ACTUALIZACIN: NOVIEMBRE 2011

2010
Coordinacin de Sistemas de Cmputo



SISTEMA DE CONTROL DE ESTUDIANTES
(SICOE VERSIN 2.6)

Gua de referencia


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SI COE
Contenido
PROPSITO .......................................................................................................................................... 3
I. Acceso al sistema ............................................................................................................................. 4
II. Tutores ............................................................................................................................................ 5
II.1 Alta de estudiante ..................................................................................................................... 5
II.2 Asignacin de la solicitud de beca a un estudiante .................................................................. 7
II.3 Desbloquear al estudiante y reasignar una beca ...................................................................... 9
II.4 Cancelar una beca (slo para becas ya aprobadas por el director) ........................................ 10
II.5 Extender una beca ................................................................................................................... 11
II.6 Dar de baja a un estudiante .................................................................................................... 12
II.7 Tomar la tutela de un estudiante ............................................................................................ 14
III. Coordinadores .............................................................................................................................. 15
II.1 Aprobar y/o rechazar becas .................................................................................................... 15
IV. Subdirectores ............................................................................................................................... 18
IV.1 Aprobar y/o rechazar becas ................................................................................................... 18
V. Director ......................................................................................................................................... 21
V.1 Aprobar y/o rechazar becas .................................................................................................... 21
VI. Estudiantes ................................................................................................................................... 24
VI.1 Actualizar datos ...................................................................................................................... 25
VI.1.1 Contacto .......................................................................................................................... 25
VI.1.2 Datos y documentos personales ..................................................................................... 25
VI.1.3 Domicilio ......................................................................................................................... 25
VI.1.4 Seguro Mdico ................................................................................................................ 25
VI.1.5 Trayectoria Acadmica .................................................................................................... 25
VI.2 Solicitar beca .......................................................................................................................... 27
VI.2.1 Nuevo estudiante ............................................................................................................ 27
VI.2.2 Estudiante de reingreso o con becas anteriores ............................................................. 27




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PROPSITO
El propsito de esta gua de referencia es describir puntualmente aquellos
procedimientos bsicos que son requeridos para el manejo de las becas de
estudiantes siguiendo el flujo natural de aprobacin: tutores, coordinadores,
subdirectores y finalmente director, basada en la informacin que el tutor y
el mismo estudiante proporcionan. Asimismo, se marcan algunos
lineamientos en cada una de las fases de aprobacin en donde se establecen
restricciones, comprobacin de datos o procesos de validacin.
Agradeceremos que enve sus comentarios para la mejora de esta gua a la
M. I. Maritza Galiote Jurez (MGalioteJ@iingen.unam.mx) para aspectos
acadmicos y con el Ing. Genaro Ulises Gonzlez Cardona
(GGonzalezC@iingen.unam.mx) para situaciones tcnicas.




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I. Acceso al sistema
La pgina web para el acceso al SICOE es
http://aplicaciones.iingen.unam.mx/SICOE
Para ingresar al sistema deber teclear su clave Windows. Es necesario que aparezca la ventana de
autenticacin, de lo contrario se tratar de conectar con la cuenta de Windows activa.
Los estudiantes de nuevo ingreso tendrn acceso al sistema despus de que su tutor los haya dado
de alta en el SICOE (ver II.1 Alta de estudiante) y la Coordinacin de Sistemas de Cmputo les haya
asignado una clave de Windows.
En el caso de estudiantes que reingresen al Instituto, tendrn acceso al SICOE despus de que su
tutor haya recuperado su tutela del registro histrico del SICOE (ver II.7 Tomar la tutela de un
estudiante) y la Coordinacin de Sistemas de Cmputo les haya reasignado una clave de Windows.
Es importante usar Internet Explorer versin 6 o superior para garantizar el pleno funcionamiento
del SICOE. Para usuarios de FireFox es necesario descargar y usar el plug-in "IE-Tab.
Adicionalmente, deber modificarse el icono identificado por un zorro (ubicado en la parte inferior
derecha), por una letra e (de explorer), para asegurar que se est ejecutando el navegador en
modo de compatibilidad con Internet Explorer.
La pgina de inicio de SICOE se muestra en la Fig.I.1.



Fig. I.1 Pgina de inicio del sistema
nicamente se desplegarn las imgenes o iconos correspondientes a las funciones
asignadas al usuario de la cuenta.


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II. Tutores

II.1 Alta de estudiante
Este procedimiento tiene como objetivo dar de alta a un estudiante en el SICOE, es decir, asociarlo
a la lista de estudiantes activos de un tutor. Al darlo de alta, se enviar al usuario un mensaje por
correo electrnico, la cuenta de Windows ser creada en un plazo no mayor a un da hbil. El rea
de Windows notificar al tutor, mediante correo electrnico o va telefnica, la creacin de la
cuenta.








Fig. II.1 Alta de estudiante
Pasos para dar de alta a un estudiante:
Ir al men superior y elegir la opcin "Estudiantes" y despus la opcin "Alta de
estudiantes" (ver Fig. II.1).
Ingresar los datos solicitados.
Seleccionar el botn "Valida Informacin". En caso de omisin del llenado de campos se
desplegar un cuadro con los datos que deben ser completados (ver Fig. II.2).
Si se desea corregir la informacin, utilizar el botn "Corregir.
Para finalizar el proceso, elegir el botn "Completar Registro".
El estudiante quedar "desbloqueado", lo que significa que podr ingresar su informacin
en la seccin de estudiantes (ver VI. Estudiantes). Un estudiante que est "bloqueado" no
podr acceder a la seccin de estudiantes para modificar sus datos, slo podr ver su
estatus o el proceso de aprobacin de su solicitud de beca.


6
Nota. Es de vital importancia capturar correctamente el nombre, apellidos y fecha de nacimiento
del estudiante tomando como referencia su identificacin oficial, ya que el RFC se utiliza para
generar el pago de su beca y su login (cuenta de usuario de Windows). El SICOE no crea cuentas de
Windows automticamente, stas las crear el personal del rea correspondiente.



Fig. II.2 Captura de informacin



7
II.2 Asignacin de la solicitud de beca a un estudiante
El objetivo de este procedimiento es que el tutor asigne una solicitud de beca a un estudiante e
inicie el proceso de aprobacin. El proceso contempla la revisin por parte del coordinador,
subdirector y finalmente la del director.

Fig. II.3 Asignacin de solicitud de beca

Pasos para asignar una solicitud de beca:
Ir al men superior y elegir la opcin "Estudiantes" y luego "Mis estudiantes".
Localizar al estudiante al que se le asignar beca y elegir la opcin "Asignar una beca" (ver
Fig. II.3).
Se mostrar una pgina que muestra un formulario para ser llenado con los datos de la
beca a asignar.
En la primera seccin se presenta una opcin para actualizar el tipo de actividad del
estudiante.
En la segunda seccin se muestran los documentos que el estudiante ingres para solicitar
una beca.
En la tercera seccin se puede regresar la solicitud al estudiante (equivalente a rechazar la
solicitud). Si se elige esta opcin, se le notificar al estudiante por correo electrnico, se
encontrar "desbloqueado" y podr editar los datos correspondientes.


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En la siguiente seccin se podra desplegar un recuadro con los mensajes de rechazo de
solicitud, en caso que haya sido rechazada anteriormente. Si es el caso, aparecer una liga
que desplegar un historial sobre el proceso de aprobacin de la solicitud.
Se deben completar todos los campos y opciones que solicita la forma.
Al final se despliega un botn que realiza el proceso de validacin de la informacin
introducida (aparece un recuadro con la informacin resultante de la validacin y en su
caso, dos cuadros de seleccin para indicar que se requiere modificar la beca o enviar la
informacin). Si hay errores graves por corregir, slo se muestra un botn para modificar o
corregir la informacin de la solicitud de beca.
Al enviar la solicitud de beca, debe aparecer un mensaje indicando que se envi la
notificacin al coordinador y al estudiante, sealando que se iniciar el proceso de
solicitud. El estudiante quedar "bloqueado.
Adicionalmente, podr consultar informacin histrica del estudiante dividida en tres
secciones: informacin histrica de las becas del estudiante, nivel de estudios actuales y
procesos de aprobacin.
Notas. Al asignar una beca el sistema mostrar un resumen con las advertencias o notas respecto
a esa solicitud de la beca. Algunas de estas advertencias permitirn continuar con el proceso, sin
embargo otras estarn ligadas al Reglamento del Programa de Becas del Instituto de Ingeniera
(RPBII), y no podr seguir con el proceso.



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II.3 Desbloquear al estudiante y reasignar una beca
En caso de que una solicitud de beca sea rechazada por el coordinador, subdirector, director o por
una situacin relacionada con la documentacin o informacin ingresada por el estudiante, el
tutor deber desbloquear al estudiante, es decir, permitirle el acceso al SICOE.

Fig. II.4 Desbloquear al estudiante

Pasos para desbloquear un estudiante:
Ir al men superior y elegir la opcin "Estudiantes" y luego "Mis estudiantes".
Localizar al estudiante y activar la casilla "Permitir acceso al sistema" (ver Fig. II.4).
Posteriormente, seleccionar la liga "Permitir acceso". De esta forma se desbloquear al
estudiante y se le enviar un aviso por correo electrnico. Si la casilla est activada
significa que el estudiante ya est desbloqueado.
Si es necesario seleccionar a ms de un estudiante podr hacerlo con las casillas
correspondientes a cada estudiante y despus elegir la liga "Permitir acceso", si esta liga
no se selecciona, el estudiante no podr ingresar al sistema.
Pasos para reasignar una beca:
Seguir los pasos indicados en II.2 Asignacin de la solicitud de beca a un estudiante.



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II.4 Cancelar una beca (slo para becas ya aprobadas por el director)
Este proceso tiene como objetivo la cancelacin de la beca de un estudiante y la notificacin para
la Secretara Acadmica, la Secretara Administrativa y el rea de Windows de la CSC, sta ltima
proceder con la cancelacin inmediata de la cuenta (clave de Windows), o en su defecto, si el
tutor selecciona la opcin pertinente, la cuenta tendr una prrroga para el uso del estudiante.

Fig. II.5 Cancelar una beca

Pasos para cancelar una beca:
Ir a la opcin del men superior Becas vigentes y seleccionar la opcin Cancelar una
beca (ver Fig. II.5). Es importante sealar que slo se mostrar un listado de las becas que
estn aprobadas por el director y que tienen como estatus actual la leyenda Beca activa.
Existe un vnculo denominado Cancelar Beca que, al seleccionarlo, activar una ventana
que preguntar si definitivamente se cancelar la beca.
Deber colocar un motivo por el cual se cancela la beca.
Elegir el botn "Guardar", al hacerlo se enviar un correo al estudiante notificando la
cancelacin de la beca.



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II.5 Extender una beca
Esta opcin permite prolongar la vigencia de la beca siempre y cuando cumpla con el tiempo
estipulado en el Reglamento del Programa de Becas del Instituto de Ingeniera, (RPBII).

En este procedimiento no se podr modificar el monto ni el tipo de beca, slo se podr ampliar la
duracin de la beca, esto es, permanecer con el monto y tipo de beca que fue aprobado por el
coordinador, subdirector y director. Asimismo, es importante que la extensin de la beca se realice
antes de la fecha de trmino de la misma, ya que si la beca termina en tiempo ya no ser posible
extenderla y se deber asignar una nueva beca (ver II.2 Asignacin de la solicitud de beca a un
estudiante). Adems no se podr realizar la extensin beca para una fecha posterior al periodo
vigente.

Fig. II.6 Extender una beca

Pasos para extender una beca:
Ir a la opcin del men superior Becas vigentes y seleccionar la opcin Extender una
beca (ver Fig. II.6). Slo se mostrar un listado de las becas que estn aprobadas por el
director y que tienen como estatus actual la leyenda Beca activa.
Seleccionar el vnculo Extender esta beca y posterior a ello, se activar una ventana de
confirmacin.
Se activar una pgina que contiene informacin de la beca que se va extender. En la
parte inferior se deber sealar la nueva fecha de finalizacin de la beca.
Para enviar los datos y que se efecte la extensin de beca se deber seleccionar el botn
"Guardar", el sistema mostrar un mensaje sealando que se ha efectuado la operacin
correctamente. En caso de existir un error se desplegar un mensaje en letras rojas.



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II.6 Dar de baja a un estudiante
Este procedimiento tiene como objetivo dar de baja a un estudiante, es decir, eliminarlo de la lista
de estudiantes asignados al tutor. Esta accin permitir que otro tutor pueda tomarlo bajo su
tutela.
Nota. Si lo que desea es cancelar la beca deber seguir los procedimientos indicados en la seccin
II.4 Cancelar una beca.

Fig. II.7 Dar de baja a un estudiante

Pasos para dar de baja a un estudiante:
Ir al men superior y elegir la opcin "Estudiantes" y luego "Mis estudiantes.
Localizar al estudiante que se va a dar de baja y elegir la opcin "Dar de baja" (ver Fig. II.7).
En caso de que exista una beca con monto, se dar por cancelada. Si se desea transferir un
estudiante a otro tutor sin que la beca se cancele, deber ser comunicado al administrador
(Secretara Acadmica) para que realice el proceso. Se presentar un listado con los
motivos de la baja y un recuadro para indicar una explicacin a detalle sobre las razones
por las cuales se da de baja. Asimismo, se presentar una opcin para solicitar una
prrroga para la cuenta del estudiante (clave de Windows) por el nmero de meses
especificados (esta opcin es optativa y se debe tomar en cuenta que de no seleccionarse,
por omisin se otorgarn dos meses de prrroga a la cuenta del estudiante).
Elegir Completar Baja (ver Fig. II.8) para terminar el proceso y dar de baja al estudiante.


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Nota. Al dar de baja a un estudiante no se eliminar la informacin del mismo, sino que se
almacenar en un archivo histrico.

Fig. II.8 Completar baja de un estudiante
Nota: Cuando un tutor realice la baja de un estudiante que fue becario del PBII, al menos por un
ao consecutivo, realizando estudios de posgrado (especialidad, maestra o doctorado), se le
habilitarn las opciones Solicitud de cuenta vitalicia de correo electrnico y Solicitud de cuenta
para re direccionamiento de correo electrnico (ver Fig. II.9). La primera opcin es una cuenta de
correo electrnico que hace uso de recursos locales, por lo que el sistema enviar un correo
electrnico solicitando la aprobacin del director. La segunda opcin realizar un re
direccionamiento ("forward") a una cuenta personal que proporcione el estudiante y, el sistema
enviar un correo electrnico solicitando la aprobacin del Subdirector.

Fig. II.9 Completar baja de un estudiante



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II.7 Tomar la tutela de un estudiante
Este proceso slo se realiza si el estudiante ya est dado de alta en el SICOE y al menos estuvo
asociado con algn tutor. El procedimiento de Tomar la tutela de un estudiante se debe realizar
para que el nuevo tutor tome la tutela del estudiante, lo que significa que no ser necesario darlo
nuevamente de alta en el sistema.
Nota. El estudiante deber estar dado de baja previamente por el tutor original (ver 11.6 Dar de
baja a un estudiante).
Pasos para tomar la tutela de un estudiante:
Ir al men superior y elegir la opcin "Estudiantes con baja en el SICOE".
Identificar al estudiante y elegir la opcin "Tomar la tutela de este estudiante" (ver Fig.
II.9). Se mostrar en la parte superior el nombre del estudiante seleccionado y los
catlogos de los datos de la ubicacin. El tutor deber llenar los nuevos datos de ubicacin
del estudiante.
Seleccionar el tipo de actividad del estudiante.
Para completar el proceso, deber seleccionar la opcin "Completar la Tutela.



Fig. II.9 Tomar la tutela del estudiante



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III. Coordinadores

Para entrar al mdulo Coordinadores, en la pgina de inicio deber aparecer el icono de color
verde "Ir a Coordinadores sobre el cual deber acceder.
II.1 Aprobar y/o rechazar becas
Al ingresar como coordinador se mostrar una lista de los tutores que estn asociados a la
Coordinacin (ver Fig. III.1).

Fig. III.1 Lista de tutores pertenecientes a la Coordinacin




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Fig. III.2 Estudiantes a cargo de tutor
Pasos para aprobar o rechazar una solicitud de beca de un tutor y de su coordinador:
Seleccionar el nombre del tutor (ver Fig. III.1) o el vnculo del nmero de becas pendientes
por revisar. Se mostrar una pgina con los estudiantes asociados al tutor seleccionado,
que contenga solicitudes de beca pendientes por aprobar. Al seleccionar el vnculo del
estudiante (ver Fig. III.2), se presentar una pgina con la informacin de la solicitud de la
beca as como la documentacin. Asimismo se presentarn dos opciones para aprobar o
rechazar la beca.
Para aprobar la solicitud de la beca, seleccionar la opcin "Aprobar" (ver Fig. III.3), se
mostrar en la parte inferior una caja de texto opcional en la que podr ingresar un
comentario que ser visto por el subdirector.
Seleccionar el botn "Enviar" para aprobar la beca.
Para rechazar la solicitud de la beca seleccionar la opcin "Rechazar" (ver Fig. III.4) y se
desplegar en la parte inferior un catlogo predefinido con los motivos del rechazo. Al
seleccionar "Otro" aparece un cuadro de texto para escribir un texto personalizado. Para
que la notificacin de rechazo llegue al estudiante (mensaje por correo electrnico)
seleccionar la opcin "El estudiante debe corregir sus datos o documentos".
Para que la notificacin de rechazo llegue al tutor (mensaje por correo electrnico)
seleccionar la opcin "El Tutor debe corregir los datos de la beca".
Seleccionar la opcin "Enviar" para el rechazo de la beca.
Nota. Cuando el rechazo llega al tutor, el proceso se simplifica porque el estudiante ya no deber
actualizar nuevamente su informacin, el tutor slo corregir la asignacin de la beca.



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Fig. III.3 Aprobar solicitud de beca



Fig. III.4 Rechazar solicitud de beca






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IV. Subdirectores

Para entrar al mdulo subdirectores, en la pgina de inicio deber aparecer un icono en color azul
"ir a Subdirectores" sobre el cual deber acceder.

IV.1 Aprobar y/o rechazar becas
Al ingresar como subdirector, se mostrar una lista de las coordinaciones que pertenecen a la
Subdireccin (ver Fig. IV.1).

Fig. IV.1 Lista de Coordinaciones de la Subdireccin

Podr acceder al registro de estudiantes por medio del nombre de los tutores asociados a su
Subdireccin o bien por el nmero de solicitudes pendientes de revisin (ver Fig. IV.2).



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Fig. IV.2 Lista de tutores de la Coordinacin

Pasos para aprobar/rechazar becas:
Seleccionar el nombre de la Coordinacin o el vnculo que contiene el nmero de becas
pendientes por revisar. Se desplegar una pgina que contiene la lista de tutores
asociados a esta Coordinacin (ver Fig. IV.2).
Seleccionar el nombre del tutor o el vnculo del nmero de becas pendientes por revisar.
Seleccionar los estudiantes asociados al tutor que tengan solicitudes de beca pendientes
por aprobar. Al seleccionar el vnculo del estudiante se despliega una pgina con la
informacin de la solicitud de beca y su documentacin.
Para aprobar la solicitud de beca seleccionar la opcin "Aprobar". Se mostrar en la parte
inferior una caja de texto opcional en la que podr ingresar un comentario que ser visto
por el director.
Elegir el botn "Enviar" para aprobar la beca (ver Fig. IV.3).
Para rechazar la solicitud de beca seleccionar la opcin "Rechazar" (ver Fig. III.4) y se
mostrar en la parte inferior un catlogo predefinido con los motivos del rechazo. Al
seleccionar "Otro" aparece un cuadro de texto para escribir un texto personalizado. Para
que la notificacin de rechazo llegue al el estudiante (mensaje por correo electrnico),
seleccionar la opcin "El estudiante debe corregir sus datos o documentos".
Para que la notificacin de rechazo llegue al tutor (mensaje por correo electrnico),
seleccionar la opcin "El Tutor debe corregir los datos de la beca".
Seleccionar la opcin "Enviar" para hacer llegar el rechazo de la beca y la notificacin
correspondiente al tutor y al estudiante.


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Fig. IV.3 Aprobar solicitud de beca








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V. Director

Para entrar al mdulo director, en la pgina de inicio deber aparecer un icono en color negro "ir a
Director" sobre el cual deber acceder.

V.1 Aprobar y/o rechazar becas
Al ingresar como director se mostrar una lista de las tres Subdirecciones y la Secretara
Acadmica, as como la seccin Direccin (ver Fig. V.1).


Fig. V.1 Seccin para el director

Pasos para aprobar o rechazar una beca:
Seleccionar el vnculo asociado al nmero de becas pendientes por revisar de una
Subdireccin o de la Secretara Acadmica. Para el caso de una Subdireccin, se mostrar
un listado de las Coordinaciones asociadas a la misma. Para el caso de la Secretara
Acadmica se desplegar una lista con las Unidades a su cargo. Si se trata de la Direccin,
se mostrar directamente una lista de los estudiantes con becas pendientes por aprobar.
Dependiendo de la opcin elegida, se visualizar una pgina que tiene la lista de tutores
asociados a esta seleccin.


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Seleccionar el nombre del tutor o el vnculo asociado al nmero de becas pendientes por
revisar. Posteriormente, se mostrar una pgina nicamente con los estudiantes asociados
al tutor seleccionado que tengan solicitudes de beca pendientes por aprobar. Al elegir el
vnculo del estudiante se despliega una pgina con la informacin de la solicitud de la beca
y su documentacin.
Para aprobar la solicitud de la beca seleccionar la opcin "Aprobar" y en la parte inferior
aparecer una caja de texto opcional en la que podr ingresar un comentario que ser
visto en el historial de aprobacin de la beca.
Seleccionar el botn "Enviar" para aprobar la beca. En la parte inferior de esta pgina se
podr visualizar un detalle de las becas otorgadas al estudiante (historial).
Para rechazar la solicitud de la beca seleccionar la opcin "Rechazar" y se mostrar en la
parte inferior un catlogo predefinido con los motivos del rechazo. Al seleccionar "Otro"
aparecer un cuadro de texto para escribir un texto personalizado.
Para que la notificacin de rechazo llegue al estudiante (mensaje por correo electrnico),
seleccionar la opcin "El estudiante debe corregir sus datos o documentos".
Para que la notificacin de rechazo llegue al tutor (mensaje por correo electrnico),
seleccionar la opcin "El Tutor debe corregir los datos de la beca".
Seleccionar la opcin "Enviar" (ver Fig. V.2) para el rechazo de la beca y la notificacin
correspondiente al tutor y al estudiante.



Fig. V.2 Aprobar solicitud de beca





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Nota. Otra opcin es ir al men superior y seleccionar "Becas" en el enlace "Ver todas las becas
pendientes por revisin". En caso que existan, se mostrar un cuadro con todos los nombres de
estudiantes de todas las Coordinaciones, Secretaras y Unidades con becas pendientes por revisar.
Una vez seleccionado el estudiante, se deber proceder de la misma manera que la realizada en el
proceso anterior.



24

VI. Estudiantes

Para ingresar al mdulo Estudiantes y editar sus datos, deber estar creada o habilitada su clave
de Windows y adicionalmente estar "desbloqueado" el acceso al sistema (ver II.3 Desbloquear al
estudiante y reasignar una beca). Por otro lado, cuando el tutor crea un registro nuevo para el
estudiante, automticamente aparece "desbloqueado" para que pueda ingresar al SICOE. Cuando
el tutor asigna una solicitud de beca, el estudiante quedar "bloqueado" y no podr editar sus
datos personales, slo podr revisar el status del proceso de aprobacin de su solicitud de beca.
Cuando un estudiante ingresa por primera vez o es de nuevo ingreso, deber solicitarle a su tutor
su cuenta de usuario y su contrasea, posterior a ello, deber iniciar sesin en una de las
computadoras conectadas a la red dentro de las instalaciones del Instituto de Ingeniera. As,
podr modificar la contrasea asignada por una personal, de lo contrario, no podr acceder al
SICOE. Por otro lado, si el estudiante colaborar fuera de las instalaciones del Instituto de
Ingeniera, el tutor deber realizar el registro correspondiente (ver Fig. II.2) y se le asignar una
cuenta especial, por lo que no necesitar realizar el proceso antes descrito. Ser de gran
importancia que el estudiante lea el correo electrnico de bienvenida que se le expide cuando el
tutor lo da de alta en el SICOE.
La pgina de inicio mostrar una breve informacin del estudiante (ver Fig. VI.1).

Fig. VI.1 Seccin para estudiantes
Nota. La fotografa slo ser mostrada si el estudiante la ingresa.


25
VI.1 Actualizar datos
Para que el estudiante solicite una beca, deber completar el proceso siguiente:

VI.1.1 Contacto
Ir al men superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) en la opcin "Datos
para contacto". Esta informacin le permitir al tutor mantener contacto para enviar
mensajes al estudiante.
Llenar los campos solicitados y seleccionar "Guardar".
VI.1.2 Datos y documentos personales
Ir al men superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) con la opcin "Datos
personales". Estos datos concentran la informacin bsica del estudiante.
Llenar la forma solicitada en pantalla. Es importante que en esta seccin se ingrese la
identificacin oficial con fotografa. Adicionalmente y de manera opcional podr ingresar
el acta de nacimiento y una fotografa, esta ltima en formato JPG. Los documentos
debern estar en formato PDF y su tamao no deber ser mayor a 1 MB.
Seleccionar "Guardar". No ser necesario modificar estos documentos si su informacin
est vigente.
VI.1.3 Domicilio
Ir al men superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) con la opcin
"Domicilio". Los datos del domicilio del estudiante sern utilizados para fines
administrativos y establecen su ubicacin temporal o permanente. Para el caso de los
estudiantes extranjeros o estudiantes provenientes del interior de la Repblica, podrn
adicionar los datos de su domicilio permanente.
Seleccionar "Guardar".
VI.1.4 Seguro Mdico
Ir al men superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) con la opcin
"Seguro mdico". Estos datos tienen como objetivo que la Secretara Administrativa, en
caso de as requerirlo, conozca si tiene algn seguro mdico que no sea el proporcionado
por el Instituto de Ingeniera. Esto es de gran utilidad para estudiantes que realizan
labores de campo dentro del Instituto de Ingeniera o trabajos en lugares externos a
instalaciones de ste.
Seleccionar "Guardar".
VI.1.5 Trayectoria Acadmica
Ir al men superior y seleccionar "Actualizar mis datos" (ver Fig. VI.2) con la opcin
"Trayectoria acadmica". Estos datos son de gran importancia porque registran el nivel de
estudios del estudiante y por ende, el tipo de beca que le asignar el tutor.


26
Para insertar o agregar un registro seleccionar el botn "Agregar Reg. de Estudios".
Se mostrar una pgina que contiene un formulario para llenar los datos acadmicos.
Seleccionar "Guardar" para agregar el registro o "Cancelar" para regresar a la pgina de
los datos acadmicos.


Fig. VI.2 Actualizar datos

Nota: Es importante registrar cada nivel acadmico que se tenga, con base en ello, el tutor
podr asignar beca de acuerdo al ltimo nivel que el estudiante ingrese.








27
VI.2 Solicitar beca
VI.2.1 Nuevo estudiante
Para que el estudiante realice la solicitud de una beca deber completar el registro de todas las
secciones del men "Actualizar mis Datos".
VI.2.2 Estudiante de reingreso o con becas anteriores
El estudiante deber actualizar slo las secciones del men "Actualizar mis Datos" (ver Fig.
VI.2) trayectoria acadmica, domicilio y datos para contacto.
Una vez completados estos pasos se debe habilitar la opcin ubicada en el men superior
"Becas" y elegir "Solicitar beca". Si no se encuentra habilitada la opcin, debe proceder a
actualizar su informacin e ir a la pgina "Inicio" para completar aquellas secciones que
falten por actualizar.
Se mostrar una pgina dividida en tres secciones vinculada al mximo grado de estudios
registrados, el horario de trabajo y los documentos a subir.
Completar el horario de trabajo.
Seleccionar los documentos que se ingresarn para la solicitud de la beca. Dichos
documentos son: el programa de actividades, el ltimo historial acadmico, el acta de
evaluacin, el comprobante de inscripcin, el informe de actividades, el ttulo y la carta
justificacin (segn corresponda, consultar el RPBII). Si es estudiante de nuevo ingreso, el
sistema no activar el rubro Informe de actividades, de otra forma, si ha tenido alguna
beca previamente aprobada (aunque no sea del periodo inmediato anterior), se le
solicitar.
Seleccionar "Enviar solicitud de beca".
Se desactivarn las secciones del men superior "Actualizar mis Datos" y slo estar
habilitada la opcin "Becas", "Ver mis becas asignadas".
Cuando el estudiante selecciona "Ver mis becas asignadas" se desplegar un mensaje
indicando si tiene una beca en proceso y cul es su estatus o bien, un texto mostrando que
no tiene procesos pendientes.


Nota: Es fundamental que al finalizar el registro de solicitud de beca, el estudiante se
comunique inmediatamente con su tutor para que l le asigne la beca (ver seccin "11.2
Asignacin de la solicitud de beca a un estudiante"). De lo contrario es posible que la
asignacin de la beca no se realice en tiempo y forma.