La CUENTA es un concepto abstracto, representativo de una serie de valores patrimoniales de la misma especie. Por ejemplo, en la oficina de una empresa hay sillas, mesas, estanteras, armarios, etc. A todos estos elementos patrimoniales se los agrupa en la cuenta de mobiliario. Las cuentas son las encargadas de registrar, da a da, los movimientos patrimoniales. Para ello, se estructuran en dos columnas, denominadas debe y haber, en las que se irn registrando los aumentos y disminuciones de cada elemento patrimonial. De un modo esquemtico la cuenta es representada por una T que simula un libro abierto.
Las cuentas se agrupan en cuentas de activo, pasivo y neto, existiendo segn: El Plan General de Contabilidad ordinario consta de 9 grupos: Cuentas del Balance GRUPO 1: Financiacin bsica (cuentas de neto y pasivo) GRUPO 2: Activo No Corriente (cuentas de activo no corriente) GRUPO 3: Existencias (cuentas de activo corriente) GRUPO 4: Acreedores y deudores por operaciones de trfico (cuentas de pasivos y activos corrientes) GRUPO 5: Cuentas Financieras (cuentas de pasivos y activos corrientes) Cuenta de Gestin Resultados GRUPO 6: Compras y gastos GRUPO 7: Ventas e Ingresos
Cuentas de Gestin GRUPO 8: Gastos Imputados al Patrimonio Neto GRUPO 9: Ingresos Imputados al Patrimonio Neto En el caso del plan de pymes se reducen a 7 grupos: Cuentas del Balance GRUPO 1: Financiacin bsica (cuentas de neto y pasivo) GRUPO 2: Activo No Corriente (cuentas de activo no corriente) GRUPO 3: Existencias (cuentas de activo corriente) GRUPO 4: Acreedores y deudores por operaciones de trfico (cuentas de pasivos y activos corrientes) GRUPO 5: Cuentas Financieras (cuentas de pasivos y activos corrientes) Cuentas de Gestin GRUPO 6: Compras y gastos GRUPO 7: Ventas e Ingreso Documentos para la realizacin "DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES" 1. OBJETIVO Dar a conocer los documentos y libros contables que sern utilizados en el Sistema de Contabilidad Gubernamental. 2. FINALIDAD Establecer la continuidad de la utilizacin de los documentos fuente y Libros Contables Principales y Auxiliares acordes con el Nuevo Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental, a fin de tener una informacin suficientemente clara y detallada que sustentan los Estados Financieros y Presupuestarios que muestran la real situacin financiera de cada entidad.
Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector Pblico
Los Organismos del Sector Pblico Nacional, excepto Empresas Pblicas continuarn registrando sus operaciones en los libros contables que a continuacin se indican: 2.1 PRINCIPALES
Libro Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor 2.2 AUXILIARES Caja Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes) Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Fondos para Pagos en Efectivo Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades Conformacin de los Libros 2.1 Principales 2.1.1 Inventarios y Balances El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelar: La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad. Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el patrimonio con que inicia su gestin. La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el Inventario Final y Balance General de su Gestin. Este libro ser de foliacin simple. Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la verificacin fsica de los mismos. 2.1.2 Libro Diario El libro Diario ser de foliacin simple y contendr en cada folio el movimiento diario del debe y del haber. 2.1.3 Libro Mayor En este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el libro Diario. 2.2 Auxiliares
Caja.- Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario. Registro de Ventas. Registro de Compras. Fondo para Pagos en Efectivo.- Se utilizar el documento denominado "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo". Bancos.- se deber aperturar por cada cuenta corriente El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deber efectuarse en el formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras. En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; stos registros debern tener una informacin mas detallada para facilitar su anlisis. En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisicin, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciacin y/o revaluacin. 3. Legalizacin de Libros Contables La funcin de registro, foliacin y rubricacin de los libros principales y auxiliares, corresponde a las Direcciones Generales de Administracin u oficinas que hagan sus veces en las entidades pblicas, excepto empresas; para tal efecto se aperturar un registro en el que se inscribir antes de ser usados. La legalizacin de los libros contables principales se efectuarn de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. Comentario Las entidades cuya contabilidad lo llevaren por programas computarizados, siempre y cuando cumpla con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, debern compaginarse y empastarse los libros principales y auxiliares, para proceder a su legalizacin respectiva. La Contabilidad y sus componentes La contabilidad Es la disciplina que sirve para proporcionar informacin til en la toma de decisiones econmicas. El producto final de la contabilidad son todos los estados contables o estados financieros que son los que resumen las situacin econmica y financiera de la empresa. 1. Que es la cuenta contable? La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho econmico realizado por una empresa.
La cuenta est compuesta de los siguientes elementos: Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta Dbito Crdito Cdigo de la cuenta: Es el conjunto de nmeros que identifican un elemento de la ecuacin patrimonial o un hecho econmico. Nombre de la cuenta: Es el nombre que identifica el hecho econmico codificado, por ejemplo caja general, bancos, proveedores, clientes, arrendamiento, etc. Debito y Crdito Dbito: Es el lado izquierdo de la cuenta Crdito: Es el lado derecho de la cuenta Cuenta contable es una representacin numrica (cdigo) que identifica y representa un concepto o hecho econmico de la empresa, como por ejemplo la compra de una mercanca, la venta de la mercanca, un pago a un tercero, la consignacin de un dinero en el banco, etc.