Comit national de fiabilit des comptes locaux 1

Guide synthtique de la comptabilit des dpenses

engages
La tenue de la comptabilit dengagement ou comptabilit administrative est de la
responsabilit de lexcutif de la collectivit. Le CGCT prvoit que les collectivits
territoriales ont lobligation de tenir une comptabilit dengagement des dpenses.
Pourquoi tenir une comptabilit dengagement ?
La comptabilit administrative permet de connatre tout moment et en fin
dexercice :
Les crdits ouverts et les prvisions de recettes
Les crdits disponibles pour engagement,
Les crdits disponibles pour mandatement,
Les dpenses et recettes ralises,
Lemploi fait des recettes greves daffectation spciale.
En fin dexercice, elle permet :
de dterminer le montant des rattachements de charges et produits qui influent
sur le rsultat de fonctionnement (procdure ne concernant pas, titre
obligatoire, les communes de moins de 3500 habitants) ;
de dresser ltat dtaill des restes raliser ou tat des dpenses engages
non mandates.
En investissement, ils correspondent aux dpenses engages non mandates
au 31 dcembre de lexercice et aux recettes certaines nayant pas donn lieu lmission
dun tire de recette.
En fonctionnement, ils correspondent aux dpenses engages au 31 dcembre
non mandates et nayant pas fait lobjet dun rattachement, donc pour les communes de
plus de 3500 habitant, des dpenses engages et nayant pas donn lieu service fait au
31 dcembre. En recettes, ils correspondent aux recettes certaines au 31 dcembre et non
mises en recouvrement lissue de la journe complmentaire.
dtablir le compte administratif ; Les restes raliser issus de la comptabilit
des engagements font partie intgrante du rsultat du compte administratif. Les
restes raliser en dpenses et recettes doivent tre sincres
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,
Les informations issues de la comptabilit dengagement sont utilises dans la
prparation et lexcution du budget suivant ; ltat des dpenses engages non
mandates a une double finalit : arrter le montant des dpenses reprendre au
budget suivant et fixer le montant des mandatements et paiements qui pourront tre

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Le reprsentant de ltat vrifie que le compte administratif ne fait pas apparatre, aprs prise en compte sincre
des restes raliser un dficit suprieur 5 ou 10% selon les collectivits des recettes de la section de
fonctionnement.
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effectus en dbut dexercice dans lattente du budget si le vote intervient aprs le 31
dcembre.
La fiabilit de la comptabilit administrative rside dans lexactitude des restes
raliser en dpenses et recettes pour les deux sections. Lexactitude des restes
raliser repose sur le suivi. et lenregistrement rgulier des engagements et
dgagements de dpenses et recettes, des missions de mandats et titres.
Quelque soit le procd utilis, il doit permettre, tout moment de dgager le
montant des crdits disponibles pour engagement , selon lune des formules
suivantes :
Crdits disponibles = (crdits ouverts + dgagements) (engagements + mandatements)
= crdits ouverts (engagements dgagements) mandatement
= crdits ouverts dpenses engages non mandates mandatements
Les chambres rgionales des comptes lors des contrles de gestion des collectivits
locales constatent rgulirement des carences dans la tenue de la comptabilit
dengagement.
Mise en place et suivi de la comptabilit des dpenses engages.
On distingue traditionnellement lengagement comptable et lengagement juridique.
Lengagement juridique est lacte par lequel un organisme public cre ou constate son
encontre une obligation de laquelle rsultera une charge financire. Cette obligation rsulte
notamment dun contrat, dun march, dune convention, dune lettre de commande, un acte de
vente, dune dlibration . Il est saisi dans la comptabilit dengagement pour son montant total et
fera lobjet ventuellement de mandatements successifs. Lengagement juridique doit rester dans les
limites des autorisations budgtaires (crdits limitatifs en dpense).
Lengagement comptable consiste rserver dans les critures de la comptabilit
dengagement les crdits ncessaires et assurer leur disponibilit au moment du crdits limitatifs en
dpense). Le contrle de la disponibilit des crdits est opr lors de lengagement comptable.
