Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS NO CATOLICAS Cdigo: AJ-RE-P01 Versin: 05 Fecha: 27/03/2012
Pgina 1 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia 1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades requeridas para atender las solicitudes de las Entidades Religiosas no Catlicas de:
El reconocimiento de personera jurdica especial a entidades religiosas no catlicas La extensin de los efectos jurdicos de personeras jurdicas especiales a sus entidades religiosas afiliadas o asociadas La aprobacin de reforma de estatutos de entidades religiosas no catlicas La inscripcin del Representante Legal de una entidad religiosa con personera jurdica especial o extendida La expedicin del certificado de existencia y representacin legal de personera jurdica especial y de personeras jurdicas especiales extendidas.
2. ALCANCE
Inicia con la recepcin de la solicitud y anexos, contina con el estudio de los documentos aportados que cumplan con los requisitos de ley y finaliza con la entrega y la notificacin del acto administrativo y el certificado de Existencia y Representacin Legal de las Entidades Religiosas no Catlicas.
3. DEFINICIONES
Acto administrativo Decisin unilateral de carcter jurdico proferida por cualquier rgano del estado en ejercicio de una funcin administrativa o por los particulares autorizados por la ley susceptible de crear modificar o extinguir una relacin jurdica.
Entidad Religiosa no Catlica: Son aquellas que profesan una confesin diferente a la catlica (Musulmana, Cristiana, Evanglicos, etc).
Extensin: Extiende efectos jurdicos de una Personera Jurdica Especial a una entidad religiosa afiliada o asociada
Personas Jurdicas de Carcter Religioso: De conformidad con el Articulo 9 de la ley 133 de 1994. Son entidades religiosas: Iglesias, Confesiones, Denominaciones, sus Federaciones, Confederaciones y las Asociaciones de Ministros
Personera Jurdica Especial: Es el reconocimiento legal mediante Acto Administrativo por parte del Ministerio del Interior a una entidad religiosa no catlica luego de la solicitud y estudio pertinente de la documentacin aportada.
Personera Jurdica Extendida: Es el reconocimiento legal por parte del Ministerio del Interior a una entidad religiosa que est asociada o afiliada a otra que ya cuenta con Personera Jurdica Especial.
Representante Legal: La representacin es una figura que comprende toda clase de actos jurdicos La utilidad de esta figura es la facultad otorgada a una persona para obrar en nombre de otra.
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Pgina 2 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia 4. NORMATIVIDAD Leyes. Ley 133 de 1994: Por la cual se desarrolla la libertad religiosa y de culto reconocida en el Art.19.
Decretos. Decreto 782 de 1995, Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 25 de 1992 y 133 de 1994. Capitulo V Articulo 17 pargrafo 1. Decreto 1455 de 1997: Reglamenta la Ley 133/94 Decreto 1396 de 1997, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 133 de 1994, el artculo 45 del Decreto ley 2150 de 1995 y se modifica el Decreto 782 de 1995. Decreto 1455 de 1997, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 133/94 y se modifican los artculos 12 y 17 del Decreto nmero 782 de 1995. Decreto 1319 de 1998 por la cual reglamenta parcialmente la Ley 133 de 1994 Decreto 354 DE 1998, por el cual se aprueba el Convenio de Derecho Pblico Interno nmero 1 de 1997, entre el Estado colombiano y algunas Entidades Religiosas Cristianas no Catlicas Decreto 1519 de 1998, por el cual se establecen medidas tendientes al libre ejercicio del derecho de libertad religiosa y de culto en los centros penitenciarios y carcelarios. Decreto 1321 de 1998, por el cual se crea el Comit Interinstitucional para la reglamentacin de los Convenios de Derecho Pblico Interno. Decreto 505 de 2003: Reglamenta la Ley 133/94 Decreto 2893 de 2011, por el cual se establece la estructura del Ministerio del Interior
Otros. Constitucin Poltica, Art.19: Por el cual se garantiza la libertad de cultos NTGP 1000:2009 Numerales 4.2.3, 4.2.4, 7.2.1. Resolucin 1734 de 2011, por la cual se delega en el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica del Ministerio del Interior, la facultad de reconocer personera jurdica a las Iglesias y se delega la facultad de aprobar las inscripciones de todos los actos de entidades extranjeras
5. DESARROLLO
5.1. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA EL RECONOCIMIENTO DE LA PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL
5.1.1. DOCUMENTOS REQUISITO
Solicitud de reconocimiento de personera jurdica especial usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en pgina web y presentarlo debidamente diligenciado en rea de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos Original de Acta de constitucin de la entidad a. Lugar, fecha y hora de celebracin de la asamblea constitutiva. b. Orden del da con el contenido de los temas a tratar. c. Nombre y documento de identidad de quienes participaron. d. Relacin de los asuntos discutidos y aprobados por los participantes. e. Las firmas de quienes participaron y la aprobaron Original de Estatutos
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a. Nombre de la entidad religiosa;( verificar posible homonimia o similitud) b. Domicilio Principal y el de las filiales cuando las tuviere; c. Duracin, que de no especificarse se entender indefinida para todos los efectos legales; d. Fines religiosos y su carcter confesional especfico; e. Antecedentes histricos en el pas y/o en el exterior; f. Rgimen de funcionamiento; g. Derechos, deberes y prohibiciones de sus miembros; h. Causales de suspensin, retiro y expulsin; i. Esquema de organizacin; j. rganos representativos con expresin de sus facultades, requisitos para su vlida designacin y perodo; k. Clases de asambleas, su convocatoria y qurum; l. Designacin del representante, funciones y perodo de ejercicio; m. Procedimiento para modificar los estatutos y reglamento interno; n. Los ministerios que desarrolla: o. Cmo se les confiere las rdenes religiosas; p. Requisitos para la designacin de cargos pastorales; q. Normas sobre disolucin y liquidacin, y r. Pautas sobre destinacin del remanente de los bienes de la entidad religiosa, una vez disuelta y liquidada.
Original del Reglamento interno Original de Acta de aprobacin de estatutos y de reglamento interno Original Acta de designacin de dignatarios con indicacin del nombre, documento de identidad y cargo respectivo Original Acta de designacin del representante con indicacin del nombre documento de identidad y perodo de ejercicio. Original Constancia de la designacin de los lugares destinados permanente y exclusivamente para culto, indicando la ciudad, direccin, telfono si lo hubiere, nombre y documento de identidad del Ministro de Culto responsable Original constancia de la determinacin de las filiales indicando la ciudad, direccin y telfono si lo hubiere. Original Relacin aproximada del nmero de sus miembros Original Acta de creacin de los institutos de formacin y estudios teolgicos, si los hubiere, indicando la ciudad, direccin, telfono si lo hubiere, nombre y documento de identidad del director de los mismos Personera jurdica adquirida conforme al rgimen de derecho privado, si la hubiere.
Las actas y constancias requeridas anteriormente, debern ser expedidas por el representante y Secretario de la entidad religiosa, con sus respectivas firmas y documento de identidad.
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No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 1 Recibir la Solicitud Recibir la solicitud en Anexo 1 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el procedimiento para la recepcin y distribucin de la correspondencia externa
Funcionario responsable rea de Correspondencia 2 Transferir a Responsables Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Coordinador de Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 4 Asignar Consecutivo y Crear Expediente Asignar nmero consecutivo a la solicitud y documentos adjuntos aplicando el Anexo 2 Formato AJ- RE-P02-F01, Consecutivo expediente reconocimiento personera jurdica especial Crear y numerar el expediente de la Entidad Religiosa no Catlica Transferir al funcionario responsable a quien se le asigno la solicitud
Secretaria de Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 5 Verificar Requisitos Revisar y verificar el contenido de la solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales, establecido en el numeral 5.1.1. de este procedimiento
Verificar el cumplimiento requisitos Si cumple aplicar Tarea 11 Si no cumple aplicar Tarea 6 Profesional Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 6 Elaborar y Aprobar
6.1 Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisin de requisitos, solicitando cumplir con el trmino para dar respuesta, aplicando Anexo 3 Revisar el contenido del oficio de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado- Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 6.2 Revisar y aprobar el oficio de observaciones al solicitante Revisar el contenido del oficio de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Jefe de la Oficina Asesora Jurdica 7 Elaborar sobre Elaborar sobre para envo por correo normal de oficio y soportes, entregar al rea de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestin de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias.
