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Gua ISO 14001

1 Eduardo Guerra



Sistemas de Gestin Ambiental ISO 14001:2004

La familia de Normas ISO 14000 promueve la adopcin de un enfoque basado en
procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora un sistema de gestin ambiental
(SGA). El enfoque basado en procesos est reflejado en la estructura de la Norma ISO
14001:2004 Sistemas de gestin ambiental. Requisitos con orientacin para su uso,
dicha estructura busca la prevencin de la contaminacin en los procesos y actividades
desarrollados por la organizacin
La norma ISO 14001 se basa en la metodologa del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar
(PHVA) que puede describirse como:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con la poltica ambiental de la organizacin.
Hacer: Implementar los procesos.
Verificar: Realizar el seguimiento y medicin de los procesos respecto a la poltica
ambiental, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos, e informar
sobre los resultados.
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo del sistema de
gestin ambiental.
Por lo tanto un sistema de gestin ambiental (SGA) es la parte de la estructura de gestin
general de una organizacin que busca la prevencin de los impactos ambientales de sus
productos, servicios, procesos y actividades. El SGA se encarga de proporcionar orden y
congruencia a los mtodos de administracin mediante la asignacin de recursos y
responsabilidades y la evaluacin de procesos, procedimientos y prcticas.

Los requisitos a un sistema de gestin ambiental se especifican en la Norma ISO
14001:2004 como sigue:



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Captulo 4 Requisitos del sistema de gestin ambiental
- 4.1 Requisitos generales
- 4.2 Poltica ambiental
- 4.3 Planificacin
- 4.4 Implementacin y operacin
- 4.5 Verificacin
- 4.6 revisin por la direccin
2. Antecedentes

El origen de la serie de normas ISO 14000 es en la conferencia de las Naciones Unidas
sobre medio ambiente humano, celebrada en Estocolmo en 1972, que finalmente dio
lugar a un informe titulado Nuestro futuro comn (1987). Este informe haca la primera
referencia al trmino desarrollo sostenible que haca un llamamiento al sector industrial
para desarrollar sistemas de gestin ambiental efectivos. Hacia finales de 1988, ms de
50 lderes mundiales estuvieron a pblicamente a favor del informe. La ONU convoc
entonces a la Conferencia sobre Medio Ambiente y Desarrollo, la Cumbre de la Tierra, en
Ro de Janeiro en el mes de junio de 1992.

En preparacin para esta cumbre, la Organizacin Internacional para la Estandarizacin
(ISO) form el Grupo Consultivo Estratgico para el Medio Ambiente (SAGE) en 1991
para hacer recomendaciones relativas a las normas internacionales para el medio
ambiente, esto debido a la peticin sobre todo del Consejo Mundial Empresarial para el
Desarrollo Sostenible (WBCSD).

Los esfuerzos para crear una normativa nica, genrica e internacionalmente reconocida
sobre sistemas de gestin ambiental, haban sido llevados a cabo por las empresas con el
fin de evitar programas de control gubernamentales de verificacin ambiental duplicados,
y a veces contradictorios, y por la necesidad de una validacin objetiva de sus
compromisos con el medio ambiente.

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Estos esfuerzos se presentaron en varios frentes a nivel global, pero uno de ellos abri el
camino al ISO 14001. A principios de la dcada que inicio en el ao1990 en Inglaterra, la
Institucin Britnica de Normas (British Standards Institution, BSI) public el estndar BS
7750, Sistemas de Gestin Ambiental, compaero del estndar BS 5750 sobre sistemas
de gestin de calidad. BS 5750 est considerado como el precursor y modelo de las serie
de normas de sistemas de aseguramiento de calidad de ISO 9000.

Los pases participantes en el SAGE se pasaron casi 2 aos estudiando BS 7750 y otros
estndares internacionales sobre sistemas de gestin ambiental, para determinar la
necesidad de un estndar ISO internacional. El resultado del estudio fue la formacin del
Comit Tcnico ISO 207 (TC 207) y el comienzo del desarrollo de la series de normas
ISO 14001, culminando con la publicacin de ISO 14001 e ISO 1404 en 1996.

Como otro antecedente tenemos que en 1993, en la Unin Europea, la Comisin Europea
adopt el Esquema Administracin y Auditora Ambiental (EMAS) que, entre otros
requisitos, establece especificaciones para los sistemas de gestin ambiental de las
compaas que operan en la Unin Europea.

La versin actual de ISO 14001 (la segunda) data de noviembre de 2004, y por ello se
expresa como ISO 14001:2004.

Los cambios en la segunda versin de ISO 14001, se enfocan en:

- Promover la proactividad de la Alta Direccin
- Medir el desempeo a travs de indicadores
- Formalizar la informacin de la revisin por la direccin
- Definir el alcance de Sistema de Gestin Ambiental
- Alinear los requisitos para un posible integracin con ISO 9001


A continuacin podemos ver el desarrollo histrico en USA, del tema ambiental, desde
una visin netamente utilitaria, hasta entender la variable ambiental como parte de la
estrategia global de negocios de las organizaciones.


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Pre-1950s
Humo=
xito
1970s
Humo= Feo
1990s
Humo= Prdida de
recursos
1960s
Hombre en la Luna =
Tierra es hermosa
1980s
Desastres
(Bhopal) Inicio
Desarrollo histrico - USA
2000s
RSE = Licencia para
operar
2010s
Sustentabilidad=
Estrategia de
negocios




Tema 1: Sistema de Gestin Ambiental

En esta seccin de la norma se abordan las generalidades de un sistema de gestin
ambiental, de manera especfica sobre que se espera de una organizacin en
referencia al sistema de gestin y la definicin del alcance del mismo.


Subtema 1. Los sistemas de gestin ambiental y sus beneficios
Ya en la parte de antecedentes se mencion que es un sistema de gestin ambiental,
para reforzar lo dicho, podemos definir que adicionalmente:
Es una estructura para gestionar los aspectos ambientales significativos sobre los
cuales la empresa tiene control o influencia.

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Es una estructura que define requerimientos mnimos y puede ser usada por
cualquier organizacin de cualquier tamao, giro (industrial, de servicios o de
gobierno) y en cualquier lugar que la organizacin se ubique.
Es un sistema que define y asigna funciones, responsabilidades y autoridades de
arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.
Es un sistema que asegura los recursos necesarios para su implementacin,
mantenimiento y mejora.



Un sistema de gestin ambiental, ms all de la conformidad con requerimientos
normativos, debe direccionarse hacia la eco-eficiencia de sus procesos para lograr
beneficios ambientales, econmicos y organizacionales tales como:
o Mejorar el desempeo ambiental, mediante el control, reduccin y
eliminacin de sus impactos ambientales
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o Limitar la responsabilidad corporativa, esto ante quejas, multas y
demandas relacionadas al a variable ambiental
o Disminuir costos de cumplimiento, logrando menores costos de operacin
o Aumentar el cumplimiento con cdigos especficos de la industria,
sectoriales, de mercados y clientes
o Mejorar la comunicacin, buscando al concientizacin de todo el personal
o Proteger y conservar los recursos naturales, esto enfocado a materias
primas y energa
o Proteger la salud del pblico y el ambiente, relacionado esto con los
impactos ambientales generados a agua, aire, suelo, recursos naturales,
flora, fauna y los seres humanos, producto de nuestros procesos y
actividades
Por lo tanto un sistema de gestin a nivel bsico busca evitar prdidas mediante la
mejora del desempeo ambiental, como vemos en la siguiente figura:












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Subtema 2. Definiciones bsicas de los sistemas de gestin ambiental
Tomando como referencia la norma ISO 14001:2004, algunas definiciones bsicas de los
sistemas de gestin ambiental mencionadas en su Captulo 3, son las siguientes
3.5 medio ambiente
Entorno en el cual una organizacin (3.16) opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los
recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones

NOTA El entorno en este contexto se extiende desde el interior de una organizacin
(3.16) hasta el sistema global.

3.6 aspecto ambiental
Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin (3.16) que puede
interactuar con el medio ambiente (3.5)

NOTA Un aspecto ambiental significativo tiene o puede tener un impacto ambiental (3.7)
significativo.

3.7 impacto ambiental
Cualquier cambio en el medio ambiente (3.5), ya sea adverso o beneficioso, como
resultado total o parcial de los aspectos ambientales (3.6) de una organizacin (3.16)

3.8 sistema de gestin ambiental SGA
Parte del sistema de gestin de una organizacin (3.16), empleada para desarrollar e
implementar su poltica ambiental (3.11) y gestionar sus aspectos ambientales (3.6)

NOTA 1 Un sistema de gestin es un grupo de elementos interrelacionados usados para
establecer la poltica y los objetivos y para cumplir estos objetivos.
NOTA 2 Un sistema de gestin incluye la estructura de la organizacin, la planificacin de
actividades, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos (3.19), los procesos y
los recursos.


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3.10 desempeo ambiental
Resultados medibles de la gestin que hace una organizacin (3.16) de sus aspectos
ambientales (3.6)

NOTA En el contexto de los sistemas de gestin ambiental (3.8), los resultados se pueden
medir respecto a la poltica ambiental (3.11), los objetivos ambientales (3.9) y las metas
ambientales (3.12) de la organizacin (3.16) y otros requisitos de desempeo ambiental.

3.11 poltica ambiental
Intenciones y direccin generales de una organizacin (3.16) relacionadas con su
desempeo ambiental (3.10), como las ha expresado formalmente la alta direccin

3.13 parte interesada
Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el desempeo ambiental (3.10) de
una organizacin (3.16)

3.18 prevencin de la contaminacin
Utilizacin de procesos, prcticas, tcnicas, materiales, productos, servicios o energa
para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinacin) la generacin,
emisin o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir
impactos ambientales (3.7) adversos

NOTA La prevencin de la contaminacin puede incluir reduccin o eliminacin en la
fuente, cambios en el proceso, producto o servicio, uso eficiente de recursos, sustitucin
de materiales o energa, reutilizacin, recuperacin, reciclaje, aprovechamiento y
tratamiento.

Subtema 3: Objeto y campo de aplicacin.
Captulo 1: Objeto y campo de aplicacin
La norma ISO 14001:2004 especifica los requisitos para un sistema de gestin ambiental
cuando una organizacin desee:

a) establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestin ambiental;
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b) asegurarse de su conformidad con su poltica ambiental establecida;
c) demostrar la conformidad con esta Norma Internacional por:

1) la realizacin de una autoevaluacin y auto-declaracin, o
2) la bsqueda de confirmacin de dicha conformidad por las partes interesadas
en la organizacin, tales como clientes; o
3) la bsqueda de confirmacin de su auto-declaracin por una parte externa a la
organizacin; o
4) la bsqueda de la certificacin/registro de su sistema de gestin ambiental por
una parte externa a la organizacin.

Todos los requisitos de la norma son genricos por lo que pueden aplicarse a cualquier
tipo y tamao de organizacin, independientemente del producto o servicio suministrado y
el tipo de impactos ambientales generados.




Esquema de la estructura de ISO 14001.

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Captulo 2: Normas para consulta.
No se citan referencias normativas.
Captulo 3: Trminos y definiciones.
En este captulo se hace referencia a definiciones tomadas de la norma ISO 9000:2000,
debido a requisitos comunes entre las normas ISO 14001:2004 e ISO 9001:2008.
Adems, se hace un especial nfasis en las definiciones relacionadas con la
identificacin, control y mejora de la variable ambiental de las organizaciones.
Subtema 4. Requisitos generales
El sub-captulo 4.1 de la norma ISO 14001:2004 define las generalidades con referencia a
un sistema de gestin ambiental, y la definicin del alcance del mismo en relacin donde
se va ejercer el control o influencia sobre la variable ambiental.
La norma establece en el apartado 4.1 lo siguiente:
4.1 Requisitos generales.
La organizacin debe establecer, documentar, implementar, mantener un sistema de
gestin ambiental y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con la norma ISO
14001:2004.

La organizacin debe definir y documentar el alcance de su SGA

Cmo cumplir.
A continuacin se dan algunas orientaciones sobre lo que una organizacin debera
intentar responder al momento de estar en conformidad con este requisito.
a. Para cumplir con el primer inciso de este apartado en referencia al sistema de gestin
ambiental, se debe verificar que el sistema de gestin:

o Establezca una poltica ambiental
o Identifique aspectos ambientales
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o Identifique y satisfaga requisitos legales
o Fije prioridades, objetivos y metas
o Mantenga conformidad con su SGA
o Se adapte a las circunstancias cambiante

b. Determinar el alcance del sistema de gestin ambiental, para cumplir se debe definir y
documentar el alcance en cuanto a:

o Toda operacin, procesos, actividades donde la organizacin ejerza control o
influencia; esto puede incluir procesos fuera del sitio de operaciones, bodegas,
servicio de transportacin, entre otros.
o Todo el personal bajo el control o influencia de la organizacin; esto puede
incluir contratistas y proveedores en sitio, personal operando en instalaciones
de clientes.
o Tipo de impactos ambientales generados y medios de control; emisiones a la
atmsfera (ej. sistema de filtros), descargas de aguas residuales (ej. planta de
tratamiento de aguas), generacin de residuos (ej. sistema de separacin,
recoleccin y disposicin), entre otros.

