El presupuesto

A) Etimologa y Concepto

Para comenzar definiremos la palabra "presupuesto", la cual se compone de dos races
latinas:
"Pre", que significa antes de o delante de, y "Supuesto", que significa hecho o formado;
Por lo tanto, etimolgicamente Pre-supuesto significa "antes de lo hecho o formado".

Ahora bien, en el uso comn que se da a "presupuesto", se entiende como: un plan
integrador y coordinado, expresado en trminos financieros, de las operaciones y recursos de una
entidad, con objetivos comunes a todas las reas de la empresa para un periodo futuro
determinado. Esta definicin podemos analizarla de la siguiente manera, es decir, el presupuesto
debe comprender los lineamientos que a continuacin se mencionan:

Plan: se entiende como tal al conjunto de actividades programadas anticipadamente, de tal
manera que va a expresar lo que la administracin tratar de realizar para la consecucin de un fin.
El presupuesto es integrador porque toma en cuenta todas las reas y actividades de la
empresa como un todo, de tal modo que va a contribuir con el objetivo global de la misma.
Es coordinado porque los planes de la entidad deben ser preparados conjuntamente y en
armona para que el presupuesto tenga sentido; es decir, que el todo sea igual a la suma de sus
partes.
Contendr trminos financieros, lo que significa que el plan debe ser expresado en unidades
monetarias tomando en cuenta todas las afectaciones econmicas de la entidad.
El presupuesto comprender las operaciones que son las actividades propias que realiza la
empresa, las cuales se van a traducir en los ingresos que se obtendrn, as como todos los gastos
que se van a generar.
Adems har referencia a los recursos, que son todos aquellos factores necesarios que la
entidad exige para poder llevar a cabo sus operaciones, y as cumplir con sus objetivos, que son las
metas a alcanzar por la propia empresa.
El presupuesto abarcar un perodo futuro determinado, al cual tendrn que adaptarse todas
las actividades para poder cumplir con los objetivos.
B) Caractersticas Generales.
Las caractersticas generales de los presupuestos son tres:
1) Formulacin
a) Que se adapte a la entidad; es decir, debe de ir en funcin directa con las caractersticas
de la empresa, considerando todas las reas de responsabilidad y adaptndose a la mecnica
contable de la misma, para que se puedan evaluar los resultados mediante el anlisis de
variaciones o desviaciones y corregirlas o aprovecharlas, en caso de ser favorables.
b) Planeacin, coordinacin y control de funciones, es decir, se debe partir de un plan con
una proyeccin futura, tomando en cuenta no slo las situaciones favorables sino tambin las
desfavorables, encaminndolo hacia un objetivo. Es necesario coordinar y controlar todas las
funciones para lograr la meta, y establecer formatos suficientemente claros para evitar malas
interpretaciones.
c) Los presupuestos deben ser elaborados en condiciones de poder ser alcanzables.
2) Presentacin.
Los presupuestos, al ser considerados como una herramienta de control y de ayuda de
decisiones, deben de cumplir con principios contables a fin de que tengan sentido y estn apegados
a la realidad, siendo los ms importantes los siguientes:
Entidad:
Perodo Contable:
Revelacin Suficiente:
Consistencia:
3) Aplicacin.
Los presupuestos deben elaborarse con flexibilidad y criterio debido a los cambios que surgen
en el entorno de la empresa, tales como fluctuaciones del mercado, disposiciones legales, etc... Es
necesario que los presupuestos acepten cambios, para que as se apeguen ms a la realidad.
Objetivos
Los objetivos de los presupuestos se clasifican de acuerdo a las etapas del Proceso
Administrativo, en la forma siguiente:
1) Previsin.
El objetivo de previsin consiste en tener todos los elementos necesarios para poder elaborar
y llevar a cabo el presupuesto.
2) Planeacin.
El objetivo de Planeacin se traduce en la correcta elaboracin del presupuesto, que
depender de la informacin que se tenga proveniente de estimaciones, las cuales se obtienen en
base a hechos histricos y de todo aquello que se realizar, para que con el apoyo de las
experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro.
Por lo tanto, debe hacerse una sistematizacin y unificacin de las actividades, las cuales
deben ser acordes con las metas empresariales.
3) Organizacin.
Una vez establecidos los objetivos generales de la empresa, se agrupan las actividades por
departamentos. Estos tendrn que elaborar sus propios presupuestos auxiliares, para que en base
a ellos se lleve a cabo el presupuesto principal, haciendo notar que los auxiliares deben estar
coordinados para as lograr un perfecto ensamble de todas las funciones que realiza la empresa.
4) Integracin.
Este objetivo persigue compaginar todas las funciones de la empresa para evitar que existan
malos entendidos y as lograr los fines de la entidad.
5) Direccin.
El objetivo de Direccin ayuda a no desviarse de las polticas a seguir, y a la vez da una
visin conjunta de las actividades de la empresa para facilitar la toma de decisiones.
6) Control.
La accin controladora del presupuesto consiste en comparar los resultados obtenidos contra
lo planeado. As se determinarn las variaciones o desviaciones ocurridas, las cuales se analizarn
para tomar las medidas necesarias para corregirlas y aprovecharlas, segn sea el caso
Tipos de presupuestos
Existen diferentes tipos de presupuestos, los cuales van a tener ciertas caractersticas
especficas, en base a las cuales se van a formar ocho grupos:
1) Segn la Entidad.
a) Pblicos: Son realizados por el Gobierno y Empresas Descentralizadas para controlar los
ingresos y egresos que realizan las diferentes dependencias. Estetipo de presupuestos se elabora
en base a los gastos, ya que primero se hace una estimacin de las erogaciones que se llevarn a
cabo para satisfacer las necesidades pblicas, y despus se planea como cubrirlas.
b) Privados: Son los que utilizan las empresas particulares, que primero estiman sus ingresos
para poder predeterminar su aplicacin.
Por lo tanto, la diferencia entre ambos presupuestos est en la finalidad que ambos tipos de
entidades persiguen. Las entidades privadas buscan como fin primordial la obtencin de utilidades
al tiempo que se proporciona un bien a la sociedad, mediante un uso apropiado de los recursos
econmicos. Las entidades gubernamentales buscan fundamentalmente satisfacer las necesidades
pblicas de la mejor manera con el fin de lograr una estabilidad econmica.
2) Por su Contenido.
a) Principales: Son una especie de resumen en donde se presentan los puntos medulares que
componen los elementos de la empresa
b) Auxiliares: Muestran las operaciones estimadas de cada uno de los departamentos que
conforman la empresa. Son una parte del presupuesto principal.



3) Por su Forma.
a) Flexibles: Son aquellos que anticipan posibles variaciones o alternativas y tienen cierta
elasticidad por posibles cambios. En este tipo de presupuestos existen diferentes planos de
alternativas en caso de que las situaciones previstas cambien. Dichas variaciones se expresan
fijando porcentajes de acuerdo a una base determinada.
b) Fijos: Son aquellos presupuestos que permanecen iguales durante el perodo presupuestal,
es decir, no se prevn las variaciones por posibles cambios. Sin embargo, esto no quiere decir que
no se tengan que revisar peridicamente.
4) Por su Duracin.
Para determinar el lapso que abarcarn los presupuestos se debern tomar en cuenta las
operaciones que realice cada entidad. Pueden ser:
a) A corto plazo, si el ciclo de operacin abarca un ao o menos.
b) A largo plazo, los cuales se elaboran para ms de un ao.
5) Segn la tcnica de valuacin.
Conforme a este criterio los presupuestos se consideran:
a) Estimados: Son aquellos que se formulan en base a experiencias del pasado, es decir
empricamente, por lo que existe una probabilidad ms o menos razonable de que suceda lo que se
plane.
b) Estndar: Estos presupuestos se elaboran sobre bases cientficas mediante estudios
estadsticos, por lo que reducen el porcentaje de error, y representan los resultados que se deben
obtener.
6) Por su Reflejo en los Estados Financieros.
a) De Posicin Financiera: En ellos se muestra la situacin financiera que tendr la empresa
en el futuro, en caso de que se cumpla con lo previsto.
b) De Resultados: Este presupuesto va a mostrar las utilidades a obtener en caso de que se
cumplan las condiciones previstas.
c) De Costos: Reflejan, para un perodo futuro, las erogaciones que se van a efectuar. Para
su preparacin se toman como base los pronsticos de ventas.
7) Por las Finalidades que Pretende.
a) De Promocin: Este tipo de presupuesto viene siendo una forma de proyecto financiero y
de expansin. Se elabora en base a los ingresos y egresos que se llevarn a cabo en el perodo
presupuestal.
b) De Aplicacin: Son presupuestos que muestran la distribucin que tendrn los recursos
con que cuenta la empresa. Generalmente se elaboran para solicitar un crdito.
c) Por Programas: Los presupuestos determinan los gastos en los que van a incurrir los
departamentos en base a las actividades que llevarn a cabo para cumplir con su programa. Estas
erogaciones se dividen en:
- Gastos de funcionamiento, es decir, aquellas erogaciones necesarias para cumplir con una
funcin mediante la fijacin de metas, y para cuya realizacin se emplearn tanto recursos
materiales como humanos y financieros.
- Gastos de funcionamiento Gastos de inversin, aquellas erogaciones que se van a realizar
para aumentar la capacidad operativa de la empresa.
Este tipo de presupuestos es utilizado generalmente por el sector pblico, como una
herramienta de planificacin y control. Esto se debe a que el gobierno est dividido en secretaras
de acuerdo a las funciones que realiza, y as cada una de ellas determinar cuales sern las
erogaciones que tendrn durante el ao siguiente.
d) Base Cero: Este tipo de presupuestos evala cada ao los programas y gastos que llevar
a cabo la entidad, sin tomar en consideracin las experiencias pasadas. Para su elaboracin se
procede como sigue:
- Identificacin y anlisis de las actividades que realiza la empresa, y las nuevas a realizar, en
Paquetes de Decisin (documento que Identifica y describe una actividad especfica).
- Evaluacin de paquetes de decisin por medio de la relacin costo-beneficio.
- Asignacin de los recursos conforme a los puntos anteriores.
8) De Trabajo.
En esta clasificacin los presupuestos llevan una relacin, ya que primero se harn los
Presupuestos Parciales, elaborados por cada departamento. En base a ellos se preparan los
Presupuestos Previos, que reciben este nombre porque estn sujetos a estudio, es decir, se revisan
para ver si estn bien o si existen algn error o posibles discrepancias, que deben ser corregidos
antes de ser aprobados para dar lugar al Presupuesto Definitivo, en base al cual se van a coordinar
y controlar las actividades futuras del negocio.
Es importante tener en cuenta que las previsiones auxilian al director de la empresa o al
departamento correspondiente, puesto que por ellas, an cuando sea aproximadamente, es posible
conocer necesidades secundarias, dificultades a afrontar y medios de los que se dispondr para
resolver los problemas que se presenten en la empresa. En consecuencia, la confeccin de
presupuestos es muy importante en la administracin de cualquier negociacin.
Algunas empresas slo presupuestan ventas, niveles de existencias y compras, pero es
deseable un programa total de planificacin y control de utilidades que se extienda a todas las
fases de las operaciones, pues en tales casos los diversos presupuestos parciales, como lo son de
ventas, existencia de mercancas, compras, gastos, efectivo, etc., se resumen en Estado de
Prdidas y Ganancias, Balance General y Estado de Cambios en la Situacin Financiera.
Un plan realista de utilidades constituye una de las funciones principales de la direccin en
las compaas. En todas las situaciones, un sistema de control debe basarse necesariamente en
informes de resultados que proporcionen un reporte continuo de las operaciones. Del control de
dichas operaciones se hablar ms adelante.
Los presupuestos, por su naturaleza, deben ser flexibles, en virtud de que estn basados en
estimaciones de acontecimientos futuros, de realizacin pronosticable, pero incierta por estar
sujetos a variaciones en volmenes y cambios de mtodos operativos, o bien por cambios en los
factores externos a la empresa.
Se debe entender que las bases del presupuesto deben ser fehacientes, ya que las cifras
presupuestadas deben fundarse en estudios, investigaciones y conclusiones lgicas, pues es
indiscutible que el correcto aspecto presupuestal constituye una de las mejores herramientas de
control para el hombre de negocios que lo sabe utilizar.
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2. DEFINICIN DE PRESUPUESTO
Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cul es su papel y
su relacin con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con xito) un presupuesto es algo
aislado ms bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y
estrategias y en elaborar planes[3]. En especial, se encuentra ntimamente relacionado con la
planeacin financiera.
Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clsico ciclo
administrativo de planear, actuar y controlar o, ms especficamente, como parte de un sistema
total de administracin que incluye:
Formulacin y puesta en prctica de estrategias.
Sistemas de Planeacin.
Sistemas Presupuestales.
Organizacin.
Sistemas de Produccin y Mercadotecnia.
Sistemas de Informacin y Control.
Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la
presentacin ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A
propsito, esta definicin hace una distincin entre la contabilidad tradicional y los presupuestos,
en el sentido de que estos ltimos estn orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, an
cuando en su funcin de control, el presupuesto para un perodo anterior pueda compararse con
los resultados reales (pasados).
Con toda intencin, esta definicin tampoco establece lmite de tiempo si bien por costumbre los
presupuestos se elaboran por meses, aos o algn otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse
fcilmente a un solo artculo o proyecto; a propsito, esta definicin no implica que el presupuesto
deba establecerse en trminos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido
cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen,
renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.
En la prctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a menudo
se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeas no es raro que el mismo grupo
maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial
como ese paquete limpio y ordenado que tericamente se presenta. Por lo general los directivos y
gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio es un factor
crtico.
Es evidente la ntima relacin entre la planeacin y el presupuesto y no es raro encontrar que
utilizan indistintamente trminos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se dijo, el
presupuesto es resultado de algn tipo de plan o esta basado en l, sea ste explcito o bien algo
que se encuentra en las mentes de los directivos.
FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
Las funciones que desempean los presupuestos dependen en gran parte de la propia direccin de
la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los
presupuestos, estn fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los
antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. Este tema se tratar en la siguiente seccin,
una vez que hayamos considerado lo que la direccin espera de la actividad presupuestal.
De manera ideal la direccin espera que la funcin presupuestal proporcione:
1. Una herramienta analtica, precisa y oportuna.
2. La capacidad para pretender el desempeo.
3. El soporte para la asignacin de recursos.
4. La capacidad para controlar el desempeo real en curso
5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronsticos.
6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
7. Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento de aprendizaje.
8. Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS
En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos cambios en el
medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados
tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la
mayor parte de su tiempo apagando fuegos, en vez de conducir a la empresa como es debido.
Las razones por las cuales los presupuestos y la planeacin no tienen ms xito son, entre otras,
son las siguientes:
1. La incapacidad de la direccin para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el
detalle o tratan de controlar los factores equivocados.
2. La falta de respaldo por parte de la direccin al sistema presupuestal. La direccin general no
apoya a la actividad o no participa en esta con sentido.
3. La incapacidad para entender la importancia crtica del papel de los presupuestos en el proceso
administrativo.
4. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es
decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesin al presupuesto puede
someter una empresa a una excesiva restriccin, inhibiendo las innovaciones.
5. La evaluacin inadecuada y desajustes entre productos y mercados.
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
Las organizaciones hacen parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por
ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que
cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir.
Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de prediccin o de acierto, mayor ser la
investigacin que debe realizarse sobre la influencia que ejercer los factores no controlables por la
gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los pases latinoamericanos
que por razones de manejo macroeconmico en la dcada de los aos ochenta experimentaron
fuertes fluctuaciones en los ndices de inflacin y devaluacin y en las tasas de inters.
El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el
comportamiento de indicadores econmicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con
los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.
3. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS
SEGN SU FLEXIBILIDAD
Rgidos, Estticos, Fijos o Asignados
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado ste, no se permiten
los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efecta un control
anticipado sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico, demogrfico o jurdico de
la regin donde acta la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que
tradicionalmente utilizaba el sector pblico.
Flexibles o Variables
Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse
a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos
ajustados al tamao de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el
campo de la presupuestacin de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y
ventas.
SEGN EL PERIODO QUE CUBRAN
A Corto Plazo
Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un ao.
A Largo Plazo
En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso
de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el perodo presidencial
establecido por normas constitucionales en cada pas. Los lineamientos generales de cada plan
suelen sustentarse en consideraciones econmicas, como generacin de empleo, creacin de
infraestructura, lucha contra la inflacin, difusin de los servicios de seguridad social, fomento del
ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalizacin del sistema financiero o, como ha
ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.
SEGN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA
De Operacin o Econmicos
Incluye la presupuestacin de todas las actividades para el perodo siguiente al cual se elabora y
cuyo contenido a menudo se resume en un estado de prdidas y ganancias proyectado. Entre stos
podran incluirse:
Ventas.
Produccin.
Compras.
Uso de Materiales.
Mano de Obra.
Gastos Operacionales.
Financieros
Incluyen l clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen
en este caso destacar el de la caja o tesorera y el de capital tambin conocido como de
erogaciones capitalizables.
Presupuesto de Tesorera: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en
caja, bancos y valores de fcil realizacin. Tambin se denomina presupuesto de caja o efectivo
porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o
con la salida de fondos lquidos ocasionada por la congelacin de deudas, amortizacin u otros.
Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos.
Contendr el importe de las inversiones particulares a la adquisicin de terrenos, la construccin o
ampliacin de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de
inversin posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.
SEGN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN
Presupuestos del Sector Privado
Los presupuestos del sector pblico cuantifican los recursos que requieren la operacin normal, la
inversin y el servicio de la deuda pblica de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar
los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneracin de los funcionarios
que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales,
la inversin de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realizacin de obras de inters social y
la amortizacin de compromisos ante la banca internacional.
Presupuestos del Sector Pblico
Los utilizan las empresas particulares como base de planificacin de las actividades empresariales
4. ANEXOS

CONCLUSIONES
1. Conocer los principales conceptos asociados a los presupuestos que le sern de mucha utilidad
para elaborar predicciones de sus ventas, recursos, produccin, finanzas, tiempo, optimizacin y
cualquier otra actividad asociada con el ciclo normal de la empresa.
2. Definir claramente el concepto de presupuestos, la utilidad y su importancia, as mismo
identificar los diversos tipos de presupuestos que existen, estas herramientas darn la pauta para
una mejor aplicacin de la teora a la prctica.
3. Comprender y valorar este tema como parte del proceso administrativo dentro de la
planificacin, como un til instrumento para predecir el rumbo de la empresa en base a supuestos
que le permitan abrir el camino al xito corporativo y empresarial.
BIBLIOGRAFIA
PRESUPUESTOS
Jorge E. Burbano Ruiz & Alberto Ortiz Gmez, Editorial McGraw Hill, segunda edicin, Elaborado en Colombia, esta edicin
contiene 376 Pgs.
MANUAL DE PRESUPUESTOS
H.W Allen Sweeny & Robert Rachlin. Editorial McGraw Hill, primera edicin, Elaborado en Mxico, esta edicin contiene 884
Pgs.
[1] El profesor Joseph Vlaemminck en su obra Historia y Doctrinas de la contabilidad menciona que en los registros de los
Massari de Gnova (1340) llevados a la veneciana, aparecen cuentas de presupuesto. Luego cita al monje benedictino
Angelo Pietra como el primer autor que se preocupa de la previsin de ingresos y gastos (siglo XVI) y a Ludovico Flori como
el autor que habla de la utilidad de los presupuestos (1963). [2] Luis Fernando Gutirrez Marulanda, las Finanzas prcticas
para pases en desarrollo. Norma, 1993. [3] Definicin tomada de H.W Allen Sweeny & Robert Rachlin del libro Manual de
Presupuestos, Capitulo I, Pg. 2.
http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.htm
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http://www.mailxmail.com/curso-tecnica-presupuestal-empresa/tipos-presupuestos http://www.mailxmail.com/curso-
tecnica-presupuestal-empresa/presupuesto



1
http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.htm