Coordenadoria de Fiscalizao e Controle TCNICA DE AUDITORIA BENCHMARKING 2000 2 Tcnica de Auditoria: Benchmarking Tribunal de Contas da Unio Internet: http://www.tcu.gov.br SAFS Lt. 01 CEP: 70.042-900 - Braslia (DF) Secretria-Geral de Controle Externo: Rosngela Paniago Curado Fleury Coordenador de Fiscalizao e Controle: Jos Moacir Cardoso da Costa Diretor da 2 Diviso Tcnica: Paulo Roberto Pinheiro Dias Pereira Analistas de Finanas e Controle Externo - rea de Controle Externo: Carlos Alexandre Amorim Rocha Carmen Pereira Rgo Meireles Glria Maria Merola da Costa Bastos Colaboradores Projeto de Cooperao TCU/Reino Unido: Jos Carlos Lobo Menezes Luiz Akutsu Luiz Geraldo Santos Wolmer 657.63 Brasil. Tribunal de Contas da Unio. B823t Tcnicas de Auditoria: Benchmarking - Braslia : TCU, Coordenadoria de Fiscalizao e Controle, 2000. 26 p. 1. TCU - Tcni cas de Audi tori a: Benchmarking (2000) I. Ttulo. Ficha Catalogrfica elaborada pela Diviso de Documentao do TCU. 3 Tcnica de Auditoria: Benchmarking APRESENTAO Este documento tcni co produto das ati vi dades desenvolvidas no mbito do Projeto de Cooperao Tcnica TCU- Reino Unido. Na sua elaborao, a Coordenadoria de Fiscalizao e Controle contou com a colaborao dos analistas participantes do Projeto e com o apoio tcnico da KPMG, empresa contratada pelo Governo Britnico para prestar consultoria ao TCU na rea de auditoria de desempenho. A tcnica aqui apresentada, benchmarking, foi testada com sucesso durante a realizao das auditorias-piloto realizadas em 1998 e 1999 e complementa informaes contidas no Manual de Auditoria de Desempenho do TCU. Os trs primeiros itens desse documento tratam das caractersticas bsicas da tcnica de benchmarking e sua aplicao nos trabalhos de auditoria de desempenho. No item quatro so apresentados os trs tipos de benchmarking organizacional, de desempenho e de processo e discutida a sua aplicao em trabalhos de auditoria de desempenho. Relevante registrar, por fim, os agradecimentos a todos os dirigentes e servidores que participaram da elaborao deste instrumento, por terem empregado o melhor de seu trabalho em mais uma iniciativa de grande importncia para o controle externo. ROSNGELA PANIAGO FLEURY Secretria-Geral de Controle Externo 5 Tcnica de Auditoria: Benchmarking SUMRIO 1. INTRODUO................................................................................... 7 2. ALGUMAS QUESTES QUE PODEM SER LEVANTADAS PELA TCNICA ..................................................................................... 7 3. APLICAO DO BENCHMARKING NOS TRABALHOS DE AUDITORIA............................................................ 7 4. TIPOS DE BENCHMARKING............................................................ 8 4.1. BENCHMARKING ORGANIZACIONAL .................................... 10 4.2. BENCHMARKING DE DESEMPENHO ....................................... 12 4.3. BENCHMARKING DE PROCESSO.............................................. 16 5. REFERNCIAS ................................................................................ 26 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 CARACTERSTICAS DOS TRS TIPOS DE BENCHMARKING ................................................................................ 9 FIGURA 2 VRIOS NVEIS DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE CONTEXTO DE UMA AUDITORIA..................... 21 7 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 1. INTRODUO O benchmarking pode ser definido como uma tcnica voltada para a identificao e implementao de boas prticas de gesto. Seu propsito determinar, mediante comparaes de desempenho e de boas prticas, se possvel aperfeioar o trabalho desenvolvido em uma organizao. O benchmarking pode ajudar na identificao de oportunidades de melhorar a eficincia e proporcionar economia. 2. ALGUMAS QUESTES QUE PODEM SER LEVANTADAS PELA TCNICA O que os outros esto fazendo? Como estamos em relao a outras instituies similares? Como somos avaliados pelos nossos usurios? Em que precisamos melhorar? Haver um meio melhor de realizar o que fazemos? Como podemos monitorar nosso progresso? 3. APLICAO DO BENCHMARKING NOS TRABALHOS DE AUDITORIA A consulta a organizaes, tanto no setor pblico quanto na iniciativa privada, nacionais ou estrangeiras, que desempenham as mesmas funes que a instituio ou rgo auditado, pode gerar idias teis para o aperfeioamento do desempenho. Nesse sentido, o benchmarking pode servir como tcnica de diagnstico, a partir de uma comparao pontual que permita a definio de reas a serem analisadas em maior profundidade, ou ao longo de um perodo, com vistas ao acompanhamento da evoluo do desempenho. 8 Tcnica de Auditoria: Benchmarking O desempenho de unidades operacionais que desenvolvam as mesmas atividades pode ser medido comparando-se, por exemplo, escolas, hospitais e presdios. Essas comparaes devem focar os diferentes recursos empregados na produo de uma unidade de produto padro, identificando as variveis mais significativas. Alm disso, o benchmarking pode ser til para reforar as concluses dos trabalhos de auditoria ou para averiguar se o rgo ou programa auditado est ou no desenvolvendo um bom trabalho. No caso de o Benchmarking j estar sendo desenvolvido pelo rgo auditado, ser necessrio verificar se esta tcnica est sendo executada de maneira apropriada. 4. TIPOS DE BENCHMARKING Benchmarking organizacional a comparao de uma organizao com outras similares do setor pblico ou privado, nacionais ou internacionais, com o objetivo de identificar boas prticas. Benchmarking de desempenho a comparao feita por meio da utilizao de uma srie de padres e de indicadores de desempenho. Normal mente esses i ndi cadores esto relacionados aos aspectos da produtividade, da utilizao de recursos, dos custos unitrios e, quando possvel, da qualidade do servio. Benchmarking de processo a comparao de processos organizacionais, incluindo comparaes quantitativas e qualitativas. Pode ser externo, entre organizaes, ou interno, comparando setores dentro de uma mesma organizao. 9 Tcnica de Auditoria: Benchmarking IMPORTANTE: Antes de se decidir sobre o uso do benchmarking nos trabalhos de auditoria, deve-se considerar vrios aspectos. Durante a fase de levantamento de auditoria, a utilizao dessa tcnica deve ser cuidadosamente explicada s organizaes a serem auditadas, antes de ser utilizada. No caso de estudos multi- organizacionais, as equipes de auditoria devem preocupar-se em obter o aval das diversas instituies envolvidas. FIGURA 1- CARACTERSTICA DOS TRS TIPOS DE BENCHMARKING Benchmarking organizacional Estrutura organizacional Estratgias (compras, recursos humanos, etc) Diferentes abordagens para soluo de problemas, prestao de servios, etc Gera novas idias Identifica oportunidades para aperfeioamento Permite conhecer a existncia de boas prticas Contextualiza os achados do estudo Benchmarking de desempenho Indicadores quantitativos Produtividade Utilizao de recursos Custos Eficincia Qualidade Identifica diferenas significativas no desempenho, questionando sua existncia e incentivando a melhora no padro de desempenhos considerados inferiores Benchmarking de processo Procedimentos Sistemas Gerenciais Processos Administrativos Enfatiza a existncias de boas prticas Emite recomendaes sobre como os principais procedimentos devem ser melhorados de modo a alcanar patamares de excelncia Comparaes entre: Impacto 10 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 4.1. BENCHMARKING ORGANIZACIONAL O benchmarking organizacional o tipo de benchmarking mais utilizado nos trabalhos de auditoria, sendo empregado para: a) Desenvolver idias e validar metodologia a ser utilizada no trabalho de auditoria durante a fase do levantamento de auditoria, quando as questes principais do trabalho so determinadas, conveniente manter contato informal com outras organizaes, tanto no setor pblico quanto no privado, que desempenhem funo similar ao rgo auditado. O objetivo auxiliar no desenvolvimento de novas idias ou validar as premissas iniciais, antes de se realizar a auditoria; b) Servir de fonte de evidncias de auditoria as equipes de auditoria freqentemente pesquisam outras organizaes buscando identificar boas prticas e coletar evidncias para o trabalho de auditoria. O resultado das comparaes, assim como o nome das instituies consultadas, deve figurar no relatrio de auditoria e pode ser usado para ilustrar diferenas e abordagens alternativas ou para divulgar boas prticas. 4.1.1. Fatores que orientam o uso do benchmarking organizacional O benchmarking organizacional pode ser uma fonte til de evidncias e auxiliar na contextualizao dos achados de auditoria. Essa tcnica possui maior aplicabilidade quando existe outra organizao que realiza atividades similares ou relacionadas quelas da instituio auditada. Entretanto, deve-se avaliar uma srie de fatores antes de se decidir sobre a convenincia de adotar alguma forma de benchmarking organizacional, entre eles: 11 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 1) Exeqibilidade: Devem existir organizaes passveis de comparao com o rgo auditado, no setor pblico ou no setor pri vado, em mbi to naci onal ou internacional. O importante que tais comparaes sejam viveis. 2) Informaes suficientes: Determinar como os dados da base de comparao sero obtidos, se por meio de visitas, de entrevistas, de questionrios ou por telefone. Deve-se saber, de antemo, se a organizao escolhida para comparao estar preparada para fornecer as informaes requeridas. 3) Custo: Deve-se considerar o custo da realizao do trabalho de comparao, em termos de valor a ser agregado ao trabalho de auditoria. Deve-se mostrar com clareza a contribuio da tcnica utilizada para o resultado final do trabalho. 4) Apresentao: Definir a maneira como a comparao ser apresentada, se no texto do relatrio ou em forma de anexo. 5) Consultas preliminares: Consultar o rgo auditado e expor claramente a proposta de desenvolvimento do trabalho de comparao, as justificativas, o valor a ser agregado, e de que forma os resultados sero apresentados no relatrio. 6) Validao: Ao se obter informaes de terceiros ou di retamente da organi zao escol hi da para comparao, importante se assegurar de que todos os fatos relevantes tenham sido considerados. A validao dessas informaes, pela equipe de auditoria, pode ser obtida por meio da confirmao do entendi mento que a equi pe tem sobre a operacionalizao da organizao escolhida como padro de comparao. 12 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 7) Atitude positiva: Os resul tados devem ser apresentados de forma positiva, enfatizando aspectos em que a instituio auditada j faz uso de boas prticas e sugerindo outras reas em que valha a pena explorar novas abordagens. 8) Contexto: importante garantir que todas as comparaes levem em conta o contexto em que atuam as institui es. Algumas diferenas na abordagem e nos procedimentos so esperadas, entretanto, quando houver oportunidade para a instituio auditada adotar uma abordagem diferente, deve-se considerar as limitaes de ordem prtica em faz-lo, particularmente os custos envolvidos. 4.2. BENCHMARKING DE DESEMPENHO O benchmarking de desempenho envolve o uso de indicadores e de medidas de comparao de desempenho entre organizaes (ou programas) ou entre setores de uma mesma organizao. Os indicadores podem cobrir uma variedade de aspectos do desempenho, como por exemplo a produtividade, o nmero de funcionrios, o custo de produo ou de aquisio de insumos e o tempo mdio utilizado na produo de uma determinada quantidade de bens ou servios. Esse tipo de benchmarking particularmente til para a identificao de diferenas significativas de desempenho, as quais podem sugerir possibilidades de executar melhor um tipo de atividade, aumentar eficincia ou reduzir custos. Auxilia, tambm, na identificao de oportunidades de economia de recursos. As informaes necessrias ao desenvolvimento deste tipo de estudo so originrias de trs fontes: indicadores de desempenho j publicados (ou conhecidos); 13 Tcnica de Auditoria: Benchmarking informaes gerenciais disponveis internamente, mas no publicadas pelo rgo auditado; dados col etados pel a equi pe de audi tori a, especificamente voltados para os estudos de auditoria de desempenho. Independentemente da abordagem adotada, importante assegurar que os indicadores de desempenho escolhidos sejam 1 : cuidadosamente selecionados de modo a servir como um guia confivel para avaliar o desempenho; aceitveis e considerados vlidos por aquelas instituies cujo desempenho est sendo comparado. 4.2.1. Aplicao do benchmarking de desempenho Este tipo de benchmarking tem sido utilizado pelo National Audit Office 2 , com o objetivo de definir as variaes detectadas no desempenho e, em certa medida, identificar oportunidades para melhorar eficincia. H uma srie de passos que devem ser seguidos quando do uso do benchmarking de desempenho: 1 passo: Determi nar os aspectos do desempenho selecionados para comparao. 2 passo: Considerar os tipos de comparaes viveis em funo da disponibilidade e da adequao dos elementos de comparao, externos ou internos. Com relao a estes ltimos, as comparaes podem ser feitas entre atividades ou unidades operacionais. 2 Entidade de Fiscalizao Superior do Reino Unido. 1 A respeito dos indicadores de desempenho, ver tambm Tcnicas de Auditoria: Indicadores de Desempenho. 14 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 3 passo: Verificar se existem indicadores de desempenho disponveis, publicados ou no, e avaliar se so confiveis. 4 passo: Avaliar a oportunidade de coletar dados de maneira independente, no havendo indicadores disponveis, por meio de pesquisa ou amostragem. Sendo esta a abordagem escolhida, deve-se obter ajuda especializada. 5 passo: Considerar de que forma os resultados obtidos iro contribuir para o resultado do trabalho de auditoria e como devero ser apresentados. 6 passo: Explicar a aplicao do benchmarking, discutir com o auditado de que forma o benchmarking de desempenho ser usado na auditoria e obter seu comprometimento. fundamental, para se atingir os resultados esperados, que o rgo auditado esteja convencido dos valores e da validade dos indicadores escolhidos. 7 passo: Validar os achados imediatamente aps o trmino do trabalho, da seguinte maneira: discutindo os resultados com o rgo auditado e com os demais rgos escolhidos para comparao, de modo a determinar as causas das significativas variaes de desempenho, e; buscando, sempre que possvel, uma segunda opinio sobre a interpretao dos resultados, seja consultando um especialista do rgo auditado, seja um especialista independente. 8 passo: Considerar a necessidade de investigaes mais aprofundadas sobre as causas das significativas diferenas no desempenho. 9 passo: Avaliar como o desempenho pode ser melhorado. 15 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 4.2.2. Fatores que orientam o uso do benchmarking de desempenho O benchmarking de desempenho uma tcnica importante para identificar oportunidades de melhoria de eficincia e, em alguns casos, reduzir custos. Entretanto, antes de decidir-se pelo seu uso, deve-se verificar o que segue: 1) Confiabilidade: Os indicadores so precisos e confiveis. 2) Pertinncia: Esto sendo comparados elementos equivalentes, sendo esses indicadores os mais apropriados para medir o desempenho do servio ou da atividade especfica. 3) Fonte: A fonte dos dados aceita pelo rgo auditado. Alguns rgos podem questionar a confiabilidade e a relevncia da informao de desempenho coletada. Se os dados forem informao gerencial interna, pode ocorrer de o rgo auditado no concordar com a publicao. 4) Qualidade: Pode ser di fci l , no trabal ho de benchmarking de desempenho, refletir todos os aspectos da qualidade do servio prestado ou a qual i dade da gesto, ai nda que i ndi cadores quantitativos tenham amplo reconhecimento da sociedade. 5) Custos: Os custos da realizao do benchmarking de desempenho devem ser levados em conta. O valor potencial a ser agregado justifica o custo do trabalho a ser desenvol vi do. Os custos dependero da disponibilidade, volume e confiabilidade dos dados. 16 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 6) Economia financeira: possvel quantificar a economia que pode ser obtida ao elevar-se o nvel de desempenho da organizao auditada a um patamar superior. 7) Contexto: Os resultados do benchmarking de desempenho so apresentados e interpretados no relatrio de auditoria de forma contextualizada, com todas as premissas devidamente explicitadas, e que os fatores intervenientes significativos tenham sido levados em considerao. IMPORTANTE: Quanto maior o nmero de organizaes que desenvolvem ou aperfeioam indicadores para auxili-las na gesto de seus negcios, maiores sero as possibilidades de utilizao desses indicadores nos trabalhos de auditoria. No entanto, deve-se observar as peculiaridades das organizaes estudadas. 4.3. BENCHMARKING DE PROCESSO O benchmarking de processo envolve a comparao quanti tati va e qual i tati va de processos e procedi mentos organizacionais. As atividades organizacionais englobam uma variedade de funes, desde a produo de bens concesso de benefcios. Cada funo consiste numa srie de processos e sub- processos. 17 Tcnica de Auditoria: Benchmarking H duas formas de benchmarking de processo: 1) Comparaes funcionais: Seleo de um conjunto de processos (em um caso mais simples, somente um processo) e comparao com um conjunto de processos semel hantes adotados em outra organizao. O produto final pode ser a descrio de uma boa prtica, relacionada por exemplo, com servios ambulatoriais, abordando detalhadamente os processos de trabalhos de vrios hospitais. 2) Comparaes genricas: busca-se identificar boas prticas voltadas para a obteno de um determinado resultado, como por exemplo, atingir uma baixa taxa de erro no clculo de determinados benefcios. 4.3.1. Aplicao do benchmarking de processo O benchmarking de processo provavelmente a ferramenta mais efetiva, quando dados quantitativos de desempenho j tenham revelado um problema ou uma variao inexplicvel de desempenho. Essa tcnica pode ser usada nas seguintes situaes: Quando, em rgos com grande nmero de unidades locais, escritrios regionais, postos de atendimento de servi os etc, uma sri e de procedi mentos administrativos bem estabelecidos j tiver sido desenvolvida e, mesmo assim, algumas unidades forem menos eficientes. Dessa forma, o benchmarking de processo pode ajudar a identificar os aspectos dos procedi mentos exi stentes que possam estar contribuindo para essa ineficincia. Por exemplo, a mudana da seqncia de etapas importantes do processo pode, por vezes, reduzir custos. 18 Tcnica de Auditoria: Benchmarking Quando o motivo da auditoria um problema em um determinado processo de trabalho, como, por exemplo, o tempo excessivamente longo para processar uma solicitao ou conceder um benefcio. Nesses casos, o benchmarki ng de processo, por mei o de comparaes com processos similares de outras organizaes, inclusive do setor privado, pode ajudar a identificar, de maneira sistemtica, os principais fatores que causaram o aumento dos custos ou a ineficincia do sistema. Quando a auditoria examina processos padronizados, como por exempl o a gernci a de si stemas administrativos e de apoio (sistemas de telefonia, patrimnio e servios gerais). COMENTRIO: A anlise detalhada, necessria realizao do benchmarking de processo, facilita a identificao de evidncias de auditoria, que podem ser usadas para medir o impacto financeiro das melhorias recomendadas nesses trabalhos. Todavia, a quantidade de evidncia requerida em um trabalho de benchmarking depende inteiramente da complexidade e da natureza do processo sob exame. O benchmarking de processo pode ser caro e, no contexto de uma auditoria, adequado somente nos exames de processos relativamente simples. Entretanto, no curso dos trabalhos, pode haver inmeras oportunidades de ajudar o rgo auditado a identificar reas onde o benchmarking de processo possa ser usado com sucesso. 4.3.2. Fatores que orientam o uso do benchmarking de processo As equipes de auditoria devem fazer uso dessa tcnica na medida em que ela tem potencial para apontar como os processos podem ser aperfei oados. O benchmarki ng de processo freqentemente consome muito tempo e sua implementao pode ser dispendiosa porque exige um trabalho detalhado de exame e de 19 Tcnica de Auditoria: Benchmarking documentao de processos organizacionais. No desenvolvimento do benchmarking de processo devem ser observados os seguintes passos: 1) Identificar o que deve ser comparado A escolha do processo a ser comparado depender dos objetivos do estudo e da provvel economia de recursos decorrente da aplicao da tcnica. Um processo poder ser selecionado para benchmarking se: for crtico para o sucesso da organizao, para o atingimento das metas propostas, para os envolvidos no projeto e para a economia de recursos; representar uma rea potencial de problema, com desempenho insatisfatrio ou contribuindo para aumento de custos desnecessrios; for dispendioso; e apresentar melhor resultado em outras organizaes. A lista a seguir ilustra alguns dos processos que tipicamente podem ser comparados: gerncia de projetos; administrao de servios gerais; compras; concesso de benefcios, convnios e autorizaes de pagamento; arrecadao de impostos; administrao patrimonial; administrao de imveis; 20 Tcnica de Auditoria: Benchmarking administrao de recursos humanos (controle de faltas por motivo de sade, treinamentos etc.). 2) Obter o compromisso do rgo auditado O rgo auditado dever ser convencido da relevncia da aplicao da tcnica. Para isso a equipe de auditoria deve proceder da seguinte forma: demonstrar a i mportnci a do processo de benchmarking para os objetivos do trabalho de auditoria e enfatizar os benefcios para o rgo auditado; obter a aceitao do rgo auditado importante para minimizar dificuldades de acesso informao e para que o trabalho de auditoria resulte em mudanas benficas to logo seja concludo; informar os resultados de forma objetiva, evitando erros de interpretao; obter a concordncia do rgo auditado sobre a interpretao dos resultados. 3) Mapear as principais funes e processos fundamental que os processos, objeto do estudo, sejam compreendidos em profundidade, antes de se iniciar a comparao. Esse mapeamento 3 semelhante s anlises de sistemas e de documentao utilizadas em auditoria financeira. A documentao e o conhecimento dos principais processos formam a base da anlise comparativa. O mapeamento, por si s, uma tcnica poderosa para se examinar processos organizacionais. O nvel de detalhe requerido ir depender do propsito para o qual a tcnica do benchmarking estiver sendo aplicada. A profundidade do exame deve ser apenas suficiente para identificar 3 A respeito do mapeamento, ver tambm Tcnica de Auditorias: Mapa de Processo. 21 Tcnica de Auditoria: Benchmarking oportunidades de melhorias e como estas devero ser trabalhadas. Em alguns casos, pode-se obter suficiente nvel de informao a partir de um mapa no detalhado das principais atividades. Por exemplo, a seqncia de procedimentos em um ambulatrio. Os mapas de processo devem ser suficientemente detalhados para permitir comparaes significativas com outras organizaes, unidades internas ou escritrios regionais. O exame de um processo consiste em identificar os insumos, os produtos, as fases do processo e os controles associados. FIGURA 2 VRIOS NVEIS DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS NO CONTEXTO DE UMA AUDITORIA A anlise das relaes entre insumos e produtos pode ter como escopo: Nota: O nvel de detalhe requerido no mapeamento de processos deve ser o suficiente para identificar as oportunidades de melhorias e como elas devem ser desenvolvidas. 4) Identificar os parceiros de benchmarking e comparar processos O trabalho de benchmarking permite comparaes entre uma ou mais atividades. O parceiro de benchmarking uma organizao Mais detalhe Maior custo Organizaes Divises dentro das organizaes Sees dentro das divises Indivduos dentro das sees 22 Tcnica de Auditoria: Benchmarking com a qual se faz comparaes, as quais normalmente assumem uma das trs formas a seguir: Internas: as comparaes podem ser feitas com processos e produtos em reas diferentes de uma mesma organizao. Esta provavelmente a opo mais comum nos trabalhos de auditoria. Organizaes similares: as comparaes podem ser feitas com organizaes que desempenham um conjunto similar de funes. Por exemplo, comparao entre diferentes presdios. Todas as organizaes: as comparaes podem ser feitas com organizaes de diferentes setores, como por exemplo: setor pblico x setor privado. No setor industrial, alguns dos padres mais poderosos de comparao so ori undos de organi zaes consideradas bastante diferentes da empresa sob exame. As equipes de auditoria devem certificar-se de que o elemento de comparao escolhido vlido. Os elementos a serem comparados devem possuir as mesmas caractersticas bsicas, como por exemplo: restries e clientelas similares ou, ainda, padres de qualidade de servios semelhantes. Deve-se ter em mente que, quanto maior a diferena em relao aos elementos de comparao, maior a dificuldade de convencer o rgo auditado a aceitar os achados de auditoria. E ainda, quanto maior o nmero de elementos de comparao, maior o custo da auditoria. 5) Coletar dados e informaes Aps o mapeamento dos principais processos e da confirmao da escolha dos elementos de comparao, o prximo passo a coleta mais detalhada de informaes. A coleta de dados pode ser feita em entidades que catalogam dados de desempenho 23 Tcnica de Auditoria: Benchmarking de um setor (agncias, sindicatos, conselhos, etc) ou de forma independente. Se realizada de forma independente, pela equipe, requer um modelo estruturado, incluindo visitas de campo, entrevistas e questionrios de pesquisa. A equipe de auditoria deve estar atenta para o que se segue: ponto de referncia da comparao o mapa de processo e como os di versos el ementos de comparao se diferenciam dele; a informao deve ser coletada de forma consistente e deve ser validada, junto ao rgo auditado, de maneira a assegurar o entendimento claro dos processos e de cada um dos el ementos de comparao. 6) Apontar as diferenas do desempenho atual Esta a fase de anlise, em que se torna necessrio verificar em que medida a organizao que est sendo comparada est acima ou abaixo dos demais elementos de comparao. Com base nessa anlise, a equipe de auditoria deve considerar: os fatores que contri buem para um mel hor desempenho, inclusive qualitativo (ex. nvel de especializao dos servidores, treinamentos); como os processos de trabalho da organizao auditada podero ser aperfeioados at o nvel do melhor elemento da amostra; e se tal aperfeioamento se justifica em termos de benefcios esperados e dos custos envolvidos. IMPORTANTE: Deve-se envolver o rgo auditado em todas as fases do trabalho, especialmente nesta etapa. Em ltima anlise, o objetivo deve ser convencer o rgo auditado da validade do estudo e ganhar seu comprometimento e seu entusiasmo para proceder de acordo com as recomendaes. 24 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 7) Recomendaes a serem implementadas Se o trabalho de benchmarking identifica oportunidades para mudar ou aperfeioar os processos do rgo auditado, essas informaes devem estar claramente explicadas no relatrio de auditoria . Deve-se considerar o custo da implementao das mudanas e os benefcios que estas iro proporcionar. Desse modo, sempre que possvel, as recomendaes devem levar em conta os ganhos e custos que resultaro da sua implementao. Ainda que a aplicao do processo de benchmarking permita a identificao de oportunidades de melhoria, pode no ser possvel extrapolar os resultados para a organizao como um todo. preciso cuidado quando se for estimar os provveis benefcios resultantes de uma recomendao. 4.3.3. Recomendaes para o uso do benchmarking de processo No contexto dos trabal hos de audi tori a, o benchmarking de processo deve ser desenvolvido em seguida anlise de indicadores de desempenho. Os indicadores de desempenho iro ajudar no trabalho de convencimento dos rgos auditados sobre as oportunidades de melhoria enquanto o benchmarking de processo poder facilitar a sugesto das alternativas pelas quais o desempenho pode ser melhorado. O benchmarking de processo ser adequado em alguns estudos. Seus custos e benefcios provveis devem ser claramente identificados na etapa do l evantamento e reafi rmados no rel atri o de levantamento de auditoria. Requer planejamento cuidadoso, podendo ser dispendioso e consumir muito tempo. 25 Tcnica de Auditoria: Benchmarking Nos trabalhos de auditoria, mais fcil comparar um certo nmero de unidades regionais de uma mesma organizao. provvel que esta abordagem seja prontamente apoiada pelos rgos auditados, ainda que um leque mais completo de opes para a melhoria do desempenho somente possa ser obti do estendendo-se a comparao a outras organizaes. Indicadores setoriais podem ser uma fonte confivel de i nformao, mas deve-se observar a sua aplicabilidade ao rgo auditado. igualmente importante que o rgo auditado possua total entendimento da abordagem apresentada, aceite que ela seja vlida para o estudo e, quando possvel, esteja comprometido a proceder de acordo com as recomendaes. O processo de benchmarking requer, da equipe de auditoria, conhecimento e anlises abrangentes e extensivas dos sistemas e dos processos objeto de exame. Os custos e a viabilidade da implementao das melhorias recomendadas, precisam ser identificados e analisados com muito cuidado. IMPORTANTE: Nem sempre os resul tados podem ser extrapolados para outras reas da instituio. Recomenda-se prudncia quando da estimativa dos potenciais benefcios. 26 Tcnica de Auditoria: Benchmarking 5. REFERNCIAS NATIONAL Audit Office. Benchmarking - How benchmarking can help in vfm examinations. Spring 1997.