Siti Nurfatimah GMGM 3053 Pengurusan Latihan Dalam Organisas

GMGM 3053: PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI
1
Siti Nurfatimah Binti Hussen
No.Matrik : 201785
1.0 PENGENALAN
Analisis Keperluan Latihan ini akan dijalankan di organisasi kerajaan iaitu Jabatan
Kebajikan Masyarakat Negeri Sarawak (JKMNS). Sebagai sebuah organisasi yang tidak
kurang pentingnya kepada masyarakat terutama masyarakat yang memerlukan khidmat
nasihat, bantuan kewangan dan orang yang kurang bernasib baik seperti golongan Orang
Kurang Upaya (OKU), keluarga miskin dan daif, kanak-kanak, remaja, wanita dan warga tua.
Analisisi Keperluan Latihan yang akan dibuat di JKMNS lebih memfokus kepada
perlunya keceriaan dan kecekapan di bahagian perkhidmatan kaunter sebagai front liner
yang mencerminkan imej sebenar perkhidmatan Jabatan kepada masyarakat. JKMNS pula
ada mempunyai 11 buah Jabatan di peringkat bahagian dan 9 buah institusi di seluruh negeri
Sarawak. Diantaranya adalah seperti berikut:
Jadual 1:
Senarai Jabatan Kebajikan Masyarakat Di Peringkat Bahagian, Negeri Sarawak
Bil. Jabatan Gelaran Ketua Jabatan Nama Ketua Jabatan
1 Ibu Pejabat, JKMNS
Kuching
Pengarah Jabatan Kebajikan
Masyarakat Negeri Sarawak (S54)
Puan Noriah bt. Hj. Ahmad
2 JKMB Kuching Penolong Pengarah Bahagian (S41) Puan Mordiah bt. Hj.
Sulaiman
3 JKMB Kota
Samarahan
Penolong Pengarah Bahagian (S41) Puan Hjh. Norhayati bt. Hj.
Abdul Rahman
4 JKMB Sri Aman Penolong Pengarah Bahagian (S41) Cik Sharifah Ranimah bt Wan
Hashim
5 JKMB Betong Penolong Pengarah Bahagian (S41) Puan Emilda Piar Kunchui Uli
6 JKMB Sarikei Penolong Pengarah Bahagian (S41) Pn. Evelyne ak Buda
7 JKMB Sibu Penolong Pengarah Bahagian (S41) En. Mohamad Guntor B.
Rajaee
8 JKMB Mukah Penolong Pengarah Bahagian (S41) En. Tang Kee Lee
9 JKMB Kapit Penolong Pengarah Bahagian (S41) En. Peter @ Peta ak Gabong
10 JKMB Bintulu Penolong Pengarah Bahagian (S41) En. Awgku Mohd Najib b.
Pangiran Mohamad
11 JKMB Miri Penolong Pengarah Bahagian (S41) En. Goh Yong Kiet
12 JKMB Limbang Penolong Pengarah Bahagian (S41) Cik Aziah bt. Saruji

2
No.Matrik : 201785

Jadual 2:Senarai Institusi Kebajikan Di Negeri Sarawak
Bil. Institusi Gelaran Ketua Jabatan Nama Ketua Institusi
1 Sekolah Tunas Bakti
Kuching
Pengetua En. Che Azman b. Che Haron (S44)
2 Asrama Akhlak
Kuching
Penguasa En. Hasbie bin Julaihi (S32)
3 Rumah Kanak-Kanak
Kuching
Pengetua Puan Armisy bt. Basri (S41)
4 Taman Seri Puteri
Kuching
Pengetua Puan Norsalina binti Salim (S41)
5 Rumah Seri Kenangan
Kuching
Pengetua Puan Hajah Saptuyah binti Haji
Sazali (S41)
6 Rumah Seri Kenangan
Sibu
Pengetua Puan Sharifah Ainie bt. Sayeed
Alwie (S27)
7 Rumah Kanak-Kanak
Datuk Ajibah Abol, Sri
Aman
Pengetua Cik Nurul Illiana binti Alias (S41)
8 Pusat Pemulihan
Samarahan, Kota
Samarahan
Pengetua En. Azman Roney b. Faizal (S27)
9 Sekolah Tunas Bakti
(Perempuan) Miri
Pengetua Puan Bessie Mujan Batan (S41)

Didapati di JKMNS ada terdapat beberapa masalah yang telah dikenalpasti di
bahagian perkhidmatan kaunter sejak akhir-akhir ini. Diantara beberapa masalah yang telah
dikenalpasti ialah seperti berikut:
i) Layanan sesetengah kakitangan JKMB yang kurang baik;
ii) Tidak menepati Jadual Waktu Bertugas yang telah diberi;
iii) Keengganan sesetengah kakitangan untuk bertugas di kaunter;
iv) Penggiliran yang dibuat masih tidak teratur dan tidak sesuai dengan
pengagihan tugas yang dibuat;
v) Masalah kekurangan kakitangan yang bertaraf tetap;
vi) Ruang pejabat yang agak sempit;
3
No.Matrik : 201785
vii) Kekurangan kemudahan dan peralatan pejabat; dan
viii) Kakitangan kurang didedahkan kepada latihan dan kursus.
1.1 Definisi Analisis Keperluan Latihan
Kepentingan latihan kepada organisasi tidak dapat dinafikan. Latihan yang efektif
akan memberi kesan kepada prestasi dan kejayaan organisasi. Ia haruslah mengikuti kitaran
latihan yang bermula dengan analisis keperluan latihan, merekabentuk latihan, melaksana dan
menilai program latihan (Brooks 1995; Goldstein 1993). Bagi memahami keperluan latihan,
perbincangan akan dimulai dengan melihat beberapa definisi iaitu:
`keperluan' merujuk kepada jurang yang wujud antara hasil kerja masa kini dengan
hasil kerja yang diingini. Ia boleh didefinisikan sebagai suatu kekurangan atau sebagai
suatu peluang. Dalam pendekatan model kekurangan, keperluan dikatakan sebagai
kekurangan dalam pengetahuan asas, sikap dan kemahiran yang menyebabkan pekerja
kurang kecekapan dan mempengaruhi prestasi kerja. Prestasi kerja yang kurang
memuaskan akan menghalang individu yang berpotensi daripada menjalankan
tanggungjawab berbeza atau lebih besar (Convoy 1978). Pendekatan model peluang
pula mendefinisikan keperluan sebagai sesuatu yang merangsang manusia untuk
memperbaiki kelemahan, dan untuk memperlihatkan potensi sebenar (Sredl and
Rothwell 1987).

