Dian GuiaEnvioDeArchivosDian V1!03!210906

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2006 Derechos Reservados DIAN Proyecto MUISCA

Contenido

1. Introduccin

2. Ingreso / Salida del MUISCA.

3. Colocar archivos.

3.1. Lista de Archivos colocados.

3.2. Condiciones de los Archivos.

4. Diligenciar solicitud de envo.

5. Presentar en la DIAN.

5.1. Presentacin Presencial.

5.2. Presentacin Virtual.

6. Comunicacin de resultados.

7. Consultar solicitudes enviadas.

8. Reemplazar una solicitud anterior.

8.1. Reemplazo total de una solicitud anterior.

8.2. Reemplazo parcial de una solicitud anterior.

Anexos

Anexo 01. Diligenciar Formularios 520 y 540.

Anexo 02. Diligenciar Formularios 120 y 130

Anexo 03. Diligenciamiento y Presentacin de la Informacin Exgena Cambiaria Ejercicios (pg 32)

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1. Introduccin

Respetado usuario, la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) pone a su disposicin esta gua con
la cual esperamos que usted pueda:

Utilizar adecuadamente este servicio que le permite presentar la informacin por el sistema de Envo de
Archivos.

Cumplir con la obligacin oportuna de reportar ante la DIAN la informacin que es requerida por la
Entidad para el cabal cumplimiento de sus funciones.

Es as como la DIAN en su proceso de redireccionamiento hacia el servicio, est empeada en facilitar los medios
de presentacin de la informacin a las organizaciones y personas que estn obligadas, as como el optimizar
tiempos y recursos para una gil obtencin de la informacin.

Como apoyo a este proceso, en el portal de la DIAN, en el enlace llamado Capacitacin podr acceder a los
diferentes medios que le ayudarn de una manera sencilla y cmoda a conocer y familiarizarse con los servicios
electrnicos que la DIAN pone a su disposicin.

All encontrar, entre otras, la opcin Cartillas nuevos servicios que le permite consultar y descargar las
siguientes:

Cartilla Induccin servicios informticos electrnicos. Le ilustrar entre otros sobre los siguientes temas:

Servicios informticos electrnicos ofrecidos por la DIAN a travs del MUISCA.
Acceso a los servicios informticos electrnicos del MUISCA.
o Habilitar su cuenta de usuario
o Recuperacin de contrasea
o Cambiar su contrasea o actualizar preguntas de recuperacin de la contrasea de su cuenta de
usuario.
Ingresar a los servicios informticos del MUISCA en el mbito privado.
Requerimientos tecnolgicos para utilizar los servicios informticos de la DIAN.
Glosario

Cartilla de Diligenciamiento y Presentacin Virtual de Documentos. Este documento le indica paso a paso
cmo realizar este proceso.

Cartilla de Mecanismo Digital. Este documento indica paso a paso cmo realizar el proceso de generacin,
descarga y activacin de este mecanismo

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Diagrama de Presentacin de Informacin por Envo de Archivos a travs de los servicios informticos
electrnicos de la DIAN

2. Ingreso / Salida del MUISCA

Para ingresar al portal de la DIAN, coloque la siguiente direccin en su navegador:

http://www.dian.gov.co.

Para ingresar al servicio de Presentacin de informacin por envo de archivos, debe hacer lo siguiente:

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N
o
t
a

Si usted tiene Certificado Digital emitido por la DIAN y an no lo ha
activado, NO PODR FIRMAR DIGITALMENTE y desde luego NO
PODR REALIZAR LA PRESENTACIN VIRTUAL de sus archivos
o documentos.

Active su mecanismo digital y aproveche las ventajas de este
servicio.

1. Haga clic sobre la opcin Verifique su sistema para firma (Ver cartilla Induccin servicios informticos
electrnicos).

2. Haga clic sobre la opcin Habilitar cuenta (Ver cartilla Induccin servicios informticos electrnicos).

3. En caso que la DIAN le haya comunicado que le emitir un Certificado Digital, siga las instrucciones que
se dan en la cartilla sobre Mecanismo Digital, para que lo pueda descargar y activar. Adicionalmente, le
indica cmo hacer uso de este mecanismo y otros temas de inters.

4. Haga clic sobre la opcin Presentacin de informacin por Envo de Archivos.

5. Haga clic sobre la opcin Iniciar Sesin para identificarse y poder ingresar al Muisca (Ver cartilla
Induccin servicios informticos electrnicos).

a. Si desea Ingresar a nombre de una Organizacin, seleccione
en el desplegable el tem NIT y digite el NIT correspondiente SIN
incluir el dgito de verificacin.

Pantalla No.I2-1
b. Si desea ingresar a ttulo personal, escoja el tem A nombre
propio.

Una vez haya ingresado como se indic, se desplegar una pantalla similar a la siguiente:

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Pantalla No. 6

A partir de este momento podr realizar todos los pasos del proceso de presentacin de informacin.

Salida del Muisca

Para terminar y salir correctamente del Muisca, haga lo siguiente: En la parte inferior de todas las pantallas
aparece el siguiente men:

Haga clic sobre la opcin Cerrar Sesin y a continuacin, si lo desea, cierre el
navegador.

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3. Colocar Archivos

Haga clic sobre la opcin Presentacin de Informacin con lo cual se muestra la siguiente pantalla:

Pantalla No. 7

A continuacin escoja la opcin Colocar Archivos en su Bandeja de Entrada, con lo cual se despliega la
siguiente pantalla:

N
o
t
a

Si no tiene certificado digital (o si no lo ha activado), adems de
Colocar los Archivos y Diligenciar la Solicitud de Envo, debe acudir
a cualquiera de los puntos autorizados, para realizar el trmite de
Presentacin Presencial.

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Pantalla No. 8-8

Para colocar los archivos (XML) en la Bandeja de Entrada en la DIAN, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic sobre el botn Examinar. Este le permite buscar en su computador el archivo XML que va a colocar.

2. Haga clic sobre el botn Firmar. Si usted tiene certificado digital emitido por la DIAN, este botn es visible y le
permite firmar digitalmente cada uno de los archivos que coloque como se explica ms adelante.

3. Haga clic sobre el botn Colocar. Una vez haya localizado el archivo XML y una vez lo haya firmado (en caso
que tenga certificado digital), haga clic sobre este botn para colocar ese archivo en la Bandeja de Entrada en la
DIAN.

Aplique estos pasos por cada archivo que coloque.

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Pantalla No.8-1
Para firmar digitalmente
un archivo, haga clic
sobre el botn Firmar y
con el botn Examinar
localice el archivo que
corresponde a su
certificado y finalice
haciendo clic sobre el
botn Firma.

Haga clic sobre el botn Contrasea con lo cual se despliega el teclado virtual.

Pantalla No. 8-7
Utilice el ratn para
colocar la contrasea y
finalice haciendo clic
sobre el botn Aceptar.

Recuerde que la
contrasea es sensible a
maysculas, es decir, las
palabras HOLA y Hola
son diferentes.

Haga clic sobre el botn Aceptar para tomar la contrasea y finalice haciendo clic sobre el botn Firma.

Una vez firmado digitalmente el archivo de datos, haga clic sobre el botn Colocar.

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N
o
t
a

Si tiene certificado digital, deber firmar digitalmente CADA UNO DE
LOS ARCHIVOS que coloque.

3.1. Lista de Archivos colocados

Cada vez que coloque un archivo, el nombre de este aparece en la lista que se despliega en la parte inferior de la
pantalla.

Esta lista tiene un doble propsito: por un lado informarle qu archivos han sido colocados, y por el otro, permitirle
retirar o remover archivos.

Pantalla No. 8-2
En caso que desee quitar o
remover un archivo, mrquelo
haciendo clic sobre la casilla
que se encuentra a la
izquierda del nombre, y a
continuacin haga clic sobre el
botn Remover.

Cuando un archivo es removido, desaparece tanto de la lista como de su Bandeja de Entrada en la DIAN.

Si lo desea, podr colocar ese archivo nuevamente.

Archivo de Firma. Cuando usted firma digitalmente un archivo y lo coloca en la Bandeja de Entrada,
adicionalmente se coloca el archivo correspondiente a la firma tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Pantalla No. 8-5
El archivo
signDmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxx..xml.xml no
se debe eliminar a menos que tambin se
elimine el respectivo archivo firmado.

3.2. Condiciones de los archivos

Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente:

El nombre de los archivos que formen parte de una misma solicitud est dado por las especificaciones
tcnicas de cada formato y deber finalizar con #.xml, donde el smbolo nmero representa la
numeracin secuencial de los archivos.

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Ejemplo: Si requiere colocar tres archivos como parte de una misma solicitud, el nombre de cada uno
finalizar de la siguiente manera asumiendo que es su primera colocacin de archivos:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xml

Dicha numeracin no deber contener saltos ni repeticiones.

Todos los archivos deben corresponder al formato (XML) solicitado.

Cada archivo debe contener como mximo cinco mil registros (5.000).

La informacin presentada debe atender los principios de oportunidad y calidad requeridos.

Nmero de secuencia de archivos. Los archivos que hacen parte de un mismo envo, es decir, que
responden al mismo requerimiento, deben finalizar con un nmero consecutivo que permite establecer
correctamente cul es el primer archivo, cul el segundo, etc.

Veamos un ejemplo: Supongamos que la DIAN le hizo dos requerimientos y que el primero de ellos, lo
respondi enviando los archivos:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xml (primer archivo)

Ahora est preparando la respuesta para el segundo requerimiento la cual ocup dos archivos.

Cul es el nmero de secuencia para estos archivos?

Los nmeros de secuencia para este caso son:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx4.xml (primer archivo)

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Lo anterior significa que el nmero de secuencia cumple entonces, un doble propsito: permite saber
cuntos archivos ha enviado usted durante un ao y, adicionalmente, permite saber con exactitud cul
archivo va inmediatamente despus de otro.

Control de secuencia. El sistema Muisca controla que cada solicitud que diligencie comience con el
nmero consecutivo que le corresponde. Siguiendo con el ejemplo anterior, si el segundo envo no
comienza con el consecutivo 4, la solicitud no podr ser guardada.

Una persona manejando varios nmeros de secuencia. Si usted es representante de la organizacin A y
de la organizacin B, tenga en cuenta que cada una maneja su propio nmero de secuencia de archivos.
El sistema MUISCA le ir indicando el nmero de secuencia correspondiente a la organizacin que haya
seleccionado al momento de ingresar.

El nmero de secuencia reinicia cada ao, es decir, al cambiar el ao calendario el nmero de secuencia
de archivos debe iniciar nuevamente en uno (1).

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4. Diligenciar solicitud de envo

En este punto se explica cmo debe diligenciar la solicitud de Envo de Archivos.

Una vez haya colocado los archivos en la Bandeja de Entrada, haga clic sobre la opcin Diligenciar Solicitud de
Envo de Archivos, con la cual se despliega la siguiente pantalla:

Pantalla No. 10

Los datos de la seccin Informacin General son diligenciados automticamente por el sistema.

Verifique que los datos que figuran estn correctos.

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Diligencie de la siguiente forma los datos solicitados:

Cdigo del Formato. Haga clic sobre el botn Buscar para desplegar la lista de formatos disponibles.

Pantalla No. 11
Seleccione el tipo de
formato que
corresponda al (los)
archivo (s) que usted
presentar con esta
solicitud.

Finalice haciendo
clic sobre el botn
Continuar

Una vez seleccionado el formato, observe que se diligencia automticamente su cdigo, nombre, versin, etc.

Periodo de informacin: El desplegable adjunto le permite seleccionar el periodo al que corresponde la
informacin a presentar. Este periodo puede ser de tipo: Mensual, Bimensual, Trimestral, etc.

Cantidad de Archivos: Es el nmero de archivos que van a ser presentados con esta solicitud.

Ao informado: Escriba el ao al que corresponde la informacin a presentar, debe ser un nmero de cuatro
dgitos.

Nombre del primer archivo: De todos los archivos que componen la presente solicitud, escriba el nombre
completo del que tenga el nmero consecutivo ms bajo.

Ejemplo: Dmuisca_010101906200600000001.xml

Dicho en otra forma:

Supongamos que la DIAN le requiri cierta informacin y que usted prepar su respuesta la cual almacen en los
siguientes archivos:

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La forma correcta de colocar estos archivos a la DIAN es la siguiente:

Como los cuatro archivos del ejemplo responden al mismo requerimiento, lo correcto es colocarlos todos en la
Bandeja de Entrada, y luego s diligenciar la Solicitud de Envo.

En consecuencia, el nombre del primer archivo sera: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xml.

Debido a que usted tambin informa la cantidad de archivos que responden este requerimiento (en este caso, 4),
a partir de all se obtiene el nombre de los archivos restantes.

Nmero de Registros: Es la sumatoria de todos los registros contenidos en los archivos presentados con esta
solicitud.

Ejemplo: supongamos que en respuesta al mismo requerimiento, usted enva dos archivos: uno con 5.000
registros y otro con 100 registros.

Por lo tanto, el nmero de registros es: 5.100.

N
o
t
a

Al diligenciar una nueva solicitud, en el Concepto aparece
preseleccionado el tem Insercin / Nuevo, pero cuando se
diligencie una solicitud de reemplazo como se indica ms adelante,
aparece preseleccionado el tem Reemplazo.

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5. Presentar en la DIAN

La presentacin es el proceso mediante el cual se confirma la informacin registrada en la Solicitud de Envo de
Archivos, bien sea por presentacin virtual (con certificado digital) o por presentacin presencial.

Como resultado de este procedimiento, se inician los procesos de validacin y carga de los archivos respectivos,
dando como resultado una comunicacin de resultados a travs de la Bandeja de Tareas del usuario o interesado.

N
o
t
a

Hay dos tipos de Presentacin: La Presencial (si no tiene certificado
digital) y la Virtual (si tiene certificado digital).

5.1 Presentacin Presencial (Personas sin certificado digital)

De acuerdo con la Resolucin 3859 de 2006, presentan presencialmente la informacin:

Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes que deban entregar a
la DIAN la informacin relacionada con la Resolucin 10146 de 2005, cuando no estn obligados a declarar
virtualmente.
Tambin los obligados a reportar NICAMENTE la informacin relacionada con el formato 1002 -Retenciones
en la fuente practicadas-, a que hace referencia el artculo 5 de la Resolucin 10147 de 2005.

Pantalla No. 13
Una vez diligenciada la
solicitud como se explic en
el punto anterior, haga clic
sobre el botn Solicitar.

De inmediato, aparecer esta
pantalla pidiendo
confirmacin.

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Pantalla No. 14.
Si usted no tiene firma
amparada por
certificado digital, se
mostrar la siguiente
pantalla con el nmero
del documento
correspondiente:

En este punto del proceso, tenga en cuenta lo siguiente:

Usted ha diligenciado una solicitud de Envo de Archivos.

Ese nmero de documento es suyo. Antelo y gurdelo. Este documento no implica que haya cumplido con la
obligacin de presentar la informacin.

Ahora el sistema le pregunta que si desea generar el documento en formato PDF. Este documento contiene
informacin importante acerca de su solicitud y se puede imprimir.

Haga clic sobre el botn SI y guarde este archivo en su computador e imprmalo.

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Pantalla No.14-1

N
o
t
a

Tanto el nmero del documento como la impresin del PDF, le sern
de gran ayuda, cuando se acerque a un punto autorizado por la
DIAN para presentar presencialmente su solicitud.

Acercarse a un Punto Autorizado.

Ahora debe acercarse a cualquiera de los puntos autorizados por la DIAN, para que a travs de un funcionario se
realicen los pasos finales del proceso de presentacin de informacin por Envo de Archivos.

No olvide llevar el nmero del documento y/o la impresin del formulario que obtuvo en el punto anterior.

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5.2 Presentacin Virtual (Personas con certificado digital)

Aplica nicamente cuando el usuario firm con certificado digital cada uno de los archivos colocados inicialmente.
En este evento, la persona no requiere realizar el trmite de presentacin presencial, pues este se realiza en
forma automtica. En su lugar, cuando confirma que desea guardar la solicitud, se despliegan las siguientes
pantallas:

Pantalla No. 14

No genere el PDF ni cierre esta ventana hasta
terminar el proceso de presentacin virtual.
Esto con el fin que el PDF generado contenga
la palabra PRESENTADO.

Pantalla No.8-6

Sobre la pantalla de Firmar Documento, seleccione el archivo que corresponde a su certificado y haga clic sobre
el botn Contrasea para desplegar el teclado virtual sobre el cual debe usar el ratn para marcar su contrasea.

Colocados estos datos, haga clic sobre el botn Firmar. Una vez firme el documento y si el trmite se realiza
correctamente, se despliega la siguiente pantalla:

Pantalla No. 31
Como el documento ha
sido firmado
correctamente, haga
clic sobre el botn
Presentar
Informacin y a
continuacin se
despliega la siguiente
pantalla que le permite
descargar y salvar en
su computador el
acuse de recibo.

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Pantalla No. 29
Haga clic sobre el
botn Guardar
para salvar su
acuse de recibo
con lo cual se le
pide la siguiente
confirmacin.

Pantalla No. 30
Haga clic sobre el
botn Guardar y
slvelo en su
computador. Este
archivo es la
constancia que usted
tiene del trmite
realizado.

Mantenga una copia de seguridad preferiblemente fuera de su computador.

En poco tiempo, la DIAN le comunicar el resultado tal como se explica en el punto siguiente.

N
o
t
a

Si tiene certificado digital, firme cada uno de los archivos que
coloque y firme la Solicitud de Envo de archivos.

El resto de los trmites se realizan en forma automtica por lo que
solo debe estar pendiente de la comunicacin de resultados que se
realiza a travs de su Bandeja de Tareas.

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6. Comunicacin de Resultados

Con la presentacin presencial o virtual de la solicitud de envo de archivos, se inicia el proceso que valida y
carga los archivos en los sistemas de la DIAN.

Culminado lo anterior, se le informar el resultado del proceso, a travs de la Bandeja de Tareas, a la cual podr
acceder ingresando con su usuario al portal de la DIAN.

El tiempo de respuesta de este mensaje depender de la congestin o carga de trabajo de los sistemas de la
DIAN. De manera que una vez se termine la validacin de la informacin, se le dar respuesta inmediata.

Para consultar la Bandeja de
Tareas, observe que en la parte
inferior de la pantalla, una vez
haya ingresado por cualquiera de
los servicios disponibles e
iniciado una sesin, aparece el
siguiente men:

Pantalla No. 24

Haga clic sobre la opcin Tareas, para desplegar la lista de tareas asignadas y all encontrar un mensaje de
confirmacin o de error, similar al siguiente:

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Seleccione el tipo de tarea que desee consultar o ejecutar. Se abre una pantalla similar a la siguiente que le
muestra los archivos enviados con la presente solicitud.

Pantalla No. 26
Para ver los
detalles de
cada archivo,
seleccinalo y
haga clic
sobre el botn
Continuar y
se desplegara
una pantalla
similar a la
siguiente.

Pantalla No. 28-1
El tipo de error
desde luego
depende de cada
archivo, pero en
general se indica
en qu consiste
e incluso las
casillas donde
fue detectado.

Usted tambin puede consultar la respuesta que la DIAN le comunica, con la opcin Consultar Envos de de
solicitudes.

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N
o
t
a

En caso de presentarse errores o inconsistencias en cuanto a la
informacin, la persona deber proceder a corregirla, y colocar nuevamente
todos los archivos respectivos en la Bandeja de Entrada y diligenciar una
Solicitud de Reemplazo.

En caso que el resultado del proceso se notifique afirmativamente, es decir, sin errores ni inconsistencias, se dar
la informacin como presentada correctamente.

7. Consultar solicitudes.

Para consultar solicitudes, haga clic sobre la opcin Consultar envos de solicitudes como aparece en la
siguiente pantalla.

Las solicitudes que se muestran son aquellas que han terminado el trmite de presentacin, bien sea presencial o
virtualmente. Por esta razn en la columna Estado se muestra la condicin en la cual se halla la solicitud
respectiva.

Los estados frecuentes de una solicitud son:

En Trmite. Significa que la solicitud fue presentada pero su contenido an se encuentra en proceso de
verificacin.

Error. Significa que se encontraron inconsistencias sobre la informacin presentada las cuales el usuario
debe corregir y presentar nuevamente la totalidad de la informacin tal como se explica en el numeral 8.
Reemplazar una solicitud anterior.

Los detalles del error puede consultarlos tal como se explica a continuacin o bien a travs de su
Bandeja de Tareas.

Terminada. Significa que la presentacin de informacin culmin exitosamente.

N
o
t
a

Las solicitudes que se muestran son aquellas que han terminado el
trmite de presentacin, bien sea presencial o virtualmente.

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Pantalla No. 16

Si desea ver todas las solicitudes, haga clic sobre el botn Buscar, pero si desea una consulta especfica,
diligencie opcionalmente cualquiera de los siguientes tem: nombre del formato, fecha inicial, fecha final o el
estado.

Para ver los detalles de una solicitud en particular, seleccinela sobre la columna izquierda y haga clic sobre el
botn Continuar. Esta opcin es particularmente til para consultar los resultados que enva la DIAN cuando
usted termina el proceso de presentacin de informacin por envi de archivos.

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En tal caso, al consultar la solicitud seleccionada se presentar una pantalla similar a esta en donde encontrar
una relacin de los archivos presentados con esa solicitud de envo.

Pantalla No. 27

Escoja el archivo que desee consultar y haga clic sobre el botn Continuar y podr ver los detalles del error en
caso que los haya. Observe cmo en el detalle del error se indica el nmero del registro y la casilla que origin el
error.

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Pantalla No. 28

N
o
t
a

La opcin de consulta le permite acceder a los detalles puntuales de
cada error, facilitndole con ello su identificacin y correccin.
.
Tambin puede consultarlos a partir de la comunicacin del
resultado que se realiza a travs de la Bandeja de Tareas.

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8. Reemplazar solicitud anterior

Si despus de diligenciada una solicitud, desea corregirla o si la DIAN le comunic haber encontrado algn error
en la informacin recibida, usted debe diligenciar una solicitud de reemplazo.

Lo primero que debe hacer antes de diligenciar la solicitud de reemplazo es realizar las correcciones
correspondientes y colocar nuevamente en la Bandeja de Entrada los archivos que formen parte de la solicitud de
reemplazo. Es decir, vuelva a realizar el paso de Colocar Archivos.

Una vez haya colocado nuevamente los archivos corregidos, haga clic sobre la opcin Reemplazar Solicitud de
Envo de Archivos, la cual le despliega la siguiente pantalla:

Pantalla No. 15-3
Note que en el
tem Concepto,
aparece
preseleccionado la
opcin
Reemplazo,
indicando con ello,
que la solicitud
anterior, incluidos
los archivos, sern
reemplazados con
la presente
solicitud

Ahora bien, para colocar el Nmero de la Solicitud Anterior, haga clic sobre el botn Buscar, el cual le muestra el
listado de sus solicitudes.

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Pantalla No. 15-1
Escoja la solicitud
que desea corregir
o reemplazar y
haga clic sobre el
botn Continuar.

Diligencie los datos restantes de su solicitud de reemplazo y finalice haciendo clic sobre el botn Solicitar.

All se le pedir la confirmacin de envo e, igualmente, se le asignar un Nmero de Documento y podr generar
de nuevo el archivo en formato PDF. Recuerde este archivo contiene una imagen o fotografa de su solicitud y
este documento no implica el cumplimiento de la obligacin de presentar la informacin.

Slvelo en su computador e imprmalo. Si usted no tiene certificado digital, debe presentar presencialmente esta
solicitud y para ello debe acercarse a alguno de los puntos autorizados por la DIAN y presentar dicha impresin o
el nmero de su documento.

8.1 Reemplazo total de una solicitud anterior

Utilice el reemplazo total de una solicitud para los siguientes casos:

. Error de encabezado en alguno de los archivos presentados
. Error en el nmero total de registros reportados en la solicitud
. Cuando se va a modificar el nmero total de registros reportados
. Cuando se desee cambiar el contenido de registros que no reportaron error.

Solamente se pueden reemplazar las solicitudes iniciales que no han sido reemplazadas por otras, bien sea por
reemplazos totales o parciales, y las solicitudes de reemplazo total que no han sido reemplazadas.

8.2 Reemplazo parcial de una solicitud anterior

Esta opcin se utiliza en caso de querer corregir nicamente los registros que se reportan como error de una
solicitud anterior. El nmero de registros reportado en la solicitud de reemplazo debe coincidir con el nmero de

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registros con error de la solicitud anterior. En todos los dems casos se debe realizar un reemplazo total de
solicitud.

Solamente se pueden reemplazar las solicitudes iniciales que no han sido reemplazadas por otras, bien sea por
reemplazos totales o parciales, y las solicitudes de reemplazo parcial que no han sido reemplazadas. No se
puede realizar un reemplazo parcial a una solicitud de reemplazo total.

Nota. Cuando usted diligencia una solicitud de reemplazo, tenga en cuenta que estos archivos deben tener el
nmero consecutivo actualizado, es decir, si el ltimo archivo que envi con la solicitud original fue:

Dmuisca_010100805200600000004.xml

Quiere decir que si no ha realizado otros envos, el primer archivo enviado con la solicitud de reemplazo debe ser:

Dmuisca_020100805200600000005.xml

N
o
t
a

Cada solicitud sea original o de reemplazo, puede a su vez ser
reemplazada por otra.
La misma solicitud, sea original o de reemplazo, solo puede ser
reemplazada una vez.

Anexo 01. Diligenciar Formularios 520 y 540.

Diligenciar Declaracin para la Finalizacin de sistemas especiales de Importaciones Exportacin (Formulario
520) y Declaracin Consolidada de Pagos (para Intermediarios de Trfico Postal y Envos Urgentes) (Formulario
540)

N
o
t
a

En la cartilla Diligenciamiento y Presentacin Virtual de Documentos,
encontrar este mismo anexo en donde se explica en detalle el
trmite que se debe realizar con estos formularios.

En resumen, el trmite completo comprende dos grandes pasos:

1. Presentacin de informacin por envo de archivos con los datos correspondientes a la hoja 2 de la
declaracin.

La explicacin detallada acerca de este proceso la encuentra en esta cartilla.

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2. Diligenciamiento y Presentacin virtual de la Hoja 1 de la Declaracin.

La explicacin detallada acerca de este proceso la encuentra en la cartilla que trata este tema.

Anexo 02. Diligenciar Formularios 120 y 130

Diligenciar Declaracin informativa individual precios de transferencia (Formulario 120) y Declaracin
informativa consolidada precios de transferencia (Formulario 130)

N
o
t
a

En la cartilla Diligenciamiento y Presentacin Virtual de Documentos,
encontrar este mismo anexo en donde se explica en detalle el
trmite que se debe realizar con estos formularios.

1. Presentacin de informacin por envo de archivos

Formulario 120. Presentacin de informacin por envo de archivos correspondiente a la Hoja 3 en todos los
casos y de la Hoja 2 para el caso de los entes de naturaleza societaria y para sucursales de sociedades
extranjeras.

Formulario 130. Presentacin de informacin por envo de archivos correspondiente a la Hoja 2.

La explicacin detallada de este proceso la encuentra en esta cartilla.

2. Diligenciamiento y presentacin virtual de la Hoja 1 de estas declaraciones.

La explicacin detallada de este proceso la encuentra en la cartilla que trata este tema.

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Anexo 03. Diligenciamiento y Presentacin de la Informacin Exgena Cambiaria.

Este anexo le permite conocer los pasos que debe seguir para realizar el diligenciamiento y presentacin de la
informacin exgena cambiaria.

N
o
t
a

Inscripcin en el RUT. El declarante, persona natural o jurdica obligada a
presentar la informacin exgena cambiaria debe previamente inscribir la
responsabilidad 14 Informante de exgena en el RUT para que el sistema le
permita generar la presentacin virtual de esta informacin.

La persona natural que presente la informacin exgena, por cuenta de una
persona jurdica (Entidad o empresa), debe estar inscrita en el RUT de la
entidad declarante en calidad de Representante Legal y actualizar su RUT
personal con la responsabilidad 22.

La persona natural obligada o el representante legal de la Empresa o Entidad obligada a presentar la informacin,
si tiene mecanismo de certificado y firma digital, debe remitirla utilizando dicho mecanismo.

1. Normatividad.

Resoluciones Nos 09147, 09148 y 09149 de agosto de 2006, y sus modificaciones.

2. Formatos.

Para la utilizacin y remisin de la informacin exgena cambiaria debe tener en cuenta que existen varios
formatos para remitir diferente informacin:

Formato Descripcin
1059
Informe de datos de la declaracin de cambio por importacin de bienes -
Formulario No 1
1060
Informe de datos de la declaracin de cambio por exportacin de bienes -
Formulario No 2
1061
Informe de datos de la declaracin de cambio por endeudamiento externo
Formulario No 3
1062
Informe de datos de la declaracin de cambio por servicios, transferencias y
otros conceptos - Formulario No 5
1063
Informe de datos de endeudamiento externo otorgado a residentes -
Formulario 6

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Formato Descripcin
1064
Informe de datos de endeudamiento externo otorgado a no residentes -
Formulario 7
1066
Informe de aclaraciones de datos para fines estadsticos de las declaraciones
de cambio Nos 1, 2, 3 y 5
1067
Informe de datos faltantes en las declaraciones de cambio Nos 1 y 2. Datos
de los documentos soportes de la operacin que no fueron informados en la
declaracin de cambio, sino posteriormente
1070 Informe de datos de cuenta corriente compensacin.
1099 Informe de datos de la compra de divisas en efectivo y cheques de viajero
1100 Informe de datos de la venta de divisas en efectivo y cheques de viajero
1121
Informe datos compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero
zona de frontera - montos inferiores a USD 500.00.

Tenga en cuenta que:

Los formatos 1059, 1060, 1061, 1062, 1063, 1064, 1066 y 1067, son para suministrar informacin por
parte de los Intermediarios del mercado cambiario y titulares de cuentas corrientes de compensacin.

Para los concesionarios de servicios de correos deben suministrar la informacin en los formatos 1062 y
1066.

El formato 1070 es para ser utilizado por los titulares de cuentas corrientes de compensacin.

Los formatos 1099, 1100 y 1121, son para la presentacin de la informacin por parte de los
profesionales de compra y venta de divisas y dinero en efectivo, autorizados, por las operaciones
realizadas.

3. Prevalidador Cambiario.

El prevalidador es una herramienta construida en Excel para facilitar la conformacin de los archivos cumpliendo
las especificaciones tcnicas dispuestas para los formatos establecidos.

Si usted utiliza un sistema diferente al prevalidador debe cumplir los requerimientos tcnicos que se describen en
la Resolucin de especificaciones tcnicas para los formatos antes enunciados, que se encuentran en los anexos
de las respectivas resoluciones.

- 34 -

N
o
t
a

El prevalidador lo puede descargar del portal de la DIAN
(http://wwww.dian.gov.co), men izquierdo opcin Descargar
Prevalidadores, y haciendo clic sobre la opcin Descargar
Prevalidador Cambiario

Para su instalacin siga las indicaciones que trae el programa.

En algunos de los formatos que estn en el prevalidador, hay hojas anexas.

Para su diligenciamiento, en la barra de herramientas del Excel, hay una opcin llamada SECUNDARIOS.
Seleccione el anexo correspondiente para completar la informacin, si aplica.

Realice el proceso de presentacin de informacin por envo de archivos.

Este proceso se explica en detalle en la cartilla respectiva la cual puede consultar y descargar del portal de la
DIAN bajo la opcin Capacitacin - Cartillas nuevos servicios.

Para la presentacin de la informacin exgena, debe hacer lo siguiente:

1. Habilite su cuenta de usuario y active su mecanismo digital (si cuenta con l). Puede consultar la
cartilla Mecanismo Digital, que lo gua, paso a paso, acerca de este proceso.

2. Genere el archivo XML. Este archivo lo puede generar bien sea usando sus propios sistemas o
usando el Prevalidador de datos para presentacin de Informacin por envo de archivos que la DIAN
le facilita gratuitamente.

3. Realice el proceso de Presentacin de informacin por envo de archivos, el cual se explica en
detalle en esta cartilla

- 35 -


Ejercicios del Anexo 03

1. EJERCICIOS DE MECANISMOS DE CERTIFICACION Y FIRMA DIGITAL

Este ejercicio le permitir conocer y habilitar los requerimientos necesarios para que pueda utilizar
adecuadamente los servicios electrnicos que la DIAN pone a su disposicin.

Recuerde que la informacin que se genere, enve o reciba como parte de la capacitacin, no tendr ningn tipo
de validez o reconocimiento aparte del acadmico.

Para realizar los siguientes ejercicios se requiere

Conocer la cartilla Induccin a los Servicios Informticos Electrnicos de la DIAN.

1.1. Ejercicio: Habilitar el sistema y la cuenta de usuario.

Para habilitar su sistema y cuenta de usuario, debe hacer lo siguiente:

1.1.1. Obtenga las Cartillas de Induccin para todos los procesos.

En el portal de la DIAN (http://www.dian.gov.co), encontrar para cada proceso, un documento que le indica
paso a paso la forma correcta de realizarlo a travs del Muisca.

Estas cartillas son bsicas para el desarrollo de los ejercicios, y por tanto, usted las debe consultar (y descargar si
lo desea).

Para obtener las cartillas, haga lo siguiente:

Ingrese al Portal de la DIAN. (http://www.dian.gov.co)

Haga clic sobre la opcin Capacitacin que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Haga clic sobre la opcin Cartillas Nuevos Servicios a travs de la cual podr consultar las cartillas
sobre los servicios electrnicos de la DIAN.

1.1.2. Verifique su Sistema.

Para que pueda utilizar los servicios informticos electrnicos de la DIAN, debe ante todo cumplir los requisitos
tecnolgicos solicitados.

- 36 -

La especificacin completa de estos requisitos la encontrar en la cartilla de Induccin a los Servicios
Informticos Electrnicos de la DIAN.

Como parte del proceso de verificacin, haga clic sobre la opcin Verificar su Sistema para Firma que se
encuentra en el portal de la DIAN. Los detalles de este paso, tambin los encuentra en la cartilla de Induccin a
los Servicios Informticos Electrnicos.

1.1.3. Ingrese al ambiente de Capacitacin del Muisca

El ambiente de capacitacin es, para todos los efectos tcnicos y operativos, una copia fiel y exacta del ambiente
de produccin.

N
o
t
a
.

Para ingresar al ambiente de capacitacin del Muisca, haga lo siguiente :

Ingrese al portal de la DIAN (http://www.dian.gov.co)
Haga clic sobre la opcin Capacitacin.
Haga clic sobre la opcin Capacitacin Virtual.
Haga clic sobre la opcin: http://chia.dian.gov.co

La gran diferencia radica en que en el ambiente de Capacitacin, toda la informacin que se genere, enve o
reciba, no tiene ningn tipo de validez o reconocimiento aparte del acadmico.

Adicionalmente, los datos utilizados en capacitacin son datos genricos preparados nicamente con fines
didcticos

1.1.4. Habilite su Cuenta de Usuario en el ambiente de Capacitacin.

Toda persona para que pueda ingresar al Muisca en el mbito privado, requiere de una cuenta de usuario.

Para habilitar su cuenta de usuario en Capacitacin, debe hacer lo siguiente:

Ingrese al ambiente de capacitacin del Muisca.

Haga clic sobre la opcin Habilitar Cuenta.

En la cartilla Induccin a los Servicios Informticos Electrnicos de la DIAN, encontrar la explicacin detallada
acerca de cmo habilitar y utilizar su Cuenta.

- 37 -


Recomendaciones para habilitar la cuenta en Capacitacin.

En la pantalla Ingreso de Nmero de NIT debe colocar su nmero de cdula y el dgito de verificacin.

Si no conoce o no recuerda el nmero de verificacin, pruebe con diferentes dgitos y el sistema le indicar cul
es vlido y cul no.

Todas las personas habilitadas para utilizar el ambiente de capacitacin, se consideran suscriptores de
un Certificado Digital, por tanto, en la pantalla Procesos de Verificacin de Datos, Muisca le solicitar el
nmero y fecha del formulario 10036 con el cual se le asign o adjudic el mecanismo digital.

Responda utilizando los siguientes datos:

Casilla Valor a Colocar
Nmero del formulario 10036 100366000001294
Fecha de transaccin
(yyyyMMddhhmmss)
20051227122040

1.1.5. Informe por correo electrnico al tutor del curso el resultado del ejercicio

1.2. Ejercicio. Activar un Mecanismo Digital en el ambiente de capacitacin

Para realizar este ejercicio, se requiere:

Conocer la cartilla Induccin a los Servicios Informticos Electrnicos.

Conocer la cartilla Mecanismo Digital.

A
d
v
e
r
t
e
n
c
i
a

En el ambiente real o de produccin, si usted tiene certificado digital
emitido por la DIAN y an no lo ha activado, NO PODR FIRMAR
DIGITALMENTE y desde luego NO PODR REALIZAR LA
PRESENTACION VIRTUAL de sus archivos o documentos.

Active su mecanismo digital y aproveche las ventajas de este
servicio.

- 38 -


El mecanismo digital, consistente en un certificado digital con firma privada, es un recurso que la DIAN emite en
forma gratuita, para que usted pueda cumplir cmodamente con sus obligaciones ante la entidad, a travs de los
servicios web disponibles.

La explicacin detallada sobre cmo acceder, descargar y activar este recurso, la encuentra en la cartilla sobre
Mecanismo Digital.

Para activar el mecanismo digital en capacitacin, haga lo siguiente:

1.2.1. Ingrese al ambiente de capacitacin del Muisca (ver 1.1.3).

1.2.2. Escoja la opcin Activar Mecanismo Digital.

1.2.3. Inicie una sesin A Nombre Propio y en la Bandeja de Tareas encontrar una actividad que le indica que
puede activar el mecanismo digital

Siga las instrucciones de la cartilla y en la pantalla Activar Mecanismos de Certificacin y Firma, coloque los
siguientes datos:

No. del formulario 100366000001294
Nmero de Referencia
Haga clic sobre el botn Buscar y
ser colocado automticamente
Cdigo de autorizacin DQS3-QIPS-IDX9

1.2.4. Salve el certificado digital en su computadora (preferiblemente en el escritorio) utilizando la siguiente
contrasea: Muisca2005 (En el ambiente de capacitacin, el Certificado digital solo responde a esta contrasea)

N
o
t
a
.

El certificado digital que usted obtiene con este ejercicio NO TIENE NINGUNA
VALIDEZ y solo es til para efectos de capacitacin.

Por tanto, para no confundirlo con un certificado real, colquele el nombre
CERTIFICADO DE CAPACITACION.

1.2.5. Cierre la sesin de trabajo en el Muisca e Informe por correo electrnico al tutor del curso el resultado del
ejercicio

- 39 -


2. EJERCICIOS SOBRE EL PROCESO DE PRESENTACION DE INFORMACION POR ENVIO DE ARCHIVOS

Para realizar los siguientes ejercicios se requiere:

Haber realizado los Ejercicios de Certificacin y Firma Digital.

Conocer la cartilla Induccin a los Servicios Informticos Electrnicos de la DIAN.

Conocer la cartilla Presentacin de Informacin por Envo de Archivos.

Finalmente, recuerde que la informacin que se genere, enve o reciba como parte de la capacitacin, no tendr
ningn tipo de validez o reconocimiento aparte del acadmico.

Descargar archivos XML utilizados en el ejercicio.

Para realizar los siguientes ejercicios necesita descargar los archivos (XML) que representan su respuesta ante
un requerimiento de la DIAN.

Para descargar estos archivos, haga lo siguiente:

Ingrese al portal de la DIAN

Haga clic sobre la opcin Capacitacin y a continuacin haga clic sobre la opcin Capacitacin Virtual.
Haga clic sobre las opciones:

Descarga de archivos XML para ejercicios de presentacin de Informacin de exgena cambiaria

Descargar XML del Formato 1059. Esta opcin le permite descargar el archivo
Dmuisca_010105906200600000001.xml.

Descargar XML del Formato 1064. Esta opcin le permite descargar el archivo
Dmuisca_010106406200600000002.xml.

En caso que el archivo sea abierto por el navegador, utilice la opcin Archivo Guardar Como y
guarde este archivo en su computadora (preferiblemente en el escritorio) para realizar los siguientes puntos del
ejercicio.

- 40 -


Ingresar a Nombre Propio o como Representante Legal

Usted puede ingresar en el ambiente de capacitacin de Muisca, A Nombre Propio o como representante legal
(NIT) de una empresa.

Para el segundo caso, se ha creado un NIT especial que lo acredita a usted como representante legal de la
empresa CAPACITACION DIAN EMPRESA ADUANERA.

Este NIT est formado de la siguiente manera:

91 : Es un prefijo.
CEROS : Si los dgitos del prefijo (2) ms el nmero de dgitos de su cdula, es menor a diez (10), coloque los
ceros (0) que hagan falta para completar esa longitud.
Cedula : Nmero de la cdula de cada funcionario.

N
o
t
a

El nmero total de dgitos en el NIT de la
empresa es de diez (10).

Ejemplo:

Si la cedula del seor Pedro Prez es: 12345, el NIT de la empresa que le corresponde es: 9100012345

Observe que se adicionaron tres (3) ceros para alcanzar la longitud requerida de diez (10) dgitos.

A continuacin, lo que debe hacer el seor Pedro Prez para ingresar a capacitacin como Representante Legal,
es escoger la organizacin NIT y colocar el numero 9100012345. Finalmente debe colocar su cdula y su
contrasea personal.

N
o
t
a
.

Como son dos formatos diferentes, cada uno requiere que se diligencie su propia
Solicitud de Envo por aparte.

Es decir, primero coloque y diligencie la solicitud de envo del archivo
Dmuisca_010105906200600000001.xml.

Posteriormente, coloque y diligencie la solicitud de envo del archivo
Dmuisca_010106406200600000002.xml

- 41 -


2.1. Ejercicio de Colocacin de Archivos

Para realizar este ejercicio, haga lo siguiente:

2.1.1. Ingrese al Ambiente de Capacitacin del Muisca.

2.1.2. Escoja la opcin Presentacin de Informacin por envo de Archivos y a continuacin la opcin Iniciar
Sesin.

2.1.3. Ingrese A Nombre Propio o como Representante Legal de una empresa y escoja la opcin Presentacin
de Informacin por envo de Archivos.

2.1.4. Realice los pasos necesarios para colocar el archivo XML en la Bandeja de Entrada (ver esta cartilla).

Recuerde que dispone de un Certificado Digital activado y, por lo tanto, debe firmar cada archivo XML antes de
colocarlo.

2. 2. Diligenciar la solicitud de envo de archivos a la DIAN.

2.2.1. Escoja la opcin Presentacin de Informacin por envo de Archivos

2.2.2. Diligencie la Solicitud de Envo para el archivo XML, utilizado en el ejercicio anterior.

Al diligenciar la Solicitud de Envo del primer archivo XML, utilice los siguientes datos:

Cdigo del Formato 1059
Ao Informado 2006
Cantidad de Archivos 1
Nombre del primer archivo Dmuisca_010105906200600000001.xml
Nmero de Registros 2
Trimestre 04

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Al diligenciar la Solicitud de Envo del segundo archivo XML, utilice los siguientes datos:

Cdigo del Formato 1064
Ao Informado 2006
Cantidad de Archivos 1
Nombre del primer archivo Dmuisca_010106406200600000002.xml
Nmero de Registros 1
Trimestre 04

2.2.3. Realice la presentacin virtual de la Solicitud de Envo de Archivos.

(Recuerde que la Presentacin Virtual aplica nicamente si tiene activo su Certificado Digital)

Despus de diligenciar la solicitud de envo, usted deber tener por cada archivo.

El archivo de Acuse de Recibo

El archivo PDF de la solicitud enviada marcado como RECIBIDO.

2.2.4. Haga clic sobre la opcin Consultar Envo de solicitudes y busque los formatos 1059 y posteriormente, el
1064. Tambin puede consultar en su Bandeja de Tareas el resultado de la evaluacin de la informacin enviada
a la DIAN.

El resultado de este proceso se encuentra en la columna Estado la cual indica si hubo XITO o ERROR en cuyo
caso, le permite consultar los detalles del mismo.

N
o
t
a
.

Aunque no forma parte del ejercicio, Recuerde que en el ambiente real o de
produccin, si la DIAN le comunica haber encontrado alguna inconsistencia, usted
debe corregir la informacin, colocar nuevamente todos los archivos debidamente
numerados y diligenciar la Solicitud de Reemplazo.

2.2.5. Cierre la sesin de trabajo en el Muisca e Informe por correo electrnico al tutor del curso, el
resultado del ejercicio.

- 43 -


3. EJERCICIO LIBRE SOBRE DILIGENCIAMIENTO EN EL PREVALIDADOR CAMBIARIO Y GENERACIN
DEL ARCHIVO XML

Este ejercicio le permitir conocer y utilizar el prevalidador cambiario.

Una vez descargado, como se indic al comienzo de este anexo, haga lo siguiente:

Seleccione un formato (segn su negocio o especialidad) y diligencie los datos correspondientes,
siguiendo las instrucciones de cada casilla.

Tenga en cuenta que algunos formatos tienen hojas secundarias (que se seleccionan en la barra de
tareas del prevalidador), las cuales se utilizan para diligenciar datos adicionales que no estn en la hoja
principal.

Al terminar el ejercicio, genere el archivo XML y remtalo por correo electrnico al tutor del curso.

El archivo XML generado tendr un nombre similar a Dmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xml y contendr todos los
datos incluidos en el ejercicio.

Este archivo es guardado en la misma carpeta donde se instal el prevalidador, bajo la subcarpeta SALIDA, la
cual es creada por defecto.

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