DOCUMENTACIN MERCANTIL

I. CONCEPTO

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se
realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que
han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas,
el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado
contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero
tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en
gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los
papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y
tomen otra forma como ocurrira en ltimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad donde los
contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar
los asientos en los libros. Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del
empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos,
habr en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que
se divide; al mismo tiempo cierto nmero de compradores estar adquiriendo mercancas
del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se
estar recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y
luego se enva a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la
responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de la clase que hemos
descrito, sera imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran
cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transaccin
mercantil facilitan la conclusin de est, informan al contador o auxiliar de contabilidad
respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorizacin para hacer la
anotacin de los libros de contabilidad.
En conclusin, podemos decir que entra dentro de la idea de documentacin mercantil
toda constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda
utilizarse para:
a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros de
contabilidad son tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede
convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirn para destruir la
evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las caractersticas legales:
puede decirse entonces que an los libros de contabilidad pierden valor sino estn
apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro Cdigo de Comercio vigente establece al respecto en su artculo 124, entre otras
cosas que:
Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban:
a. Con documentos pblicos.
b. Con documentos privados.
c. Con facturas aceptadas.
d. Con telegramas.
e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

II. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL
La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de
carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios
de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas,
identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna
cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo
mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se
hubiera recibido dentro del plazo establecido.

III. TIPOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES


LA FACTURA:

1. DEFINICIN:
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial
obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de
mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la operacin.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la
prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a
las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario
lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de
operaciones de exportacin.
Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de
Registro nico de Contribuyentes - RUC, exceptundose este requisito en operaciones de
exportacin.


2. IMPORTANCIA:
En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderas vendidas, indicando
condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los
registros en los libros respectivos.

3. USO:
Se emitieron en los siguientes casos:
a. Cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que
tengan derecho al crdito fiscal.
b. Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para
efecto tributario.
c. En los servicios de comisin mercantil presentados a sujetos no domiciliados, en
relacin con la venta en el pas de bienes provenientes del exterior, siempre que el
comisionista acte como intermediario entre un sujeto domiciliado en el pas y otro
no domiciliado la comisin no pagada al exterior.
d. Slo emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro nico
de Contribuyente RUC, exceptundose de este requisito a las operaciones de
exportacin.
4. CLASES DE FACTURAS
Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de
exportacin:

a. Factura de Plaza:
Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la
localidad donde radica el vendedor; por ejemplo: Si nosotros compramos
mercaderas a la casa Milne y Ca. de Lima para venderlas en un establecimiento
ubicado en Lima. La factura de plaza no ocasiona ningn gasto como transportes,
embalaje, etc.
b.Factura de Extensin:
Se llama factura de expedicin a la que se extiende cuando la venta se realiza a
compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos
de embalaje, transportes, seguros, etc., por ejemplo, cuando compran mercaderas a la
casa Ferreyros y Ca. que est en Lima, de las diferentes provincias del pas.



5. CARACTERSTICAS
La factura conformada tiene las siguientes caractersticas:
a. Se origina en la compra venta de mercaderas, as como en otras modalidades
contractuales de transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser
afectados en prenda, en las que se acuerde el pago diferido del precio;
b. El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe
ser mercaderas o bienes de comercio distintos a dinero, no sujetos a registro;
c. Los bienes y mercaderas pueden ser fungibles o no, identificables o no. No deben
estar sujetos a carga o gravamen alguno, salvo al que el titulo representa;
d. La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en el texto del ttulo se
muestra por s sola y sin admitirse prueba en contrario, que ste recibi la
mercadera o bienes descritos en la Factura Conformada, a su total satisfaccin;
e. Slo una vez que cuente con la conformidad, el ttulo puede ser objetivo de
transmisin;
f. Desde su conformidad, representa adems del crdito consistente en el saldo del
precio sealado en el mismo ttulo, el derecho real de prenda que queda constituida
sobre toda la mercadera y bienes descritos en el mismo documento, a favor de
tenedor;
g. Dimensiones mnimas: veintin (21) centmetros de ancho y catorce (14) centmetros
de alto.
h. Copias: La primera y segunda copias sern expedidas mediante el empleo de papel
carbn, carbonado o autocopiado qumico.
Leyenda relativa al no otorgamiento de crdito fiscal de las copias ser impresa diagonal y
horizontalmente y en caracteres destacados, salvo en la facturas por operaciones de
exportacin, en las cuales no ser necesario imprimir dicha leyenda.
Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mnimas sern de cuatro (4) centmetros de
alto por ocho (8) centmetros de ancho, enmarcado por un filete, debern ser impresos
nicamente, el nmero de RUC, la denominacin del comprobante de pago y su
numeracin.
Dicho recuadro estar ubicado en el extremo superior derecho del comprobante de pago.




