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Universidad Nacional de San Martin


2014
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
ESCUELA ACADEMICA DE ADMINISTRACIN
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
INTEGRANTES:
GONZALES RUIZ Fernando
GUERRA ALVA, Melissa
MORI MACEDO, Piero
DOCENTE:
Lic. Roer !"ros
CICLO:
I#
TARAPOTO PER
2014
Auditoria Administrativa
Lic. Roger Burgos
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2014
I. INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El informe:
Es la descripcin, escrita de las caractersticas y circunstancias de sucesos o asuntos de una entidad.
Tambin llamado diagnstico o reporte de auditora.
El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas!
"omunica los resultados de la auditora de gestin.
Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario
llamar su atencin, respecto de algunos problemas #ue podran afectar adversamente
sus actividades y operaciones.
"ada auditora de gestin culmina en un informe por escrito #ue es puesto en
conocimiento de la entidad auditada.
I.1. Definicin.-
El informe de auditora es un documento #ue muestra la situacin administrativa o contable de la
empresa, e$presa los comentarios ms relevantes #ue se presentaron en la revisin practicada como!
%a calidad, alcance y desarrollo del informe, indicar el e$celente contenido del resultado, esta
presentacin deber ser oportuna para #ue se tomen medidas y las supervisarn auditores, supervisores
o jefes de reas, para dar un buen seguimiento a las recomendaciones &ec&as por el auditor.
El informe de auditora administrativa es el documento mediante el cual, se conocen los resultados de
las revisiones #ue efect'an los auditores de una dependencia o entidad. "onstituye el producto
terminado de la auditora administrativa, pues es la forma de dar a conocer a la empresa, todos los
&ec&os o circunstancias importantes observadas en la revisin, as como tambin e$ponerles las
sugerencias de carcter general #ue permitan mejorar el desempe(o de las mismas.
En conclusin el informe es el documento en el #ue se e$presan todos los puntos #ue estn afectando
el desarrollo de la empresa, as como tambin muestra sus avances a travs de las operaciones
efectivas de la misma, muestra a su vez las sugerencias para el cambio y desarrollo de la empresa, por
lo #ue el informe debe ser claro y conciso para #ue cause impacto en los interesados del mismo.
I.2. Importnci.-
Para una auditoria administrativa la creacin de un informe es elemental, debido a #ue este documento
permite #ue los responsables le den el valor adecuado a la auditoria.
El informe contiene los objetivos, la duracin, el alcance, recursos y mtodo empleado en la auditoria,
aparte de englobar los antecedentes. En todos los informes se &acen propuestas o recomendaciones y
en ocasiones la organizacin puede no saber cmo implementarlas
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E$isten diferentes tipos de informes #ue varan dependiendo de su presentacin, y en esta leccin el
alumno aprender a distinguirlos aplicando los lineamientos para dar seguimiento a una auditoria
administrativa.
I.!. O"#eti$o % f&ncin 'el informe.-
)nalizar las condiciones en #ue se emiti un informe desde el punto de vista del "ontador P'blico,
precisando la naturaleza y alcance de dic&o informe buscando la forma de proteger los intereses de los
usuarios del informe es el objetivo del mismo.
%os objetivos principales #ue se buscan al elaborar un informe de auditora administrativa son!
*nformar! +ignifica dar a conocer a las personas indicadas dentro de la entidad, los
resultados importantes del trabajo. ,Toma de conciencia-.
Persuadir! Es demostrar #ue los resultados son vlidos y tienen razn de ser.
,)ceptacin-.
.btener resultados! "onsiste en presentar recomendaciones para cambios positivos
,accin-.
El informe cumple muc&as funciones altamente importantes, tanto para el auditor
como para la administracin. /ic&as funciones deben ser cuidadosamente
consideradas durante el desarrollo de la auditora y en la determinacin de como
redactar el documento se(alado, y #ue son entre otras!
0. "onclusiones basadas en la auditoria. El informe sirve para reunir la evidencia
obtenida durante la auditora operacional 1 administrativa, con la presentacin de
&allazgos y conclusiones2 representa el resultado final del trabajo de auditora.
3. 4eportar condiciones. El informe reporta a la organizacin un resumen de las
principales reas #ue re#uieren mejoras2 esto es, el informe puede ser visto como una
&erramienta de #ue se vale la administracin para conocer sus operaciones y para
evaluar su ejecucin. El informe se(ala #ue reas estn bien y cules pueden ser
susceptibles de optimizar
I.(. )rop*ito.-
Es informar en forma clara, pero concisa, l 5por #u6 7 5cmo6 de la auditoria. Este cumple muc&as
funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administracin. +* *i,&iente*
f&ncione* 'e"en *er c&i''o*mente con*i'er'* '&rnte el 'e*rrollo 'e l &'itori % en l
'etermincin 'e cmo re'ctr el 'oc&mento *e-l'o. El informe sirve para presentar la
evidencia obtenida durante la revisin, con la presentacin de &allazgos y conclusiones2 representa el
resultado final del trabajo de auditora.
Reportr con'icione*
Este reporta a la organizacin un resumen de las principales reas #ue re#uieren mejoras2 El
informe puede ser visto como una &erramienta de #ue se vale la administracin para reconocer
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sus operaciones y evaluar su ejecucin. El informe se(ala #ue reas estn bien y cules pueden
ser susceptibles de optimizar.
Mrco 'e referenci 'e l ccin 'mini*trti$
%as recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones #ue
deben ser tomadas por la administracin. "on base en las condiciones reportadas y en la
identificacin de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma
de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones.
I... /onteni'o 'e lo* informe* 'e A&'itor0 A'mini*trti$.-
)ntes de iniciar la redaccin de un *nforme, es conveniente ordenar todos los puntos #ue se deben
incluir en l. )l redactar el informe se deben utilizar e$presiones cortas y apoyndose en es#uemas. El
orden ms conveniente de las ideas e$presadas, ser determinado por la importancia de ellas. +e deben
utilizar ttulos para el desarrollo de los puntos importantes.
Esta titulacin debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado. +e debe cuidar la conjugacin
de los verbos usados en la redaccin, #ue sea la ms adecuada, de tal manera #ue refleje el sentido de
la e$presin.
Aclrr p&nto* 'e $i*t 'el &'itor:
Es normal #ue el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las #ue
est en desacuerdo. 8na clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudarn a
puntualizar los criterios de la administracin y proporcionarn bases para llegar a las decisiones #ue
re#uieran las circunstancias.
I.1. /rcter0*tic*
El informe de auditora administrativa debe contener como mnimo las siguientes
caractersticas!

Oport&no
+on emitidos sin retraso indebido, permiten la pronta y efectiva toma de acciones. 8n informe
es oportuno cuando se entrega en el momento indicado, en el tiempo preciso en #ue se &a de
tomar una decisin para la cual la informacin #ue se est plasmando &a de ser 'til o necesaria
en ese momento.
/ompetente
+e refiere a presentar la informacin de manera #ue los resultados sean co&erentes con los
objetivos de la auditora. Es decir #ue la informacin #ue estamos presentando debe cubrir con
todos y cada uno de los objetivos #ue se fijaron al inicio de la auditoria operacional 9
administrativa, as como tambin es importante #ue en el proceso de la auditoria y redaccin
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del informe no se divague en informacin #ue no sea de inters o este fuera de lugar dentro de
la revisin #ue se pretendi desde su origen.
O"#eti$o
+on a#uellos #ue contienen informacin verdadera, imparcial y sin distorsiones. %as
observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio. En
este punto es importante #ue el auditor mantenga su independencia profesional para realizar
un informe en el #ue se plasmara 'nicamente lo #ue sucede sin #ue se desviara la informacin
o trate de encubrirse alguna accin por tratar de cubrir inters ajeno a el mejoramiento de la
entidad.
/lro
+on a#uellos #ue se entienden con facilidad y son lgicos. %a claridad se puede mejorar
evitando un lenguaje tcnico innecesario y proporcionando la suficiente informacin adicional
de respaldo. Esta caracterstica es sumamente importante ya #ue el informe se distribuye para
gente #ue seguramente no tiene conocimientos del rea contable, por lo #ue debe cuidarse el
vocabulario a emplearse y la manera de redactar el informe evitando as malos entendidos o
distracciones al lector por falta de comprensin al tener una mala redaccin.
/onci*o
:an al grano, se evitan detalles innecesarios, e$presan pensamientos completos en el menor
n'mero de palabras posible. Es necesario #ue un informe adems de ser claro sea muy
e$plicito, la redaccin debe dirigirse directamente al asunto u observacin a tratar, sin #ue se
e$tienda o divague con situaciones #ue no van conforme al asunto #ue se est tratando.
Sencillo
+e debe emplear un vocabulario sencillo para #ue el informe ad#uiera una mayor fuerza de
veracidad y persuasin, con un seguido aumento de eficacia y atraccin. Esta caracterstica se
relaciona con los puntos anteriores, ya #ue adems de utilizar un lenguaje claro y entendible se
debe dar el to#ue profesional y personal para resaltar a#uello de mayor importancia.
/on*tr&cti$o*
"omo resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados como a la organizacin y
promueven el mejoramiento en donde es re#uerido. Es importante #ue la redaccin del
informe se realice de tal manera #ue lo #ue se plasme en este, sirva a la entidad a travs de lo
#ue se trasmite a las personas #ue se encuentran dentro de ella, y #ue son capaces de cambiar
o tienen la autoridad necesaria para decidir la mejor opcin. Es decir el informe debe utilizarse
para mejora de la entidad.
Inte,ri''
+e debe incluir todos los &ec&os importantes observados, y proporcionar informacin
completa sobre las situaciones encontradas, las conclusiones y recomendaciones. Es
importante, #ue de cada observacin &ec&a o tema a tratar se cuente con todo el respaldo
necesario y la conviccin de lo #ue se est diciendo es lo correcto o bien, los cambios #ue se
proponen son los #ue deben &acerse.
Rele$nci
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+e refiere a incluir solo los &ec&os de importancia #ue repercutan en la operacin del rea
auditada. En esta caracterstica es necesaria la e$periencia del auditor para #ue determine la
importancia de cada observacin &ec&a o a tratar con los directivos, ya #ue incluso en
determinado momento se pueda comentar con las personas indicadas antes de presentar el
informe a criterio del propio auditor, adems de #ue no debe desviarse del objetivo de la
auditoria, al reflejar situaciones #ue nada tienen #ue ver con el tema de estudio e$puesto.
A'ec&cin
%a adecuacin se define como una actitud de lgica armona con el lector, y en base a #uin
leer el informe, es como se debe redactar el mismo, ello le permite comprender fcilmente lo
#ue se pretende &acer saber.
"omo ya se &a comentado la redaccin del informe debe tener lgica de lo #ue se est
tratando, se recomienda iniciar con puntos ms complejos y terminar con a#uellos ms
sencillos #ue no representan mayor problema.
/on$iccin
Es &acer #ue las evidencias guen al lector a las mismas conclusiones a las #ue llego el
auditor. Esta caracterstica es al igual #ue todas de importancia para el resultado de la
presentacin del informe, ya #ue deben ponerse en prctica los conocimientos del auditor y
muc&as de las veces de su e$periencia profesional para convencer a los representantes de la
entidad #ue los resultados del trabajo, son los #ue se estn plasmando en el informe, y ya #ue
esto no ser fcil a lograr los errores detectados ser un buen logro.
)dems de #ue el principal convencido de todo lo #ue se &a plasmado debe ser todo el
personal #ue participo en el trabajo de auditoria al contar estos con la e$periencia y el
conocimiento de todo el trabajo realizado.
Utili''
Es aportar elementos #ue contribuyan a una mejor administracin, utilizacin y optimizacin
de los recursos de la empresa. Esta caracterstica puede resultar repetitiva, mas sin embargo es
importante recalcar #ue todo a#uello #ue se plasme en el informe y #ue se &aga en el proceso
de auditora deber servir y;o ser funcional para cumplir con los objetivos de la empresa,
logrando #ue esta crezca, ya #ue de lo contrario no le funcionara a la entidad y ser un trabajo
sin resultados #ue al contrario de ayudarla a crecer &ar cada vez ms dbil a la entidad.
Ori,inli''
+e debe ser espontneo al escribir, debido a #ue estamos acostumbrados a los formulismos y
frases rutinarias, por ello debemos intentar algo diferente en nuestro informe. El informe debe
&acerlo suyo el auditor, para lo cual deber poner muc&o cuidado en la redaccin del mismo
para #ue cada prrafo y cada palabra #ue este plasmada en dic&o documento se identifi#ue en
cierto modo con el estilo del auditor, tratando de &acer algo diferente #ue de primera
impresin sea atractivo para el o los lectores, sin #ue llegue el punto en #ue el informe resulte
aburrido y por lo tanto se pierda la importancia en el.
/orte*0
+e refiere al tacto para indicar las aseveraciones en el informe. Es com'n #ue conforme al
resultado de la auditora alg'n elemento de la entidad resulte afectado, y se le apli#uen
calificativos como! ineficaz, desperdicio, descuido, omisin, etc. Esto no #uiere decir #ue no
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se mencionen, sin embargo debe &acerse con muc&o tacto, ya #ue de lo contrario las personas
podran sentirse agredidas u ofendidas y esto podra &acer #ue el trabajo realizado se venga
abajo.
I.2. E*tr&ct&r
En cuanto al contenido del informe, es de aceptacin generalizada #ue, a diferencia de los informes de
auditora contable, &asta la fec&a el informe de la auditora administrativa no &a desarrollado un
formato 'nico con carcter universal. +in embargo, el contenido del informe debe estar ntimamente
relacionado con el propsito de la auditora administrativa, #ue siempre ser el mejoramiento de la
administracin de una organizacin, por tanto, su evaluacin se circunscribe al proceso administrativo,
y el informe debe seguir este enfo#ue.
*ndependientemente de la portada y el ndice, esenciales en todo trabajo, las partes #ue en general debe
contener el informe son!
$ Intro'&ccin
En la introduccin, debern mencionarse aspectos como el propsito de la auditora
administrativa, #ue siempre ser el mejoramiento de la administracin2 el objetivo, #ue
siempre ser la administracin o proceso administrativo, y los elementos o reas especificas
sobre las #ue se llev a cabo la auditora, las cuales pueden ser muy variadas y de complejidad
diversa, pudiendo ir desde un elemento de planeacin, como un procedimiento2 un elemento
de organizacin, como la descripcin de un puesto2 un elemento de direccin, como la
comunicacin de las rdenes2 un elemento de control, como la medicin de alg'n resultado2
&asta la evaluacin del sistema administrativo global de la empresa, as como la mencin de la
salvaguarda de la responsabilidad del auditor2 ya #ue esta se limita a e$presar una opinin
sobre las observaciones encontradas en los procesos y funciones de las reas auditadas.
Tambin pueden mencionarse, en forma general y si el trabajo lo amerita, la metodologa y
&erramientas empleadas, los problemas de ndole operativa encontrados durante el trabajo de
auditora.
$ Re*&lt'o* % recomen'cione* 'el 'i,n*tico 'mini*trti$o
+i por la amplitud de la auditora, sta amerit un diagnstico administrativo previo, entonces
el informe deber contener dic&os resultados.
Estos resultados &ablarn en trminos generales sobre las deficiencias y;o aciertos encontrados
en la administracin general del departamento, divisin o empresa. 8na vez planteado esto, se
&arn las recomendaciones pertinentes al respecto, tambin en trminos generales. Ejemplo de
los asuntos tratados en este informe seran los siguientes!
o %as deficiencias y;o aciertos encontrados en la planeacin.
o %as deficiencias y;o aciertos encontrados en la organizacin.
o %as deficiencias y;o aciertos encontrados en la direccin.
o %as deficiencias y;o aciertos encontrados en el control.
$ Re*&lt'o* % recomen'cione* 'e l in$e*ti,cin
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/el estudio profundo de la administracin del rea investigada, sea sta un simple mtodo o
todo el sistema administrativo de la empresa, se presentan los resultados y recomendaciones
especficas para corregir las desviaciones y;o deficiencias encontradas en ellas.
Ejemplos de algunos aspectos referidos a las recomendaciones seran!
%os pasos #ue deben seguirse en un nuevo procedimiento.
%a nueva tcnica #ue va a usarse en un mtodo de trabajo.
%a orientacin #ue deben tener ciertas polticas.
%a relacin de autoridad #ue debe darse entre dos departamentos.
%as nuevas funciones #ue debe desempe(ar una sucursal.
El sistema de incentivos #ue se implementar entre los empleados.
El tipo de liderazgo #ue se recomienda para la gerencia de piso.
Todos estos asuntos #uedan circunscritos en alguna fase del proceso administrativo, #ue
siempre ser el marco referencial.
$ Ane3o*
%os ane$os son muy importantes por#ue vienen a apoyar la informacin vertida en los temas
anteriores. Este apoyo se da en forma de e$plicaciones ampliadas, grficas representativas,
descripciones detalladas, tipos de instrumentos empleados, listado de personas participantes,
glosario de trminos, entre otros. <o se considera necesario ni prudente ane$ar los
instrumentos especficos #ue fueron utilizados, ya #ue estos son propiedad intelectual del
auditor.
El auditor debe cuidar y evaluar todos sus papeles de trabajo, de stos depender parte del
$ito en su e$amen practicado. %os ane$os son copias fieles de a#uellos documentos #ue, por
muy sencillo #ue parezcan, nos darn muc&a informacin y apoyo al dictaminar o informar
sobre &ec&os relevantes o desviaciones encontradas.
+e re#uiere ane$ar lo ms indispensable y valedero posible, a continuacin se presenta lo #ue
podra ser un ane$o!
"opia del )cta "onstitutiva.
"opia de 4egistro ante el *nstituto Peruano del +eguro +ocial, +ecretara de =acienda
y "rdito P'blico. )nte las "maras, apoyos por parte de /ependencias Estatales,
>unicipales, Particulares o del ?obierno @ederal.
"artas de )ctividades de la ?erencia y Aefatura.
>anuales, Programas y Planes.
+eguimiento de puntos u observaciones de revisiones o auditoras anteriores.
"umplimientos de Principios de "ontabilidad y )dministracin.
4egistros y clculos de operaciones por pago de *mpuestos @ederales, Estatales y
>unicipales.
I.4. )reprcin 'el informe 'e &'itori
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En virtud de #ue la fase final del proceso de auditora administrativa es la accin tomada por el
personal de la organizacin para incrementar la eficiencia y rentabilidad de las operaciones, una forma
por medio de la cual se toman acciones es con base en el soporte, desarrollo y ejecucin de buenos
informes. %a actividad de informar consiste en una combinacin de conocimientos tcnicos y
&abilidad para comunicar estos resultados a la gente de #uin se debe asegurar su aceptacin y soporte
activo.
