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MODELADO DE LOS PROCESOS GERENCIALES DE LA

COORPORACION JCEV
SISTEMAS GERENCIALES



UNIVERSIDAD DE CUENCA
Wilson Monge, Martha Sapatanga, Juan Lojano
























Periodo Lectivo 2013 2014

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Sistemas Gerenciales


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Contenido
1. INTRODUCCION ................................................................................................................................... 2
2. OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 3
3. LA EMPRESA ........................................................................................................................................ 4
4. RECOLECCIN DE INFORMACIN ....................................................................................................... 6
5. PROCESOS GERENCIALES .................................................................................................................. 13
5.1 PLANIFICACIN ........................................................................................................................................ 13
5.2 ORGANIZACIN ........................................................................................................................................ 13
5.3 DIRECCIN ................................................................................................................................................ 13
5.4 CONTROL .................................................................................................................................................. 14
5.5 GRAFICA DE PROCESOS ......................................................................................................................... 14
6. MODELADO DE PROCESOS ................................................................................................................ 15
6.1 DIAGRAMAS CAUSALES .......................................................................................................................... 15
6.2 DIAGRAMAS DE FORRESTER ................................................................................................................... 0
CONCLUSIONES. ...................................................................................................................................... 5
BIBLIOGRAFIA. ......................................................................................................................................... 6









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1. INTRODUCCION


El proceso gerencial, es un factor importante en las organizaciones comerciales,
industriales o educativas, permite administrar el tiempo los recursos y las actividades
de forma tal que todos estn sincronizados, utilizando elementos esenciales que no
deben faltar tales como: planificar, ejecutar, controlar, evaluar, retroalimentar,
comunicar, y la toma de decisiones. Toda toma de decisin parte de la identificacin de
un problema, luego se establecen los criterios de solucin, la evaluacin de alternativas
y la eleccin de una de ellas. Un buen gerente debe pensar, planear, tomar decisiones
adecuadas, actuar de manera que las cosas realizadas nos proporcionen resultados
ptimos, previstos y analizados con anterioridad. Por esta razn se busca que el Gerente
y Ejecutivo de hoy tengan una clara formacin racional y tcnica que permita al
directivo tener una capacidad analtica para que comprenda y entienda bien los
problemas. Lastimosamente, muchos de los directivos se vuelven excesivamente
tcnicos, y mecnicos en el desarrollo de sus labores, llevando a la empresa a la
monotona y a actividades rutinarias, que sin duda alguna perjudica la funcin gerencial.

Para dirigir una organizacin es necesario tener una capacidad analtica y de decisin
que le permita al Ejecutivo afrontar cualquier problema, asumir riesgos, y por supuesto
liderar su empresa. Es esencial tener conocimientos claros que permitan tener una
visin del mundo de los negocios y la capacidad de aplicarlos. Es importante el continuo
aprendizaje gerencial, a travs del cual el Ejecutivo permanezca informado y aprenda a
identificar los problemas, as mismo dar soluciones rpidas y acertadas, y a la vez,
establezca un puente de comunicacin con toda la parte humana de la empresa,
interactu con los dems. Esto no solo le permite ejercer poder, sino conocer con detalle
aspectos de la empresa que desconoce. Hay que tomar en cuenta que gran parte del
conocimiento de la empresa est en la comunicacin que exista entre Gerente,
ejecutivos y dems empleados; recordar que es casi imposible ser un buen gerente si se
desconoce acontecimientos de otras reas y departamentos de la empresa. No se puede
manejar las cosas por separado, ya que la empresa es todo un sistema integrado que
debe trabajar con los mismos principios, tiene los mismos objetivos y metas a cumplir.
El ejecutivo que no solo tenga, sino que a la vez demuestre sus conocimientos y
habilidades, logra reforzar su poder, inspira confianza, liderazgo y por su puesto un alto
grado de creencia para un xito asegurado. Saber trabajar en equipo, a travs de la
cooperacin y la coordinacin, saber familiarizar las tcnicas de administracin, y saber
controlar las organizaciones hacen del ejecutivo un excelente gerente y su funcin
gerencial difcilmente se pondr en duda en los pasillos de la organizacin.




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2. OBJETIVOS


1. Visitar personalmente a la empresa y observar los procesos realizados en cada
uno de los departamentos.
2. Realizar las preguntas que sean necesarias para entender de mejor manera como
funciona cada proceso dentro y fuera de la empresa.
3. Elegir los procesos que creamos ms relevantes para el estudio que vamos a
realizar en el presente documento.
4. Realizar el modelado de los procesos que hayamos elegido utilizando la
herramienta llamada VENSIM.
5. Adjuntar los modelos obtenidos en la herramienta VENSIM a este informe y
obtener las conclusiones respectivas.











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3. LA EMPRESA


Corporacin JCEV. Ca. Ltda. es una distribuidora de electrodomsticos, lnea blanca y
motocicletas que lleva ya ms de 22 aos en el mercado. La empresa es propiedad de
Juan Carlos Espinosa Vintimilla y Mara Jos Espinoza. Empresa que se encuentra
ubicada en la ciudad de Cuenca, entre las calles Miguel Narvez y Carlos Tosi.

Todo lo que tiene que ver con el pedido, recepcin, bodega y distribucin de la
mercadera de la empresa es un proceso complejo en el que interactan varios
departamentos, los cuales son: Gerencia, Auditoria Externa, Compras e Importaciones,
Proveedores, Cartera, Facturacin, Ventas, Bodega, Logstica, Contabilidad, Marketing,
Recursos Humanos y Transporte.

La empresa tiene un promedio de facturacin diaria de 120.000 dlares, y ventas
mensuales de aproximadamente 2000.000 de dlares.



Fig. 1. Ubicacin de la empresa.


En la empresa intervienen varios procesos de los cuales se destacan los ms
importantes y relevantes para esta investigacin:



Procedimiento de compras e importaciones:

1. Buscar proveedores que ofrezcan los productos que se desea cotizar
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2. El gerente solicita informacin necesaria de la compaa
3. Solicitar informacin de los productos y su cotizacin
4. Analizar cotizaciones recibidas, negociar precios y seleccionar el mejor
5. Solicitar al proveedor la factura proforma
6. El gerente aprueba y firma la proforma
7. La proforma se enva por mail al proveedor
8. Se enva el pago inicial mediante transferencia bancaria
9. Dependiendo del producto el tiempo de produccin es entre 30 a 45 das
10. El proveedor enva la lista de la mercadera

Procedimiento para el manejo de importaciones:

1. Las mercaderas son nacionalizadas y puestas a disposicin
2. Las proformas son aprobadas y firmadas
3. Se realiza la nota de pedido y se realiza la pliza de seguro
4. Se enva las instrucciones de embarque al proveedor
5. Enviar notificacin a la naviera
6. Se enva al agente aduanero a la SENAE
7. El comprobante de pago se enva a la aduana
8. Se dan las instrucciones a los transportistas
9. Se dan las instrucciones a la bodega
10. La informacin de las importaciones se pasa a contabilidad
11. Contabilidad ingresa la informacin en la base de datos
12. Facturacin puede disponer de la informacin de nuevos productos

Procedimiento de ventas de los productos:

1. Los vendedores visitan a los clientes, sin embargo, los clientes pueden hacer
compras telefnicas
2. Los vendedores reciben el dinero de los clientes, cuando la venta es telefnica, el
dinero lo recauda directamente facturacin
3. Los vendedores pasan el dinero al departamento de cartera
4. Los vendedores pasan los pedidos al departamento de facturacin
5. Cartera guarda la informacin de los pagos en la base de datos
6. Facturacin guarda la informacin de los pagos en la base de datos
7. Contabilidad usa la informacin de la base de datos para interactuar con las
instituciones bancarias y del estado
8. Facturacin enva las rdenes de venta a bodega
9. Bodega coordina la salida de los productos con logstica
10. Logstica coordina la entrega de productos con transporte
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4. RECOLECCIN DE INFORMACIN

Departamento de compras e importaciones:
Qu tipo de proveedores dispone la empresa?
La corporacin dispone de dos tipos de proveedores: Nacionales entre los que se
destacan las siguientes empresas: Umco, Chaide & Chaide, Fibro Acero y Ecogas. Y
proveedores extranjeros en su mayora de china, principalmente electrodomsticos y
artefactos de la lnea LG.
Cul es el procedimiento para el manejo de las importaciones?
Dependiendo del producto que se desea importar, se deber ubicar cuales son los
productos que se van a comprar. Puesto que cuando son productos que se los compra
habitualmente se contacta directamente al proveedor. Caso contrario cuando son
nuevas compras se debe:
1. Buscar proveedores que ofrezcan los productos que deseamos cotizar.
Generalmente tomando en cuenta el ranking de las empresas en pginas como
madeinchina.com y alibaba.com. Para saber que los proveedores son confiables
el Gerente General de la empresa pide informacin necesaria a las compaas
para verificar que la empresa este legalmente constituida en la China, que
cuente con los permisos necesarios, que sea una empresa con trayectoria y
confiable, adems realiza visitas personalizadas a las plantas.
2. Solicitar informacin necesaria acerca de los productos, as como la cotizacin
a los diferentes proveedores.
3. Analizar las cotizaciones recibidas, negociar los precios y seleccionar la que
mejor se ajuste a las necesidades de la empresa.
4. Solicitud al proveedor seleccionado la factura proforma (proforma invoice) en
donde deber detallar la forma de pago y todos los trminos de la negociacin.
5. El Gerente aprobara y firmara la factura proforma as como indicara la
cantidad que se enviara al proveedor como pago inicial (downpayment).
6. Esta factura proforma firmada deber ser escaneada y enviada va mail al
proveedor como constancia de que la negociacin se inicia.
7. Posteriormente se procede a enviar el pago inicial que se lo hace mediante
transferencia bancaria.
8. Una vez realizada la transferencia bancaria, se enviara al proveedor el
comprobante de dicha transferencia (Swift) para que el proveedor compruebe
la acreditacin del dinero en la cuenta e inicien produccin.
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9. Dependiendo del producto el tiempo aproximado de produccin ser entre 30
a 45 das. Cuando tengan lista la produccin se deber cancelar la totalidad de
la orden y el proveedor podr despachar la mercadera inicindose en si el
proceso de importacin.
Cmo se maneja la mercadera importada?
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Proforma aprobada y firmada
2. Realizar la Nota de Pedido, (detallando cantidad y precio FOB)
3. Realizar pliza de seguro
4. Enviar instrucciones de embarque al Proveedor
5. Enviar la notificacin a la naviera con la que se va a traer la mercadera,
incluyendo la persona de contacto, telfono y mail. Cuando se tiene todos los
documentos originales revisados y en regla se procede a enviar al agente
aduanero para que ingrese a la SENAE Guayaquil, quien informa si el trmite
sale con AFORO FISICO o DOCUMENTAL; luego pasara la Liquidacin de
Impuestos y deber pagarse mediante orden de Nota de Debito a una agencia
bancaria en el Puerto Martimo.
6. Posteriormente el comprobante de pago ser enviado a la aduana, quienes
darn la orden de salida del contenedor.
7. Dar instrucciones a las Bodegas, ya sea de Guayaquil si la carga se queda en la
misma ciudad o a la Bodega Principal de Cuenca, mediante un mail enviar a la
Bodeguera correspondiente, con copia al subgerente, la persona encargada de
contabilidad, el gerente de ventas y el gerente de importaciones.

Qu parmetros deben tener en cuenta para que se aprueben la compra de
productos?
Se analiza las caractersticas de acuerdo al producto, por ejemplo varan entre
productos electrnicos y los de lnea blanca. Es importante conocer los productos ms
solicitados por el mercado, esta informacin es proporcionada por el departamento de
ventas e incluye:
1. Calidad de producto.
2. Caractersticas del mercado, situacin del producto en el mercado.
3. Que tan popular es en el mercado.
4. El tiempo, por la tecnologa cambiante, esto en aparatos electrnicos.
5. La cantidad, tambin por la tecnologa.
6. Analizar el tipo de producto, por ejemplo, precio marca, modelo, etc.


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Qu pasa si se deja de importar un producto que no ha tenido xito en venta?
La innovacin constante afecta en el mercado, es por eso que siempre se suele pedir
productos de prueba, tambin se debe realizar rotacin de productos, adems si se
mantiene en bodega, se baja costos y realiza promociones.
En caso de existir un producto defectuoso, que proceso se realiza?
Si el producto desde fbrica llego defectuoso, se enva a Guayaquil, con el papeleo
respectivo, y all termina su tarea.
Cul es el flujo de trabajo para el proceso de compras y manejo de la
mercadera?

Fig. 2 Flujo de Compras Fig. 3 Manejo de productos entrantes


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Departamento de bodega:
Qu actividades realiza este departamento?
Entre las actividades ms importantes estn las de:
1. Recibir la factura de compra de mercadera.
2. Comprobar los productos fsicos con lo de la factura.
3. Emitir un documento de verificacin, es decir factura y productos correctos.
4. Embodegar los productos.
5. Enviar la factura de compra y el documento de verificacin al departamento de
contabilidad.
Cmo procede en el registro de la mercadera entrante?
Verificar la factura y los productos, es decir que coincidan o sean coherentes, luego
generar un documento de verificacin.
Cul es el proceso de la mercadera a despachar?
Se recibe la factura de venta por parte del departamento de facturacin, y se procede a
despachar de acuerdo a la factura. El despacho se realiza con el personal de logstica.
Cmo se realiza el proceso de inventario?
El conteo de los productos existentes y comparar con los datos del sistema.
Cada que tiempo se realiza el proceso de inventario?
El proceso de inventariado en las bodegas (fsicamente) se realiza anualmente.
Departamento de contabilidad:
Qu actividades realiza este departamento?
Las actividades que realiza el departamento de contabilidad son:
1. Ingreso de facturas de servicios bsicos, para realizar la retencin del IVA.
2. Dado que son contribuyentes especiales son agentes de retencin.
3. Ingresar facturas de compra (inventario) para la venta.
4. Calcular costos de la mercadera importada.
5. Declaraciones mensuales (formularios 103 y 104) al SRI.
6. Traspaso de mercadera entre bodegas de Guayaquil, Quito y Cuenca.
7. Generar planillas IESS, cargar comisiones de los empleados en caso de existir.
8. Declaraciones impuestos a la renta anualmente. (formulario 101)
9. Emitir informacin a la Superintendencia de compaas, esto anualmente.
10. Registrar bolsa de valores que son pagos.
11. Realizar Anexo Transaccional, informar al SRI, detalles de compras y de ventas.
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Cmo se ingresan los datos de las compras de los productos al sistema?
Ingresar los productos que se detallan en la factura de compra. Los datos que se
registran son:
1. Proveedor
2. Fecha
3. Numero de factura
4. Concepto
5. Fecha de vencimiento
6. Autorizacin
7. Direccin, telfono, tipo de compra, tipo de empresa, tipo de documento,
impuesto a la renta, con esto se realiza el anexo transaccional.
Cundo se ingresan nuevos productos, que datos registra el departamento?
Primero se genera los costos del producto, luego crear el nuevo producto para que
aparezca en el inventario. Y se registra los siguientes datos: Lnea, nacional o importada,
proveedor, a que grupo pertenece, secuencia de un modelo de producto.
Cul es el proceso de inventariado de los productos entrantes?
Registrar productos en el sistema y cargar en el inventario, se realiza automticamente.
Qu informacin de los proveedores se requiere en las facturas?
Nombre de la empresa o razn social, RUC, autorizacin del SRI.
Qu informacin de los productos se requiere en las facturas?
Detalle productos adquiridos: cantidad, descripcin, cdigo, precio unitario y total.
Cmo se registra el dinero de las ventas de los clientes?
Mediante abonos: en efectivo o cheques. No se trabaja con tarjetas de ningn tipo.
Cmo se realizan los pagos a los proveedores?
Se realiza dependiendo del proveedor, si es un proveedor nacional con cheque cruzado
y si es extranjero a travs de transferencias bancarias.
Tiene plazos de pago con los proveedores?
Con los nacionales de 30, 60 y hasta 90 das.
Hay facturas diferentes dependiendo del tipo de proveedor?
Si, algunos vienen ms detallados, la parte de la cabecera de la factura.

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Departamento de cartera:
Cules son las actividades principales de este departamento?
La principal actividad es de recuperar cartera, es decir, cobrar facturas que emite la
empresa, esto puede ser de contado o a crdito.
Qu procedimiento se realiza al momento de registrar los pagos?
Se reciben los cheques posfechados o tambin dinero en efectivo.
Qu parmetros son necesarios para aprobar una solicitud de crdito?
Referencias comerciales y nmeros de cuenta
Cul es el proceso necesario para aprobar las solicitudes de crdito?
Verificar a travs de un buro de crdito el movimiento de las cuentas de cartera del
solicitante. Luego pasa a ser aprobado por la gerencia.
Qu procedimientos se lleva a cabo para realizar el cobro de cheques y efectivo?
En cheques posfechados tienen plazos exactos para ser cancelados. En efectivo el cliente
se acerca o se visita al cliente. Los plazos van desde los 30, 60, 90 y hasta 180 das.
Departamento de ventas:
Cules son las actividades principales del departamento?
Registrar pedidos realizados por los clientes, luego pasar el pedido al departamento de
cartera para su respectiva aprobacin, proceder a facturar y pasar la copia de la factura
a bodega para el despacho.
Qu procedimiento se realiza para registrar los pedidos provenientes del
departamento de ventas?
Recepcin de pedidos por mail, revisin de cupos disponibles del cliente, el cupo de
crdito es de $10000 por cliente, si sobrepaso se pide autorizacin a Gerencia, pasar el
pedido al departamento de cartera para su respectiva aprobacin y facturar.
Cmo se registran los datos pedidos de clientes mediante va telefnica?
Verificar cliente en el sistema, luego preguntar a nombre de quien sale la factura.
Qu procedimiento se realiza para enviar las rdenes de venta al departamento
de bodega?
Una vez grabado la factura en el sistema, se procede a imprimir

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Departamento de facturacin:
Qu datos del cliente son los que incluyen en una factura tpica?
Esencialmente los datos que se incluyen en la cabecera son: Nombre de cliente o razn
social (compaa), Numero de RUC y Direccin.
Qu datos incluye el detalle de la factura?
Los datos del detalle de la factura son: Cantidad, Descripcin del producto, Precio
unitario, Precio total, Subtotal, Descuento, IVA y Total.
Los clientes estn categorizados de alguna manera?
Si, existen tres tipos de clientes:
Clientes A: ms frecuentes
Clientes B: medianamente frecuentes
Clientes C: no frecuentes
Hay descuentos especiales dependiendo del tipo de cliente?
Si, los descuentos varan de acuerdo al tipo de cliente.
Hay facturas diferentes dependiendo del tipo de cliente?
No, solo vara el valor del descuento.











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5. PROCESOS GERENCIALES

5.1 PLANIFICACIN

Implica las tareas de definir las metas de la organizacin, establecer una estrategia
general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de planes para
integrar y coordinar las actividades. Se refiera tanto a los fines (lo que se va a hacer o
planificacin estratgica) como los medios (cmo se har o planificacin operacional).

5.2 ORGANIZACIN

Para poder llevar a la prctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido
preparados, es necesario crear una organizacin. Es funcin de la gerencia determinar
el tipo de organizacin requerido para llevar adelante la realizacin de los planes que se
hayan elaborado. La clase de organizacin que se haya establecido, determina, en buena
medida, el que los planes sean apropiada e integralmente cumplidos. A su vez los
objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su realizacin, ejercen
una influencia directa sobre las caractersticas y la estructura de la organizacin donde
las tareas se dividen, agrupan y coordinan.

5.3 DIRECCIN

Esta tercera funcin gerencial envuelve los conceptos de motivacin, liderazgo, gua,
estmulo y actuacin. A pesar de que cada uno de estos trminos tiene una connotacin
diferente, todos ellos indican claramente que esta funcin gerencial tiene que ver con
los factores humanos de una organizacin. Es como resultado de los esfuerzos de cada
miembro de una organizacin que sta logra cumplir sus propsitos, de ah que dirigir
la organizacin de manera que se alcance sus objetivos en la forma ms ptima posible,
es una funcin fundamental del proceso gerencial.



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5.4 CONTROL

La ltima fase del proceso gerencial es la funcin de control. Su propsito, inmediato es
medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecucin en relacin con los patrones
de actuacin y, como resultado de esta comparacin, determinar si es necesario tomar
accin correctiva o remediar que encauce la ejecucin en lnea con las normas
establecidas. La funcin de control es ejercida continuamente, y aunque relacionada
con las funciones de organizacin y direccin, est ms ntimamente asociada con la
funcin de planificacin.

5.5 GRAFICA DE PROCESOS












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6. MODELADO DE PROCESOS

6.1 DIAGRAMAS CAUSALES












VENTAS
STOCK
COMPRAS
+
-
+
PROVEEDORES
CLIENTES
+
EMPLEADOS
+
GASTO/PAGO
SUELDO
+
INGRESO DE LA
EMPRESA
-
RENDIMIENTO
+
ATENCION
CLIENTES
+
+
UTILIDADES
+
DEMANDA DE
PRODUCTOS
+
+
DIVERSIDAD -
PRODUCTOS
+
+






VENTAS
CLIENTES
ENTREGA A
DOMICILIO
TRANSPORTE DE
PRODUCTOS
+
-
+
CANTIDAD DE
PRODUCTO EN
STOCK
-
ADQUISICION DE
PRODUCTOS
-
PROVEEDORES
+
PERSONAL
+
GASTO EN
SUELDOS
-
VARIEDAD DE
PRODUCTOS
UTILIDADES
RENTABILIDAD
+
+
-
VENTAS
STOCK
COMPRAS
+
-
+
PROVEEDORES
CLIENTES
+
EMPLEADOS
+
GASTO/PAGO
SUELDO
+
INGRESO DE LA
EMPRESA
-
RENDIMIENTO +
ATENCION
CLIENTES
+
+
UTILIDADES
+
DEMANDA DE
PRODUCTOS
+ +
DIVERSIDAD -
PRODUCTOS
+
+
RENTABILIDAD
+
CANTIDAD DE
PRODUCTO EN
STOCK
ADQUISICION DE
PRODUCTOS
-
VARIEDAD DE
PRODUCTOS
+
+
ENTREGA A
DOMICILIO
TRANSPORTE DE
PRODUCTOS
6.2 DIAGRAMAS DE FORRESTER

Bsqueda de proveedores:
COMPORTAMIENTO DINMICO

DIAGRAMA DE RBOL DE CAUSAS


DIAGRAMA DE RBOL DE USOS






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1
Almacenar productos:
COMPORTAMIENTO DINMICO


DIAGRAMA DE RBOL DE CAUSAS


DIAGRAMA DE RBOL DE USOS










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2
Ventas de productos:
COMPORTAMIENTO DINMICO


DIAGRAMA DE RBOL DE CAUSAS







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3
Entregas de productos:
COMPORTAMIENTO DINMICO


DIAGRAMA DE RBOL DE CAUSAS









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4
Flujo Normal Completo:
COMPORTAMIENTO DINMICO







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CONCLUSIONES.

Los diagramas de Forrester son diagramas caractersticos de la dinmica de
sistemas, traduce el diagrama causal a una terminologa que facilita la escritura
de las ecuaciones al computador, es decir es una reclasificacin de elementos. En
ese informe se pudo entender que el diagrama de Forrester es un paso
intermedio entre el diagrama causal y el diseo de diagrama digitalizado por
computador, es decir, las simulaciones.
Los diagramas causales son una buena forma de entender los bucles de
retroalimentacin y las relaciones causales entre los integrantes de un sistema,
pero solo son una de las muchas herramientas necesarias para entender los
sistemas.
A los diagramas causales tambin se puede definir como una tcnica grfica
ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un
tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que
l ocurra.








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BIBLIOGRAFIA.

http://www.dinamica-de-sistemas.com/libros/diagrama_forrester.htm
http://tsugerenciaeducativa.blogspot.com/2013/07/estrategia-gerenciales.html
http://catedradireccionycontrol.blogspot.com/2011/02/la-funcion-gerencial.html
http://cmapspublic2.ihmc.us/rid=1LRQQ94MW-158Z77F-
1KQK/Gerencia%20y%20Procesos%20Gerenciales%20-.pdf
http://albertooro.blogspot.com/2012/08/definiciones-los-procesos-gerenciales.html
http://www.tandemsd.com/img_admin/medios/notas/104.pdf
http://www.bioygeo.info/pdf/GuiadelUsuario.pdf

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