UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIN

ENRIQUE GUZMN Y VALLE -

LA CANTUTA

Facultad de Administracin y Ciencias Empresariales.



Administracin de negocios internacionales

F





























INTRODUCCIN



























DEDICATORIA




























FUNCIONES DEL MATERIAL DE APOYO

El material de apoyo es todo aquel que sirve para sustentar lo que expondr en su
presentacin. El material de apoyo escogido cuidadosamente puede ser que una
presentacin sea ms efectiva, porque agrega tres caractersticas: la claridad, el inters y la
evidencia.

Claridad:

No busques impresionar a la audiencia con tu lenguaje complicado. Busca conectar
a travs de un lenguaje claro y sencillo. Tu objetivo es la claridad, no la confusin.
Una audiencia confundida es una audiencia descontenta y frustrada. Peter Drucker
afirmaba:

Una de las tendencias ms negativas de los ltimos cuarenta aos es la idea de que
si la gente le entiende es usted vulgar

Inters:

El material de apoyo puede aligerar su presentacin, haciendo que sus puntos
centrales sean ms vvidos o que el pblico les encuentre ms sentido.


Evidencia:

Una buena presentacin va ms all de la mera transmisin de informacin. Como
afirma Nancy Duarte en su libro Resonate :

No es la informacin en s misma lo que importa, sino el impacto emocional de esa
informacin.

Es necesario exponer hechos en una presentacin, acompaados de un atractivo
emocional. Recordemos que las personas raramente actuamos basndonos
exclusivamente en la razn.







APOYO VERBAL

Existe una variedad de apoyos verbales para adaptar tu discurso a un auditorio en
particular. Los apoyos verbales pueden ayudarte en un discurso pues, establecen un
campo en comn, despiertan y mantienen el inters del auditorio, y se ajustan a pblicos
de diferentes culturas y comunidades lingsticas.
En las charlas de negocios o actividades profesionales, los auxilios ms comunes son los
ejemplos, los casos, las estadsticas, las comparaciones, las citas y los soportes visuales.

Ejemplos:

Son ilustraciones breves que resaltan o explican un punto. Estas ayudan a
complementar nuestra presentacin, para que as el pblico tenga un mejor
entendimiento de lo que estamos exponiendo.

Casos:

Ilustran un punto porque describen un incidente con cierto detalle. Hay tres
categoras de sucesos: los ficticios, los hipotticos y los reales. Estos casos poseen
diversas caractersticas. En primer trmino, deben ser relativamente breves; no
desmadeje una bola de estambre durante cinco minutos para respaldar un punto
menor. Tambin deben resultar interesante como usted quiere. Lo ms importante
es que el suceso debe apoyar el punto que usted trata de comunicar.

Estadsticas:

Son nmeros que representan una idea. Casi todas son un grupo de ejemplos
reducidos a su forma numrica para darles claridad.
A pesar de su eficacia, las estadsticas mal manejas pueden echar a perder una
presentacin. Un error muy comn es abrumar al pblico con una avalancha de
nmeros, ya que es casi imposible que el pblico pueda seguirlos. Cuando la
presentacin contiene muchas estadsticas, probablemente usted necesite
auxiliares visuales para explicarlas. Las cifras solas son, sencillamente, demasiado
pesadas de entender.

Comparaciones:

Las comparaciones resaltan un punto a travs de mostrar el parecido entre una
idea y otra. Algunas comparaciones son figurativas, esto quiere decir que cotejan
los elementos de un campo poco familiar con los de uno conocido para que as el
pblico tengo un mejor concepto de lo explicado. Otras comparaciones son
literales, es decir ligan dos elementos similares de dos categoras.


Citas:

Son una forma de permitir que otros ayuden a exponer un punto de una forma
mejor, para que as el pblico tenga un mejor entendimiento. Estas citas se
aplicarn de manera eficaz si es que seguimos las siguientes directrices:

Cite la fuente de una manera que aumente su confiabilidad.
Menciones fuentes de credibilidad.
Parafrasee las oraciones largas o confusas.
Replantee la esencia de las citas largas.
























