2010 Jos Mara Vicedo

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Recuerda, no importan las cir-
cunstancias que ests viviendo ahora.
Dentro de 200 aos, ninguna de las
personas que vivimos hoy permanecer
viva. La mayora de los edifcios que
vemos habrn desaparecido. Las ur-
gencias, las reuniones importantes y
las prisas por llegar aqu y all, no sig-
nifcarn nada en el gran esquema del
tiempo. El verdadero propsito de la
vida es ser feliz todos y cada uno de los
instantes. Si eres feliz, lo tienes todo.
Si no, todo lo que tienes no te sirve de
nada.
No esperes. Empieza a disfrutar las
cosas que verdaderamente importan
ahora mismo.
-JOSE MARIA VICEDO
Si observamos detenidamente cual es la caracterstica comn
de todas aquellas personas que logran resultados increbles en
sus vidas, nos daremos cuenta de que todos ellos han alcanza-
do maestra en el uso de su tiempo. Han hecho propio el lema
Carpe Diem! (Aprovecha el momento), y se han enfocado en
saborear con pasin e intensidad cada instante de sus vidas.
Este pequeo recopilatorio de 75 claves, recoge algunos de
los principios ms importantes para alcanzar maestra en el
uso del tiempo.
Lalos, y lo que es ms importante, comience a incorporar es-
tos principios a su propia vida, y le garantizo que comenzar a
cosechar ms y mejores resultados con el uso de su tiempo.
Comencemos
Clave 1
El recurso tiempo es un recurso limitado. Acepte el hecho de
que simplemente no hay tiempo para todo. Por ello, es tremen-
damente importante centrarse en las tareas ms importantes.
Si siempre se enfoca en las cosas
importantes, tanto a nivel personal como profesional, siempre
estar logrando el mximo impacto, ya que estar usando su
tiempo de la manera ms efectiva. Ponga siempre primero lo
primero!
Clave 2
Afronte las tareas con una actitud de enfoque relajado. Per-
manezca centrado en lo que est haciendo, ignorando todo
lo dems. Realizar una tarea pensando simultaneamente en
otras cosas, hace que nos resulte mucho ms difcil su con-
secucin. Pero el enfoque mental es algo que se puede con-
trolar. Tome el control y decida conscientemente realizar una
tarea cada vez. De esta forma las tareas se llevan a cabo de
una forma ms fuida.
Clave 3
Deje de tratar de ser un perfeccionista. Siempre es posible
hacerlo todo un poco mejor. Pero generalmente llega un mo-
mento en el que la prdida de tiempo que supone mejorar
algo todava ms, no merece en absoluto la pena. Realice un
trabajo extraordinario, pero no persiga la perfeccin absolu-
ta porque sta no existe, y en el proceso perder cantidades
muy valiosas de su tiempo.
Clave 4
Trate su lugar de trabajo como un espacio para lograr la mxi-
ma efcacia. Condicinese para situarse en un estado de mxi-
mo rendimiento cuando se encuentre en su lugar de trabajo.
Igual que los atletas desarrollan una rutina que les sita antes
de competir a un nivel de mximo rendimiento, usted debera
hacer lo mismo. Convirtase en un generador de estados de
mximo rendimiento.
Clave 5
Cree un ambiente en su lugar de trabajo que potencie su ener-
ga y creatividad. Haga que el entorno le resulte lo ms agra-
dable posible. Tenga siempre a mano los materiales que le
sean necesarios para desarrollar sus tareas y busque cons-
tantemente formas para que ese espacio sea ms inspirador y
ms cmodo para trabajar.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 6
Para lograr grandes resultados con el tiempo es imprescin-
dible disponer de altos niveles de energa. Es asombrosa la
espectacular mejora que se produce en los resultados de una
persona cuando comienza a cuidar sus hbitos para vivir de
manera ms saludable. Comience un programa de ejercicios,
alimntese de forma correcta, y notar como estos hbitos
positivos infuyen de una manera muy importante en su capa-
cidad para lograr ms de su tiempo.