%a importancia de esta parte del trabajo del auditor en trminos de los potenciales de servicio #ue
puede aportar, crea la necesidad de un especial inters y participacin por parte del auditor general.
Esto significa #ue el funcionamiento referido debe involucrarse activamente. Esto significa tambin
#ue los diferentes niveles del grado de auditora deben tener siempre en mente las necesidades #ue
estn asociadas con el informe final de auditora. ) este respecto se deber considerar este problema
para su tratamiento en los programas de entrenamiento.
7 as, los informes escritos se convierten en la principal &erramienta del auditor para dar servicio a la
administracin. 7, al mismo tiempo, cuando el informe circula posteriormente, es su carta de
presentacin, se &ace referencia a l, y da origen a implementaciones.
8sualmente es el principal factor #ue finca la reputacin del departamento de auditora. Por todo lo
anterior, es obvio #ue los informes deban ser preparados con especial cuidado. Es obvio tambin #ue
la influencia del departamento crece paralelamente con la calidad de sus informes.
1. Formto 'el informe: Esto asegura #ue la informacin #ue se re#uiera ser obtenida al inicio
de la auditoria2 esto ser una gua inmejorable para los auditores en el buen desempe(o de su
comisin. %os &allazgos sern desarrollados, completados e insertados en las propias
secciones del informe, conjuntamente con los comentarios del auditado.
2. Dele,cin 'e l re'ccin: +e debe dar oportunidad de #ue sean los mismo auditores
#uienes redacten los &allazgos resultantes de su intervencin2 esto les dar mayor oportunidad
de obtener e$periencia, misma #ue es de alta importancia para su desarrollo.
!. S&per$i*in: El supervisor debe estar involucrado en el proceso de redaccin desde el inicio
de la auditoria2 deber estar atento a las tendencias para asegurarse de la solidez de los
&allazgos. El supervisor debe revisar tambin los papeles de trabajo y determinar si los
auditores los estn preparando de acuerdo a los lineamientos establecidos.
(. Di*c&*in con el &'it'o: %a discusin de los &allazgos con el personal de la organizacin
conlleva un beneficio adicional! ayuda a llegar a acuerdos respecto a la implementacin de
acciones correctivas. 8na vez #ue se &a terminado la auditora operacional 9 administrativa y
ya se tiene una visin completa de lo #ue se &a e$aminado, llegamos a la etapa de formular
nuestro informe, el cual se convierte as, en una gua para mejorar la administracin de una
empresa.
El informe mostrar la actual situacin administrativa de un negocio y las posibilidades de
lograr superarla, ya #ue presentar todos a#uellos &ec&os relevantes #ue tienen efecto en las
prcticas administrativas. Por otra parte, el propio informe de la auditora administrativa
mostrar a #uienes lo lean, la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo de #uienes
ejecutaron dic&a auditora. Esto mismo e$ige #ue el informe revista, un claro y completo
contenido de lo #ue se informa y oportuna presentacin, para #ue la administracin de la
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empresa tome las medidas inmediatas #ue en el mismo se sugieran, claro est #ue bajo la
supervisin de los propios auditores.
Para comprender mejor la importancia del informe de la auditora administrativa, sobre todo a
nivel de empresas, &ay #ue &acer una comparacin con los tradicionales informes de la
auditora contable financieros.
Estos muestran principalmente la situacin financiera a una fec&a determinada y los resultados
financieros alcanzados en determinado perodo, mientas #ue el informe de la auditora
operacional administrativa presenta, como ya &emos asentado anteriormente, la situacin
administrativa #ue se tenga tambin a una fec&a determinada, pero esta situacin es desde
luego muc&o ms amplia #ue la primera, ya #ue nos est informando del comportamiento de la
empresa en forma integral.
El informe sobre la auditora administrativa es el producto terminado del trabajo realizado y
frecuentemente es lo 'nico #ue conocen los altos funcionarios de la empresa auditada. +u
contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relacin
con la eficiencia operativa de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y
con el desempe(o de sus funcionarios, los #ue coincide fundamentalmente con la finalidad del
e$amen realizado. Este enfo#ue permitir #ue la solucin dada a dic&os problemas, surjan
oportunidades #ue coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia y productividad de la
empresa.
Para #ue la auditora administrativa sea 'til a la empresa, el informe debe ser gil y orientado
&acia la accin. )dems, siempre #ue sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas
e$istentes y de los posibles cambios, esto con el fin de lograr un mayor impacto. Por las
caractersticas #ue el tipo de auditora operacional 1 administrativa opera, el informe debe
tener la naturaleza e#uivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los &allazgos derivados
del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, el efecto y las consecuencias de los
problemas detectados.