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
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Pgina 5 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 8 Elaborar y Aprobar Acto Administrativo Ordena Archivo 8.1 Si el peticionario no contesta o contesta fuera de trmino o no cumple con requisitos
Elaborar Acto administrativo que ordena archivo de los documentos utilizando el Anexo 4 Acto administrativo ordena archivo Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado- Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 8.2 Revisar y aprobar el Acto administrativo
Jefe Oficina Asesora Jurdica. 9 Numerar Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original del Acto administrativo. Funcionario asignado Secretaria General 10 Notificar el Acto Recibir copia de acto para transferir al responsable para notificar al solicitante, aplicando la Tarea 13 Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 11 Elaborar y Aprobar Acto Administrativo 11.1 Si cumple requisitos de ley: Elaborar proyecto de Resolucin de reconocimiento de personera jurdica especial a la Entidad religiosa no catlica en el Anexo 8 Acto Administrativo que reconoce personera jurdica Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 11.2 Revisar y aprobar el Acto Administrativo
Jefe Oficina Jurdica 12 Numerar el Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original del Acto administrativo Funcionario asignado Secretaria General 13 Notificar el Acto 13.1 Recibir copia del Acto Administrativo y elaborar comunicado solicitando al peticionario notificarse dentro de los cinco das hbiles, aplicando el Anexo 5 Oficio de notificacin
Revisar y aprobar la comunicacin
Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno si no cumple se devuelve al responsable. Jefe Oficina Asesora Jurdica 13.2 S el solicitante se presenta personalmente Colocar sello al reverso de la copia del Acto administrativo , diligenciar datos, aplicando Anexo 6 ( Sello de Notificacin)
Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 13.3Firmar en sello de notificacin
Solicitante
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Pgina 6 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 13.4 S el peticionario no se present dentro de los cinco das siguientes a la fecha del comunicado de notificacin Elaborar Edicto, aplicando el Anexos 7, 9 y 11
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 13.5 Revisar y aprobar el Edicto de notificacin Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Jefe Oficina Jurdica. 13.6 Publicar Edicto de notificacin en cartelera del 10 piso, Carrera 8 No. 12B-31, durante el trmino establecido en la norma. Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 14 Recibir Recursos Recibir la comunicacin de recursos de reposicin o revocatoria directa, radicar en rea de Correspondencia. Revisar expediente y verificar requisitos de ley Verificar requisitos de ley Si cumple aplicar tarea 15 Profesional asignado Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos y Entidades no Extranjeras 15 Elaborar y Aprobar Acto que resuelve recurso 15.1 Elaborar Acto administrativo mediante la cual se resuelve o rechaza el recurso, aplicando Anexo 10
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado Coordinador de Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 15.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo
Jefe Oficina Asesora Jurdica. 16 Numerar Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo
Funcionario asignado Secretaria General 17 Notificar el Acto Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboracin para notificar aplicando el paso 13 Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 18
Registrar y actualizar datos Registrar y actualizar datos de la Entidad Religiosa no Catlica en el Registro Publico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03 Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 19 Archivar en Expediente Archivar en el expediente de la Entidad religiosa no catlica, la solicitud y anexos, los actos administrativos y comunicaciones Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
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Pgina 7 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 20
Publicar en Pagina WEB Enviar por correo electrnico semanalmente el Registro Publico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03 al rea de Prensa de la Oficina de Informacin Pblica Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
5.2. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA EXTENSIN DE LOS EFECTOS JURDICOS DE LAS PERSONERAS JURDICAS ESPECIALES
5.2.1 DOCUMENTOS REQUISITOS
Solicitud de extensin de personera jurdica especial, usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en pgina web, presentarlo debidamente diligenciado en rea de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos Original de carta manifestando la peticin para extender los efectos jurdicos de la entidad con personera jurdica especial a su afiliada o asociada, suscrita por el Representante Legal. Original Acta de fundacin de la entidad afiliada o asociada. Original de Estatutos de la entidad afiliada o asociada o la manifestacin de acogerse a los de la entidad que la ampara Fotocopia documento de identificacin del representante legal Original Certificacin expedida por el Representante legal con personera jurdica especial en la que se acredite el objeto religioso exclusivo de la afiliada o asociada y el cumplimiento de los requisitos de los Artculos 1, 2 y 3 Decreto 1319 de 1998 Original Autorizacin de la afiliada o asociada para que el ente con Personera Jurdica Especial realice el trmite. No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 1 Recibir Solicitud Recibir la solicitud en Anexo 13 y documentos adjuntos, revisar destinatario y contenido, aplicando el procedimiento para la recepcin y distribucin de la correspondencia externa Funcionario responsable rea de Correspondencia 2 Transferir a Responsables Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria Oficina Asesora Jurdica 3 Asignar Responsable Recibir y asignar funcionario responsable Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
