MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD RESPONSABLE:
Unidad de auditoria interna
PROCESO:
Elaboracin del Plan Operativo Anual de
la Unidad de Auditoria interna
PGINA:
1/1
OBJETIVO:
Planificar el Proceso general de las Auditorias de Estado, a travs de la cuantificacin de las
Auditorias a aplicar, el Equipo Tcnico a utiliar ! el tie"po esti"ado para su e#ecucin$
NORMAS:
%urante el &lti"o Tri"estre de cada a'o se elaborar( el Pro!ecto de Progra"acin de
Auditorias a ser aplicado en el siguiente E#ercicio Econ"ico )inanciero$
El pro!ecto de Progra"acin Anual de Auditorias se realiar( ba#o criterios de econo"*a !
ob#etividad, ! contendr( las auditorias pro!ectadas para e#ecutar de for"a ! contenido, fi#ados
por los %espac+os del ,ontralor ! -ubcontralor, en todos los casos con base a solicitudes
e.ternas/ %enuncias/ resultados de la Evaluacin de 0estiones Ad"inistrativas Anteriores/
-ituacin Ad"inistrativa Actual, 1reas de 2nters Estratgico 3egional, %i"ensin ! 1reas
,riticas de las %ependencias a auditar$
El Pro!ecto de Plan Operativo Anual deber( ser fle.ible, susceptible de ca"bios ! prever
tie"po ! personal disponible para los casos de aquellas 4Actividades Especiales5$
Aquellas Auditorias pendientes de aplicacin, correspondientes al Plan Operativo de Auditoria
vigente, previa solicitud de reprogra"acin, ser(n incluidas en el Pro!ecto de Plan Operativo
de Auditoria$
RESPONSABLE
! Je"e de #a unidad de
auditoria interna
ACCI$N
1$ El pri"er "es del &lti"o tri"estre se procede a la
elaboracin del plan operativo anual de auditoria,
con#unta"ente con el Personal Tcnico a su cargo$
1$1$ 6ediante "e"orando interno, env*a para la
consideracin, sugerencias ! visto bueno del presidente del
27,3EA, el Pro!ecto de Plan Operativo Anual de Auditoria$
1$8$ Una ve recibido el Pro!ecto de Plan Operativo Anual
de Auditoria del presidente del 27,3EA, con las
sugerencias, efect&a los a#ustes, si fuese el caso$
1$9$ Env*a un :;1< E#e"plar de Plan A#ustado al presidente
del 27,3EA para su aprobacin ! de"(s fines$
1

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
Unidad de auditoria interna
PROCESO:
,ontrol posterior$
PGINA:
1/1
OBJETIVO:
Asegurar el cu"pli"ientote la nor"ativa que regula el "ane#o de los gastos del estado, de los
recursos p&blicos, de las for"as de causarse ! liquidarse estos, as* co"o de la conservacin,
ad"inistracin ! custodia de dic+os bienes$
Esta actividad se e#ecuta una ve "aterialiada la accin de ad"inistracin$
NORMAS:
$ Esta actividad se e#ecuta una ve "aterialiada la accin de ad"inistracin$
= ,ontrol presupuestario
= ,ontrol operativo$
= ,ontrol de legalidad$
= ,ontrol de gestin$
2
RESPONSABLE
! Je"e de #a unidad de auditoria!
%! Auditor ad&ini'trati(o
ACCI$N
1$1$ 3ecibe "e"orandun de la gerencia de
ad"inistracin u/o departa"ento de ca#a, con
las ordenes de pago ! e.pedientes de
beneficiarios de crdito, los cuales deben
contener todos los soportes legales e.igidos
por la le! del 27,3EA ! las le!es de la
ad"inistracin publica veneolana
8$1$ Por instrucciones del >efe de la unidad de
auditoria ad"inistrativa, revisa ! constata que
se +a!an cu"plido todos los procedi"ientos
ad"inistrativos ! legales e.igidos por las le!es
de la ad"inistracin p&blica de la republica
bolivariana de ?eneuela,
8$8$ E"ite infor"e contentivo de
observaciones vistas ! reco"ienda acciones a
seguir para corregir las desviaciones
observadas$
8$9$ 3e"ite al #efe de la unidad de auditoria
interna el infor"e para que revise, apruebe o
desapruebe las observaciones realiadas por
el auditor ad"inistrativo$
8$@$ Una ve dado el visto bueno del #efe de la
unidad de auditoria al infor"e de las
observaciones +ec+as por el auditor
ad"inistrativo se e"ite "e"orandun a la
gerencia de ad"inistracin, para que proceda
a corregir las desviaciones si las +ubiere ! una
ve corregidas notificar "ediante "e"orando
a la unidad de auditoria interna$
8$A$ ?erificacin de las co"pras del instituto a
los diferentes proveedores a travs del control
perceptivo$ La gerencia de administracin,
a travs de la persona encargada del
departamento de bienes, luego de hacer la
compra, la persona se dirige hacia la
unidad de auditoria con la copia de la
factura o nota de entrega, para que el
auditor administrativo se encargue de la
verificacin exacta de la compra, todo de
acuerdo al articulo 64 de la Ley rg!nica
de la "ontralor#a $eneral de la %epublica y
del &istema 'acional de "ontrol (iscal)
*osteriormente el auditor administrativo
luego de verificar la exactitud de la compra
procede a levantar un acta de control
perceptivo, que le presentara al auditor
para que este eval+e y proceda a la firma
del acta, para luego remitirla hacia la
,
gerencia de administracin para que se
anexe al expediente)
2)6) -erificacin diaria de los reportes de
ca.a) La encargada del departamento de
ca.a, ya finali/ando la .ornada de traba.o
pasa un reporte a la unidad de auditoria de
la recuperacin del d#a, es decir si hubo
pago o no, posteriormente el auditor
administrativo verifica el acta y revisa de
la misma, si hubo pago0 original del
deposito y que el mismo este depositado a
la cuenta correspondiente, el comprobante
de pago) *ara luego colocar el sello de
revidado de la unidad de auditoria interna,
luego se le remite al auditor para su firma
tanto del acta como de los comprobantes,
luego se remite a la gerencia de
administracin, quedando una copia del
acta, comprobante y deposito que ser!
archivada en la unidad de auditoria) 1res
d#as despus finali/ado el mes la encargada
del departamento de ca.a pasa un reporte
mensual de lo recuperado que
posteriormente el asistente administrativo
verifica y anali/a para la comparacin con
los reportes diarios, en caso de presentar
reparos o desviaciones el asistente elabora
el informe respectivo que pasara al auditor
para su an!lisis y firma, que luego ser!
enviado al departamento de ca.a para su
correccin y se el reporte es correcto de
igual forma se la presenta al auditor para su
revisin y firma para remitirlo al
departamento de administracin y
presidencia para tenerlos informados de la
recuperacin mensual de cada uno de los
rubros)
2)2) %eali/acin de auditorias,
inspecciones, fiscali/aciones, ex!menes,
estudios, an!lisis e investigaciones de todo
tipo$ 3l auditor en el !mbito de su
competencia, de manera formal le
participara al auditor administrativo para la
e.ecucin de cualquier auditoria,
inspeccin, fiscali/acin, ex!menes,
estudios, an!lisis e investigacin, luego el
auditor administrativo a travs de la
elaboracin de un memoramdum interno
firmado por el auditor solicitara a la
4
gerencia a la cual se le practicara el control
evaluativo, toda la informacin necesaria
que se necesita par dicha evaluacin, luego
de suministrada la informacin el auditor
administrativo, empie/a con el desarrollo
de la actividad y luego culminada
con.untamente con el auditor en caso de
haber desviaciones discutir las misma a
travs de una mesa de traba.o, para luego
emitir un informe final contentivo de las
observaciones para remitirlo a la gerencia
donde se practico la evaluacin y a
presidencia, y en caso de no haber ning+n
tipo de desviacin y verificar que se esta
cumpliendo con los ob.etivos se remite el
informe al presidente y la gerencia al cual
se le practico la evaluacin) 1odo de
acuerdo a lo establecido en el art#culo 41
de la Ley rg!nica de la "ontralor#a
$eneral de la %epublica y del &istema
'acional de "ontrol (iscal)
2)4) "ontrol posterior a las liberaciones de
crditos) 3l departamento de ca.a luego del
productor haber cancelado el crdito y
solicitado la liberacin, pasa mediante
oficio los expediente para su revisin a la
unidad de auditoria se revisa que el memo
este de acuerdo con los expediente y se
procede a su revisin y an!lisis, si el
expediente cumplen con todas las
disposiciones legales se elabora un informe
con el visto bueno del auditor interno al
departamento de consultor#a .ur#dica para
su posterior liberacin, en caso de no
cumplir con las disposiciones legales y
procedimientos administrativos se elabora
un informe con los respectivos reparos que
es certificado por el auditor interno y
remitido al departamento de ca.a para su
correccin)

5
)! Auditor de *a&+o
9$1$ El auditor ad"inistrativo re"ite
e.pedientes de crditos de dese"bolso
financiero :ordenes de pago< bien sea 1era,
8da, 9era partida o cierre de crdito, ! le
infor"a ! entrega el e.pediente al auditor de
ca"po para que proceda a la observacin del
e.pediente ! planifique la visita a la unidad de
produccin para constatar que se esta
e#ecutando la inversin tal cual co"o lo indica
el plan de inversin o pro!ecto productivo$
9$8 En los casos de entrega directa del bien
:-e"ovientes ,Aves , Alevines, 6otores )uera
de borda, Tractores, i"ple"entos agr*colas,
ca"iones, insu"os agr*colas, se"illas,
-iste"as de riego, porcinos entre otros, que
entregase el 27,3EA co"o crditos
productivos<, se solicitaran "ediante
"e"orandun a la gerencia tcnica los
respectivos e.pedientes, para ser analiados !
revisados antes de proceder a visitar la unidad
de produccin, para ,onstatar que se esta
e#ecutando la inversin tal cual co"o lo indica
el plan de inversin o pro!ecto productivo$
9$9 3evisin de e.pedientes de productores a
realiar control posterior$
%espus de recibido por escrito listado
de beneficiarios para realiar control posterior,
de parte del #efe de la unidad de auditoria
interna 27,3EA o auditor ad"inistrativo, en
base a lo instituido en el art$ 8B de la le! de
27,3EA, art$ ;1 de le! Anticorrupcin ! art$ @1
de le! de la ,ontralor*a 0eneral de la
republica Colivariana de ?eneuela$ -e llevan
a cabo las siguientes actividades:
-e solicita por escrito e.pedientes al
departa"ento de ca#a$ :en caso de no
ubicarlos en "encionado lugar, se
dirige el co"unicado al departa"ento
de (rea tcnica<
-e verifica detallada"ente el
e.pediente del beneficiario, to"ando
co"o punto de referencia:
a$= %atos personales del productor$
b$= 7u"ero de tr("ite
c$= 3ubro financiado
d$= )ec+a de aprobacin !
venci"iento$
e$= %ireccin de +abitacin ! de unidad
de produccin$
f$= 6unicipio
g$= Parroquia
+$= Dinderos de la Unidad de
Produccin
i$= Prenda del crdito
#$= Tcnico que realio infor"e de
diagnostico ! reco"endacin de aprobacin
6
del crdito$
E$= Tcnico que realio visitas
posteriores :asistencia tcnica< +erra#e en
caso de crditos de ganado bovino$
9$@ Planificacin de salidas al ca"po:
-e realia planificacin de salidas al
ca"po, organiadas por sector ! de
acuerdo al n&"ero de productores a
inspeccionar$ 0eneral"ente se +ace
planificacin se"anal ! se +ace
entrega por escrito al #efe de la Unidad
de Auditoria 2nterna$
-e recibe por escrito notificacin de
salida, de parte del #efe de la Unidad
de Auditoria 2nterna, de acuerdo a la
planificacin realiada por el Auditor
de ,a"po$
9$A Actividad de ,a"po:
-e traslada al ca"po, a ubicar las
diferentes unidades de produccin
planificadas a inspeccionar, con el
ob#eto de realiar control posterior que
consiste en lo siguiente:
?erificar la e.istencia, el estado actual,
uso ! aplicacin de los recursos
prestados por la institucin$ :En
soporte a la garant*a deter"inada en
el contrato contra*do con 27,3EA<
b$= ?erificar la aplicacin de recursos
en lugar ! en el tie"po pre=deter"inados
por el contrato con la institucin$
c$= -e levanta infor"e de ca"po,
arro#ando datos de identificacin del
productor ! de la unidad de produccin,
avance ! e#ecucin del crdito financiado$
d$= -e to"an "e"orias fotogr(ficas de
la prenda, avance !/o e#ecucin del
crdito$
9$F 3etorno a la Oficina:
a$= -e al"acena un resu"en por
productor, en cuadro E.cel, con datos !
observaciones$
b$= -e entrega por escrito, resu"en de
inspecciones, con soportes de ca"po !
"e"orias fotogr(ficas, al #efe de la Unidad
de Auditoria 2nterna$
c$= se arc+iva infor"e de ca"po
original en la oficina de auditoria ! se
env*a copia al departa"ento tcnico para
que sea arc+ivado en e.pediente de cada
productor$
d$= 6ensual"ente se realia un
infor"e general resu"en de actividades
de cada "es$
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
0erencia de Ad"inistracin$
PROCESO:
Planificar, -upervisar, %irigir, ,oordinar,
Organiar ! controlar las definiciones en pol*tica
financiera ! ad"inistrativa del instituto$
PGINA:
1/1
OBJETIVO:
Tiene co"o ob#etivo asistir al Presidente o Presidenta del 27,3EA, en la for"ulacin, e#ecucin
! control de la pol*tica financiera as* co"o desarrollar, i"plantar ! "antener siste"as que
garanticen la adecuada ad"inistracin de los recursos ! oportuna to"a de decisiones$
NORMAS: ,u"plir con lo establecido en las le!es que regulan el 1"bito de la ad"inistracin
Publica:
"onstitucin de la %epublica 6olivariana de -ene/uela)
Ley rg!nica 7e la "ontralor#a $eneral de la %epublica y del &istema nacional
de "ontrol (iscal)
Ley rg!nica de la 8dministracin (inanciera del &ector *ublico)
Ley rg!nica de %gimen *resupuestario con %eforma *arcial y sus
reglamentos)
Ley org!nica de procedimientos 8dministrativos)
Ley del 3statuto de la (uncin *ublica)
Ley rg!nica del 1raba.o)
Ley de Licitaciones)
4
RESPONSABLE
! Gerente de Ad&ini'tra*i,n!
%! Au-i#iar de O"i*ina de Ad&ini'tra*i,n!
)! Se*retaria de ad&ini'tra*i,n!
ACCI$N
1$1 Planificar, supervisar, dirigir ! coordinar la
definicin de pol*ticas financieras !
ad"inistrativas del 2nstituto, de acuerdo a
las directrices e"anadas del %irectorio !
Presidencia$
1$8 %irigir ! coordinar la for"ulacin ! control
de la progra"acin financiera del
2nstituto$
1$9 0arantiar el cu"pli"iento de las
pol*ticas ! nor"as establecidas en el (rea
de ad"inistracin ! finanas$
1$@ ,oordinar ! controlar la "oviliacin de
los recursos financieros del institutos a fin
de garantiar a las unidades
ad"inistrativas un eficiente cu"pli"ento
de la progra"acin de pago por concepto
de obligaciones contra*das por el
27,3EA$
1$A ,onocer el estado ! "ovi"iento de las
cuentas bancarias de la 2nstitucin e
infor"ar a la Presidencia sobre las
disponibilidades bancarias$
8$1 3edacta las correspondencias de rutina
de Ad"inistracin$
8$8 Prepara relaciones ! cuadros estad*sticas
sencillos sobre distintas actividades de la
unidad$
8$9 Transcribe co"putariados oficios,
"e"orandos ! otros docu"entos de la
unidad$
8$@ Dleva control de la correspondencia de la
oficina$
8$A 3ecibe ! atiende p&blico$
8$F 6antiene vigilado confidencial"ente los
arc+ivos de Ad"inistracin$
8$G 3ecibe ! efect&a lla"adas telefnicas$
8$H ?igila ! custodia docu"entos de
Ad"inistracin$
8$B 3ecibe "e"os ! oficios$
8$1; Troquela ! pega los c+eques a e"itir
por la Ad"inistracin, entre otras$
9$1 Act&a ba#o supervisin in"ediata del
Ad"inistrador o Ad"inistradora, prestando
servicios secretariales, co"putariado seg&n
sea necesarios$
9$8 3edacta docu"entos co"putariados
co"o oficios, "e"orandos, correspondencias
! de"(s docu"entos requeridos por el
Ad"inistrador o Ad"inistradora$
9$9 Dleva la agenda de audiencia del
Ad"inistrador o Ad"inistradora$
9
.! Ar*/i(i'ta!
0! Contro# +re(io!
1! Men'a2ero!
9$@ Atiende el visitante ! publico en general$
9$A 3ecibe, distribu!e ! despac+a la
correspondencia de la Ad"inistracin$
9$F Organia ! "antiene actualiado los
arc+ivos generales de ad"inistracin$
9$G3ecibe ! efect&a lla"adas telefnicas ! de
fa. relativas a la unidad$
@$1 ,lasifica ! codifica el "aterial de arc+ivo
de acuerdo a la fec+a ! cdigo establecido$
@$8 2"parte rdenes de "oviliacin de
"aterial arc+ivado previa evaluacin de
"is"o$
@$9 -u"inistra e.pedientes !/o docu"entos a
las diferentes dependencias del organis"o !
lleva un control de esta actividad de acuerdo a
procedi"ientos ! nor"as establecidas$
@$@ 3edacta, fir"a docu"entos !
correspondencias relacionados a arc+ivos$
@$A6antiene infor"ada al Ad"inistrador o
Ad"inistradora, de los +ec+os que susciten
en su actividad$
@$A Atiende ! resuelve los proble"as que se
presenten en la unidad a su a cargo$
@$F Presenta infor"es tcnicos ! supervisa
personal de "enor nivel$

0! 3evisa todos los pagos e"itidas
por la 0erencia de Ad"inistracin !
Personal$
0!% 3evisa los pagos a los fines de
salvaguardar los recursos del
27,3EA, verificando con e.actitud la
veracidad de la infor"acin financiera
! ad"inistrativa$
0!) Pro"ueve la eficiencia,
transparencia ! calidad en sus
operaciones, esti"ulando la
observacin de las pol*ticas prescritas
para lograr el cu"pli"iento de su
"isin$
1! %istribuir correspondencia seg&n lo
indicado$
1!% 3esguardar la co"unicacin seg&n
su contenido$
1!) 3espetar la confidencialidad !
entregar al re"itente seg&n lo indicado$
1:
3! Re*e+*i,n!
4! O5rero'!
6! Vi7i#ante!
1!. 3ealiar el recorrido por las
diferentes (reas seg&n necesidades e
indicaciones$
1!0 Per"anecer en las (reas el tie"po
estricta"ente necesario para entregar !
recibir correspondencias$
3! Atender a visitantes, a fin de
su"inistrar infor"acin sobre el
organis"o o funcionarios a los cuales
solicitan$
3!% Dleva el control de las personas que
visitan diferentes unidades "ediante
el otorga"iento de pases$
3!) 3ecibe ! distribu!e correspondencias
llevando el control de las "is"as$

4! ,uidar, proteger ! ordenar el "aterial
de li"piea$
4!% 2nfor"ar sobre las necesidades del
"aterial de li"piea$
4!) 6antener las oficinas, puertas,
ventanas, tec+os ! enre#ados en perfecto
estado de li"piea$
4!. 6antener las (reas verdes del
27,3EA li"pias ! cortadas$
4!0 ,onservar total"ente pintadas a
requeri"iento del ad"inistrador las
paredes de la estructura f*sica del
27,3EA$
4!1 %ar cuenta al Ad"inistrador de las
fallas en: puertas, ventanas, vidrios,
grifos, pocetas, cableados ! pases de
corriente ! cualquier otra falla en el
"ecanis"o de "anteni"iento del
2nstituto$
4!3 6antener control en el uso de los
equipos ! artefactos de
"anteni"iento$
6! 3eportar novedades al >efe de
Personal del 27,3EA en cuanto a
proble"as con los e"pleados$
6!% 3eportar +ec+os ocurridos en
toda la estructura f*sica de la
2nstitucin no relacionados con el
personal al Ad"inistrador o
Ad"inistradora$
6!) Dlevar un libro de novedades
diarias que ser( revisado por el >efe
de Personal se"anal"ente$
6!. ,u"plir cabal"ente el +orario de
traba#o +asta ser relevado$
11
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
>efe de Personal
PROCESO:
Planificar, organiar, controlar, dirigir, evaluar
! velar por las acciones orientadas +acia el
recluta"iento, seleccin ! desarrollo del
recurso +u"ano del 27,3EA$
PGINA:
1/1
OBJETIVO:
Tiene co"o finalidad la ad"inistracin ! seleccin del personal que labora en el 27,3EA,
aplicando el acrecenta"iento ! conservacin del esfuero, la e.periencia, la salud, los
conoci"ientos, las +abilidades etc$I
NORMAS: ,oordinar las pol*ticas de ingresos, egresos, capacitacin ! entrena"iento del
personal del 27,3EA en Atencin a la De! del 6is"o, le! del Traba#o, De! del estatuto de la
)uncin Publica ! ,onvencin colectiva entre el e#ecutivo del Estado Apure ! el -indicato de
E"pleados ! obreros$
12
RESPONSABLE
! Je"e de Per'ona#!
ACCI$N
! NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA
EL PAGO DE LA NOMINA
a< Da gerencia de ad"inistracin
autoria con tres :9< d*as de antelacin los
quince ! &lti"os de cada "es, preparar la
no"ina correspondiente para el pago de:
salarios, pri"as, co"pensaciones ! otros, por
e#e"plo/ contratos de servicios$
b< Una ve elaborada, pasa al control previo
para la debida revisin e.+austiva$
c< Duego pasa al #efe de personal para la fir"a
con#unta, con el control previo ! la analista
d< -e env*a a la gerencia de ad"inistracin
para la fir"a$
e< %e all* pasa a presidencia para la fir"a del
presidente$
f< 3(pida"ente es enviada a ca#a, para ser
entregada al "ensa#ero, ! ser llevada al
banco$
g< Estando confor"ada en el banco el
beneficiario +ar( su retiro$
!% NORMAS DE PROCEDIMENTOS PARA
EL PAGO DE CESTA TIC8ET
a< Al final de cada "es se +ace una
revisin de todo el personal, para
deter"inar las faltas al sitio de traba#o
o no, previa observacin de la planilla
de asistencia$
b< Duego procede a realiarse la
no"ina$
c< Jec+a la no"ina de cesta ticEet, es
enviada a la gerencia de
ad"inistracin para que realice el
pedido a la e"presa encargada de
ello$ :Va #e(en<$
d< 3ecibida por va leven, env*an una
planilla a la 2nstitucin :27,3EA<,
para confir"ar dic+a no"ina a lo que
deber( ser fir"ada por el gerente de
ad"inistracin$
e< Enseguida esa planilla es enviada
nueva"ente a va leven, para
confir"ar el pedido$
1,
f< %e all*, se saca el pago en c+eques
en dos partes, una para gastos del
personal ! otra para funciona"iento
de gastos ad"inistrativos$
g< E"itido estos c+eques, son enviados
a la gerencia de ad"inistracin para
la fir"a$
+< )ir"ada por la gerencia de
ad"inistracin pasa al presidente
para luego ser depositado a no"bre
de la e"presa$
!) NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMISION DE C9E:UE
a< Da gerencia de ad"inistracin
autoria la e"isin del c+eque$
b< luego se realia la orden de pago
con su respectiva i"putacin presupuestaria$
c< -e procede +acerse la i"presin
del c+eque$
d< K de all* pasa a la gerencia de
ad"inistracin para ser troquelado
pasando a co"putacin para ser
contabiliado$
e< Una ve contabiliado se env*a a
control previo para la revisin$
f< 2n"ediata"ente pasa al #efe de
personal para la fir"a con#unta del
control previo ! la analista$
g< Enseguida pasa a la gerencia de
ad"inistracin para la fir"a ! luego al
presidente$
+< Es enviado a la presidencia e
igual"ente para la fir"a$
i< 3e"itindose a ca#a para la
respectiva entrega al beneficiario

#< Por ulti"o se re"ite a la unidad de
auditoria interna para el control posterior
!. NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA
EL ANTICIPO DE PRESTACIONES
SOCIALES!
a< -e solicita a la gerencia de ad"inistracin
con atencin al departa"ento de recursos
+u"ano$
14
b< Duego se revisa el e.pediente del
solicitante para verificar los a'os de
servicios$
c< ?erificado el e.pediente de procede
+acerse los c(lculos :A7AD2-TA<$
d< -e e"ite el c+eque a no"bre del
solicitante$
e< 2n"ediata"ente pasa al control previo$
f< %e all* a la gerencia de ad"inistracin
para ser troquelado, ! a co"putacin para
ser contabiliado$
g< Enseguida pasa a personal para ser
fir"ado$
+< -e env*a ad"inistracin para la fir"a$
i< K de all* a presidencia$
#< Duego al departa"ento de ca#a para ser
entregado al beneficiario$
E< -e re"ite a la unidad de auditoria interna
para el control posterior$
!0 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO
ANUAL PARA EL PAGO DE PERSONAL!
a< -e procede a realiar la disponibilidad
presupuestaria$
b< 2n"ediata"ente se realian la base
de c(lculos por partidas que
confor"an gastos de personal$
c< Duego se env*a al E#ecutivo 3egional
para ser aprobado en el presupuesto
anual$
d< Una ve aprobado por el E#ecutivo
3egional se +ace la distribucin por
partida, previendo todos los salarios !
beneficios contractuales$
e< Enseguida es enviado al directorio
para su aprobacin$
f< Aprobado por el directorio se procede
a incluir en el siste"a para que se
proceda al pago$
!1 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS DE
CONSTANCIA DE TRABAJO!
a< El interesado +ace la solicitud al
departa"ento de recursos +u"anos,
con "encin del tie"po de servicio$
b< -e procede +acer$
c< Duego se env*a a la gerencia de
ad"inistracin para la fir"a ! su
respectivo sello$
d< %e all* es enviada al departa"ento
de recursos +u"anos para la entrega
a la persona interesada$
!3 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
15
PARA LA ELABORACION DEL
CONTRATO DE TRABAJO!
a< 3ecursos +u"anos recibe los
curr*culos$
b< -e revisan$
c< -e entrevista al aspirante al cargo$
d< Al ser aceptado se env*a el curr*culo a
consultoria #ur*dica para la
elaboracin del contrato de traba#o o
no"bra"iento seg&n sea el caso$
e< Duego consultoria #ur*dica env*a a
recursos +u"anos para for"ar el
e.pediente u +o#a de vida$
f< Procedindose luego +acer
engavetado en su respectivo arc+ivo
! foliatura$
!4 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
PARA LAS APLICACIONES DE
SANCIONES DISCIPLINARIAS PARA
EL PERSONAL OBRERO Y
CONTRATADO DEL INCREA ES EL
SIGUIENTE:
a< El #efe in"ediato descubre las faltas
en la gerencia ba#o su supervisin$
b< -e tres Devanta tres:9< actas al
respecto, para de#ar constancia de lo
sucedido que deber(n ser fir"adas
por el #efe in"ediato ! dos testigos
presnciales preferible"ente
co"pa'eros de traba#o o en su lugar
a"onestaciones escritas
debida"ente recibidas por el
a"onestado$
c< Una ve el a"onestado :OC3E3O O
,O7T3ATA%O< +aber acu"ulado
reiterativa"ente tres :9< faltas el #efe
in"ediato levanta infor"e al respecto
aco"pa'ado de las actas respectivas
! procede a enviarlo "ediante oficio
al departa"ento de recursos
+u"anos$
d< Duego el departa"ento de recursos
+u"ano, procede a consignar en el
e.pediente o +o#a de vida del obrero o
contratado sancionado$
e< Una ve consignado en el e.pediente
viene la foliatura$
f< Una ve foliado el departa"ento de
recursos +u"anos re"ite a la
gerencia de consultor*a #ur*dica, para
que esta proceda a solicitar por ante
la inspectoria del traba#o la
calificacin de despido respetando los
derec+os ! garant*as consagrados en
la ,onstitucin 7acional ! de"(s
16
le!es que rigen la "ateria laboral,
para darle estricto cu"pli"iento al
decreto de ina"ovilidad actual
e"anado del E#ecutivo 7acional
vigente desde el a'o 8;;; +asta la
presente fec+a$
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
12
UNIDAD RESPONSABLE:
%eparta"ento de ,o"pra
PROCESO:
Planifica, %irige ! -upervisa las actividades de
co"pra de bienes para el 27,3EA$
PGINA:
1/1
OBJETIVO:
Devar la coordinacin ! e#ecucin de las co"pras del instituto con#unta"ente con la gerente o
gerente de ad"inistracin$
NORMA:
,oordina la e#ecucin de las co"pras del 27,3EA, de acuerdo a las disposiciones legales
internas ! la De! de Dicitaciones, as* co"o las le!es que tenga que ver con la regularidad de
las co"pras$
14
RESPONSABLE
1$ Je"e De# De+arta&ento de Co&+ra!
ACCI$N
1$1 -e solicita la reposicin de
"ateriales ! bienes a cada
departa"ento$
1$8 Duego se +ace la seleccin del
proveedor solicit(ndole los
requisitos, copia de docu"entos, rif
etc$I
1$9 Una ve seleccionado el proveedor
se procede a solicitar "ediante oficio
el despac+o de los "ateriales !
bienes requeridos$
1$@ El proveedor su"inistra los
"ateriales$
1$A Dos reciben la gerencia de
Ad"inistracin, revisando !
cote#ando con el "e"orando de
solicitud$
1$F -i esta bien el cote#o le fir"a la
orden de entrega ! las facturas$
1$G )ir"ada la orden de entrega por el
funcionario de ad"inistracin, se
procede in"ediata"ente a elaborarle
el pago al proveedor$
1$H Procedindose in"ediata"ente a
elaborar la orden de requisicin, de
co"pra, de pago ! el c+eque que es
el "is"o bauc+e$
1$B Duego el c+eque con su soporte
pasa a contabilidad para su registro$
1$1; %e all* pasa al control previo$
1$11 3e"itindose a la gerencia
de Ad"inistracin para la fir"a del
gerente$
1$18 Da gerencia de
Ad"inistracin lo env*a a presidencia
para la fir"a del presidente$
1$19 Presidencia lo env*a al
departa"ento de ca#a, para la
entrega al beneficiario o al
proveedor$
1$1@ %e ca#a pasa a la unidad de
auditoria interna para el control
posterior$
%! NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA
EL PAGO A TRAVE; DE CAJA C9ICA!
a< -e inicia por solicitud autoriada por
el #efe de cada departa"ento$
b< El funcionario autoriado debe
presentar factura legal fir"ada por el
"is"o funcionario que e#ecuta el
gasto$
c< -e procede a cancelarle la factura
relacion(ndola con las fec+as que
servir( co"o soporte de ca#a c+ica$
d< Una ve agotado el "onto total de
19
ca#a c+ica, se procede +acer la
reposicin, es decir/ sacar el c+eque
con el "onto de lo gastado$
e< %e all* pasa a contabilidad para su
registro$
f< Duego pasa a control previo para su
revisin$
g< ,ontrol previo re"ite a la gerencia
de Ad"inistracin para la fir"a del
gerente$
+< Ad"inistracin lo re"ite a
presidencia para la fir"a$
i< Presidencia lo env*a al departa"ento
de ca#a para la entrega al
beneficiario$
#< ,a#a lo env*a a la unidad de
auditoria interna para el control
posterior$
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
2:
UNIDAD RESPONSABLE:
%eparta"ento de Cienes
PROCESO:
?igila ! ,ustodia los Cienes del 2nstituto$
PGINA:
1/1
OBJETIVO:
?igilar, custodia, ! supervisa en todas las gerencias del instituto los bienes, revisando su
estado ! condicin para su desincorporacin o incorporacin de "(s bienes para un "e#or
funciona"iento de las actividades del 27,3EA$
NORMA:
3egistrar ! codifica los bienes del 27,3EA a travs de la incorporacin ! desincorporacin de
activos tangibles$
Preparar inventario de bienes de "anera "ensual del 27,3EA$
RESPONSABLE
! Je"e de# De+arta&ento de Biene'!
ACCI$N
1$1 Da gerencia de Ad"inistracin
recibe el "aterial ! el bien$
1$8 Duego se cote#a con el "e"orando
de solicitud de despac+o$
1$9 -i esta todo bien, se procede a
ingresarlo al deposito o al"acn de
"ateriales del 2ncrea$
1$@ -eguida"ente se procede a
distribuir los "ateriales ! bienes a
cada oficina "ediante "e"orando
fir"ado por el gerente de
Ad"inistracin$
1$A 2n"ediata"ente el funcionario
encargado de bienes, procede
anotar en libros para ellos la
entrada ! salida de lo entregado$
1$F Por ulti"o el funcionario encargado
de bienes velara ! cuidara este
libro que le sirve co"o soporte de
entrega$

21
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
%eparta"ento de ,a#a
PROCESO:
6ane#o ! custodia del siste"a de ca#a
PGINA:
1/8
OBJETIVO:
Dlevar el control ! registro de los ingresos a travs de la recuperacin crediticia, de "anera de
"antener infor"ado al presidente ! ad"inistradora para la to"a de desicione$
NORMAS:
=6ane#o ! ,ustodia de c+eques$
=6ane#o ! custodia del arc+ivo de los e.pediente de crditos otorgados$
=6ane#o ! custodia del siste"a de cobrana$
=E"isin de reportes de co"probantes de pago, estados de cuenta
22
RESPONSABLE
! Je"e de# De+arta&ento de Ca2a!

! Entre7a de */e<ue':
a< Dos c+eques son enviados de la oficina
de presidencia quienes llevan un control
a travs de una libreta donde est(n
refle#ados por: Ceneficiario, n&"ero de
c+eque, "onto ! la fir"a de c+eque
quien recibe en ca#a$
b< Para la entrega de c+eques a
e"pleados de 2ncrea, al "o"ento de
entregar los c+eques el beneficiario
debe traer copia de la cedula de
identidad de quien recibe, debe fir"ar el
co"probante de pago ! el recib*
confor"e$
c< Entrega de c+eques a productores, se
solicita la copia de la cedula de
identidad de quien retira el c+eque ! en
este caso debe fir"ar la liquidacin del
crdito ! colocarle la +uella del dedo
pulgar en cada +o#a de la "is"a$
d< Entrega de a proveedores/ debe traer
copia de la cedula de identidad de quien
esta retirando el c+eque ! sello de la
e"presa el cual debe ser esta"pado en
cada una de las +o#as que as* lo
a"erite tanto copia co"o en original, la
copia de la cedula de identidad se le
ane.a al co"probante de pago, ! los
c+eques solo se les entregaran a los
titulares del "is"o$
e< ,ontrol posterior a cada c+eque
entregado/ luego que !a el c+eque se
+a entregado se procede a ingresar el
"is"o al progra"a del siges, !
posterior"ente se env*a los soportes a
travs de "e"o a la Unidad de
Auditoria 2nterna para que realice la
revisin correspondiente a cada pago$
f< Entrega de vale can#eable :cesta ticEet</
se cuentan las ticEeras ! se verifica que
estn co"pletas, solo se le entregan al
beneficiario el cual debe fir"ar una
planilla de recib* confor"e$
g< %epsitos de cuotas canceladas/ El
pago de crditos concedidos se realia
a travs de la oficina de 27,3EA :ca#a<
los cuales ser(n depsitos, que se
realiaran en cualquiera de las cuentas
del 2nstituto de ,rditos Agr*cola
dependiendo del rubro financiado,
deposito el cual debe ser ingresado al
siste"a de pagos e"itiendo este un
recibo el cual ser fir"ado ! sellado por
quien e#ecuto el pago ! debe llevar la
fir"a del productor, ade"(s se ane.a el
deposito realiado para soportar ese
2,
pago luego se env*a a la oficina de
co"putacin para ser contabiliado/ es
obligatorio el entregarle al productor
original del co"probante de pago !a
que as* el podr( certificar que cancelo
la cuota correspondiente o el crdito
co"o tal, ! es a la copia que queda en
ca#a que se le ane.a el deposito$
+< %epsitos de transferencias ! doavos/
al llegar al departa"ento de ca#a,
c+eques de transferencia ! doavos
in"ediata"ente se les realia el
deposito para la cuenta al cual va +acer
depositado ! se env*a con el "ensa#ero/
quien debe traer el deposito !a
realiado el cual se env*a ala oficina de
Ad"inistracin para el proceso de
conciliacin$
i< ,ertificacin de solvencias/ del
departa"ento de 3ecuperaciones !
,obranas env*an un lote de solvencias
las cuales deben venir con el for"ato
actualiado de solvencia ! copia de la
cedula de 2dentidad ane.a$ ,uando el
productor +a tenido co"pro"isos con el
27,3EA en lugar de solvencias se le
entregan un record crediticio donde se
especifica/ 3ubro, fec+a de liquidacin,
"onto concedido, saldo de la fec+a que
se esta solicitando el record, "onto
entregado ! situacin actual :solvente
!/o deudor<, se fir"an ! se sellan luego
luego se env*an nueva"ente a la oficina
de recuperaciones ! cobranas para
que sean certificadas ! fir"adas por el
gerente del departa"ento$
#< ,ustodia de e.pedientes de crditos/
cuando el e.pediente esta en ca#a estos
se arc+ivan por rubro ! a'o para un
"e#or control ! orden, ! cuando algunos
de esto es solicitado por otra gerencia
se +ace a travs de "e"orandos
internos ! se env*an de la "is"a
"anera 4a travs de "e"os5$
E< E"ites reportes de cuentas por cobrar/
solo se le entregaran los estados de
cuentas al gerente de recuperaciones !
cobranas !a que esta infor"acin es
clasificada ! si alg&n productor desea
saber su deuda debe entrevistarse
antes con el gerente de recuperaciones,
quien autoriara al personal de ca#a a
entregarle el "is"o$
l< Da solicitud de los estados de cuenta se
solicita de "anera escrita ! del
departa"ento de ca#a se env*a por
"edio de "e"orando internos$
"< 2ngresos de nuevos crditos al siste"a/
para poder incluir a nuevos crditos

24
!% LIBERACION DE CREDITOS
,uando el productor +a cancelado la
totalidad de su totalidad de su crdito se
ane.a al e.pediente los co"probantes de
pago ! copia del depsito de pago de cada
una de las "is"as, en el caso de que los
pagos se +a!an realiado en a'os
anteriores se le ane.a copia del ulti"o
deposito donde cancelo la totalidad del
,rdito
Dos co"probantes de pago deben ir
fir"ados ! sellados por los encargados de
ca#a ! ser re"itidos a la unidad de auditoria
interna que ser( el encargado de realiarle
el control posterior para proceder con la
liberacin$
!) ACTAS DIARIAS:
diaria"ente se realia un cierre de ca#a,
que consiste en realiar un acta con :A<
e#e"plares donde se especifique la
cantidad de pagos que se realiaron en el
d*a con copia de depsitos, co"probantes
de pago ! el acta correspondiente para este
d*a donde se indica: el productor, cedula de
identidad, "onto pagado, nL de cuotas
canceladas, el rubro, fec+a de pago ! nL de
deposito, que debe ir avalado por el gerente
de ad"inistracin, el #efe de la unidad de
auditoria interna ! el representante de ca#a$
Estas actas se realian de igual "anera si
en el d*a no se realio ning&n tipo de pagos$
!. CIERRE DEL MES
Al final del "es se re"ite un oficio a la unidad
de auditoria interna detallado el "ovi"iento de
pagos del "es trascurrido donde especifica a
todos los productores quienes cancelaron, el
"onto pagado, el rubro, soportes de pagos con
su respectivo ! la relacin que el siste"a refle#a,
esto es con la finalidad de realiar el control
previo para las conciliaciones bancarias de las
cuentas de recuperaciones de 27,3EA$

7ota: %ebe coincidir lo refle#ado en las actas
diarias con los soportes enviados para el cierre
del "es$
25
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
,onsultoria >ur*dica
PROCESO:
%irige, Planifica, Organia los procesos
#udiciales ! e.tra#udiciales del 2nstituto de
,rdito Agr*cola del Estado Apure
:27,3EA<$
PGINA:
8/8
26
RESPONSABLE
! Con'u#tor Jur=di*o$
%! A'e'or Jur=di*o!
)! A'i'tente Le7a#!
.! Se*retaria E2e*uti(a III!
ACCI$N
1$1$ 3ecibe el E.pediente del %eparta"ento
de 0erencia Tcnica ! elabora el
,ontrato por cada E.pediente !
co"prueba el estado ! valor de los
bienes que se +a!an dado en garant*a a
fin garantiar la vialidad del crdito,
tra"ita los procesos de 7otaria, 3egistro
! 7otifica la fec+a de la fir"a del
,ontrato al Ceneficiario del ,rdito/
%evuelve el E.pediente a la 0erencia
Tcnica co"o ta"bin el %ocu"ento de
,rdito previa fir"a del Presidente ! el
Ceneficiario a la 0erencia Tcnica !a
se'alada$
1$8$ 3ecibe instrucciones del %irectorio ! del
Presidente del 2nstituto con el fin de
resolver asuntos desde el punto de vista
Degal para sus soluciones as* co"o
ta"bin %e"andas >udiciales ! asuntos
,one.os que se vea i"plicado el 2nstituto
de ,rdito Agr*cola INCREA$
1$9$ ,oordina con#unta"ente con la 0erencia
de Ad"inistracin :>efe de personal<
aquellos Procedi"ientos Ad"inistrativos
desde el punto de vista Daboral en que
se vea i"plicado los Traba#adores del
2nstituto$
1$@$ Elabora, -upervisa ! ,oordina previa
instruccin del %irectorio ! del Presidente
los ,ontratos ! todas aquellas
actividades desde el punto de vista Degal
estn relacionados con los Traba#adores
del 2nstituto$
1$A$ Asesora al %irectorio al Presidente !
de"(s 0erencias del 2nstituto en todos
aquellos asuntos Degales que por su
naturalea se requieran$
8$1$ 3evisa, Estudia ! 3edacta convenios,
,ontratos ! de"(s asuntos legales del
2nstituto$
9$1$ ,orrige ! entrega todas aquellas
docu"entaciones elaboradas por la
-ecretaria$
9$@$ 3ealia traba#os "ecanografiados !
co"putariados requeridos por la Unidad de
,onsultoria
22
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
0erencia Tcnica
PROCESO:
planificar, organiar, e#ecutar ! controlar, el
financia"iento colectivo a travs de
cooperativas o individual del peque'o !
"ediano productor agr*cola
PGINA:
1/1
OBJETIVO:
planificar, organiar, e#ecutar ! controlar a travs de los recursos del 27,3EA o "ediante
convenios, el financia"iento colectivo a travs de cooperativas o individual del peque'o !
"ediano productor agr*cola
NORMA
,u"plir con la De! del 27,3EA, De! de Tierras ! %esarrollo Agrario$
24
RESPONSABLE
! Gerente T>*ni*o ? de Cr>dito'!
%! Je"e de De+arta&ento de Credito!
)! Je"e de Sa#a T>*ni*a!
ACCI$N
1$1 Preparar los %irectorios que en "ateria
crediticia deban aprobarse$
1$8 3evisar las solicitudes de crditos que
ingresan diaria"ente a la 0erencia
Tcnica$
1$9 ,oordinar con el >efe de ,rdito las
actividades que se realian en la
unidad$
1$@ ,oordinar con la Unidad Tcnica todo
lo concerniente a las inspecciones para
el otorga"iento de crdito, e#ecucin de
crditos ! las diferentes actividades que
requieran inspecciones por los tcnicos
de la 0erencia$
1$A 3evisar con el Presidente la
disponibilidad Presupuestaria para la
aprobacin de los diferentes crditos$
1$F ,oordinar con la -ala Tcnica la
elaboracin ! e#ecucin de los
diferentes pro!ectos que tra"ita la
2nstitucin$
1$G Preparar la entrega de crditos de
diferentes rubros con el Presidente$
1$H 3evisar que toda la inversin crediticia
se lleve acabo ! sea e#ecutada con
eficiencia$
1$B %iscutir ! orientar con los diferentes
0erentes ! la Presidencia las pol*ticas
crediticias ! la inversin presupuestaria
de los rubros aprobar$
8$1 -upervisar todas las actividades
in+erentes a la atencin al soberano$
8$8 ,oordinar ! supervisar que la oficina
de arc+ivo funcione de acuerdo al patrn
establecido$
8$9 -upervisar ! revisar los e.pedientes
que ir(n a %irectorio$
8$@ Presentar los e.pedientes de crditos
al gerente para su validacin
8$A Preparar los puntos de cuentas que
2r(n a %irectorio
8$F Ordenar ! revisar las liquidaciones de
los crditos aprobados$
8$G Ordenar ! revisar los cierres de
crditos$
9$1 ,oordinar con los tcnicos de ca"po las
asistencias tcnicas de las solicitudes de
crditos que ir(n a %irectorio$
9$8 Asignacin de "e"orando de salida a
los tcnicos de ca"po para realiar los
infor"es correspondientes$
9$9 Orientar a los tcnicos en la for"a de
realiar los infor"es tcnicos de
acuerdo las nor"as establecidas por
29
.! Se*retaria de Geren*ia T>*ni*a!
0! A'i'tente Ad&ini'trati(o IV!
1! Au-i#iar A'i'tente Ad&ini'trati(o!
3! T>*ni*o de Ca&+o!
auditoria interna$
9$@ %espus que el tcnico +ace su visita al
ca"po ! realia su infor"e debe
fotocopiar el e#e"plar para luego
arc+ivar co"o respaldo del original$
9$A El tcnico debe presentar el infor"e
original al #efe del departa"ento tcnico
para luego ane.arlo al e.pediente$
9$F 3evisar los infor"es tcnicos de
ca"po para su validacin$
@$1 3edaccin de docu"entos
co"putariados co"o oficios,
"e"orandos,
correspondencias ! de"(s
docu"entos requeridos por el
0erente$
@$8 Atiende el visitante ! publico
en general$
@$9 Dleva el control general de
los crditos otorgados de los
diferentes rubros de "anera
co"putariada$
@$@ Transcribe planes de
inversin, progra"as de
financia"iento, cronogra"as,
costos de produccin etc$$$
@$A 3ealia en con#unto con el
>efe de ,rditos %irectorios
:3esoluciones, listados,
"e"os<$
@$F Transcribe 3eportes de
0estin, 6ensual, Tri"estral,
Anual entre otras labores que
se presenten$
A$1 3ecepcin de solicitudes de los
diferentes rubros, con los requisitos
e.igidos por el 27,3EA$
A$8 3ealiacin de esqueletos para
+acer los docu"entos de crditos$
A$9 3ealiacin de rdenes de insu"os$
A$@ 3ealiacin de Diquidaciones todos
los rubros$
A$A Jacer a#ustes de crditos$
A$F Jacer cierres de crditos$
F$1 -e encarga de recibir los requisitos$
F$8 Dlenar las planillas de solicitudes de
diferentes rubros que luego son
revisadas por el Asistente Ad"inistrativo
para verificar su llenado$
G$1 ,oordinar con la #efatura de Asistencia
Tcnica las visitas a los productores que
+an realiado solicitud de financia"iento
a la 2nstitucin$
G$8 3ealiar un 2nfor"e Tcnico !
fotogr(ficos de las observaciones
,:
4! Ar*/i(i'ta!
realiadas a la unidad de produccin en
el cual se detallara clara ! tcnica"ente
de todas la bienec+urias e.istentes$
G$9 %ar orientacin al productor sobre las
"edidas a to"ar para "e#orar
tecnolgica"ente la unidad de
produccin ! as* +acerla "as productiva
con "enos esfuero$
G$@ 6antener un arc+ivo de copias de los
infor"es tcnicos realiados a las
unidades de produccin as* co"o un
banco de fotograf*as para aclaratorias
posteriores a la visita si fueran
necesarios$
G$A Participar activa"ente en las actividades
de orientacin "asiva a las
co"unidades organiadas que soliciten
ante la institucin una o varias
infor"aciones$
H$1 3ecepcin ! organiacin de
e.pedientes$
H$8 )oliacion de e.pedientes ! nu"eracin
de crditos aprobados$
H$9 ,ontrol de entrada ! salida de
"e"orando$
H$@ Entrega de requisitos de crditos$
H$A 3ecepcin de infor"es tcnicos para
incorporarlos a los e.pedientes
H$F Envi de e.pedientes a ,onsultoria
>ur*dica para elaboracin de
docu"entos$
H$G Envi de e.pedientes Ad"inistracin$
H$H Envi de e.pedientes con cierre de
crdito para %pto$ de ,a#a$
,1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
0erencia de de 3ecuperacin$
PROCESO:
,oordinar, analiar ! evaluar la cartera crediticia
PGINA:
1/8
OBJETIVO:
3ecuperar la cartera crediticia de"orada de todos los crditos financiados por este 2nstituto !
cofinancia"iento con )O7%A)A, a travs de diferentes estrategias "etodologicas de
cobranas$
NORMA:
3ecuperar a corto ! "ediano plao la cartera crediticia a ob#eto de "antener ! "e#orar la
asistencia integral$
,2
RESPONSABLE
! Gerente de Re*u+era*i,n!
%! Je"e de Re*u+era*ione' ?
Co5ran@a'!
ACCI$N
1$1 ,oordina ! eval&a el proceso de
,obrana ! estrategias establecidas en los
diferentes 3ubros ! 6unicipios del Estado
Apure$
1$8 Asignacin de Actividades a todo el
personal$
1$9 -e solicita por escrito a ,a#a el Estado de
cuenta de los productores deudores ! del
Pro!ecto ,adena de Produccin ,arnica del
6unicipio Piloto Ac+aguas$
1$@ Entrega de citaciones$
1$A Atencin al p&blico de los productores
citados$
1$F Elaboracin de Proposicin de pago
previo acuerdo e.tra #udicial con los
productores$
1$G solicitar e.pediente a ca#a para
verificacin de infor"acin de los
productores: :fec+a de liquidacin, cierre de
crdito, tcnico inspecciono la unidad de
produccin<$
1$H )ir"a de 6e"orando de salida de cada
cobrador$
1$B )ir"a de solvencias se"anales
1$1; 3euniones peridicas con todo el
personal$
1$11 Elaboracin de infor"es se"anales,
"ensuales ! tri"estrales$
1$18 E#ecutar cualquier otra funcin que el
0obernador del Estado Apure ! el Presidente
del 2nstituto autorice$
1$19 Evaluacin del personal
Tri"estral"ente$
1$1@ Elaborar acta de entrega cuando
cesen las funciones en la 0erencia$
8$1 Elaboracin de progra"acin -e"anal !
6ensual$
8$8 -olicitar a ,a#a los listados por 3ubros !
6unicipio de la cartera crediticia$
8$9 asignacin de actividades a los
cobradores$
8$@ Entrega de citaciones ! visitas en todo el
Estado Apure$
8$A )or"aliar Propuesta de pago a los
productores cuando el 0erente este de
co"isin$
8$F 3ealiar estudio -ocio=Econ"ico cuando
se requiera plan de e.oneracin especial$
8$G -olicitar e.pediente a ca#a para
verificacin de infor"acin$
8$H 3etenciones de bienes concedidos en
crditos por la institucin a productores
"orosos$ :6aquinaria Agr*cola, 6otor )uera
de Corda, -iste"a de 3iego, -e"ovientes<
,,
)! A'i'tente Ad&ini'trati(o!
.! Se*retaria!
0! Co5rador!

etc$
8$B Presentar infor"e se"anal de cada
actividad al 0erente$
9$1 Elaborar 6e"orando para todos los
departa"entos internos co"o e.ternos con
autoriacin del 0erente ! del presidente del
2nstituto$
9$8 E"isin, 3egistro ! ,ontrol de
-olvencias$ ,itaciones, ,onveni"ientos de
Pagos, Oficios$
9$9 Procesar los 3eportes Estad*sticos de la
3ecuperacin 6ensual
@$1 Act&a ba#o supervisin in"ediata del
0erente, prestando servicios
secretariales, co"putariado seg&n sea
necesarios$
@$8 3edacta docu"entos co"putariados
co"o oficios, "e"orandos,
correspondencias ! de"(s docu"entos
requeridos por el 0erente$
@$9 Dleva la agenda de audiencia del
0erente$
@$@ Atiende el visitante ! publico en
general$
@$A 3ecibe, distribu!e ! despac+a la
correspondencia de la Unidad$
@$F Organia ! "antiene actualiado los
arc+ivos generales de la unidad$
@$G 3ecibe ! efect&a lla"adas telefnicas !
de fa. relativos la 0erencia$
@$H Prepara ! entrega solvencias$
A$1 ,oordina ! distribu!e citaciones a los
productores que "antienen deuda con la
2nstitucin$
A$8 En coordinacin con el 0erente realia
:operativos de cobranas< con la 0uardia
7acional ! Polic*a del Estado, en caso
especifico cuando se va!an a retener
bienes concedidos al 27,3EA en
0arant*as$
A$9 Atiende a las personas que acudan a la
gerencia a tratar asuntos relacionados
con cobranas$
A$@ Dlevar un registro de cobrana
tri"estral"ente$
A$A Presentar infor"es al 0erente de la
unidad en relacin a los "ontos
cobrados$
A$F Entrega solvencias ! atiende solicitudes$
,4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
Presidencia
PROCESO:
?elar por el cu"pli"iento ! observancias de
todos "ie"bros del 2nstituto, para i"pulsar,
ad"inistrar ! coordinar el traba#o productivo
de todas las actividades que se realian en
el 27,3EA$
PGINA:
8/8
,5
RESPONSABLE
! Pre'idente!
%! A'i'tente de +re'iden*ia!
ACCI$N
! ?elar por el cu"pli"iento !
observancias de todos "ie"bros
del 2nstituto, para i"pulsar,
ad"inistrar ! coordinar el traba#o
productivo de todas las actividades
que se realian en el 27,3EA$
!% E#ecutar las decisiones del
%irectorio$
!) 3epresentar legal"ente al 2nstituto$
!. Establecer las pol*ticas ! los
ob#etivos en funcin de cu"plir con
la "isin del 2nstituto$
!0 %elegar atribucin ! fir"as de
docu"entos legales confor"e a las
previsiones legales regla"entarias$
!1 Elevar a conoci"iento del %irectorio
los asuntos o solicitudes que
requieran su intervencin$
!3 Aprobar los no"bra"ientos
re"ociones, suspensiones !
sustituciones del personal del
2nstituto$
!4 Aprobar el Pro!ecto ! el
Presupuesto del 27,3EA ! re"itirlo
para su estudio al rgano
co"petente$
!6 Ad"inistrar los fondos del 2nstituto
! los que provengan de sus
actividades ! las de"(s que les
se'ale la De!$

%! 3ealiar traba#os co"putariados
requeridos por el Presidente o la
Presidenta$
%!% 3ecibir u asentar las
correspondencias dirigidas ala
unidad ! distribuirlas de acuerdo
a las indicaciones contenidas en
las "is"as por instrucciones del
Presidente o la Presidenta$
%!) 6antener al d*a el arc+ivo de los
docu"entos de la Presidencia,
"antener art*culos de prensa,
revistas, folletos, etc$, referidos a
tpicos sobre el (rea del
acontecer 7acional, 3egional e
2nternacional, que puedan servir
de infor"acin ! colocarlas en la
cartelera ba#o instrucciones del
Presidente o la Presidenta$
%!. 6antener actualiada la agenda
del Presidente o la Presidenta en
relacin a la 2nstitucin e
infor"acin sobre co"pro"isos
e.ternos$
%!0 3ealiar ! "antener el control de
lla"adas telefnicas ! "ensa#es
,6
)! Se*retaria e2e*uti(a de +re'iden*ia!
.! Au-i#iar de o"i*ina de +re'iden*ia!
de ! para la Presidencia a nivel
interno ! e.terno$
%!1 3ecibir ! atender a los visitantes$
%!3 6antener actualiado el
directorio telefnico, correo
electrnico ! de fa. relativos a la
Presidencia tanto 7acionales
co"o 2nternacionales$
%!4 -eguir orden del Presidente o la
Presidenta$
%!6 ,onvocar por escrito las
reuniones del %irectorio$
)! Act&a ba#o supervisin in"ediata
del Presidente o la Presidenta,
prestando servicios secretariales,
co"putariado seg&n sea
necesario$
)!% 3edacta docu"entos
co"putariados co"o oficios,
"e"orandos, correspondencias !
de"(s docu"entos requeridos
por el Presidente o la Presidenta$
)!) Dleva la agenda de audiencias del
Presidente o la Presidenta$
)!. Atiende al visitante ! publico en
general$
)!0 3ecibe, distribu!e ! despac+a la
correspondencia de Presidencia$
)!1 Organia ! "antiene actualiado
los arc+ivos generales de
presidencia$
)!3 3ecibe ! efect&a lla"adas
telefnicas ! de fa. relativas la
Presidencia
.! 3edacta las correspondencias de
rutina de Presidencia$
.!% Prepara relaciones ! cuadros
estad*sticas sencillos sobre distintas
actividades de Presidencia$
.!) Transcribe co"putariados
oficios, "e"orandos ! otros
docu"entos de la unidad$
.!. Dleva control de la
correspondencia de la oficina de
Presidencia$
.!0 3ecibe ! atiende p&blico$
.!16antiene vigilado
confidencial"ente el arc+ivo de
Presidencia$
.!3 3ecibe ! efect&a lla"adas
telefnicas$
.!4,olabora con el control de
audiencias de Presidencia$
,2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD RESPONSABLE:
%eparta"ento de 2nfor"(tica
PROCESO:
%esarrolla, dise'a e i"ple"enta platafor"a
tecnolgica del instituto$
PGINA:
1/1
OBJETIVO:
6antener un siste"a de infor"(tica confiable que garantice el funciona"iento eficiente ! efica
de los departa"entos para el logro de los ob#etivos, as* co"o la veracidad de la infor"acin
para la to"a de decisiones del instituto$
NORMA:
?igilar ! "antener el funciona"iento ! confiabilidad del siste"a de infor"(tica ! contabilidad$
,4
RESPONSABLE
! Je"e de In"or&Ati*a!
ACCI$N
1$1 NORMAS DE PROCEDIMOENTOS
PARA LA SOLICTITUD DE
MODIBICACIONES PRESUPUESTARIAS
a< -e inicia "ediante solicitud o
linea"ientos de la 0erencia de
Ad"inistracin$
b< Duego se realia en un for"ato
EM,ED$
c< %e all* se env*a a la 0erencia de
Ad"inistracin para su revisin !
fir"a$
d< 2n"ediata"ente se env*a a
presidencia para la fir"a$
e< %e aqu* va al directorio para su
aprobacin$
f< Una ve que el directorio lo aprueba
pasa de nuevo al departa"ento de
infor"(tica para introducirlo al siste"a$
!% CONTABILI;ACICN DE C9E:UES
a< la 0erencia de Ad"inistracin env*a al
departa"ento de infor"(tica el c+eque
elaborado$
b< seguido se pasa a contabiliar el
c+eque$
c< Duego se env*a a la 0erencia de
Ad"inistracin para su revisin !
fir"a$
d< %e all* se re"ite a presidencia para la
fir"a$
e< Una ve fir"ado por el presidente es
enviado a ca#a para la entrega al
beneficiario proveedor$
!) CONTABILI;ACION DE NOTAS DE
DEBITOS CREDITOS Y DEPOSITOS!
a< se inicia por envi que +ace la
0erencia de Ad"inistracin para su
contabiliacin con su respectivo
registro en el siste"a$
b< -e procede a contabiliar$
c< Jec+a la contabiliacin se env*a a la
0erencia de Ad"inistracin para su
revisin ! fir"a$
d< %e all* pasa a su respectivo Arc+ivo$
!. REGISTRO DE DEPOSITOS POR
RECAUDACION DE CREDITOS
a< co"iena por envi que +ace el
departa"ento de ca#a al %eparta"ento
de 2nfor"(tica$
,9
b< -e procede a revisar los soportes$
c< 2n"ediata"ente se ingresa en el
siste"a$
d< Duego se contabilia ! se env*a a ca#a$
!0 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA
EL REGISTRO DE NUEVOS PRODUCTORES
BENEBICIARIOS DE CREDITOS O
BUNCIONARIOS DE LA INSTITUCION!
a< se inicia por envi que +ace la
0erencia de Ad"inistracin o por el
departa"ento de 3ecursos Ju"anos
a 2nfor"(tica$
b< Duego se registra en el siste"a
coloc(ndoles los datos de la persona o
co"ercio$
c< Duego se regresa ala 0erencia de
Ad"inistracin o al %eparta"ento de
3ecursos Ju"anos seg&n sea el caso$
!1 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA NULIDAD DE C9E:UES
a< se inicia por envi que +ace la
0erencia de Ad"inistracin o el
departa"ento de 3ecursos Ju"anos
a infor"(tica una ve detectada la
falta$
b< Duego se procede a la nulidad del
c+eque ! las ordenes de pagos
procesados$
c< Una ve anulado se re"ite a la
gerencia que lo envi$
!3 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL INGRESO DE PRESUPUESTO
AL INICIO DEL ADO
a< se inicia una ve aprobado por el
directorio$
b< Una ve aprobado se env*a a
%eparta"ento de 2nfor"(tica para el
ingreso al siste"a$
c< Duego de cargan las partidas que se
van a utiliar en el a'o fiscal$
d< -e i"pri"e la apertura
e< -e re"ite a la 0erencia de
Ad"inistracin para su Arc+ivo$
!4 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA
LOS REPORTES MENSUALES DEL
PRESUPUESTO
a< co"iena "ediante solicitud que +ace
la 0erencia de Ad"inistracin al
4:
%eparta"ento de 2nfor"(tica$
b< Duego se i"pri"en los reportes
verificando que todo este en orden$
c< -e re"ite a la 0erencia de
Ad"inistracin para la revisin ! fir"a$
d< 2n"ediata"ente despus de ser
revisadas, se condensa la infor"acin
para ser re"itida al E#ecutivo$
!6 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA CONTABILI;ACION DE LAS NCMINAS
a< El %eparta"ento de 3ecursos
Ju"anos env*a al departa"ento de
infor"(tica$
b< Duego se revisa la infor"acin para la
contabilidad co"parando con los
soportes$
c< -e contabilia la no"ina ! los aportes
patronales$
d< -e generan en %isquete con el Arc+ivo
TMT$
e< -e re"ite al %eparta"ento de
3ecursos Ju"anos para ser llevados
al banco$
!E NORMA DE PROCEDIMIENTO PARA EL
AJUSTES PRESUPUESTARIOS O
CONTABLES
Do +ace el #efe del %eparta"ento de
2nfor"(tica para un "e#or registro ! control,
siendo facultativo del funcionario a cargo de
este %eparta"ento$
41