Tema 2: Poltica Ambiental

La poltica ambiental tiene un rol central dentro de un Sistema de Gestin Ambiental.
Es en ella donde se plasman los compromisos que la empresa establece, en materia
ambiental, para con la sociedad, los clientes, las autoridades, sus accionistas y sus
empleados. En ella se resumen las lneas directrices que la alta direccin define para
el manejo de la empresa en el campo ambiental y de esta manera sirve como
fundamento para la elaboracin de las metas y objetivos ambientales. La poltica
ambiental como tal no debe ser utpica, esto es, estableciendo compromisos que no
puedan ser implementados de manera prctica en la empresa y contra los cuales
todas las acciones subsecuentes sern juzgadas.
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La norma ISO 14001:2004 define a la poltica ambiental como:

Intenciones y direccin generales de una organizacin relacionadas con su desempeo
ambiental, como las ha expresado formalmente la alta direccin.

Por lo cual se establece que la responsabilidad de elaborar la poltica ambiental recae
en la alta direccin de la empresa, llmese sta director general, presidente, consejo
directivo, gerente general, entre otros. La administracin de la empresa es tambin
responsable de la implementacin de la poltica ambiental y de proveer la informacin
necesaria para modificar sta cuando as se lo requiera.
El requisito 4.2 de la norma ISO 14001:2004, establece que:
La alta direccin debe definir la poltica ambiental de la organizacin y asegurarse de
que, dentro del alcance definido de su sistema de gestin ambiental, sta:

a) es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades,
productos y servicios;
b) incluye un compromiso de mejora continua y prevencin de la contaminacin;
c) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros
requisitos que la organizacin suscriba relacionados con sus aspectos ambientales;
d) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las
metas ambientales;
e) se documenta, implementa y mantiene;
f) se comunica a todas las personas que trabajan para la organizacin o en nombre de
ella; y
g) est a disposicin del pblico.

Vistos los requerimientos de la Norma Internacional 14001 hacia la poltica ambiental,
se hace evidente que la alta direccin deber tomar en consideracin, durante su
elaboracin, los siguientes puntos:

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o La misin, visin, valores y creencias fundamentales de la organizacin
o Los requerimientos de los propietarios y/o accionistas
o La comunicacin existente interna y externa
o La mejora continua
o Integracin con otras polticas de la organizacin (Calidad, Seguridad, Salud
o Ocupacional, entre otras)
o Condiciones especficas locales o regionales
o Cumplimiento con leyes, reglamentos, normas ambientales aplicables a sus
o procesos y actividades, y otros criterios ambientales a los cuales se suscriba la
o organizacin de manera voluntaria como requerimientos de clientes, del
o corporativo, de sector industrial

Como cumplir
La poltica ambiental requiere la definicin de tres compromisos especficos que deben
llevarse a cabo a travs del sistema de gestin ambiental. Estos compromisos son:

- Compromiso con la prevencin de la contaminacin
- Compromiso con la mejora continua
- Compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos
que la organizacin suscriba relacionados con sus aspectos ambientales

Todos los aspectos ambientales de las actividades, productos o servicios de una empresa
pueden tener un impacto sobre el medio ambiente y la poltica ambiental debera
reconocer esto.
Por lo tanto para cumplir con la poltica ambiental se puede, por ejemplo, definir en su
redaccin compromisos en cuanto a:
o Cumplir con la legislacin ambiental en todas las reas de operacin
o Reducir los impactos ambientales de nuevos productos, servicios, procesos,
actividades a travs del uso de procedimientos de gestin ambiental y la
planeacin estratgica

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o Desarrollar procedimientos de evaluacin del desempeo ambiental e indicadores
asociados.
o Utilizar el anlisis de ciclo de vida
o Disear productos de tal manera que se reduzca el impacto ambiental durante su
produccin, utilizacin y disposicin final
o Reducir los desechos y el consumo de recursos (materiales, combustible y
energa) y comprometerse hacia la recuperacin y el reciclaje en oposicin a la
disposicin, donde esto sea posible
o Reducir o eliminar las descargas contaminantes al medio ambiente
o Educar y capacitar al personal
o Integrar y comunicar a grupos interesados
o Compartir experiencias ambientales con otras organizaciones
o Trabajar encaminados hacia alcanzar el desarrollo sustentable
o Motivar a los contratistas y proveedores a utilizar sistemas de gestin ambiental

Adicionalmente para cumplir debemos asegurar que esta poltica:

- Este documentada
- Sea implementada y mantenida a travs del SGA
- Sea comunicada a todo el personal trabajando para la empresa, esto incluye a
contratistas, proveedores y visitantes en sitio
- Que est a disposicin del pblico o sea para cualquier persona, y para ello se
definen diferentes medios de comunicacin que no restrinjan la disponibilidad de la
misma (internet, posters y mantas, en material promocional, por escrito)

A nivel global Los Principios Valdez publicados en 1989 (nombrados posteriormente
principios CERES), son utilizados como una referencia a los temas que deberan ser
tomados en cuenta al elaborar una poltica ambiental. Estos principios fueron el resultado
del accidente del tanquero EXXON Valdez que contamino con petrleo una extensa rea
de las costas de Alaska.
Estos principios son los siguientes:

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LOS PRINCIPIOS VALDEZ
Proteccin del Medio Ambiente
Disminuir al mnimo y esforzarse por eliminar la emisin de todos los contaminantes
que puedan causar daos ambientales al aire, agua o tierra, o a sus habitantes.
Salvaguardar el hbitat en ros, lagos, pantanos, zonas costeras y ocanos
disminuyendo al mnimo lo que contribuye al efecto de invernadero, el agotamiento de
la capa de ozono, la lluvia cida o el smog.
Uso Sostenible de Recursos Naturales
Hacer un uso sostenible de los recursos naturales renovables como el agua, suelos y
bosques.
Conservar los recursos no renovables mediante su uso eficiente y planeacin
cuidadosa.
Proteger la vida silvestre, su hbitat, espacios abiertos y selvas.
Reduccin de Desperdicios Desechables
Disminuir al mnimo la creacin de desperdicios, especialmente desechos peligrosos
y, en la medida de lo posible, reciclar los materiales.
Desechar todos los desperdicios con mtodos seguros y responsables.
Uso Inteligente de la Energa
Hacer todos los esfuerzos por hacer que las fuentes de energa seguras para el medio
ambiente, y sostenibles satisfagan nuestras necesidades.
Mejorar la eficiencia y conservacin de energa en nuestras operaciones.
Aumentar al mximo la eficiencia energtica de los productos que nosotros
producimos.
Reduccin de Riesgos
Disminuir al mnimo los riesgos para la salud y seguridad ambiental para nuestros
empleados y las comunidades en las que operamos empleando tecnologa segura y
procedimientos operativos y preparndonos constantemente para emergencias.
Comercializacin de Productos y Servicios Seguros
Vender productos o servicios que disminuyan al mnimo los impactos ambientales
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adversos y que sean seguros en su uso comn por los consumidores.
Informar a los consumidores los impactos ambientales de nuestros productos o
servicios.
Compensacin por Daos
Asumir la responsabilidad de todos los daos que causemos al medio ambiente
haciendo todos los esfuerzos necesarios para restaurar en su totalidad el medio
ambiente y compensar a las personas que fueron afectadas adversamente.
Divulgacin
Divulgar a nuestros empleados y al pblico los incidentes relacionados con nuestras
operaciones que causen daos al medio ambiente o representen peligros para la
salud o seguridad.
Divulgar peligros potenciales para la salud o seguridad ambiental de nuestras
operaciones.

No actuar en contra de los empleados que informen de una condicin que imponga un
peligro para el medio ambiente o riegos para la salud y seguridad.
Consejeros y Administradores Ambientales
Por lo menos uno de los miembros del consejo directivo ser una persona calificada
para representar intereses ambientales.
Dedicar recursos administrativos para implementar estos principios, incluyendo los
fondos para la creacin del puesto de Vicepresidente para Asuntos Ambientales o un
puesto ejecutivo equivalente que informe se reporte directamente al Director Ejecutivo
para monitorear e informar sobre la implementacin.
Evaluacin y Auditora Anual
Realizar una auto-evaluacin de nuestros avances en la implementacin de estos
principios y en el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos conducentes en todas
nuestras operaciones anualmente y hacerla del conocimiento pblico.
Trabajar con el fin de crear procedimientos de auditora ambiental independiente
oportunamente, las cuales realizaremos cada ao y haremos del conocimiento
pblico.


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Planificacin del sistema de gestin ambiental

La planificacin es el proceso que inicialmente se focaliza en el diseo del sistema de
gestin ambiental, y que posteriormente se orienta a definir a que impactos
ambientales vamos a dar seguimiento, a cuales vamos a mantener bajo control y en
cuales vamos a mejorar el desempeo. La gestin de los aspectos ambientales en
conjunto con el cumplimiento de la poltica ambiental son los dos componentes que
definen un sistema de gestin ambiental.

Aspectos Ambientales

La norma ISO 14001:2004 establece en su requisito 4.3.1 lo siguiente:

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para:

a) identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que
pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del
sistema de gestin ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o
las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; y

b) determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre
el medio ambiente (es decir, aspectos ambientales significativos).

La organizacin debe documentar esta informacin y mantenerla actualizada.
La organizacin debe asegurarse de que los aspectos ambientales significativos se
tengan en cuenta en el establecimiento, implementacin y mantenimiento de su sistema
de gestin ambiental.

La identificacin de los aspectos ambientales es un proceso continuo que determina los
impactos pasados, presentes y potenciales (negativos) de las actividades de una
organizacin sobre el medio ambiente. Este proceso tambin incluye la identificacin de
las regulaciones potenciales, ya sean legales o de exposicin de la empresa que afectan
a la organizacin. Puede tambin incluirse la evaluacin de riesgos ambientales.
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La relacin entre los aspectos ambientales y los impactos es de causa y efecto. Un
aspecto ambiental se refiere a un elemento de una actividad, producto o servicio de una
organizacin, el cual puede tener un impacto benfico o adverso sobre el ambiente. Por
ejemplo, puede involucrar una descarga de aguas residuales, una emisin a la atmsfera
de un gas o partculas, un reso de un material, o la generacin de ruido. Mientras que un
impacto ambiental se refiere al cambio que toma lugar en el ambiente como resultado de
dicho aspecto. Ejemplos de los impactos ambientales pueden incluir contaminacin del
agua, la contaminacin del suelo con residuos o el agotamiento de un recurso natural
como la madera.
Como cumplir
Paso 1 Seleccione una Actividad o Proceso para identificar los aspectos
ambientales
La actividad o proceso seleccionado debe ser lo suficientemente grande para un examen
significativo y a la vez lo suficientemente pequeo para ser entendido.
La actividad o proceso puede ser algo realizado en el pasado preparacin de terreno
natural para construir una fbrica; tambin puede ser un impacto potencial como por
ejemplo en el caso de un accidente por un derrame o una situacin de emergencia como
por ejemplo un incendio. Y por supuesto puede ser un proceso o actividad actual.
Paso 2 Identifique los Aspectos Ambientales de la Actividad, Producto o Servicio
Identifique tantos aspectos ambientales como sea posible, asociados con la actividad o
proceso seleccionado. Esto es aquello que genera residuos, o descargas de aguas
residuales o emisiones a la atmsfera.
Paso 3 Identifique los Impactos Ambientales
Identifique tantos impactos ambientales como sea posible, ya sean potenciales, positivos
o negativos, asociados con cada uno de los aspectos identificados. Por ejemplo
contaminacin del agua, consumo de agua, consumo de energa elctrica, contaminacin
del suelo.

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Algunos ejemplos de los 3 primeros pasos, pueden incluir:
ACTIVIDAD: ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO AMBIENTAL
MANEJO DE
MATERIALES
PELIGROSOS
POTENCIAL DE UN
DERRAME ACCIDENTAL
CONTAMINACIN DEL AGUA Y
DEL SUELO
PRODUCTO: ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO AMBIENTAL
UN PRODUCTO EMPAQUE DE CARTON
PARA PROTECCIN Y
PALET DE MADERA PARA
TRANSPORTACIN
CONSUMO DE RECURSOS
NATURALES, POR EJEMPLO
CELULOSA Y MADERA DE
RBOLES
SERVICIO: ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO AMBIENTAL
MANTENIMIENTO
DE UN VEHCULO
GENERACIN DE
RESIDUOS: REFACCIONES
Y ACEITES USADOS
CONTAMINACIN DEL AGUA Y
DEL SUELO

Paso 4 Evale lo Significancia de los Impactos Ambientales
Lo significancia o que tan importante es de cada uno de los impactos ambientales
identificados, puede ser diferente para cada organizacin. La medicin de los mismos
puede ayudar a la evaluacin.
La evaluacin puede ser facilitada, considerando:
* Consideraciones ambientales:
o La escala del impacto.
o La severidad del impacto.
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o La probabilidad de ocurrencia.
o La duracin del impacto.