"ongruentemente con lo anterior, debe precisarse #ue no es posible #ue como resultado final
del trabajo se presente una opinin fundamentada tipo dictamen de estados financieros, sobre
el grado de eficiencia e$istente en la empresa. ) diferencia de la )uditora .peracional, el
resultado final de la )uditora )dministrativa, implica necesariamente proporcionar
sugerencias especficas, el dise(o de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la
instalacin de ellos, y posteriores visitas de supervisin2 todo ello con el propsito de #ue las
ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
.. Mrco 'e referenci 'e l ccin 'mini*trti$: %as recomendaciones en el informe
representan las conclusiones del auditor y las acciones #ue deben ser tomadas por la
administracin. "on base en las condiciones reportadas y en la identificacin de las causas, las
recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir
deficiencias y mejorar las operaciones.
El informe tambin tiene propsitos de referencias, tanto para la revisin de otras reas de la
organizacin como para dar seguimiento, y poder determinar el grado de acciones correctivas
adoptadas.
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1. Aclrr p&nto* 'e $i*t 'el &'it'o: Es normal #ue el auditado trate de mitigar las
circunstancias o aclarar algunas situaciones en las #ue esta en desacuerdo. 8na clara posicin
del auditado y los comentarios del auditor ayudaran a puntualizar los criterios de la
administracin y proporcionaran bases para llegar a las decisiones #ue re#uieran circunstancia.
2. Re'&cir el $ol&men de detalle a incluir en su reporte del &allazgo, reduciendo
consecuentemente el tama(o del informe final.
II. TI)OS DE INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
II.1. Informe 'e A&'itor0
El proceso de auditora concluye con el informe de auditora, #ue constituye el medio a travs del cual
el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditora, junto con las
recomendaciones correspondientes, a la empresa #ue solicit los servicios, especficamente la alta
gerencia.
%os tipos de informes son!
*nforme general
*nforme ejecutivo
*nforme de aspectos relevantes
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II.2. Tipo* 'e informe*
A. El informe ,enerl:
En esta parte del informe conviene destacar todos a#uellos &ec&os relevantes negativos para la
empresa y #ue por consiguiente re#uieren medidas correctivas inmediatas. "onviene tratarlos en orden
de importancia, es decir, los ms importantes deben ir al principio de esta seccin y despus los menos
importantes o #ue no re#uieran una atencin inmediata.
El informe ,enerl incl&%e:
Re*pon*"le: Brea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
Intro'&ccin: Creve descripcin de por #u surgi la necesidad de aplicar la auditora, mecanismos
de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el
propsito y e$plicacin general de su contenido.
Antece'ente*: E$posicin &istrica de la organizacin, es decir, los cambios, y sucesos de mayor
relevancia #ue &a afrontado en forma total o parcial y #ue influyeron en le decisin de llevar a cabo la
auditora.
T5cnic* emple'*: *nstrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de resultados en funcin
del objetivo.
Di,n*tico: /efinicin de las causas y consecuencias del estudio, mismas #ue justifican los cambios
o modificaciones posibles.
)rop&e*t: Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas #ue pueden derivarse,
implicaciones de los cambios, y resultados esperados.
E*trte,i 'e implntcin: E$plicacin de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los
resultados.
Se,&imiento: /eterminacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin, para garantizar
el cumplimiento de los criterios propuestos.
/oncl&*ione* % recomen'cione*: "oncentrado de los logros obtenidos, problemas detectados,
soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecucin real de las propuestas.
Ap5n'ice* o ne3o*: ?rficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo, #ue se
consideren elementos au$iliares para la presentacin y fundamentacin del estudio.
+* *i,&iente* *it&cione* *on e#emplo* 'e fctore* 'e m%or importnci ni$el 'e empre*:
D%as estadsticas del desarrollo de la compa(a en cuanto a su posicin, comparndola con otras
unidades en la industria y con empresas similares, revelan #ue la empresa se &a estancado en los
'ltimos dos ejerciciosE. D%a organizacin general de la empresa no es la ms apropiada para las
operaciones futuras #ue se &an planeado, portas razones #ue se e$plican en el ane$o /E.
Puede decirse #ue esta seccin es la parte principal del informe, ya #ue a#u se resumen las faltas
encontradas por la )uditora )dministrativa. Por esa razn es en esta parte donde primeramente fijan
su atencin #uienes reciben el informe. El auditor debe e$presar clara y brevemente a#uellas
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situaciones #ue merezcan atencin de los interesados y se refieran al comportamiento general de la
empresa2 pero, cuando se crea necesario, pueden ampliarse por medio de comentarios adicionales,
cuadros o grficas e incluirse como ane$os, &aciendo la referencia correspondiente.