SOPORTE VISUAL

Es importante adaptar el material de exposicin a las necesidades especficas del auditorio,
o saln, considerar el material visual que ayudara a sus miembros a comprender y recordar
la informacin que presentas. Es probable que la gente capte ms cosas cuando las ideas
apelan tanto a la vista como a los odos que cuando solo atraen al odo. Mantener el
contacto visual tambin ayuda a darte una idea de la manera en que el auditorio entiende
y reacciona ante lo que ests diciendo. Depende de lo que notes all puedes ajustarte a las
necesidades de este animndote ms, ofreciendo ejemplos adicionales o avanzando con
ms rapidez en un punto de la ponencia.
Para ello hay que tener presente los tipos de apoyos visuales y sus tcnicas para facilitar la
comprensin del discurso, o exposicin.

- TIPOS DE AUXILIARES VISUALES
Se puede elegir una amplia gama de apoyos visuales para que la presentacin resulte ms
efectiva. El expositor debe considerar si su uso facilitara la comprensin del mensaje o si
servir para impactar al pblico.
Objetos y modelos:

Es necesario tener el objeto o un modelo del objeto a exponer. Esto es
especialmente esencial cuando de capacitaciones y ventas se trata. El objeto a
exponer debe ser lo suficientemente grande si la exposicin se lleva a cabo ante
una gran masa de personas.

Fotografas:

Las fotos pueden ser el medio ms eficaz para ilustrar imgenes que necesitan una
representacin explcita. Tambin son una forma excelente de evidencia.

Diagramas:

Son dibujos abstractos y bidimensionales que muestran las propiedades
importantes de objetos que no estn totalmente representados. Estos diagramas
son estupendos para transmitir informacin acerca del tamao, la forma y la
estructura de las cosas.

Listas y tablas:

Estos medios son muy eficaces cuando de resaltar datos y cifras se trata. Sin
embargo, estos auxiliares visuales deben ser diseados bajo los siguientes
principios, para que as la exposicin no se torne complicada:
- Elaborar un auxiliar visual simple.
- Usar listas numeradas para resaltar puntos bsicos.
- Usar poco texto.
- Usar letras grandes.
- Reforzar la legibilidad de la lista o tabla.
Si seguimos estos principios aseguraremos el entendimiento del pblico.

Grficas circulares:

Tambin llamadas grficas de pastel. Este tipo de apoyo es usado esencialmente
cuando se necesita representar porcentajes, ya sea de ventas, ingresos o egresos de
una empresa.
No obstante, si bien este recurso puede captar el inters del pblico, tambin tiene
el riesgo de distorsionar los datos

Grficas de barras y columnas:

Las grficas de barras nos ayudan a comparar el valor de diversos elementos.
Estos permiten que los oyentes tengan una mejor percepcin sobre los valores
mostrados.
Las grficas de columnas, en cambio, nos muestran los cambios producidos de un
nico elemento en un lapso de tiempo.

Pictogramas:

Los pictogramas son un tipo de grficas de barras. Estos son ms tiles en
presentaciones dirigidas a oyentes legos, haciendo ms interactiva la exposicin.
Sin embargo, son matemticamente inexactos, y es por esto que no son adecuados
para informes que requieren datos precisos.

Grficas:

Las grficas muestran la correlacin de dos cantidades. Son ideales para sealar
tendencias, como el aumento o la cada que registran las ventas en un transcurso
del tiempo. Tambin pueden representar una cantidad de datos sin encimarlos-


- MEDIOS PARA PRESENTAR LOS APOYOS VISUALES
Los medios, en los cuales presentaremos nuestros apoyos visuales, son imprescindibles; sin
estos nuestros apoyos visuales fracasarn.
Es la parte visual del tema, con l se puede ejemplificar de mejor manera, adems la
mecnica de la exposicin es ms dinmica y acapara la atencin fcilmente; por el
contrario, si el material de apoyo es realizado y utilizado de forma incorrecta se corre el
riesgo de distraer la atencin del objetivo principal. Se debe tener un equilibrio, pero sobre
todo, debe de estar relacionado con el tema y complementarse mutuamente.
Estos medios son los siguientes:




Pizarras para gis o marcadores de agua:

La pizarra permite en grupos grandes una buena visualizacin y en los reducidos
una gran concentracin de la atencin. Para ello hay que explotar su uso,
preparando previamente textos, esquemas o dibujos y racionando el espacio
con el fin de no confundir a los alumnos. Es conveniente borrar siempre que se
cambia de informacin. En el caso de querer mantener algn esquema o idea
con el fin de relacionarlo posteriormente, se debe dejar en algn lugar concreto
del espacio til de la pizarra, sin que se confunda con el resto. Si se desea
reutilizar la informacin es preferible volver a escribirla o hacer que los alumnos
la copien en sus apuntes.

Rotafolios y lminas:

El rotafolios un medio visual de imagen fija que consiste en un conjunto de
folios ordenandos consecutivamente que presentan informacin en texto
escrito, dibujos o grficos relacionados a un mismo tema, destacando los
elementos claves del mensaje.
Se puede utilizar para presentar informacin a audiencias de cualquier nivel
instruccional. Tambin permite a la audiencia hacer anotaciones mientras el
facilitador hace su presentacin.
La lminas son medios visuales de imagen fijas, al igual que el rotafolios. Las
desventajas que presentan estos medios son el corto alcance de visibilidad que
generan con un pblico relativamente grande y la fragilidad con que estos
pueden estropearse.

Acetatos:

Son grficos, fotografas, esquemas, etc. impresos o fotocopiados sobre hojas
transparentes que se proyectan sobre una pantalla a travs de un retropoyector.
Constituyen un recurso didctico excelente para apoyar las clases o la
presentacin de cualquier tema a un grupo numeroso de personas.
Los acetatos se puede hacer de manera directa con plumones o tambin de
manera indirecta utilizando la mquina de escribir o la computadora para
despus fotocopiar la impresin en los acetatos en blanco y negro o a colores.
Tambin se pueden imprimir imgenes.

Diapositivas:

stas se aprecian mejor en un aula oscura, por lo mismo se debe tomar en
cuenta no usar un fondo oscuro en las diapositivas pues crear un ambiente
sereno que puede derivar en cansancio y sueo posteriormente. Al igual que en
el rotafolio es fundamental utilizar colores que resalten, que los diseos sean lo
ms sobrio y acorde posible para no generar desconcentracin.





Volantes:

Los volantes nos ayudan a que el pblico pueda apreciar detalles del tema en
exposicin impresos en un papel. stos ayudan mucho para as complementar
ideas, ya que stos proporcionan una mayor cantidad de detalles.
La desventaja de este medio de apoyo, es la distraccin que causa en el pblico,
por eso lo ms recomendable es repartirlas una vez finalizada la exposicin.

Exhibiciones computarizadas:

Este medio nos ofrece un enorme potencial de comunicacin y transmite una
imagen muy profesional. Se puede utilizar con un nmero indeterminado de
personas, ya que la imagen se puede proyectar en diferentes monitores o
pantallas repartidos por la sala.
Para utilizar este medio el orador debe conocer perfectamente su uso, con vistas
a que durante la intervencin no encuentre dificultades y pueda concentrarse en
el discurso.
La explicacin debe desarrollarse a una velocidad que permita al pblico su fcil
seguimiento, ya que con este sistema se corre el riesgo de ir proyectando
pantalla tras pantalla, sin que al pblico le d tiempo a situarse.

Videocinta:

Su empleo en las presentaciones facilitan la actitud y habilidad necesarias para
reflexionar sobre la teora y realizar anlisis crticos de los contenidos. Las
videocintas favorecen al entendimiento y comprensin porque renuevan la
capacidad de atencin.

- SOFTWARE PARA PRESENTACIONES
A medida que el tiempo ha avanzado la tecnologa ha mejorado, haciendo que las
presentaciones se vuelvan un tanto ms fciles de realizar.
El software para presentaciones permite a los que tienen una computadora personal y una
impresora bsicas, crear textos y materiales visuales para hacer presentaciones pblicas,
con un grado de profesionalismo que antes slo podan conseguir los expertos.