`penilaian' merujuk kepada proses mengenalpasti keperluan organisasi dan
menyusunnya mengikut keutamaan. Pengurus sentiasa mengejar masa dan sentiasa
dalam keadaan tergesa-gesa. Mereka melaksanakan penyelesaian yang kadangkala
bukan merupakan kaedah intervensi yang sesuai. Kesilapan ini sudah tentu akan
merugikan organisasi. Dalam program latihan, anggaran kos perbelanjaan adalah
tinggi dan kos ini meliputi juga kos yang diakibatkan oleh kehilangan pengeluaran
4
No.Matrik : 201785
yang boleh mencecah 90% daripada kos keseluruhan program (Gilbert 1988).
Kesimpulannya, keutamaan keperluan perlu didasarkan kepada berapakah kos yang
terpaksa ditanggung oleh organisasi sekiranya keperluan ini diabaikan berbanding
dengan kos yang terlibat bagi menyelesaikan keperluan dengan mengadakan program
latihan.

ànalisis' pula adalah langkah yang diambil seterusnya selepas `penilaian'
dilakukan iaitu perlu membuat penyiasatan sebab-sebab dan alasan-alasan bagi
keperluan tadi. Langkah ini adalah perlu supaya intervensi-intervensi yang sesuai
boleh dikenalpasti dan pemilihan akan dilakukan kemudian. Adalah penting untuk
mengetahui perbezaan antara `penilaian' dan ànalisis'. Bagi `penilaian' ia
merupakan pra-syarat sebelum prosedur analisis keperluan dijalankan. Analisis
pula adalah suatu keadah yang digunakan untuk mengenalpasti keperluan yang
dikehendaki. Analisis sering digunakan untuk mengenalpasti beberapa strategi
intervensi seperti latihan, merekabentuk semula tugasan, dan prosedur
pengambilan supaya keperluan tadi dapat dikurangkan atau dihapuskan. Walau
bagaimanapun, kedua-dua istilah boleh disilihgantikan penggunaannya kerana
`penilaian' dan ànalisis' mempunyai tujuan yang sama iaitu memastikan wujud
keperluan untuk melatih dan untuk mengenalpasti kandungan program latihan.
Penilaian keperluan memberi peluang untuk berunding dengan berbagai orang
dalam organisasi. Idea yang diperolehi menerusi perundingan itu akan
meningkatkan minat kepada proses latihan dan memberi fokus kepada
perlaksanaan.

5
No.Matrik : 201785

2.0 ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN
Setelah mengenalpasti segala masalah yang terdapat di bahagian perkhidmatan
kaunter JKMB, maka adalah wajar kakitangan JKMB yang bertugas di bahagian kaunter
diberi kursus atau latihan untuk memantapkan lagi tanggungjawab mereka khasnya di
bahagian kaunter. Adalah dicadangkan supaya satu bentuk latihan atau kursus yang berkaitan
dengan perkhidmatan kaunter diadakan di setiap bahagian. Latihan atau kursus yang hendak
diadakan ialah kursus yang berjudul, Kursus Menjadikan Perkhidmatan Kaunter Yang
Cekap dan Efisien.
Latihan adalah suatu proses memperolehi dan memperbaiki kemahiran, pengetahuan
dan sikap yang diperlukan untuk mempertingkatkan prestasi kerja. Ia juga merupakan suatu
pelaburan yang dibiayai oleh organisasi. Walaupun latihan mempunyai berbagai-bagai
bentuk, namum matlamatnya sama iaitu untuk meningkatkan kebolehan melakukan tugas
serta memperbaiki prestasi kerja.
Peningkatan prestasi merupakan cabaran kepada organisasi dalam usaha mengekalkan
saingan dalam pasaran global. Peningkatan prestasi ini dicapai sekiranya pekerja
berkemahiran, berpengetahuan dan berkomitmen untuk menjadikan organisasi tempat kerja
bertambah maju. Kebanyakkan pekerja ingin melakukan tugas dengan sebaik mungkin, tetapi
kerana mereka tiada kemahiran yang diperlukan, masalah akan timbul. Oleh itu latihan
dianggap sebagai sesuatu yang penting untuk penyelesaian masalah. Perubahan juga sering
berlaku. Kegagalan untuk mengenalpasti kesan cabaran luaran kepada organisasi akan
mengundang bencana. Melengahkan atau mengabaikan perubahan yang perlu dibuat dalam
organisasi boleh menyebabkan kesukaran organisasi untuk berada dalam daya bersaing. Oleh
6
No.Matrik : 201785
itu, bagi membolehkan peningkatan prestasi dan perubahan perlakuan, rekabentuk latihan
yang mantap diperlukan.

2.1 Tempoh Kursus
Kursus ini akan memakan masa selama lima (5) hari mulai hari Isnin hingga Jumaat
(waktu pejabat). Kursus ini akan diadakan secara bergilir-gilir mengikut zon iaitu Zon Utara
(Miri/Bintulu/Limbang), Zon Tengah(Sibu/Sarikei/Kapit/Mukah) dan Zon Selatan
(Kuching/Samarahan/Sri Aman/ Betong) . Kursus akan bermula dari jam 8.00 pagi hingga
5.00 petang. Sesi pendaftaran peserta kursus akan dibuat pada setiap hari Isnin mulai jam
8.00 pagi hingga 2.00 petang. Sila rujuk kalender kursus tahun 2013 disertakan bersama.

2.2 Kumpulan Sasar
Kumpulan sasar atau target group yang dijemput adalah kalangan kakitangan dari
semua JKMB di bahagian dan juga institusi-institusi kebajikan di Sarawak dengan
mensasarkan jumlah peserta seramai 100 orang daripada setiap zon. Mereka adalah terdiri
pada kakitangan Kumpulan Sokongan I dan II yang terdiri daripada kakitangan gred 1 hingga
27 untuk kategori S dan N sahaja. Keutamaan diberi kepada kakitangan yang bertugas
sepenuh masa di kaunter-kaunter JKMB dan institusi masing-masing.

2.3 Pembahagian Zon
Kursus seumpama ini akan dibahagikan mengikut zon iaitu Zon Utara, Zon Selatan
dan Zon Timur. Pecahan zon adalah seperti berikut:
Jadual 3:
Pembahagian Kursus Mengikut Zon Di Negeri Sarawak
Bil. Zon Tarikh Tempat Bilangan Peserta
Dijemput Hadir
1
Utara
(Miri/Bintulu/Limbang)
04 - 08/2/2013 Hotel Mega, Miri 100 orang
2
Tengah
(Sibu/Sarikei/Kapit/Mukah)
15 19/4/2013 RH Hotel, Sibu 100 orang
3
Selatan
15 19/7/2013 Magherita Hotel,
Kuching
100 orang
7
No.Matrik : 201785
(Kuching/Samarahan/Sri
Aman/ Betong)

2.4 Objektif Kursus
Kursus, Kursus Menjadikan Perkhidmatan Kaunter Yang Cekap dan Efisien
ini mengandungi beberapa objektif yang penting. Di antaranya adalah seperti berikut:
i) Melahirkan pekerja di kaunter yang cekap dan mahir;
ii) Meningkatkan perkhidmatan kualiti di kaunter service;
iii) Ke arah merealisasikan pematuhan standard SOP (Standard Operation Procedure)
dan ISO (International Standard Quality) Jabatan;
iv) Melahirkan kakitangan di kaunter yang bersifat penyabar dan tahan menghadapi
segala stress;
v) Mewujudkan suasana di kaunter yang bersih dan sentiasa mematuhi Amalan 5S;
vi) Kaunter mencerminkan jiwa bangsa dan Jabatan;
vii) Untuk memenuhi citarasa dan kepuasan pelanggan;
viii) Meningkatkan prestasi kerja kakitangan; dan
ix) Mewujudkan budaya kerja cemerlang di kalangan kakitangan.

2.5 Fasilitator
JKMNS akan menjemput para penceramah atau fasilitator yang terlatih,
berpengalaman dan berkelayakan daripada pihak Wilayah INTAN Sarawak, Jabatan Ketua
Menteri, Universiti Malaysia Sarawak (UNIMAS) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM),
Kota Samarahan. Mereka adalah terdiri daripada pegawai-pegawai kerajaan kumpulan
8
No.Matrik : 201785
pengurusan dan professional yang terlatih, pensyarah-pensyarah yang berkaliber dan
berpengetahuan luas dalam bidang latihan yang telah dirangka dan dimudos operandi
sebelum ini.

2.6 Perbelanjaan Aktiviti
Segala perbelanjaan aktiviti yang berkaitan dengan kursus, latihan dan seumpamanya
ini telah dibuat dan permohonan peruntukan telahpun dihantar kepada State Financial Office
(SFO), Kuching dan juga kepada Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat Malaysia, Putrajaya
untuk dipertimbang dan diluluskan bagi melaksanakan segala program Jabatan yang telah
dirangka dan direncanakan. Diantara perbelanjaan yang diambilkira adalah seperti
perbelanjaan pengangkutan (udara dan darat), penginapan (hotel), mileage kenderaan,
tuntutan elaun makan, lojing dan elaun harian, lain-lain perbelanjaan di luar jangka, termasuk
makan-minum di hotel di sepanjang kursus/latihan diadakan.

2.7 Kalender Aktiviti 2013
Ini adalah kalender aktiviti JKMNS bagi tahun 2013 adalah seperti di Lampiran A
yang lengkap dikepilkan. Segala perancangan dan strategi mengenai kursus-kursus atau
latihan-latihan yang relevan dengan perkhidmatan Jabatan telah disusun-atur dengan baik dan
bersesuaian dengan struktur organisasi serta fungsi Jabatan. Segala program telahpun
dikemukakan kepada Pengarah Kebajikan Masyarakat Negeri Sarawak dan ianya telahpun
diluluskan untuk dilaksanakan mengikut jadual aktiviti yang telah disediakan.

9
No.Matrik : 201785
2.8 Borang-Borang Berkaitan Dengan Kursus/Latihan
Pihak JKMNS Kuching telah menyediakan borang-borang bagi mengikuti kursus
adalah seperti Borang Penyertaan Kursus (Course Registration Form) Lampiran B,
Borang Pengesahan Kehadiran Lampiran C yang dikepilkan bersama ini.
3.0 PENILAIAN DAN ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN
Penilaian dan analisis keperluan adalah asas sistematik untuk membuat keputusan
bagaimana hendak mempengaruhi prestasi (Stout1995). Ia akan bermula dengan mendirikan
perhubungan, meneroka strategi, dan mentakrifkan proses penyelesaian. Kejayaan penilaian
dan analisis keperluan bergantung kepada jawapan jurang perbezaan antara situasi masa kini
dengan situasi yang diidami serta kejayaan menyalurkan sumber-sumber kepada bahagian-
bahagian yangdiperlukan.