6. El Informe E#ec&ti$o:
En esta seccin se informa ya con mayor detalle #ue en la seccin anterior de todos a#uellos &ec&os
#ue afecten directamente a cada departamento o seccin en particular. Para este fin, es conveniente
tratar a cada departamento o seccin por separado indicando las fallas #ue se encontraron, e incluir
toda a#uella informacin #ue pueda ser de inters tanto para la persona a la cual se dirige el informe,
como para el jefe del departamento o seccin comentada.
El informe e#ec&ti$o contiene:
Re*pon*"le: Brea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
)er0o'o 'e re$i*in: Tiempo #ue comprendi el e$amen.
O"#eti$o*: Propsitos #ue se pretenden lograr con la auditora.
Alcnce: Profundidad con la #ue se e$amin la organizacin.
Meto'olo,0: E$plicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la
evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditora.
S0nte*i*: 4elacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.
/oncl&*ione*: "oncentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de
atraccin.
Al,&no* e#emplo* referente* e*t prte 'el informe *on lo* *i,&iente*:
DE)ARTAMENTO DE )ERSONA+
DEste departamento carece de medios adecuados para &acer pruebas de trabajo y de aptitudes
en la seleccin, promocin y asignacin de puestosE.
DEl manual de organizacin de este departamento no &a sido actualizado conforme a las
polticas y procedimientos #ue se &an establecido recientementeE.
DE)ARTAMENTO DE VENTAS
D<o se &a llevado a cabo un estudio sobre las posibilidades de promocin de los productos
secundarios, los cuales representan un rengln econmico importanteE.
D%as reclamaciones de clientes son numerosas y sin embargo, no se &an estudiado para
prevenir su repeticin, #ue va en perjuicio de las ventasE.
OFI/INA 7ENERA+
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D%as labores de facturacin se desarrollan con lentitud debido a #ue los procedimientos son
engorrosos y la m#uina facturadora es inadecuada para el volumen diario de facturasE.
D%os procedimientos de arc&ivo no llevan una secuencia lgica, lo cual origina demasiado
papeleo y frecuente e$travo de documentosE. Para mayor claridad y objetividad de la
informacin contenida en esta seccin, tambin se recomienda incluir en el ane$o grficas o
cuadros e$plicativos fciles de interpretar.
Meto'olo,0
Es muy interesante, aun#ue muc&as veces no es necesario para #uien recibe el informe, a grandes
rasgos la >etodologa empleada y sus limitaciones. En general, se deben describir las tcnicas o
instrumentos principales #ue se utilizaron en el desarrollo de la auditora, &aciendo &incapi cuando se
&aya tenido la necesidad de contratar a ciertos especialistas para la solucin de complejos problemas
de la empresa. Tambin se indicar #u gente se entrevist y #ue las plticas se tuvieron con el
personal de la empresa para discutir a#uellos problemas cuya solucin era difcil o se prestaba a
discrepancias entre los auditores y el personal de la empresa.
Esta seccin debe ser breve, pero debe representar una idea de cmo se realiz el trabajo y e$plicar las
dificultades encontradas.
Recomen'cione*
En esta parte, el auditor anotar todas las recomendaciones #ue positivamente van a beneficiar a la
empresa. /ic&as recomendaciones tambin deben formularse concisa y claramente, pero debern dar
una idea general del por#u de los cambios y beneficios #ue se originen una vez aceptados e
implantados.
8nos ejemplos de recomendaciones son los siguientes!
D+e recomienda #ue los supervisores del departamento de produccin tomen un curso de
capacitacin para uniformar sus prcticas en el manejo de su personalE.
D+e sugiere #ue los actuales informes de produccin #ue se proporcionan al /irector ?eneral
se modifi#uen con la presentacin del modelo contenido en el ane$o ", ya #ue se proporciona
en una sola forma toda la informacin re#uerida...E
D+e recomienda la implantacin de un sistema de sugestiones para el personal de fbrica, ya
#ue esto puede contribuir a obtener mejores mtodos de trabajo...E
DPor las constantes variaciones de la capacidad de produccin, se recomienda la preparacin
del presupuesto sobre una base fle$ible para proporcionar informacin de funcionamiento y
control para cada volumen especifico de operacinE.
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Es evidente #ue esas recomendaciones, independientemente de #ue pueda o no emprenderse por el
propio personal de la empresa, deben al menos ser supervisadas por los auditores &asta su completa
aceptacin. En esta parte del informe se pueden incluir algunos comentarios Fobre el plan de
reorganizacin #ue se proyecte llevar a cabo, una vez #ue se &ayan discutido y aceptado las
recomendaciones sugeridas.
Ane3o*
%a 'ltima seccin del informe se destina para incluir grficas, diagramas, cuadros, formas de papelera
y en general todos a#uellos datos #ue sirven para ampliar o &acer ms clara la informacin contenida
en las secciones anteriores.