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Pgina 8 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 4 Asignar Consecutivo y Crear Expediente Asignar consecutivo a la solicitud y documentos adjuntos aplicando el Anexo 14 Formato AJ-C-RE-P02F02 Consecutivo expediente de extensin de personera jurdica especial Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 5 Transferir a Responsables Transferir al funcionario responsable la solicitud y documentacin requisito por el SIGOB modulo de correspondencia. Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos y Entidades no Extranjeras 6 Verificar requisitos Revisar y verificar contenido de solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales. Si no cumple con los requisitos de ley, aplicar Tarea 7 S cumple aplicar tarea 9 Profesional asignado- Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 7 Elaborar y Aprobar 7.1 Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisin de requisitos, solicitando cumplir con el trmino para dar respuesta, aplicando Anexo 3 Oficio de observaciones Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado- Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 7.2 Revisar y aprobar el comunicado Jefe Oficina Asesora Jurdica 8 Elaborar Sobre Elaborar sobre para envo por correo normal y entregar al rea de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestin de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 9 Elaborar y Aprobar Acto 9.1 S el peticionario no contesta o contesta fuera del trmino o no cumple los requisitos
Elaborar Acto administrativo que ordena archivo de los documentos en Anexo 4 Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado- Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 9.2 Revisar y aprobar el Acto administrativo Jefe de la Oficina Asesora Jurdica. 10 Numerar Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original del Acto administrativo Funcionario asignado Secretaria General
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Notificacin del Acto administrativo 11.1 Recibir copia del Acto Administrativo y elaborar comunicado solicitando al peticionario notificarse dentro de los cinco das hbiles, aplicando el Anexo 5 Oficio de Notificacin Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 11.2 Revisar y aprobar la comunicacin Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Jefe Oficina Asesora Jurdica. 11.3 Si el solicitante se presenta personalmente Colocar sello al reverso de la copia del Acto administrativo , diligenciar datos, aplicando Anexo 8 ( Sello de Notificacin) Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 11.4 Firmar en sello de notificacin Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Solicitante 11.5 Si el peticionario no present dentro de los cinco das siguientes a la fecha del comunicado de notificacin Elaborar Edicto , aplicando el Anexo 15 Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 11.6 Revisar y aprobar el Edicto de notificacin Jefe Oficina Asesora Jurdica 11.7 Publicar Edicto de notificacin en cartelera del sexto piso, Carrera 8 No. 12B-31, durante el trmino establecido en la norma. Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 12 Recibir Recursos Recibir la comunicacin de recurso de reposicin o revocatoria directa, radicada en rea de Correspondencia. Revisar expediente y verificar requisitos de ley Verificar requisitos de ley Si cumple aplicar tarea 13 Profesional asignado Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 13 Elaborar y Aprobar Acto que resuelve recurso 13.1 Elaborar Acto administrativo mediante el cual se decide el recurso interpuesto, aplicando el Anexo 10 Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado Coordinador Grupo
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Pgina 10 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 13.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo Jefe Oficina Asesora Jurdica 14 Numerar Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo Funcionario asignado Secretaria General 15 Notificacin Acto que decide Recursos
Recibir copia de acto y transfiere al responsable de elaboracin para notificar aplicando Tarea 11 Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 16 Elaborar y Aprobar Acto de extensin de personera jurdica especial 16.1 Si cumple requisitos de ley:
Elaborar proyecto de Resolucin de extensin de personera jurdica especial a una Entidad religiosa no catlica aplicando el Anexo 16 Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 16.2 Revisar y firmar el Acto Administrativo Jefe Oficina Jurdica 17 Numerar Acto Numerar, fechar y archivar original del Acto Administrativo Funcionario asignado Secretaria General 18 Notificar Acto Administrativo Que Reconoce Personera Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboracin para notificar aplicando Tarea 11 Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 19 Registro en Registro Publico de Entidades Religiosas Registrar y actualizar datos de la Entidad Religiosa no Catlica en el Registro Publico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03 Registro Pblico Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 20 Archivar en Expediente Archivar en el expediente de la Entidad religiosa no catlica, la solicitud y anexos, los actos administrativos y comunicaciones Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 21
Publicar la Web Enviar por correo electrnico semanalmente el Registro Publico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03 al rea de Prensa de la Oficina de Informacin Pblica Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
5.3. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA APROBACIN Y REGISTRO DE REFORMA ESTATUTARIA
5.3.1. DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de aprobacin y registro de reforma estatutaria especial, usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en pgina web y presentarlo debidamente diligenciado en rea de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos Original Carta manifestando la solicitud de aprobacin de la Reforma Estatutaria
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Pgina 11 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia Original Acta en la que se demuestre la reforma aprobada por la Entidad, adoptadas por rgano competente, con el lleno de los requisitos estatutarios.
No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 1 Recibir la Solicitud Recibir la solicitud en Anexo 17 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el Procedimiento para la recepcin y distribucin de la correspondencia externa Funcionario responsable rea de Correspondencia 2 Transferir a Responsables Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria Oficina Asesora Jurdica 3 Asignar Responsable Recibir y asignar funcionario responsable Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 4 Transferir a Responsables Transferir al funcionario responsable la solicitud y documentacin requisito por el SIGOB modulo de correspondencia Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 5 Verificar Requisitos Revisar y verificar el contenido de solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales, dejando evidencia en el Anexo Nro. 3, si aplica Si no cumple con los requisitos aplicar tarea 6 Si cumple aplicar tarea 8 Profesional asignado- Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 6 Elaborar y Aprobar comunicacin de observaciones 6.1 Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisin de requisitos, solicitando cumplir con el trmino para dar respuesta, aplicando Anexo 3 Oficio de observaciones Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado- Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 6.2 Revisar y aprobar el comunicado Jefe Oficina Asesora Jurdica 7 Elaborar sobre Elaborar sobre para envo por correo normal y entregar al rea de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestin de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS NO CATOLICAS Cdigo: AJ-RE-P01 Versin: 05 Fecha: 27/03/2012
Pgina 12 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 8 Elaborar y Aprobar Acto Administrativo Elaborar proyecto de Acto que declara conforme a la ley la reforma de los estatutos de la entidad religiosa no Catlica, aplicando el Anexo 17 Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 9 Revisar y aprobar Acto Revisar y aprobar el Acto Administrativo Jefe Oficina Asesora Jurdica 10 Numerar el Acto Numerar, fechar y archivar original del Acto Administrativo Funcionario asignado Secretaria General 11
Notificar el acto 11.1 Recibir copia del Acto Administrativo y elaborar comunicado solicitando al peticionario notificarse dentro de los cinco das hbiles, aplicando el Anexo 5 Oficio de notificacin Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 11.2 Revisar y aprobar la comunicacin Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Jefe Oficina Asesora Jurdica 11.3 Si el solicitante se presenta personalmente Colocar sello al reverso de la copia del Acto administrativo , diligenciar datos, aplicando el Anexo 8 ( Sello de Notificacin) Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 11.4 Firmar en sello de notificacin Solicitante 11.5 Si el peticionario no se present dentro de los cinco das siguientes a la fecha del comunicado de notificacin Elaborar Edicto , aplicando el Anexo 18 Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 11.6 Revisar y aprobar el Edicto de notificacin Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Director Jurdico 11.7 Publicar Edicto de notificacin en cartelera del sexto piso, Carrera 8 No. 12B31, durante el trmino establecido en la norma. Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS NO CATOLICAS Cdigo: AJ-RE-P01 Versin: 05 Fecha: 27/03/2012
Pgina 13 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 12 Recepcin de Recurso Recibir la comunicacin de recurso de reposicin o revocatoria directa. Revisar el expediente y verificar requisitos de ley Verificar requisitos de ley Si cumple aplicar tarea 13 Profesional asignado - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 13 Elaborar y Aprobar el acto 13.1 Elaborar Acto administrativo mediante la cual se decide, aplicando el Anexo 10
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 13.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo Jefe Oficina Asesora Jurdica. 14 Numerar el Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo Funcionario asignado Secretaria General 15 Archivar en Expediente Recibir copia Acto y archivar en expediente de la Entidad religiosa no catlica Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 16 Notificar el Acto Que Decide Recursos
Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboracin para notificar aplicando Tarea 11 Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 17 Archivar en Expediente Recibir copia y archivar en expediente dos copia de acto administrativo y las dems comunicaciones Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 18 Notificar el Acto Administrativo Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboracin para notificar aplicando Tarea 10 Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
5.4. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO QUE APRUEBA LA INSCRIPCION Y CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL
5.4.1. DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de inscripcin y cambio de representante legal. usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en pgina web y presentarlo debidamente diligenciado en rea de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos Original de solicitud escrita manifestando la inscripcin del Representante legal de la entidad religiosa con personera jurdica especial o extendida. Fotocopia del documento de identificacin. Original del Acta de designacin como Representante legal
PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS NO CATOLICAS Cdigo: AJ-RE-P01 Versin: 05 Fecha: 27/03/2012
Pgina 14 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 1 Recibir La Solicitud Recibir la solicitud en Anexo 20 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el Procedimiento para la recepcin y distribucin de la correspondencia externa Funcionario responsable rea de Correspondencia 2 Direccionamiento a los responsables Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria Oficina Asesora Jurdica 3 Asignar Responsable Recibir y asignar funcionario responsable Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 4 Transferir a Responsables Transferir al funcionario responsable la solicitud y documentacin requisito por el SIGOB modulo de correspondencia Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 5 Verificar requisitos Revisar y verificar el contenido de solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales. Si no cumple con los requisitos aplicar tarea 6
Si cumple aplicar tarea 9 Profesional asignado- Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 6 Solicitar Cumplimiento de Requisitos Elaborar comunicacin dirigida al peticionario de la revisin de requisitos y explicacin de las observacin solicitando cumplir Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado- Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 7 Revisar y aprobar comunicacin Revisar y aprobar la comunicacin
Jefe Oficina Asesora Jurdico 8 Elaborar sobre Elaborar sobre para envo por correo normal y entregar al rea de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestin de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 9 Elaborar y Aprobar Comunicacin Elaborar proyecto de comunicacin, donde se comunica al Representante la inscripcin y cambio en el Registro Pblico representacin legal aplicando el Anexo 20 Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 10 Revisar y aprobar comunicacin Revisar y aprobar la comunicacin Jefe Oficina Asesora Jurdico 11 Elaborar Sobre Elaborar sobre para envo por correo normal y entregar al rea de Correspondencia de salida Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS NO CATOLICAS Cdigo: AJ-RE-P01 Versin: 05 Fecha: 27/03/2012
Pgina 15 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 12 Archivar en Expediente Recibir copia y archivar en expediente copia de acto administrativo Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 13 Registrar en Registro Pblico De Entidades Religiosas Actualizar datos de la Entidad Religiosa no Catlica en el Registro Pblico de entidades Religiosas en Formato AJ-RE- P02-F03 Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 14
Publicar en Pagina Web Enviar por correo electrnico semanalmente el Registro Pblico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE- P02-F03 al rea de Prensa de la Oficina de Informacin Pblica Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
5.5. EXPEDICIN DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIN LEGAL EN LAS ENTIDADES RELIGIOSAS
5.5.1 DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de certificacin de inscripcin de Personera Especial o de inscripcin de Personera extendida, usando optativamente los modelos de solicitud, ubicados en pgina web y presentarlo debidamente diligenciado en rea de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos Original y dos fotocopias de recibo de consignacin por el valor ajustado cada vigencia efectuada en el Banco Popular Cuenta Nro. 050-000249 cdigo 121280, por el valor establecido para cada vigencia a nombre de la Direccin General del Tesoro actualizar No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 1 Recibir la Solicitud Recibir la solicitud en anexo 22 y 23 (optativos) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el Procedimiento para la recepcin y distribucin de la correspondencia externa Funcionario responsable rea de Correspondencia 2 Direccionamiento a Responsables Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria Oficina Asesora Jurdica 3 Asignar Responsable Recibir y asignar funcionario responsable Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