3.1 Keperluan Latihan
Penambahbaikan prestasi boleh dicapai melalui pekerja yang berpengetahuan,
berkemahiran dan berkomitmen untuk menjadikan organisasi tempat kerja mereka berjaya
dan maju. Kebanyakkan pekerja ingin menjalankan tugas sebaik mungkin. Tetapi oleh kerana
mereka tidak mempunyai kemahiran yang diperlukan akibat daripada teknologi yang sentiasa
berubah dan proses operasi baru diperkenalkan, maka masalah sering timbul. Sesetengah
pekerja mengalu-alukan inovasi dan cara baru melakukan sesuatu pekerjaan, namun tidak
kurang juga yang memprotes. Seorang pengurus A, misalnya cekap dan mentadbir unitnya
dengan berkesan sehingga sistem komputer diperkenalkan diorganisasinya. Beliau keberatan
untuk mempelajari operasi sistem komputer seperti 'word processing', applikasi 'spreadsheet',
'automatic costing', dan sistem file berasaskan komputer. Setiap kali sesi latihan dijadualkan,
10
No.Matrik : 201785
beliau sentiasa memberi alasan supaya tidak perlu hadir latihan tersebut. Beliau juga
merasakan jaminan pekerjaarmya kian terancam kerana telah diambilalih oleh komputer.
Mujurlah masalah kebimbangan pengurus ini telah dikenalpasti cepat dan melalui
program latihan masalah beliau telah dapat diatasi. Kekurangan kemahiran untuk mengurus
juga memberi impak kepada prestasi pekerja sepertimana kesan pengenalan teknologi baru.
Kebanyakkan pengurus kanan kurang mahir dalam mengendalikan komputer, tetapi tidak
dihebahkan kerana bimbang ia akan member kesan negatif kepada organisasi. Setiap
organisasi pasti akan berhadapan dengan masalah ini dan kerapkali bila ia timbul, ia akan
didiagnosis sebagai pekerja yang mempunyai masalah sikap atau pekerja 'burnout'. Situasi
seperti ini harus diperbaiki dan analisis keperluan yang tepat perlu dilakukan.
Latihan yang dinamik, distrukturkan mengikut keperluan adalah suatu mandat untuk
memenuhi tuntutan yang sentiasa berubah akibat saingan global. Untuk berjaya, dua
matlamat berikut harus dipatuhi:
i) Tenaga kerja harus dilatih secara berterusan supaya boleh bertahan dalam
menghadapi saingan global.
ii) pekarja harus dilatih mengenai kemahiran penyelesaian masalah dan kualiti
supaya mereka diperkasakan untuk menghadapi perubahan-perubahan yang sering
berlaku.
Kedua-dua kemahiran ini berserta dengan kepimpinan delegatif dan turut-serta adalah
asas bagi pembentukan pasukan 'self- management'.

11
No.Matrik : 201785

4.0 KONSEP DAN OBJEKTIF ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN

Konsep asas keperluan latihan boleh digunakan secara praktik kepada situasi yang
meluas. Jabatan Pemasaran dan Jualan misalnya, sentiasa cuba mengetahui apakah keperluan
pelanggan mereka. Doktor pula mahu mengetahui keperluan perubatan pesakit, bermula
dengan tanda-tanda dan kemudian memberi penjelasan kepada sebab berlaku. Seorang
penghibur akan sentiasa mencari minat dan kemahuan peminat supaya ia sentiasa dapat
memenuhi citarasa dan sentiasa menyerlah di mata peminatnya. Oleh yang demikian, analisis
keperluan adalah explorasi sistematik mengenai jawapan kepada satu set soalan-soalan yang
khusus. Jawapannya amat penting kepada pengurusan organisasi dan 'trainer' professional. Ia
menjawab soalan-soalan seperti:
siapa yang perlu belajar dan mempelajari apa?
Kenapa mereka perlu mempelajarinya?
Setakat mana perlukan pembelajaran?
Ada dua kaedah bagaimana hendak mempelajari keperluan latihan. Kaedah pertama
adalah pendekatan yang proaktif iaitu seorang 'instructional designer' akan menilai sistem dan
mencari masalah atau berpotensi menjadi masalah. Matlamatnya adalah supaya sistem
menjadi lebih efektif dan menghindar masalah daripada timbul pada masa akan datang.
Kaedah yang kedua pula adalah apablia penyelia atau pengurus datang ke Jabatan latihan
untuk menyelesaikan masalah. Masalah-masalah ini biasanya berkaitan dengan pekerja baru,
kenaikan pangkat, pertukaran, penilaian atau pengenalan teknologi baru (Clark1998). Jabatan
12
No.Matrik : 201785
Latihan harus bertindak segera apabila masalah timbul dan penyelesaian melalui latihan
diperlukan. Sebagai langkah pertama, jabatan harus menyiasat masalah tersebut. Keperluan
latihan wujud apabila pekerja kekurangan pengetahuan atau kemahiran untuk menjalankan
tugas dengan memuaskan. Masalah juga timbul apabila terdapat variasi antara apa yang perlu
dilakukan untuk melaksanakan tugas dengan bagaimana pekerja itu melaksanakan tugas
sebenarnya. Clark juga berpendapat analisis keperluan hanya menjawab soalah soalan siapa,
apa, bila dan di mana tetapi bukan soalan bagaimana (apa yang perlu diajar). Dengan
mengambil kira matlamat dan strategi yang sedia ada, pihak pengurusan akan menimbang
semula kemahiran, pengetahuan dan sikap pekerja dan kemudian mengenalpasti keperluan
latihan mereka. Ini akan membantu pihak pengurusan untuk mengambil tindakan terhadap
maklumat secara berkesan, cekap dan cepat berbanding dengan sekiranya latihan tidak
dijalankan. Analisis keperluan latihan memberi penekanan kepada keperluan individu,
kumpulan kerja atau keseluruhan tenaga kerja. Individu memerlukan latihan apabila;
i) mula menyertai dan bekerja dalam organisasi;
ii) dipindahkan ke bahagian `telecommuting' atau `telework'dan
iii) dikenalpasti mempunyai prestasi kerja yang buruk.

Keperluan latihan boleh dibezakan kepada tiga jenis:
yang dijangkakan - boleh dikenalpasti oleh mereka yang berpengalaman.
timbul daripada pemantauan - dikenalpasti melalui pemerhatian.
timbul daripada masalah-masalah yang tidak dijangka-sebenarnya ini adalah
tindakbalas kepada masalah tadi.

Oleh yang demikian, analisis keperluan latihan merupakan proses pemikiran yang
sama, dimana maklumat seperti siapa yang perlukan latihan, apa jenis latihan yang
13
No.Matrik : 201785
dikehendaki, dan bagaimana penilaian program latihan akan dilaksanakan (Ford and Noe
1987). Dalam latihan fokus kepada pembelajaran adalah penting kerana ia akan
membolehkan peningkatan prestasi berlaku.

Objektif analisis keperluan latihan adalah seperti berikut:
-sumber dapat sampai kepada pihak-pihak yang memerlukan
dan mereka diberikan keutamaan secara tepat.
menyediakan landasan asas dalam mana-mana rancangan pembangunan yang
berkesan.
membantu individu atau kumpulan mencapai prestasi yang lebih baik, memberi
sumbangan positif terhadap kepuasan kerja, moral dan motivasi.
konstruktif untuk meningkatkan prestasi dan
keberkesanan.
sebagai satu fungsi semulajadi dalam sistem penilaian prestasi yang mengamalkan
perbincangan mengenai kemahiran-kemahiran yang perlu diperbaiki, perlu ada dan
bagaimana ia boleh diperolehi.
Sebagai suatu proses yang sesuai untuk meningkatkan perkembangan konsep
'investors in people' dalam organisasi.

4.1 Mengenalpasti Keperluan Latihan
Proses mengenalpasti keperluan latihan boleh dilakukan pada beberapa peringkat
dalam organisasi. Sebagai contoh; diperingkat korporat, jabatan, pasukan atau individu. Ia
juga boleh dilakukan oleh kumpulan-kumpulan tertentu seperti pengurus, penyelia atau
pekerja baru. Keperluan latihan boleh dijelaskan dengan melihat komponen-komponen
14
No.Matrik : 201785
seperti pengetahuan, kemahiran dan kecekapan, sikap serta nilai dan informasi. Perlu
menjelaskan komponen-komponen ini supaya keperluan latihan boleh dibincang mengikut
tajuk, bidang latihan dan modul-modul. Ia juga membolehkan seseorang 'trainer' untuk
memilih aktiviti latihan yang sesuai dan membina objektif program.

Pengetahuan
Pengetahuan membawa maksud pemahaman kritis terhadap teori, konsep, prinsip-
prinsip dan isu-isu yang berkaitan dengan pekerjaan peserta latihan serta applikasi
pengetahuan itu kepada situasi spesifik dalam pelaksanaan tugas atau interaksi sosial.
Contohnya, pendekatan dan strategi pembangunan, prinsip-prinsip pengurusan efektif,
masalah remaja, teori aksi sosial dan dinamika perlakuan manusia. Pembangunan
pengetahuan dalam program latihan akan membolehkan peserta latihan:
i) membiasakan diri dengan persamaan atau perbezaan dalam mengintepretasikan
berbagai-bagai teori dan konsep yang dikaitkan dengan topik atau modul tertentu;
ii) mendapat kemahiran mengkritik teori, konsep dan prinsip-prinsip yang
dibentangkan semasa sesi latihan dan melihat kaitannya dengan kerja atau
organisasi;
iii) mengembangkan suatu pangkalan data dan kerangka rujukan untuk
menambahkan pengetahuan dalam bidang-bidang berkaitan latihan; dan
iv) membangunkan kebolehan untuk mengenalpasti perkaitan antara pengetahuan
dan perlakuan.
Pengetahuan tidak akan membawa faedah atau bernilai sekiranya ia wujud di minda
seseorang dalam bentuk statik. Ia memerlukan pemberian makna dan mesti dalam bentuk
aktif supaya ia:
a). menjadi asas interaksi dengan orang lain;
15
No.Matrik : 201785
b). membantu membina reaksi-reaksi kepada beberapa situasi sebenar;
c). diaplikasikan dalam merancang tindakan; atau
d). disebarkan kepada orang lain dan menyumbang kepada pembangunan kerjaya
mereka.
Kesemua ini adalah aspek produktif, dinamik dan tetap pengetahuan. Apabila
pengetahuan berinteraksi bersama-sama situasi sebenar kehidupan, hasilnya (sama ada
kejayaan atau kegagalan) akan dianalisa dan pembelajaran yang diperolehi akan digunakan
sebagai panduan tindakan atau reaksi masa hadapan. Inilah yang akan melahirkan
pengalaman.

Kemahiran dan Kecekapan
Kemahiran dan kecekapan dimanifestasikan ke dalam tindakan, sama ada prestasi
sebenar berkaitan dengan pekerjaan atau aspek kehidupan yang lain. Ia memandu aktiviti dan
menjurus kepada output yang jelas dan terbukti hasilnya. Pengetahuan dikongsi melalui
komunikasi verbal atau bertulis. Bagi kemahiran dan kecekapan pula ia terdapat pada minda
dan ia dapat dilihat melalui tindakan dan tugas-tugas yang telah diselesaikan. Jika sekiranya
seseorang mempunyai kemahiran dan kecekapan yang diperlukan untuk melaksanakan kerja,
bermakna ia berkeupayaan menjalankan tugas tersebut secara efisien dan berkesan. Adalah
perlu untuk membezakan antara kemahiran fizikal (telcnikal) dengan kemahiran mental.
Latihan teknikal member penekanan kepada pembangunan kemahiran fizikal. Contohnya
bagaimana cara memandu kereta, melakukan operasi mesin, membuat perabut atau
menjalankan kegiatan pertanian. Aktiviti ini berkaitan dengan pembangunan kemahiran
fizikal walaupun dalam melaksanakan tugas tadi, masih menggunakan akal untuk berfikir.
Sekiranya seseorang individu mempunyai kemampuan merancang projek atau membentuk
alat untuk menjalankan survey, maka kamahiran ini boleh dirujuk sebagai kemahiran mental.
16
No.Matrik : 201785
Kebanyakan kemahiran pengurusan dan perancangan adalah kemahiran mental.
Kemahiran mental melibatkan kebolehan untuk menganalisa situasi atau masalah, kemudian
mengambil keputusan untuk bertindak. Proses ini memerlukan seseorang berfikir, mengambil
keputusan dan bertindak untuk melaksanakan tugas atau aktiviti. Dalam program latihan,
kemahiran dan kecekapan dikembangkan melalui latihan atau pengulangan sesuatu aktiviti
supaya biasa melakukan kerja atau tugas.