* Preocupaciones de la empresa:

o Cumplimiento legal y exposicin a multas
o Dificultad de cambiar el impacto
o Costo de cambiar el impacto
o Efectos del cambio sobre otras actividades y procesos
o Preocupaciones de las comunidad o vecinos
o Efecto sobre la imagen pblica de la organizacin

La significancia de un impacto ambiental puede evaluarse aplicando una escala numrica.
El mtodo, que considera un proceso y su(s) impacto(s), depende de contar con criterios
claramente definidos para medir la escala del impacto. Se ilustra con el siguiente ejemplo:
Escala de
importancia
Escala de
impacto
Criterios
1 Insignificante Muy poco impacto. Pocas probabilidades de que suceda
2 Menor Condiciones anormales causaran un quebrantamiento
de los reglamentos. El impacto y la probabilidad de que
suceda son menores.
3 Importante La actividad tiene un impacto bajo condiciones normales
de operacin y produce un quebrantamiento de los
reglamentos bajo condiciones anormales. El impacto y la
probabilidad de que suceda son moderados.
4 Grande La actividad bajo condiciones anormales es un
importante quebrantamiento de los reglamentos. El
impacto, como resultado de la cantidad y tipo del
impacto, es considerable.

Utilizando los ejemplos del paso 3 aplicando los criterios arriba mencionados la
Significancia queda de la siguiente manera:
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ACTIVIDAD: ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO AMBIENTAL SIGNIFICANCIA
MANEJO DE
MATERIALES
PELIGROSOS
POTENCIAL DE UN
DERRAME ACCIDENTAL
CONTAMINACIN DEL
AGUA Y DEL SUELO

3
PRODUCTO: ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO AMBIENTAL SIGNIFICANCIA
UN PRODUCTO EMPAQUE DE CARTON
PARA PROTECCIN Y
PALLET DE MADERA
PARA TRANSPORTACIN
CONSUMO DE
RECURSOS
NATURALES, POR
EJEMPLO CELULOSA Y
MADERA DE RBOLES

2 - 3
SERVICIO: ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO AMBIENTAL SIGNIFICANCIA
MANTENIMIENTO
DE UN VEHCULO
GENERACIN DE
RESIDUOS:
REFACCIONES Y ACEITES
USADOS
CONTAMINACIN DEL
AGUA Y DEL SUELO

2

En el caso del manejo de materiales peligrosos, aunque es un potencial (situacin
anormal) si sucede el impacto es importante. Para el caso de un producto es 2 si se
reciclan el empaque de cartn y los pallets de madera y es 3 si solo se desechan. Por
ltimo en el caso del mantenimiento de un vehculo es dos ya que se reciclan las
refacciones y el aceite usado.
Paso 5 Actualizar ante cambios
Actualizar la evaluacin de aspectos ambientales cuando se planean:
o Cambios organizacionales y de alcance del SGA
o Procesos nuevos
o Modificaciones a procesos actuales


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Requisitos legales y otros requisitos

La norma ISO 14001:2004 establece en su requisito 4.3.2 lo siguiente:

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para:

a) identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la
organizacin suscriba relacionados con sus aspectos ambientales; y

b) determinar cmo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales.

La organizacin debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros
requisitos que la organizacin suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento,
implementacin y mantenimiento de su sistema de gestin ambiental.

Gua ISO 14001

23 Eduardo Guerra


Para mantener el cumplimiento de las regulaciones, una organizacin debe identificar y
comprender los requerimientos legales aplicables a sus actividades, productos o servicios.
Las regulaciones ambientales pueden provenir de las siguientes fuentes de informacin:
o Aquellas especficas a la actividad (ej.: permisos de operacin del sitio)
o Aquellas especficas a los productos o servicios de la organizacin
o Aquellas especficas a la industria de la organizacin
o Leyes ambientales generales
o Autorizaciones, licencias y permisos

Algunas fuentes de informacin que pueden ser usadas para identificar las regulaciones
ambientales y los cambios en las mismas, incluyen:
o Las oficinas de gobierno responsables de la proteccin ambiental a nivel
municipal, estatal y federal.
o Asociaciones o cmaras industriales.
o Universidades
o Consultores ambientales
o Servicios de informacin y actualizacin va internet, email o cd.

Los otros requisitos mencionados en la clusula 4.3.2 se refiere a aquellos requisitos
relacionados a los aspectos ambientales identificados, que no aunque no son de tipo
legal, pero deben ser cumplidos de manera obligatoria debido a que para la organizacin
tiene el mismo nivel de jerarqua que una ley, reglamento o norma de cumplimiento legal
obligatorio.
Entre estos requisitos ambientales asociados a nuestros aspectos ambientales tenemos:
o Requisitos de clientes (ej.: no utilizar sustancias que rompen la capa de ozono)
o Requisitos de dueos y/o accionistas (ej.: reducir las emisiones de CO2)
o Requisitos de oficinas corporativas (ej.: reducir el consumo de electricidad)
o Requisitos de sectores industriales (ej.: programas voluntarios de reforestacin)

La informacin de otros requisitos usualmente se obtiene de las oficinas corporativas, de
las reas de compras de los clientes, en contratos y rdenes de compras, en acuerdos
Gua ISO 14001

24 Eduardo Guerra


sectoriales en reuniones del consejo de administracin de la organizacin o reuniones de
accionistas o de dueos.

Como cumplir
Para facilitar el mantener un rastreo de los requerimientos legales, una organizacin
puede establecer y mantener una lista de todas las leyes y regulaciones pertinentes a sus
actividades, productos o servicios. Para realizar esto se recomienda lo siguiente:
Paso 1
Identificados los aspectos ambientales, por ejemplo generacin de residuos, entonces
buscamos segn el tipo de residuo (peligroso, manejo especial, no peligroso) que ley, que
reglamento y que norma le aplican. Para ello debemos revisar la legislacin ambiental a
nivel federal, estatal y municipal.
Paso 2
Identificados leyes, reglamentos y normas aplicables al aspecto ambiental, debemos
registrar el alcance de lo que se debe hacer para cumplir con el o los requisitos legales
que apliquen, por ejemplo para el caso de residuos: identificarlo, separarlo, almacenarlo
adecuadamente, registrarlo en una bitcora en sitio, mandarlo a disposicin, informar a la
dependencia de gobierno correspondiente.
Paso 3
Se debe definir de qu manera se dar seguimiento, de manera peridica, a cambios en
las leyes, reglamentos y normas ambientales aplicables a cada aspecto ambiental
identificado. En caso de cambios habr que hacer los cambios necesarios al paso 2.
Paso 5
Para otros requisitos que apliquen a los aspectos ambientales identificados por la
organizacin, se aplica de manera similar los pasos 1, 2 y 3.

Objetivos, metas y programas

La norma ISO 14001:2004 establece en su requisito 4.3.2 lo siguiente:
Gua ISO 14001

25 Eduardo Guerra



La organizacin debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales
documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organizacin.

Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sea factible y deben ser coherentes con
la poltica ambiental, incluidos los compromisos de prevencin de la contaminacin, el
cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin
suscriba, y con la mejora continua.

Cuando una organizacin establece y revisa sus objetivos y metas, debe tener en cuenta
los requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba, y sus aspectos
ambientales significativos. Adems, debe considerar sus opciones tecnolgicas y sus
requisitos financieros, operacionales y comerciales, as como las opiniones de las
partes interesadas.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para
alcanzar sus objetivos y metas. Estos programas deben incluir:

a) la asignacin de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en las funciones y
niveles pertinentes de la organizacin; y

b) los medios y plazos para lograrlos.

Los objetivos ambientales deben establecerse para cumplir con la poltica ambiental de la
organizacin en referencia al compromiso con la mejora continua. Los objetivos
ambientales deben estar orientados a la mejora del desempeo ambiental y de definen
manera que se expresan de manera general. Los objetivos ambientales estn
relacionados a los aspectos ambientales que la organizacin evalu como significativos.
En cuanto a las metas ambientales estas pueden entonces ser definidas para lograr esos
objetivos dentro de un marco de tiempo especificado. Las metas deben de ser especficas
y medibles.
Cuando los objetivos y metas ambientales se han fijado, la organizacin debe considerar
el establecimiento de indicadores de desempeo ambiental medibles derivados de los
Gua ISO 14001

26 Eduardo Guerra


objetivos logrados, una vez que ha pasado un determinado tiempo de dicho logro. Estos
indicadores pueden ser usados como la base para un sistema de evaluacin del
desempeo ambiental y puede proporcionar informacin sobre los sistemas tanto de
gestin ambiental como y de la eficiencia de los procesos de la organizacin en relacin a
la variable ambiental.
Los objetivos y las metas pueden aplicarse ampliamente a travs de toda la organizacin
o ms estrechamente a un proceso especfico o en actividades puntuales. Las funciones
directivas y/o gerenciales deben definir los objetivos y las metas, en conceso con los
responsables de los procesos. Estos deben ser peridicamente revisados y deben tomar
en consideracin los puntos de vista de las partes interesadas.
Ejemplos integrados en cuanto a objetivos, metas e indicadores ambientales es el
siguiente:
OBJETIVO: REDUCIR LA ENERGA REQUERIDA EN LAS
OPERACIONES DE MANUFACTURA
META: LOGRAR UNA REDUCCIN DEL 10% EN COMPARACIN
CON EL SEMESTRE ANTERIOR
INDICADOR: CANTIDAD DE COMBUSTIBLES Y ELECTRICIDAD POR
UNIDAD DE PRODUCCIN

OBJETIVO: REDUCIR EL CONSUMO DE RECURSOS NATURALES
UTILIZADOS PARA EMPAQUE Y TRANSPORTACIN DE
PRODUCTO
META: LOGRAR UNA REDUCCIN DEL 50% EN EL USO DE
PALLETS NUEVOS Y 80% DE CARTON NUEVO
INDICADOR: CANTIDAD DE PALLETS REUSABLES VS. PALLETS DE
MADERA NATURAL Y PORCENTAJE DE EMPAQUE DE
CARTON RECICLADO VS. EMPAQUE DE CARTON
RECICLABLE.



Gua ISO 14001

27 Eduardo Guerra


OBJETIVO: REDUCIR EL CONSUMO DE ACEITES MINERALES Y
GENERACIN DE RESIDUOS POR REFACCIONES
USADAS
META: LOGRAR UNA REDUCCIN DEL 10% EN EL CONSUMO DE
ACEITES Y REDUCIR UN 20% LOS RESIDUOS POR
REFACCIONES USADAS
INDICADOR: CANTIDAD DE ACEITE SIINTETICO USADO VS. ACEITE
MINERAL Y CANTIDAD DE REFACCIONES RECICLADAS
VS. REFACCIONES ENVIADAS A DISPOSICIN FINAL



Los objetivos pueden incluir compromisos para:
o Reducir los residuos y el consumo de los recursos.
o Reducir o eliminar las fugas/emisiones/descargas de contaminantes al ambiente.
o Disear productos para reducir sus impactos ambientales durante su produccin,
uso y disposicin.

Gua ISO 14001

28 Eduardo Guerra


o Controlar los impactos ambientales provenientes de la extraccin o uso de las
materias primas.
o Reducir cualquier impacto ambiental adverso de nuevos desarrollos.
o Promover la concientizacin ambiental entre los empleados y la comunidad.

Los avances hacia el logro de un objetivo pueden generalmente ser medidos usando
indicadores del desempeo ambiental, tales como:
o Cantidad de materias primas o energa usada por unidad de produccin
o Cantidad de emisiones a la atmsfera, tales como CO
2

o Residuos generados por cantidad de producto terminado
o Eficiencia en el uso de materiales y de energa
o Nmero de incidentes / accidentes ambientales
o % de residuos reciclados
o % de materiales reciclados usados en el empaque
o Nmero de kilmetros vehculo recorridos por unidad de produccin
o Cantidades de contaminantes especficos generados ej. NOx, SO2, CO, HC, PB,
CFCs
o Inversin en proteccin ambiental, expresada en unidad monetaria (MXP, USD,
entre otros)
o Nmero de requerimientos legales aplicables a cumplir








Gua ISO 14001

29 Eduardo Guerra


Dentro de la planeacin general de las actividades, una organizacin debe establecer un
programa de gestin ambiental, que dirija todas las actividades para el logro de los
objetivos ambientales. Para ser ms efectiva, la planeacin de la gestin ambiental debe
estar integrada dentro del plan estratgico de la organizacin. Los programas de gestin
ambiental deben dirigir los actividades, los recursos y las responsabilidades para el logro
de los objetivos y las metas ambientales de la organizacin.
Dentro de la estructura proporcionada por la planeacin de la gestin ambiental, un
programa de gestin ambiental identifica las acciones especficas para ordenar las
prioridades de la organizacin. Estas acciones pueden tratar con procesos individuales,
proyectos, productos, servicios, sitios o instalaciones.
Los programas de gestin ambiental ayudan a las organizaciones a mejorar su
desempeo ambiental, por lo que deben ser dinmicos y revisados regularmente para
reflejar los cambios en los objetivos y las metas organizacionales.
Ejemplos para desarrollar programas de administracin ambiental son los siguientes
POLTICA
AMBIENTAL
PLANEACIN EJEMPLOS
OBJETIVOS, METAS, PROGRAMAS,
ACCIONES Y SEGUIMIENTO
!"os
comprometemos a
conser#ar los
recursos naturales$

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Gua ISO 14001

30 Eduardo Guerra

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Como cumplir

Gua ISO 14001

31 Eduardo Guerra


Paso 1
Revisar los aspectos ambientales significativos identificados en los procesos y actividades
de la organizacin (tema 3, subtema 1). Analizar los mismos tomando en cuenta lo
necesarios para la implementacin de un objetivo de mejora ambiental: inversin
requerida y tiempo de recuperacin, recursos necesarios, cambios en la operacin de
procesos y actividades, funciones involucradas, opinin de partes interesadas,
requerimientos legales aplicables, prioridades ambientales de la organizacin.
Paso 2
Seleccionado el aspecto ambiental a mejorar, definir el objetivo a lograr: reduccin de
emisiones a la atmosfera, aumentar el % de reciclado de residuos generados, disminuir
le % de qumicos txicos usados en los procesos. Los objetivos deben utilizar una
referencia a un medible de comparacin, durante un perodo d tiempo determinado; por
ejemplo por volumen producido, por KWH de energa elctrica consumidos, y para un
perodo de seis meses, un ao, un semestre.
Paso 3
Definir la meta o metas a lograr expresada(s) en una cantidad medible y que sea(n)
trazable(s) de manera sencilla, ya sea por medicin directa o a travs de instrumentos de
medicin.
Paso 4
Definir el programa ambiental para asegurar el logro del objetivo y metas ambientales
seleccionadas, dicho programa debe incluir actividades a realizar, medios para la
realizacin de las actividades, asignacin de responsabilidades y tiempos de realizacin.
Paso 5
Definir un seguimiento peridico al cumplimiento de las actividades del programa
ambiental y verificar el avance en el logro del objetivo y metas.

Implementacin y operacin del sistema de gestin ambiental
Una vez que se tiene desarrollado el diseo del sistema de gestin ambiental,
comienza la fase de desplegar el mismo para su implementacin en la organizacin,
ya que son las personas las que al final del da utilizan el sistema. Lo anterior se lleva
a cabo mediante referencias documentadas (procedimientos e instructivos de trabajo)
a ser utilizados por los empleados, despus de recibir la formacin requerida. Se
requiere la asignacin necesaria de recursos y la definicin correspondiente de
responsabilidades y autoridades entre las diferentes funciones de la organizacin, con
Gua ISO 14001

32 Eduardo Guerra


el fin de asegurar la apropiada implementacin y el adecuado mantenimiento del
sistema de gestin ambiental.

Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad

Los requisitos de la clusula 4.4.1 de ISO 14001:2004 establecen que:

La direccin debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer,
implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin ambiental. Estos, incluyen los
recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organizacin, y los
recursos financieros y tecnolgicos.
Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y
comunicar para facilitar una gestin ambiental eficaz.
La alta direccin de la organizacin debe designar uno o varios representantes de la
direccin, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas
sus funciones, responsabilidades y autoridad para:

a) asegurarse de que el sistema de gestin ambiental se establece, implementa y
mantiene de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional;

b) informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin ambiental para
su revisin, incluyendo las recomendaciones para la mejora.

La responsabilidad por la eficiencia total del sistema de gestin ambiental debe ser
asignada a ejecutivos o funciones ejecutivas con suficiente autoridad, competencia y
recursos. Los gerentes de operacin deben ser responsables por la efectiva
implementacin del SGA y el desempeo ambiental de su rea. Los empleados a todos
los niveles deben rendir cuentas, dentro del alcance de sus responsabilidades, por el
desempeo ambiental en apoyo de todo el SGA.
Para lograr lo anterior se requiere de los apropiados recursos econmicos (presupuesto),
recursos humanos (personal calificado), recursos de infraestructura (instalaciones,
maquinarias, equipos y herramientas) y recursos tecnolgicos (eliminacin, reduccin,
tratamiento, disposicin de la contaminacin).
Gua ISO 14001

33 Eduardo Guerra

Un ejemplo de cmo se pudieran designar las diferentes responsabilidades dentro de la
organizacin de una empresa se muestran a continuacin:

Responsabilidad Ambiental Persona Responsable
Establecer las lneas directrices en materia de
proteccin ambiental de la empresa.
Presidente, Director General, Junta de
Directores.
Elaborar la poltica ambiental. Presidente, Director General, Gerente de Medio
Ambiente.
Desarrollar las metas, objetivos y programas
ambientales.
Gerentes responsables de las diferentes reas
involucradas.
Monitorear el desempeo ambiental total del
sistema de gestin ambiental
Gerente de Medio Ambiente, Comit Ambiental.
Asegurar el cumplimiento con la legislacin
ambiental vigente.
Gerente de Medio Ambiente.
Garantizar el cumplimiento con el sistema de
gestin ambiental.
Gerentes responsables de las diferentes reas
involucradas
Garantizar la mejora continua. Todos los Gerentes.
Identificar requisitos ambientales de los clientes. Empleados de Ventas y Mercadeo. Oficinas
corporativas
Administrar y controlar el presupuesto para el
SGA
Gerentes de Finanzas/Contabilidad.
Cumplimiento con los procedimientos del SGA. Todos los empleados.

Generalmente las responsabilidades a nivel organizacional se definen a travs de un
organigrama funcional, adicionalmente en los procedimientos del SGA, se definen las
autoridades y responsabilidades en referencia al control de la variable ambiental asociada
a los procesos y actividades de la organizacin.

Gua ISO 14001

34 Eduardo Guerra


Una pieza clave para el mantenimiento y la mejora del sistema de gestin ambiental es el
desempeo del representante de la direccin. La organizacin debe asignar a una
persona con una funcin gerencial para desempear esta responsabilidad. Su funcin
principal es ser el enlace entre la alta direccin y el resto del personal, informando a la
alta direccin sobre el desempeo del sistema ambiental, promoviendo la concientizacin
con referencia a la prevencin de la contaminacin y requisitos legales y otros aplicables
a los aspectos ambientales y generando propuestas de mejora del mismo sistema.
Como cumplir
Paso 1
Identificar las funciones involucradas con el sistema de gestin ambiental discriminando lo
siguiente:

- Funciones con responsabilidad por el diseo, actualizacin, despliegue y mejora
del SGA
- Funciones con autoridad para definir y asignar recursos, objetivos y metas de
mejora e indicadores de desempeo ambiental
- Funciones con acciones/actividades especficas relacionadas al control de la
variable ambiental especfica a procesos y/o actividades con aspectos ambientales
significativos
- Funciones las cuales solo son sujetas de observar la poltica ambiental y que son
sujetas del proceso de concientizacin ambiental

Paso 2
Desarrollar un organigrama especfico o una matriz de responsabilidades donde se defina
a que funcin le corresponde que parte del sistema de gestin ambiental. Usualmente se
utiliza el organigrama funcional de la empresa y se combina con una matriz de
responsabilidades y autoridades para el SGA.
Paso 3
Al documentar los procedimientos e instructivos de trabajo del SGA, verificar que en ellos
queden establecidas las responsabilidades y autoridades de acuerdo a lo establecido en
el paso2.
Gua ISO 14001

35 Eduardo Guerra


Subtema 2: Competencia, formacin y toma de conciencia

Los requisitos de la clusula 4.4.2 de ISO 14001:2004 establecen que:

La organizacin debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o
en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales
significativos identificados por la organizacin, sea competente tomando como base una
educacin, formacin o experiencia adecuados, y debe mantener los registros asociados.

La organizacin debe identificar las necesidades de formacin relacionadas con sus
aspectos ambientales y su sistema de gestin ambiental. Debe proporcionar formacin o
emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe mantener los
registros asociados.

La organizacin debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus
empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de:
a) la importancia de la conformidad con la poltica ambiental, los procedimientos y
requisitos del sistema de gestin ambiental;
b) los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales
asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeo personal;
c) sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del
sistema de gestin ambiental; y
d) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados.

Un elemento clave para la exitosa implementacin de un sistema de gestin ambiental, es
la competencia y la formacin de aquellos que estn involucrados en su implementacin,
mantenimiento y mejora, y esto aplica a toda la organizacin. Para lograr lo anterior es
necesario desarrollar una estrategia de formacin que incluya:
Concientizacin de toda la organizacin sobre los impactos ambientales adversos
generados, las consecuencias sociales, econmicas y ambientales estos y que est
haciendo la organizacin para su control y/o reduccin.

Gua ISO 14001

36 Eduardo Guerra


Proveer de habilidades adicionales para los responsables de procesos y mandos
medios involucrados.
Hacer una revisin de los instructivos de trabajo para control de procesos y ejecucin
de actividades y de los nuevos requerimientos de habilidades de los operarios.
Para transformar el sistema de gestin ambiental del diseo en papel a un proceso
efectivo de implementacin del mismo en la organizacin, se hace necesario el
compromiso de las persona, para con los valores ambientales de la empresa. La alta
direccin juega un papel clave en alentar la concientizacin y la motivacin de los
empleados, explicando los valores ambientales y declarando su compromiso para con el
cumplimiento con la poltica ambiental de la empresa.
Todos los miembros de la organizacin deben entender y ser motivados a aceptar la
importancia de alcanzar las metas y objetivos ambientales por los cuales ellos son
responsables y por los cuales deben rendir cuentas. La motivacin para la mejora
continua pude ser promovida mediante el reconocimiento de las metas y objetivos
ambientales alcanzados por los empleados. Tambin se debe motivar a que se hagan
sugerencias que puedan conducir a mejorar el desempeo ambiental.
Algunos ejemplos de formacin sugeridos por funcin y responsabilidad en el sistema de
gestin ambiental, son los siguientes:
Funcin Necesidades de Educacin y Capacitacin
Alta Direccin Entendimiento de las partes interesadas como grupos de presin;
impactos ambientales y sus consecuencia para la operacin del
negocio; metas, objetivos y poltica ambientales; alcance y
estructura requerida por el SGA
Gerente de
Compras
Polticas y desempeo ambiental de los proveedores; anlisis de
ciclo de vida de producto; impacto ambiental de los productos y
servicios comprados, etiquetado ecolgico
Gerente de
Investigacin y
Desarrollo
Tcnicas de anlisis del ciclo de vida; tecnologa para la
conservacin de y reduccin del consumo de energa; tecnologas
ms limpias; materiales para reutilizacin y reciclaje; diseo de
empaque

Gua ISO 14001

37 Eduardo Guerra


Gerente de
Mercadotecnia
Expectativas de los cliente y mercados por productos verdes;
etiquetado ecolgico; cumplimiento de los requisitos legales de
descripcin del producto
Gerente y
Supervisores de
Produccin
SGA y procedimientos/instructivos aplicables a los procesos y
actividades de produccin; evaluacin de riesgos ambientales;
procedimientos de respuesta a emergencias; control de no
conformidades y accin correctiva
Gerente de
Distribucin
Tecnologas e iniciativas para la mejora de eficiencia en el uso de
combustible, reduccin de emisiones a la atmsfera y ruido en
vehculos; planeacin de rutas y sistemas de transporte integrados
Gerente de
Capacitacin
Procedimientos de reclutamiento, induccin y capacitacin;
objetivos y poltica ambientales; evaluacin del puesto de trabajo;
mantenimiento de los expedientes de capacitacin
Gerente de
Finanzas
Anlisis de costo / beneficio de la gestin ambiental; ahorro
potencial en costos de las tecnologas limpias y un SGA bien
diseado
Gerente de Salud
y Seguridad
Legislacin ambiental; concepto de sistemas de gestin integrados;
poltica ambiental y SGA
Gerente
Ambiental
Conocimiento general de la empresa; SGA; normas de sistema de
gestin ambiental; interconexin con la funcin de calidad y
seguridad, sistemas integrados de gestin, legislacin ambiental

Como cumplir
Paso 1
La organizacin debe identificar las competencias y habilidades necesarios para cumplir
con los objetivos ambientales y llevar a cabo los controles operacionales de procesos y
actividades. Esto debe ser considerado durante la seleccin del personal, el reclutamiento
del mismo, la formacin, el desarrollo de habilidades y la educacin continua.
Paso 2
Una vez identificadas las necesidades de formacin, se desarrolla un programa anual y se
debe proveer el entrenamiento apropiado, a todo el personal dentro de la organizacin.
Esto con el propsito del cumplimiento y logro de la poltica, objetivos y ambientales.
Gua ISO 14001

38 Eduardo Guerra


Los empleados deben tener un conocimiento bsico, el cual incluye el entrenamiento en
los mtodos y habilidades necesarias requeridos para desarrollar sus tareas de una
manera eficiente y competente, as como el conocimiento del posible impacto que sus
actividades pudieran tener sobre el medio ambiente, en el caso de que stas se
desempeen incorrectamente.
A nivel de empleados de nivel tcnico y administrativo, que desempean un papel
relevante en la implementacin y operacin del sistema de gestin ambiental, se puede
requerir que ellos tengan dentro de su entrenamiento:

Conocimiento de procedimientos e instructivos actualizados
Acceso a informacin actualizada
Concientizacin de la interrelacin entre los temas ambientales y las ciencias y/o
tecnologas se utilizan en los procesos y actividades bajo su control
Concientizacin de que los impactos ambientales deben ser tomados en cuenta en
el diseo de productos y procesos
Conocimiento de tecnologas ms limpias
Conocimiento de los conceptos de prevencin de la contaminacin y desarrollo
sustentable
De todo lo anterior se ve que el desarrollar un programa de capacitacin es una tarea
ardua y delicada que requiere de mucha atencin, un programa de entrenamiento
consiste normalmente de lo siguiente:

Identificacin de las necesidades de entrenamiento de los empleados
Desarrollar un plan de entrenamiento para cumplir con las necesidades definidas
Verificacin del cumplimiento del programa de entrenamiento con los
requerimientos ambientales legales y de la organizacin
Gua ISO 14001

39 Eduardo Guerra


Entrenamiento de los grupos de empleados meta
Evidencia del entrenamiento recibido
Evaluacin del entrenamiento recibido
Paso 3
Actualizar y/o ajustar la identificacin de necesidades de capacitacin y/o programa de
capacitacin ante cambios en el sistema de gestin ambiental de la organizacin.

En relacin con sus aspectos ambientales y su sistema de gestin ambiental, la
organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

Comunicacin

Los requisitos de la clusula 4.4.3 de ISO 14001:2004 establecen que:

a) la comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la organizacin;
b) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes
interesadas externas.

La organizacin debe decidir si comunica o no externamente informacin acerca de sus
aspectos ambientales significativos y debe documentar su decisin. Si la decisin es
comunicarla, la organizacin debe establecer e implementar uno o varios mtodos para
realizar esta comunicacin externa.

La comunicacin es un proceso cuyo fin es informar sobre el estado del sistema de
gestin ambiental y los resultados que estamos obteniendo para la eliminacin, control o
reduccin de los impactos ambientales adversos. El proceso de comunicacin se da al
interior de la organizacin y al exterior de la misma ya que nuestros impactos ambientales
son tambin de inters de gobierno, vecinos, la sociedad en general, accionistas, clientes,
entre otras partes interesadas. Por lo mencionado, sobre todo en relacin a las
comunicaciones externas, se necesario definir qu funcin debe comunicar con referencia
Gua ISO 14001

40 Eduardo Guerra


a que informacin solicitada por alguna parte interesada externa; no es lo mismo
contestar a un vecino sobre situaciones de ruido u olores a comunicar a la autoridad sobre
un derrame de aceite en el suelo.






Como cumplir

Paso 1
Defina los elementos a comunicar: aspectos ambientales significativos, controles
operacionales, indicadores de desempeo, objetivos y metas, poltica ambiental,
programa de capacitacin, entre otros elementos.

Paso 2
Identifique la funcin dentro de la organizacin que tiene la informacin a comunicar y
recabe la informacin en perodos de tiempo determinados.

Paso 3
Defina los medios de comunicacin: tableros, volantes, trpticos, internet, intranet, correo
electrnico, charlas informativas, reportes, revista de la organizacin, juntas de operacin,
Gua ISO 14001

41 Eduardo Guerra


sesiones de entrenamiento, entre otros medios. Defina la periodicidad de la comunicacin:
semanal, quincenal mensual, trimestral. Defina las funciones responsables de la difusin y
comunicacin de la informacin.

Paso 4
Verifique la efectividad de la comunicacin mediante trivias, concursos, cuestionarios y
entrevistas al personal.

Paso 5
Para las comunicaciones a partes interesadas externas, definir qu tipo de informacin se
puede proporcionar y bajo qu circunstancias; identificar que funciones ne la organizacin
pueden proporcionar dicha informacin y mediante qu medios se llevar a cabo dicha
comunicacin.

Documentacin

Los requisitos de la clusula 4.4.4 de ISO 14001:2004 establecen que:

La documentacin del sistema de gestin ambiental debe incluir:

a) la poltica, objetivos y metas ambientales;
b) la descripcin del alcance del sistema de gestin ambiental;
c) la descripcin de los elementos principales del sistema de gestin ambiental y su
interaccin, as como la referencia a los documentos relacionados;
d) los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta Norma Internacional; y
e) los documentos, incluyendo los registros determinados por la organizacin como
necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin, operacin y control de procesos
relacionados con sus aspectos ambientales significativos.

Para cumplir con lo anterior los procesos y procedimientos de operacin deben estar
definidos y apropiadamente documentados y ser actualizados cuando sea necesario. La
existencia de la documentacin del SGA ayuda a promover la conciencia de los
empleados en lo que es necesario hacer para alcanzar los objetivos ambientales de la

Gua ISO 14001

42 Eduardo Guerra


organizacin, mantener el control de la variable ambiental y permite la evaluacin del
desempeo ambiental de la organizacin.
Para facilidad de uso, la organizacin puede considerar organizar y mantener un sumario
de la documentacin para:
cotejar la poltica ambiental, los objetivos y las metas;
describir los medios para la realizacin de los objetivos y metas ambientales;
describir los roles claves, las responsabilidades y los procedimientos;
proveer indicaciones de la documentacin relacionada y describir otros elementos del
SGA de la organizacin, cuando sea apropiado; y,
demostrar que los elementos apropiados del SGA estn implementados
Un manual ambiental que defina los elementos del sistema de gestin ambiental, no es
requisito de .la norma ISO 14001:2004, pero es de gran ayuda para cumplir con los
puntos ya mencionados en cuanto a sumarizar la documentacin requerida por la
organizacin para cumplir con la prevencin de la contaminacin.










POLITICA
MANUAL
PLANES
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCCIONES
FORMAS
REGISTROS
Gua ISO 14001

43 Eduardo Guerra


Usualmente se menciona que hay una pirmide de la documentacin que representas los
diferentes niveles de la jerarqua o importancia de dicha documentacin. En los sistemas
de gestin se definen cuando menos cuatro niveles de documentacin.
Como cumplir
Para la conformidad con el requisito de documentacin de ISO 14001:2004, debemos
considerar tener los cuatro niveles de documentacin que se describen a continuacin.
Manual ambiental Nivel 1
El manual es el nivel ms alto de la documentacin necesaria para cumplir con los
requerimientos de la norma ISO 14001:2004, en l se manifiesta qu es lo que la empresa
intenta hacer para cumplir con los requerimientos impuestos por la norma ISO 14001 o
por ella misma al sistema de gestin ambiental. Con este marco de referencia en l se
pueden detallar las decisiones tomadas en elementos claves del SGA tales como: el
alcance del sistema de gestin; la poltica, objetivos y metas ambientales; organigrama
funcional describiendo funciones y las correspondientes responsabilidades y autoridades.
El manual debe contener el detalle suficiente para permitir que durante una auditora se
Pueda verificar que existe un sistema de gestin ambiental y que es adecuado para el
control de la variable ambiental de la organizacin.

Procedimientos Nivel 2
Mientras que el manual define qu es lo que la empresa intenta hacer, los procedimientos
detallan cmo la intencin es llevada a cabo. El manual cubrir todos los elementos del
sistema, pero los procedimientos no son necesarios para cada actividad individual la cual
tiene un impacto ambiental.
Los procedimientos son requeridos para las actividades que pudieran afectar el
cumplimiento con la legislacin ambiental vigente y la conformidad con la poltica,
objetivos y metas ambientales de la organizacin.
Tambin la documentacin debe cubrir condiciones anormales de operacin, incidentes,
accidentes y situaciones de emergencia.
Gua ISO 14001

44 Eduardo Guerra


El contenido de los procedimientos debe definir actividades y responsabilidades, de la
misma manera deben ser simples, comprensibles y sin ambigedades.
Los procedimientos incluyen de manera general, al ser escritos, lo siguiente:
Propsito/Objetivo. Que se quiere lograr o realizar con el procedimiento
Alcance/Aplicacin. Donde o a que actividades y funciones aplica el procedimiento
Referencias y definiciones. Informacin adicional para ser utilizada en la ejecucin del
procedimiento y aclaracin de trminos para evitar confusiones
Responsabilidades. Quin tiene que llevar a cabo las acciones definidas ne el
procedimiento y quin tiene que verificar que dichas acciones se realizaron de manera
adecuada
Procedimiento. Secuencia de acciones a realizar para lograr el propsito u objetivo del
procedimiento
Documentacin. Procedimientos afectados por las actividades a realizar,
procedimientos que afectan las actividades a realizar. Registros que se deben realizar
como evidencia del so resultados de la ejecucin del procedimiento.

Instrucciones de trabajo Nivel 3
Las instrucciones de trabajo expanden los procedimientos en instrucciones detalladas
para cada paso de la operacin cuando as se requiera, las instrucciones de trabajo
detallan lo siguiente:
Recursos. Que se requiere para llevar a cabo la actividad.
Mtodos usados. Forma de llevar a cabo la actividad
Criterios a cumplir. Medibles que nos indican que la tarea fue ejecutada correctamente
Registros requeridos. Donde registramos el resultado de la tarea realizada

Gua ISO 14001

45 Eduardo Guerra


El nmero de los procedimientos ser limitado, pero las instrucciones de trabajo pueden
llegar a ser de gran nmero, dependiendo de la complejidad de las operaciones dentro de
la organizacin. Cada seccin o departamento tendr un nmero especfico de trabajos a
realizar. Las instrucciones de trabajo definen los requerimientos detallados de cualquier
tarea particular para asegurar la consistencia con los mtodos de trabajo. Como stas
estn relacionadas con actividades, las cuales tienen un potencial de afectar
adversamente al medio ambiente, deben tambin detallar los criterios necesarios para
poder de manera exitosa evitar que esto ocurra. De la misma manera deben existir los
registros que demuestran lo anterior.

Registros Nivel 4
El cuarto nivel de documentacin cubre a los registros que es donde se describe los
resultados en la ejecucin de procedimientos y/o instructivos del SGA, esto es la
evidencia en el tiempo de la conformidad con los requisitos del sistema de gestin
ambiental. Los registros pueden incluir: formatos, grficas de control, listas de verificacin,
y la documentacin de la rutina de da a da usada por la organizacin y la cual forma
parte del SGA.

Control de documentos

Los requisitos de la clusula 4.4.5 de ISO 14001:2004 establecen que:

Los documentos requeridos por el sistema de gestin ambiental y por esta norma
internacional se deben controlar.
Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los
requisitos establecidos en el apartado 4.5.4.
La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para:
a) aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin;
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;

Gua ISO 14001

46 Eduardo Guerra


c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los
documentos;
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estn
disponibles en los puntos de uso;
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables;
f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organizacin
ha determinado que son necesarios para la planificacin y operacin del sistema de
gestin ambiental y se controla su distribucin; y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

Cmo cumplir
Establezca controles para la documentacin, como los siguientes:
a) Asigne responsabilidades y autoridades precisas respecto a la creacin de nuevos
documentos, as como para la revisin, actualizacin y autorizacin de uso de los
documentos que forman parte del sistema de gestin ambiental
b) Conduzca un apropiado manejo de las versiones de los documentos existentes,
apoyado en un historial de cambios realizado, que detalle el cambio realizado, as
como la fecha de tal cambio y su justificacin, preferiblemente.
c) Mantenga disponible la documentacin, colocando sta o su acceso a la misma en
los lugares donde se usa habitualmente, ya sea en papel o formato electrnico,
segn aplique en su organizacin.
d) Identifique los documentos con un cdigo y/o con un nombre para cada uno.
e) Identifique los documentos de origen externo, tales como leyes, reglamentos y
normas, as como requerimientos documentados de clientes. Todos estos son
documentos no elaborados en la organizacin pero requeridos por su personal
para su apropiada operacin.
f) Asegure un correcto manejo de los documentos obsoletos, a travs de una
identificacin apropiada o bien, la destruccin del mismo, de tal manera que no se
confunda con un documento vigente.

