR DE ALMACEN
SUPERVISOR
DE ALMACEN
APROBADOR USUARIO CONTADOR
TRANSPORTE
Recepcin
y transporte
de
materiales
Guia
transportista
Copia de
movimiento de
salida Gua Remisin
Compaa
Verificar Pedido de
compra ME23N
existe
Stock
disponible?
SI
NO
Flujo de
Compra
Flujo de
Salida de
materiales
COMPRADOR
Traslado para
stock?
Liberacin de
Solicitud
ME54N
NO
SI


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Salida de EPPS
Verifica Reserva
MB25
EMPLEADO DEL CENTRO ALMACEN MINA (AUXILIAR Y ASISTENTE)
Salida de Materiales para consumo EPP (MM)
Fecha:
20/05/11
Mdulo MM
Subproceso: MM- Salida de EPPs
(MM) - Flujograma
Nombre del Archivo : NYR01-DFP-Salidas de EPP
K-Users : Rogelio Sucari
Inicio
Genera Reserva (vale
de salida Mov 201)
MB21
MM
Verifica cdigo empleado
y descarga la Reserva
(vale de salida)
MIGO
MM
existe EEP en stock?
Emite Documento
de Salida
NO
Generar Solicitud Traslado
a Lima
MD01
MM
COD. De reserva
FIN
Flujo Traslados
entre Centros
Localiza y agrupa los EPP
solicitados a entregarse
Verifica que la cantidad
recepcionada este de acuerdo
a la reserva (vale de salida)
Documento de
Salida
Aislamiento para entrega
de EPP de acuerdo a las
especificaciones de la
Reserva
Entrega de EPP
Documento de
Salida
SI
En este movimiento se
indicar el cdigo del
empleado solicitante
SEGURIDAD DEL CENTRO (JEFE Y ASISTENTE)
Solicita EPP para su labor
diario en el Centro
MM


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Salida con Cargo a empleado
Doc: Cargo a: Cdigo
empleado, Apellidos
y Nombre
EMPLEADO ALMACEN MINA(AUXILIAR, ASISTENTE Y SUPERVISOR)
Salida de Materiales con cargo a empleado (MM)
Verificar Reserva
MB25
Fecha:
23/05/11
Mdulo MM
Subproceso: MM- Salida por cargo a empleado
(MM) - Flujograma
Nombre del Archivo : NYR01-DFP-Salidas Cargo Empleado
K-Users : Rogelio Sucari
Genera Reserva
Mov 261
MM
Descarga de Reserva
(Campo texto: Cdigo y
apellidos y nombres del
empleado)
MIGO
MM
existe producto en
stock?
Emite Documento
de Salida
NO
Generar Solicitud Traslado
a Lima
MD01
MM
FIN
Flujo Traslados entre
Centros
Localiza y agrupa los
bienes solicitados a
entregarse
Verifica que la cantidad
recepcionada este de acuerdo
a la reserva (vale de salida)
Documento de
Salida
Aislamiento para entrega
de material de acuerdo a
las especificaciones de la
Reserva
Entrega de material a
empleado / Jefatura
solicitante
Documento de
Salida
SI
Perdida, sustraccin o
deterioro prematuro u
otros de herramientas,
EPPs, entregados bajo su
responsabilidad.
SUPERVISOR / JEFE DE AREA
SI
INICIO
Identificacin y verificacin
de la perdida, sustraccin o
deterior prematuro
SUPERINTENDENTE RRHH
@correo
Autoriza descuento va
correo
MODULO FI
Flujo
Cargo empleado
por salida de
materiales FI
Verifica que la cantidad
recepcionada este de acuerdo
a la reserva (vale de salida)
Documento de
Salida
Verificacin Cdigo de
empleado, Apellidos y
Nombres
Comunicacin a RRHH
@correo


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Salida para ventas
EXTERNO, PROVEEDOR ALMACEN MINA(AUXILIAR, ASISTENTE Y SUPERVISOR)
Salida de Materiales por venta a tercero (MM)
Verificar Reserva
MB25
Fecha:
23/05/11
Mdulo MM
Subproceso: MM- Salida de Materiales por venta
(MM) - Flujograma
Nombre del Archivo : NYR01-DFP-Salidas de Materiales
K-Users : Rogelio Sucari
1
Genera Reserva
(Indicando centro de costo
correspondiente)
910
MM
Descarga de Reserva
(vale de salida)
MIGO
MM
Emite Documento
de Salida
FIN
Localiza y agrupa los
bienes solicitados a
entregarse
Verifica que la cantidad
recepcionada este de acuerdo
a la reserva (vale de salida)
Documento de
Salida
Aislamiento para entrega
de material de acuerdo a
las especificaciones de la
Reserva
Entrega de material
Documento de
Salida
Verifica, revisa contrato
del tercero sobre sus
obligaciones en
suministro de materiales
con la Compaa.
Se rechaza la atencin
Usuario cuenta con
EPP, herramientas,
empaque, medio de
transporte adecuado?
NO
SI
Solicita Atencin de
materiales, para su
consumo interno
GERENCIA DE OPERACIONES
Estipula el contrato?
Se solicita
Autorizacin
NO
SI
MODULO FI
Flujo de
Facturacin a
contratistas
Aprueba?
SI
NO


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Materiales por reparar
Materiales para reparacin (MM)
Fecha:
09/06/11
Mdulo MM
Subproceso: MM- Materiales para reparacin
(MM) - Flujograma
Nombre del Archivo : NYR01-DFP-Salidas de Materiales para
reparacin
K-Users : Rogelio Sucari
COMPRADOR
INICIO
Equipo, repuesto
con desgastes y/o
Daado fuera de
servicio.
Equipo, Repuesto
evaluado para ser
reparado
Es posible
repararlo aqui?
Genera Solicitud
de Reparacin Imputado
con cdigo de material no
valorado
MM
Solicita creacin de
cdigo de material
no valorada
NO
SI
Actualiza precio
de Orden de Compra
Imputado con cdigo
de material no valorado
MM
Flujo de
proceso de
Compra
Registra y atiende
Equipo, Repuesto
evaluado para ser
reparado
PROVEEDOR ASISTENTE ALMACEN LIMA TRANSPORTISTA
Firma y registro en
Gua Remisin
Compaa (Manual)
Se enva Equipo,
repuesto reparado a
mina
Genera registro de
Entrada Imputado con
cdigo de material no
valorado (MIGO)
MM
AUXILIAR/ASISTENTE/
SUPERVISOR ALMACEN MINA
Recepcin de
equipo, repuesto
con Gua Remisin
Compaa
Recepcin y
transporte de
materiales
Copia de O/C
Copia de GR del
Proveedor
Protocolo de prueba
(Informe tcnico)
Verificar equipo,
repuesto y
documentos
FIN
Recepciona Equipo,
Repuesto y envi a
reparacin
Empacado y
embalaje de
Equipo, Repuesto
para reparar
Recepcin y
transporte de
Equipo,
Repuesto a
reparar
Recepcin de Equipo,
Repuesto a reparar
USUARIO (MANTENIMIENTO, SEGURIDAD, IT)
Copia de O/C
Copia de GR del
Proveedor
Protocolo de prueba
(Informe tcnico)
Generacin Entrega
y Salida Material
VL10B/VL01NO)
Emisin Gua Remisin
IDCP
Crea cdigo
solicitado (material no
valorado MM01)
MM
MM
MM
Firma y emisin
de Gua Remisin
manual (VL01NO)
MM
Generacin Entrega
y Salida Material
VL01NO/VL02N
MM
Entrega a
Proveedor de Equipo,
repuesto a reparar
MM
Equipo, Repuesto
reparado
Hoja HDT
Hoja HDT Hoja HDT
Hoja HDT
Copia de O/C
Copia de GR del
Proveedor
Protocolo de prueba
(Informe tcnico)
Cotiza el precio de
un equipo, repuesto
u otro (estado
nuevo)
@Cuadro comparativo
(Alternativo Nuevo)
Aprobacin
Equipo, repuesto
nuevo?
1 Genera Solicitud de
Pedido para equipo,
repuesto (Nuevo)
MM
SI
2 NO
2
Flujo de
Proceso de
Compra
1
Genera Orden de
Compra de material no
valorado con precio 0.01
MM
1


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Devolucin a Proveedor
Fecha:
25/04/11
Mdulo MM
Subproceso: Devolucin a Proveedor
Flujograma
Nombre del Archivo : 10_NYR01_DFP_Devolucion a proveedor.vsd
K-User : Marco Torres
Asistente Almacen en Mina
LOGISTICS : Devolucin a Proveedor
Inicio
Comprador Asistente Almacn en Lima
Revisin de
Mercadera
Proveedor Contabilidad
Conforme?
Gestin de Devolucin
Material con
Comprador
Fin
Coordina con el
Proveedor el cambio/
devolucin material
NO
SI
Se autoriza la
devolucin
@correo @correo @correo
Proveedor recoge
mercadera
Emite Nota de
Credito
Registro de Nota de
Credito
MIRO
Nota de
Credito?
SI
Enva material
por cambio
NO
Verific.
Facturas
Salida devolucin a
proveedor
MIGO
Material
Devuelto desde
Lima?
Salida devolucin a
proveedor
MIGO
No
Proceso
Traslado a
Lima
Si
Ingreso de Material
por cambio (Pedido
original)
MIGO
Traslado
entre
centros
Proveedor
Local?
Ingreso de Material
por cambio (Pedido
original)
MIGO
No
Si



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3 Grado de Cobertura de los Requerimientos
3.1 Descripcin de los Dficits Funcionales
Ajustar programa de Warehouse collection system, para el envo de notificaciones
a los usuarios en caso se reciban los pedidos de traslado imputados.
Facturacin Intercompany
Formulario de Guas de Remisin.
3.2 Enfoque para la Cobertura de los Dficits Funcionales
Warehouse Collection System: Ajuste del desarrollo actual.
Se requiere un desarrollo para la facturacin intercompany, de forma que
contabilidad conozca las cantidades a facturar.
Se requiere desarrollar el formulario de guas de remisin.


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4 Notas sobre Mejoras Posteriores
Nombre de la
mejora
Descripcin Enfoque para
cubrir la
mejora
Riesgo asociado
a mejora y
mitigacin
Solucin
estndar
Criticidad
Extranet
Extranet a proveedores que nos
venden materiales a
consignacin
Delegar
responsabilidad
de control de
stock a
reponerse
Medio



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5 Consideraciones
5.1 Consideraciones de la Parametrizacin del Sistema
ID Requerim. (Numrico
Correlativo)
Descripcin
0001
Es necesario configurar las unidades organizativas de SD y logistics
execution para poder soportar el flujo de las entregas y guas de remisin.
Ver capitulo 2.2.4
0002
Configurar clase de valores de compras con +/- 5%
0003
Configuracin de clases de movimiento 910 y 911
5.2 Consideraciones de Cargas Iniciales
ID Requerim. (Numrico
Correlativo)
Descripcin
0001
Carga Manual de Transportistas, Choferes y Vehculos
5.3 Consideraciones de Interfaces
ID Requerim. (Numrico
Correlativo)

No aplica

5.4 Consideraciones para Pruebas
Nombre del
proceso
Lider
involucrados
Usuario Sap a
probar
Funcin / Actividad Transaccin SAP
Movimientos de
Almacn
G.Pendavis R.Sucari
Entradas/Salidas
MIGO
Traslados
G.Pendavis R.Sucari
Pedidos Traslados
ME21N/ME22N/ME23N
Traslados
G.Pendavis R.Sucari
Entregas
VL10B/VL02N/VL03N
Traslados
G.Pendavis R.Sucari
Entregas sin
referencia
VL01NO

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5.5 Consideraciones de Reportes
ID Requerim. (Numrico
Correlativo)
Descripcin
0001
Se utilizarn los reportes estndar de stock, documentos de materiales,
movimientos y entregas.
5.6 Consideraciones de Formularios
ID Requerim. (Numrico
Correlativo)
Descripcin
0001
Se requiere desarrollar el Formulario de Gua remisin
0002
Formulario de Vales de Salida
0003
Formulario de Vales de Entrada
5.7 Consideraciones de Adecuaciones/Ampliaciones
ID Requerim. (Numrico
Correlativo)
Descripcin
0001
Desarrollo Intercompany
0002
Ajuste del programa de Warehouse Collection System
5.8 Otras Consideraciones
ID Requerim. (Numrico
Correlativo)
Descripcin
0001
Venta de Concentrados: No se est considerando, dentro de los
movimientos de entrada y salida del almacn, la venta de los
concentrados, debido a la complejidad de la valoracin de estos
materiales. Este proceso no est contemplado dentro del alcance del
proyecto.

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6 Procesos de Integracin
ID Requerim. (Numrico
Correlativo)
Descripcin
0001 FI: Asientos financieros en movimientos de almacn
0002
CO: Imputacin a objetos de costo en consumos.