Para facilitar la lectura e interpretacin de los ane$os, stos se deben presentar siguiendo el mismo
orden en #ue se desarrollen las secciones anteriores, e$tensificndolos progresivamente por medio de
letras o n'meros y encuadernndolos preferentemente por medio de espirales de plstico p alambre, de
tal manera #ue los ane$os #ueden asegurados a la derec&a, y las dems secciones a la iz#uierda
Esa forma de encuadernar permite #ue se tengan simultneamente tanto el material de lectura como
los ane$os. evitando confusiones p perdiendo ideas, como suele suceder cuando todo est
encuadernado en un solo lado y se tiene #ue consultar los ane$os frecuentemente.
/. El Informe 'e A*pecto* Rele$nte*:
Es el #ue destaca, solamente, las reas #ue re#uieren de atencin por su desempe(o deficiente.
Este rubro se incluye en el informe con el objeto de contemplar los aspectos #ue reflejan los
obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante la auditora, as como la fundamentacin de
cada observacin as como sus causas y efectos, consecuencias de las observaciones. )lgunas de estas
observaciones relevantes son! falta de concordancia entre misin, objetivos, metas, estrategias,
polticas y programas en relacin con las condiciones establecidas, y ; o la inobservancia del marco
normativo aplicable.
En todos los informes se &acen propuestas o recomendaciones y en ocasiones la organizacin puede
no saber cmo implementarlas. Por lo tanto, es necesario #ue se entregue un programa #ue describa las
actividades a realizar, su secuencia, duracin, la metodologa de la implementacin, los recursos
re#ueridos y los responsables de su ejecucin.
8na vez #ue se tiene terminado el informe, a&ora es necesario convocar al grupo de auditores para
asegurar #ue cumple con todos los lineamientos y en su caso &acer ajustes antes de presentarlo a #uien
lo solicit, #ue pueden ser los directivos de una organizacin o los responsables de un rea.
Esta presentacin se debe &acer de manera profesional y con el apoyo de material audiovisual.
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A contin&cin *e le* m&e*tr &n e#emplo 'e &n informe 'e &'itor0 'mini*trti$. /on "*e
en el c&e*tionrio 'e E*t&'io 7enerl8 o"tenemo* % e$l&mo*:
DATOS DE +A EM)RESA
DATOS GENERALES
MI 6ODE7A8 S.A.
?*4. ".>E4"*)%
/OMER/IA+I9A/ION DE ARTI/U+OS 6ASI/OS
/.>*"*%*.
:A/IENDA MATORRA+ ; 1<8 E/:E7ARA= 7RU)O E/ONOMI/O-FINAN/IERO A+
>UE )ERTENE/E MU+TIVA+ORES8 S.A.
@E"=) /E ".<+T*T8"*G<
24 DE O/TU6RE DE 1??2
/)T.+ ".>E4"*)%E+
SITUACIN DE LA ENTIDAD
EM)RESA S@+IDA EN E+ MER/ADO
)8/*T.4*)+ )<TE4*.4E+
A+TIMA REA+I9ADA E+ 21 DE MAR9O DE+ 2<<1 )OR EFRAIN +E/:U7A =
ASO/IADOS
".>PET*/.4E+
/OMER/IA+ MEBI/ANA8 S.A. 8 CA+T-MART8 S.A8 SORIANA8
S.A. DE /.V.8 /:EDRAUI8 S.A.
%*+T) /E P4./8"T.+
DIVERSOS )RODU/TOS DE )RIMERA NE/ESIDAD8 ARTI/U+OS )ARA E+
:O7AR8 E+E/TRONI/A8 FARMA/IA8 ET/.
"%*E<TE+
)U6+I/O EN 7ENERA+.
+ic. O*cr Merl0n M.
DIRE/TOR 7ENERA+
MI 6ODE7A S.A
"omo resultado de la auditora #ue llevamos a cabo al H0 de diciembre de 3IIJ, de D>i Codega, +.).,
determin #ue la empresa cuenta con un proceso administrativo <. del todo satisfactorio en su
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generalidad, en las fases del proceso administrativo ya #ue se tiene ste definido en orden y por
escrito, aun#ue no todo, as como cada uno de los elementos #ue los integran, tales como! objetivos,
misin, visin, reglas, procedimientos, estndares, manual de organizacin, manual de induccin,
mtodos de control, por mencionar algunos. +in embargo, algunos elementos re#uieren de revisin y
actualizacin para #ue contribuyan a la calidad de la empresa.
El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en cada una de las etapas del proceso
administrativo, junto con esto se encontraron las causas #ue &acen #ue la empresa, aun#ue se dirija
&acia la mejora continua, e$istan elementos #ue la dificulten o la obstaculicen.
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