Clave 7
Es ms importante elegir el destino correcto, que la velocidad
con la que avanzamos. La tarea ms importante que puede
hacer en su vida es tomar el tiempo para determinar con clari-
dad donde quiere llegar. Muchas personas pasan toda su vida
corriendo, solo para darse cuenta al fnal que no era esa la
direccin en la que deseaban ir. Tome ahora mismo el tiempo
necesario para determinar con claridad cual quiere que sea su
direccin en la vida.
Clave 8
Se ha comprobado que quienes establecen metas y objetivos
por escrito tienen muchas ms probabilidades de alcanzarlas.
Esto sucede porque cuando se fja por escrito un objetivo,
est enviando instrucciones muy claras a su cerebro indicn-
dole exactamente hacia donde quiere ir. Y cuando su mente
sepa cuales son sus intenciones se pondr a trabajar incan-
sablemente hacindole percibir todas las oportunidades que
surjan que le puedan acercar all.
Clave 9
Siempre que establezca una meta, asgnele una fecha lmite
para alcanzarla. Los seres humanos necesitamos un marco
temporal para ponernos en marcha, y solemos expandir el
plazo de realizacin de una tarea hasta el mximo de tiempo
que dispongamos. Fije una fecha en cada objetivo y... Tome
accin masiva!
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 10
Aprenda a hacer cmo lo incmodo. Para lograr metas que
realmente merezcan la pena va a tener que hacer algunas co-
sas que no resultan cmodas, y que requieren un esfuerzo
extra. Rtese conscientemente a expandir su zona de como-
didad y aprenda a hacer ms gratas ese tipo de tareas. Puede
lograrlo hacindose la pregunta: Cmo puedo hacer esto y
adems divertirme mientras lo hago?
Clave 11

Divida sus grandes metas en un conjunto de metas a corto
plazo ms pequeas que faciliten la realizacin de las tareas
necesarias. Su objetivo ha de ser desmenuzar sus metas has-
ta convertirlas en un conjunto de metas de menor tamao que
sean ms manejables. Como el famoso dicho afrma: Un ele-
fante puede comerse un bocado detrs de otro.
Clave 12
Cree el hbito de planifcar todos los das. Es imposible llegar
a un destino que no se conoce. Sin planifcacin se avanza de
manera aleatoria y se deja al azar la obtencin de resultado,
que generalmente nunca terminan por llegar. Planifcando uno
se anticipa a los acontecimientos y puede ejercer control so-
bre ellos. Comience a planifcar y se situar entre el pequeo
grupo de quienes saben hacia donde van.
Clave 13
Determine con claridad diariamente la importancia de cada
una de las tareas que ha programado para el da. Enfoquese
siempre en realizar primero lo ms importante y aquello que
contribuya ms a sus objetivos. Escriba siempre su lista de
tareas diarias ordenadas por su nivel de importancia, y acte a
continuacin en consecuencia imponindose la disciplina ne-
cesaria para no postergar cuando resulta difcil o complicado
las tareas ms importantes.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 14
A la hora de planifcar piense siempre en resultados, nunca en
tareas. Nunca se pregunte: Qu tareas he de realizar hoy?,
sino que la pregunta correcta es: Qu resultados quiero con-
seguir hoy? Si enfoca en tareas, corre el riesgo de hacer cosas
que no le acerquen a los resultados que desea conseguir. Por
ello siempre ha de pensar en resultados, y en base a ellos, fjar
despus las tareas necesarias para materializarlos.
Clave 15
Prevea por anticipado cuanto tiempo le llevar desarrollar
cada tarea de su lista. No peque de exceso de optimismo a
la hora de planifcar. Generalmente las tareas conllevan ms
tiempo de realizacin que el que nosotros suponemos que
nos llevarn. Asigne un tiempo realista a cada tarea y esta-
blezca un horario detallado de trabajo que le indique en que
momento del da va a realizar cada una de las tareas. Eso crea
enfoque y claridad de accin.
Clave 16
Evite las distracciones! Mantngase enfocado. Incluso si tie-
ne 100 proyectos diferentes en marcha, debe establecer prio-
ridades para maximizar sus resultados. Hay muchas distrac-
ciones que nos tientan constantemente.
Montones de cosas interesantes para hacer, lugares a los que
ir, personas con las que relacionarse,... Siempre puede pa-
sar su tiempo haciendo mil cosas diferentes. Pero si quiere
ser realmente un hacedor, una persona que transforma sus
sueos en realidad, debe permanecer enfocado para realizar
primero aquello que es ms importante para usted.
Clave 17
Cree el hbito de planifcar el da siguiente antes de acostarse.
Hacerlo de este modo permite comenzar el da ya enfocado en
todos los resultados que se desean conseguir, y crea una sen-
sacin de estmulo y claridad de enfoque que solo se consigue
cuando se tiene un plan de accin perfectamente defnido.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 18
Siempre que le sea posible trate de completar las tareas de
una sola vez. Dejar una tarea a medias para tratar de comple-
tarla ms tarde supone un esfuerzo mucho mayor que com-
pletarla de una sola vez. Es ms fcil avanzar en una tarea una
vez que se ha creado la inercia, que tener que iniciar y parar
esa misma tarea en varias ocasiones. Cuando la tarea se lo
permita...Hgalo la primera vez!
Clave 19
En las tareas de gran envergadura, como proyectos impor-
tantes, cree un mapa de tareas que clarifque todo el proceso.
Coloque en la parte superior de una hoja el nombre del pro-
yectos y el objetivo que se pretende conseguir. Cada proyec-
tos siempre puede ser dividido en varias partes. Establezca
esos objetivos intermedios, y a su vez relacione para cada
objetivo las tareas que sern necesarias para alcanzarlo. A
continuacin, asigne una fecha a cada tarea y objetivo. De
este modo, tendr un mapa detallado que le indicar todos los
pasos necesarios para que su proyecto sea una realidad.
Clave 20
Prepare por anticipado las reuniones que organice o en las que
participe. Haga saber a los asistentes, cuando sea el organiza-
dor, que se espera de cada uno de ellos. Enve por anticipado
un orden del da para que todos los participantes puedan venir
preparados y contribuir al xito de la reunin. Antes de que
termine la reunin todo el mundo ha de tener claras las tareas
fjadas y quien es el responsable de cada una. Muestre respeto
comenzando y terminando siempre a la hora sealada.
Clave 21
Aprenda a lidiar con lo inesperado. Cuando otras personas
intervienen en un proyecto, pueden aparecer retrasos. Planif-
que mecanismos de control peridicos para no encontrase en
el momento en que se debe tener terminado el proyecto con
la situacin de que no se ha completado. Especifque clara-
mente a las personas envueltas que se espera de ellas. Pero
recuerde siempre que nadie estar ms comprometido que
usted mismo. Por ello es responsabilidad suya chequear pe-
ridicamente y no esperar hasta el ltimo minuto.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 22
Trate de generar pequeos incrementos de productividad
diarios. Si se esfuerza por mejorar un poco cada da su des-
empeo, habr producido mejoras espectaculares al fnal del
ao. Tome la decisin de elevar sus expectativas un poco
cada da. Esto puede suponer un poco de planifcacin ex-
tra cada da, pero el impacto positivo que tendr en sus re-
sultados ser exponencial al esfuerzo que usted dedique
.
Clave 23
Siempre que planifque su da prevea entre un 10%-15% de
su tiempo para imprevistos que son inevitables: algunas llama-
das, visitantes inesperados, etc. Permitindose ese colchn de
tiempo a la hora de planifcar ser ms efectivo y evitar el es-
trs que genera la sensacin de estar perdiendo un tiempo que
necesitaba para realizar otras tareas que tena planifcadas.

Clave 24
Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas, informacin
de inters, datos y direcciones, etc. Utilice en su lugar una li-
breta o bloc donde todo quede registrado. O mejor an, utilice
un planifcador que tenga espacio para ello en sus pginas
diarias. De este modo no perder nada de informacin y podr
rescatar fcilmente toda aquella informacin que necesite.

Clave 25
Cree el hbito de volver a dejar las cosas en su sitio cuando
las haya terminado de utilizar. Al fnal del da ordene su lugar
de trabajo y devuelva cada documento a su lugar. De este
modo mejorar su efectividad y todo estar listo para comen-
zar a pleno rendimiento en la prxima jornada.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 26
Haga todos los preparativos necesarios antes de comenzar a
trabajar en cualquier proyecto. Prepare todos los materiales
que vaya a ser necesario utilizar, para que no tenga que inte-
rrumpir su realizacin. Muchas personas comienzan una ta-
rea, y han de interrumpirla en numerosas ocasiones porque no
han tomado el tiempo por anticipado de tener a mano todos
los elementos que iban a necesitar para completar la tarea.
Clave 27
Evite la tentacin de apilar papeles en su mesa de trabajo. Ar-
chvelos de forma ordenada para que siempre puedan ser lo-
calizados de manera rpida y efectiva en cualquier momento
que los necesite. Minimice al mximo el nmero de veces que
maneja una misma pieza de papel. Todo lo que pueda resolver
defnitivamente en la primera vez, Hgalo!
Clave 28
Utilice todas las herramientas que puedan hacerle ahorrar
tiempo y ser ms efectivo. Un buen sistema informtico, un
buen sistema de clasifcacin de tarjetas y contactos, una pe-
quea biblioteca con obras de referencia (diccionarios, ma-
nuales habituales para usted, etc.), directorios, etc. Tenga
siempre a mano y bien organizados todos los recursos que
necesite con ms frecuencia.
Clave 29
Comience realizando las tareas ms complejas y pesadas pri-
mero. De este modo, una vez que todas esas tareas estn
realizadas, todo lo dems ser mucho ms sencillo, y la sen-
sacin de logro y xito que experimentar se ver multiplica-
da. Adems, aprovechar que sus niveles de energa estn al
mximo, consiguiendo de este modo que estas tareas sean
mucho ms llevaderas.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 30
Tome accin de manera inmediata! Si nunca empieza, nunca
terminar. Si deja las tareas esperando que llegue el momento
perfecto para realizarlas, nunca comenzar. No existe el mo-
mento perfecto! Si tiene que hacerse, que sea cuanto antes.
Convirtase en un generador de accin masiva.

Clave 31
Comience su jornada generando una inercia positiva. Termine
algo importante al principio del da que le aporte un senti-
miento de realizacin a lo largo de todo el resto de la jornada.
Comience siempre generando un impulso de inercia positiva,
y de este modo ser mucho ms sencillo incrementar la canti-
dad y la calidad de los resultados que obtiene en la vida.

Clave 32
Dese la ventaja de comenzar pronto por la maana. Levntese
una hora antes de lo normal y dedique esa hora a centrar-
se en temas verdaderamente importantes: mejorar su salud,
escribir, planifcar, refexionar,... Hgalo durante un mes y le
sorprendern los increbles resultados que pueden derivarse
de una simple hora diaria. Es una forma sencilla de generar un
fuerte impulso positivo en su vida.
Clave 33
Haga de la puntualidad un hbito. De este modo ganar ven-
taja sobre el 97% de la poblacin que no suele ser puntual.
Ser puntual indica respeto por el tiempo de los dems y por
el suyo propio. Adems, llegar temprano le permitir tener
tiempo extra para familiarizarse con situaciones, personas y
lugares... le dar tiempo para relajarse...para prepararse men-
talmente... o simplemente tiempo para revisar sus notas.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 34
Formule con frecuencia la pregunta de oro de la administra-
cin del tiempo: Cul es el mejor modo de usar mi tiempo
ahora mismo? Procure responder sinceramente a esta pre-
gunta y tome accin en consecuencia. De este modo se ga-
rantizar estar realizando en cada momento aquello que con-
tribuya ms hacia el logro de sus mayores objetivos.
Clave 35
Trabaje con consistencia. Cuando una tarea es pesada de
desarrollar, tendemos a buscar alguna forma de gratifcacin
inmediata (comer, hacer algo ms agradable, etc.) para evadir
su realizacin. Evite esa tentacin! No cambie de tarea para
evadir algo que requiera esfuerzo y concentracin.
Esto generalmente requiere una gran determinacin, pero re-
cuerde que las personas que obtienen grandes resultados, los
obtienen porque estn dispuestas a hacer lo que la mayora no
estn dispuestos. El esfuerzo siempre es duro, pero la recom-
pensa en la forma de tus sueos, merece siempre la pena.
Clave 36
Procure ajustarse al orden de importancia de las tareas mien-
tras trabaja en su lista de tareas diarias. Siempre primero la
tarea ms importante, despus la segunda en importancia,
a continuacin la tercera,... De este modo, si al fnal del da
quedan cosas sin hacer, siempre sern las tareas menos im-
portantes, mientras que todo lo realmente signifcativo estar
realizado.
Clave 37
Utilice las horas de menos energa a lo largo del da para rea-
lizar las tareas rutinarias que requieran menos concentracin
(devolver llamadas, faxes, papeleo intrascendente,...). Por el
contrario, dedique hasta el ltimo minuto de sus periodos de
mxima energa a las tareas verdaderamente importantes y
que requieran toda su intensidad para ser realizadas de ma-
nera extraordinaria.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 38
Tome el tiempo necesario para aprender cosas que puedan
hacerle ms efectivo. Dedique algo de tiempo ahora para tener
ms tiempo en el futuro. Aprenda a sacar el mximo partido a
su ordenador personal. Aprenda a usar correctamente bases
de datos , hojas de clculo, procesadores de texto y planifca-
dores de proyectos... y todo tipo de temas que puedan supo-
ner un incremento de productividad en su dedicacin.
Clave 39
Busque formas de simplifcar y facilitar las tareas rutinarias
que haga con frecuencia. Busque pasos inncesarios que pue-
dan ser eliminados, o formas de hacer en menos tiempo las
mismas cosas. Intente agrupar las tareas en grupos de tareas
que tengan caractersticas similares, y realcelas de forma
conjunta, en lugar de hacerlas de forma separada en varias
ocasiones. (Por ejemplo devuelva todas las llamadas telefni-
cas a la vez en un nico momento del da).

Clave 40
Rtese a si mismo a terminar las tareas antes de los plazos
lmite que se haya fjado. Ese espritu competitivo consigo
mismo puede hacer maravillas por el incremento de su efecti-
vidad. Ofrzcase recompensas por lograr hacer las cosas de
manera ms efcaz, y disfrute del proceso de lograr ms en
menos tiempo.
Clave 41
Convirtase en una persona de accin. Nunca postergue
conscientemente las cosas, y no deje para maana algo que
sabe que puede y debe hacer hoy. Si evita caer preso de la
postergacin conseguir ms en 10 aos de lo que la mayor
parte de personas consiguen en toda una vida. Hgalo ahora
y generar una sensacin imparable de xito y realizacin. Re-
cuerde siempre que como usa su tiempo determina ms que
ninguna otra cosa la calidad de vida que es capaz de crear.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 42
Comience a alimentar el ciclo del xito. Cuando se completa
una tarea con xito, aumentamos nuestra confanza en nues-
tra capacidad, y ello nos hace tomar cada vez acciones ms
poderosas e intentar cosas ms importantes.
Recuerde siempre que el xito produce xito, y que la mejor
manera de aumentar nuestros resultados es desarrollar una
accin detrs de otra que vayan construyendo esa inercia im-
parable hacia el triunfo.
Clave 43
Convierta aquellas tareas que tenga que hacer a diario en po-
derosos hbitos. Un hbito es algo que se hace de manera au-
tomtica. Cuando una tarea que ha de hacerse con frecuencia
se convierte en un hbito se transforma en algo mucho ms
sencillo de realizar. Es como funcionar con el piloto automti-
co siendo mucho ms efectivo.
Clave 44
Imagine que solo tuviese medio da para realizar el trabajo de
todo un da. Qu hara? Qu debera ser hecho primero?
Qu podra ser delegado a otros o aplazado para otro mo-
mento? Cuando de repente tienes menos tiempo para com-
pletar un trabajo, te ves forzado a ser mucho ms efectivo en
tu planifcacin. Este ejercicio es un buen truco mental para
encontrar formas de incrementar la productividad.
Clave 45
Elimine las interrupciones personales. Cuando est centrado
en algo, y las cosas se estn realizando, lo ltimo que quiere
es ser interrumpido. Los grandes logros suceden cuando se
crea una inercia y las cosas comienzan a fuir mientras avan-
zamos hacia el logro fnal. Las interrupciones pueden matar
ese xito. No deje que esto suceda. Utilice periodos diarios en
los que no permita ninguna interrupcin y su productividad se
disparar hasta niveles insospechados.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 46
Aprenda a decir No cuando sea necesario. En muchas oca-
siones decimos si a todo por inercia, o por complacer a ter-
ceras personas, sin ni siquiera detenernos a pensar si esa ta-
rea es importante o contribuye a nuestros objetivos de alguna
manera. Diciendo simplemente No cuando sea conveniente,
o proponiendo alternativas (otra persona, otro momento, etc.)
podr ganar mucho tiempo que hasta ahora estaba hipote-
cando.
Clave 47
Elimine los desplazamientos innecesarios. Muchas veces con
una simple llamada telefnica, un fax, un e-mail pueden re-
solverse multitud de asuntos sin necesidad de desplazarse.
Viaje solo cuando se a estrictamente necesario. Su tiempo y
su dinero se lo agradecern.
Clave 48
Agrupe siempre que sea posible todas las pequeas tareas
que tenga que realizar para llevarlas a cabo simultneamen-
te en el mismo periodo de tiempo. Hacer este tipo de tareas
breves de manera agrupada es ms sencillo porque se genera
una inercia con cada nueva tarea que se va realizando. Si esas
tareas se van haciendo por separado a lo largo del da, consu-
mirn mucho ms tiempo.
Clave 49
Aada incentivos personales como recompensa a los grandes
logros que vaya alcanzando. Premie sus resultados! Tener un
premio deseado al fnal de un proyecto verdaderamente im-
portante, aportar una gran motivacin y un fuerte deseo por
lograr el resultado. Haga lo mismo con su equipo. Es ms fcil
superar los obstculos del camino cuando nos espera una bo-
nita recompensa al fnalizarlo.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 50
Utilice un sistema visible para medir el avance en sus proyec-
tos. Un panel de corcho en un lugar bien visible, o simple-
mente unas hojas de control para ir chequeando el avance,
harn la importante funcin de recordarle que las tareas han
de completarse y de que hemos de seguir el plan establecido.
Adems, este tipo de refuerzo visual genera motivacin, ya
que grfcamente estamos viendo que avanzamos hacia los
objetivos que nos propusimos.
Clave 51
Cuando un proyecto o tarea se nos atraganta y tenemos la
sensacin de que nunca vamos a comenzar, es conveniente
intentar comenzar por algn punto que no sea el principio del
proyecto. En ocasiones este enfoque de empezar el proyecto
por otra parte produce la chispa necesaria para comenzar a
tomar accin. Muchas veces tratamos de respetar demasiado
estrictamente el patrn de seguir el orden lgico para desarro-
llar algo. Pero en muchas ocasiones es mucho ms productivo
e interesante atacar el proyecto desde un punto que nos resulte
ms interesante y comenzar a construir el resto a partir de ah.
Clave 52
Encuentre formas de reducir la energa gastada duplicando
procesos creativos. Cree plantillas de documentos que pue-
da usar en repetidas ocasiones. Modelos de cartas, faxes, e-
mails, escritos informativos de uso frecuente,... son algunos
ejemplos de tipos de documentos que pueden estandarizarse
para ganar tiempo.
Clave 53
Acte como su propio entrenador.. En los das en que se sien-
ta tentado a postergar las tareas ms importantes, descbra-
se a si mismo y corrija el rumbo. La manera ms sencilla de
generar motivacin es mantener un recordatorio permanente
de su mayor objetivo. Ese objetivo es la razn por la cual est
haciendo lo que est haciendo. Tener un objetivo claro por el
que luchar aporta la energa necesaria para atravesar los mo-
mentos de retos y obstculos del camino.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 54
Enfrntese a los retos y difcultades plantndoles cara. Gene-
ralmente las tareas ms importantes son las que menos ape-
tece hacer, porque nos tareas de gran envergadura. Cuando
esto suceda, lo mejor que puede hacer es subirse las mangas
y ponerse a trabajar. Generalmente es ms difcil tomar la de-
cisin de ponerse en movimiento, que el propio trabajo de
llevar a cabo la tarea.
Clave 55
Delegue siempre que le sea posible y una vez delegada una
tarea, asegrese de tener un mecanismo para controlar el
avance y verifcar que sea completada a tiempo. No caiga en
la trampa de creer que nadie puede hacer la tarea mejor que
usted. De la oportunidad a las personas de su equipo de de-
mostrar su capacidad y valor.
Clave 56
Establezca un sistema efciente de archivo. Nada es ms frus-
traste que saber que tienes los materiales que necesitas... y no
ser capaz de localizarlos. Una forma de mejorar la efcacia de
todo sistema de archivo es crear una pgina ndice y colocarla
delante de cada cajn o recipiente. Cuando aada algo nuevo
al fchero, incorprelo tambin al ndice. De este modo cuando
tenga que localizar algo, con un rpido vistazo a los ndices ser
capaz de encontrarlo fcilmente. Ponga cada cosa siempre en
su lugar y siempre las encontrar cuando las necesite.
Clave 57
Mantenga siempre consigo su planifcador personal. Anote en
el todas sus ideas, pensamientos, notas de inters, informacin
clave, etc. en el primer momento que surjan. Anote tambin los
temas que se le ocurran para tratar con otras personas y todas
las tareas que tiene previsto realizar ms adelante. Si no acta
de manera inmediata registrando todas esas informaciones en
el planifcador, corre el riesgo de olvidar temas que pueden ser
muy importantes para el logro de sus objetivos.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 58
Cree el hbito de tomar decisiones de manera rpida y efecti-
va. Las personas que consiguen grandes resultados se suelen
caracterizar por tomar decisiones rpidamente y mantenerse
frmes en esas decisiones. No malgaste tiempo deliberando
indefnidamente. No caiga en la Parlisis del Anlisis. Analice
la situacin lo mejor que pueda y tome una decisin. Depen-
diendo del tipo de decisin esta llevar ms o menos tiempo,
pero no haga como la mayor parte de personas, que malgas-
tan grandes cantidades de su tiempo para tomar decisiones
prcticamente intrascendentes. Si se esfuerza por ejercitar su
msculo de tomar decisiones, cada vez ser ms efectivo.
Clave 59
Minimice el tiempo invertido en preparar respuestas. Aprenda
a utilizar efectivamente el telfono y el e-mail para generar
respuestas rpidas. Siempre que sea posible utilice el telfono
para responder a la correspondencia. No siempre es necesa-
rio responder una carta con otra carta. Una simple llamada
telefnica puede hacer la misma funcin con mucho menos
tiempo invertido.
Clave 60
Aprenda tcnicas de lectura rpida. Existen multitud de libros
y cursos sobre el tema. Es relativamente sencillo para un lec-
tor promedio duplicar su velocidad de lectura con la ayuda de
unas simples ideas y tcnicas. Duplicando su velocidad de
lectura ahorrar la mitad del tiempo que dedica a leer, pudien-
do dedicar ese tiempo ahorrado a leer ms cantidad de cosas
o a otras tareas.
Clave 61
No reste importancia a los pequeos ladrones del tiempo que
diariamente hacen que malgaste pequeos periodos de tiempo.
Esas prdidas que aparentemente son insignifcantes suponen
a lo largo de los aos miles de horas malgastadas que podran
haberse dedicado a otras tareas mucho ms importantes.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 62
Cree una lista que pueda revisar peridicamente, para recor-
darle compromisos futuros que estn por llegar. De este modo
siempre tendr control sobre estos acontecimientos y podr
anticipar las tareas necesarias para llevarlos a cabo dentro de
los plazos previstos. Adems, le servir para liberar su men-
te de estar constantemente pendiente de recordar que esos
compromisos estn por llegar.
Clave 63
Dedique una semana a chequear como est utilizando tu
tiempo. Determine a que ests dedicando cada porcin de tu
tiempo diario, y al fnal de la semana analice los resultados.
Lo ms probable es que le sorprendan. Seguramente est de-
dicando mucho ms tiempo del que pensaba a temas que
no son importantes. Este es un ejercicio muy revelador para
encontrar actividades que pueden ser eliminadas o hechas de
forma ms efciente.
Clave 64
Reconozca cuando es necesario un cambio de direccin. En
ocasiones hay proyectos que parecen paralizarse. No termi-
nan nunca de ponerse en marcha. En esos casos puede ser
positivo encontrar una nueva forma de realizar el proyecto.
Utilice su creatividad. Busque formas alternativas de realizarlo
que le permitan canalizar mejor su energa.
Clave 65
Mantenga un registro del tiempo que le lleva realizar cada pro-
yecto, trabajo o tarea que realiza. De este modo, cuando en el
futuro tenga que planifcar proyectos similares podr calcular
de manera ms aproximada el tiempo que le llevar comple-
tarlos, y las fases necesarias para llevarlos a cabo de manera
ms efectiva.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 66
Evale que tipo de tareas deja siempre para ms tarde. Qu
es lo que le hace posponerlas? Descubrir esa clave puede su-
poner una gran diferencia en su vida. Generalmente muchas
personas postergan las cosas porque en su mente
imaginan el proceso de realizar la tarea ms costoso o dolo-
roso de lo que realmente es. Magnifcan negativamente la ta-
rea. Cuando esto suceda, divida el proyecto en pedazos ms
pequeos y fciles de realizar. Una vez que lo tenga disidido,
comience a trabajar en esos pedazos, uno a la vez.
Clave 67
Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento.
Cuando comience un proyecto, procure avanzar lo mximo
posible en el mismo. El movimiento de avance genera moti-
vacin y facilita mucho el proceso. Comience a desarrollar la
reputacin de ser una persona que hace que las cosas suce-
dan.
Clave 68
Sopese las consecuencias que conlleva postergar las tareas.
Pregntese: Qu es lo peor que me puede pasar si no termi-
no esto? A veces el dolor ante las consecuencias negativas
de dejar de hacer algo, es un motivador muy poderoso para
ponerse en marcha y hacer que las cosas comiencen a cris-
talizar.
Clave 69
Haga un compromiso pblico con alguien que de verdad le
importe para reforzar su determinacin. Utilice ese compromi-
so como una palanca que le impulse a la accin. Una vez que
nos hemos comprometido ante alguien, es ms difcil poster-
gar las tareas porque no querremos quedar mal.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 70
Piense antes de actuar. Si tiene difcultades para avanzar en
algn proyecto, dedique unos instantes a pensar en ello. Ana-
lice rpidamente cuales son las causas de ese estancamiento,
trace un breve y rpido plan de accin y tome accin de ma-
nera inmediata para solucionarlo.
Clave 71
Convierta en un juego el transformar las tareas tediosas y abu-
rridas en algo divertido y agradable de realizar. Pregntese:
Cmo puedo hacer que esto resulte ms divertido? Cmo
puedo disfrutar ms de esta tarea? Rtese a si mismo a rom-
per su rcord de velocidad haciendo algo, hgalo de modo
diferente,...Hagamos que la vida sea ms divertida!
Clave 72
Venza la postergacin postergando la postergacin. Esto que
parece un juego de palabras es una de las mejores estrategias
para acabar con la postergacin. Cuando tenga ganas de de-
jar algo para ms tarde, postergue esa decisin de abandonar
para ms adelante. De este modo est eliminando este mal
hbito utilizando el propio hbito como arma.
Clave 73
A la hora de enfrentarse a un proyecto, tome unos instantes
antes de comenzarlo para visualizarlo en su mente como si
estuviese ya realizado. Cmo se sentir una vez que el pro-
yecto est terminado? Qu benefcios le va a reportar? Sien-
ta intensamente todas esas emociones positivas, y comenza-
r con la actitud adecuada y una gran motivacin el proyecto.
Todo ha de ser creado primero en la mente, para despus ser
convertido en realidad.
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR TU TIEMPO - JOS MARA VICEDO
Clave 74
Otro buen sistema para eliminar la postergacin es crear en
una hoja de papel dos listas, que recojan por un lado las razo-
nes para postergar la tarea, y por otro lado los benefcios que
le reportar terminar la tarea exitosamente.
Con este pequeo juego, si logra apilar los sufcientes bene-
fcios, lograr ponerse en movimiento y hacer que las cosas
sucedan.
Clave 75
Piense en alguien a quien admire profundamente por sus re-
sultados. Acte como si fuese esa persona. Cmo maneja-
ra esa persona las situaciones a las que usted se enfrenta?
Qu actitud tendra? Qu recursos empleara? A continua-
cin prepare un pequeo plan de como este gran realizador
desarrollara la tarea, y... Pngase en movimiento!
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