Sikap dan nilai
Kedua-dua ciri personal ini penting dalam latihan kerana ia memandu seseorang
untuk berkelakuan dalam situasi-situasi tertentu. Sikap dan nilai menjadi relevan dalam
situasi latihan kerana sesetangah ni lai dan sikap boleh menghadkan keberkesanan
melaksanakan tugas oleh individu. Semasa latihan peserta membawa bersama mereka
pengetahuan dan kecekapan. Peserta juga membawa kecenderungan personal, pra sangka,
sikap dan nilai masing-masing. Tiap-tiap individu ada cara unik menilai dan membuat
interpretasi situasi dan berkomunikasi dengan orang lain. Tindakbalas mereka terhadap
manusia, keadaan dan masalah kerapkali dipandu oleh atribut-atribut tersebut. Oleh itu sikap
akan menentukan bagaimana seseorang berkelakuan dalam situasi-situasi tertentu.
Ciri-ciri personal ini juga mungkin memberi kesan kepada perhubungan interpersonal
dengan rakan sekerja atau penyelia dalam organisasi. Oleh yang demikian adalah perlu bagi
peserta latihan peka dengan nilai dan sikap masing-masing yang akan menentukan kejayaan
sesuatu program latihan. Sejauhmana peranan sikap dan nilai dalam latihan bergantung
kepada jenis dan skop latihan. Sesetengah program pembangunan sahsiah mungkin akan
memperkenalkan sikap dan nilai yang dikehendaki yang boleh menyumbang kepada
peningkatan mutu kerja dan mengeratkan hubungan antara peserta dengan subordinat, rakan
17
No.Matrik : 201785
sekerja dan penyelia. Ini akan mendorong pembangunan personal. Sikap dan pengetahuan
mengenai tugas berinteraksi untuk membentuk grid keputusan latihan yang mempamerkan
sama ada usaha latihan itu paling atau kurang berkesan. Maklumat ini boleh membantu
membuat keputusan sama ada mengadakan latihan atau tidak seperti dalam Rajah 1.

Rajah 1: Model Keputusan
Mengetahui Tapi

Tidak Perduli

Mengetahui dan Peduli

Tidak Ketahui dan Peduli Tetapi

Tidak Peduli Tak Mengetahui

Tinggi
Pengetahuan

Rendah
Pengetahuan

Buruk Sikap Cemerlang

Grid 1: Sikap Buruk dan Pengetahuan Rendah
18
No.Matrik : 201785
Grid 2: Sikap Buruk tetapi Berpengetahuan
Grid 3: Sikap Cemerlang dan Berpengetahuan
Grid 4: Sikap Cemerlang tetapi Pengetahuan Rendah

Maklumat/informasi
Informasi boleh diperolehi daripada data statistik yang asas, fakta dan perangkaan
yang merupakan sebahagian daripada imput latihan. Contohnya seperti data demografi
sesuatu komuniti, skema dan program yang dianjurkan oleh kerajaan atau bukan kerajaan
bagi sesuatu bahagian dalam populasi, specifikasi kerja, dan laopran-laporan prestasi.
Informasi-informasi ini akan membantu dalam mereka bentuk aktiviti latihan yang lebih
produktif. Informasi (sama ada dicetak atau dokumen) boleh digunakan sebagai bahan dalam
latihan.

Siapa mengenalpasti keperluan latihan?
Kebiasaannya, 'line managers' adalah orang pertama yang dapat mengenalpasti
keperluan pekrjanya dapat dilihat seperti di Lampiran D. Namum individu juga boleh
mengenalpasti bidang yang mereka fikir perlu diberi latihan dan pembangunan. Walau
bagaimanapun, jika dalam organisasi ada Jabatan Latihan dan Pembangunan, maka Penasihat
Latihan diberi tugas untuk menjalankan pencarian dan mengenalpasti keperluan latihan.
Mereka akan bekerjasama dengan 'line managers' daan pekerja bagi memudahkan tugas
beliau. Keperluan latihan boleh dijelaskan dengan melihat komponen-komponen keperluan
seperti latihan, pendidikan dan pembangunan seperti adalah seperti soalan-soalan di
Lampiran E dikepilkan.

19
No.Matrik : 201785
4.2 Langkah-Langkah Menjalankan Analisis Keperluan Latihan
Allison Rosett telah menyenaraikan lima komponen penting dalam penilaian
keperluan iaitu optimal, sebenar, perasaan, sebab dan penyelesaian (Dick and Carey 1996).
Tujuan penilaian adalah untuk mendapat maklumat mengenai komponen supaya keperluan
dan penyelesaian dapat dikenalpasti.
`sebenar'dalam model ini merujuk kepada status masa kini dan keadaan sekarang.
tuasi itu seharusnya, dan bukan menurut persepsi
keperluan atau kehendak. Jika ada perbezaan antara `sebenar' dan 'optimal' maka
wujud jurang. Jurang inilah yang perlu dikenalpasti.
Komponen `perasaan' memerlukan perekabentuk untuk mengumpul data-data
tambahan dan informasi lebih mendalam bagi menyatakan bagaimana kesan perasaan
terhadap 'user'.
`sebab' pula diterjemahkan kepada persoalan mengapa? Kerapkali persoalan mengapa
ini adalah akibat daripada kelcurangan latihan, persekitaran tempat kerja, kekurangan
insentif atau moivasi.
Tiga (3) langkah menjalankan analisis keperluan adalah:
Menjalankan Analisa Jurang
Kenalpasti sebab wujud masalah dan peluang dalam prestasi.
o Adakah pekerja menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan?
o Adakah pekerja tahu bagaimana hendak menjalankan tugas mereka?
penyelesaian-penyelesaian dan pembangunan peluang-peluang.

