FORMACIN INTRODUCCIN A NAVISION

NAVISION COMO SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO.

QU ES NAVISION?
Sistema de gestin integrado: Engloba la totalidad de la informacin de la empresa, es
por ello que se divide en mdulos que diferencian las caractersticas de la empresa y de
sus reas funcionales, tal y como se observa en el panel de exploracin.

Como se podr ver ms adelante, todos los mdulos tienen asociada su propia
configuracin. ise!o tipo "indo#s donde se puede acceder a la informacin de forma
bastante intuitiva.
Mdulos:
$
%estin financiera: &oda la contabilidad de la empresa. 'lan de cuentas, grupos
contables, registro de ()*...
Cartera: &odo lo relacionado con los bancos. +emesas, informes, cobros y pagos...
)entas y mar,eting: Clientes, pedidos de venta, ofertas, facturas...
Compras: 'roductos, proveedores, pedidos de compra...
istribucin: 'ropuestas de reposicin, devolucin...
*lmac-n: 'lanificacin de envos, rdenes de distribucin, ubicaciones de los diferentes
productos....
.abricacin: ise!o de los productos y sus familias, planificaciones de fabricacin...
'lanificacin de recursos: por +ecursos se entiende toda persona fsica, desde este
mdulo se establecen las familias de los mismos, los partes de traba/o, sus
capacidades...
Servicio: &odo lo relacionado con los productos que requieren un servicio por parte de
la empresa, as como los contratos de servicio.
+ecursos 0umanos: Empleados de la empresa, registro de las ausencias, contratos de
cada uno, informes personali1ados...
*dministracin: 2o relacionado con la configuracin del sistema en s. esde aqu se
configura el resto de la configuracin.
'royectos: Clientes, ofertas, planificacin de los mismos...
(nmobiliarias y promociones: *rrendamientos, promociones, suelo...
Servicio 'ostventa: (ncidencias y procesamiento de las mismas. Sera como un smil de
servicios pero en este caso para las promotora.
&esorera: 'resupuestos de tesorera, previsiones 3disponible banco4....
*naltica de costes: Seguimiento de los costes a menor escala que un plan de
contabilidad. Sirve para repartir los costes indirectos de mi empresa, para saber lo q
gano en una lnea determinada 3restando los costes4.
ocumentos: 'lantillas gen-ricas. 5atri,s, para ad/untar los documentos
*ccesos directos: Configurable seg6n el usuario. *qu se puede establecer el acceso que
se desee 3smil escritorio del ordenador4.
&odos estos mdulos son modificables, es decir, que se pueden ocultar, mostrar, ordenar
y crear accesos directos personificados. *6n cuando los usuarios comparten la misma
base de datos, -sta puede ser percibida de forma totalmente diferente por cada uno de
ellos. &ambi-n es muy 6til en 0erramientas el 7avigation 'ane esigner, como se
puede observar cuando est activado se muestran las flec8itas en el panel y a partir de
9
aqu pinc8ando con el botn derec8o se /uega con las modificaciones pertinentes. Se
puede crear una empresa, copiarle tablas y ob/etos...si se desea guardar los cambios
reali1ados se le da a aceptar cuando nos da la opcin de compilar, si no, se cierra todo
en )entanaCerrar todo.
estacar que la informacin es compartida, es decir, que varios usuarios tienen acceso a
la misma informacin al mismo tiempo. En caso de que dos usuarios est-n traba/ando
sobre la misma informacin prevalece la modificacin del primero que realice el
registro, al siguiente le aparecer un mensa/e de aviso al salir del registro para que
vuelva a introducir la informacin cambiada. 'or e/emplo, si dos usuarios estn
traba/ando sobre el mismo pedido de venta y uno registra parte del pedido, el segundo
no podr registrar el mismo en su totalidad.
2. INTRODUCCIN A LA BASE DE DATOS
QU ES UNA BASE DE DATOS?
Es una coleccin de arc8ivos interrelacionados. El contenido de una base de datos
engloba a la informacin concerniente 3almacenadas en arc8ivos4 de una organi1acin,
de tal manera que los datos est-n disponibles para los usuarios. :na de las finalidades
de la base de datos es eliminar la redundancia o al menos minimi1arla.
En 7*)(S(;7 los programas y la informacin estn almacenados en el arc8ivo de la
base de datos, a diferencia de los programas tradicionales en donde la informacin est
almacenada en arc8ivos independientes. :na forma grfica de explicarlo sera la
siguiente:
NAVISION:
Contiene (nformacin.
<
'rogramas tradicionales 5icrosoft =ussines Solutions 7avision
Componentes ;b/etos.
2os cinco ob/etos que componen 7avision se pueden observar desde el ;b/ect esigner
y son: 3mostrar el Object Designer4
&ablas: Se usan para almacenar toda la informacin de la base de datos. 2a tabla es
la pie1a fundamental para usar cualquier ob/etos de 7avision. Es la forma ms
general de disponer de la informacin.
.ormularios: Contienen la informacin de las tablas ordenada de una forma 6til y
familiar. Se usan para acceder a la informacin de las tablas.
+eports 3informes4: 'resenta la informacin resumida de lo que queramos con la
posibilidad de imprimirla a/ustndola a lo que queramos.
ataports: 'ara importar y exportar informacin desde y 8acia otros programas.
3Excel, por e/emplo4
Codeunits: Contiene funciones generales que no estn directamente asociadas con
alguno de los ob/etos de la aplicacin. Son para e/ecutar, por e/emplo, >?9$@$A sirve
para iniciali1ar la empresa. Es donde figura la programacin de 7avision.
@
Se pueden ver en forma de lista y de fic8a y estn relacionadas entre s, de modo que se
puede acceder de uno a otro. 'or e/emplo, nos metemos en la fic8a de cualquier cliente
y desde all podemos acceder a la tabla de los movimientos del mismo e incluso al
movimiento en s detallado. 3VentasClientes. Clientes Movimientos, pinchar uno y
movimientos detallados.4
(ncluso las tablas arrastran los datos seg6n los necesitemos, facilitando el no tener que
introducirlo de nuevo cada ve1 que nos 8aga falta. Si nos vamos a un pedido de venta,
en funcin de lo que seleccionemos, producto, activo, recurso..., ya nos relaciona el
sistema con la tabla del producto, activo, recurso... (Procesamiento de
pedidosPedido, seleccionar producto y nos lleva al maestro de productos).
e la misma manera tambi-n existe relacin entre los diferentes registros3por registro se
puede entender cualquier movimiento guardado en el sistema4, cuando se registra un
movimiento, la informacin tambi-n se almacena en tablas y todas las tablas
relacionadas con ellas se actuali1an. 'or e/emplo, en una factura, al introducir en las
lneas un producto se me copia el precio desde la fic8a del producto. *simismo, al
B
introducir un asiento contable, los movimientos se me actuali1an llevndolos al plan de
cuentas.
&ambi-n se puede obtener una lista de todos los clientes desde cualquier lugar de la
ventana fic8a cliente:
=otn lista
.B
=otn Cliente 2ista.
'or otro lado, en las tablas tenemos:
Campos: :nidad ms peque!a de informacin en la base de datos. %eneralmente
almacena informacin como un nombre, un n6mero.., tiene las mismas
caractersticas especficas en funcin de lo que se trate el campo, esto es lo que
determina el tipo de texto que tenemos que introducir. 3nse!ar un campo4
+egistros: Coleccin de campos de igual o de diferentes tipos.
*rc8ivos: Coleccin de registros almacenados siguiendo una estructura
8omog-nea.
entro de los campos existen los marcados con los denominados *ssist =utton, la
funcionalidad que ofrecen es que facilitan la consulta, la obtencin de detalles, el
despliegue y la edicin. 2os campos pueden ir acompa!ados de uno de los smbolos
para indicar que existe determinada informacin de segundo plano.
Diferentes tipos de Assist Buttons.
esplegables: El smbolo correspondiente es una flec8a 8acia aba/o. (ndica una
lista fi/a de las opciones disponibles del campo. eber seleccionarse una de las
opciones.
Consultas: El smbolo de consultas es una flec8a 8acia arriba. Es un acceso directo de
una tabla a otra
C
Campos calculados: El smbolo correspondiente es: . *parecen en gris, y que el
usuario no puede modificar. &ambi-n se llaman .lo# .ields. Estos campos son muy
importantes ya que reali1an el clculo a tiempo real a medida que se reali1a alg6n
movimiento. Existen dos funciones especiales asociadas a los .lo# .ields:
'ara ver los movimientos sobre los que se reali1a el clculo
'ara filtrar informacin
En la fic8a cliente, por e/emplo, al desplegar, te lleva a los movimientos detallados:
:na ve1 que estamos en esta pantalla se podrn establecer los filtros pertinentes. Da que
estamos en los movimientos de los clientes aprovec8ar para decir que tambi-n se
pueden mostrar y ocultar columnas, o bien con el botn derec8o del ratn o en
)er5ostrar columna. Como se 8abr podido observar es muy cmodo ampliar las
descripciones arrastrando los campos grises 8acia aba/o.
Cabe destacar que al traba/ar sobre una base de datos la informacin queda guardada al
momento. :na ve1 introducido algo en un campo se guarda en el programa en cuanto se
abandona el campo 3no es necesario salirse de la pantalla4. En las ventanas en las que
aparece el botn aceptar 8ay que darle, debido a que esa ventana desencadenar una
accin.
>
FUNCIN NAVEGAR
* menudo, se muestra una lista larga en pantalla y se desea encontrar informacin
especfica al instante. 'ara ello, puede utili1ar la caracterstica 7avegar. 2a
caracterstica 7avegar permite al usuario ver los detalles de un movimiento registrado.
'or e/emplo, se puede utili1ar esta caracterstica para ver el n6mero de movimientos
creados al registrar un documento.
2a caracterstica 7avegar recorre todas las tablas de la base de datos para buscar
movimientos de documentos que cumplan los criterios de b6squeda introducidos.
Se puede acceder a la ventana 7avegar de dos formas distintas:
esde el men6 de la mayora de las reas de la aplicacin. 3Verlo en el men"4
esde todas las ventanas de movimientos y las ventanas que contienen
documentos registrados 3envos, facturas, etc.4.
Como podemos observar se trata de un proceso cclico, es decir q me relaciona una
cosa con la otra.
E
3. INTERFAZ GRFICA DEL USUARIO
A) BARRA DE TITULO
En la parte superior de la pantalla se encuentra la barra de titulo, en color a1ul. Es una
barra meramente informativa, donde figura el nombre de la empresa sobre la que se est
traba/ando y los botones para cerrar, minimi1ar y maximi1ar la aplicacin.
B) BARRA DE MEN
Esta barra resulta ms operativa, con gran cantidad de funcionalidades en los distintos
men6s:
Archivo:
*l desplegar el men6 arc8ivo, nos encontramos con dos conceptos importantes: base de
datos y empresa, antes de empe1ar a 8ablar de cada uno de ellos debera quedar clara la
diferencia entre ambos.
2a =ase de atos es un fic8ero que incluye gran cantidad de informacin, sin embargo,
empresas distintas pueden compartir una misma base de datos.
Enviar
A
EMPRESA
ABC
EMPRESA
PRUEBAS
BASE DE DATOS
F)incular a accesos directos: 'odremos crear un acceso directo de cualquier
parte del men6 en la que nos encontremos. (#s$, si el usuario se encuentra en la
%icha del cliente podr& vincularla al modulo de accesos directos).
F)incular al escritorio: El usuario podr crear un acceso directo a la parte de la
aplicacin que desee en el escritorio de su 'C.
F)incular por correo electrnico:
Edicin:
En esta seccin del men6 podremos seleccionar, marcar, desmarcar, copiar y pegar
informacin.
Ver:
&iene el mismo contenido que la barra de 8erramientasG -sta 6ltima contiene iconos de
fcil identificacin para un mane/o de la aplicacin ms eficiente, explicaremos su
contenido ms adelante.
Herramientas:
Fecha de trabao: *qu se podr modificar la fec8a de traba/o. El sistema suele
proponer como fec8a de traba/o la actual.
Idioma: 'ermite cambiar el idioma de la aplicacin aunque los datos introducidos
se mantendrn en el idioma original.
Obet Desi!ner: ya explicado anteriormenteH
Desi!n: es una 8erramienta muy 6til para dise!ar el contenido estndar a gusto del
usuario.
$?
Existen m6ltiples opciones de dise!o en esta ventana as como el color de los campos,
tama!oH
&ambi-n se pueden observar las propiedades de la fic8a en cuestin como el n6mero de
tabla a la que 8ace referencia.
"oom: aporta toda la informacin posible de la pantalla se aplique.
Se!uridad: ebido a la importancia de los datos introducidos en 7avision
3registros, finan1as...4, es necesario tener la seguridad de que la informacin que se
introduce es correcta, esto se consigue con una buena configuracin al introducir la
informacin bsica. 7avision avisa si la informacin introducida es incorrecta, por
e/emplo si me falta el n6mero de factura y lo tengo configurado como obligatorio, o
si se me olvida introducir un proveedor...
&ambi-n es necesario tener la seguridad de que la informacin no se va a perder y
evitar su inadecuado uso. 2a informacin introducida se guarda automticamente en
la base de datos, de forma que si se va la lu1 o 8ay un fallo en la red la informacin
no se pierde. e todas formas si el movimiento no 8a sido completado no se guarda.

&odos 3permite acceso a las funciones ms bsicas de 7avision4
Ventana:
$$
En esta seccin del men6 se podr cerrar toda la aplicacin u organi1ar los iconos.
? Ayuda:
=ussines Solutions 7avision contiene un fic8ero de ayuda, que puede asistir al usuario
en cualquier parte de la aplicacin presionando .$ para obtener una ayuda concreta o
desde la barra de men6 buscar el tema que le interese al usuario.
El uso de las teclas de funcin puede facilitar muc8o el traba/o en *mbicin, de forma
rpida se puede acceder a funciones que aporta la aplicacin. En el men6 ayuda
podremos encontrar el resumen de teclas de funcin.
'odremos encontrar las teclas de funcin a las que se accede con 5ayus.
&ambi-n podremos encontrar las funciones a las que se accede mediante el uso de la
tecla ctrl.
$9
C) BARRA DE HERRAMIENTAS:
'roporciona acceso a las mismas funciones de la barra de men6s de uso frecuente /unto
con otras dos funciones adicionales: 5en6 principal y lista.
'ara modificar u ocultar esta barra, se podr reali1ar accediendo a la barra de men6 )er,
=arra de 8erramientas.
Buscar:
:tilice esta ventana para buscar datos en un campo concreto, ventana por ventana.
&ambi-n puede reempla1ar el texto encontrado por cualquier otro dato.
Este valor le permite activar la utilidad de b6squeda rpida. 'uede buscar una entrada en
un campo no modificable si escribe una letra o un n6mero. &ambi-n puede escribir el
nombre completo del elemento que busca. Cuando escribe una letra o un n6mero, se
abre automticamente la ventana =uscar y la primera fila que coincide con lo que 8a
escrito se convierte en la fila activa.
En esta barra se incluyen dos grupos de botones muy 6tiles en 7avision:
Exploracin:
Ficha#$ista: Se puede acceder a la informacin en formato fic8a o en formato lista
de datos. *s, el botn 2ista, muestra una lista de todos los movimientos de la tabla
actual.
Ordenar: 'ermite seleccionar las diversas claves de ordenacin que se 8ayan
definido para la tabla actual.
Se podr ordenar una lista de datos por los distintos campos que propone el sistema.
$<
.iltro Exploracin
2os botones 'rimero, *nterior, Siguiente y Iltimo permiten despla1arse rpidamente
por registros, fic8as o lneas.
Mostrar primero: 5ostrar el primer registro de un con/unto de datos.
Mostrar anterior: 5uestra el registro anterior al que estbamos situados.
Mostrar si!uiente: 5uestra el registro siguiente al que estbamos situados.
Mostrar %ltimo: 5ostrar el ultimo registro de un con/unto de datos.
Filtro:
Mostrar todos:
'ermite ver toda la informacin sin filtrar.
Filtro de campo:
El usuario puede filtrar el contenido de una tabla mediante el uso de este filtro.
Seleccionado el campo por el que se desee filtrar la informacin.
Filtro de tabla:
Se utili1a cuando interesa filtrar por ms de un campo a la ve1.
jemplo' (e desea saber de las cuentas de clientes cual tiene un importe en el debe
mayor )ue *++,+++ .
Flo& Filter:
Sobre campos calculados. Limita el contenido de los campos que
muestran cantidades que el sistema calcula a partir de las entradas
$@
de otras tablas. Comprobar en la barra de estado (barra gris en la
parte inferior de la pantalla) si existen fltros aplicados (fltro).
jemplo, aplicar un %iltro %echa en el saldo periodo de la cuenta de variaci,n de
e-istencias en el plan de cuentas.
'riterios de filtros:
Si!nificado ()presin de
eemplo
*e!istros mostrados
(gual a <>> *J:2 76mero <>> 2os que tengan el cdigo *J:2,
por e/emplo, el cdigo de almac-n *J:2
(ntervalo $$??..9$?? ..9B?
? ..<$ $9 ?? 'E..
76meros $$?? a 9$?? 0asta e incluyendo 9B??
.ec8as 8asta e incluyendo <$ $9 ?? (nformacin
para el periodo contable E y posteriores
;Ko bien $9??L$<?? 2os que tengan el n6mero $9?? o $<??
5etodologa M9???NO$??? 76meros menores que 9??? y mayores que
$???. El smbolo PNP no puede utili1arse por s
mismo con n6meros, ya que ning6n registro
puede tener dos n6meros.
iferente de MO? &odos los n6meros excepto ?
5ayor que O$9?? 76meros mayores que $9??
5ayor que o
igual a
OQ$9?? 76meros mayores que o iguales a $9??
5enor que M$9?? 76meros menores que $9??
5enor que o
igual a
MQ$9?? 76meros menores que o iguales a $9??
76mero
indefinido de
caracteres
desconocidos
RCoR RCo CoR &extos que contienen PCoP &extos que terminan
con PCoP &extos que empie1an por PCoP
:n carcter
desconocido
0ansSn &extos como 0ansen o 0anson
Calcular antes
del resto
<?L3OQ$?NMQ9?4 2os que tengan el numero <?T con un n6mero de
$? a 9? 3el resultado del calculo entre par-ntesis4
;mitir
may6sculas o
min6sculas 3se
permiten
ambas4
Ualmac-n &extos como *25*CE7, almac-n o *lmac-n
$B
D) BARRA DE ESTADO
5uestra el nombre completo y el contenido del campo activo, la fec8a de traba/o, el (d.
de usuario, los filtros activos y el modo insertar 3(7S4Ksobrescribir 3S;=4.
E) REA DE TRABAJO
5uestra la ventana de la aplicacin en la que reali1ar su traba/o.
$C
4. GESTION DE LA BASE DE DATOS
Iniciar + salir de Na,ision:
(nicio, 'rogramas, 7avision: en este momento aparece una ventana que muestra el
copyrig8t del programa y el propietario de la copia.
2a ventana aplicacin aparecer sin men6 principal si existe traba/o en red con otros
usuarios, existe un administrador del sistema y aparecer.
:na ve1 se 8a entrado en la ventana de la aplicacin, el siguiente paso es seleccionar
una empresa, y aceptando, se accede al men6 principal.
'ara salir de 7avision.
F Cerrar la ventana activa:
ESC
Ctrl. V .@
oble clic en el botn de la esquina superior dc8a. de la ventana
F &odo el programa: *rc8ivoKCerrar
*lt V .@: se cierra todo 7avision
F Cerrar todas las ventanas: )entanaKCerrar todo.
F Cerrar la empresa: *rc8ivoKEmpresaKCerrar.
F Cerrar la base de datos: *rc8ivoKbase de datosKCerrar.
AB*I* BAS( D( DA-OS
esde el men6 *rc8ivo, =ase de atos, *brir.
(ndicamos la ruta de donde se encuentre la base de datos y aceptamos.
$>
OTRAS FUNCIONALIDADES
.so de frmulas de fechas en Na,ision
(ntroduccin parcial de datos
F Si la fec8a de traba/o es <?K?<K?B,si yo pongo slo $C, el sistema lo interpreta como
$CK?<K?B.
F 7avision es compatible con el rango de fec8as de "indo#s
F a de la semana y n6mero de la semanaG 2un9B
F Si la fec8a de traba/o es <?K?<K?B, el lunes de la semana 9B ser: 9?K?CK?B.
.so del teclado
Es ms sencillo traba/ar en 7avision con el teclado que con el ratn, por este motivo se
puede acceder con el teclado a todo el men6 de 8erramientas:
(mprimir: Ctrl. V '
Cortar: Ctrl. V W
Copiar: Ctrl. V C
'egar: Ctrl. V )
es8acer: Ctrl. V J
(nsertar: .<
Eliminar: .@
=uscar: Ctrl. V =
.iltro de campo: .>
.iltro de tabla: Ctrl. V .>
.lo# .ilter: 5ay6s V .>
5ostrar todos: 5ay6s. V Ctrl. V .>
;rdenar: 5ay6s. V .>
(nformacin del cursor
'untero: Estado normal
+elo/ de arena: Est procesando el sistema
5ano: 'ara despla1ar una columna
entro de una tabla: .lec8as para aumentar el tama!o de las lneas, las columnas, la
tabla en general.
Crono visiones
'odemos ver la informacin en las tablas seg6n el perodo de fec8as que queramos.
Vista pr!i"i#ar
'ermite ver el informe antes de enviarlo, ver cmo va a quedar.
esde esta pantalla, podemos:
$E
F 'asar de unas pginas a otras.
F )er el informe en pginas dobles
F *umentar o reducir el tama!o.
esde esta pantalla tenemos la opcin de imprimir.
F (mprimir
F %uardar como 0&52
Es de utilidad cuando guardamos el resultado de un informe, y lo queremos enviar a un
cliente.
'or e/emplo: (nformes K plan de cuentas K guardar como
F Enviar
&enemos varias opciones:
F )incular accesos directos
F )incular al escritorio
F )incular por correo electrnico
F (nforme por eFmail
F Iltimas empresas utili1adas
F Salir: ; bien pinc8amos en salir o bien le damos a *2&V.@
$A