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Pgina 16 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 4 Verificar Requisitos Recibir solicitud y verificar requisitos legales, dejando evidencia en el Anexo 5 Si aplica
Revisar en el expediente: La existencia del acto administrativo que inscribe tanto a la entidad, como a sus representantes legales y apoderados, si constata que no ha habido cambios al interior de la entidad religiosa no catlica, se procede Verificar cumplimiento de requisitos aplicar tarea 6
Si no cumple con los requisitos aplicar tarea 3 Secretaria Grupo del de Asuntos Religiosos No Catlicos 5 Solicitar Cumplimiento Requisitos Elaborar comunicacin dirigida al peticionario de la revisin de requisitos y explicacin de las observaciones solicitando cumplir Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple devuelve al responsable Profesional asignado- Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 6 Revisar y Aprobar comunicacin Revisar y aprobar la comunicacin
Jefe Oficina Asesora Jurdico 7 Elaborar sobre Elaborar sobre para envo por correo normal y entregar al rea de Correspondencia de salida Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 8 Elaborar y Revisar Certificacin 8.1 Elaborar proyecto de certificacin en Anexo 23 Certificacin de inscripcin de personera jurdica especial y Anexo 24 Certificacin de inscripcin de personera jurdica extendida
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 9 Revisar y aprobar de Certificacin Revisar y aprobar Certificacin Jefe Oficina Asesora Jurdica 10
Entregar Certificacin 10.1 Poner sello seco Ministerio del Interior-Grupo Religiosos y cultos Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 10.2 Elaborar, comunicado de remisin de la certificacin cuando el solicitante es de fuera de Bogot Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Secretaria Grupo Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 10.3 Revisar y aprobar la comunicacin Jefe Oficina Asesora Jurdica 10.4 Elaborar sobre para envo por correo normal y entregar al rea de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestin de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
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Pgina 17 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia No. Tarea Descripcin de la tarea Punto de Control Responsable 10.5 Entregar personalmente en la Oficina Jurdica ubicada en la Carrera. 8 Nro. 12B-31 Piso 10 en los horarios establecidos, si as lo solicita el solicitante
Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 10.6 Recibe certificacin y firma copia Revisar datos del solicitante y firma de recibido en copia de certificacin
Solicitante 11 Registrar datos Registrar datos de la Certificacin e Formato informe trimestral QRS
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos
12 Archivar Certificacin Archivar copia de certificacin en Expediente
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No Catlicos 13 Publicar en pagina WEB Publicar en pagina WEB el archivo de Informe trimestral de Quejas Reclamos y sugerencias
Funcionario asignado rea de Prensa
6. REGISTROS
Solicitud de reconocimiento personera jurdica especial de entidad religiosa AJ-C-RE-P02F01 Consecutivo expediente reconocimiento personera jurdica especial Oficio comunicacin de observaciones Acto administrativo ordena archivo Oficio de Notificacin Sello de notificacin Edicto archivo personera especial Acto administrativo de reconocimiento e inscripcin de personera jurdica especial Edicto reconocimiento personera especial Acto administrativo que decide recursos Edicto resuelve recurso de apelacin Formato AJ-C-RE-P02F03 Registro Pblico de Entidades Religiosas no catlicas Solicitud de reconocimiento de Personera Jurdica extendida a las Personeras Jurdicas Especiales Formato AJ-C-RE-P02F02 Consecutivo expediente de extensin de personera jurdica especial Edicto Personera extendida Acto Administrativo que extiende los efectos de personera jurdica especial Solicitud de Aprobacin y registro de Reformas Estatutarias de Entidades Religiosas no Catlicas con personera jurdica especial o extendida Acto de modificacin de estatutos Edicto Reforma de Estatutos
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Pgina 18 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia Solicitud de Inscripcin de cambio de representante legal de una entidad religiosa no catlica Comunicacin cambio de representante legal Solicitud expedicin del Certificado de Existencia y Representacin Legal de una entidad religiosa no catlica Certificacin de inscripcin de Personera Especial Certificacin de inscripcin de Personera extendida