4.3 Melaksanakan Analisis Keperluan Latihan
Langkah utama dalam proses latihan adalah membuat analisis keperluan latihan.
Langkah ini kadang kala dilupakan terutama sekiranya jangkamasa untuk menyempurnakan
20
No.Matrik : 201785
latihan singkat. Walau bagaimanapun, meninggalkan analisis keperluan boleh menimbulkan
masalah dalam jangkamasa panjang. Sumber-sumber mungkin dibazirkan sekiranya latihan
tidak effectif atau tidak diperlukan. Tujuan analisis keperluan adalah untuk menilai apa yang
dilakukan sekarang den menyarankan atau membuat keputusan apa yang perlu dilakukan
pada masa hadapan. Apabila penilaian telah selesai dibuat organisasi akan mempunyai asas
untuk pembuatan keputusan di masa hadapan termasuk apakah kandungan dan metod yang
akan digunapakai, siapa akan mengambil bahagian dalam latihan, jangkamasa yang
diperlukan dan bagaimana hendak menilai atau mengukur hasil latihan. Dalam membuat
analisis keperluan latihan, banyak pendekatan boleh digunakan. Namun pendekatan yang
baik hendaklah disesuaikan dengan situasi. Tidak seperti kerja penyiasatan, dalam
melaksanakan analisis keperluan latihan, organisasi sebenatnya cuba mencari kelemahan-
kelemahan dalam proses latihan (Smith and Delahaye 1983). Cadangan-cadangan berikut
boleh dijadikan panduan untuk mengurus tugas analisis keperluan latihan seperti
pengawasan, penyiasatan dan analisis.

5.0 KESIMPULAN
Bagi menentukan sama ada latihan adalah jawapan pada penyelesaian masalah, satu
soalan yang wajib dijawab ialah "Adakah pekerja mengetahui cara bagaimana untuk
memenuhi tuntutan piawai sesuatu tugas yang diberikan?" Jika jawapannya `tidak' maka
latihan diperlukan. Jika jawapannya `ya' maka tindakan lain diperlukan dan bukan menjalani
latihan (Clark 1998). Antara tindakan alternatif yang digunakan sebagai ganti latihan adalah
pembangunan organisasi dan bantuan tugas-tugas. Jika sekiranya perekabentuk menetapkan
bahawa pekerja kekurangan kemahiran atau pengetahuan, maka kekurangan ini dapat diatasi
melalui pendidikan dan latihan pengeluaran atau perkhidmatan, bantuan tugas, 'coaching' dan
`mentoring'. Jika sekiranya tiada kekurangan pengetahuan tetapi wujud pengunaan alat atau
21
No.Matrik : 201785
persekitaran yang tidak sesuai, maka kekurangan ini dapat diperbetulkan dengan
merekabentuk semuala i) tempat kerja; ii) pekerjaan/tugas; iii) organisasi atau inovasi dalam
teknologi. Jika tidak ada insentif yang sesuai, maka haruslah diubahsuai polisi, memberi
bonus mengikut prestasi, program penglibatan dan kualiti, mengadakan peluang kerjaya
secara vertikal dan horizontal, serta wujud peluang-peluang pembangunan. Begitu juga
sekiranya kurang motivasi, maka harus ada program 'coaching', dan lebih banyak diberikan
tanggungjawab terutama peluang untuk sama-sama membuat keputusan dalam organisasi.
Akhirnya, anal isis keperluan membolehkan perekabentuk untuk sentiasa mengkaji semula
data-data pekerja, keadaan tempat kerja, dan sebagainya supaya cadangan untuk latihan boleh
dimajukan bagi penyelesaian masalah.
Dengan adanya analisis keperluan latihan yang komprehensif di JKMNS, maka
dapatlah diharapkan semua JKMB bahagian dapat menghantar atau memberi pelepasan
kepada kakitangan-kakitangan mereka yang terlibat secara langsung di bahagian
perkhidmatan kaunter di bahagian masing-masing dengan berpandukan kepada kalender
aktiviti Jabatan tahun 2013. Dengan adanya Analisis Keperluan Latihan ini, maka jabatan
dapat mengenalpasti segala masalah, kelemahan dan kekurangan yang terdapat di setiap
JKMB bahagian. Bagi meningkatkan prestasi kakitangan ke arah melahirkan pekerja yang
inovatif dan kreatif di dalam organisasi yang boleh dibuat dengan menubuhkan KIK
(Kumpulan Inovatif dan Kreatif) di peringkat bahagian.

22
No.Matrik : 201785

BIBLIOGRAFI
Binkerhoff, R.O., (1987) Achieving Results from Training. Jossey-Bass Inc.:San Francisco.

Brookes, J., (1995). Training and Development Competence: A practical Guide. London:
Kogan Page.

Buckley, R., & Cape, J., (1996). The Theory and Practice of Training. (3rd. Edition).
London: Kogan Page.

Clark, D. (1998). Instructional System Design - Analysis Phase - Chap II. Available : http :
//www. nwl ink . com/ donclark/hrd/sat2. html .

Dick, W. & Carey, L. (1996). The Systematic Design of Instruction, (4
th
Edition). New
York: Harper Collins.

Ford, K.J., & Noe, A.R., (1987). Self Assessed Training Needs: The Effects of Attitudes
towards Management Level and Function, Personal Psychology No.40, ms 39-53.

Gilbert, T. (1988). Performance Engineering In what Works at Work: Lessons from the
Masters. Minneapolis: Lakewood Books.

23
No.Matrik : 201785
Goldstein L., (1993). Training in Organization. (3rd Edition). (California): Brookes/Cole
Publishing. Monterey, CA.

Ibrahim Mamat, (1996). Rekabentuk dan Pengurusan Latihan: Konsep & Amalan. Kuala
Lumpur: Dewan Bahasa & Pustaka.

Margolis, F.H., & Bell, C.R., (1989). Understanding Training: Perspectives and Practices.
University Associates: San Diego.

Moore, M.L., & Dutton., (1978). Training needs Analysis: Reviews and Critique. Academy
of Management Review 3, ms 332-345.

Peterson, R. (1992). Training Needs Analysis in the Workplace. London: Kogan Page.

Rosett, Allison, (1999). Knowledge Management Meets Analysis. Training and
Development 53, ms. 62 -68.

Rosett, Allison, (19995). Needs Assessment in G.J. Anglin (ed). Instructional Technology:
Past, Present, Future (2" ed). Englewood Co: Libraries Unlimited. Inc.

Smith, B.J & Delahaye, B.L. (1983). How to be Effective Trainer, (2
nd
Edition). John Wiley
and Sons.

Stout, D. (1995). Performance Analysis for Training. Niagara, WI: Niagara Paper Company.

24
No.Matrik : 201785

LAMPIRAN A

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT
NEGERI SARAWAK
KALENDAR AKTIVITI TAHUN 2013
BIL. AKTIVITI / PERKARA JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS
1 PERKHIDMATAN KAUNTER
Menjadikan
Perkhidmatan
Kaunter Yang Cekap
dan Efisien
Perkhidmatan
Pelanggan Berkualiti
Pengendalian Telefon
Secara Profesional
Pengendalian Aduan
& Pelanggan
Bermasalah
4-8

26-27
15-19

20-21
15-19

14-16

2 SUMBER MANUSIA DAN
LATIHAN
Pengurusan Latihan
Strategik
Kaedah Analisis
Latihan
Pembangunan Modul
Latihan Berasaskan
Kompetensi
Penilaian
Keberkesanan &
Impak Latihan
Developing KPIs &
KRAs for
Organizational
Success

18-19

11-13

12-14

20-22

11-14
3 PENTADBIRAN DAN SOKONGAN
Pengurusan Rekod &
Fail Sistematik

23-24

25
No.Matrik : 201785
Pembantu Tadbir
Cemerlang
Asas Kewangan dan
Perakaunan
17-19

11-13
4 PROFESIONAL DAN
PEMBANGUNAN KEDIRI
Membina
Kecemerlangan &
Motivasi Diri
Menerap Budaya
Kerja Cemerlang
Kemahiran
Penyampaian &
Pengucapan Awam

22-23

19-21

11-14

LAMPIRAN B
BORANG PENYERTAAN KURSUS
COURSE REGISTRATION FORM
Faks / Fax: 082-445977 JKMNS KCH
Tajuk Kursus: Tarikh Kursus:
Course Title: Course Date:

Sila daftarkan penama berikut menyertai kursus di atas:
Please register the followings for the above stated course(s):
No. Nama / Name Jawatan / Designation

Tanpa Penginapan Bersama Penginapan
Without Accomodation With Accomodation

Organisasi: Alamat / Address:
Organisation: _____________________________________
_______________________________________ _____________________________________
_____________________________________
Pegawai bertanggungjawab:
26
No.Matrik : 201785
Officer-in-Charge:
_______________________________________ Telefon / Address: ______________________

Jawatan / Designation: Faks / Fax : ______________________
_______________________________________

Jabatan / Department: E-mel / E-mel : ______________________
_______________________________________

LAMPIRAN C
Pengarah
Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Sarawak
Wisma Kebajikan, Lot 4273, Blok 14
Off Jalan Siol Kanan
93050 Kuching
SARAWAK.

No. Tel : 082-445977
No. Fax : 082-448946

Tuan / Puan,

BORANG PENGESAHAN KEHADIRAN BERKURSUS

Sukacita dimaklumkan bahawa saya
. dari ...
akan Hadir / Tidak Hadir* ke kursus / latihan / bengkel / seminar
..
..
bertempat di ..
..
pada ...

Sekian, terima kasih.

. Tarikh:
Tandatangan / Signature: Cop Rasmi / Official Stamp:
27
No.Matrik : 201785
(Tandatangan)

Nota:

*Potong yang tidak berkenaan.

**Sila sahkan kehadiran tuan/puan selewat-lewatnya sebelum atau pada

LAMPIRAN D

Kombinasi 'Line Managers' dan Pekerja
Dan Soalan-soalan Khusus Dibangunkan Bagi
Menentukan Keperluan Latihan:

Adakah semua orang dalam organisasi mengetahui apakah matlamatnya?
Adakah setiap orang mengetahui peranannya dalam proses mencapai matlamat?
Adakah semua orang berusaha untuk mencapai matlamat?

LAMPIRAN E
Sumber Informasi Bagi Penentuan Keperluan
Jenis Keperluan Fokus Keperluan Sumber Informasi
Latihan Prestasi kerja pekerja:-
Penilaian prestasi & peperiksaan
Perancangan kerja & menyemak sistem
Tembual
Soal selidik dan survei sikap
Penetapan matlamat individu dan pembangunan kerjaya
Pemerhatian dan sampling kerja
28
No.Matrik : 201785
Kejadian-kejadian kritikal
-pusat penilaian Pendidikan Individu, kerja
Analisis 'functional' kerja berlcumpulan

Deskripsi kerja dan piawai perlaksanaan kerja:-

Meneliti sumber-sumber yang relevan
Temubual
Jawatankuas latihan
Pembangunan Organisasi
Matlamat dan objektif organisasi
Inventori tenaga kerja
Inventori kemahiran
Index situasi organisasi (contoh grievances)
Index keberkesanan (kos pekerja, bahan dn.)
Perubahan dalam sistem & subsistem
Permintaa daripada pengurusan
Perancancangan kerja dan penyemakan system

Sumber: Sredl, H.J., and Rothwell, W.J. (1987)
The ASTD Reference Guide to Professional Training Roles and
Competencies. Vol. 11. HRD Press Inc. Amherst Massachusetts.

29
No.Matrik : 201785

30
No.Matrik : 201785

Siti Nurfatimah GMGM 3053 Pengurusan Latihan Dalam Organisas

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Siti Nurfatimah GMGM 3053 Pengurusan Latihan Dalam Organisas

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

GMGM 3053: PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI

Anda mungkin juga menyukai