LA BOLETA

1. DEFINICIN:
La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la prestacin de servicios en operaciones con consumidores o usuarios
finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Rgimen nico Simplificado.
2. CLASES DE BOLETA:
a. Boletas por Honorarios
Por la prestacin de servicios a travs del ejercicio individual de cualquier profesin,
arte, ciencia u oficio.
Por todo otro servicio que genere rentas de Cuarta categora, salvo lo establecido en el
numeral 5 del artculo 7 del Reglamento.
a. Boletas de Venta
En operaciones con consumidores usualmente finales.
En operaciones realizadas por los sujetos del RUS.
No podrn ejercer el derecho al crdito fiscal ni podrn sustentar gastos o costos para
efecto tributario salvo en los casos que la ley lo permita.
3. USOS
a. Consigna el importe ms no detalla el IGV.
b. Estos comprobantes no dan derecho al crdito fiscal ni pueden utilizarse para
sustentar gastos y/o costos para efectos tributarios.
c. Podrn ser utilizados a fin de sustentar gasto o costos para efecto tributario salvo en
los casos que la ley lo permita.



CERTIFICADO DE DEPSITO EN ADUANAS O WARRANT

I. DEFINICIN
Cuando un comerciante entrega sus mercaderas para la explotacin en las Aduanas que
existen en los puertos, la Aduana que es la oficina que administra y controla los derechos
y le entrega un certificado de depsito por duplicado que se conoce con el nombre de
Warrant.

HOJA DE RESUMEN DE PLANILLAS
(MINISTERIO DE TRABAJO)
Este documento ha sido implementado por el Ministerio de Trabajo mediante decreto
supremo 018-91-TR, establecindose la obligacin de las empresas para presentarlas
hasta el 15 de Julio cada ao, ante dicha entidad pblica, sobre informacin de planillas al
30 de junio. A travs de este formulario la empresa (persona natural o jurdica)
proporcionar anualmente, informacin al ministerio de trabajo sobre el nmero de
trabajadores, total de remuneraciones, situacin de los trabajadores, tanto de ejecutivos
empleados y obreros.
En particular para el ao 1996 la oficina de economa del trabajo y productividad del
ministerio de trabajo y promocin social ha publicado la directiva 001-96-TR/0ETP del 28
de junio estableciendo las normas que regula esta obligacin de carcter laboral por parte
de las empresas del sector privado. Precisamente dicha obligacin la deben cumplir las
empresas ubicadas en Lima que cuenten con ms de diez (10) trabajadores y las
empresas ubicadas en las dems provincias con ms de cinco (5) trabajadores.
El dispositivo en mencin a fijado sanciones pecuniarias o multas que van desde el 15%
de UIT hasta 1 UIT. Dependiendo del nmero de trabajadores de la empresa, con un
incremento del 50% adicional si la presentacin se realiza despus del 30 de setiembre
de 1996 a propsito de la U.I.T; debemos precisar que sta equivala a S/.2,200.00 a la
fecha de obligacin (15 de julio de 1996).
Las empresas obligas (ms de 10 trabajadores para Lima y ms de 5 trabajadores para
las dems provincias) sern convocadas por el ministerio de trabajo de acuerdo a l
cronograma conforme al ltimo dgito de su RUC, establecido por este, pudiendo
establecerse fecha posterior al 15 de julio.