Ventajas del software:

Permite generar materiales personalizados de acuerdo a lo que necesitamos. Nos
permite elaborar cuadros y tablas, crear materiales visuales que enriquecern
nuestra exposicin.
Los diseos hechos con computadora suelen impresionar al pblico de una forma
que las muestra realizadas con poca tecnologa no podran. Aunque debemos tener
en cuenta que el solo hecho de que realicemos un material muy detallado, no
significa que el mensaje llegar con mayor eficacia. El material detallado tal vez sea
oportuno para informes escritos, pero cuando se trata de charlas, la sencillez suele
ser el mejor mtodo.

Un gran ejemplo de un software ventajoso para las presentaciones es PowerPoint.
Este programa domina en este campo y es el preferido por millones de personas, ya
que permite crear y exhibir informacin, tanto en esquemas como en transparencias.


Peligros del software para presentaciones:

Todo orador competente debes ser capaz de usas un software para presentaciones
cuando lo necesite. Sin embargo, como cualquier otra forma de tecnologa,
PowerPoint y sus parecidos pueden resolver viejos problemas, pero crear algunos
nuevos.

Mensajes mal concebidos
Si bien es cierto que el software nos facilita la tarea de crear cuadros y
grficas, insertar imgenes, animaciones, videos, y juntar todo eso en un
diseo atractivo, debemos tener muy en cuenta que si la estructura de
nuestra exposicin no est clara, el pblico no captar el mensaje ni mucho
menos creern en nosotros. Es por esto que es sumamente necesario
organizar nuestros puntos con claridad y sustentacin.

Ms diseo que contenido
Dedicar ms tiempo al diseo de la presentacin que a su contenido hace
que la atencin del pblico se desve en cosas irrelevantes. Es preferible
hacer un diseo simple y ms directo, para que as el pblico pueda captar
con mayor atencin el mensaje que tratamos de emitir.

Presentaciones excesivamente complejas
Crear elaborados diseos para la presentacin no siempre es la mejor idea.
Esto puede provocar que no se concentre la atencin en el mensaje, ya que
los oyentes estarn ms pendientes de los detalles que la presentacin
tiene que al contenido en s.


-LINEAMIENTOS PARA USAR LOS APOYOS VISUALES
A continuacin les mostraremos algunas reglas bsicas que debemos seguir para el uso
correcto de los apoyos visuales.
Seleccin:
Se debe escoger el material a usar con sumo cuidado.

Asegrese de que el uso de un apoyo visual est justificado
Si la imagen utilizada no aporta nada en la explicacin del tema, lo ms
ideal es no ponerla, ya que si esta es incluida, lo nico que har ser desviar
la atencin del pblico.

Presente material visual acorde con los oyentes
El material visual debe ser elaborado con sumo cuidado, pensando en la
necesidades del pblico.


Diseo:
Mostraremos, ahora, unas pautas para la creacin de imgenes claras y bien
redondeadas.

Asegrese de que el material es lo bastante grande para que pueda
verse
El material a usar debe ser lo suficientemente grande para que todo el
pblico pueda verlo con facilidad.

Use diseos simples para su material
Slo exhiba una idea por muestra y evite los detalles innecesarios. Recurra a
tipos sencillos de letras.

Emplee pocas palabras
En el material slo se deben poner ideas bsicas. Si alguna muestra necesita
mayor explicacin, se tiene que proporcionar oralmente, puesto que, al fin y
al cabo, se est realizando una presentacin oral y no un informe escrito.

Slo escriba en forma horizontal
Procure no colocar palabras en forma vertical ni diagonal. Para poder usar
un formato horizontal, si fuera necesario, escriba los ttulos en los
mrgenes.

Ponga nombre a todos los elementos para una clara identificacin
Asegrese de que cada muestra tiene un ttulo descriptivo. Marque todos
los ejes de una grfica, las partes de un diagrama, etctera.

Presentacin: