NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

EXISTENCIAS
ALCANCE
Esta norma establece los criterios para la valoracin, contabilizacin y control de las inversiones en
existencias.
VALORACIN
Las adquisiciones de existencias se debern valorar al precio de compra, incluyendo los derechos
de importacin, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro valor necesario para
que el bien est en condiciones de consumo, transformacin, venta o utilizacin en inversiones en
proyectos o programas. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirn del costo de
adquisicin.
Las disminuciones de existencias se registrarn valorndolas, mediante el mtodo denominado:
Precio Promedio Ponderado o tambin llamado precio promedio equilibrado donde una
cantidad es atribuirle el valor de la media a sus elementos, es equilibrar los valores.
CONTABILIZACIN
Las adquisiciones de bienes, destinadas a la formacin de existencias, se debern registrar en la
contabilidad debitando la cuenta de existencias que corresponda, eligindola de entre las
opciones disponibles en los subgrupos 131(Existencias para Consumo Corriente), 132(Existencias para
Produccin) 134(Existencias de Bienes de Uso y Consumo para Inversin), segn se trate de existencias
para consumo, produccin o venta e inversin, y acreditando la Cuenta por Pagar 213.53(Cuentas
por Pagar Bienes y Servicios de Consumo), 213.63(Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Produccin)
213.73(Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversin), segn la naturaleza del gasto
presupuestario incurrido.
Las disminuciones de las existencias por consumo, utilizacin como insumos en procesos de
transformacin o en la venta, manejo en proyectos y programas de inversin, se las registrar
mediante asientos de ajuste, debitando la cuenta pertinente de los subgrupos 634(Bienes y
Servicios de Consumo) referido a gastos de gestin, 133(Inversiones en Productos en Proceso) por la
acumulacin de costos de produccin 638(Costo de Ventas y Otros) y 151(Inversiones en Obras en
Proceso) 152(Inversiones en Programas en Ejecucin) acumulacin de costos de inversiones, que
corresponda al uso realizado y acreditando la cuenta de existencias respectiva.




EJEMPLO:

COMPRA DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO



Los ajustes por utilizacin de existencias debern registrarse en funcin a lo dispuesto en la
NTCG 3.2.1.5 referido a Ajustes Econmicos, directamente en las cuentas que
correspondan; se harn en base de los egresos de bodega que se remitirn al rea contable,
donde se los valorar al precio promedio ponderado, para el registro de la actualizacin
permanente del inventario.

CONSUMO DE EXISTENCIAS Y ACTUALIZACION PERMANENTE DEL
INVENTARIO



OTROS EJEMPLOS

Transacciones:

Segn factura 2050 se procede a registrar el valor de 5000 dlares, medicinas y
productos farmacuticos
Se adquiere llantas y accesorios por 3000.
El seor chofer retira de bodega una llanta por 500
Pago al proveedor de la factura 1250





CONTROL DE EXISTENCIAS
Las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, sern controladas mediante el mtodo de
control de inventarios permanente o perpetuo, con la emisin y legalizacin de documentos de
ingresos y egreso de bodega llevados en la unidad administrativa encargada de su manejo y solo
en trminos de cantidades. La documentacin relativa a los movimientos de ingreso y egreso se
harn llegar peridicamente a la unidad contable, para la valoracin, actualizacin y conciliacin
contable respectiva.
Dicha periodicidad podr ser diaria o semanal o mximo mensual; ocasionalmente debern
efectuarse tomas fsicas del inventario, por lo menos una vez al ao a efecto de establecer
correspondencia con las cifras contables, o en su defecto, para definir las diferencias existentes
entre las cifras contables y las pertinentes a las tomas fsicas, desviaciones que darn lugar en
ltima instancia al establecimiento de responsabilidades, en especial, cuando aquellas sean en
menos.
Para el control de las existencias se observar adems, las normas tcnicas de Control Interno que
rigen en el mbito pblico, entre las principales tenemos:
405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental: La eficiencia de
la organizacin contable constituye un elemento de control interno, orientado a que Se
conserve en forma actualizada el inventario de existencias.
406-02 Planificacin: La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de
tal forma que las compras se realicen nicamente cuando sean necesarias y en cantidades
apropiadas.
406-05 Sistema de registro: El catlogo general de cuentas del sector pblico,
contendr los conceptos contables que permitan el control, identificacin, destino y
ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin.
406-06 Identificacin y proteccin: Se establecer una codificacin adecuada que
permita una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros
y bienes de larga duracin.
406-07 Custodia: La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar
adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta
rea; tambin facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus
condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin: La
administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin. Se
efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo
menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de
aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para
efectos de identificacin.
LIMITACIN AL ALCANCE
Los insumos que eventualmente o por sus especiales caractersticas no ingresen a bodega y sean
destinados directamente a su utilizacin en actividades corrientes, en inversiones en proyectos o
programas, en procesos productivos o para la venta, se aplicarn directamente al gasto o al costo
de que formen parte, en estos casos particulares, siempre deber existir un servidor responsable
de certificar su recepcin y entrega para los fines preestablecidos.
Las compras que se realicen a travs de Caja Chica, dadas sus condiciones de urgentes, no
previsibles y de valor reducido, no requerirn la gestin normal de ingreso y egreso de bodega. En
un hospital por ejemplo, si el medicamento se lo requiere urgente en el quirfano, no ingresar a
bodega porque hasta que llegue donde se lo necesita ya el paciente puede no necesitarlo; cuando
la compra del bien no haya ingresado a bodega por habrselo adquirido para satisfacer una
emergente necesidad, como las adquisiciones que ocurren con Caja Chica; cuando la compra de
gasolina se la realiza del surtidor directamente al vehculo; o cuando el material ptreo se lo dirige
directamente hacia la obra.
ALGO MS QUE DEBES SABER
NICSP 12INVENTARIOS
Esta Norma Internacional de Contabilidad del Sector Pblico (NICSP) se ha desarrollado
fundamentalmente a partir de la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 2, Inventarios
publicada por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB).
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse
como activo, para diferirlo hasta que los ingresos relacionados sean reconocidos. Esta Norma
suministra una gua prctica para la determinacin de ese costo, as como para el subsiguiente
reconocimiento como un gasto, incluyendo tambin cualquier correccin del importe en libros al
valor realizable neto. Tambin suministra directrices sobre las frmulas del costo que se usan para
atribuir costos a los inventarios.







BIBLIOGRAFIA

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Dr. Gabriel Freire


NETGRAFIAS
http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/09/Manual-contabilidad-
CAPITULOIYII.pdf
http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2013/11/INSTRUCTIVO-PARA-
DESCONCENTRACION-DE-REGISTROS-CONTABLES-BIENES-Y-EXISTENCIAS-FASE-3.pdf
http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2014/04/Procedimiento-para-el-
registro-contable-por-p%C3%A9rdida-de-Existencias_03-12-2013.pdf
http://www.finanzas.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2012/10/INSTRUCTIVO_DESCONCENTRACION_REGISTROS_CONTABL
ES_BIENES_EXISTENCIAS_3-_1.pdf
http://gestionpublica.org.pe/plantilla/rxv5t4/1029474941/enl4ce/2008/feb/revges_507.pdf