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Expositor: Julio Garayar, PMP

Agenda

Introduccin
Desarrollar el acta de constitucin del proyecto.
Desarrollar el plan de gestin del proyecto.
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto.
Monitorear y controlar la ejecucin del proyecto.
Control Integrado de Cambios.
Cerrar el proyecto o fase.

2
Introduccin a la Gestin
de la Integracin


3
Inversin
Ingresos
I
n
v
e
s
t
i
g
a
c
i

n
Implementacin
(Desarrollo)
I
n
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r
o
d
u
c
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n
a
l

m
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r
c
a
d
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C
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m
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n
t
o
Madurez Deterioro
M
u
e
r
t
e
Conceptual
Definicin
Construccin
Pruebas
y pase
O p e r a c i n
Ciclo de
Vida del
Producto
Ciclo de
Vida del
Proyecto
Ciclo de Vida del Producto vs Ciclo de Vida del
Proyecto
4
INICIO INTERMEDIO FIN
Upgrade
Entregables del
producto
Entregables de
la gestin del
proyecto
Fases del Ciclo
de Vida del
proyecto
Ciclo de
vida del
producto
Producto
Plan de
negocio
I
D
E
A

Producto
O
p
e
r
a
c
i

n

R
e
t
i
r
o

Acta
Enunciado del
Alcance
Plan del
Proyecto
EDT
Informes
de Estado
Ciclo de Vida del Producto vs Ciclo de Vida del
Proyecto
Cronograma
Presupuest
o
Resultado
s de
pruebas
Actas
aceptaci
n
Llantas
Palanca
5
- Identificados: Conocer cuales
son los procesos de gerencia.
- Definidos: Como va a ser cada
uno de los proyectos.
- Combinados: Como se van a
relacionar varios procesos
durante el desarrollo del
proyecto, tanto cronolgica
como conceptualmente.
- Unificados: No pueden haber
incoherencias entre varios
procesos, y si se presentan,
debe saberse una jerarqua de
valores para actuar en su
unificacin.
- Coordinados: Deben
pertenecer todos a un mismo
sistema.
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Gestin de la Integracin del Proyecto
Gestn del
Alcance
Gestn del
Tiempo
Gestn del
Costo
Gestn de
la calidad
Gestn de
RRHH
Gestn de
Comunicacin
Gestn del
Riesgo
Gestin de las
Adquisiciones
GESTIONAR
EL PROYECTO

PARA

PRODUCIR
ENTREGABLES
PROYECTO
EXITOSO

- PRODUCTOS
ENTREGABLES
RESULTADO DE
ELABORACION

- ACTIVOS DE
LOS PROCESOS
RESULTADO DE
LA GESTIN
reas Centrales: Objetivos o Restricciones.
reas Facilitadoras :Interactivo y Adaptable
Gestin de los
Interesados
Integracin de la Gerencia de Proyectos a travs
del Ciclo de vida del Proyecto para lograr la
Satisfaccin de los interesados del proyecto.

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Gestin de la Integracin del Proyecto
8
4.1 Desarrollar el Acta de
Constitucin del Proyecto


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Desarrollar el Acta de Constitucin del
Proyecto
Autorizacin formal del Proyecto de parte de alguna organizacin
ejecutora para empezar el proyecto.
- Las organizaciones ejecutoras nombran un patrocinador del proyecto.
- Los proyectos obedecen a un objetivo.
- Objetivo a los que obedece un proyecto:
Demanda de mercado.
Necesidad de negocio.
Solicitud de un cliente
Avance Tcnologico
Requerimiento legal.
Impacto ecolgico
Necesidad social.
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Desarrollar el Acta de Constitucin del
Proyecto
Ejemplos de Objetivos concretos
- Demanda del mercado.
eg. La necesidad de tener un producto que responda a las
necesidades actuales de los clientes.
- Necesidad de Negocio
eg. La expansin de una empresa ha experimentado un crecimiento
exponencial y necesita migrar sus sistemas actuales hacia sistemas
mas robustos y confiables.
- Solicitud de un clientes
eg. La convocatoria para exploracin petrolera de parte del Estado
Peruano a empresas del rubro.
- Requerimiento Legal
eg. La implementacin de un proyecto en una entidad bancaria por
la inclusin del ITF.