Lengagement comptable prcde lengagement juridique ou lui est concomitant.
Seuls sont reports les engagements comptables sappuyant sur un engagement
juridique (dlibration, contrat, bon de commande, march)
Lengagement comptable fait lobjet dun suivi. Au moment de lengagement, le
montant dfinitif de la dpense nest pas toujours connu, des avenants peuvent
intervenir sur des marchs, les prix peuvent tre rvissDautre part, un
engagement juridique et comptable peut tre annul pour diverses raisons.
Lengagement comptable est ajust jusquau moment de la liquidation de la dpense
si besoin est.
Un rapprochement doit tre effectu entre lengagement et le mandatement ; si le
montant du mandatement excde celui de lengagement, un engagement
complmentaire sera constat, loppos, si le mandatement est infrieur,
lengagement sera rduit (dgagement). Un dgagement est constat en cas
dannulation ou de rduction dun engagement prcdemment enregistr
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Lengagement comptable est rfrenc : numro du bon de commande, numro de
lordre de service ou toute codification propre la collectivit compte tenu de son
systme dinformation. Un seul numro correspond un engagement.
Pratique dune ville : le rfrencement des engagements se fait soit par incrmentation automatique
lorsquil sagit de lutilisation dun logiciel (bon de commande informatis, engagement dune
subvention par le logiciel ddi Satel) soit par la reprise du nde souche lors de lutilisation dun bon
de commande papier. Il est possible de crer un ndengagement avec plusieurs lignes (imputations
multiples, fournisseurs diffrents sur une mme opration.
Quelque soit lorganisation adopte par la collectivit
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et les outils informatiques
utiliss, elle doit mettre en place, une procdure permettant :
linscription des engagements comptables,
d assurer le lien entre engagement comptable et engagement juridique,
dassurer le suivi jusqu la liquidation puis le mandatement.
Les acteurs de chaque phase doivent tre identifis ainsi que les documents
supports de chaque action. Les changes entre acteurs sont formaliss et tracs
Les diffrents types dengagement
Lengagement provisionnel : ds le dbut de lexercice, certaines dpenses peuvent
tre values (contrats dentretien, de maintenance, rmunrations du personnel en placeCes
dpenses peuvent faire lobjet dun engagement provisionnel ds le dbut de lexercice.
Pratique dune ville : lengagement provisionnel peut tre utilis (contrats donnant lieu des
versements mensuels) mais de manire limite pour viter les oublis dannulation du solde en fin
dexercice
Lengagement ponctuel : intervient par opposition lengagement provisionnel, en
cours danne, la naissance dune nouvelle obligation : signature dun nouveau contrat, dpenses
ponctuelles.
Lengagement anticip : il se rapporte des dpenses dont la ralisation est quasi
certaine mais pour lesquelles lengagement juridique na pas encore t formalis. Cet engagement
constitue une rservation de crdit ; Si lengagement juridique intervient durant lexercice, il sinscrit
dans la limite de lengagement comptable avec les ajustements ventuels Si lengagement juridique
nintervient pas ou intervient pour un montant infrieur, le montant des engagements comptables non
suivis dengagement juridique ne fait lobjet daucun report sur lexercice suivant.
Pratique dune ville :utilisation la marge avec la mme problmatique du risque en fin dexercice.
Les diffrentes phases de la comptabilit des dpenses engages :
La tenue de la comptabilit des dpenses engages concerne lensemble des
collectivits ainsi que lensemble des dpenses (fonctionnement et investissement).
Phase 1 : ouverture des crdits
Le budget et les documents budgtaires postrieurs (budget supplmentaire,
dcisions modificatives sont prsents par lordonnateur au niveau de larticle.
Lengagement est donc galement constat au niveau de larticle.

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Centralise ou dconcentre
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Le suivi de la consommation des crdits seffectue au niveau de vote adopt par
lassemble dlibrante : article, chapitre ou opration (pour certaines dpenses
dinvestissement).
Le niveau de suivi des crdits encadre les pouvoirs de lexcutif pour raliser des
virements de crdits sans en rfrer lassemble dlibrante.
La premire phase de la comptabilit dengagement des dpenses consiste ouvrir
les crdits.. Les ouvertures de crdit de chaque chapitre mentionne le montant ouvert
et la nature du document budgtaire qui a prvu ces crdits (budget primitif, budget
supplmentaire, diffrentes dcisions modificatives numrotes).
Phase 2 : La constatation de lengagement
En dbut dexercice, une fois le budget adopt, les engagements provisionnels sont
inscrits ce qui entrane rservation des crdits.
En cours dexercice, ds que la dcision est prise de procder une dpense et
formalise par un bon de commande, le signature dun march, le montant
prvisionnel de la dpense est report dans la comptabilit des dpenses engages.
Les informations enregistres sont : un numro dengagement (ordre chronologique),
la date de linscription, la nature de lengagement, le nom du crancier, les
rfrences du bon de commande et/ou du march ou toute autre rfrence
dlibration, acte juridique , le montant de lengagement.
Pratique dune ville :: les informations (et par consquent les documents utliss) sont dtermines par
le progiciel financier : objets, net anne du mar ch (chaque march fait lobjet dune fiche reprenant
ses caractristiques administratives et financires), nomenclature achat, mode de passation,
imputation (ligne budgtaire : sous-fonction, nature, n de programme en investissement, code
mission), montant HT, taux de TVA et montant TTC, fournisseur et domiciliation bancaire, des
codifications internes aux directions ventuellement (par exemple identification du bien par les
btiments). Pour les subventions, lengagement est gr par un logiciel ddi Satel audit dans le
cadre du contrle partenarial. Sont notamment reprises les infos relatives la rfrence de la
dlibration, la situation de lassociation par rapport ses obligations (transmission des comptes),
lchancier des paiements.
Le cumul des engagements est calcul et le solde restant disponible pour
engagement est calcul par diffrence en rapprochant le cumul des engagements,
des crdits ouverts.
Selon le modle organisationnel choisi par les collectivits cette phase relve de la
directions des finances , des services oprationnels ou gestionnaires ou dune
direction ou service intermdiaire qui reoit les besoins exprims par les services et
procde lengagement aprs vrifications comptables et budgtaires et envoie la
commande au fournisseur. Il sagit dune sorte de pr visa financier
Phase 3 : la constatation du service fait
Cest un moment cl de la comptabilit des dpenses engages, il est complexe
mettre en uvre.
La constatation de la date du service fait, en pratique : la date de livraison ou la date
dexcution des prestations permet de suivre lexcution matrielle de la dpense.
Les marchandises commandes ont elles t reues ? On t elles t reues dans les
dlais ? Les prestations demandes ont elles t ralises ? Ont elles t ralises
dans les dlais contractuels? Sont elles conformes ?
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La date de constatation du service fait dtermine si les charges sont rattaches
lexercice finissant ou non ; Le suivi de la date de constatation du service fait permet
aussi en fin dexercice dtablir ltat des restes raliser de la section de
fonctionnement.
La constatation du service fait doit tre retrace dans la comptabilit dengagement.
Il convient de relever la date de livraison des fournitures, la date dexcution des
prestations ;
Pour les biens et marchandises livres, lenregistrement seffectue partir du bon
de livraison ou du document en tenant lieu.
Pour les prestations de service, les prestations intellectuelles, les oprations
complexes et/ou dont la ralisation est tale dans le temps (march de
construction, march dentretien, de maintenance ) la collectivit doit dfinir le
document support qui matrialise la constatation du service fait et entrane
lenregistrement dans la comptabilits des dpenses engages. Il faut, dans la
mesure du possible, viter de constater le service fait au moment de la rception
de la facture.
Dans le cas des marchs dentretien ou de maintenance, par exemple, la
collectivit doit suivre lexcution du march et sassurer que les prestations sont
effectivement effectues, aux dates et frquences prvues contractuellement. Le
prestataire, lors de chaque passage, le matrialise par un bon de passage, une
annotation sur un carnet dentretien ou tout autre moyen contractuellement prvu.
Ce document, matrialise le service fait et assure la traabilit du contrle de la
collectivit sur son prestataire.
La constatation du service fait se matrialise par lenregistrement dans la
comptabilit des dpenses engages de cette date.
Le service responsable de cette opration varie selon lorganisation adopte par la
collectivit.
Ce sera la direction des finances, dans une organisation centralise, le service
oprationnel ou gestionnaire dans une organisation
Pratique dune ville : la constatation du service fait relve de la responsabilit des services
dconcentrs qui seuls sont en mesure de contrler sur le terrain. Ils doivent obligatoirement indiquer
la date dans le progiciel loccasion de la liquidation de la facture et lapposer sur la facture papier +
visa du directeur
Phase 4 : la liquidation
Cette phase est de la responsabilit de lordonnateur, elle prcde le mandatement
et nest pas retrace dans la comptabilit des dpenses engages formellement.
Cette phase est importante puisquelle permet lordonnateur de vrifier que la
facture prsente est conforme au bon de commande et/ou aux dispositions
contractuelles. Selon les organisations adoptes, elle relve de la direction des
finances (organisation centralise) ou des directions oprationnelles ou gestionnaires
(organisation dcentralise).
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Ne peuvent tre liquides que des dpenses pour lesquelles il y a eu service fait sauf
pour les charges constates davance (primes dassurance, documentation,
commande par internet).
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cas limitativement prvus par instruction.
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Phase 5 : le mandatement
Si le mandatement est concomitant lengagement, il y a lieu de constater
lengagement dans le support ddi et dans la srie numrote des engagements et
avant le mandatement.
Dans la comptabilit dengagement sont reports les rfrences du mandat ainsi que
son montant, le cumul des mandats imputs sur le chapitre concern.
En cas de constatation de diffrence entre le montant engag et la somme
mandate, un engagement complmentaire, ou une rduction de lengagement initial
est enregistre.
Le mandatement relve de la direction des finances quelque soit lorganisation
adopte. La direction des finances doit disposer pour procder au mandatement
dinformations dtenues par les autres directions et relatives au service fait et la
liquidation. Une procdure doit tre mise en place afin dassurer la circulation de
linformation entre les directions oprationnelles ou gestionnaires et la direction
financire.
Phase 6 : larrt des inscriptions
Les inscriptions sont arrtes au 31 dcembre, conformment la rgle dannualit
pour les deux sections ; la collectivit peut dcider darrter les engagements au titre
dun exercice avant le 31 dcembre et ce afin de rduire le montant des charges
rattaches, et des restes raliser et de clturer sa gestion le plus rapidement
possible.
La comptabilit des dpenses engages peut tre arrte en cours danne afin
deffectuer un contrle des inscriptions, de chiffrer les crdits disponibles, de
dterminer les engagements non mandats.
La comptabilit des dpenses engages doit tre rgulirement rapproche de la
comptabilit tenue par le comptable afin de procder lajustement des crdits
disponibles pour le mandatement.
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Modle de tenue de la comptabilit des dpenses engages :
Rubriques ncessaires au suivi
Crdits ouverts Cumul CHAPITRE
Ou
Article
(selon niveau de vote du budget)
Budget prcdent :
BP :
BS
DM N1
DM N2
Montant des mandatements
Nengagt Date Nature
De lengagt
Crancier NBC
Nmarch
Montant
de
Lengagt
Cumul
Des engagt.
Crdits
disponibles
Date
Service
fait
Ndu
Mandat
Date du
mandat
Montant du
mandat
Cumul des
mandats
Engagt
Compl.
ou rectif.
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Comptabilit des dpenses engages et gestion pluriannuelle
Toutes les collectivits (rgions, dpartement, communes et EPCI) peuvent adopter
une gestion pluriannuelle de lengagement des dpenses
Dfinition
Lannualit budgtaire simpose aux collectivits. Le recours aux autorisations de
programme, autorisations dengagement et aux crdits de paiement constitue un
amnagement au principe de lannualit budgtaire qui permet de tenir compte de la
ralit , savoir que certaines dpenses notamment dinvestissement, voient leur
ralisation schelonner sur plusieurs exercices.
La gestion sous forme dAP (autorisation de programme), AE (autorisation
dengagement) et CP (crdits de paiement) permet une collectivit de ne pas faire
supporter au budget dun exercice donn, lintgralit dune dpense pluriannuelle et
de ne pas devoir prvoir, en recette, lintgralit des recettes correspondantes.
Seules les dpenses payer au cours de lexercice donn sont retraces au budget
et lquilibre de chaque section sapprcie quau regard des seuls crdits de
paiement.
Les autorisations de programme (AP) constituent la limite suprieure des dpenses qui
peuvent tre engages pour lexcution des investissements. Elles demeurent valables, sans
limitation de dure jusqu ce quil soit procd leur annulation. Elles peuvent tre rvises.
Les autorisations dengagement (AE) constituent le limite suprieur des dpenses qui
peuvent tre engages pour lexcution des dpenses de fonctionnement. Elles demeurent
valables sans limitation de dure jusqu ce quil soit procd leur annulation. Elles peuvent
tre rvises. Les AE ne concernent pas toutes les dpenses de fonctionnement.
Rgion et Dpartement : les AE sont rserves aux dpenses rsultant de conventions,
de dlibrations ou de dcisions au titre desquelles la collectivit sengage au del dun
exercice budgtaire, dans le cadre de ses comptences, verser une subvention, une
participation ou une rmunration un tiers, lexclusion des frais de personnel.
Commune et EPCI : les AE ne peuvent pas concerner des frais de personnel et des
subventions verses des organismes privs.
Les crdits de paiement (CP) inscrits au budget sont la matrialisation des AP/AE. Ils
constituent la limite suprieure des dpenses pouvant tre mandates au cours de lexercice
budgtaire, pour la couverture des engagements contracts dans le cadre des autorisations
de programme ou dengagement correspondantes.
Pourquoi adopter une gestion pluriannuelle ?
La collectivit affiche un meilleur taux de ralisation des oprations
dinvestissement,
Les reports demprunt dans le compte administratif sont rduits,
Le budget primitif est plus clair, il se rapproche davantage du compte
administratif,
Les services techniques peuvent mieux planifier les travaux, plus besoin
dattendre le vote du budget
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Les prvisions de dpenses sur plusieurs exercices, permettent de fiabiliser les
prospectives financires et les arbitrages entre fiscalit / emprunt sont amliors :
la gestion en AP/AE constitue un outil de pilotage
La gestion AP/AE/CP permet de concilier des logiques diffrentes :
Logique politique ; qui souhaite afficher budgtairement ses projets dinvestissement,
Logique financire qui chercher limiter les inscriptions en crdits de lanne un niveau
raliste,
Logique technique qui souhaite planifier les programmes dinvestissement sur plusieurs
exercices.
Les rgles de gestion des AP/AE/CP
Le vote
Les AP/AE peuvent tre votes lors de toute session budgtaire.
Il est possible de prvoir des typologies dAP/AE diffrentes selon les besoins des
collectivits en matire de gestion ; les rgles de gestion (dure, caducit,
annulation ) peuvent diffres selon les typologies.
Rgion : les AP/AE sont votes lors de ladoption du budget ou des dcisions modificatives.
Dpartement, commune, EPCI : les AP/AE sont votes par une dlibration distincte de
celle du vote du budget ou dune dcision modificative.
Les AP/AE sont votes au niveau du chapitre pour les rgions. En ce qui concerne
les autres collectivits et les EPCI, lassemble dlibrante peut procder au vote par
chapitre, nature, programme, opration ou groupe doprations (parfois dnomm
programme ). Dans tous les cas, le libell de lautorisation doit tre clair pour
permettre lassemble dlibrante didentifier l objet sans ambigut. Les
autorisations qui nauront pas t votes par opration devront tre affectes une
ou plusieurs oprations par dcision de lordonnateur.
Le CGCT prvoit que, pour les dpartements, les communes et les EPCI, chaque
AP ou AE comporte la rpartition prvisionnelle par exercice des crdits de paiement
correspondants . La somme des crdits de paiement doit tre gale au montant de
lautorisation.
Laffectation
Laffectation se situe en amont de lengagement. Laffectation est la dcision
de la collectivit de mettre en rserve un montant de crdits destins la
ralisation dune opration dinvestissement identifie et value.
Laffectation nest prvue que pour les rgions ; cest le conseil rgional ou la
commission permanente en cas de dlgation qui affecte par chapitre ou article
les AP/AE une opration. Les autres collectivits peuvent mettre en place une
procdure daffectation
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La gestion des AP/AE
La rglementation relative aux rgles de gestion et suivi des AP/AE est succincte.
Les AP/AE demeurent valables sans limitation de dure jusqu ce quil soit
procder leur annulation. Elles peuvent tre rvises .
Rgion : le rglement budgtaire et financier doit comporter des mentions obligatoires
relatives la caducit des AP/AE et au report ventuel des CP affrents une AP.
Dpartement : le rglement budgtaire et financier doit prciser les modalits de gestion des
autorisations de programme, des autorisations dengagement et des crdits de paiement.
Autres collectivits : la rglementation ne prvoit rien.
Les collectivits ayant recours la gestion pluriannuelle pour une partie de leurs
crdits ont tout intrt, mme en labsence dobligations rglementaires, adopter
dans un rglement budgtaire et financier, ou dans un autre document, des rgles de
gestion des AP/AE qui prcisent les modalits de caducit, annulation, modification ,
rvision, transfert de celles-ci.
Une bonne gestion des engagements pluriannuels rclame un suivi rgulier, prcis,
et une actualisation permanente des montants et du calendrier.
La gestion des crdits de paiement
Peu de rgles existent rgissant la gestion des CP.
Rgion : le CGCT prvoit que le rglement budgtaire et financier peut aussi prciser les
modalits de report des crdits de paiement.
Dpartement : le CGCT prvoit que le rglement budgtaire et financier doit indiquer les
modalits de gestion des crdits de paiement.
Toutes les collectivits utilisant les crdits de paiement gagneraient dicter des
rgles de gestion relatives la caducit, lannulation, la modification des crdits de
paiement afin notamment dviter le risque dune dconnexion progressive entre le
montant des AP/AE votes et le montant maximum des crdits de paiement pouvant
tre inscrits au budget.
Le ratio de couverture (obligatoire pour les rgions) permet de suivre lvolution des
AP/AE affectes par rapport au CP mandates :
AP affectes
non
couvertes par
des CP
ralises au
1/1/N
Flux dAP
Affectes
dans lanne
AP Affectes
annules
Stock dAP
Affectes
restant
financer
CP mandats
au budget de
lanne N
AP affectes
non couvertes
par des CP
Mandats au
31/12/N
Ratio de
couverture
des AP
affectes
1 2 3 4 = (1+2) - 3 5 6 = 4 - 5 6 /5
(source : annexe du compte administratif de la rgion)
Comit national de fiabilit des comptes locaux 12
Le calcul de ce ratio pour toutes les collectivits adoptant une gestion pluriannuelle
est recommand.
Lengagement
Dans le cadre dune gestion pluriannuelle, lengagement porte sur lautorisation de
programme ou sur lautorisation dengagement et doit rester dans la limite de
laffectation (quand elle existe). Comme en matire de crdits annuels, lengagement
comptable prcde lengagement juridique.