Mdulo 3

Unidad 4
Lectura 11

La Comunicacin







Materia: Administracin
Profesor: Lic. Nury Ruiz

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Unidad 4: Direccin (Cont.)

4.3 Comunicacin
La comunicacin es la transferencia de informacin entre el emisor y el
receptor, asegurndose de que este ltimo comprenda.

Funcin de la comunicacin en las
organizaciones
Pese a lo relativamente nuevo de las investigaciones en relacin a la
comunicacin en las organizaciones, sta es una materia que en pocos aos
ha despertado un gran inters por parte de los estudiosos de las
organizaciones, empresarios y gerentes interesados en "mejorar" los
procesos de produccin laboral, y en general para todos aquellos que de una
u otra manera, en su actividad cotidiana, ejercitan la comunicacin
(directores de organizaciones, coordinadores, supervisores, facilitadores y
participantes) como factor fundamental de sus relaciones interpersonales.
La comunicacin es el medio gracias al cual se unifica la actividad
organizada. Se puede considerar, adems a la comunicacin como el
insumo del sistema social de la organizacin. Es el medio a travs del cual
se modifica la conducta, se realiza el cambio, se hace til la informacin
para el logro de los objetivos.

El propsito de la comunicacin es que el administrador, que desarrolla sus
habilidades y que ejerce las funciones (planifica, organiza, integra al
personal, dirige y controla), se comunique con el ambiente interno (cliente
interno, el personal de la estructura) y con el ambiente externo (clientes,
proveedores, accionistas, gobiernos, comunidad en general, etc.)



Bibliografa Bsica
Recuerde que para
alcanzar los objetivos de
esta unidad usted deber
revisar en profundidad los
temas del programa en la
bibliografa obligatoria.
Los temas abordados en
esta lectura son
presentados en el Cap. 17
de Koontz, H. &
Weihrich, H. (2004)

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Proceso de comunicacin

El mensaje o los mensajes se transmiten siempre de la misma manera,
basndose en los mismos elementos del proceso los cuales son:

El emisor:
Elemento que genera la informacin y dirige todo su proceso.

El canal:
Por donde discurre la informacin.

El cdigo usado para la transmisin:
Palabras o expresiones corporales comprendidas inicialmente de la misma
manera por todos los usuarios.

El receptor:
Elemento que recibe la informacin e intenta comprender su significado.

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PROCESO DE COMUNICACIN
Quin
Emisor
Qu dice
Cdigo
En qu forma
Canal
Quin
Receptor
Con qu efecto
Informacin de retorno o
Retroalimentacin


Comunicacin efectiva

Se puede considerar que una comunicacin es efectiva cuando existe
coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal escogiendo el momento, las
palabras y la actitud apropiada.
El mensaje que se desea comunicar ha de llegar a la persona o grupos
considerados apropiados para recibirlos y seguidamente se produzca el
cambio de conducta esperado en el receptor.

Los principales requisitos de la comunicacin efectiva son los
siguientes:

Claridad:
La comunicacin debe ser clara, para ello el lenguaje en que se
exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para
quien va dirigida.

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Integridad:
La comunicacin debe servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la
cooperacin necesaria para la realizacin de objetivos.

Aprovechamiento de la organizacin informal:
La comunicacin es ms efectiva cuando la administracin utiliza
la organizacin informal para suplir canales de informacin
formal.

Equilibrio:
Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de
comunicacin para quienes resulten afectados.

Moderacin:
La comunicacin ha de ser la estrictamente necesaria y lo ms
concisa posible, ya que el exceso de informacin puede ocasionar
burocracia e ineficiencia.
Difusin:
Preferentemente toda la comunicacin formal de la empresa debe
efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los canales
estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario.

Evaluacin:
Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y
perfeccionarse peridicamente.

Barreras de la comunicacin

La comunicacin en ocasiones resulta algo dificultosa que se lleve a cabo,
debido a que existen inconvenientes que hacen que esta no llegue a ser
totalmente eficaz.
Las principales barreras son las siguientes:

1. Psicolgicas:
Emociones.

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Valores.
Hbitos de conducta.
Percepciones.
2. Fsicas:
Ruidos.
3. Semntica:
Smbolos (palabras, imgenes, acciones) con distintos significados.
4. Otros:
Interrumpir.
Cambiar de tema.
No escuchar.
Interpretaciones.
Responder a una pregunta con otra pregunta.
Rotulaciones.
Desconfianza, amenaza o temor.

Clasificacin general de la Comunicacin

Existen varias clasificaciones de la comunicacin, las cuales se citan
posteriormente.
La comunicacin se clasifica en directa o indirecta, interpersonal o
colectiva.
Es directa cuando se efecta sin intermediario de un emisor a un
receptor, un dialogo, un conferencista en el auditorio, etc.

Es indirecta cuando se dan contactos inmediatos entre emisor y
receptor y se interpone un intermediario; un documento, un
escrito, un casete, etc.

En la comunicacin humana distinguimos varias modalidades en funcin
de la cantidad de personas que intervienen en el acto comunicacional. As
hablaremos de:

Comunicacin intrapersonal: cuando se trata de una
comunicacin del hombre con s mismo.

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Comunicacin interpersonal: Cuando nos referimos a una

comunicacin dentro de un grupo.
Comunicacin intergrupal: cuando se establece entre dos o
ms grupos.

Existen diferentes razones por las que podemos clasificar los diversos tipos
de comunicacin, estos son los siguientes:

Por razn de los canales que sigue la comunicacin y su contenido se
puede dividir en:

Formal: Se origina en la estructura formal de la organizacin y
fluye a travs de los canales organizacionales. Lleva un contenido
querido y ordenado por la empresa (correspondencia,
instructivos, manuales, etc.).
Informal: Surge de los grupos informales de la organizacin y no
sigue los canales formales aunque se puede referir a la
organizacin, este tipo de comunicacin es de gran importancia,
ya que por su caracterstica puede llegar a influir ms que la
comunicacin formal (comentarios, chismes, rumores, opiniones,
etc.)

Por razn del receptor pueden ser:

1. Individual: Cuando va dirigida a una persona en concreto.
2. Genrica: Cuando va dirigida a un grupo sin precisar
nombres de personas.

Por razn de la obligatoriedad que se espera en la respuesta:

1. Imperativa: Exige una respuesta precisa.
2. Exhortativa: Espera una accin sin imponerla
obligatoriamente.
3. Informativa: Simplemente comunica algo, sin sealar
nada que se espere, al menos en un plazo inmediato.

Por razn de su forma de ser:

Oral. Es el tipo de comunicacin en la que el emisor y receptor se
encuentran en simultneo. La ventaja es que existe una
retroalimentacin inmediata. Permite aclarar dudas. Puede ser

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costosa y puede demorarse mucho en el proceso de decisin (por

ejemplo en las reuniones de consorcio).
Escrita. Es la que ofrece mayor respaldo. Se puede utilizar como
prueba, porque est el documento que respalda la informacin.
Desventaja: se puede malinterpretar por la redaccin y no ofrece
retroalimentacin inmediata.
Gestual o no verbal. Expresiones corporales o faciales que
apoyan a la oral.

Por su sentido: Flujo de la comunicacin

Vertical: Cuando fluye de un nivel administrativo superior a
uno inferior: "ordenes o instrucciones" o viceversa "quejas,
reportes, sugerencias".
Horizontal: Se da en niveles jerrquicos semejantes:
"memoranda, circulares, juntas, etc."
Diagonal o cruzada: cuando fluye de un nivel superior a otro
inferior de distinta lnea de autoridad.


HORIZONTAL
VERTICAL:
ASCENDENTE - DESCENDENTE
CRUZADA
FLUJO DE LA
COMUNICACIN

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Bibliografa Lectura 11
Koontz, H. & Weihrich, H. (2004) Administracin: Una perspectiva
global (12. Ed. En espaol) Mxico: McGraw Hill.



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