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto


Entradas
.1 Enunciado del trabajo del
proyecto
.2 Caso del Negocio
.3 Acuerdos
.4 Factores Ambientales de la
Empresa
.5 Activos de los procesos de
la Organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de Expertos
.2. Talleres Facilitados
Salidas
.1 Acta de Constitucin
del proyecto
4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto.- Consiste en desarrollar un
documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos
iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
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Entradas
Acuerdos
- En caso el proyecto sea respuesta a una convocatoria del cliente
externo. eg. contratos
Enunciado del trabajo a realizar (SOW)
- Necesidad del negocio
- Descripcin del alcance del producto
- Requerimientos y caractersticas del producto o servicio a crear.
- El nivel de detalle lo define la necesidad de planificacin posterior.
- Plan Estratgico.
Caso de Negocio
- Determina si el proyecto vale o no la inversin requerida ( anlisis
costo-beneficio)


4.1 Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
13
Entradas
Factores Ambientales
- Factores Culturales
- Cultura organizacional
- Normas gubernamentales o industriales
- Tolerancia al riesgo de los interesados.
- Factores Creados
- Infraestructura ( capacidad instalada): Tcnica y Humana.
- Sistema de Autoridad.
- Factores de informacin
- Sistema de Administracin de Personal.
- Condiciones del mercado.
- Sistema de Informacin de Gerencia de Proyectos.
- Base de datos comerciales.
4.1 Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
14
Entradas
Activos de los Procesos de la organizacin
Procesos y procedimientos de la organizacin
-Polticas y Normas
Guas, instrucciones de trabajo, criterios de evaluacin de propuestas y
criterios de medicin del rendimiento estndares.
-Plantillas (WBS,RBS,Cronogramas).
-Requerimientos de comunicacin de la organizacin.
-Requerimientos de cierre de proyectos.
-Procedimientos
-Control financiero
Gestin de problemas y defectos.
Control de cambios.
Control de riesgos.
Aprobacin y emisin de autorizaciones de trabajo.
4.1 Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
15
Entradas
Activos de los Procesos de la organizacin
Base de conocimientos corporativo de la organizacin.
- Base de datos de procesos y productos.
- Archivos del proyecto.
- Informacin histrica y lecciones aprendidas.
- Base de datos de la gestin de problemas y defectos.
- Base de datos de la gestin de la configuracin.
- Base de datos financiera.
4.1 Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
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Herramientas y Tcnicas
Juicio de Expertos
- Experiencia previa en.
- Cuando esta documentada es confiable.
- Se encuentra disponible a travs de diferentes fuentes como
consultores, clientes, patrocinadores, asociaciones profesionales y
tcnicas, SME, PMO,etc
4.1 Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
17
Talleres Facilitados
Tienen un gran uso en los procesos de gestin del proyecto y guiar el
desarrollo del acta de constitucin.
Eg. tormentas de idea, resolucin de conflictos, gestin de proyecto,
etc.
4.1 Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
Herramientas y Tcnicas
18
4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin

Resultados
19
4.2 Desarrollar el Plan de
Gestin del Proyecto

20
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
Los planes subsidiarios del plan de direccin del
proyecto requieren:
- Definicin
- Integracin
- Coordinacin

El plan de direccin del proyecto :
- Define como ejecutar, monitorear y controlar y cerrar el proyecto.
- Varia en funcin del rea de aplicacin
- Documenta la recoleccin de resultados de los procesos de
planificacin
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4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto


Entradas
.1 Acta de Constitucin del
Proyecto
.2 Salidas de los Procesos de
Planificacin
.3 Factores Ambientales de la
Empresa
.4 Activos de los procesos de
la organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de Expertos
.2 Talleres Facilitados

Salidas
.1 Plan de Gestin del
Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto.- Es el proceso que consiste en documentar
las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios.
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Entradas
Factores ambientales
- Factores Culturales
- Cultura organizacional
- Normas gubernamentales o industriales
- Tolerancia al riesgo de los interesados.
- Factores Creados
- Infraestructura ( capacidad instalada): Tcnica y Humana.
- Sistema de Autoridad.
- Factores de informacin
- Sistema de Administracin de Personal.
- Condiciones del mercado.
- Sistema de Informacin de Gerencia de Proyectos.
- Base de datos comerciales.
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
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Entradas
Activos de los Procesos de la organizacin
Procesos y procedimientos de la organizacin
-Polticas y Normas
Guas, instrucciones de trabajo, criterios de evaluacin de propuestas y
criterios de medicin del rendimiento estndares.
-Plantillas (WBS,RBS,Cronogramas).
-Requerimientos de comunicacin de la organizacin.
-Requerimientos de cierre de proyectos.
-Procedimientos
-Control financiero
Gestin de problemas y defectos.
Control de cambios.
Control de riesgos.
Aprobacin y emisin de autorizaciones de trabajo.
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
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Entradas
Activos de los Procesos de la organizacin
Base de conocimientos corporativo de la organizacin.
- Base de datos de procesos y productos.
- Archivos del proyecto.
- Informacin histrica y lecciones aprendidas.
- Base de datos de la gestin de problemas y defectos.
- Base de datos de la gestin de la configuracin.
- Base de datos financiera.
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
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Herramientas y Tcnicas
Juicio de expertos
- Experiencia previa en.
- Cuando esta documentada es confiable.
- Se encuentra disponible a travs de diferentes fuentes como
consultores, clientes, patrocinadores, asociaciones profesionales y
tcnicas, SME, PMO,etc
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
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Talleres facilitados
Tienen un gran uso en los procesos de gestin del proyecto y guiar el
desarrollo del plan de gestin del proyecto.
Eg. tormentas de idea, resolucin de conflictos, gestin de proyecto,
etc.
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
Herramientas y Tcnicas
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4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto


Resultados
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4.3 Dirigir y Gestionar la
Ejecucin del Proyecto

29
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto


Entradas
.1 Plan de Gestin del
Proyecto
.2 Solicitud de Cambios
Aprobadas
.3 Factores Ambientales de la
Empresa
.4 Activos de los Procesos de
la Organizacin
.

Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de Expertos
.2 Sistemas de informacin
de la gestin de proyectos
(PMIS)
.3 Reuniones
Salidas
.1 Productos entregables.
.2 Datos sobre el
rendimiento del trabajo
.3 Solicitudes de Cambio.
.4 Actualizaciones al plan
de gestin del proyecto
.5 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto.- Consiste en ejecutar el trabajo definido
en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.
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Dirigir y Gestionar la
Ejecucin del Proyecto
Foco: Integrar Planes
Acciones necesarias para definir, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios en el Plan de Gestin del
Proyecto (Alcance, Costo, Tiempo, Calidad, RRHH,
Comunicacion, Riesgo, Adquisiciones).
Define procesos del PMBOK y el nivel de su
implementacion, as como las herramientas a utilizar,
que permitan ejecutar, monitorear, controlar y cerrar
el proyecto.
Define como la gestin de la configuracin ser
desarrollada.
Define estrategias de comunicacin con los interesados
del proyecto.
Foco: Lograr Entregables de Producto.
Acciones necesarias para ejecutar el plan de
Gestin del proyecto para cumplir con el
trabajo definido en el enunciando del
alcance del proyecto.
Algunas de las acciones son :
- Seleccionar proveedores:
- Adm. Recursos materiales y equipos.
- Implementare los estndares y mtodos
propuestos.
- Crear, controlar y verificar entregables.
- Adm. Acciones relacionadas con el riesgo.
- Adaptar cambios aprobados.
- Establecer y manejar comunicacin del
proyecto.
- Recolectar y documentar lecciones
aprendidas.
- Implementar acciones aprobadas
preventivas, correctivas y de reparacin de
defectos.
(*) Algunas Definiciones :
- Acciones Correctiva.- Relacin con el proyecto para
asegurar calidad en producto, alcance, costo, tiempo.
Enfocado a procesos.
-Solicitud de Cambios.- Modificaciones de documentos y
acuerdos.
- Reparacin de Defectos.- Enfocado al producto.
Desarrollar el Plan de
Gestin del Proyecto
31
Sistema de informacin de la gestin del proyecto (PMIS)
Sistema automatizado usado por el equipo de proyecto para apoyar
la ejecucin de las actividades planificadas en el plan para la
direccin del proyecto
4.3 Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Herramientas y Tcnicas
32
33
34
4.3 Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Resultados
Datos sobre el rendimiento del trabajo
Avance del cronograma, mostrando el estado de las
actividades (porcentaje de avance)
Que entregables han sido completados y cuales no
Nmeros de defectos
Nmero de solicitudes de cambio
Costos actuales
Duraciones actuales

35
36
4.4 Monitorear y Controlar el
trabajo del proyecto

37
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto


Entradas
.1 Plan de gestin del
proyecto
.2 Proyecciones del
cronograma
.3 Proyecciones del costo
.4 Cambios validados
.5 Informacin sobre el
rendimiento del trabajo
.6 Factores ambientales de la
empresa
.7Activos de los procesos de
la organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de expertos
.2 Tcnicas analticas
.3 Sistema de informacin
de la gestin del proyecto
(PMIS)
.4 Reuniones


Salidas
.1 Solicitudes de cambio.
.2 Informes de
rendimiento
.3 Actualizaciones al plan
de gestin del proyecto
.4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto.- Consiste en monitorear, analizar y
regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan de
gestin del proyecto.
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Herramientas y Tcnicas
Juicio de expertos
- Experiencia de los participantes de un proyecto para el monitoreo y
control.
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
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Resultados
Solicitudes de Cambio
- Acciones correctivas recomendada
- Acciones preventivas recomendada
- Reparacin de defectos recomendada
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
40
Proceso de la accin correctiva
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
41
Proceso de la reparacin de defectos
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
42
4.5 Realizar el control integrado
de cambios

43
4.5 Realizar el control integrado de cambios


Entradas
.1 Plan de gestin del
proyecto
.2 Informes de rendimiento
.3 Solicitudes de cambio
.4 Factores Ambientales de la
empresa
.5 Activos de los procesos de
la organizacin
Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de expertos
.2 Reuniones
.3 Herramientas de control
de cambio
Salidas
.1 Solicitudes de cambio
aprobadas
.2 Registro del cambio
.3 Actualizaciones al plan
de gestin del proyecto
.4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
4.5 Realizar el control Integrado de Cambios.- Consiste en revisar todas las solicitudes de
cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, actualizando los
activos de los procesos de la organizacin, los documentos del proyecto y el plan de gestin
del proyecto.
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4.5 Realizar el control integrado de cambios
(No impacta en la triple restriccin)
45
4.5 Realizar el control Integrado de Cambios
(Impacta en la triple restriccin)
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4.5 Realizar el control Integrado
de Cambios
(Impacta en la triple restriccin)
4.4 Monitorear y
Controlar el
trabajo del
proyecto
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Establece un mtodo evolutivo para identificar y
solicitar consistentemente lneas base establecidas.
-evaluando valor y efectividad de los cambios

Oportunidades para validar y mejorar continuamente el
proyecto considerenado el impacto de cada cambio.

Brinda el mecanismo para que el equipo de gestin del
proyecto pueda comunicar los cambio consistentemente
a los actores involuvrados.

4.5 Realizar el control integrado de cambios


Sistema de gestin de la configuracin



48
4.6 Cerrar Proyecto o Fase

49
4.6 Cerrar Proyecto o Fase
Tipos de Finalizacin de un Proyecto
50
4.6 Cerrar Proyecto o Fase


Entradas
.1 Plan de gestin del
proyecto.
.2 Entregables aceptados.
.3 Activos de los procesos de
la organizacin.
Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de expertos
.2 Tcnicas analticas
.3 Reuniones

Salidas
.1 Transferir producto,
servicio o resultado final.
.2 Actualizaciones de los
activos de los procesos
de la organizacin.
4.6 Cerrar Proyecto o Fase.- Consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos
los grupos de procesos de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o
una fase del mismo.
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Incluye la finalizacin de todas las actividades realizadas a travs
de los otros procesos, y transfiere el resultado completo o parcial
del proyecto.

Cierre Administrativo (enfoque a las comunicaciones)
- Asegurar la satisfaccin del cliente y obtener su
reconocimiento.
-Verificacin, Documentacin y entrega del producto final del
proyecto, previa aprobacin formal del cliente.
- Compila y archiva la documentacin del proyecto.
- Preparar un manual histrico del proyecto. Debe incluir la
documentacin de planificacin, todos los registros de problemas
y casos identificados, la documentacin de los cambios de
alcance, la identificacin de riesgos indicando su ocurrencia,
impacto y como se manejaron, etc.
- Documentar lecciones aprendidas para ser incluido como
activos de los procesos de la organizacin de la empresa.
- Transferir adecuadamente los recursos humanos y tecnolgicos
que aun quedan en el proyecto

4.6 Cerrar Proyecto o Fase


52
Cierre de Contrato (enfoque a las adquisiciones)
- Verificacin del producto.
- Acuerdos Negociados.
- Cierre de todos los contratos y ejecucin de todos los pagos
(y cobranzas) pendientes.
- Auditora de adquisiciones
- Reporte de rendimiento final del contrato.
- Actualizacin de los registros.
- Archivar documentacin de adquisiciones.

4.6 Cerrar Proyecto o Fase


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Preguntas Situacionales
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1. Un proyecto que elabora pauelos descartables est
sufriendo demasiados cambios en el Acta de
Constitucin del proyecto. Quin es el principal
responsable para decidir si esos cambios son
necesarios?

A). El interesado principal del proyecto

B). El patrocinador

C). Los interesados

D). El Director del proyecto


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2. Lo ms importante del Acta de Constitucin
del proyecto es:

A). Se identifican a los interesados

B). Se justifica el proyecto y su relacin con el plan
estratgico de la empresa

C). Se explicita en detalle el retorno de la inversin

D). Se autoriza formalmente al director del proyecto a
comenzar con los procesos de planificacin

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3. Se est llevando a cabo un gran proyecto de
adquisicin y fusiones entre dos empresas
metalrgicas. Como director de proyecto necesita
establecer la infraestructura para gestionar las
comunicaciones del proyecto. Cul de los siguientes
sistemas o procesos sera utilizado en este caso?

A). Sistema de informacin de la gestin del
proyecto
B). Sistema de Comunicaciones
C). Sistema de autorizacin del trabajo
D). Planificacin de las comunicaciones

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4. Cul de los siguientes procesos es el que requiere
ms iteraciones?


A). Grupo de procesos de cierre
B). Administrar las adquisiciones
C). Plan de comunicaciones
D). Grupo de procesos de planificacin

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5. El director del proyecto y su equipo de trabajo
estuvieron tres meses involucrados en el proceso de
iniciacin de un proyecto de construccin de una
central hidroelctrica. Luego de identificar
cuidadosamente a los interesados, el proceso de
iniciacin ha finalizado. Seale que se acaba de
completar y qu est a punto de comenzar:


A). Ejecucin del proyecto / Monitoreo y control del mismo
B). Acta de constitucin del proyecto / Planificacin del
proyecto
C). Acta de constitucin del proyecto / Ejecucin del
proyecto
D). Plan de gestin del proyecto / La ejecucin del proyecto


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6. Se puede afirmar de las relaciones del ciclo de
vida del proyecto y del ciclo de vida del producto.
EXCEPTO

A). Un proyecto es slo un aspecto del ciclo de
vida del producto.
B). El ciclo de vida del proyecto atraviesa una
serie de fases para crear el producto.
C). El ciclo de vida del producto se encuentra
dentro del ciclo de vida del proyecto.
D). Muchos proyectos estn vinculados con el
trabajo continuo de la organizacin
ejecutante

60
7. Recientemente has asumido la asignacin para un
proyecto. El acta de constitucin del proyecto ha sido
desarrollado.
Cul es el prximo paso a seguir ms apropiado?
A). Desarrollar el registro de riesgos
B). Desarrollar el cronograma del proyecto
C). Desarrolla los planes subsidiarios
D). Conseguir la aprobacin del plan de gestin de
proyectos

61
8. Cul no es verdad respecto a las solicitudes de
cambio?
A) Solicitudes de cambio deben siempre ser manejadas
de una manera controlada e integrada.
B) Solicitudes de cambio que no atraviesan un formal
proceso de control de cambio pueden conducir a
corrupcin del alcance.
C) Profesionalmente manejados, solicitudes de cambio
pueden mejorar un proyecto y resolver problemas
emergentes.
D) Solicitudes de cambio son siempre una seal de mala
planificacin y deben por lo tanto ser evitados
62
9 En que debe enfocar el gerente de proyectos cuando
esta dirigiendo y gestionando la ejecucin del proyecto?
A) Realizar el trabajo del proyecto
B) Coordinar con las personas y recursos del proyecto
C) Responsabilizarse por los errores cometidos en el
proyecto.
D) Evitar la influencia de terceras personas.
63
Preguntas?
64
Bibliografa

Gua del PMBOK Quinta Edicin
Captulo 4 Gestin de la Integracin del
Proyecto.
PMP Exam prep Rita Mulcahy
65
Muchas Gracias
66