LETRA DE CAMBIO:
Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una
persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que
exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un
crdito a otra (el librado) comprometindose esta ltima a pagar el importe sealado a la
fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable
cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la
letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al
descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la
fecha de vencimiento y se encarga de cobrrsela al librado llegada la fecha del
vencimiento.
Segn el artculo 410 a 485 del Cdigo de Comercio:
Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona el Librador emite y ordena
a otra el Librado que acepte pagar y pague, en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario)
o a su orden una suma de dinero que se determina en la Letra de Cambio. En otros
trminos, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma
de dinero en un determinado plazo.
Requisitos que debe llenar una letra de cambio.
Segn el artculo 410 del Cdigo de Comercio:

a. La denominacin de la "Letra de Cambio" o "nica de Cambio" expresada en el
mismo texto del ttulo y en el mismo texto del ttulo y en el mismo idioma empleado
en la redaccin del documento. Tambin puede usarse la clusula "a la orden". Con
esto se busca mayor claridad en el documento y evitar confusiones.
b. Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir que no
est sometida a condicin alguna y que la cantidad sea expresada con precisin en
la moneda que se va a pagar. Si la cantidad se expresa en nmeros y letras y existe
disparidad, valdr la cantidad expresada en letras. Si se expresa en nmeros y hay
diferencia, valdr la cantidad menor.
c. El nombre del que debe pagar: librado, girado u obligado directo. No necesariamente
su firma. La ausencia del nombre del librado determina la nulidad del ttulo. En caso
de empresa, debe mencionarse el nombre exacto, porque de otra manera es nula.
d. Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cundo deber
ste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deber presentrsele al cobro. Para
ello debe indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. Si el
vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera "a la vista". A partir del
vencimiento es exigible el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios. En
cuanto al vencimiento, la letra de cambio puede ser:
A da fijo.
A cierto plazo de la fecha.
A la vista.
A cierto trmino vista.
Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas.
a. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerar como lugar
de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de est.
b. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario.
c. La fecha y lugar donde la letra fue emitida. Si no se indica el sitio se considerar
como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador.
d. La firma del que gira la letra librador, girador, emitente . Este requisito es
indispensable para la validez de la letra de cambio.
Casos:
a. El librador, el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas.
b. El librador y el librado pueden ser una misma persona.
c. El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y
beneficiario seran la misma persona.
Segn el artculo 419 del Cdigo de Comercio, toda letra de cambio aunque no sea girada
expresamente a la orden, es transmisible por medio de endoso. Este debe ser puro y
simple y toda condicin a la cual aparezca subordinado, se considerar no escrita. El
endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al portador" segn el artculo 420. El
endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y es vlido aunque
no se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legtimo de la
misma.
De acuerdo al artculo 433 la aceptacin se expresa por la palabra "acepto" o equivalente.
Debe estar firmada por el librado. Su simple firma puesta en la cara anterior de la letra
equivale a su aceptacin.
El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garanta se
puede prestar por un tercero an por un signatario de la letra. Se expresa por medio de
las palabras "bueno por aval" y debe estar firmada por el avalista. Este se obliga de la
misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la
letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo.
El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el da en que es pagadera
en uno de los dos das laborables que le siguen.
La negativa de aceptacin o de pago debe constar por medio de un documento autntico
o protesto por falta de aceptacin o por falta de pago.
Todas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante, prescriben a
los tres aos, contados desde la fecha del vencimiento.
Sintetizado lo expuesto se puede decir que una letra de cambio vlida es aquella que
cumple con todos los requisitos exigidos por la ley, en este caso el artculo 410 del Cdigo
de Comercio, y que crea una serie de obligaciones y derechos entre el librador, el librado
y el beneficiario. Es ms, si posteriormente la letra de cambio se transmite mediante
endoso y se garantiza por medio de un aval, tambin quedarn ligados por derechos y
obligaciones el endosante, el endosatario y el avalista.
Endosante es la persona que en un momento determinado posee los derechos de
cobrar la letra de cambio y puede, por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona
mediante su firma en reverso de la letra.
Endosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso y que
adquiere, por tanto, los derechos que se le transmiten.
Avalista es la persona que garantiza el cumplimiento de una obligacin y que lo
manifiesta por medio de su firma en el anverso de la letra de cambio.
Es necesario recordar que el librador tiene una obligacin, que es la de garantizar el pago
de la letra. En otros trminos, que si la letra no es pagada por el librado que acepto
pagarla, el librador tendr que cancelar la letra en razn de encontrarse "obligado en
regreso". Esta ltima obligacin no puede ser excluida por el librador: la Ley lo prohbe
terminantemente.
Por su parte, el librado no tiene obligacin de aceptar la letra, pero una vez que la acepta,
asume definitivamente la obligacin de pagarla y no puede eximirse de dicha obligacin.
Cuando el librado se niega a aceptar una letra cambio, se puede recurrir al protesto que
es el acto pblico por el cual se deja constancia del requerimiento formulado al librado o al
aceptante para que acepte pague la letra, y de la negativa de hacerlo. Para ello se
prepara una solicitud dirigida a un Notario Pblico, en la cual se le pide a este funcionario
que se traslade al lugar donde se encuentra el librado para que deje constancia de su
negativa de aceptar la letra. En las ciudades o pueblos donde no hay Notario, el protesto
puede hacerse por intermedio de un juez o de un Registrador.
El protesto es importante porque de no hacerlo, el beneficiario puede perder entonces la
posibilidad de exigirle al librador que pague la letra.
Este problema puede eliminarse con la clusula "sin aviso y sin protesto", incluida en la
letra.
Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:


EL PAGAR:
Es un documento de crdito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar
una deuda en determinada fecha posterior. Es un ttulo valor o instrumento financiero;
documento escrito mediante el cual una persona el emisor se compromete a pagar a
otra persona el beneficiario una determinada cantidad de dinero en una fecha
acordada previamente. Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que
se pueden transmitir a un tercero. Los pagars pueden emitirlos individuos particulares,
empresas o el estado.
Segn el artculo 486 al 488: Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrito, en
virtud del cual una persona natural o jurdica se obliga a pagar a otra o a su orden, una
cierta suma de dinero en una fecha determinada.
De acuerdo al artculo 486, los pagars deben contener:
a. La fecha de emisin y firma del documento.
b. La cantidad en nmero y letras.
c. La poca de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.
d. La persona a quien a cuya orden debe ser pagado.
Al pagar se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para
las letras de cambio:
a. Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos: a da fijo, a cierto plazo
de la fecha, a la vista y a cierto trmino vista.
b. Lo relativo al endoso.
c. Los trminos para la presentacin, cobro protesto.
d. Lo referente al aval.
e. Lo relativo al pago y al por intervencin.
f. Lo concerniente al protesto.
g. Los trminos de la prescripcin.
h. La expresin de si es por valor recibido y en que especie o por valor en cuenta.
El portador de un pagar protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar de los
responsables:
a. El valor de la obligacin.
b. Los intereses desde la fecha de protesto.
c. Los gastos del protesto.
d. Los intereses de estos desde la demanda judicial.
e. Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.
Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:



EL CHEQUE:
Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una
orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que ste pague una
determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o
mandato de pago incorporado a un ttulo de crdito que permite al librador disponer, en
favor de una determinada persona o del simple portador del ttulo, de fondos que tenga
disponibles en un banco. El cheque deber contener: la denominacin de cheque inserta
en el texto mismo del ttulo, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de
dinero, el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha de
ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisin del cheque, la firma del
que lo expide, al que se denomina librador. El librador o tenedor de un cheque podr
solicitar al banco librado que preste su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la
autenticidad de ste y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador. El
cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin clusula 'a
la orden' o 'no a la orden'; puede tambin ser librado para que se pague al portador. El
cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradicin; el cheque extendido a
favor de una persona concreta, con o sin la clusula 'a la orden', es transmisible por
medio de endoso. El endoso deber ser total, puro y simple; deber, adems, escribirse
en el cheque y ser firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos
resultantes del cheque. El pago de un cheque podr garantizarse mediante aval, ya sea
por la totalidad o por parte de su importe. Esta garanta podr ser prestada por un tercero
o por el librador. El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mencin contraria se reputa
no escrita. El librado podr exigir, al pago del cheque, que ste sea entregado con el
"recib" del portador. Se presumir pagado el cheque que despus de su vencimiento se
hallare en poder del librado.
Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:

CUENTAS N __________________
CHEQUE N D 433671
Barcelona , _______________de __________________de 20_________
Bs.____________________________________________________________
Pguese a la orden de________________________________________
La suma de__________________________________________ Bolvares
BANCO MERCANTIL
CARACAS VENEZUELA
SUCURSAL BARCELONA ____________________________


Recibo por Honorarios
Es el comprobante de pago utilizado por aquellas personas que se dedican en forma
individual al ejercicio de cualquier profesin, arte, ciencia u oficio, por ejemplo: mdicos,
abogados, gasfiteros, artistas, albailes.
Base Legal: Numeral 2 del Artculo 4 de la Resolucin de Superintendencia N 007-
99/SUNAT y el artculo 33 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta Decreto Supremo
N 054-99-EF
Ejemplo de recibo por honorarios: