DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en
una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los
actos de comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas
operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa
o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad

TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito

FACTURA
Una factura es un documento que respalda la
realizacin de una operacin econmica, que por lo
general, se trata de una compraventa. En otras
palabras, una factura es el documento a travs del
cual una persona que vende puede rendir cuentas,
de forma instrumentalizada, al contrato de
compraventa comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las
transacciones de una organizacin o negocio, para
efectos impositivos; estas son vlidas para los
organismos fiscalizadores dada la completa
informacin que dan de cada transaccin, como un
registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que,
respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y
recapitulativas.
Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos
distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso
ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.
Una factura ordinaria es un documento que sirve para
dejar constancia de una operacin econmica, ya sea
esta una compraventa o la prestacin de algn
servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la
informacin necesaria sobre dicha operacin.





ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un
proveedor, por determinados artculos a un precio
convenido. La solicitud tambin especifica los
trminos de pago y de entrega.


La orden de compra es una autorizacin al
proveedor para entregar los artculos y presentar una
factura. Todos los artculos comprados por una
compaa deben acompaarse de las rdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso. Por lo general se
incluyen los siguientes aspectos en una orden de
compra:- Nombre impreso y direccin de la
compaa que hace el pedido- Nmero de orden de
compra- Nombre y direccin del proveedor- Fecha
del pedido y fecha de entrega requerida- Trminos
de entrega y de pago- Cantidad de artculos
solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total- Costo de
envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden- Firma
autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega
y/o remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas
mercaderas, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas segn el
detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida
en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la
entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.

REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son
los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si
se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin
precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que
queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los
remitos deben contener los mismos datos
identificatorios del comprador y vendedor que las
facturas y la leyenda DOCUMENTO NO VLIDO
COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde
superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve
para certificar que se ha pagado por un servicio o producto.
Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y
otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden
por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el
duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede
ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una
persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se
pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa,
quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido,
descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los
precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado
para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo
que se pago o realiz con la emisin de mencionado cheque
que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando
tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que
tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve para sacar
cuentas de cunto dinero se ha gastado.

NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a
su cliente, en la que se le notifica haber cargado
o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error
en la facturacin, inters por mora en el pago, o
cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.

NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto
de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito
pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para
sta, y la nota crdito significa una erogacin.

















CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en
el que la persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.


CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque
escribimos el nombre del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el
documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA
ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto
explcitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque de transmitir
o endosar este a un tercero.

CHEQUE AL PORTADOR
Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este
tipo de cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para
sealar el nombre del beneficiario.
Caractersticas particulares:
El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea el portador
del cheque es quien podr cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni escribir
los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada
institucin determine, de acuerdo a sus polticas internas.



CHEQUE CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente
seguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado
por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerir al banco
certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el
importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide,
sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento contar con
los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el
pago del documento an cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin
fondos, ya que el titular de la misma no podr disponer de ese dinero.


CHEQUE DE CAJA
Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente
slo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y
ste ser pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una
cuenta del beneficiario.




PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para
documentar una deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su
futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma
comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en
forma correcta.










NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE
DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende
el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores
en calidad de depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo
fijo. Caja de Ahorro. Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de
intereses, devolucin de gastos mal cobrados, etc. Es decir la nota de credito
bancaria es el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en
nuestra cuenta.