MS Excel 2010 Avanzado

Contenido
CREAR FRMULAS ENTRAR FRMULAS USANDO OPERACIONES ARITMTICAS
ENTRAR FRMULAS USANDO FUNCIONES
COPIAR FRMULAS
CREACIN DE GRFICAS
MACROS
CREAR MACROS EN MS EXCEL
PREPARAR EL LIBRO DE EXCEL PARA TRABAJAR CON MACROS
GRABAR MACROS
EJECUTAR MACROS
1
MS Excel 2010 Avanzado
Crear frmulas
Se puede asi!a" u!a #$"%u&a a u!a 'e&da ( E)'e& 'a&'u&a e& "esu&*ad+,
U!a #$"%u&a es u!a '+%-i!a'i$! de !.%e"+s '+!s*a!*es/ "e#e"e!'ias a
'e&das/ +pe"a'i+!es a"i*%0*i'as (1+ #u!'i+!es 'u(+ "esu&*ad+ apa"e'e e!
&a 'e&da d+!de se '"ea &a #$"%u&a,
Entrar frmulas usando operaciones aritmticas
1, Se&e''i+!e &a 'e&da d+!de '"ea"2 &a #$"%u&a, E! es*e &ua" se"2
d+!de +-*e!d"2 e& "esu&*ad+ de &a %is%a 3Ejemplo: celda E34,
5, Es'"i-a e& si!+ de iua& 3 = 4 pa"a i!i'ia" e& desa""+&&+ de u!a
#$"%u&a, E! es*e 'as+ %u&*ip&i'a"e%+s Costo por unidad 3'e&da C64
p+" &a Cantidad 3'e&da D64 pa"a 'a&'u&a" e& Costo estimado,
6, Se&e''i+!e &as 'e&das ( &+s +pe"ad+"es a"i*%0*i'+s 37 8 9 1 : ;4
'+""esp+!die!*es <ue '+%p+!d"2! &a #$"%u&a,
E! es*e 'as+/ se&e''i+!e &a 'e&da C6/ es'"i-a e& s=%-+&+ de
as*e"is'+ 394 ( &ue+ se&e''i+!e &a 'e&da D6,
>, Op"i%a [E!E"# pa"a a'ep*a" e& 'a%-i+, P+d"2 +-se"?a" <ue e&
"esu&*ad+ de &a %u&*ip&i'a'i$! de &a 'e&da C$ ( %$ se +-se"?a e! &a
'e&da d+!de '"ea%+s &a #$"%u&a/ 'e&da %$, La #$"%u&a se
?isua&i@a"2 e! &a Barra de frmulas de &a siuie!*e %a!e"aA
&lustracin
2'
Entrar frmulas usando funciones
U!a #$"%u&a puede i!'&ui" u!a #u!'i$! + *a"ea '+%pu*a'i+!a&
p"ede*e"%i!ada, Las #$"%u&as es*2! di?ididas p+" ?a"ias 'a*e+"=as, Las
%is%as se puede! a''ede" desde &a pes*aBa (ormulas/ e! e& "up+
(unction )i*rar+,
Pa"a u*i&i@a" u!a #$"%u&a de su%a*+"iaA
1, Se&e''i+!e &a 'e&da <ue '+!*e!d"2 &a #$"%u&a, E! es*a 'e&da es
d+!de se %+s*"a"2 e& "esu&*ad+,
E! es*e 'as+/ desea%+s +-*e!e" e& *+*a& de &a '+&u%!a de Costo
por ,nidad/ p+" &+ <ue se&e''i+!a"e%+s &a 'e&da C10,
5, E! &a pes*aBa (ormulas/ Caa '&i' e! &a 'a*e+"=a AutoSum de&
5
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"up+ (unction
)i*rar+ ( se&e''i+!e &a #u!'i$! AutoSum,
6, P+d"2 +-se"?a" <ue a& a'*i?a" es*a #u!'i$!/ E)'e& au*+%2*i'a%e!*e
desa""+&&a &a #$"%u&a ( &a p"ese!*a e! &a 'e&da pa"a su a'ep*a'i$! +
"e'Ca@+/ %a"'a!d+ '+! &=!eas e!*"e'+"*adas e& "up+ de 'e&das <ue
su%a"2,
>, Si e& "up+ de 'e&das <ue se desea! su%a" es*2 '+""e'*+/ +p"i%a &a
*e'&a de [E!E"#/ de &+ '+!*"a"i+/ de-e"2 se&e''i+!a" e& "up+ de
'e&das <ue desea su%a" ( p+s*e"i+"%e!*e +p"i%a &a *e'&a de
[E!E"# pa"a a'ep*a" e& 'a%-i+,
D, Si a'*i?a%+s !ue?a%e!*e &a 'e&da C10/ +-se"?a"e%+s e! &a -a""a
de #$"%u&as apa"e'e"2 =S,M-C$.C/0, Es*a #$"%u&a i!di'a <ue se
?a a e#e'*ua" u!a su%a de &+s ?a&+"es <ue se e!'ue!*"a! e! &as
'e&das de &a C6 Cas*a &a 'e&da CE,
&lustracin
21
Copiar frmulas
E& '+pia" #$"%u&as pe"%i*e "eu*i&i@a" &as <ue (a se Ca! e!e"ad+, Las
#$"%u&as "epe*i*i?as s$&+ se '"ea! u!a ?e@ ( se '+pia! a &as 'e&das <ue
sea! !e'esa"ias, Se "e'+%ie!da u*i&i@a" &a +p'i$! (ill 2andle
3Au*+"e&&e!+4 de &a 'e&da <ue '+!*ie!e &a #$"%u&a ( a""as*"a" a &as <ue &a
!e'esi*e!,
E! es*e eFe%p&+/ '+pia"e%+s &a #$"%u&a de Costo estimado de &a
6
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'e&da %$ a &a 'e&da %/, Pa"a es*+A
1, Gaa '&i' e! &a 'e&da <ue *ie!e &a #$"%u&a 3Ejemplo: D34,
>
MS Excel 2010 Avanzado
5, Gaa '&i' e! e& (ill 2andle de &a 'e&da ( a""as*"e Cas*a &a 'e&da %/,
O-se"?a"2 <ue se '+pi$ &a #$"%u&a e! *+das &as 'e&das d+!de
a""as*"$ e& Fill Handle ( au*+%2*i'a%e!*e E)'e& &&e?$ a 'a-+ &+s
'2&'u&+s '+""esp+!die!*es/ #a'i&i*2!d+!+s e& p"+'es+,
&lustracin
23
Creacin de 4r5ficas
A!*es de '"ea" u!a "2#i'a de-e%+s p&a!i#i'a"/ ide!*i#i'a" <u0 <ue"e%+s
"ep"ese!*a" e! e&&a ( '$%+ <ue"e%+s <ue &u@'a, E! es*e 'as+/ '"ea"e%+s
u!a "2#i'a de '+&u%!a 6D pa"a "ep"ese!*a" e& '+s*+ es*i%ad+ p+" *ip+ de
as*+,
Pa"a es*+A
1, Se&e''i+!e e& 2"ea + &+s da*+s <ue u*i&i@a"2 pa"a '"ea" &a "2#i'a,
Re'ue"de/ si &+s da*+s !+ es*2! ad(a'e!*es/ u*i&i'e &a *e'&a [Ctrl#
pa"a se&e''i+!a"&+s,
5, Gaa '&i' e! &a pes*aBa &nsert/ ( de& "up+ C6art/ Caa '&i' e! e&
es*i&+ de "2#i'a <ue desea '"ea" '+! &+s da*+s <ue se&e''i+!$ e! e&
7aso 1,
D
MS Excel 2010 Avanzado
&lustracin
28
O-se"?e <ue &a "2#i'a se '"e$ e! &a %is%a C+Fa d+!de '"e$ &a *a-&a,
Us*ed puede %+?e" &a %is%a/ '+%+ si #ue"a u!a i%ae!/ clipart/ textbox/
shape + 'ua&<uie" +*"+ +-Fe*+,
Si desea %+?e"&a a u!a C+Fa a pa"*e/ si%p&e%e!*e Caa '&i' e! &a
pes*aBa %esi4n/ de C6art !ools 3pes*aBas <ue apa"e'e! a& se&e''i+!a"
&a "2#i'a4 ( e! e& "up+ )ocation/ Caa '&i' a Move C6art, Le
apa"e'e"2 u! 'uad"+ de di2&++ <ue &e +#"e'e"2 d+s +p'i+!esA
1, e9 s6eetA Le pe"%i*e %+?e" &a "2#i'a a u!a !ue?a C+Fa, La
%is%a +'upa"2 *+da &a C+Fa ( sa&d"2 de *a%aB+ '+%p&e*+ de &a
%is%a,
5, :*;ect in. Le +#"e'e &a +p'i$! de deFa"&a '+%+ u! +-Fe*+ de!*"+
de u!a C+Fa de '2&'u&+ e! pa"*i'u&a", Le pe"%i*e se&e''i+!a" a su
?e@ &a C+Fa de '2&'u&+ <ue desea '+&+'a"&a,
A& se&e''i+!a" &a "2#i'a/ apa"e'e"2 u!a !ue?a pes*aBa e! &a 'i!*a de
+p'i+!es/ *i*u&ada C6art !ools, s*a '+!*ie!e u!a se"ie de #u!'i+!es
<ue puede ap&i'a"&e a &a "2#i'a se&e''i+!ada,
%esi4n. Pe"%i*e 'a%-ia" e& *ip+ de "2#i'a/ 'a%-ia" e& "up+ de
da*+s de &a "2#i'a/ 'a%-ia" &a es*"u'*u"a ( Cas*a e& es*i&+ de &a
"2H'a,
)a+outA Pe"%i*e aBadi" *=*u&+/ &e(e!da + des'"i-i" 'ada
'+%p+!e!*e de &a "2#i'a,
(ormatA Pe"%i*e ap&i'a" #+"%a*+ pe"s+!a&i@ad+ a 'ada =*e% de!*"+
de &a *a-&a, C+%+ p+" eFe%p&+/ 'a%-ia" e& '+&+" de u!a s+&a '+&u%!a
3'+! d+-&e '&i' se se&e''i+!a &a '+&u%!a deseada4,
I
MS Excel 2010 Avanzado
&lustracin
2/
MAC":S
C"EA" MAC":S E MS E<CE)
Introduccin
Microsoft Office Excel 2010, permite
trabajar con las macros. Lo que se
pretende es automatizar varias tareas y
fusionarlas en una sola, aadiendo por
ejemplo un botn en nuestro libro que
al pulsar sobre l realice todas esas
tareas.
Es posible que en tu rea de trabajo, se realicen tareas repetitivas,
clculos complicados con las hojas Excel, desperdiciando mucho tiempo en
realizar los clculos, resmenes de datos e informes de manera manual.
Al aplicar las macros, podrs darte cuenta que con un simple clic a un
botn en cuestin de segundos todas esas tareas estaran realizadas.
En esta unidad de estudio con las macros aprenders a automatizar !
realizar tareas complejas, aumentando la eficiencia ! eficacia del trabajo.
7"E7A"A" E) )&=": %E E<CE) 7A"A !"A=A>A"
C: MAC":S
"na macro es una serie de instrucciones que se almacenan para que se
puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden
J
MS Excel 2010 Avanzado
de ejecucin.
#on las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas !
fusionarlas en una sola, a$adiendo por ejemplo un botn en nuestro libro
que al pulsar sobre %l realice todas esas tareas.
&%rminos que se utilizan cuando se crean 'acros(
VBA( )isual *asic para Aplicaciones, el lenguaje de cdigo
de macros.
Mdulo( #ontenedor para almacenar macros, asociado a un libro.
Prctica
#rear una macro que permita dar a cualquier celda el formato de letra
#omic +ans '+, de tama$o ,-, color azul ! negrita.
.o primero que debes hacer en Excel /0,0, para empezar a grabar una
macro es(
1abilitar la pesta$a Programador.
2ara esto realiza lo siguiente(
1az clic en Archivo.
+elecciona Opciones.
E
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1az clic en la opcin Personalizar cinta de opciones.
Activar con un visto la opcin Programador.
1az clic en Aceptar.
K
MS Excel 2010 Avanzado
+e visualiza(
.uego guarda tu libro de Excel como libro de Excel habilitado para
macros, cu!a extensin es .xlsm.
2ara esto realiza lo siguiente(
+elecciona Archivo.
1az clic en uardar como.
+e visualiza(
1L
MS Excel 2010 Avanzado
3igita un nombre por ejemplo, miprimeramacro.
)erifica que sea del tipo !ibro de Excel habilitado para macros.
1az clic en uardar.
11
MS Excel 2010 Avanzado
2ara habilitar las seguridades de las macros realiza lo siguiente(
+elecciona la pesta$a Programador"
1az clic en #eguridad de macros. +e
visualiza(
15
MS Excel 2010 Avanzado
Haz clic en Configuracin de macros
elecciona Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutar cdigo
posiblemente peligroso)
Haz clic en Aceptar
?"A=A"
MAC":S
.a forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el
grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que
posteriormente las traduce a instrucciones en )*A, las cuales podemos
modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.
#uando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos
necesarios para completar las acciones que deseas grabar.
Prctica
2ara crear la macro que permita dar a cualquier celda el formato de letra
#omic +ans '+, de tama$o ,-, color azul ! negrita.
4ealizaremos la siguiente secuencia(
+elecciona la celda $%.
3igita &ola a m i g u i t ' s ((
Antes de iniciar la grabacin selecciona la celda $%, pues as podrs
ir visualizando que se aplica el formato solicitado.
+elecciona la ficha Programador.
1az clic en rabar macro.
16
MS Excel 2010 Avanzado
5tra opcin para grabar la macro es hacer clic en el icono
#on cualquiera de las opciones se visualiza el cuadro de dilogo
rabar macro.
En )ombre de la macro, digita un nombre para la macro.
#ugerencias para el nombre de la macro*
No iniciar con nmeros, no contener espacios en blanco, ni
caracteres especiales (@, &), ni palabras reservadas del lenguaje de
programacin (else, if, end).
1>
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En M+todo abreviado( ingresa una combinacin de teclas para la
ejecucin de la macro. +e sugiere que sea en minsculas, pues as
en el momento d ejecutarla se presionar simultneamente las dos
teclas, para el ejemplo, #rtl 6 f.
En uardar macro en, selecciona En este libro, para que la
macro se guarde en el archivo que se est guardando la macro.
En ,escripcin, se digita un texto que describa lo que realiza
la macro7 este punto es opcional.
1az clic en Aceptar.
5bserva que el icono cambia a lo que indica
que se est grabando la macro.
.uego empieza a grabar los formatos solicitados, por ejemplo, para
seleccionar el color de fuente realiza lo siguiente(
+elecciona la la ficha Inicio.
1az clic en -uente.
1D
MS Excel 2010 Avanzado
Elige el color, para el ejemplo el color azul.
3e similar forma selecciona el tipo de fuente solicitado, para el
caso, elige $omic #ans M#.
+elecciona la fuente, elige ./.
8inalmente, aplica negrita.
)isualiza el formato que acabas de grabar en la macro.
1I
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2ara detener la macro haz clic en
&ambi%n puedes detener la macro si realizas lo siguiente(
+elecciona la ficha Programador.
En el grupo $digo, haz clic en ,etener grabacin.
1J
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E>EC,!A" MAC":S
5bserva que la macro se ha detenido.
5bserva que el icono cambia de a lo que indica
que se ha detenido la grabacin de la macro.
"na vez grabada la macro puedes probar su ejecucin. 2ara esto realiza
lo siguiente(
3igita un texto en una celda.
+elecciona la celda que contiene el texto.
1E
MS Excel 2010 Avanzado
2resiona simultneamente las teclas asignadas en el m%todo abreviado,
para el ejemplo, presiona simultneamente las teclas control
! la tecla f .
1K
MS Excel 2010 Avanzado
5tra forma de ejecutar es(
+elecciona la ficha Programador"
En el grupo $digo, selecciona Macros.
5L
MS Excel 2010 Avanzado
+e visualiza el cuadro de dilogo Macro.
+elecciona la macro que creaste, para el ejemplo, 0ormato1azul.
1az clic en E2ecutar.
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