7. INFORMACIN SECUNDARIA.
INFORMACIN A PUBLICAR RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIN Registro Publico de entidades Religiosas no Catlicas
Profesional asignado Mensual TRD RE-0424
F37 Gestin Ministerial para la rendicin de la cuenta anual consolidada para la Contralora General de la Republica
Coordinador Anual TRD RE-0424
Formato informe trimestral QRS
Secretaria Mensual TRD RE-0424
8. SISTEMAS DE INFORMACIN
SISTEMA DE INFORMACIN DESCRIPCIN RESPONSABLE UBICACIN Pagina WEB Ministerio del Interior Herramienta que dar a conocer al ciudadano la gestin de la entidad de acuerdo con la poltica de gobierno
Profesional encargado www.mininterior.gov.co Sigob Modulo de Correspondencia Herramienta que permite administrar la recepcin y control de la documentacin que ingresa al Ministerio del Interior
Profesional encargado www.mininterior.gov.co
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Pgina 19 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia 9. ANEXOS Anexo1. Solicitud de reconocimiento personera jurdica especial de entidad religiosa Anexo2. Formato AJ-RE-P-02-F-01 Consecutivo expediente reconocimiento personera jurdica Anexo3. Oficio comunicacin de observaciones Anexo4. Acto administrativo ordena archivo Anexo5. Oficio de Notificacin Anexo6. Sello de notificacin Anexo7. Edicto archivo personera especial Anexo8. Acto administrativo de reconocimiento e inscripcin de personera jurdica especial Anexo 9. Edicto reconocimiento personera especial Anexo10. Acto administrativo que decide recursos Anexo11.Edicto resuelve recurso de apelacin Anexo12.Formato AJ-RE-P-02-F-03 Registro Pblico de Entidades Religiosas no catlicas Anexo13.Solicitud de reconocimiento de Personera Jurdica extendida a las Personeras Jurdicas Especiales Anexo14.Formato AJ-RE-P-02-F-02 Consecutivo expediente de extensin de personera jurdica especial Anexo15. Edicto Personera extendida Anexo16. Acto Administrativo que extiende los efectos de personera jurdica especial Anexo17.Solicitud de Aprobacin y registro de Reformas Estatutarias de Entidades Religiosas no Catlicas con personera jurdica especial o extendida Anexo18. Acto de modificacin de estatutos Anexo19. Edicto Reforma de Estatutos Anexo20.Solicitud de Inscripcin de cambio de representante legal de una entidad religiosa no catlica Anexo21. Comunicacin cambio de representante legal Anexo22. Solicitud expedicin del Certificado de Existencia y Representacin Legal de una entidad religiosa no catlica Anexo23. Certificacin de inscripcin de Personera Especial Anexo24. Certificacin de inscripcin de Personera extendida 10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIN 18/08/2009 Actualizacin de los tramites inscripcin, certificacin y documentacin de los tramites, modificacin de estatutos y cambio de representante legal del tema Entidades Extranjeras, de conformidad con la Resolucin 1512 de 2009 y normatividad vigente. Versin 02 10/11/2010 Se cambio el formato y la versin del sistema Versin 03 29/12/2012 Se ajusta por modificacin de estructura organizacional Versin 04
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Pgina 20 de20 Ministerio del Interior Repblica de Colombia establecida en el decreto 2893 de agosto de 2011 a la Oficina Asesora Jurdica y a la Gua de llineamientos para la elaboracin y/o modificacin de documentos versin 03 19/10/2011. Se adiciona el establecimiento de puntos de control, se ordenan los registros en el orden de la secuencia de las tareas, se describen los documentos requisito en coherencia con los sealados en el SUIT (Sistema nico de trmites) y con los requisitos del 7.2.1. DE LA NTCGP1000:2009 27/03/2012 Se elimina Procedimiento para la inscripcin, modificacin de estatutos, cambio representante legal y certificacin de entidades extranjeras sin nimo de lucroAJ-RE-P01 V04 del 26/12/2011, en consecuencia la numeracin de este pasa de AJ-RE- P02 V04 a AJ RE P01-V05 Versin 05
Elaboro Firma Revis y Aprob Firma
_________________________ Marco Jess Suarez Velsquez Profesional Especializado
________________________ Rubn Daro Gaona Profesional Universitario
__________________________ Alfonso Cajiao Cabrera Jefe de Oficina Asesora Jurdica