Se recomienda utilizar alguna plataforma informtica apropiada, segn las condiciones de
la organizacin lo permitan, que facilite el control de la documentacin, procurando ubicar
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47 Eduardo Guerra


los documentos al alcance y acceso de todos los puestos de trabajo que los requieran,
considerando precisamente las reglas establecidas para su debido control.

Control operacional

Los requisitos de la clusula 4.4.6 de ISO 14001:2004 establecen que:

La organizacin debe identificar y planificar aquellas operaciones que estn asociadas
con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su poltica
ambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectan bajo las
condiciones especificadas, mediante:

a) el establecimiento, implementacin y mantenimiento de uno o varios procedimientos
documentados para controlar situaciones en las que su ausencia podra llevar a
desviaciones de la poltica, los objetivos y metas ambientales; y

b) el establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos; y

c) el establecimiento, implementacin y mantenimiento de procedimientos relacionados
con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados
por la organizacin, y la comunicacin de los procedimientos y requisitos aplicables a los
proveedores, incluyendo contratistas.

Los aspectos ambientales significativos identifican aquellas actividades dentro de una
organizacin las cuales pueden tener un impacto potencial en el medio ambiente y por lo
tanto requieren un control operacional. Los requerimientos legales y otros y la poltica,
objetivos y metas ambientales identifican aquellos procesos y actividades que requieren
controles operacionales. La norma ISO 14001:2004 requiere que las responsabilidades de
estn definidas para asegurar que tales controles son realizados de manera efectiva y que
todos los requerimientos de prueba, medicin y verificacin asociados a ellos, estn
coordinados en las diferentes partes de la organizacin.

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48 Eduardo Guerra


Las actividades y procesos importantes son generalmente controlados mediante
procedimientos e instrucciones de trabajo. Estos pueden ser aplicados a un nmero muy
variado de actividades.
Como cumplir
Paso 1
Hacer un listado que incluya: todos los aspectos ambientales significativos identificados,
todos los requisitos legales y otros requisitos ambientales asociados a los aspectos
ambientales de la organizacin. Identificar tipo de impactos ambientales generados por
cada aspectos ambiental significativo.
Paso 2
Definir tipo de control necesario para cada uno de los impactos ambientales significativos
y verificar si todos los requerimientos legales y otros requisitos quedan cubiertos con
estos controles.
Paso 3
Identificar a que aspectos ambientales se aplicarn los controles definidos y definir qu
funciones sern responsables de ejecutar los controles y que funciones deben supervisar
los resultados de dichos controles.
Paso 4
Definir el monitoreo y seguimiento a los resultados de la implementacin de los controles
operacionales.

Para ala definicin, implementacin y mantenimiento de los controles operacionales,
requerimos utilizar otros requisitos del sistema de gestin ambiental.

Gua ISO 14001

49 Eduardo Guerra



Preparacin y respuesta ante emergencias

Los requisitos de la clusula 4.4.7 de ISO 14001:2004 establecen que:

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que
pueden tener impactos en el medio ambiente y cmo responder ante ellos.

La organizacin debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y
prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados.

La organizacin debe revisar peridicamente, y modificar cuando sea necesario sus
procedimientos de preparacin y respuesta ante emergencias, en particular despus de
que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.

La organizacin tambin debe realizar pruebas peridicas de tales procedimientos,
cuando sea factible.

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50 Eduardo Guerra












Para cumplir con los requerimientos de la norma ISO 14001 con respecto a la preparacin
y respuesta ante emergencias se pueden tomar en consideracin los siguientes
elementos:
a) Organizacin para las emergencias
b) Planes de emergencia
c) Catalogo y lista de los planes de emergencia
d) Prueba de los planes de emergencias
e) Instrucciones de accin ante emergencias
f) Sistema de informacin y comunicacin

Punto importante a considerar es el tema de los accidentes potenciales que son los
precursores de los eventos de emergencia, un registro de los incidentes o cuasi-
accidentes se hace necesario para poder tomar acciones correctivas o preventivas ates
de que ocurra un evento de emergencia.
Como cumplir
a) Organizacin para las emergencias
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Es necesario que est definida una organizacin para las emergencias que est
reglamentada en cuanto a: personal asignado a la organizacin, definicin de
responsabilidades, funciones, tareas y competencias y desarrollo de la entrada en accin
de la organizacin.
Debe existir dentro de la organizacin como mnimo un responsable coordinador de las
actividades de emergencia y un suplente, as como un asesor tcnico y un grupo de
accin o grupo de brigadistas. Es conveniente tener un responsable de la comunicacin al
exterior (prensa y agencias gubernamentales) en caso de que se necesitara hacer
declaraciones sobre un incidente. De todas estas personas se debe tener siempre a la
mano una lista con nmeros telefnicos y direcciones.
b) Planes de emergencia
De la misma marea debe contarse con planes de emergencia, para cada escenario
relevante y estos deben peridicamente actualizarse. Para cada plan de emergencia se
considerarn los siguientes puntos: escenario de emergencia, causa raz, sistema de
alarma, sistema de aviso, medidas de aplicacin inmediata, grupos de accin/brigadistas,
instrucciones de accin, controles de vigilancia, lista y catlogo de emergencias.
En cuanto a la documentacin requerida es recomendable que el grupo de emergencia
tenga una lista de los escenarios importantes de emergencia que pudieran darse. Esta
lista debe estar siempre actualizada y contener al menos la siguiente informacin: tipo de
la emergencia, causa, desarrollo, efectos.
d) Prueba de los planes de emergencia
Pero la simple existencia de los planes de emergencia y de la organizacin para
emergencias no garantiza que en el caso de un incidente todo lo escrito va a funcionar y
por lo tanto se requiere de probar peridicamente que la respuesta ante emergencias es
la adecuada y que el personal est debidamente entrenado para actuar de manera
conveniente, para ello se deben llevar a cabo simulacros que prueben lo siguiente:
sistema de alarmas, sistema de aviso, entrada en accin de la organizacin y grupos de
accin para emergencias, medidas de implementacin inmediata, instalaciones de
seguridad, controles de vigilancia, sistemas de comunicacin e informacin,
entrenamiento del personal para emergencias.
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e) Instrucciones de accin ante emergencias
Ante una emergencia los empleados situados en la cercana de la misma deben estar
entrenados para actuar de inmediato en el caso de que ocurra un incidente. Tambin
deben contar stos, en lugares estratgicos, con planes de emergencia donde se dan
instrucciones precisas de las medidas de implementacin inmediata para el o los
escenarios que se pudieran presentar, as como de las formas de dar el aviso
correspondiente y tambin activar el sistema de alarmas.
f) Sistema de informacin y comunicacin
Mientras que el sistema de informacin tiene como meta el informar de cualquier incidente
a los responsables, los empleados y los grupos de accin ante emergencias, el sistema
de comunicacin tiene como meta el informar a clientes, agencias de gobierno, medios de
comunicacin y a la opinin pblica.

Verificacin y revisin por la direccin del sistema de gestin ambiental
9.5.1 Introduccin

Implementado el sistema de gestin ambiental, iniciamos la fase de verificar si los
controles operacionales mantienen la variable ambiental de la organizacin dentro de
los parmetros y criterios de desempeo definidos en la planeacin del SGA. Tambin
se tiene que verificar el avance el logro de los objetivos y metas de mejora del
desempeo. Una vez con la suficiente evidencia del funcionamiento del SGA, se
puede ejecutar la auditora interna todo el SGA y llevar a cabo la revisin por la
direccin para cerrar un ciclo completo de operacin del SGA en la organizacin y
como base para la planeacin del siguiente ciclo y asegurar la mejora continua.

9.5.2 Competencias particulares
Comprender los requisitos relacionados con la verificacin de los resultados que se
obtienen del SGA y en caso de desviaciones a la conformidad con los requisitos del
sistema de gestin ambiental y/o los resultados esperados, generar las acciones
correctivas pertinentes. Entender el funcionamiento de las acciones preventivas, la
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53 Eduardo Guerra


auditora interna y la revisin por la direccin como elementos fundamentales del
proceso de mejora continua del desempeo del SGA, como est definido en la poltica
ambiental de la organizacin.


Seguimiento y medicin

Los requisitos de la clusula 4.5.1 de ISO 14001:2004 establecen que:

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para hacer el seguimiento y medir de forma regular las caractersticas fundamentales de
sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los
procedimientos deben incluir la documentacin de la informacin para hacer el
seguimiento del desempeo, de los controles operacionales aplicables y de la
conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organizacin.

La organizacin debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medicin se
utilicen y mantengan calibrados o verificados, y se deben conservar los registros
asociados.

Se debe revisar peridicamente si los controles operacionales mantienen la variable
ambiental dentro de los parmetros definidos de desempeo ambiental (indicadores
claves), as como los avances en las actividades de los programas ambientales que
aseguran el logro de los objetivos y metas. Cuando se requieren hacer mediciones para
evaluar cumplimiento legal o conformidad con el SGA, se deben verificar o calibrar los
equipos de medicin utilizados para tener la certeza de los resultados medibles que se
registran.
La identificacin de indicadores del desempeo ambiental apropiados para la
organizacin debe ser un proceso continuo. Tales indicadores deben de ser objetivos,
verificables y reproducibles. Ellos deben de ser relevantes para las actividades de la
organizacin, consistentes con su poltica ambiental, prcticos, efectivos en costo, y
tecnolgicamente factibles. Ver 9.4.2, subtema 3 para ver una lista de indicadores de
desempeo ambiental.
Gua ISO 14001

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Como cumplir
Paso 1
Establecer inspecciones de verificacin tanto de los indicadores de desempeo
relacionados con los controles establecidos a los aspectos ambientales de procesos y
actividades, como de los indicadores de desempeo relacionadas a consumo de
materiales y energa.
Paso 2
Verificar el avance de las acciones asociadas a los programas ambientales para verificar
los avances en el logro de objetivos y metas ambientales.
Paso 3
Con la informacin obtenida en los pasos 1 y 2, determinar si el sistema de gestin
ambiental se encuentra en conformidad o no, en caso negativo se generan las acciones
correctivas pertinentes. Si el SGA est en conformidad verificamos las tendencias para
identificar oportunidades de mejora que se llevan a cabo a travs de acciones
preventivas.
Paso 4
Para el caso de servicios externos de medicin y anlisis, se verifica que los proveedores
externos se encuentren certificados o acreditados para dichos servicios. En el caso de
que internamente se realizan las mediciones debemos verificar o calibrar los equipos de
medicin utilizados para tener certeza de los resultados obtenidos.

Evaluacin del cumplimiento legal

Los requisitos de la clusula 4.5.2 de ISO 14001:2004 establecen que:

Mantener uno o varios procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los
requisitos legales aplicables.

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La organizacin debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas.

La organizacin debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La
organizacin puede combinar esta evaluacin con la evaluacin del cumplimiento legal , o
establecer uno o varios procedimientos separados.
La organizacin debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas.
Este requisito es un complemento o una continuidad de 9.4.2, subtema 2. Identificados los
requisitos legales y otros requisitos que aplican a los aspectos ambientales de la
organizacin, damos seguimiento al cumplimiento de los mismos a travs de los controles
operacionales implementados para tal motivo. La diferencia fundamental con 4.5.1 es que
las leyes, reglamentos y normas ambientales definen la periodicidad con que se deben
reportar las verificaciones de cumplimiento legal.
Como cumplir
Paso 1
Hacer un listado con todos los requisitos legales y otros requisitos identificados, en el
mismo formato indicar que control operacional est asociado a cada requisito y en qu
proceso o actividad se lleva a cabo el mismo. Se recomienda identificar tambin la funcin
que ejecuta el control.
Paso 2
Definir la periodicidad en que se evala el cumplimiento legal y otros requisitos; aunque la
legislacin establece la periodicidad de las mediciones o evaluaciones, se recomienda
una frecuencia ms alta de lo establecido por la legislacin. Llevar a cabo las
verificaciones de cumplimiento legal.
Paso 3
Con la informacin obtenida en el paso 2, determinar si el sistema de gestin ambiental se
encuentra en cumplimiento o no, en caso negativo se generan las acciones correctivas
pertinentes. Si el SGA est en conformidad verificamos las tendencias para identificar
oportunidades de mejora que se llevan a cabo a travs de acciones preventivas.
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Paso 4
Para el caso de servicios externos de medicin y anlisis, se verifica que los proveedores
externos se encuentren certificados o acreditados para dichos servicios. En el caso de
que internamente se realizan las mediciones debemos verificar o calibrar los equipos de
medicin utilizados para tener certeza de los resultados obtenidos.

No conformidad, accin correctiva y accin preventiva

Los requisitos de la clusula 4.5.3 de ISO 14001:2004 establecen que:

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y
acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para:

a) la identificacin y correccin de las no conformidades y tomando las acciones para
mitigar sus impactos ambientales;

b) la investigacin de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las
acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir;

c) la evaluacin de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la
implementacin de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia;

d) el registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas
tomadas; y
e) la revisin de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas.
Las acciones tomadas deben ser las apropiadas en relacin a la magnitud de los
problemas e impactos ambientales encontrados.

La organizacin debe asegurarse de que cualquier cambio necesario se incorpore a la
documentacin del sistema de gestin ambiental.


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57 Eduardo Guerra


Hallazgos, conclusiones, y recomendaciones alcanzadas como resultado del seguimiento
y medicin, de la evaluacin de cumplimiento legal, de las auditoras internas, de las
revisiones por la direccin y por la accin de la conciencia ambiental en los empleados,
deben de ser documentadas, y las acciones correctivas y preventivas necesarias, deben
de ser identificadas.
Cuando se detecten no conformidades antes debe iniciar la accin correspondiente, esta
debe estar sustentada por un anlisis de causa raz, la organizacin debe establecer
metodologas para realizar este anlisis; algunas metodologas incluyen los cinco
porqus, AMEFs, rbol de fallas, herramientas estadsticas, entre otras.
Algunos ejemplos de metodologas incluyen:
Diagrama de Causa y Efecto
El Diagrama de Causa y Efecto o de Ishikawa, tambin se conoce como "Esqueleto de
Pescado" por la forma que presenta es una herramienta dedicada a localizar problemas
"raz". En otras palabras, las verdaderas causas de los problemas, y no los sntomas. Se
basa en buscar por cuatro caminos (personas, maquinaria, material y mtodo) dnde est
el problema preguntando por lo menos cinco veces en cada camino "porqu?". De esta
forma se obtiene como resultado la verdadera situacin a corregir, y se eliminan todos los
sntomas. La siguiente Figura representa un tpico diagrama de causa y efecto.
Mtodos
Desperdicio
Situacin
Fuera de
Norma
Personas
Maquinaria Materiales



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Aplicaciones comunes
Para cada problema ambiental, es sumamente til usar un diagrama para pasar de
sntomas a problemas, los siguientes son slo algunos ejemplos comunes donde esta
aplicacin es til:

Encontrar causas en procesos que producen contaminacin.
Detectar verdaderas razones por las que se tienen desperdicios.
Encontrar la(s) causa(s) principal(es) por las que se est fuera de norma en alguna
situacin.
Ejemplo:
Veamos el siguiente ejemplo donde se busc cul era la causa de que el nivel de polvo en
emisiones a la atmsfera fuese mayor a la norma establecida:

1 mg por
encima de
la norma
sealada
1 mg por
encima de
la norma
sealada
Capacit acin
Campanas
juntas
Ductos
Diseo
Limpieza
Paros
Escapes
Frecuencia
Ventiladores
Operacin
Revisin
Balance
del Aire Mant enimient o/
I nspeccin
Registros
Informacin
Seguimiento
Frecuencia


Anlisis con el Diagrama de Causa y Efecto
Como se puede ver, se hicieron investigaciones en varias reas, para poder llegar a una
solucin final, la cual se encontr en el rea de Mantenimiento e Inspeccin, no en la falta
de mantenimiento, ni en la falta de inspeccin.
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59 Eduardo Guerra


Tampoco fue la causa la falta de informacin de las inspecciones, el problema era que no
haba un circuito cerrado entre inspeccin y mantenimiento, por lo tanto, mantenimiento
no conoca de los resultados de las inspecciones y no las poda atender.
Como cumplir
Paso 1
Revisar las no conformidades reales y potenciales detectadas en el SGA. Estas pueden
provenir del incumplimiento potencial de un requisito establecido por el propio sistema de
gestin ambiental de la organizacin o de la propia norma ISO-14001:2004; de resultados
de auditoras internas; de resultados de revisiones por la direccin; del seguimiento a
indicadores de desempeo, objetivos y metas ambientales; evaluacin del cumplimiento
legal; as como del resultado de la conciencia ambiental de todos los empleados.

Paso 2
Determinar las causas raz de las no conformidades reales y potenciales. Esto puede
realizarse a travs de la aplicacin de algunas tcnicas tales como la lluvia de ideas, el
uso de diagramas de causa-efecto o el uso de Los 5 porqu, o algo ms completo como
el uso de metodologas de anlisis y solucin de problemas basadas en el ciclo PHVA,
como Las 8 Disciplinas, u otras similares, pero siempre validando que la causa
identificada verdaderamente corresponda a la causa raz del problema potencial.

Paso 3
Determinar e implementar las acciones necesarias. Planifique y ponga en prctica un plan
para eliminar las no conformidades reales o potenciales y/o sus causas, estableciendo
responsables, plazos de ejecucin y recursos requeridos. Considere un tiempo apropiado
para la implementacin del plan y la obtencin de evidencias de los resultados
alcanzados.

Paso 4
Registrar los resultados. Disee y utilice un formato apropiado para registrar los
resultados de las acciones correctivas o preventivas tomadas.


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Paso 5
Revisar la eficacia de las acciones tomadas. Asigne a un responsable para llevar a cabo
la evaluacin de las acciones correctivas o preventivas tomadas. Un auditor interno puede
ser un gran apoyo para esta actividad. El evaluar adecuadamente la eficacia ayudar a la
organizacin a asegurar que la no conformidad se repita o se evite. En caso de que la
accin no haya sido eficaz, deber nuevamente aplicarse la metodologa para encontrar la
verdadera causa raz y establecer un nuevo plan de accin.

Control de los registros

Los requisitos de la clusula 4.5.4 de ISO 14001:2004 establecen que:

La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para
demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestin ambiental y de esta
Norma Internacional, y para demostrar los resultados logrados.
La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de
retencin y la disposicin de los registros.
Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.
Los registros son la evidencia de los resultados obtenidos en el tiempo, de la operacin
continua del SAGA y pueden incluir, entre otros:
Requerimientos legales aplicables
Permisos y licencias ambientales
Aspectos ambientales y sus impactos asociados
Evidencia de capacitacin y/o entrenamiento ambiental
Evidencia de las actividades de seguimiento a controles operacionales
Monitoreo de indicadores de desempeo
Detalles de las no conformidades: incidentes, quejas y acciones de seguimiento
Informacin de proveedores y contratistas
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Resultado de auditoras ambientales y revisiones por la direccin
El resultado del control de los registros puede ser un rango complejo de informacin. La
administracin efectiva de estos registros es esencial para una exitosa implementacin
del SGA. Las caractersticas clave de una buena administracin de la informacin
ambiental incluyen: medios de identificacin, forma de recopilacin, listado de registros,
almacenamiento, mantenimiento, localizacin y disposicin.
Las medidas adecuadas deben ser tomadas en cuenta con respecto a la proteccin de la
informacin confidencial de la organizacin.
Es importante remarcar que los registros son el elemento final en la estructura de la
documentacin del SGA, esto es, es en donde deben quedar plasmados los resultados de
las acciones derivadas de la poltica ambiental as como de los objetivos y metas, de tal
forma que se cuente con informacin confiable y suficiente para la revisin por la
direccin.
Cmo cumplir

Para cumplir con este requisito, se define para cada registro requerido por el sistema de
gestin ambiental:

Paso 1
La forma de identificarlo apropiadamente, que bien puede ser mediante la asignacin de
un ttulo y cdigo apropiado y dndolo de alta en una lista maestra para el control de
registros.
Paso 2
La forma de almacenar y localizar apropiadamente los registros, que puede ser un
almacenamiento fsico o digital en bases de datos o sistemas informticos.
Paso 3
La forma de proteccin, sobre todo de aquellos registros que estn expuestos al polvo,
suciedad o humedad o bien, la forma de protegerlos de un potencial acceso o mal uso de
ellos por personas inapropiadas.


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Paso 4
La forma de recuperacin, sealando cmo acceder fcilmente a la informacin disponible
en tales registros o a su respaldo, en caso de dao o prdida.
Paso 5
El tiempo y forma de retencin del registro correspondiente.

Paso 6
Su disposicin final, lo cual se refiere a lo que finalmente har el responsable con cada
registro una vez que termine el tiempo de retencin.

Auditora interna

Los requisitos de la clusula 4.5.5 de ISO 14001:2004 establecen que:

La organizacin debe asegurarse de que las auditoras internas del sistema de gestin
ambiental se realizan a intervalos planificados para:

a) determinar si el sistema de gestin ambiental:
1) es conforme con las disposiciones planificadas para la gestin ambiental, incluidos los
requisitos de esta Norma Internacional; y
2) se ha implementado adecuadamente y se mantiene; y

b) proporcionar informacin a la direccin sobre los resultados de las auditoras.
La organizacin debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de
auditora, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los
resultados de las auditoras previas.

Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos de auditora
que traten sobre:
- las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras,
informar sobre los resultados y mantener los registros asociados;
- la determinacin de los criterios de auditora, su alcance, frecuencia y mtodos.

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63 Eduardo Guerra


La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras debe asegurar la
objetividad e imparcialidad del proceso de auditora.

Las auditoras pueden ser desempeadas por personal interno de la organizacin o por
personas externas a la misma, seleccionadas por la propia organizacin. En cualquier
caso, las personas que conduzcan la auditora deben de estar en una posicin para
actuar imparcial y objetivamente, y deben estar apropiadamente capacitados y/o
entrenados.
Los elementos bsicos de la auditora interna se pueden resumir en lo siguiente:
- Procedimiento para ejecutar auditoras internas al SGA
- Programa de auditoras internas
- Auditores competentes
- Plan detallado de auditora
- Listas de control (check lists)

Como cumplir
Paso 1
Tener auditores competentes. Se deben desarrollar auditores para ejecutar las auditoras
al sistema de gestin ambiental, para ello se debe seleccionar personal de diferentes
reas y con suficiente conocimiento de los procesos y actividades de la organizacin. Este
personal debe ser entrenado en cuanto al sistema de gestin implementado, la norma ISO
14001:2004, legislacin ambiental, generacin de impactos ambientales y tcnicas de
auditora (ISO 9011: 2011).
Paso 2
Se debe establecer un programa anual de auditora donde se indique en que fechas se
auditaran que procesos y requisitos de ISO 14001:2004. Se recomienda al menos de dos
a cuatro auditoras internas por ao en los primeros tres aos de implementado el SGA.
Paso 3
Se debe tener un procedimiento para la realizacin auditoras internas donde como
mnimo se defina: criterios de auditora (referencias que definen lo requerido para estar
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conforme), alcance (donde o a que se aplica la auditora), frecuencia (cada cuando
auditamos) y mtodos (forma en que se lleva a cabo el proceso de auditora).
Paso 4
Plan detallado de auditora. Se debe tener un formato para registrar las acciones a seguir
en cada ejercicio de auditora; este plan nos ayuda a tener un orden y seguir una
secuencia lgica al ejecutar cada ejercicio de auditora. En este formato definimos para el
equipo auditor, cuando y donde vamos a auditar que parte de nuestro sistema de gestin
ambiental (controles sobre procesos o actividades), con que funcin y para verificar que
requisito o requisitos de ISO 14001:2004 estn asociados a los controles operacionales.
Paso 5
Listas de control. Una herramienta excelente para la ejecucin de la auditora interna son
las listas de control (check lists). En ellas se definen el tipo de evidencia que buscamos
auditar para verificar conformidad con nuestro sistema de gestin ambiental y con los
requisitos de ISO 14001:2004.

Revisin por la direccin

Los requisitos de la clusula 4.6 de ISO 14001:2004 establecen que:

La alta direccin debe revisar el sistema de gestin ambiental de la organizacin, a
intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia
continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluacin de oportunidades de mejora y la
necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestin ambiental, incluyendo la poltica
ambiental, los objetivos y las metas ambientales. Se deben conservar los registros de las
revisiones por la direccin.

Los elementos de entrada para las revisiones por la direccin deben incluir:

a) los resultados de las auditoras internas y evaluaciones de cumplimiento con los
requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba;
b) las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas;
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65 Eduardo Guerra


c) el desempeo ambiental de la organizacin;
d) el grado de cumplimiento de los objetivos y metas;
e) el estado de las acciones correctivas y preventivas;
f) el seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por
la direccin;
g) los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolucin de los requisitos legales y
otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; y
h) las recomendaciones para la mejora.

Los resultados de las revisiones por la direccin deben incluir todas las decisiones y
acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la poltica ambiental, objetivos,
metas y otros elementos del sistema de gestin ambiental, coherentes con el compromiso
de mejora continua.

Como cumplir

Paso 1
Definir la frecuencia en que se llevaran a cabo las revisiones por la direccin; se
recomienda mnimo dos veces por ao, pero una frecuencia trimestral es una excelente
prctica. De preferencia efectuar las revisiones por la direccin en fechas posteriores a la
ejecucin de las auditoras internas.
Paso 2
Establecer contenido requerido de informacin y la agenda a seguir para la revisin por la
direccin; esto puede estar definido en un procedimiento o en el manual ambiental
(opcional). Las entradas definidas en 4.6 son los requisitos mnimos de informacin
dependiendo d las necesidades de la organizacin o del propio desarrollo del sistema de
gestin, se puede agregar informacin adicional.



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Paso 3
Usualmente el representante de la direccin en conjunto con el gerente ambiental o
responsable ambiental, preparan la informacin a ser presentada durante la reunin y
convocan a los participantes de la misma: alta direccin, directores y gerentes.
Paso 4
Durante la reunin promover que no sea solamente un ejercicio informativos, sino que con
al participacin de los asistente se analice la situacin del sistema de gestin ambiental y
se definan acciones, responsables, medios y tiempo para asegurar la mejora continua del
sistema.
Paso 5
Asegurarse que al trmino de la reunin se genera un registro, una minuta donde se
resumen los puntos ms importantes y los acuerdos tomados para darles seguimiento en
la prxima revisin por la direccin.












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Glosario
Trmino Significado
Acreditacin Reconocimiento formal de competencia para expedir un certificado
Auditora Un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
pruebas y evaluarlas objetivamente con el fin de determinar el grado al
que se cumplen los criterios de la auditora
Cliente de auditora Empresa o personal que solicita una auditora
Conclusin(es) de la
auditora
Resultados de una auditora, proporcionados por un equipo de
auditora despus de considerar los objetivos y hallazgos de la
auditora.
Criterios de la auditora Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia
Hallazgo(s) de la
auditora
Resultado(s) de la evaluacin de las pruebas recabadas contra los
criterios de auditora; tambin conocidos como observacin
Plan de auditora Descripcin de las actividades y arreglos para una auditora
Alcance de la auditora Extensin y lmites de una auditora
Equipo de auditora Uno o ms auditores que realizan una auditora, de ser necesario
apoyados por expertos tcnicos
Auditado Empresa que se est auditando
Auditor Persona con la competencia para realizar una auditora
Disponibilidad (de
informacin)
Asegura que los usuarios autorizados tengan acceso a la informacin y
a los recursos asociados.
Calibracin Precisin en relacin a una norma de medicin reconocida
Certificacin Aseguramiento por escrito (de un organismo acreditado) de que un
producto, proceso o sistema cumple con requisitos de una norma de
referencia
Caracterstica Rasgo distintivo (variable o atributo) que puede ser fsico, sensorial, de
comportamiento, basado en tiempo, ergonmico o funcional.
Competencia Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades


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Cumplimiento Acatamiento de un requisito de leyes o reglamentos
Conformidad Acatamiento de un requisito (comparar con Cumplimiento)
Consistencia Uniformidad de resultados sucesivos de aspectos de un sistema o
proceso que se ajustan bien unos a otros
Mejora continua Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir con los
requisitos, mejoras y objetivos
Controlar Establecer y cumplir requisitos
Accin correctiva Accin para eliminar las causas de una no conformidades detectadas
Documento Informacin y sus medios de apoyo (impresa o electrnica)
Eficiencia Relacin entre el resultado logrado y los recursos utilizados
SGA (Sistema de Gestin
Ambiental)
Sistema de gestin para dirigir y controlar los procesos y actividades
de una organizacin con respecto al medio ambiente
Medio ambiente Entorno (que se extiende hacia el mundo) en el que una organizacin
funciona, incluyendo aire, agua, tierra, recursos naturales, flora, fauna,
seres humanos y su interrelacin
Aspecto ambiental Elemento de las actividades (procesos) o productos de una
organizacin, incluyendo servicios, que pueden interactuar con el
medio ambiente
Impacto ambiental Cualquier cambio al medio ambiente, ya sea adverso o benfico,
resultante total o parcialmente de las actividades, procesos o
productos de una organizacin
Evidencia Registros, declaraciones de hechos e informacin adicional relevante
para los criterios de la auditora y verificables. Tambin denominados
como evidencia objetiva o de auditora
Fauna Vida animal
Flora Vida vegetal
Satisface Cumple o esta conforma (sinnimos)
Identificar Poner un ttulo (a un documento) o colocar en una lista de modo que
pueda localizarse el artculo


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Informacin Datos significativos
Infraestructura Sistema de instalaciones, equipo y servicios necesarios para la
operacin de una empresa
Parte interesada Persona o grupo que tienen un inters en el desempeo o xito de una
empresa
Parmetro Determina la(s) caracterstica(s) y cantidad de algo utilizando
unidades reconocidas
Monitorear Observar, supervisar, mantener en observacin, medir o probar a
intervalos, especialmente para control
Monitoreo Evaluacin de conformidad de un proceso
No conformidad No satisfacer un requisito ( no conforme es comn)
Incumplimiento No satisfacer un reglamento o permiso (un trmino legal)
Objetivo Meta, que surge de la poltica, cuyo logro se impone una empresa
Evidencia objetiva Ver evidencia
Desempeo Resultados cuantificables del sistema de gestin, relacionados con el
control de los insumos, procesos y productos de una empresa con
base en su poltica, objetivos y metas
Planeacin Decidir quin har qu para cundo (establecer objetivos y especificar
los procesos necesarios [incluye recursos y controles] para lograr los
objetivos)
Poltica Intenciones generales y declaracin de una empresa relacionadas con
cualquier tema (por ejemplo: calidad y medio ambiente) conforme a su
expresin formal por parte de la direccin
Contaminacin Impacto ambiental adverso
Prevencin de la
contaminacin
Uso de procesos, materiales, energa y productos que evitan, reducen
o controlan la contaminacin
Accin preventiva Medidas para eliminar las causas de una no conformidad potencial
Mantenimiento
preventivo
Medidas planeadas para eliminar las causas de fallas de equipo e
interrupciones de la produccin no programadas


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Procedimiento (puede no
estar Documentado)
Forma especfica de llevar a cabo un proceso (y una tarea dentro de
un proceso)
Proceso Trabajo (por mquinas y/o seres humanos) que aplica recursos y
controles para transformar insumos en productos o servicios
Producto Resultado de un proceso (incluye: servicios, software, hardware,
materiales y productos derivados)
Programa Conjunto de acciones planeadas para un perodo especfico y
dirigidas hacia un objetivo especfico (similar a proyecto), por ejemplo,
programa de auditora
Registro Documento que especfica los resultados logrados o pruebas de un
proceso.
Reparar Accin sobre un producto inconforme para hacerlo aceptable para su
uso pretendido
Requisito Necesidad o expectativas implcitas enunciadas de modo que sean
explcitas
Proveedor Empresa o persona que ofrece un producto o servicio
Sistema Partes que funcionan unidas
Meta Requisitos de desempeo detallados que contribuyen al logro de un
objetivo cuando esta se cumple
Experto tcnico Persona que ofrece conocimientos y especializacin especficos al
equipo de auditora con respecto a la empresa, el proceso o actividad
que se audita, lenguaje o cultura
Alta direccin Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa

FAQs-Preguntas frecuentes

1. Cumpliendo con los requisitos de ISO 14001:2004, se puede suponer que se
tiene implementado un sistema de gestin ambiental de clase mundial?
No. Hay que recordar que las normas ISO para sistema de gestin establecen
requisitos mnimos a cumplir y es a travs de la mejora continua y de agregar
elementos adicionales al SGA que este puede llegar en el tiempo a ser
considerado de clase mundial.
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2. Hay compatibilidad entre ISO 14001:2004 y la norma ISO 9001:2008?
S. La estructura de ambas normas se basa en el ciclo PHVA y por lo tanto no
solo son compatibles sino que hay posibilidad de integracin de los sistemas de
gestin ambiental y de calidad. Adicionalmente normas como OHSAS 18001
(seguridad y salud), SA8000 (responsabilidad social), ISO 50001 (gestin de la
energa) son posibles de integrarse tambin con ISO 14001:2008.

3. Al implementar un sistema de gestin ambiental ISO 14001:2004, se sigue el
orden de las clusulas de la norma para su implementacin?
No. Normalmente en la planificacin del SGA, se incluyen ya elementos de
Implementacin y Operacin y la poltica ambiental se define una vez que se
identifican los aspectos ambientales de la organizacin. El siguiente diagrama
muestra los elementos a considerar para disear el SGA, previo esto a su
documentacin e implementacin.






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4. El alcance del sistema de gestin ambiental, como se requiere en el requisito 4.1
de ISO 14001:2004, solo incluye a los empleados de la organizacin?
No. Como se define en las clusulas 4.2 y 4.4.1 en su aplicacin se incluye a
quin trabaja a nombre de la organizacin y como en 4.4.46 se menciona la
comunicacin a proveedores y contratistas, el alcance incluye a proveedores y
contratistas bajo el control e influencia de la organizacin.

5. Se puede solicitar la certificacin del sistema de gestin ambiental cuando an no
se encuentra la organizacin al 100% en cumplimiento legal ambiental?
S. Sin embargo se debe tener evidencia de que se est en el proceso de
cumplimiento legal, en algunas ocasiones los trmites administrativos de
gobierno son lentos, en otras ocasiones se requieren inversiones para lograr el
cumplimiento legal y esto se puede llevar a cabo por fases diferenciadas en el
tiempo. Es importante que se tengan tres meses de evidencia de funcionamiento
del todo el sistema de gestin ambiental en su conjunto.

Conclusin del curso
La norma ISO 14001:2004 tiene como fundamento un enfoque preventivo, esto es
mediante el control de procesos y actividades se logra la prevencin de la contaminacin
cuyo fin ltimo es la reduccin de los impactos ambientales adversos generados por la
organizacin.

La estructura de un sistema de gestin ambiental de acuerdo a ISO 14001:2004 sigue el
ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) o ciclo Deming. Esta secuencia lgica
de pasos a seguir asegura un desarrollo ordenado de las acciones requeridas para
identificar, evaluar, controlar y reducir los impactos ambientales significativos asociados a
los aspectos ambientales de los procesos bajo el control e influencia de la organizacin.

La implementacin de un SGA, tiene una serie de beneficios asociados, los cuales sirven
de referencia para poder medir los resultados tangibles de la gestin ambiental, entre
ellos tenemos:



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Asegurar y comprobar el cumplimiento de los requerimientos ambientales vigentes.
Mediante el seguimiento a los controles operacionales e indicadores de desempeo,
podemos de manera continua verificar si estamos en conformidad o no con los
requerimientos ambientales definidos por la organizacin.

Reducir costos de operacin. Al identificar los aspectos ambientales siginificativos,
podemos definir objetivos y metas ambientales para la mejora del desempeo ambiental,
concentrando los esfuerzos en aquellas acciones que mejoren la eficiencia delos
procesos por ejemplo mediante el ahorro de energa, agua y materias primas, as como la
reduccin y la reutilizacin de residuos.

Controlar y minimizar riesgos ambientales y de exposicin. Una adecuada gestin
ambiental identifica tempranamente los potenciales eventos de emergencias y accidentes,
buscando implementar medidas que disminuyan la probabilidad de ocurrencia de los
mismos, en caso de presentarse las emergencias se inician los protocoles pertinentes
para contener, controlar y detener eventos de emergencias ambientales tales como
incendio, explosiones, fugas, entre otros posibles. En el tema legal mediante el adecuado
seguimiento a los controles ambientales asociados a los requisitos legales, reducimos la
exposicin de la empresa a multas, sanciones o incluso paro de operacin debido a
transgresiones a leyes, reglamentos y normas legales ambientales.

Finalmente la implementacin, mantenimiento y mejora de un sistema de gestin
ambiental ayuda a mejorar la calidad de vida de la sociedad y de cada uno de nosotros.
Cuando empleados, proveedores y contratistas entienden este punto se logra un
compromiso real por la proteccin ambiental que va ms all de la propia organizacin y
permea a la sociedad en general.

Bibliografa

ISO 9000:2005. Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario.

ISO 14001:2004. Sistemas de gestin de la calidad Requisitos con orientacin para su
uso.